Dagens moderna affärsmiljö utmärks av ständiga tekniska förändringar. I en tid av snabb digitalisering är det betydelsefullt att säkerställa en modern teknologisk infrastruktur som står sig i framtiden. Konceptet molnbaserade affärssystem har vuxit snabbt de senaste åren och förväntas fortsätta växa. Lokalt installerade affärssystem har bibehållit sin position på marknaden på grund av deras unika och omfattande funktionalitet. Bästa möjliga val av affärssystem är en mycket betydelsefull förutsättning för att kunna uppnå en framgångsrik implementeringsprocess av ett affärssystem. Egenskaperna hos ett affärssystem spelar en betydelsefull roll i företags slutgiltiga beslut när de överväger att implementera ett affärssystem. När företag väljer affärssystem använder de olika kriterier för att avgöra vilket affärssystem som bäst överensstämmer med deras nuvarande behov och framtida värdeskapande.  Två syften har valts för denna kandidatuppsats i informatik. Huvudsyftet är att identifiera och beskriva vilka kriterier som i högre grad är betydelsefulla för kundens val av ett specifikt affärssystem inom en kund–systemimplementatörsrelation. Bisyftet är att identifiera och beskriva vilka kriterier som i högre grad är betydelsefulla för kundens val mellan ett molnbaserat affärssystem eller ett lokalt installerat affärssystem inom en kund–systemimplementatörsrelation.  Fallstudiemetoden har valts. Baserat på en litteraturstudie, huvudsakligen fokuserad på forskningsartiklar, sonderande samtal och en expertintervju har en beslutsmetodmodell utformats. Beslutsmetodmodellen utgjorde grunden för de semistrukturerade intervjuguiderna som utformades. Semistrukturerade intervjuer har genomförts med två företrädare för systemimplementatören och med tre företrädare för olika kundföretag.  Studiens första slutsats är att endast ett fåtal kriterier uppfattas vara av högre betydelse för kundens val av ett specifikt affärssystem och för kundens val mellan ett molnbaserat och ett lokalt installerat affärssystem. Systemets funktionalitet, systemintegration, system-kompatibilitet och systemleverantörens erfarenheter är av högre betydelse för kundens val av specifikt affärssystem. Anpassning process–system är av högre betydelse för kundens val mellan ett molnbaserat eller ett lokalt installerat affärssystem.  Studiens andra slutsats är att kostnader uppfattas ha en lägre betydelse för kundens val av ett specifikt affärssystem. Initiala kostnader och utbildning inom systemet uppfattas ha en lägre betydelse för kundens val mellan ett molnbaserat eller ett lokalt installerat affärssystem.  Studiens tredje slutsats är att kriterier inte uppfattas ligga till grund för kundens val mellan ett molnbaserat och ett lokalt installerat affärssystem. Kundföretag bestämmer tidigt i urvalsprocessen om de vill ha en molnbaserad eller lokalt installerad affärssystemslösning.

Antalet företag som använder någon form av molnbaserade affärssystem växer ständigt och molnbaserade tjänster innebär ofta stora ekonomiska fördelar kontra ett traditionellt affärssystem, i och med att det dramatiskt minskar kostnader i form av stora investeringar såsom hårdvara och infrastruktur. Molnbaserade system är dock inte utan kontroverser med, i media, välrapporterade attacker som skett de senaste åren där stora företag som Apple, Target, Home Depot, Sony och det amerikanska skatteverkets (IRS) molnbaserade system varit måltavlor. Därför har vi i den här interpretativa fallstudien valt att undersöka vad som påverkat en organisations beslut av övergå till en molnbaserad infrastruktur, trots de risker som förknippas med detta. Fallstudien är utförd hos PostNord, som i skrivande stund är i fas att övergå till en molnbaserad infrastruktur och vi har undersökt vilka fördelar hos en molnbaserad infrastruktur som är de viktigaste för PostNord, varför just dessa fördelar är viktiga och vilka risker som tagits i beaktande kring en molnbaserad infrastruktur inför beslutet. Vi har undersökt vad som ligger till grund för beslutet, med en risk-belöningdiskussion, och med hjälp av institutionell organisationsteori dragit slutsatser kring de bakomliggande beslutsprocesserna som påverkat beslutet. Syftet med arbetet har därmed varit att med hjälp av en kvalitativ fallstudie och datainsamling (via halvstrukturerade, kvalitativa intervjuer), och genom att tematiskt analysera det empiriska materialet, fastställa vilka faktorer som varit betydande inför övergången till en molnbaserad infrastruktur. Efter genomförd studie har vi funnit att det som drivit beslutsprocesserna har varit att möjliggöra reduktioner av kostnader för IT, ökad flexibilitet i IT-driften, att molnleverantörer kan erbjuda bättre säkerhet och att molntjänstemarknaden har hunnit mogna varpå det är lättare för organisationer att träffa gynnsamma avtal. Vi har även funnit att det framför allt varit två styrande isomorfer som bidragit till beslutet; den normativa och den styrande isomorfen: att exekutivt ansvariga fattar beslutet att en förändring mot molnstruktur är strategiskt nödvändig, samt att marknaden ställer krav som nödvändiggör förändringen.

I dag använder sig verksamheter i alla tänkbara storlekar utav ett eller flera olika affärssystem. Ett vanligt beslut vid anskaffning av ett affärssystem är om det ska vara molnbaserat eller inte. Att affärssystemet är molnbaserat innebär bland annat att en systemleverantör ansvarar för administration och datalagring. Leverantören av molntjänsten hyr ut affärssystemet i form av en tjänst som företaget får åtkomst till via internet. Detta innebär att tillgängligheten till systemet är högre än exempelvis ett lokalt affärssystem. Den tekniska tillgängligheten som möjliggör en hög åtkomst till systemet har konstaterats vara en av de två överlägset största faktorerna till att företag väljer att använda sig av molnbaserade affärssystem. Med denna faktor så tillkommer dock olika risker, som i sin tur visat sig vara den största faktorn till att företag värderar att inte välja ett molnbaserat affärssystem. I denna studie undersöks de risker som kan kopplas till tillgängligheten inom molnbaserade affärssystem. Genom en litteraturstudie och en kvalitativ undersökning lyfter studien fram de olika riskerna som kan uppkomma i samband med tillgängligheten inom molnbaserade affärssystem och hur företag kan arbeta för att motverka dem. Studien resulterar i tre konkreta alternativ för hur företag kan arbeta för att motverka de uppkommande risker. Syftet med studien har varit att bidra till befintlig forskning samt en trygg och hållbar användning av molnbaserade affärssystem för alla företag som använder eller planerar att använda sig av molnbaserade affärssystem. Nyckelord: Affärssystem, Molnbaserade affärssystem, teknisk tillgänglighet, risker, riskhantering / Abstract Today, businesses of all conceivable sizes use one or more different enterprise resource planning systems, also known as ERP. A common decision when purchasing an ERP-system is whether or not it should be cloud-based. The fact that the ERP-system is cloud-based means, among other things, that a system supplier is responsible for the administration and data storage. The cloud service provider rents out the ERP-system as a service that the company can access through the Internet. This means that accessibility to the system is higher than, for example, on-premise ERP-systems The technical accessibility that enables high access to the system has been found to be one of the two by far biggest factors in why companies choose to use cloud-based business systems. However, with this factor however, various risks also arise, which in turn have proven to be the biggest factor in why companies value not choosing a cloud-based business system. This study examines the risks that can be linked to the availability of cloud-based ERPsystems. Through a qualitative study, the study highlights the various risks that may arise in connection with accessibility in cloud-based ERP-systems, and how companies can work to counteract them. The study results in three concrete options for how companies can work to counteract these risks. The purpose of the study has been to contribute to existing research as well as a safe and sustainable use of cloud-based ERP-systems for all companies that use or plan to use cloud-based ERP-systems. Keywords: Enterprise Resource Planning system (ERP), technical availability, cloud-based ERP, risks, risk management

Molnbaserade affärssystem blir allt mer populära och fördelarna är många. Däremot är den mest återkommande utmaningen datasäkerheten eftersom företag lämnar över kontrollen av datalagring till molnleverantören. Det krävs därmed förtroende och trygghet mellan molnleverantören och företagen. Otrygghet kring datalagring och säkerhet är en av huvudanledningarna till att företag betvivlar att investera i molnbaserade affärssystem. Syftet med studien var därmed att identifiera betydelsefulla aspekter som frambringar trygghet för SME-företag med datalagring i molnbaserade affärssystem och besvara studiens frågeställning:“Vilka aspekter är betydelsefulla för att SME-företag ska känna trygghet med datalagring i molnbaserade affärssystem?”. En kvalitativ ansats har tillämpats i studien för att besvara forskningsfrågan. Genom semistrukturerade intervjuer undersöktes området på djupet och vid analys av resultatet framkom betydelsefulla teman som låg till grund för studiens diskussion och slutsats. Trygghetsaspekterna som identifierades var följande: logghantering, tvåfaktorsautentisering, segmentering, krypterad data, backuper, datalagring inom EU, avtal och standarder, etablerad molnleverantör och transparent molnleverantör. Studiens slutsatser kan vara till stöd för molnleverantörer och SME-företag om vilka aspekter som är betydelsefulla för att skapa ökad upplevd trygghet med extern datalagring. Det kan då generera i en tryggare och mer förtroendegivande relation mellan båda parter när SME-företag överlämnar ansvaret över data till molnleverantören. / Cloud-based enterprise resource planning system (ERP-system) is becoming increasingly popular and the benefits are many. The most recurrent challenge is data security because the enterprises left the control of data storage to the cloud supplier. For that reason, trust and safety are required between the cloud supplier and the enterprise. Data storage and security are one of the main reasons why enterprises are hesitant to invest in cloud-based ERP-systems. The purpose of the research was thus to identify significant aspects that create safety for SMEenterprises with data storage in cloud-based ERP-systems and answer the research question:“Which aspects are significant for SME-enterprises to feel safe with data storage in cloudbased ERP-systems?”. A qualitative approach has been applied to answer the research question. Semi-structured interviews have been used to investigate the area in depth. With analysis of the results, significant themes emerged which underlies this paper discussion and conclusion chapters. The safety aspects that was identified were the following: log management, two-factor authentication, segmentation, encrypted data, backups, data storage within the EU, agreements and standards, established cloud supplier and transparent cloud supplier. The conclusions of the research can support cloud suppliers and SME-enterprises about which aspects that are significant to create a perceived security with external data storage. It can generate in a more secure and trusting relationship between both parties when SME-enterprises hand over responsibility for data to the cloud supplier.

Användandet av affärssystem är idag utbrett bland såväl stora som små företag. Implementeringen av dessa system är dock ofta kostsamma och komplexa processer, vilka historiskt sett har krävt god och relevant kunskap hos företaget. Som en följd av den ökade digitaliseringen i samhället har dock en modernisering av affärssystem skett vilket inneburit en övergång mot molnbaserade affärssystem. Med molnbaserade affärssystem erbjuds ofta snabbare och mer effektiva implementeringar och förenklat underhåll av affärssystem. Dessa molnbaserade lösningar medför även nya risker, hot och möjligheter vilka påverkar hur krav kan och bör ställas på affärssystem samt vilken kravställning som är relevant. Denna studies frågeställning, Hur påverkar utvecklingen mot alltmer molnbaserade affärssystem de krav som kunder ställer på affärssystemleverantörer?, ämnar fylla detta upplevda kunskapsgap inom området. Molnbaserade affärssystem erbjuder en rad möjligheter men även utmaningar och potentiella risker. Följaktligen är en djupare förståelse för dessa aspekter potentiellt viktig för att affärsystemleverantörer ska kunna möta kundernas behov och krav i en ständigt föränderlig marknad. För att besvara frågeställningen gjordes en kartläggning där fem semistrukturerade intervjuer genomfördes med personer som innehar lång erfarenhet inom området. Intervjuerna analyserades sedan med hjälp av tematisk analys och resulterade i sex övergripande teman och 14 underteman. Resultatet visar att de krav som kunder ställer på leverantörer till viss del har följt utvecklingen mot molnbaserade system. Kunderna tycks ha börjat inse värdet i standardleveranser med lägre grad av anpassning och även att de, som en följd av utvecklingen, måste ställa nya sorters säkerhets- och dataåtkomstrelaterade krav. Likväl visar resultatet även att kunderna, trots nämnda kravanpassning, till stor del fortsätter att ställa samma typ av krav som ställdes vid implementering av on-prem-lösningar. Därtill saknar kunderna förståelse för hur molnbaserade affärssystem skiljer sig mot on-premlösningarna gällande såväl säkerhet som möjlighet till anpassning, vilket påverkar kvaliteten och relevansen i deras kravställning. / Enterprise resource planning (ERP) systems are widely used by both large and small businesses. Still, the adoption of these systems can be a costly and difficult process that has traditionally demanded appropriate and adequate knowledge within the organization. Nonetheless, as a consequence of growing societal digitalization, a modernization of ERP systems has ensued, resulting in a shift toward cloudbased ERP systems. Cloud-based ERP systems typically provide faster and more efficient implementation and maintenance. The cloud-based solutions also introduce new risks, vulnerabilities, and possibilities that influence how and where requirements may and should be imposed on business systems, as well as which requirements are applicable. As such, the research question of this study, How does the transition towards an increasing use of cloud-based business systems affect the requirements that customers place on business system suppliers?, aims to analyze how the shift toward cloud-based business systems affects the demands and requirements imposed upon them. A better grasp of these factors intends to be of help to ERP system suppliers in order to match customer requirements and desires in an ever-changing market. To address the research question a survey was conducted and five semi-structured interviews with individuals with substantial knowledge in the subject were undertaken. Thematic analysis was used to examine the interviews, which yielded six overarching themes and 14 sub-themes. The results suggest that the requirements on suppliers have followed the trend towards cloud-based solutions to some extent. Customers appear to have begun to appreciate the benefits of standardized deliveries with a reduced degree of customization as well as the fact that, as a result of the development, they must define new types of security and data access requirements. Yet, the analysis revealed that despite the aforementioned requirement adaptation, clients keep setting the same kind of expectations that they did when implementing on-premise ERP systems. Moreover, customers lack an understanding of how cloud-based ERP systems vary from on-premise solutions in terms of security and adaptability, which is not necessarily represented in their requirements.

Det pågår ett skifte där varor har skiftat mot en mer tjänsteinriktad marknad som påverkar allt flera branscher, bland annat affärssystembranschen. Det produktorienterade synsättet har ersatts av Service Dominant (S-D) logik, där värde samskapas av aktörer i ett aktör-till-aktör nätverk. Denna utveckling kommer påverka aktörerna: kund, affärssystempartner och affärssystemleverantör, som är de aktörer som traditionellt ingår i ett aktör-till-aktör nätverk inom affärssystembranschen. Studien syftar till att skapa förståelse kring hur affärssystempartners och affärssystemleverantöres roller i aktör-till-aktör nätverket kommer förändras när affärssystem levereras som en molntjänst. Samt hur detta kommer påverka aktörernas relation till varandra. Studien har identifierat utmaningar som molnbaserade affärssystem kommer föra med sig för affärssystempartners och affärssystemleverantörer. Molnbaserade affärssystem har påverkat affärssystempartners och affärssystemleverantörers roller och sätt att arbeta. Främst affärssystempartners roll då deras arbetsuppgifter ersätts av andra aktörer. / A shift is taking place where goods has shifted towards a more service-oriented market that affects several industries, including the enterprise industry. The product-oriented approach has been replaced by Service Dominant (S-D) logic, where value is cocreated by multiple actors in an actor-to-actor network. This development will affect the actors: customer, ERP partner and ERP vendor, which traditionally are a part of the actor-to-actor network in the business of enterprise industry. The purpose of the study is to understand how the roles of ERP partners and ERP vendors will change in the actor-to-actor network when ERP are delivered as a cloud ERP. And how this will affect the actor’s relationship to each other. The study has identified challenges that cloud ERP will bring for ERP partners and ERP vendors. Cloud ERP have influenced the roles of ERP partners and ERP vendors, and their ways of working. Primarily ERP partners' role, as they risk being replaced by other actors.

Framväxten av molntjänster är en trend som påverkar organisationer i allt större utsträckning vilket anses vara framtiden inom informationsteknik. Idag migrerar stora organisationer i allt större grad sina affärskritiska affärssystem till molnet, trots att det är en av de mest riskabla, kostsamma och tidskrävande IT-investering som en organisation någonsin kan göra. Molnbaserade affärssystem kan medföra fördelar men också säkerhetsrisker som exempelvis att lagra organisationens data hos tredjeparts-leverantörer. Säkerhetsrisker kan inte elimineras, utan de behöver hanteras och reduceras. Denna studie har undersökt hur stora organisationer hanterar säkerhetsrisker som kan uppstå vid nyttjandet av molnbaserade affärssystem. Studien har identifierat tre tillvägagångssätt att hantera säkerhetsrisker på. Det första tillvägagångssättet att hantera säkerhetsrisker är genom formella avtal med molntjänst leverantören. Det andra tillvägagångsättet att hantera säkerhetsrisker på är genom interna processer som exempelvis datakryptering. Det tredje tillvägagångsättet är att medvetandegöra och utbilda användare i verksamheten. / The emergence of cloud services is a trend that is increasingly effecting organizations which is considered the future of information technology. Today, large organizations are increasingly migrating their business-critical ERP-system to the cloud, despite being the one of the most risky, costly and time-consuming IT-investment that an organization can ever make. CloudbasedERP-system can bring several benefits, but also several security risks, such as storing organizational data with third-party suppliers. Security risks cannot be eliminated, but they need to be managed and reduced. This study has examined how big customer organizations handle security risks that may arise when using cloud-based ERP-systems. The study has identified three approaches to managing security risks. The first approach is to manage security risks through formal agreements with the cloud provider. The second approach to managing security risks is through internal processes such as data encryption. The third approach is to raise awareness and educate users in the organization.