This thesis is a study of the inter-institutional translation process through which the Swedish versions of EU legislative acts are created, focusing on the conditions for plain language work within this process. These Swedish translations have long been considered incomprehensible. Complicated originals and strong demands for close correspondence to the source text have been considered the main reason. This study aims to examine the translation process, to see how institutional factors shape the scope for plain language work. The theoretical and methodological bases of the study are the sociology of translation, focusing on translation as a social activity, and ethnography, focusing on the participants’ perspective. The data analysed consist of field notes, interviews, video recordings of participants translating, and revised translations. A key factor for plain language is shown to be the demands for close correspondence to previous texts – not only the source text but also previous Swedish translations. Close correspondence is necessary due to special demands on legal translation but is also supported by other institutional factors, such as translators’ insecurity regarding legal language, short deadlines and the needs of internal readers. The use of CAT tools such as TWB further reinforces this dependence on previous texts. Other institutional factors that stand out are the relative isolation of the translation units, with limited feedback from outside the unit, and the position of the translated documents within the EU legal system. The results indicate that the difficulties for a Swedish reader are often not due to linguistic or textual formulation of the documents, but to the gap this EU position creates, between the reader’s (Swedish) and the text’s (EU) frame of reference respectively. Support for plain language is strong at the units, but the concept appears to have been partially given a local meaning, showing that the traditional understanding of plain language may not be fully applicable in this setting. This shows the necessity to identify the aspects most central to comprehensibility, for different types of texts and in different settings – a necessity not only for plain language work within the EU, but in national settings as well. / I avhandlingen studeras den interinstitutionella översättningsprocessen, till svenska, för EU:s rättsakter, med fokus på hur villkoren för klarspråksarbetet ser ut inom denna process. De svenska översättningarna har länge ansetts svårbegripliga. Svårt skrivna original och starka krav på nära överensstämmelse med källtexten har pekats ut som huvudsakliga skäl till detta. Undersökningen syftar till att ta reda på hur institutionella faktorer formar utrymmet för klarspråksarbete inom översättningsprocessen. De teoretiska och metodiska utgångspunkterna för undersökningen är översättningssociologi, som betraktar översättning som en social aktivitet, och etnografi, som betonar deltagarperspektivet. Materialet består av fältanteckningar, intervjuer, videofilmade observationer av översättnings­arbete samt granskade översättningar. Krav på nära överensstämmelse med tidigare texter visar sig vara centralt för klarspråksarbetet; inte bara överensstämmelse med källtexten utan också med tidigare svenska översättningar. Den nära överensstämmelsen är nödvändig till följd av de särskilda krav som ställs på juridisk översättning, men stöds också av andra institutionella faktorer, exempelvis översättarnas osäkerhet omkring juridiskt språk, korta tidsfrister och interna läsares behov. Användandet av CAT-verktyg som TWB förstärker ytterligare denna bundenhet till tidigare texter. Andra institutionella faktorer är enheternas relativa isolering, med begränsad återkoppling utifrån, och den position som de översatta dokumenten har inom EU:s juridiska system. Resultaten pekar på att svårigheterna för en svensk läsare ofta inte är kopplade till texternas språkliga eller textuella utformning, utan till det avstånd som skapas mellan läsarens (svenska) och textens (EU-) referensram, till följd av just textens position inom EU-systemet. Stödet för klarspråk är starkt på enheterna, men begreppet förefaller ha getts en delvis lokal innebörd, vilket visar att den traditionella innebörden av klarspråk kanske inte är helt tillämpbar i det studerade sammanhanget. Detta visar behovet av att identifiera de aspekter som är mest centrala för begripligheten, för skilda sorters texter och i skilda kontexter – en nödvändighet inte enbart för klarspråksarbetet inom EU, utan även i nationella sammanhang.

Skriftlig information från myndigheter har ofta ett rykte om sig att vara tungläst och svår att förstå. Detta trots att det finns lagkrav på att information från myndigheter ska vara skriven på ett lätt och begripligt sätt. Myndigheter arbetar efter ett antal råd, under det gemensamma namnet klarspråk för att uppfylla dessa krav på ett mer lättillgängligt språk.                      I detta examensarbete granskas läsbarheten i texter från Energimyndigheten. Vid en mätning av texternas läsbarhetsvärde (LIX) upptäcktes ingen ovanligt hög svårighetsgrad. Texterna upplevs trots detta som att de har en högre svårighetsgrad. Texternas läsbarhet och stil har därför analyserats för att hitta andra faktorer som kan ha påverkan på texternas läsbarhet. Analyserna visade att abstraktion var en av faktorerna som påverkar textens läsbarhet, och jag har därför valt att i detta arbete titta närmare på denna problematik. Abstraktionens påverkan på läsbarheten är känt inom forskning på området. Det finns dock en problematik inom forskningen att mäta abstraktion eller att bestämma vilka ord som ska anses abstrakta. Abstraktion har därför ofta förbisetts vad gäller att skriva på ett mer lättillgängligt sätt eller för att mäta en texts läsbarhet. Abstraktion och myndigheters egen terminologi hänger också ihop. De ord som läsaren är van vid upplevs som mindre abstrakta medan ovanligare terminologi upplevs som mer abstrakt, då läsaren inte är van vid dessa ord. Det är därför viktigt för myndigheter att tänka på mottagaranpassningen, är texterna anpassade till en mottagare utanför myndigheten, och vad förväntas läsaren ha för kunskaper inom området? Med detta i åtanke kommer texter från Energimyndigheten bearbetas för att få fram ett nytt mottagaranpassat material med ökad konkretion och läsbarhet. / Written information from agencies have a reputation of being hard to read and understand, even if there is a law that says that information from Swedish agencies should be written in a simple and understandable way. Agencies work with their writing after the principles of plain language, to live up to the demands of a simple and understandable language. In this report the readability of texts from the Swedish Energy Agency have been examined. When the texts readability was measured using a readability index (LIX), it did not indicate any significant difficulty. Despite this the texts can be perceived as more difficult. The texts readability and style have therefore been analysed in this report to find other causes that might affect the readability. The analysis showed that abstraction could be a factor that influences the texts readability, and I have chosen to look closer on that factor in this report. That there are effects of abstraction on readability is a well known fact, however it´s problematic to measure it and decide which words should be considered abstract. These problems have caused abstraction to be overlooked when it comes to writing more understandable and to measure texts readability.  Agencies own language also effects reading and how abstract a text appears to be. Words that the reader is used to appear less abstract then words that they are more used to. Therefore agencies own language can often appear more abstract to the reader. Text therefore needs to be adapted to the reader outside of the agency that is not used to their kind of language, and also consider the readers amount of knowledge on the subject. With all these things in consideration texts from The Swedish Energy Agency will be processed to create a new material adapted to the reader with increased concretion and readability.

I denna studie studeras klarspråk och malltexter i tre beslutsbrev om överklagan av kontrollavgift från Stadsbyggnadsförvaltningen i Eskilstuna kommun. Syftet med studien är att främja läsbarheten för mottagarna och att förenkla och kvalitetssäkra klarspråksarbetet i Eskilstuna kommun genom att förändra beslutsbrevens utformning.De metoder som använts är textanalys i form av en läsbarhetsanalys och Klarspråkstestet och en kvalitativ intervju med en handläggare på Stadsbyggnadsförvaltningen. Med textanalyserna har jag undersökt hur de befintliga breven är utformade utifrån begreppen klarspråk och läsbarhet. Genom intervjun kunde jag undersöka hur en handläggare på Stadsbyggnadsförvaltningen arbetar med beslutsbreven och hur hen resonerade kring språkanvändning när beslutsbreven skrivs.Utifrån mitt resultat och gällande riktlinjer och principer för klarspråk har jag skapat tre nya beslutsbrev. Beslutsbreven har utformats efter mottagarens behov vilket lett till en förändrad stil i tilltal, disposition, ordval, meningar och rubriksättning för ökad begriplighet. Breven ligger dessutom till grund för ett sammanfattande dokument som är en sammanställning av de förändringar som genomförts. Målet är att de nya breven tillsammans med dokumentet ska motivera och inspirera handläggarna på Stadsbyggnadsförvaltningen till ett fortsatt arbete med klarspråk.

Vid krissituationer som berör en hel nation är det av yttersta vikt att kommunikationen mellan myndigheter och medborgare fungerar. Den måste vara utformad på ett tillgängligt sätt för att så många som möjligt ska kunna ta del av informationen. I samband med covid-19-pandemin skickade Folkhälsomyndigheten (FoHM) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB), på uppdrag av regeringen, ut ett sms till befolkningen med syftet att uppmana om att följa de nya restriktionerna. Meddelandet väckte stor uppståndelse i media och på sociala medier där det bland annat dömdes som innehållslöst, blev förlöjligat i jämförelse med liknande kommunikation i andra länder och fick kritik för att sakna en klickbar länk. Meddelandet skickades även bara ut på svenska.  Denna studie fokuserar på att granska originalmeddelandet och med hjälp av metoder som textanalyser, enkäter och intervjuer undersöka behovet av och möjligheten till en förbättring av kommunikationen. Med stöd i teorier om klarspråk, lättläst, krisinformation, lässvårigheter och visualisering har jag utvärderat originalmeddelandet utifrån ett tillgänglighetsperspektiv samt skapat och testat olika gestaltningsförslag. Utifrån resultaten har jag formulerat tydliga riktlinjer vars syfte är att effektivisera utformandet av denna typ av kommunikation.  Resultatet av rapporten visar att omfattande förbättringsmöjligheter finns och att de riktlinjer jag kommit fram till eventuellt skulle kunna underlätta för myndigheter i deras arbete med kortfattad kriskommunikation.  Studien är ett examensarbete för avläggande av filosofie kandidatexamen inom Informationsdesign med inriktning mot Textdesign. / In the event of a crisis that affects a whole nation it is of utmost importance that the communication between the authorities and the citizens is satisfactory. It needs to be designed in an accessible way so that as many as possible can assimilate the information. During the covid-19 pandemic the Public Health Agency of Sweden (FoHM) and the Swedish Civil Contingencies Agency (MSB), sent out an SMS, on behalf of the Swedish government, to urge the citizens to follow the newly enforced restrictions. The message caused a great stir in the media as well as on social media where it was accused of being empty, was ridiculed in comparison with similar communication in other counties and received criticism for not including a clickable link. Also, the message was only sent out in Swedish.  This thesis focuses on examining the original message and through the methods of text analysis, surveys and interviews explore the necessity of and possibilities for an improvement of the communication. With support in theories of plain language, writing very legible, crisis communication, reading difficulties and visual perception I have evaluated the original message from an accessibility perspective and created then tested different design proposals. Based on the results I have put together a set of guidelines that might help streamlining the process of forming this type of communication in the future.  The result of the study shows that there is room for extensive improvements and that the guidelines I have formulated might help agencies in their work with short crisis communication.  This study is a bachelor’s thesis in the field of Information design with focus on Text design.

[pt] A oferta de serviços públicos digitais (e-serviços) avança no Brasil, mas a população tem dificuldade para se engajar. Uma queixa comum é achar o contato com o governo pela internet complicado. Os obstáculos para interagir com governo eletrônico vêm sendo discutidos sem confrontar o papel do burocratês, o estilo textual do setor público. Este estudo investigou como o estilo textual pode influenciar na compreensibilidade de informações sobre e-serviços, e em que medida o burocratês gera dúvidas de compreensão em leitores proficientes. A pesquisa articulou conceitos sobre compreensibilidade textual na Ergonomia, Design da Informação e Psicolinguística; examinou características linguísticas do burocratês; reuniu informações sobre habilidades de leitura dos brasileiros; reuniu informações sobre o movimento e a técnica Linguagem Simples; averiguou o estágio de digitalização de serviços públicos federais. Fez um levantamento documental de diretrizes de Linguagem Simples em onze governos internacionais e nacionais. Conduziu um estudo experimental em que 42 adultos com pósgraduação em diferentes áreas leram um texto sobre o benefício Auxílio-doença conforme o site do INSS e na versão reescrita em Linguagem Simples, aferindo a compreensão em cada condição. A versão em Linguagem Simples gerou mais acertos na primeira leitura, suscitou menos releituras e demandou menos tempo para completar o teste de compreensão. O experimento também mediu a percepção de usar textos e sites governamentais, que foi igual nos grupos: informações em sites e aplicativos são confusas e difíceis de entender, textos não se preocupam em facilitar a vida dos usuários, que preferem buscar informações em sites independentes. / [en] The provision of digital public services (e-services) is advancing in Brazil, but the population struggles to engage. A common complaint is that dealing with the government online is complicated. Barriers to interaction with e-government have been discussed without further exploring the role of officialese , the public sector s textual style. This study investigated how textual style can affect the comprehensibility of information about e-services and how confusing officialese can be, even to proficient readers. The research was based on textual comprehensibility concepts in Ergonomics, Information Design, and Psycholinguistics; it examined linguistic characteristics of officialese; gathered information on the reading skills of Brazilians; gathered information about the Plain Language movement and technique; and investigated the level of digitalization of federal services in Brazil. The research first examined Plain Language guideline documents from eleven governments, both national and international. Next, an experimental study was conducted in which 42 adults with post-graduate degrees in different areas read two versions of a text about Sickness Benefit. One as it appeared on the INSS website, and another version rewritten in Plain Language – assessing comprehension in each condition. The Plain Language version scored a higher number of correct answers on first reading, prompted fewer re-readings of the text, and required less time to complete the comprehension test. The experiment also assessed the user-experience of government texts and websites: it was the same for the majority of participants. Information on government websites and apps is confusing and difficult to understand, and there is little concern about making things easier for users, who instead prefer to search for information on independent websites.

This study analyzes the semiotic resources in two versions of Vårdguiden's web text about tick bites: one longer version and one in easy Swedish. The aim is to identify and compare the prior knowledge and information need of each versions' model reader. This study is theoretically grounded in social semiotics and health literacy. The method consists of three multimodal text analyzes with ideational, interpersonal and textual sub-analyses.  Both versions presupposing several actual, practical and mental prior knowledge of the model reader. The information need of the versions' model reader is both common and separate. Both versions also presupposing that the model reader needs informing, explanatory, instructive and reassuring messages with a multimodal and multi-sequential presentation. The longer version presupposes more comprehensive prior knowledge and larger information needs. The version in easy Swedish though presupposes some prior knowledge which is not assumed in the longer version. For example, it is prior knowledge of how a tick bite looks like and the prior knowledges which is required when photographic close-ups should be interpreted. The version in easy Swedish also and presupposes larger needs for explanations and instructions. The results hinting what the versions presuppose of the empirical reader and prompting a discussion about how the versions high demands for health literacy can impede the reader friendliness. However, the results show that the versions' design creates possibilities for broad groups to assimilate the content. The study highlights some important challenges which are relevant when texts should be adapted to broad groups. / I studien analyseras två versioner av 1177 Vårdguidens text om fästingbett: en längre version och en version på lätt svenska. Syftet är att identifiera och jämföra de förkunskaper och behov av information som förutsätts hos versionernas modelläsare. Studien är teoretiskt grundad i sociosemiotik och hälsolitteracitet. Metoden består av tre multimodala textanalyser med ideationella, interpersonella och textuella delanalyser. Båda versionerna förutsätter flera faktiska, praktiska och mentala förkunskaper hos modelläsaren. Behoven av information hos versionernas modelläsare är dels gemensamma, dels skilda. Båda versionerna förutsätter att modelläsaren behöver informerande, förklarande, instruerande och lugnande budskap som presenteras multimodalt och multisekventiellt. Den längre versionen förutsätter mer omfattande förkunskaper och större behov av information. Versionen på lätt svenska förutsätter dock några förkunskaper som inte förutsätts i den längre versionen. Det är till exempel förkunskaper om hur ett fästingbett ser ut och de förkunskaper som krävs för att kunna tolka fotografiska närbilder. Versionen på lätt svenska förutsätter även att modelläsaren behöver fler förklaringar och instruerande budskap. Resultaten antyder vad versionerna förutsätter hos de empiriska mottagarna och föranleder en diskussion om hur versionernas höga krav på hälsolitteracitet kan hindra brukarvänligheten. Resultaten visar dock att versionernas utformning ger möjligheter för breda grupper att tillgodogöra sig innehållet. Studien belyser några viktiga utmaningar som är relevanta när texter ska mottagaranpassas till breda grupper. / <p>Uppsatsen ingår i kursen språkrådgivning och textvård magisterkurs, 30 hp.</p>