Title: How can a top-down communication encourage engagement within the management? – A qualitative study about internal communication from a management's perspective   Level: Final assignment for bachelor’s degree in business administration.   Authors: Helene Andersson Bränd and Isak Trepkow   Supervisor: Svante Brunåker and Monika Wallmon   Date: Spring 2020   Aim: The aim of this study is to seek understanding about how CEO and CFO perceive that the internal communication between them works and how it affects engagement of a CFO and operation.    Method: The study is based on a hermeneutic research tradition in which a qualitative research design was used to gather empirical work through semi-structured interviews with CFOs and CEOs in larger companies, according to their turnover, in Uppsala and Gävle. In total 14 interviews were made, 9 of them were with CFO:s and five with CEO:s. A thematic analysis was made from data gathered from the empirical section, where we connected themes to our research questions.   Conclusion and contribution: This study contributes to existing theory within the subject internal communication with our proprietary tentative model, where the right part of the model is a specification of Ruck and Welchs (2012) model. An additional contribute is to illustrate that internal communication between CEO and CFO only works to a certain grade. The study has shown that communication isn´t always used by CEO and CFO to overcome obstacles that can occur in their communication and cooperation, but sometimes dismissal and resignation gets used instead.   Suggestions for further research: This study proposes for further research to examine whether a CEOs and CFOs background and social relations affects a company's possible profit. Another suggestion for further research is to examine if a generation difference between CEO and CFO can affect how they communicate between themselves. A third interesting idea for further research is to apply the tentative model we developed through the result from the analysis in another type of study. / Sammanfattning Titel: Hur kan top-down kommunikation främja ledningens engagemang? – En kvalitativ studie om intern kommunikation från ledningsperspektiv   Nivå: C-uppsats, examensarbete i ämnet företagsekonomi   Författare: Isak Trepkow och Helene Andersson Bränd   Handledare: Svante Brunåker och Monika Wallmon   Datum: VT 2020   Syfte: Syftet med studien är att söka förståelse för hur VD och ekonomichef uppfattar att den interna kommunikationen mellan dem fungerar och hur den påverkar ekonomichefens engagemang och verksamhet.   Metod: Studien grundar sig i en hermeneutisk forskningsansats där en kvalitativ forskningsdesign har använts vid insamling av empiri genom semistrukturerade intervjuer med ekonomichefer och VD:ar på större företag, sett till deras omsättning, i Uppsala och Gävle. Sammanlagt gjordes 14 intervjuer där nio av intervjuerna är med ekonomichefer och fem av dem är med företagsledare. En tematisk analys gjordes av data från empirin, där vi kopplade teman till våra forskningsfrågor.   Resultat och bidrag: Denna studie bidrar till befintlig teori inom ämnet intern kommunikation med vår egenutvecklade tentativa modell, där den högra delen av modellen är en precisering av Ruck och Welchs (2012) modell. Ett ytterligare bidrag är att belysa att intern kommunikation mellan VD och ekonomichef bara fungerar till en viss grad. Studien har visat att kommunikation inte alltid används av VD och ekonomichef för att komma över hinder som kan finnas i deras kommunikation och samarbete, utan ibland väljs i stället avsked och egen uppsägning.   Förslag till fortsatt forskning: Denna studie ger som förslag att undersöka huruvida en VD och ekonomichefs bakgrund och sociala relationer påverkar ett företags eventuella vinst. Ett ytterligare förslag till framtida forskning är att undersöka om en generationsskillnad mellan VD och ekonomichef kan påverka hur de kommunicerar sinsemellan. Ett tredje intressant uppslag för fortsatt forskning är att applicera den tentativa modell vi fick fram genom resultatet från analysen i en annan typ av studie.

Hållbarhet har blivit en allt viktigare faktor för företag att ta hänsyn till i dagens samhälle. Företag har en press på sig från externa intressenter att arbeta med hållbarhet. Corporate social responsibility (CSR) är ett sätt för företag att jobba med hållbarhet. CSR innebär att ett företag tar ansvar utöver sin egna verksamhet. Fler företag har börjat arbeta med CSR och anledningen till det kan vara att allt fler forskare har börjat uppmärksamma fördelarna. Den interna kommunikationen är en viktig del för att arbetet med CSR ska fungera på ett företag och att företaget ska kunna uppnå dessa fördelar. Om den interna kommunikationen av CSR inte fungerar kan det istället skapa problem inom organisationen.   Vi uppmärksammade att det finns en uppsjö av forskning som handlar om de externa och interna konsekvenserna av att arbeta med CSR inom företag. Det finns även forskning som visar på hur CSR ska implementeras för att de ska vara framgångsrikt. Däremot saknas forskning som undersöker hur CSR kommuniceras internt inom en organisation samt vad som hindrar och möjliggör den interna kommunikationen av CSR.   Studiens frågeställning är: Hur kommuniceras arbetet med CSR internt inom ett företag i snabbmatsbranschen? och studiens syfte är att identifiera vad som hindrar och möjliggör kommunikationen av CSR genom olika avdelningar i ett företag inom snabbmatsbranschen. Vidare kommer undersökningen leda till att ta fram rekommendationer som företag kan använda sig av för att kunna kommunicera CSR genom olika avdelningar i organisationen.   För att genomföra studien har vi valt att genomföra en kvalitativ studie inom ett fallföretag som verkar inom snabbmatsbranschen. Vi fick sedan tag på fem stycken respondenter som arbetar på olika nivåer inom företaget. Till en början upprättade vi en teoretisk referensram med teorier inom områdena CSR, intern kommunikation och CSR-kommunikation. Den teoretiska referensramen ligger sedan till grund för studiens intervjuguide som har använts för att genomföra intervjuerna. Svaren från samtliga respondenter jämförs sedan för att se hur CSR-kommunikationen går till inom företaget.   Vi har identifierat hur den interna kommunikationen av CSR går till inom fallföretaget. Innehållet av informationen som ska kommuniceras bestäms av huvudkontoret. CSR-kommunikationens riktning är därför vertikalt-nedåtgående, då huvudkontoret främst kommunicerar ut CSR till de anställda. CSR-kommunikationen går också via flera avdelningar och då ansvarar mellanchefer för att föra vidare informationen. Företaget använder sig även av flera olika kanaler för att kommunicera CSR internt. Det som hindrar den interna kommunikationen av CSR inom företaget är att företaget har svårt för att välja kommunikationskanal samt att det skapar informationskomplexitet. Att information fastnar hos mellanchefer eller att den sorteras bort är även ett hinder som vi upptäckt. Slutligen är ett hinder att nivåer nedanför ledningen inte känner sig delaktiga i företagets CSR arbete, vilket kan bero på att ledningen inte engagerar de anställda i arbetet. Utöver dessa hinder så har vi identifierat en tydlig hierarki inom företaget vilket möjliggör den interna CSR-kommunikationen. Företagets kommunikationskanaler kan även möjliggöra den interna CSR-kommunikationen.

The purpose of this study is to investigate how employees at Ramudden perceive and use the intranet. We are answering the questions "How is the intranet perceived by employees at Ramudden?", "To what extent is the intranet used?" and "Which of the internet's features are perceived as most useful by employees?". Through a survey that was sent out to the entire organization in Sweden, we have gained an understanding that answers our research questions. The survey received a total of 136 respondents from different parts of Sweden and different departments. The survey shows that Ramudden employees generally believe that the intranet provides them with the information they need for their daily work, but some employees find it difficult to find what they are looking for and feel that the intranet is not structured enough. The study has been conducted through the theories of organizational culture, intercommunication, organizational communication, and strategic communication. The results have been affected by the number of respondents, which could have been more. The results of the study indicate that it is important to increase the use of the intranet as an information channel for both collective employees and officials. To achieve this, measures are needed such as education in the use of the intranet, improved structure, and removal of unnecessary information. In this way, the intranet can be made more user-friendly and effective as an information channel within the organization.

Hållbarhetsfrågor blir en alltmer betydande del av större organisationers verksamhet till följd av högre krav från intressenter och nya rapporteringsregleringar. Syftet är att genom en fallstudie beskriva och analysera barriärer som uppstår i intern hållbarhetskommunikation i en decentraliserad organisation. Genom analys av insamlade dokument, intervjuer och ett teoretiskt ramverk diskuteras fyra centrala barriärer inom intern hållbarhetskommunikation. De barriärer som behandlas är: struktur, kultur, språk och globalisering, kommunikationskanaler samt resurser. De har olika effekter som hämmar förmågan att föra effektiv intern hållbarhetskommunikation i en global decentraliserad organisation. Studien påvisar ett flertal konsekvenser av barriärerna och utvecklar tidigare forskning genom att väva samman dessa, vilket ger en helhetsbild av olika utmaningar i intern hållbarhetskommunikation. Resultatet påvisar att kommunikationsstrukturen skapar hinder genom att filtrering av information sker samt att den främjar envägskommunikation utan respons eller dialog. Studiens resultat visar även att globala decentraliserade företag behöver göra mer än att komma med direktiv och krav på sina anställda, till exempel genom att anpassa kanalerna och lägga mer resurser på hållbarhetskommunikationen. Det krävs att organisationen arbetar med uppföljning samt säkerställer en gemensam organisatorisk förståelse, motivation och engagemang hos anställda. / Sustainability is becoming an increasingly significant aspect for larger organizations due to higher demands from stakeholders and new laws regarding reporting. The purpose of this thesis is to describe and analyze barriers to internal sustainability communication within a decentralized organization through a case study. Four key barriers are discussed with the help of internal documents, interviews, and a theoretical framework. These four key barriers include: structure, culture, language and globalization, communication channels and resources. Each of them has different effects that hinder the ability to effectively carry out internal sustainability communication within a global decentralized organization. This study demonstrates several consequences of these barriers and contributes to previous research by combining them to present an overall picture of the challenges associated with internal sustainability communication. The results reveal that the communication structure involves the sorting of information and promotes one-way communication, without expecting a response or dialog, thereby creating obstacles. Furthermore, the study highlights the need for global decentralized companies to go beyond simply communicating directives and demands to their employees. Instead, they should, for example, adjust their channels and invest more in sustainability communication. This necessitates that the organization actively follows up and ensures that employees share a common organizational understanding, motivation, and commitment.

Employee engagement is a widely acknowledged factor for pursuing organizational change,where internal communication can serve as a key driver for achieving such an outcome. In aworld characterized by an increasing demand for sustainable solutions, sustainability engagedemployees can be a successful recipe for organizations. Middle managers are influentialemployees, thereby making organizations derive substantial value from their commitment tosustainability. The aim of this study is to seek knowledge about how internal sustainabilitycommunication occurs within a large Swedish forestry company, as well as its significance forthe sustainability engagement of middle managers, in their role as an employee. Based onprior research, the study’s model of analysis characterizes internal sustainabilitycommunication as either effective or ineffective, depending on its level of routine and thechosen communication channels. Sustainability engagement in the model of analysis is basedon six influencing factors: information, support, identification, role, performance and voice.To examine the aim of the study, semi-structured interviews were conducted and subsequentlyanalyzed. The study found that middle managers at SCA had high sustainability engagement,but the significance of internal sustainability communication was divided due to the challengeof distinguishing specific sustainability communication from the general internalcommunication prevalent in a sustainability-driven organization.

Intern projektkommunikation är ett högst aktuellt ämne då flertalet företag idag arbetar iprojekt. För denna studie har den digitala interna projektkommunikationen studerats på SVTMalmö. Studiens syfte är att skapa en djupare förståelse kring vilka digitala kanaler somanvänds på SVT Malmö för intern projektkommunikation och hur dessa används. Studien syftaräven till att undersöka de problem som uppstår i användandet av de digitala kanalerna. För attuppnå syftet har resultatet samlats in genom en kvalitativ metod och genom sex styckensemistrukturerade intervjuer. Som stöd till det empiriska materialet har ett ramverk av internkommunikations teori samlats in. Digitala kanaler som SVT Malmö använder i sin internaprojektkommunikation är interna nätverket, email, Skype, chatt telefon och SMS. Problem somupplevs med de digitala kommunikationskanalerna har identifierats och utgörs av en känsla avindividualitet och otydlighet, otillgänglighet, möte på distans samt engagemang och attityd.Diskussion och slutsatser visar på att företaget kan behöva se över sitt sätt att kombinera dedigitala kommunikationskanalerna då det idag uppfattas som otydliga och ostrukturerade. Detstår även klart att en del av de digitala kommunikationskanalerna uppfattas som otillgängligavilket skapar en sämre attityd och ett sämre engagemang hos de anställda. / Internal communication within project teams is a very relevant subject today, since mostorganizations work with a project structure. For this study, the internal digital communicationwithin project groups at SVT Malmö has been analyzed. The purpose of this study is to create adeeper understanding of which digital channels of communication within project teams that areused at SVT Malmö, and why. The study also serves to understand the problems that arise usingthese digital channels. To arrive at a conclusion, a qualitative research method has been used byconducting six semi-structured interviews. Frameworks for internal communications havefurther been used to support the empirical evidence. The digital channels SVT Malmö use forinternal communication within project teams are: intranets, e-mail, Skype, mobile chat forumsand text messaging. The issues experienced with these digital channels of communication areidentified to be feelings of individualism and vagueness, inaccessibility, distance and (lack of)commitment. Discussions and conclusions point to the need for the company to look over theuse of digital communication channels, since they today are seen as unclear and unstructured. Itis also clear that some of the digital communication channels are seen as inaccessible, whichcreates a worse attitude and commitment among the employees.

Bakgrund: Medarbetares engagemang är oroväckande lågt såväl nationellt som internationellt vilket är ett kostsamt problem för organisationer då detta kan bidra till lägre produktivitet, försämrad kundnöjdhet och minskad lojalitet hos de anställda. Ett viktigt verktyg som organisationer kan använda sig av för att stärka medarbetares engagemang är att skapa en väl fungerande intern kommunikation. Denna kommunikation har ur ett organisatoriskt perspektiv fått en mer framträdande roll då den interna informationen mellan ledning och medarbetare måste anpassas utifrån medarbetares behov för att på så sätt ge det bästa förutsättningarna för att nå organisatorisk framgång och bidra till ett högre engagemang. Syfte: Syftet med denna uppsats har varit att få en ökad förståelse över hur organisationers symmetriska interna kommunikation påverkar anställdas engagemang, sett ur en medarbetares perspektiv. Metod: Studiens syfte har varit att få en ökad förståelse för det valda problemområdet vilket resulterat i att en kvalitativ forskningsansats använts. För att undersöka engagemang hos de anställda genomfördes nio stycken semistrukturerade intervjuer. Denna metod användes för att fånga informanternas subjektiva upplevelser om engagemang kopplat till symmetrisk intern kommunikation. De nio informanterna valdes ut från en organisation, där urvalet gjordes strategiskt slumpmässigt. Organisationen valdes då de aktivt arbetade med symmetrisk intern kommunikation och medarbetarnas engagemang. Resultat/Slutsats: Denna studie har kommit fram till att det är kombinationen av symmetrisk och asymmetrisk kommunikation som skapar det gynnsammaste förutsättningarna för en väl fungerande intern kommunikation. Kombinationen av interna kommunikationskanaler underlättar de anställdas arbetssituation och bidrar till ett ökat engagemang. / Background: Employee commitment is worryingly low, both nationally and internationally which is a costly problem for organizations as this may contribute to lower productivity, reduced customer satisfaction and reduced employee loyalty. An important tool that organizations can use to strengthen the employees' commitment is to create a well-functioning internal communication. This communication has from an organizational perspective been given a more prominent role since internal information between management and employees must be adjusted on the basis of employees' needs so as to provide the best conditions for achieving organizational success and contribute to a higher commitment. Purpose: The purpose of this study was to obtain a better understanding of how organizations symmetrical internal communication affects employee engagement, seen from an employee's perspective. Method: The study's purpose was to get a better understanding of the chosen problem area which resulted that a qualitative research approach was used. To investigate the corporate commitment of the employee’s nine semi-structured interviews was conducted. This method was used to capture the informants' subjective experiences of commitment linked to symmetrical internal communication. The nine informants were selected from one organization, where the selection was made strategically random. The organization was chosen as it actively worked with symmetric internal communications and employees’ commitment. Results/Conclusion: This study has come to the conclusion that it is the combination of symmetrical communication and asymmetric communication that creates the most favorable conditions for well-functioning internal communication. The combination of internal communication channels facilitates the employees' work situation and contributes to increased engagement.

Bakgrund: Ökat tryck från omvärlden har bidragit till att allt fler företag tillämpar och kommunicerar sitt samhällsansvar (CSR) inom de ekonomiska, miljömässiga och sociala aspekterna för att kunna tillfredsställa sina intressenter. Störst fokus i praktiken hamnar dock på den externa kommunikationen av CSR-arbetet och mindre engagemang läggs på den interna kommunikationen. Detta bidrar till att de anställda utelämnas trots att de bedriver den direkta kommunikationen med kunderna som är den värdefullaste intressenten för företagens framgång. Syfte: Uppsatsen syftar i att skapa en ökad förståelse för hur den interna kommunikationen fungerar mellan ledning och butiksnivå gällande budskap och arbete kring CSR inom ett modeföretag. Uppsatsen avser även att utreda om det förekommer brister i den interna kommunikationen angående CSR-arbetet. Frågeställning: Hur fungerar den interna kommunikationen kring CSR-arbetet inom ett modeföretag? Metod: Induktiv ansats med ett kvalitativt tillvägagångssätt i form av fem intervjuer med personer på olika nivåer inom organisationen. Slutsats: Uppsatsens resultat finner ett mönster som genererar iii-modellen där den centrala delen hamnar på butikschefernas roll, hur pass involverade, informerade och intresserade de är av företagets CSR-arbete. Butiksanställda tenderar till att påverkas av och anamma samma beteende som butikscheferna vilket avgör vilken roll de antar som CSR-kommunikatörer ut mot företagens viktigaste intressenter, kunderna. Studien påvisar att modeföretaget behöver förbättra sin interna kommunikationsprocess för attde butiksanställda ska kunna agera CSR-kommunikatörer.

Problembeskrivning – Intern kommunikation är identifierat som viktigt för organisationens överlevnad och övergripande resultat, men ändå är det många företag som har kommunikationsproblem och inte tar dessa på allvar. I små företag är det viktigt med den interna kommunikationen då man arbetar nära varandra och har en närhet till ledaren. Det finns få studier enbart fokuserade på interna kommunikationssvårigheter inom mindre företag. Syfte – Denna studie undersöker kommunikationsproblem som kan existera i mindre företag och ger förslag på hur man kan undvika eller arbeta för att motverka problemen. Metod – Studien är baserad på en fallstudie. Genom att ställa strukturerade intervjufrågor till deltagarna och genom observation har den största delen av empiriskt material samlats in. För att stödja resultaten har en litteraturstudie även genomförts. Resultat – Fallföretaget bidrog med indikationer om att en bristfällig intern kommunikation påverkar hela organisationen och ligger som grund till flera av problemen de upplever inom företaget. Slutsats – Studien identifierar typer av kommunikationsproblem som existerar hos fallföretaget samt bidrar med lösningar eller arbetssätt för att minska eller eliminera dessa problem. Studien belyser även hur viktigt kommunikationen är för organisationen och konsekvenserna av en otillräcklig intern kommunikation. / Problem – The internal communication are identified as very important for the organization’s survival and overall performance, but there are many companies that do not take their communication issues seriously. In smaller companies the internal communication is important because the close relationship with coworkers and the entrepreneur. There are limited studies focused only on internal communication within small companies. Purpose – This paper investigates communication problems existing in smaller companies and makes suggestions for improvements to overcome these problems. Method– This paper is based on a single case study. Through asking structured questions and a carried out observation the empirical evidence were collected. In order to support the findings a literature study has been conducted. Findings – The case company provided indications about an inadequate internal communication influences the whole organization and can be the bottom reason for multiple problems experienced within the organization. Conclusion – The study identifies different kinds of communication problems existing within the case company and contributes to finding solutions for the identified problems. The study also highlights the importance of communication for the organization and the consequences of a fallible internal communication.

<p>During twelve weeks of practice experience at the company Sydved AB, I received the mission to develop a structure for the company’s internal communication. A part of this mission was to find out what the company’s employees thought of Sydveds internal communication and the most important; Sydveds intranet called “Outlook”. Due to Sydveds plans of developing the intranet I designed and accomplished an inquiry-study to find out about the employee’s opinions on the company´s internal communication and in particular their intranet.</p><p>The answers I want from this study are if I shaped the inquiry-study correctly the first time. Could I have done it in another, better way? What do scientists say about how to accomplish a qualitative inquiry-study?</p><p>For this purpose I have decided to apply a theory based study on my first inquiry-study, based on three different methods; literature study, analytic induction and theory probation.</p><p>The outcomes of the three different studies have developed my method. This new method describes how a qualitative inquiry-study through scientifically basis should be accomplished.</p> / <p>Under mina tolv veckors praktik på företaget Sydved AB fick jag i uppdrag att kartlägga en struktur för företagets interna informationsflöde. En del av uppdraget var att ta reda på vad Sydveds medarbetare ansåg om företagets interna kommunikation och framförallt dess intranät, ”Outlook”. Enligt Sydveds planer att utveckla och förbättra intranätet, utformade och genomförde jag en enkätundersökning för att få reda på medarbetarnas åsikter om företagets interna kommunikation och intranät.</p><p>Med hjälp av denna studie vill jag få svar på om jag utformade enkätundersökningen korrekt under min praktik på Sydved. Kunde jag gjort på ett annorlunda sätt? Vad säger forskningen om hur en kvalitativ enkätundersökning bör utformas?</p><p>För att få svar på dessa frågor har jag tillämpat en metodutveckling av min enkätundersökning utifrån tre olika studier; litteraturstudie, analytisk induktion samt teoriprövning.</p><p>Resultaten från dessa tre studier har lett till min metodutveckling. Denna nya metod beskriver hur en liknande enkätundersökning med vetenskaplig bas bör utformas.</p>