Möten som forum för att träffas, sprida information eller lösa problem har alltid funnits och det är en företeelse som finns på alla arbetsplatser idag. Därför är det också vanligt att alla har en åsikt om just möten och hur de fungerar på deras arbetsplats. Enligt tidigare studier är upplevelsen av effektivitet under möten viktigt för positiva jobbattityder och just attityder och emotionella upplevelser av ett möte påverkar deltagande och därmed hur mötets mål uppnås. Uppfattning kring möten kan även grunda sig från en kultur och normer som finns i organisationen, vilket kan vara svårt att sätta fingret på, men som kan tydas genom anställdas handlingar och kommunikationsmönster. Därför är dessa områden intressanta att undersöka och vårt syfte är att undersöka mötesdeltagares syn på effektivitet, upplevelse av norm och kultur, samt emotioner kopplat till arbetsmöten. Utifrån detta har vi formulerat tre frågeställningar; ”Hur är mötesdeltagares syn på effektivitet kopplat till arbetsmöten?”, ”Hur upplever mötesdeltagare norm och kultur kopplat till arbetsmöten?” och ”Vad är mötesdeltagare emotioner kopplat till arbetsmöten?”. Dessa frågor har besvarats genom att ta del av tidigare forskning och lyfta fram det som handlar om effektivitet, norm och kultur, samt emotioner kopplat till arbetsmöten. Vi har intervjuat nio anställda och chefer i en offentlig organisation. Vi har inte brytt oss om att lägga fokus på kön eller ålder, utan upplevelser bland anställda och chefer som har mycket möten inkluderat i arbetet. Därefter har materialet analyserats och resultatet har kopplats ihop med tidigare studier. Resultatet har visat att mötesdeltagare ser mötet som ett medel för att nå ett mål och snarare ett arbetssätt, än en trevlig sammankomst. Därmed uppnås effektivitet genom att uppnå mötets syfte och mål. Bakomliggande faktorer kan påverka effektiviteten på samma sätt som faktorer påverkar mötesdeltagares engagemang och deltagande under mötet, samt upplevelser av norm och kultur, vilket är en förutsättning för ett lyckat möte. Innovation och förnyelse är andra viktiga delar som nämns kunna påverka upplevelsen av arbetsmötet och skapa lyckade möten även i framtiden.

Studien har funnit flera faktorer som påverkar deltagarnas upplevda möteseffektivitet i hybridmöte. Dessa inkluderar rätt utrustning, vara i en störningsfri miljö, ha en agenda, tydligt mötesmål, spelregler, feedback samt möjlighet till socialisering före och efter mötet. Andra viktiga faktorer är att vara punktlig, hålla mötet kort samt skicka sammanfattning efter mötet. Mötesstorlek och vilka som bjuds in, närvaron av mötesledare och aktivt deltagande från alla deltagare kan öka den upplevda möteseffektiviteten. En central faktor som påverkar alla andra faktorer är teknisk kompetens. / The study has identified several factors that affect participants'perceived meeting effectiveness in hybrid meetings. These include having the right equipment, being in a disturbing-free environment, having an agenda, clear meeting goals, rules, feedback and opportunities for socializing before and after the meeting. Other important factors are punctuality, keeping the meeting length short, and sending a summary after the meeting.Meeting size, relevant attendees, the presence of a chairperson and active participation from all attendees can enhance the perceived meeting effectiveness. A central factor that influences all other factors is digital literacy.

För många ineffektiva möten utgör idag en alltför stor del av anställdas arbetstid och det är inte ett optimalt sätt att använda mänskliga resurser på. Syftet med denna studie är att undersöka om användandet av mänskliga resurser kan optimeras genom effektivisering av möten med hjälp av automatisering och en tydlig modell. Studien är en fallstudie genomförd på ett litet svenskt företag och den har en deduktiv ansats. Empirin har samlats in genom observationer, intervju, enkäter samt genom att testa automatiseringsverktyget som utvecklats. Resultatet från studien visar att med hjälp av ett nytt komplett ramverk kan möten effektiviseras och till följd av detta så kan möteskulturen i företag förbättras och användandet av mänskliga resurser kan optimeras. Studiens slutsats är att dagens organisationer kan förbättra sin möteseffektivitet genom att automatisera delar av sin mötesplanering och därmed använda de mänskliga resurserna i organisationen på ett optimalt sätt.

Denna studie redovisar genom en kvantitativ och kvalitativ undersökning, så kallad flermetodsforskning, vilka interpersonella aktiviteter som observerats hos åtta mötesledare av distansmöten med datorkommunikation.  Syftet med undersökningen är att undersöka de faktiska observationerna av mötesledares interpersonella aktiviteter på distansmöten. Denna undersökning bygger på åtta distansmöten med en utsedd mötesledare på respektive möte och sammanlagt 41 personer har deltagit i undersökningen. Distansmötena har skett genom Video Tele Conferencing (VTC) och via en  multimodal plattform (MP) där mötesledarna har suttit vid sina enskilda datorer. Undersökningens problemformulering är; Vilka interpersonella aktiviteter förekommer hos distansmötesledare och hur bidrar de till upplevelsen av relationsbyggande faktorer? Efter observationerna som har skett på distans och av inspelade möten har mötesledarna och deltagarna besvarat en webbenkät. Resultatet av studien visar att ögonkontakt inte sker nämnvärt mycket vid distansmöten jämfört med andra icke verbala uttryck som att nicka, le och uttrycka småord som ”mm” och ”ja” etc. Studien visar också att mötesledarnas och deltagarnas synpunkter på bra distansmöten handlar om mötesstruktur, tillit och att alla ska komma till tals på mötet. Skillnaden mellan VTC möten och MP möte är störst vad gäller observationer av kroppshållning och ansiktsuttryck där VTC mötena medger ett längre avstånd till mötesledaren och då framgår kroppshållningen bättre men under MP möten kan ansiktsuttryck lättare avläsas på nära håll. Där flest leenden förekommit har också deltagarna bedömt det som att mötesledaren alltid eller ganska ofta använder distansmöte som ett relationsbyggande verktyg. Studien visar att det är i lyssnarfasen som mötesledaren har flest interpersonella beteenden och inte när vederbörande talar.

This study presents an in-depth evaluation of a website integrating OpenAI Whisper and ChatGPT-4 for automatic transcription and extraction of meeting dialogues, using design science as the research strategy. The introduction highlights the need for such a system and its potential application areas. The theoretical background elucidates key concepts and technologies in artificial intelligence. Insights into existing methods and their strengths and weaknesses are gained through a review of previous research and similar systems. The methodology section illuminates how the design science strategy was applied to define requirements, develop, and evaluate the system. The process is described in detail and includes steps such as problem identification, survey for data collection, artifact development, demonstration, and evaluation. The results of the user evaluation highlight both positive and negative aspects of the system. User feedback was used to identify areas for improvement and suggest paths for future development. In conclusion, despite some limitations, the system has the potential to be a useful resource in various application areas, and design science proves to be an effective method for the development and evaluation of such systems. This report has contributed to an increased understanding of the design process behind AI-based systems and their utility in practical applications, where strengths and weaknesses have been identified through the application of design science, leading to suggestions for future development.