Sammanfattning   Syftet med uppsatsen är att undersöka vad som påverkar otydlighet i arbetsroller och ansvarsområden när man jobbar i en matrisorganisation. Det är allt fler organisationer som väljer att arbeta i den organisationsformen för att snabbare få fram olika produkter i den snabbt förändrade omvärlden. Undersökningen grundar sig på en medarbetarundersökning där resultatet visade att en grupp av anställda upplevde sina arbetsroller och ansvarsområden mycket otydligare än den andra gruppen. Upplevelsen ses som ett betydande effektivitetshinder i det dagliga projektarbetet. Studien har haft en jämförande design mellan de två enheterna och informationen samlades in med hjälp av en kvalitativ undersökningsmetod, där fyra personer ur respektive enhet blev intervjuade. Undersökningen börjar med en teoretisk genomgång av olika begrepp och teorier som är uppdelade i tre olika analytiska dimensioner: matrisorganisation, multiprojekt och nätverk. Resultatet presenteras utifrån de tre analytiska dimensionerna som i sin tur har olika underkategorier med olika teman. Resultatet visar att otydligheten i arbetsroller och ansvarsområden inte skiljer sig så mycket mellan de olika enheterna. Det är bara tyngdpunkten i problematiken som är olika under de olika analytiska dimensionerna, beroende på vilken roll man har i organisationsnätverket.    Studien visar också att om man är involverad i flera projekt samtidigt, så ser man lättare vad som händer med produkten i ett nästkommande projekt. Det underlättar att se helheten i ett större sammanhang och det verkar höja rolltydligheten. Men informationsöverföringen inom och mellan olika projekt från rätt person vid rätt tidpunkt fungerar dåligt och alla respondenterna vill se förbättringar kring detta för att projektsamarbetet ska fungera bättre. I dagens läge finns det många brister kring olika processer i den matrisorganisation som ingår i studien eftersom den organisationen är omogen och ung. Detta ökar rollotydligheten markant i organisationen.

Denna studie beskriver med en fallstudie av matrisorganisationen Jetpak hur chefer fördelar och gemensamt tar ansvar. För att nå syftet används chefskapsmodell av Koontz och Weihrich som skildrar fem ansvarsområden; planering, organisering, personal, ledarskap samt kontroll. Jetpak som företag är ett intressant fallstudieobjekt eftersom de sedan införandet av matrisstrukturen visat en positiv tillväxt. Detta trots att matrisen som organisationsform fått utså mycket negativ kritik för att vara alltför invecklad och svårförstådd. Utmärkande för matrisorganisationer är förekomsten av dubbelt chefskap det vill säga att anställda har två likställda chefer och ovan nämnda ansvarsområdena måste därför delas upp. En kvalitativ studie med intervjuer av fyra utvalda chefer har genomförts där vardera svarande förklarat sitt förhållningssätt till rollen som ansvarstagande chef. Studien kommer fram till att hög involvering, tydlig kommunikation samt hög grad av mognad inom ledarskapet, är avgörande faktorer för att fördela och gemensamt ta ansvar inom Jetpak. Problemen beskrivs i form av otydliga gränsdragningar mellan chefers ansvarsområden samt en viss brist på samspel mellan dessa. Studien visar att det gemensamma ansvarstagandet karaktäriseras av förtroende för varandra samt aktiv kommunikation genom kontinuerliga avstämningar mellan chefer.

<p>Detta examensarbete är utfört på Försvarets Materielverk, FMV, som utför all sin produktion i projekt. Deras organisationsform är uppbyggd som en matris där verksamhetsledning och resursledning finns vertikalt i linjeenheter medan projekten utförs horisontellt inom olika verksamhetsgrupper/verksamhetsområden. Varje medarbetare tillhör en linjeenhet baserad på sin kompetens med en linjechef men arbetar parallellt mellan ett flertal projekt ute i produktionen.</p><p>Syftet med examensarbete är att göra en fallstudie för att hitta lösningar, hur effektivisering kan ske både för projekten och för linjeenheterna. Denna fallstudie har avgränsats till områdena hur en matrisorganisation är uppbyggd och hur den fungerar, samarbetet mellan linjeenhet och projekt, allokering av personella resurser mellan projekt samt personalhantering i projekt. Datainsamlingen har utförts med en kvalitativ metod genom intervjuer med resursledningen och produktionen.</p><p>Resultat av fallstudien visar på att FMV har en stark matrisstruktur. Den ligger nära en projektbaserad organisation, där de flesta medarbetare arbetar i projekt och de flesta besluten angående projekten tas i produktionen. Den individuella medarbetaren har sin chef i linjeenheten men är fysiskt placerad vid sina projekt, oftast nära sina projektledare.</p><p>FMV har ingen egen tillverkning vilket gör att deras huvudresurs är medarbetarna och deras kompetens. Det finns en viss osäkerhet i arbetet hos projektmedarbetarna vilket beror på dels avsaknad av fasta rutiner och dels på få närliggande mål. Detta gör att de flesta slutsatser och rekommendationer behandlar hur arbete och mål ska bli tydligare för att skapa en effektivare medarbetare. Arbetssituationen är idag väldigt ambivalent för den enskilda medarbetaren med mycket projekt med olika chefer. Detta kan ändras genom att förändra ledarrollerna och öka stödet både till projekten och till linjeenheterna.</p><p>I rapporten återfinns även en jämförelse med AstraZenecas matrisorganisation och arbetssätt för att få ökad förståelse för olika matrisstrukturer samt att ge nya idéer och synvinklar till FMV. AstraZeneca har en matrisstruktur med starkare linjeenheter och svagare produktion till skillnad mot FMV. Jämförelsen visar att AstraZeneca ger mer stöd både till sina linjerchefer genom en utvecklad personalavdelning och till projektledningen genom en supportenhet.</p>

Bakgrund: En stor del av alla projekt inom svensk industri genomförs i en så kallad multiprojektmiljö, d.v.s. i en miljö där flera projekt pågår samtidigt. Trots detta är forskningen inom projektledning i huvudsak inriktad på det enskilda projektet. Projekt är i hög grad beroende av den omgivning den verkar inom, men organiseringen av multiprojektmiljön är endast delvis utredd. Vidare är projektledningsläran starkt fokuserad på standardisering av projektarbetet för att uppnå ökad kontroll och precision. Hur hänger det ihop med de huvudsakliga fördelarna med den projektorienterade organisationen, nämligen flexibilitet och kreativitet? Syfte: Att beskriva och erhålla förståelse för multiprojektmiljöer med avseende på organisation och styrning. Genomförande: Studien är baserad på fallstudier av utvecklingsenheter inom tre industriföretag. Två intervjuer på respektive företag och ett möte på varje företag vid studiens början ligger till grund för densamma. Resultat: Multiprojektmiljön kan till stora delar beskrivas med hjälp av Mintzbergs adhocratibegrepp. Den yttre miljön kännetecknas av att vara dynamisk och komplex, vilket ger en decentraliserad och organisk organisationsstruktur. Stora projekt förekommer oberoende av vilken typ av adhocrati och dessa tenderar att vara mer strukturerade än små. Ömsesidig anpassning är den mest tillämpade koordineringsmekanismen inom multiprojektmiljön. Tyngdpunkten inom matrisorganisationen har stor inverkan på multiprojektmiljön, en tyngdpunkt som ligger mittemellan projekt- och linjeorganisationen utan att vara i balans riskerar att ge en mindre tydlig organisation. Multiprojektmiljön styrs såväl informellt som formellt, formell styrning i alltför hög grad är riskfyllt. Gemensam strategiutveckling och tydlig målsättning är viktigt för multiprojektmiljön.

Detta examensarbete är utfört på Försvarets Materielverk, FMV, som utför all sin produktion i projekt. Deras organisationsform är uppbyggd som en matris där verksamhetsledning och resursledning finns vertikalt i linjeenheter medan projekten utförs horisontellt inom olika verksamhetsgrupper/verksamhetsområden. Varje medarbetare tillhör en linjeenhet baserad på sin kompetens med en linjechef men arbetar parallellt mellan ett flertal projekt ute i produktionen. Syftet med examensarbete är att göra en fallstudie för att hitta lösningar, hur effektivisering kan ske både för projekten och för linjeenheterna. Denna fallstudie har avgränsats till områdena hur en matrisorganisation är uppbyggd och hur den fungerar, samarbetet mellan linjeenhet och projekt, allokering av personella resurser mellan projekt samt personalhantering i projekt. Datainsamlingen har utförts med en kvalitativ metod genom intervjuer med resursledningen och produktionen. Resultat av fallstudien visar på att FMV har en stark matrisstruktur. Den ligger nära en projektbaserad organisation, där de flesta medarbetare arbetar i projekt och de flesta besluten angående projekten tas i produktionen. Den individuella medarbetaren har sin chef i linjeenheten men är fysiskt placerad vid sina projekt, oftast nära sina projektledare. FMV har ingen egen tillverkning vilket gör att deras huvudresurs är medarbetarna och deras kompetens. Det finns en viss osäkerhet i arbetet hos projektmedarbetarna vilket beror på dels avsaknad av fasta rutiner och dels på få närliggande mål. Detta gör att de flesta slutsatser och rekommendationer behandlar hur arbete och mål ska bli tydligare för att skapa en effektivare medarbetare. Arbetssituationen är idag väldigt ambivalent för den enskilda medarbetaren med mycket projekt med olika chefer. Detta kan ändras genom att förändra ledarrollerna och öka stödet både till projekten och till linjeenheterna. I rapporten återfinns även en jämförelse med AstraZenecas matrisorganisation och arbetssätt för att få ökad förståelse för olika matrisstrukturer samt att ge nya idéer och synvinklar till FMV. AstraZeneca har en matrisstruktur med starkare linjeenheter och svagare produktion till skillnad mot FMV. Jämförelsen visar att AstraZeneca ger mer stöd både till sina linjerchefer genom en utvecklad personalavdelning och till projektledningen genom en supportenhet.

<p>Bakgrund: En stor del av alla projekt inom svensk industri genomförs i en så kallad multiprojektmiljö, d.v.s. i en miljö där flera projekt pågår samtidigt. Trots detta är forskningen inom projektledning i huvudsak inriktad på det enskilda projektet. Projekt är i hög grad beroende av den omgivning den verkar inom, men organiseringen av multiprojektmiljön är endast delvis utredd. Vidare är projektledningsläran starkt fokuserad på standardisering av projektarbetet för att uppnå ökad kontroll och precision. Hur hänger det ihop med de huvudsakliga fördelarna med den projektorienterade organisationen, nämligen flexibilitet och kreativitet? </p><p>Syfte: Att beskriva och erhålla förståelse för multiprojektmiljöer med avseende på organisation och styrning. </p><p>Genomförande: Studien är baserad på fallstudier av utvecklingsenheter inom tre industriföretag. Två intervjuer på respektive företag och ett möte på varje företag vid studiens början ligger till grund för densamma. </p><p>Resultat: Multiprojektmiljön kan till stora delar beskrivas med hjälp av Mintzbergs adhocratibegrepp. Den yttre miljön kännetecknas av att vara dynamisk och komplex, vilket ger en decentraliserad och organisk organisationsstruktur. Stora projekt förekommer oberoende av vilken typ av adhocrati och dessa tenderar att vara mer strukturerade än små. Ömsesidig anpassning är den mest tillämpade koordineringsmekanismen inom multiprojektmiljön. Tyngdpunkten inom matrisorganisationen har stor inverkan på multiprojektmiljön, en tyngdpunkt som ligger mittemellan projekt- och linjeorganisationen utan att vara i balans riskerar att ge en mindre tydlig organisation. Multiprojektmiljön styrs såväl informellt som formellt, formell styrning i alltför hög grad är riskfyllt. Gemensam strategiutveckling och tydlig målsättning är viktigt för multiprojektmiljön.</p>

Företag kan ha olika struktur och med denna organisationsstruktur kommer en del utmaningar. Matrisorganisationer är en utformning av det mer komplexare slaget och dess tydligaste kännetecken är multipla rapporteringsvägar. På senare tid har det visat sig att matrisorganisationer som arbetar med Project Management Office (PMO) har problem med hur de ska prioritera sina projekt. Detta för att beslutsvägarna är komplexa och det många gånger är svårt att veta vem det är som bestämmer.   Syftet med studien var att beskriva och analysera prioriteringsprocessen i ett PMO som existerar i en matrisorganisation. Studien har även velat påvisa vilka faktorer som påverkar denna prioriteringsprocess. För att besvara syftet har en deskriptiv undersökningsmetod använts med en deduktiv ansats. Studien har haft Företag X i Västerås som fallföretag, där utförliga intervjuer har genomförts med relevanta informanter för att samla in empiri.   I studien beskrivs begrepp som är kopplade till prioriteringsprocessen i ett PMO i en matrisorganisation, uppdelade i fyra olika teman; projekt, styrning, beslutsfattande och organisation. Studiens resultat och analys börjar med en verksamhetsbeskrivning men är sedan indelat i fem rubriker. Direkt under samtliga av dessa rubriker sker en analys utifrån den teoretiska referensramen. Därefter sker en djupare diskussion gällande prioriteringsprocessen och dess påverkande faktorer.   Denna studie påvisar att fallföretaget saknar en tydlig prioriteringsprocess. Väldefinierade IS strategier och Business drivers i kombination med rätt visualiseringsverktyg underlättar prioriteringsprocessen för en matrisorganisation. Andra faktorer som även påverkar är styrning och struktur i PMO, beslutsfattande och resurser.

Saab is a global company that primarily operates in the defense industry. The study is conducted at the Project office within the Development Department at Saab Dynamics. In a GAP analysis carried out by Saab Dynamics, one of the company's processes has proved to be unclear. The process that has been noted as problematic concerns how Saab Dynamics receives, reviews and approves and stores technical documentation that accompanies incoming deliveries. The study aims to clarify how the Development Department and the Purchasing Department collaborate on the work step and clarify how quality assurance of required documentation takes place in the current situation and how it can be improved. In the study, theory of total quality management, organizational theory as well as processes and Lean have been used. The case study has a qualitative approach as the focus aims to get a holistic view of the working methods on a specific process at Saab Dynamics that has been studied. The method used to collect data is documentation review and interviews of employees at the company. The result describes an unclear division of responsibilities regarding the work step between the Purchasing and Development Department and there is no clear process for quality assurance of required documentation. In order to have an efficient process, Saab Dynamics needs to eliminate the variation and waste that currently exists. Finally, an implementation proposal is presented for a standardized process for the work step.

Globalization has increased the complexity of the business world, as it adds new dimensions to companies’ operations, such as global suppliers and customers, and competition from global actors. To handle the complexity, companies are pressured to become more data-driven to be able to measure and align their operations, and create possibilities for efficiency and competitiveness [Skjott-Larsen etal., 2007; Long, 2018]. In order to enable the change towards becoming more data-driven, companies need to rethink the structure of their organization. Matrix structures have gained popularity, since it allows companies to focus on more than one dimension by creating functional teams focused on specific tasks [Sy et al., 2005]. However, it is not uncommon that the functional groups becomes functional silos, with an inward focus on the own groups’ performance, leading to decreased understanding of other groups and poor communication between groups. A lack of understanding of other groups can lead to a reactive, rather than proactive, way of handling problems [Motiwalla and Pearson, 2009]. The purpose of this project is to create a process that can be used to facilitate proactive work in adata-driven matrix organization struggling with a reactive way of handling problems. The process can be used as a way to decide between possible solutions in decision-making processes, while making sure that any affected department is involved at an early stage in the decision-making process. At Alfa Laval’s distribution center (DC) in Tumba, they are facing the challenges of functional silos and reactive work. The organization is data-driven, why a lot of decisions are based on data. However, the best decision according to the data is not always feasible, which has lead to decisions being made that affects other departments negatively. Based on data from and observations made at the DC, a processwas created. The process was iterated and improved through application to real-life problems and point of improvements identified at DC Tumba. While it is based on the operations at Alfa Laval, it canbe applied to any organization facing similar challenges. The final version of the process proved to deliver good solutions to problems by involving stakeholders early on in the process, making it possible for them to influence how the solutions should be adjusted in order to avoid the changes affecting their daily work negatively. The most important conclusion is that important stakeholder departments should be involved earlyin decision-making processes. That way, their valuable competence and knowledge can be utilized when identifying possible solution, and any negative effects of a solution on another departments can be discovered before implementation. In addition, by taking the time to thoroughly analyze the root cause and effects to a problem, the understanding of the chain can increase. / Globalisering har ökat komplexiteten av affärsvärlden, då ytterligare dimensioner måste tas hänsyn till i företags verksamheter, så som globala leverantörer och kunder, och ökad konkurrens från globala aktörer. För att hantera komplexiteten blir företag mer datadrivna, för att kunna mäta och samordna sin verksamhet och skapa möjligheter för effektivitet och konkurrenskraftighet [Skjott-Larsen et al.,2007; Long, 2018]. För att möljiggöra ett skifte mot att bli mer datadriven, måste företag se över sin organisationsstruktur. Matrisstrukturer har ökat i popularitet då de möjliggör att företag kan fokusera på fler än en dimensioner samtidigt genom att skapa funktionella grupper fokuserade på specifikauppgifter [Sy et al., 2005]. Dock är det inte ovanligt att funktionella grupper förvandlas till funktionella silos, med ett inåtriktat fokus på den egna gruppens prestationer, vilket leder till minskad förtåelse och bristfällig kommunikation grupper emellan. Bristande förståelse för andra grupper kan leda till ett klimat där problem hanteras reaktivt snarare än proaktivt [Motiwalla and Pearson, 2009]. Syftet med detta projekt är att skapa en process som kan användas för att underlätta proaktivt arbetet i en datadriven organisation där problem hanteras reaktivt. Processen kan användas som ett hjälpmedel för att välja den bästa av flera möjliga lösningar, samtidigt som påverkade avdelningar involveras i ett tidigt stadium av beslutsprocessen. På Alfa Lavals distributionscenter (DC) i Tumba, finns utmaningar med funktionella silos och reaktivt arbete. Organisationen är datadriven, och beslut fattas baserat på data. Dock är inte alltid beslut som baserats på data rimliga, vilket har lett till att beslut tas som påverkar andra avdelningar negativt. Baserat på data från och observationer på DCt, skapades en preliminär process. Processen itererades och förbättrades sedan genom att appliceras på verkliga problem och förbättringsområden som identifierades på DC Tumba. Även om processen togs fram och baserades på Alfa Lavals verksamhet, kan den appliceras på andra organisationer som står inför samma utmaningar. Den slutgiltiga versionen av processen visade sig generera bra lösningar till problemen genom att involvera intressenter tidigt i processen, vilket gav dem möjligheten att påverka hur den rekommenderade lösningen skulle justeras för att undvika att dereas dagliga arbete skulle påverkas negativt. Den viktigaste slutsatsen är att det är viktigt att involvera intressentavdelningar i ett tidigt skede i beslutsfattandeprocesser. På så sätt kan deras värdefulla kompetens och kunskaper nyttjas när potentiella lösningar till ett problem genereras, och negativa effekter från lösningen på andra avdelningar kan upptäckas innan implementering. Att dessutom noggrant analysera roten till problemet och dess effekter kan leda till att förståelsen för hela kedjan ökar.