With the rapidly increasing rate of development artificial intelligence (AI) has experienced in recent years, more and more companies have begun to recognize the benefits and possibilities of the technology. This study is a qualitative interview study that has explored and evaluated which challenges are encountered today in customer services and which driving forces and barriers exist in introducing an AI-driven solution with a focus on chatbots. Five semi-structured interviews with people who hold a role as a person responsible for customer service at Monitor ERP System have created the resulting material. According to the respondents, AI and chatbots will have a major impact on customer service, opening many development opportunities. This opens to solve the challenges identified today, which according to the respondents are the new demands from the generational shift, manual- and repetitive work, and finally the lack of time and resources. The driving forces that have been identified for introducing an AI-driven chatbot are stronger corporate branding, increased productivity, higher customer satisfaction, improved work climate, and increased time- and cost efficiency. But getting to the stage where AI and chatbots are used in a business is not entirely without its barriers. The barriers that could be identified are the continued weight of the human factor, difficulties with customer- and employee acceptance, lack of skills, and the complexity and useful data. Even though several difficulties and barriers are expected along the way, the respondents look enthusiastically and expectantly at the development and the future opportunities AI and chatbots can contribute to customer service. / Med den kraftigt ökande utvecklingstakt artificiell intelligens (AI) har upplevt de senaste åren har allt fler företag börjat inse fördelarna och möjligheterna med teknologin. Denna studie är en kvalitativ intervjustudie som har utforskat och utvärderat vilka utmaningar som möts idag inom kundtjänster och vilka drivkrafter samt hinder som finns med att införa en AI-driven lösning med fokus på chattbotar. Fem semistrukturerade intervjuer med personer som besitter en roll som huvudansvarig inom kundtjänsten hos Monitor ERP System har skapat resultatmaterialet. AI och chattbotar kommer enligt respondenterna ha en stor påverkan på kundtjänster och det öppnar upp för många olika utvecklingsmöjligheter. Detta öppnar också upp för att lösa de utmaningar som identifierats idag vilka enligt respondenterna är de nya kraven från generationsskiftet, manuellt- och repetitivt arbete och till sist bristen på tid och resurser. De drivkrafter som identifierats för att införa AI-drivna chattbotar är starkare företagsvarumärke, ökad produktivitet, höjd kundnöjdhet, förbättrat arbetsklimat och ökad tid- och kostnadseffektivitet. Men att komma till det stadie då AI och chattbotar används i verksamheten är inte helt utan hinder. De hinder som identifierats är vikten av mänskliga faktorn, svårigheter med kund- och medarbetaracceptans, kompetensbrist och komplexiteten samt användbarheten av data. Trots att flera svårigheter och hinder förväntas på vägen ser respondenterna entusiastiskt och förväntansfullt på utvecklingen och de framtida möjligheterna AI och chattbotar kan bidra med till kundtjänster.

This thesis explores the implementation of a conversational user interface for Uppsala Municipality, aimed at optimising the balance between cost of usage and quality when using large language models for public services. The central issue addressed is the effective integration of large language models, such as OpenAI's GPT-4, to enhance municipal services without compromising user privacy and data security. The solution developed involves a prototype that utilises a model chooser and prompt tuner, allowing the interface to adapt the complexity of responses based on user input. This adaptive approach reduces costs while maintaining high response quality. The results indicate that the prototype not only manages costs effectively, but also adheres to standards of data privacy and security. Clear information on data use and transparency improved user trust and understanding. In addition, strategies were effectively implemented to handle sensitive and unexpected input, improving overall data security. Overall, the findings suggest that this approach to implementing conversational user interfaces in public services is viable, offering valuable insights into the cost-effective and secure integration of language models in the public sector. The success of the prototype highlights its potential to improve future municipal services, underscoring the importance of transparency and user engagement in public digital interfaces. / Den här masteruppsatsen undersöker implementeringen av ett konversationsgränssnitt för Uppsala kommun, med målet att optimera balansen mellan kostnad och kvalitet vid användning av stora språkmodeller för den offentliga sektorn. Den centrala frågan som besvaras är hur stora språkmodeller, såsom OpenAI:s GPT-4, kan integreras för att förbättra kommunala tjänster utan att kompromissa med användarnas integritet och datasäkerhet. Den utvecklade lösningen innefattar en prototyp som använder en modellväljare och promptjusterare, vilket gör det möjligt för gränssnittet att anpassa svarens komplexitet baserat på användarens meddelande. Detta tillvägagångssätt reducerar kostnaderna samtidigt som en hög svarskvalitet bibehålls. Resultaten visar att prototypen inte bara hanterar kostnaderna effektivt, utan också upprätthåller standarder för datasekretess och säkerhet. Tydlig information om dataanvändning och transparens förbättrade avsevärt användarnas förtroende och förståelse. Dessutom implementerades strategier effektivt för att hantera känslig och oväntad data, vilket förbättrade den övergripande datasäkerheten. Sammanfattningsvis tyder resultaten på att detta tillvägagångssätt för implementering av konversationsgränssnitt i offentliga tjänster är möjligt och erbjuder lärdomar om kostnadseffektiv och säker integration av språkmodeller i offentlig sektor. Prototypens framgång påvisar dess potential att förbättra framtida kommunala tjänster, men lyfter också vikten av transparens och användarengagemang i offentliga digitala gränssnitt.