Molnbaserade affärssystem är standardiserade och blir alltmer populära systemstöd i företagen. Om företagen ska kunna få stöd för sina arbetsuppgifter behöver de ändra sina arbetsprocesser för att de ska kunna utföras i det molnbaserade affärssystemet. Syftet med studien är att beskriva hur molnbaserade affärssystem kan stödja respektive inte kan stödja SME-företagens dagliga verksamhet för att besvara studiens frågeställning: ”Hur stödjer molnbaserade affärssystem den dagliga verksamheten i SME-företag?” Studien har använt en kvalitativ ansats för att besvara forskningsfrågan. De semistrukturerade intervjuerna som användes i studien bidrog till att undersöka området på djupet och sedan när resultatet analyserades framkom betydelsefulla teman som utgjorde grunden till studiens diskussion och slutsats. Studiens slutsats visar att molnbaserade affärssystem generellt är stödjande för SME-företagens dagliga verksamhet. Molnbaserade affärssystem stödjer den dagliga verksamheten genom att företag får bättre kontroll över arbetet, optimerar arbetsuppgifterna samt att de möjliggör att kunna utföra arbete oberoende av geografisk plats. I studiens slutsats framkommer det att det finns arbetsprocesser som går att utföra i molnbaserade affärssystem, men användarna väljer att utföra dem i andra system eller program för att funktionaliteten och flexibiliteten är begränsad i molnbaserade affärssystem. Det finns arbetsuppgifter som inte går att utföra i molnbaserade affärssystem därav behöver de utföras i andra system. / Cloud-based enterprise resource planning system (ERP-system) isstandardized and is becoming an increasingly more popular support systemwithin enterprises. For enterprises to be able to receive support for theirwork tasks, they need to change their work processes for them to be carriedout in the cloud-based ERP-systems. The purpose of the study is to describehow cloud-based ERP-systems can support or cannot support the dailyoperations of SME-enterprises to answer the study's question: "How docloud-based enterprise resource planning support the daily operations ofSME-enterprises?"The study used a qualitative approach to answer the research question. Thesemi-structured interviews used in the study contributed to being able toinvestigate the area in depth and when the result was analyzed, significantthemes emerged that were the foundation for the study’s discussion andconclusion. The study’s conclusion indicates that cloud-based ERP-systemsgenerally is supportive for SME-enterprises daily operations. Cloud-basedERP-systems support daily operations by giving companies better control ofthe work processes, optimizing their tasks, and to be able to perform work inindependent of geographical location. The study’s conclusion it appears thatthere are work processes that can be done in cloud-based ERP-systems, butusers choose to do them in other systems or programs because thefunctionality and flexibility is limited in cloud-based ERP-systems

Titel: Riskhantering av molnbaserade affärssystem Författare: Fredrik Forsberg & Kevin Adamsson Handledare: Pia Nylinder Examinator: Petter Boye Kurs: Företagsekonomi, Kandidatuppsats inom ekonomistyrning/redovisning Kurskod: 2FE75E Frågeställning: Hur arbetar företag inom bilförsäljningsbranschen med riskhanteringen av molnbaserade affärssystem? Syfte: Studiens syfte är att undersöka vilka risker molnbaserade affärssystem medför och hur företag inom bilhandeln arbetar för att hantera riskerna. Metod: För att uppfylla studiens mål har vi använt oss av den abduktiva ansatsen. Semistrukturerade intervjuer har genomförts och vi har genom detta samlat in empiri från åtta olika respondenter som är verksamma inom bilhandeln. Slutsats: Vi har kommit fram till att storleken på företag har en stor påverkan på hur riskprocessen samt riskhanteringen sker, även om riskerna har samma prioriteringsnivå. De flesta företagen har en plan för hur de skall hantera riskerna och arbeta för att motverka dessa. Vi har även kommit fram till att större ekonomiska resurser ger större utrymme för att arbeta i förebyggande syfte och på så sätt motverka de riskerna som studien har handlat om. Nyckelord: molntjänster, molnbaserade affärssystem, risker med molnbaserade affärssystem, riskhantering i samband med molnbaserade affärssystem, riskprocess. / Title: Risk management of cloud-based ERP-systems Writers: Fredrik Forsberg & Kevin Adamsson Supervisor: Pia Nylinder Examiner: Petter Boye Course: Business administration, Bachelor thesis in finance/accounting Course code: 2FE75E Research question: How do companies in the automotive trade industry work with risk management of cloud-based ERP-systems? Purpose: The purpose of this paper is to examine what risks that the cloud based ERP-systems entail and how companies in the automobile trade work with the risk management. Method: To fulfill the purpose of this paper we have used the abductive approach. Semi-structured interviews have been conducted in order to retrieve empirical data from eight different respondents who operates in the automobile trade. Conclusion: We have come to the conclusion that the size of the companies has a major impact on how the risk process and the risk management are done, even if the risks have the same level of priority. Greater financial resources provides more space for the companies to work with the risk management. Keywords: Cloud based services, Cloud based ERP-system, Risks with the cloud based ERP-systems, Risk management, Risk process.

Idag tillämpar nästan alla verksamheter någon form av affärssystem och har kommit att bli ett betydande system för verksamheter. Under de senaste åren har även molnbaserade affärssystem vuxit fram vilket möjliggör verksamheter att använda hela eller delar av sitt affärssystem över internet istället för att behöva sköta all hantering av det fysiska lokalt. Det molnbaserade affärssystemet kan leda till flera fördelar för verksamheter då det kan öka flexibiliteten, skalbarheten och minska kostnader. Det blir bara fler verksamheter som väljer att gå över till det molnbaserade dock finns det vissa som arbetar kvar med det traditionella. Med utgångspunkt från detta är syftet med denna studie att se vilka aspekter det är som påverkar valet att gå från det traditionella affärssystemet till ett molnbaserat. För studien har tidigare litteratur studerats och intervjuer har genomförts för insamling av empiri. Tidigare forskning ligger till grund för det teoretiska ramverk som ligger till grund för de intervjufrågor som tagits fram. Det har intervjuats tre olika respondenter där alla har god förståelse kring ämnet och antingen arbetar i ett affärssystem eller arbetar som leverantör av dem. Det har främst ställts frågor kring de fem olika aspekter som vi anser varit betydelsefulla i denna studie. Men även frågor kring fördelar och nackdelar av de olika affärssystemen. Detta har krävts för att vi författare ska få en så god förståelse kring ämnet som möjligt. Utifrån det insamlade teoretiska material och empiri utfördes en analys där den tidigare litteraturen framfördes mot den insamlade empirin för att kunna få fram en helhetsbild över hur verksamheten förhåller sig kring ämnet och vilka aspekter det ser är betydande vid valet av affärssystem. Avslutningvis leder detta fram till en slutsats som presenteras med de allra mest väsentliga aspekter som har kommit fram i studien.

Som en konsekvens av den tekniska utvecklingen levereras affärssystem alltmer som en molntjänst. Detta innebär att IT-konsulters värdeskapande förändras vid implementering av molnbaserade affärssystem. Besitter IT-konsulterna inte rätt expertis kan det leda till felaktiga beslut samt ineffektiva lösningar. Därmed är det av yttersta vikt att undersöka hur IT-konsulters värdeskapande förändras som konsekvens av implementeringen och användandet av molnbaserade affärssystem. Syftet med studien är att bidra med ny kunskap om hur IT-konsulters värdeskapande kompetens och aktiviteter förändras som konsekvens av implementeringen och användandet av molnbaserade affärssystem. Med hjälp av datadriven tematisk analys har studien undersökt hur IT-konsulters värdeskapande förändras. I studiens slutsats presenteras sex förändringar i hur IT-konsulters värdeskapande kompetens och aktiviteter förändras som konsekvens av implementeringen och användandet av molnbaserade affärssystem. Ett exempel är att IT-konsulters värdeskapande blir att anpassa kundorganisationers affärsprocesser snarare än systemets processer. / Because of the technological development, Enterprise resource planning (ERP) systems are increasingly being delivered as a cloud service. This means that IT consultants' value creation may change when implementing cloud-based ERP-systems. If the IT consultants do not possess right expertise, it can lead to erroneous decisions and ineffective solutions. Thus, it is of the utmost importance to investigate how IT consultants' value creation has changed because of the implementation and use of cloud-based ERP-systems. The purpose of the study is to contribute new knowledge about how IT consultants' value-creating skills and activities changes because of the implementation and use of cloud-based ERP-systems. By using a data-driven thematic analysis the study examined how IT consultants' value creation changed because of cloud-based ERP-systems. The study's conclusion presents six changes in how IT consultants' value-creating skills and activities change because of the implementation and use of cloud-based ERP-systems. An example is that IT consultants' value-creation will be to adapt customer organizations' business processes rather than the system's processes.

Background: ERP systems constitute the technological ‘backbone’ for organisations since all business process are mapped within the system. In the recent years, there is a transition to cloud-based ERP systems that large companies consider following. The implementation of a CERP system is a joint effort between the adopting company and the consultancy. Therefore, CSFs need to be defined that are essential for the success of the CERP project from both the consultant and client-side project manager perspective.  Purpose: The purpose of this thesis is to analyse how consultants and client-side project managers perceive CSFs for the successful implementation of a cloud-based ERP system in large companies. Herein, commonalties in perception as well as perception gaps were analysed. Method: This study adopted an abductive qualitative approach. A multiple case study including seven cases was carried out. The empirical data was collected through semi-structured interviews. A cross-case analysis was carried out to shed light on commonalties in perceptions as well as perception gap and the reasoning behind it. The findings were then compared to existing literature. Conclusion: The findings of these study discovered that there are commonalties in perceptions as well as perception gaps of the CSFs. Most importantly, the CSFs ‘Communication’, ‘Involvement of users and training’ as well as ‘System testing’ are deemed as critical by both consultants and client-side project managers.

I dag använder sig verksamheter i alla tänkbara storlekar utav ett eller flera olika affärssystem. Ett vanligt beslut vid anskaffning av ett affärssystem är om det ska vara molnbaserat eller inte. Att affärssystemet är molnbaserat innebär bland annat att en systemleverantör ansvarar för administration och datalagring. Leverantören av molntjänsten hyr ut affärssystemet i form av en tjänst som företaget får åtkomst till via internet. Detta innebär att tillgängligheten till systemet är högre än exempelvis ett lokalt affärssystem. Den tekniska tillgängligheten som möjliggör en hög åtkomst till systemet har konstaterats vara en av de två överlägset största faktorerna till att företag väljer att använda sig av molnbaserade affärssystem. Med denna faktor så tillkommer dock olika risker, som i sin tur visat sig vara den största faktorn till att företag värderar att inte välja ett molnbaserat affärssystem. I denna studie undersöks de risker som kan kopplas till tillgängligheten inom molnbaserade affärssystem. Genom en litteraturstudie och en kvalitativ undersökning lyfter studien fram de olika riskerna som kan uppkomma i samband med tillgängligheten inom molnbaserade affärssystem och hur företag kan arbeta för att motverka dem. Studien resulterar i tre konkreta alternativ för hur företag kan arbeta för att motverka de uppkommande risker. Syftet med studien har varit att bidra till befintlig forskning samt en trygg och hållbar användning av molnbaserade affärssystem för alla företag som använder eller planerar att använda sig av molnbaserade affärssystem. Nyckelord: Affärssystem, Molnbaserade affärssystem, teknisk tillgänglighet, risker, riskhantering / Abstract Today, businesses of all conceivable sizes use one or more different enterprise resource planning systems, also known as ERP. A common decision when purchasing an ERP-system is whether or not it should be cloud-based. The fact that the ERP-system is cloud-based means, among other things, that a system supplier is responsible for the administration and data storage. The cloud service provider rents out the ERP-system as a service that the company can access through the Internet. This means that accessibility to the system is higher than, for example, on-premise ERP-systems The technical accessibility that enables high access to the system has been found to be one of the two by far biggest factors in why companies choose to use cloud-based business systems. However, with this factor however, various risks also arise, which in turn have proven to be the biggest factor in why companies value not choosing a cloud-based business system. This study examines the risks that can be linked to the availability of cloud-based ERPsystems. Through a qualitative study, the study highlights the various risks that may arise in connection with accessibility in cloud-based ERP-systems, and how companies can work to counteract them. The study results in three concrete options for how companies can work to counteract these risks. The purpose of the study has been to contribute to existing research as well as a safe and sustainable use of cloud-based ERP-systems for all companies that use or plan to use cloud-based ERP-systems. Keywords: Enterprise Resource Planning system (ERP), technical availability, cloud-based ERP, risks, risk management

Molnbaserade affärssystem blir allt mer populära och fördelarna är många. Däremot är den mest återkommande utmaningen datasäkerheten eftersom företag lämnar över kontrollen av datalagring till molnleverantören. Det krävs därmed förtroende och trygghet mellan molnleverantören och företagen. Otrygghet kring datalagring och säkerhet är en av huvudanledningarna till att företag betvivlar att investera i molnbaserade affärssystem. Syftet med studien var därmed att identifiera betydelsefulla aspekter som frambringar trygghet för SME-företag med datalagring i molnbaserade affärssystem och besvara studiens frågeställning:“Vilka aspekter är betydelsefulla för att SME-företag ska känna trygghet med datalagring i molnbaserade affärssystem?”. En kvalitativ ansats har tillämpats i studien för att besvara forskningsfrågan. Genom semistrukturerade intervjuer undersöktes området på djupet och vid analys av resultatet framkom betydelsefulla teman som låg till grund för studiens diskussion och slutsats. Trygghetsaspekterna som identifierades var följande: logghantering, tvåfaktorsautentisering, segmentering, krypterad data, backuper, datalagring inom EU, avtal och standarder, etablerad molnleverantör och transparent molnleverantör. Studiens slutsatser kan vara till stöd för molnleverantörer och SME-företag om vilka aspekter som är betydelsefulla för att skapa ökad upplevd trygghet med extern datalagring. Det kan då generera i en tryggare och mer förtroendegivande relation mellan båda parter när SME-företag överlämnar ansvaret över data till molnleverantören. / Cloud-based enterprise resource planning system (ERP-system) is becoming increasingly popular and the benefits are many. The most recurrent challenge is data security because the enterprises left the control of data storage to the cloud supplier. For that reason, trust and safety are required between the cloud supplier and the enterprise. Data storage and security are one of the main reasons why enterprises are hesitant to invest in cloud-based ERP-systems. The purpose of the research was thus to identify significant aspects that create safety for SMEenterprises with data storage in cloud-based ERP-systems and answer the research question:“Which aspects are significant for SME-enterprises to feel safe with data storage in cloudbased ERP-systems?”. A qualitative approach has been applied to answer the research question. Semi-structured interviews have been used to investigate the area in depth. With analysis of the results, significant themes emerged which underlies this paper discussion and conclusion chapters. The safety aspects that was identified were the following: log management, two-factor authentication, segmentation, encrypted data, backups, data storage within the EU, agreements and standards, established cloud supplier and transparent cloud supplier. The conclusions of the research can support cloud suppliers and SME-enterprises about which aspects that are significant to create a perceived security with external data storage. It can generate in a more secure and trusting relationship between both parties when SME-enterprises hand over responsibility for data to the cloud supplier.

Denna fallstudie har utförts på Stora Enso Skutskärs bruk och fokuserar på implementeringen av plattformen Fiori som är en del av företagets molnbaserade ERP-system. Studien använde sig av kvalitativa metoder som intervjuer på fallföretaget samt Alleima, Stora Enso Sunila och Stora Enso Varkaus. En enkätundersökning genomfördes även på Stora Enso Skutskärs bruk för att samla in kvantitativa data. Fallstudien valdes som metod för att analysera komplexa fenomen och sociala situationer.I den teoretiska referensramen framkommer fördelar och utmaningar med molnbaserade ERP-system. En fördel är exempelvis effektiv informationshantering medan en utmaning kan vara säkerheten. Vidare undersöks implementeringen av digitala verktyg där det framhävs att en välplanerad strategi och ledarskap som främjar samarbete och kommunikation är viktigt. Teorin framhäver att det ofta uppstår utmaningar med att implementera digitala verktyg, exempelvis brist på resurser och motstånd från medarbetare. Därefter presenteras teoretiska metoder för att stödja medarbetare vid införandet av digitala lösningar.Medarbetarnas upplevelse av plattformen Fiori var övervägande positiv och lärotillfällena som organiserades i samband med implementeringen uppskattades. Dock framkom det att kommunikationen kring implementeringen har varit en utmaning, och projektledaren har upplevt bristande stöd från ledningen. Motivationen att använda Fiori var låg eftersom lärotillfällena inte var obligatoriska. Det har även framförts förbättringsförslag så som tydligare supportkontakter och mer information om systemet. Studien har visat att upplevelsen inte är enhetlig hos de medarbetare som deltagit i studien, och studien diskuterar potentiella orsaker till detta. I studiens analys presenteras en ny processmodell som kan användas för att förbättra implementeringsprocessen. Modellen betonar vikten av kommunikation, ledarskap, stöd, delaktighet och resurser.Studien utfördes under åtta veckor och avgränsades till molnbaserade ERP-system. Det framkom intressant information under studiens gång som inte kunde undersökas vidare och resulterade i förslag till fortsatt forskning. Ett förslag var att undersöka hur information- och kommunikationsflöden påverkar implementeringsprocessen av digitala verktyg. / This case study has been carried out at Stora Enso Skutskär's mill and focuses on the implementation of the Fiori platform which is part of the company's cloud-based ERP system. The study used qualitative methods such as interviews at the case company as well as Alleima, Stora Enso Sunila and Stora Enso Varkaus. A survey was also carried out at Stora Enso Skutskär's mill to collect quantitative data. The case study was chosen as a method to analyze complex phenomena and social situations.In the theoretical frame of reference, advantages and challenges with cloud-based ERP systems emerge. An advantage is, for example, efficient information management, while a challenge can be security. Furthermore, the implementation of digital tools is examined where it is emphasized that a well-planned strategy and leadership that promotes collaboration and communication is important. The theory highlights that challenges often arise with implementing digital tools, for example lack of resources and resistance from employees. Then theoretical methods are presented to support employees in the introduction of digital solutions.The employees' experience of the Fiori platform was predominantly positive, and the learning opportunities organized in connection with the implementation were appreciated. However, it emerged that communication around the implementation has been a challenge, and the project manager has experienced a lack of support from management. The motivation to use Fiori was low because the learning opportunities were not mandatory. There have also been suggestions for improvements such as clearer support contacts and more information about the system.The study has shown that the experience is not uniform among the employees who participated in the study, and the study discusses potential reasons for this. In the study's analysis, a new process model is presented that can be used to improve the implementation process. The model emphasizes the importance of communication, leadership, support, participation, and resources.The study was conducted over eight weeks and limited to cloud-based ERP systems. Interesting information emerged during the study that could not be investigated further and resulted in suggestions for further research. One proposal was to investigate how information and communication flows affect the implementation process of digital tools.

Användandet av affärssystem är idag utbrett bland såväl stora som små företag. Implementeringen av dessa system är dock ofta kostsamma och komplexa processer, vilka historiskt sett har krävt god och relevant kunskap hos företaget. Som en följd av den ökade digitaliseringen i samhället har dock en modernisering av affärssystem skett vilket inneburit en övergång mot molnbaserade affärssystem. Med molnbaserade affärssystem erbjuds ofta snabbare och mer effektiva implementeringar och förenklat underhåll av affärssystem. Dessa molnbaserade lösningar medför även nya risker, hot och möjligheter vilka påverkar hur krav kan och bör ställas på affärssystem samt vilken kravställning som är relevant. Denna studies frågeställning, Hur påverkar utvecklingen mot alltmer molnbaserade affärssystem de krav som kunder ställer på affärssystemleverantörer?, ämnar fylla detta upplevda kunskapsgap inom området. Molnbaserade affärssystem erbjuder en rad möjligheter men även utmaningar och potentiella risker. Följaktligen är en djupare förståelse för dessa aspekter potentiellt viktig för att affärsystemleverantörer ska kunna möta kundernas behov och krav i en ständigt föränderlig marknad. För att besvara frågeställningen gjordes en kartläggning där fem semistrukturerade intervjuer genomfördes med personer som innehar lång erfarenhet inom området. Intervjuerna analyserades sedan med hjälp av tematisk analys och resulterade i sex övergripande teman och 14 underteman. Resultatet visar att de krav som kunder ställer på leverantörer till viss del har följt utvecklingen mot molnbaserade system. Kunderna tycks ha börjat inse värdet i standardleveranser med lägre grad av anpassning och även att de, som en följd av utvecklingen, måste ställa nya sorters säkerhets- och dataåtkomstrelaterade krav. Likväl visar resultatet även att kunderna, trots nämnda kravanpassning, till stor del fortsätter att ställa samma typ av krav som ställdes vid implementering av on-prem-lösningar. Därtill saknar kunderna förståelse för hur molnbaserade affärssystem skiljer sig mot on-premlösningarna gällande såväl säkerhet som möjlighet till anpassning, vilket påverkar kvaliteten och relevansen i deras kravställning. / Enterprise resource planning (ERP) systems are widely used by both large and small businesses. Still, the adoption of these systems can be a costly and difficult process that has traditionally demanded appropriate and adequate knowledge within the organization. Nonetheless, as a consequence of growing societal digitalization, a modernization of ERP systems has ensued, resulting in a shift toward cloudbased ERP systems. Cloud-based ERP systems typically provide faster and more efficient implementation and maintenance. The cloud-based solutions also introduce new risks, vulnerabilities, and possibilities that influence how and where requirements may and should be imposed on business systems, as well as which requirements are applicable. As such, the research question of this study, How does the transition towards an increasing use of cloud-based business systems affect the requirements that customers place on business system suppliers?, aims to analyze how the shift toward cloud-based business systems affects the demands and requirements imposed upon them. A better grasp of these factors intends to be of help to ERP system suppliers in order to match customer requirements and desires in an ever-changing market. To address the research question a survey was conducted and five semi-structured interviews with individuals with substantial knowledge in the subject were undertaken. Thematic analysis was used to examine the interviews, which yielded six overarching themes and 14 sub-themes. The results suggest that the requirements on suppliers have followed the trend towards cloud-based solutions to some extent. Customers appear to have begun to appreciate the benefits of standardized deliveries with a reduced degree of customization as well as the fact that, as a result of the development, they must define new types of security and data access requirements. Yet, the analysis revealed that despite the aforementioned requirement adaptation, clients keep setting the same kind of expectations that they did when implementing on-premise ERP systems. Moreover, customers lack an understanding of how cloud-based ERP systems vary from on-premise solutions in terms of security and adaptability, which is not necessarily represented in their requirements.

Framväxten av molntjänster är en trend som påverkar organisationer i allt större utsträckning vilket anses vara framtiden inom informationsteknik. Idag migrerar stora organisationer i allt större grad sina affärskritiska affärssystem till molnet, trots att det är en av de mest riskabla, kostsamma och tidskrävande IT-investering som en organisation någonsin kan göra. Molnbaserade affärssystem kan medföra fördelar men också säkerhetsrisker som exempelvis att lagra organisationens data hos tredjeparts-leverantörer. Säkerhetsrisker kan inte elimineras, utan de behöver hanteras och reduceras. Denna studie har undersökt hur stora organisationer hanterar säkerhetsrisker som kan uppstå vid nyttjandet av molnbaserade affärssystem. Studien har identifierat tre tillvägagångssätt att hantera säkerhetsrisker på. Det första tillvägagångssättet att hantera säkerhetsrisker är genom formella avtal med molntjänst leverantören. Det andra tillvägagångsättet att hantera säkerhetsrisker på är genom interna processer som exempelvis datakryptering. Det tredje tillvägagångsättet är att medvetandegöra och utbilda användare i verksamheten. / The emergence of cloud services is a trend that is increasingly effecting organizations which is considered the future of information technology. Today, large organizations are increasingly migrating their business-critical ERP-system to the cloud, despite being the one of the most risky, costly and time-consuming IT-investment that an organization can ever make. CloudbasedERP-system can bring several benefits, but also several security risks, such as storing organizational data with third-party suppliers. Security risks cannot be eliminated, but they need to be managed and reduced. This study has examined how big customer organizations handle security risks that may arise when using cloud-based ERP-systems. The study has identified three approaches to managing security risks. The first approach is to manage security risks through formal agreements with the cloud provider. The second approach to managing security risks is through internal processes such as data encryption. The third approach is to raise awareness and educate users in the organization.