Examensarbetet utfördes åt företaget Medius AB. Arbetet bestod av att designa en ny process för Medius nuvarande och framtida dokumentationsbehov. För att göra detta behövde tre steg slutföras. Först skulle information om dagens dokumenthantering inhämtas, vilka dokument skrivs av vem och för vem skrivs de och vilka behov finns det som idag kanske inte fylls. En grov lista över önskad funktionalitet togs också fram och därefter designades en process som klarar av att fylla alla dessa krav och behov. Sist skulle en lista över verktyg som behövs för den nya processen tas fram och en undersökning om vad som finns och vad som behöver byggas från grunden skulle genomföras. Alla dessa steg har genomförts och den nya processen har utvärderats genom enkäter till medlemmar ur ett antal olika fokusgrupper. Resultatet av utvärderingen tyder på att det är lite arbete kvar att genomföra innan processen är redo att börja implementeras hos Medius, och dessutom behöver alla verktyg implementeras. När detta väl är klart kan den nya processen dock hjälpa Medius AB att lösa flera av de nuvarande problemen eller bristerna.

<p>IT-företaget Medius tillhandahåller en produkt för ärendehantering, Medius Flow. I denna produkt finns ett visst stöd för dokumenthantering, närmare bestämt en möjlighet att klassificera dokument och lagra dem via Medius Flow. En av Medius kunder har efterfrågat mer funktionalitet och möjligheter att kunna sätta rättigheter på dokument, alltså bestämma vem som ska ha tillgång till ett specifikt dokument.</p><p>Examensarbetet har gått ut på att undersöka olika lösningar för att implementera dokumenthantering i Medius Flow, utvärdera dessa och sedan implementera den lösning som verkar vara bäst.</p><p>Efter att en kundintervju utförts framkom krav på systemet i form av bland annat utökade rättighetsfunktioner, möjlighet att skapa arbetsflöden och att man lätt ska kunna hitta dokumenten.</p><p>Tre olika lösningsförslag togs fram. Det första gick ut på att vidareutveckla den dokumenthantering som finns i Medius Flow idag. Det andra gick ut på att använda sig av ett tredjepartsdokumenthanteringssystem och sedan bygga en integration mellan Medius Flow och detta system. Det tredje lösningsförslaget var att använda sig av Microsoft SharePoint, en webbplatsmotor som ingår i Windows Server 2003.</p><p>Sharepointlösningen var den lösning som efter utvärdering valdes eftersom mycket av den önskade funktionaliteten redan fanns i produkten. Dessutom finns det utvecklingsverktyg där resterande funktionalitet kan utvecklas. Att sätta sig in i hur sharepoint fungerar och konfigureras har tagit en del tid i anspråk och detta kan till viss del bero på att sharepoint V3 endast funnits tillgängligt som en beta-version under tiden för examensarbetet.</p><p>En dokumenthanteringswebbplats har skapats och på denna har experimentella studier utförts. Detta har mynnat ut i en portal med ett antal dokumentbibliotek och ett generellt arbetsflöde som jag har skapat för godkännande av dokument.</p><p>Dokumenthanteringswebbplatsen som har byggts tillhandahåller en generell plattform som i framtiden kan konfigureras för att fungera för alla kunder Medius har. Framtida arbete kan vara att byta ut arbetsflödesmotorn i Medius Flow mot Windows Workflow Foundation för att i framtiden kunna utveckla nya arbetsflöden med stöd av programvara från Microsoft.</p>

<p>Det saknas ofta ingående kunskap om vad som behöver dokumenteras inom nätverk och dess arkitektur. Vad bör dokumenteras? Hur bör man dokumentera det och hur bör man hantera den färdiga dokumentationen? Detta är de frågor som vi med detta arbete vill ge svar på.</p><p>Vi har genom en kvalitativ fallstudie och deduktivt arbete kommit fram till en lösning som förenklar arbetet med dokumentering av servrar, nätobjekt och nätverksinfrastruktur. Denna lösning innefattar egenutvecklade mallar i Microsoft Word, en lösning för dokumenthantering i Windows SharePoint Services och ett verktyg för automatisk insamling av systeminformation.</p>

<p>Den ostrukturerade dokumenthantering, som idag förekommer på avdelningen Ida på företaget SMHI, gav upphov till detta examensarbete. </p><p>Ett dokumenthanteringssystem har införskaffats till avdelningen. Dokumenthanteringssystemet är en produkt från Microsoft med namnet SharePoint Portal Server (SPS), vilken levererats av WM-data. SPS är relativt ny på marknaden, vilket gör att erfarenheter saknas kring produkten. </p><p>Syftet med dokumenthanteringssystemet är att samla alla dokument på samma plats, vilket gör dem lätt tillgängliga för alla berörda. Förhoppningsvis kommer införandet av ett dokumenthanteringssystem också att innebära att belastningen på övriga filtjänster minskar. </p><p>Examensarbetet bestod i att göra ett förslag till både dokumentstruktur och metadata, som senare skulle implementeras i SPS. </p><p>Dokumentstrukturen skapades med hänsyn till SMHI:s systemförvaltningsmodell. För att vara säker på att strukturen och metadatan skulle fungera i verkligheten, och inte bara på papperet, genomfördes två pilotsystem. Med hjälp av dessa gjordes några förändringar i både struktur och metadata. </p><p>Dokumenthanteringssystemets alla funktioner har under examensarbetets gång utforskats med hjälp av manualer.Vilka dessa funktioner är och hur de fungerar beskrivs i denna rapport. </p><p>Vid användandet av SPS har en hel del brister upptäckts i programvaran. Bristerna är av större eller mindre betydelse för SMHI:s behov. Dessa har dock anmälts till Microsoft, och man hoppas därmed att de blir åtgärdade till nästa version av SPS. </p><p>Examensarbetet har resulterat i ett förslag till dokumentstruktur och ett förslag till metadata. Förslagen implementerades också i dokumenthanteringssystemet, eftersom tiden medgav detta.</p>

Det saknas ofta ingående kunskap om vad som behöver dokumenteras inom nätverk och dess arkitektur. Vad bör dokumenteras? Hur bör man dokumentera det och hur bör man hantera den färdiga dokumentationen? Detta är de frågor som vi med detta arbete vill ge svar på. Vi har genom en kvalitativ fallstudie och deduktivt arbete kommit fram till en lösning som förenklar arbetet med dokumentering av servrar, nätobjekt och nätverksinfrastruktur. Denna lösning innefattar egenutvecklade mallar i Microsoft Word, en lösning för dokumenthantering i Windows SharePoint Services och ett verktyg för automatisk insamling av systeminformation.

Den ostrukturerade dokumenthantering, som idag förekommer på avdelningen Ida på företaget SMHI, gav upphov till detta examensarbete. Ett dokumenthanteringssystem har införskaffats till avdelningen. Dokumenthanteringssystemet är en produkt från Microsoft med namnet SharePoint Portal Server (SPS), vilken levererats av WM-data. SPS är relativt ny på marknaden, vilket gör att erfarenheter saknas kring produkten. Syftet med dokumenthanteringssystemet är att samla alla dokument på samma plats, vilket gör dem lätt tillgängliga för alla berörda. Förhoppningsvis kommer införandet av ett dokumenthanteringssystem också att innebära att belastningen på övriga filtjänster minskar. Examensarbetet bestod i att göra ett förslag till både dokumentstruktur och metadata, som senare skulle implementeras i SPS. Dokumentstrukturen skapades med hänsyn till SMHI:s systemförvaltningsmodell. För att vara säker på att strukturen och metadatan skulle fungera i verkligheten, och inte bara på papperet, genomfördes två pilotsystem. Med hjälp av dessa gjordes några förändringar i både struktur och metadata. Dokumenthanteringssystemets alla funktioner har under examensarbetets gång utforskats med hjälp av manualer.Vilka dessa funktioner är och hur de fungerar beskrivs i denna rapport. Vid användandet av SPS har en hel del brister upptäckts i programvaran. Bristerna är av större eller mindre betydelse för SMHI:s behov. Dessa har dock anmälts till Microsoft, och man hoppas därmed att de blir åtgärdade till nästa version av SPS. Examensarbetet har resulterat i ett förslag till dokumentstruktur och ett förslag till metadata. Förslagen implementerades också i dokumenthanteringssystemet, eftersom tiden medgav detta.

IT-företaget Medius tillhandahåller en produkt för ärendehantering, Medius Flow. I denna produkt finns ett visst stöd för dokumenthantering, närmare bestämt en möjlighet att klassificera dokument och lagra dem via Medius Flow. En av Medius kunder har efterfrågat mer funktionalitet och möjligheter att kunna sätta rättigheter på dokument, alltså bestämma vem som ska ha tillgång till ett specifikt dokument. Examensarbetet har gått ut på att undersöka olika lösningar för att implementera dokumenthantering i Medius Flow, utvärdera dessa och sedan implementera den lösning som verkar vara bäst. Efter att en kundintervju utförts framkom krav på systemet i form av bland annat utökade rättighetsfunktioner, möjlighet att skapa arbetsflöden och att man lätt ska kunna hitta dokumenten. Tre olika lösningsförslag togs fram. Det första gick ut på att vidareutveckla den dokumenthantering som finns i Medius Flow idag. Det andra gick ut på att använda sig av ett tredjepartsdokumenthanteringssystem och sedan bygga en integration mellan Medius Flow och detta system. Det tredje lösningsförslaget var att använda sig av Microsoft SharePoint, en webbplatsmotor som ingår i Windows Server 2003. Sharepointlösningen var den lösning som efter utvärdering valdes eftersom mycket av den önskade funktionaliteten redan fanns i produkten. Dessutom finns det utvecklingsverktyg där resterande funktionalitet kan utvecklas. Att sätta sig in i hur sharepoint fungerar och konfigureras har tagit en del tid i anspråk och detta kan till viss del bero på att sharepoint V3 endast funnits tillgängligt som en beta-version under tiden för examensarbetet. En dokumenthanteringswebbplats har skapats och på denna har experimentella studier utförts. Detta har mynnat ut i en portal med ett antal dokumentbibliotek och ett generellt arbetsflöde som jag har skapat för godkännande av dokument. Dokumenthanteringswebbplatsen som har byggts tillhandahåller en generell plattform som i framtiden kan konfigureras för att fungera för alla kunder Medius har. Framtida arbete kan vara att byta ut arbetsflödesmotorn i Medius Flow mot Windows Workflow Foundation för att i framtiden kunna utveckla nya arbetsflöden med stöd av programvara från Microsoft.

I byggbranschen är det inte ovanligt att projekt kostar mer än planerat. Ineffektiva kvalitetsstyrande processer, omfattande kvalitetssäkrande rutiner och bristande kommunikation är betydande faktorer i problematiken som en del företag upplever i dagsläget.   Grunden  till  den  här  rapporten  är  en  uppfattning om  att  betydande  mängder  kvalitetsstyrande dokument och rutiner ser liknande ut hos olika byggföretag, samt att det finns en utmaning i att förhålla sig till det flertalet lagar och förordningar som dokument och rutiner grundas i.   I den här rapporten undersöks därför om det finns möjlighet och intresse bland svenska byggföretag av en centraliserad branschstandard för kvalitetsstyrning, kopplad till svensk lagstiftning.   Genom litteraturstudier, intervjuer och en enkätundersökning har möjligheten och intresset utretts med syfte att slutligen presentera resultatet för undersökningens uppdragsgivare, Svensk byggtjänst.   Undersökningen begränsas till projekteringsskedet, men nämner även möjliga fördelar och nackdelar inom andra skeden i byggprocessen till följd av centralisering och standardisering. I undersökningen har 11 personer intervjuats och 63 personer har deltagit i en enkätundersökning. Majoriteten deltagande aktörer upplever en central branschstandard som intressant och anser att det finns flera fördelar med att arbeta efter gemensamma underlag, men många uttrycker också tvivel och nämner  flertalet  betydande  risker  och  svårigheter  i  samband  med  utformning,  omfattning  och tillämpning.   För att klargöra möjligheten att införa standarden rekommenderas därför vidare undersökningar. / In the construction industry, it is not uncommon for a project to cost more than planned for. Ineffective quality controlling processes, extensive quality assurance procedures and communication deficiency are significant factors contributing to the problems experienced by some companies.   This report is based on the perception that a significant amount of the documentation used for quality control and quality assurance by companies in the construction industry are similar and that many companies face difficulties when trying to keep documentation and procedures up to date according to the continuous changes in laws and regulations.   This report investigates the possibilities and interest that Swedish construction companies may have for a centralized quality management standard, based upon Swedish legislation.   The investigation was carried out through literature studies, interviews and an electronic question- naire, aiming to present the results to Svensk byggtjänst.   This investigation is limited to the planning phase. However, possible benefits and drawbacks that may occur in other phases of the construction process due to centralization and standardization will be mentioned.   In the investigation, 11 people were interviewed and 63 people took part in an electronic question- naire.   A majority of the participants find a centralized standard to be interesting and believe that there are many benefits to be gained from working from a common ground. However, they also express doubt and mention several significant risks and difficulties mainly regarding shaping, extent and use of a centralized standard.   Therefore, in order to clarify the need and possibilities for a centralized standard further investigations are recommended.

För många företag är hanteringen av dokument en stor del av vardagen. Dokumenten är viktiga och måste hanteras. Detta är viktigt för att säkerställa att dokument inom verksamheter är under kontroll och kan hanteras effektivt. Dokumenthantering kan utföras på olika sätt. Det finns den traditionella fysiska pappershanteringen och den digitala dokumenthanteringen som har blivit vanligt förekommande till följd av utvecklandet av effektiva digitala verktyg. Denna studie undersöker hur företag generellt hanterar dokument och hur de förhåller sig till elektronisk hantering av dokument jämfört med fysisk och varför. Om företag efterfrågar en förbättring av nuvarande dokumenthantering studeras även. Studien genomförs med djupintervjuer på olika utvalda företag. Från dessa djupintervjuer insamlas information om de utvalda företagens dokumenthantering. Informationen analyseras och jämförs. Resultatet av studien är att företagen förhåller sig positivt till digital dokumenthantering och att det är denna som används till största del. Den fysiska hanteringen föredras att behållas till en viss nivå av olika skäl. De intervjuade företagen upplever att det finns ett behov av förbättring av deras nuvarande dokumenthantering. Baserat på detta resultat ges en rekommendation för dokumenthantering på företag. / For many companies, the handling of records is a daily routine. The records are important and must be managed. It is important for ensuring that records within businesses is under control and can be managed efficiently. Records management can be done in different ways. The ways are traditional physical paper handling and the digital records management which has become more usual as a result of the development of efficient digital tools. This study investigates how companies generally are handling records and how they relate to electronic handling of records compared to physical and why. If companies request an enhancement of the current records management is investigated as well. The study is accomplished through in-depth interviews at selected companies. From these in-depth interviews, information about the selected companies records management is collected. This information is analyzed and compared. The result of the study is that the businesses relates positively to digital records management and that is what is mostly used. The physical handling of records is preferred to be kept to a certain level for various reasons. The interviewed businesses is experiencing that it exists a need of enhancing of their current records management. A recommendation for records management at companies is presented, based on the result.

This thesis examines how images are used and evaluated in a Swedish archival context. Images as of today are very common in society. They are nearly everywhere, particularly in our phones and computers. Therefore the written word is slowly losing it's sovereignty as a carrier of information. With this background the study examines if the images role also have changed in an archival setting. The following work is a qualitative research study that examines three Swedish archives: the Regional State Archive in Uppsala, Swedish Labour Movement's Archives and Library in Stockholm and the Centre for Business History in Stockholm. Furthermore the study examines how the institutions organize images and how they make them accessible for the public. It also examines what role the image play as a carrier of information in the archive. In more general terms the study also investigates what function the image can have for people in society. The comparison of the archival institutions is a methodological foundation for this study. Semi- structured interviews were conducted with archivists from the three institutions and works as the main source. For the analysis this study uses document theory and a few concepts derived from Terry Cook's archival theory, namely evidence, memory, identity and community. In terms with the previous research made on the subject this study comes to the result that images have different terms for archiving than other materials, most specifically papers documents. The examined archival institutions are today using the same tools for organizing images as they use for other documents. This can have negative effects on the ability the image has as a carrier of information. In the long run this could cause the image to become a marginalized part of the archive as a whole. The conclusion this mater's thesis presents is that the image has a potential as a source of information. Especially for groups that aren't previously represented in the archive through traditional paper documents. The image may therefore contribute to the archival pluralism and diversity, as long as the images are treated with the terms they demand as an archival document. This is a two years master's thesis in Archival Science.