The aim of this thesis is to examine the records management in an enterprise in the private sector. The thesis dis-cuss the process construction within the core business and how the employee interpreters its construction. Also the goals in the processes are discussed by their Quality Management System and what the employees sees as their goals in the processes. To understand how people manage their records the information culture is studied in different variations, for example in observations and in records management systems.The case study which has been examined is a multinational enterprise in the medical technology industry. The industry is characterized by regulations, such as Food and Drug Administration (FDA) and International Organi-zation of Standardization (ISO). To put the findings in the thesis in a perspective the Swedish process oriented archival description is used as a counterpoint, to highlight similarities and contradictions with the aim of develop-ing the different perspective in both private and public sector from an archival science point of view. The position-ing is organization theory with the aim of process orientation and different ways to perform a process description. As a method to understand the organization and how the core business is assembled, a process description was created based on both the enterprise's Quality Management System and the interviews performed. To overview the general records management in the enterprise, the employees were asked to perform a survey about their hab-its and point of views about records management.The result of the analysis shows that the enterprise's Quality Management System mainly describes their pro-cesses in a way to achieve quality, requirements and efficiency. And not in a way that helps the employee to pre-form records management in a sustainable and long-term way. A long-term storage is in this case study about 10 years after the product has been out of production and in some few cases more. The thesis has shown that in many cases, only adequate solutions occur in records management in the enterprise, and this attitude is part of the in-formation culture. Adequate solutions means that the enterprise still fulfills the regulations that FDA and ISO require. But the records management that's part of their daily work routines can improve to prevent human errors and to ensure the quality of long-term storage. This is a two years master's thesis in Archive studies.

Den här uppsatsen handlar om hur organisationer som omfattas av offentlighethetslagstiftningen men samtidigt bedriver affärsverksamhet på en konkurrensutsatt marknad uppfyller både offentlighetslagstiftningens krav kring hantering av allmänna handlingar och de krav som uppkommer från verksamheten. Syftet med uppsatsen är att ge kunskap om vilka faktorer som påverkar uppfyllnad av offentlighetslagstiftningens krav kring allmänna handlingar i offentligt affärsverksamhet som agerar på en konkurrensutsatt marknad. Uppsatsen är baserad på en fallstudie av affärsverket Luftfartsverket (LFV) och omfattar intervjuer, litteratur och dokumentstudier av både interna och externa dokument samt granskning av ett antal kammarrättsdomar rörande utlämnade av allmänna handlingar från LFV där beslutet har nekats med hänvisning till affärssekretess och sedan överklagats till kammarrätten. Uppsatsen huvudsakliga slutsatser är:  Lagstiftningen ger möjligheter att skydda affärskritisk information. Det finns dock en oro både inom verket och hos samarbetspartners att de som är satta att tillämpa regelverket vid begäran om utlämnade inte har tillräcklig kunskap att bedöma vad som är affärskritiskt för olika organisationer  Det finns viss administration kopplat till hantering av allmänna handlingar i ett affärsverk som en konkurrent som inte omfattas av offentlighetsprincipsregelverket inte har. Det finns både positiva och negativa effekter för ett affärsverk av denna administration och det har inte i denna studie kunnat påvisas vilket som överväger.  Vid förändringar i omvärlden är det av stor vikt att man gör en konsekvensanalys över hur regelverken ska tolkas och hanteras internt i organisationen om detta inte görs så kan det innebära att olika individer och grupper av medarbetare hanterar regelverken olika.  Medarbetarnas kunskap, insikt och tillämpning är avgörande för framgång.

In this paper, I have examined the records management functions during extraordinary events from the perspective of what is documented, archived and made available regarding voluntary staff participation. Work organization during extraordinary events, also called emergency prepardness system, is based on work resources from regular employees in state and local government and in addition voluntary human resources. Records management is essential for organizations and society to protect and preserve reliable documents that evidence that the measures implemented and to support future actions, decisions and lessons learned. I chosed to perform an instrumental case study on the forest fire in Västmanland 2014 to create an image of the records management in extraordinary events. The survey has been focused on how the volunteer staff have been included in the documentation and where and how much is retained and archived. The case study has been carried out on the basis of grounded theory with data processing and analysis of documents and interview responses. The results of data processing gave a picture that records management was deficient during the fire and also afterwards with archiving and accessibility. Various professional groups performed the documentation for different purposes, in different records management systems, but without common practice and no one had overall responsibility for records management. It is missing a lot of written documentation regarding the voluntary efforts of staff at the extraordinary event, both among non-governmental organizations NGOs, voluntary defence organizations and authorities. Documentation is available only to a small extent and with varying factual content which makes it impossible to get an overall picture and it is difficult to know where the documents are archived. A further analysis of the results from the grounded theory-processing and some policy documents generated suggestions for improvements to include volunteer staff into the documentation in extraordinary events. The proposals deals with: a coordinating organization given the task of coordinating the guidelines for records management so that they are applicable for extraordinary events, and customized for different scenarios of events and different types of organizations participating in the work; that the archive theoretical model records continuum is used in the creation of strategies; to observe the laws and regulations that concern records management and extraordinary events; to appoint a person responsible for records management of each organization in emergency preparedness system; that authorities, municipalities and county councils continually train and practice their regular staff, elected officials and voluntary agreements personnel in processes of records management during extraordinary events; to introduce a common archive authority that collects, preserve and provide documentation regarding the work of extraordinary events. / I den här uppsatsen har jag undersökt hur dokumenthanteringen fungerar vid extraordinära händelser utifrån perspektivet vad som dokumenteras, arkiveras och tillgängliggörs gällande frivilligpersonals medverkan. Arbetsorganisationen vid extraordinära händelser, även kallat  samhällets krisberedskap, är uppbyggd på arbetsresurser ifrån ordinarie anställd personal i stat och kommun samt därtill frivilliga personalresurser. Dokumenthantering är väsentligt för organisationer och samhället för att skydda och bevara tillförlitliga dokument som belägg för att åtgärder genomförts och som stöd för framtida åtgärder, beslut och lärdomar. Jag valde att utföra en instrumentell fallstudie på skogsbranden i Västmanland 2014 för att skapa en bild av dokumenthanteringen vid extraordinära händelser. Undersökningen har gällt hur frivillig-personal har inkluderats i dokumentationen samt var och hur mycket som finns bevarat och arkiverat. Fallstudien har genomförts utifrån grundad teori med databehandling och analys av dokument och intervjusvar. Resultatet från databearbetningen gav en bild att dokumenthante-ringen var bristfällig under branden och även efteråt med arkivering och tillgängliggörande. Olika yrkesgrupper utförde dokumentation för olika ändamål, i olika dokumenthanterings-system, utan gemensamma rutiner och ingen hade ett övergripande ansvar för dokument-hanteringen. Det saknas en hel del skriftlig dokumentation om frivilligpersonalens insats vid den extraordinära händelsen, både hos frivilligorganisationer, frivilliga försvarsorganisationer och myndigheter. Dokumentation finns bara i liten utsträckning och med varierande faktainnehåll vilket gör det omöjligt att få en helhetsbild och det är svårt att veta var dokumentation finns arkiverad. En fortsatt analys mellan resultatet från grundad teori-bearbetningen och några styrdokument genererade förslag till förbättringar för att dokumentation om frivilligpersonal ska bli inkluderad vid extraordinära händelser. Förslagen behandlar: att en samordnande instans får uppdraget att samordna riktlinjer för dokument-hanteringen så att de blir tillämpbara vid extraordinära händelser och anpassade för olika scenarion av händelser och olika typer av organisationer som deltar i arbetet; att arkivteoretiska modellen records continuum används i skapandet av strategier; att beakta de lagar och förordningar som finns för dokumenthantering och extraordinära händelser; att utse en ansvarig för dokumenthantering hos varje aktör inom samhällets krisberedskap; att myndigheter, kommuner och länsstyrelser kontinuerligt ska utbilda och tillsammans öva sin ordinarie personal, förtroendevalda och frivillig avtalspersonal i processer av dokumenthantering vid extraordinära händelser; att införa en gemensam arkivinstans som samlat kan bevara och tillhandahålla dokumentation gällande arbetet med extraordinära händelser.

Detta arbete har som syfte att undersöka samband mellan kritiska framgångsfaktorer och krav rörande dokumenthantering. Detta görs för att framgångsfaktorer är något som ökar chanserna för ett lyckat resultat om de är uppfyllda och går det redan i kravfasen att uppfylla dessa kan det spara både tid och pengar. Inledningsvis kommer en litteraturstudie att samla in vilka kritiska framgångsfaktorer det kan finnas gällande dokumenthantering, därefter kommer en fallstudie att genomföras på en verksamhet inom byggbranschen med syfte att reda ut vilka krav de ställer på sin dokumenthantering och slutligen kommer en jämförelse mellan dessa två att göras av författaren till denna rapport med målet att finna och presentera samband. Resultaten visar att det finns ett tydligt samband mellan vissa krav och vissa framgångsfaktorer. Några av kraven uppfyller även flera framgångsfaktorer och vice versa. T ex: Kravet är en ”Väldefinierad teknikdisciplin” och framgångsfaktorerna som uppfylls är ”Definierad lagringsrutin”, ”Användarinvolvering”, ”Tillit till systemet” och ”Träning och utbildning av användare”. / This report is investigating the relation between critical success factors and requirements on document management. The purpose to know that is if a critical success factors are met by a requirement, the chances to succeed increase and in the long runt hat can save both time and money. Initially a literature research will be conducted to sort out the critical success factors, thereafter a case study will collect the requirements from a business in the constructing sector and finally a comparison between these results will be conducted of the author. The results show that there is a relation between certain factors and certain requirements. Some requirements even fulfil more than one factor and vice versa. For example: the requirement ”Well defined engineering discipline” fulfils ”Defined storage routine”, ”User involvement”, ”Trust to the system” and ”Training and education of users”. Keywords: Relations, Requirements, Critical success factors, Document Management.

<p>The starting point of this paper has to do with rapid changes within the information technology and the need for agile and fast systems. The primary goal is to investigate what happens with recordkeeping practices in agile environments like service oriented architecture (SOA). It is in the possible transfer between IT architecture and digital archive the area of this paper resides. The paper relates to the Records Continuum model by which records will be considered historical and active at the time of creation. In the Records Continuum model recordkeeping practices and archival requirements will have to be taken into account at the time of creation.</p><p>This paper concerns SOA from the perspective of Archival and Information science. It describes the different parts that make it possible to achieve a SOA with emphasis on those parts which have the most impact on the requirements of a digital archive. The main requirements discussed in this paper are the principle of provenance, the need to ensure that records remain authentic, reliable and keep their integrity and usability over time. The issue of keeping track of information and activities in a SOA is also discussed. It is established that records which need to fulfil the requirements mentioned above do exists in a SOA. The purpose of this paper is to investigate whether or not the principle of provenance and the archival requirements will be affected by SOA, and whether or not the requirements can be fulfilled over time.</p><p>Information collection for this paper is basically through studies of literature and information gathering on the Internet. The method is descriptive and comparison between the information gathered has been made. In addition one short interview has been undertaken with Skatteverket, a government that are in the process of implementing both SOA and a digital archive. The main purpose with the interview was to find out if there are any collaboration between SOA and the digital archive at Skatteverket.</p><p>The results indicate that a lot of the problem concerning preservation of digital records over time also applies for SOA, such as the lack of sustainable format and media and the potential loss of information. However some successful implementations of digital archives based on the OAIS-model with SOA as tool for realising the digital archive has been found. The archival requirements and the principle of provenance will be affected by SOA but it is only when there is a connection between SOA and a digital archive that it is possible to secure some of the archival requirements.</p>

This thesis has focused on digital born personal archives; how they are different from analog paper archives and possible ways to overbridge these differences. It is also studied how archivists and librarians are dealing with digital archives, what they think about new proactive solutions when collecting private papers and collections and positive and negative effects with this way to work. The thesis is delimitated to only private collections and digital created material. It do not concern digitized material or electronic documents in government or business organizations. The challenges in digital curation and administration are discussed in aspect of the Records Continuum Model. The empirical material is also put in relation to research in Personal Information Management and identity theory. Two qualitative methods have been used, a case study of an authors personal electronic archive and five deep-going interviews with archivists and librarians working with personal collections in university libraries. This study shows that many difficulties and problems displayed in the electronic archive could be solved in the future with a more proactive approach and early cooperation with the collector. By educating and informing creators of personal records about file formats, archival structure and the need of them to engage in their own collection, more personal digital records could be preserved. Librarians and archivists are imagining more proactive work in the future but are also asking for other solutions. A lot of the challenges united with electronic personal archives are associated with lacking continuity which is a reason to use the Records Continuum Model to explain and work with personal digital collections. This is a two year master’s thesis in archival science.

Syftet med uppsatsen är att ta fram en mall för intern dokumenthantering och projektstyrning åt byggföretaget Byggtec Gävleborg AB. För att komma fram till resultatet har jag till använt mig av intervjuer av olika tjänstemän på Byggtec. Jag har även gjort litteraturstudier genom 4 tidskrifter med inriktning mot byggbranschen, samt studerat liknande system som redan finns på marknaden. Totalt så intervjuades 3 byggplatschefer samt den ekonomiansvarige och VD:n, detta gav en god uppfattning om vilka områden som borde täckas upp på plattformen, det gav även en bild av hur de vill att arbetet med plattformen ska utföras. Intervjuerna som gjordes handlade om de olika byggplatschefernas arbetssätt i dagsläget, samt hur de vill att plattformen ska byggas upp och hur de vill att den ska användas. Rapporten är avgränsad till att tillgodose Byggtec Gävleborg ABs behov då det är för dem studien är gjord, men trots att den är avgränsad till Byggtec så fungerar upplägget lika bra även åt andra byggföretag. Detta resulterade i en mall som lämpar sig bra att spara de viktigaste och mest användbara dokumenten under ett byggprojekt i. Mallen innehåller även de viktigaste dokument och handlingar som kan tänkas användas i framtida bruk. / The purpose with this essay is to obtain a template for internal document management and project control for the company Byggtec Gävleborg AB. To achieve the results I mostly have used interviews of different officials at Byggtec. Other methods that has been used is literature studies through different magazines and also studying similar systems that are already on the market. Totally 3 construction site managers, the financial officer and the CEO were interviewed. This gave a good perception of what subjects that should be covered by the platform. It also gave a picture of how they wanted the work with the platform would be done. The interviews who were held was how the construction site managers work today, how they want the platform to be constructed and how they want it to be used. The report is limited to meet the requirements of Byggtec Gävleborg AB. It is for them the report has been done. Although it is limited for them the report layout would be suitable for any building company. This gave as result a template useable to save the most important documents during a constructing project. The template also contains the most important documents which may be used for future use. / <p>Betyg 170707, H14.</p>

Fler företag väljer att ISO-certifiera sig inom kvalitets- och miljöledning vilket medför krav på stora mängder dokumentation. Det kräver en metodisk och strukturerad hantering för att kunna leta fram rätt dokument i rätt version, annars går värdefull arbetstid åt till att leta. Som hjälpmedel finns dokumenthanteringssystem och det finns många tidigare utförda studier kring området. Studier med fokus på hantering av ISO9001- och ISO14001-dokumentation med hjälp av dokumenthanteringssystem är däremot av begränsad omfattning. Därför har syftet med den här studien varit att undersöka vilka krav ISO-certifierade verksamheter ställer på ett dokumenthanteringssystem. Ett dokumenthanteringssystem är ett IT-baserat hjälpmedel för att hantera dokument. Inom ISO används två typer av dokument: specificerande och redovisande dokument. ISO ställer krav på hanteringen av de här dokumenten. Tidigare studier ger rekommendationer på andra krav som bör ställas på ett dokumenthanteringssystem och dokumenthanteringsprocessen. Studien baseras på en litteraturgranskning av tidigare studier och av en fallstudie. Då det finns få tidigare studier inom området användes en metod i fallstudien inspirerad från en artikel som berör området kring implementering av dokumenthanteringssystem i kvalitetscertifierade verksamheter. Vår studie resulterade i en relativt generell, grundläggande kravställning på ett dokumenthanteringssystem för ISO-certifierade verksamheter. Kravställningen innehåller bland annat krav på hanteringsprocessen och systemets roller. Studien poängterade även de brister som kan uppkomma då ett dokumenthanteringssystem inte används till exempel bristande överblick och kontroll över dokumenten samt problem med versionshantering. Studien visade också att ett dokumenthanteringssystem rekommenderas som hjälpmedel i dokumenthanteringen utifrån flertalet fördelar såsom mindre administrativt arbete och bättre styrning av dokument.

Mycket av lärarnas tid och fokus går åt planering av undervisning, genomförande och efterarbete (Skolverket, 2013b). Då vi upplevt att planerings- och delningskulturen ser annorlunda ut beroende på vilken förskola/skola du befinner dig på kan detta vara ett tidskrävande moment. Vi ville därför se hur pedagoger upplever dessa utmaningar. Studien vill kartlägga vilka utmaningar undervisande personal upplever kring delning av planeringsmaterial och hur och var den tar form på förskolan/skolan. Detta genomförs genom en kvalitativ och kvantitativ enkät där pedagoger beskriver bland annat var delning av planeringsmaterial sker samt utmaningarna som uppstår kring delning. Resultaten visar att samarbetssvårigheter är den största utmaningen pedagoger upplever kring delning av planeringsmaterial. De andra största utmaningarna som upplevdes var tidsbrist, ostrukturerad infrastruktur, olika preferenser och exponering. Den största delningen sker på delningsplattformar som samtlig personal och skolledning har tillgång. Resultatet från studien kan dra kopplingar från tidigare forskning kring att ett bristfälligt kollegialt samarbete kan minska spridningen av redan befintlig kunskap och material.

SharePoint är ett stort content- och managament-system som många företag använder sig av. I detta kan mallar specificeras för olika dokumenttyper (kallade content types), som underlättar skapandet av nya dokument för slutanvändaren. Systemet för mallarna blir dock snabbt omständligt och ohanterligt när antalet mallar företaget använder sig av växer. I detta examensarbete undersöks en lösning till problemet med mallarna, som finns tillgänglig på Microsofts Codeplex-site, där projekt under open-source licens kan laddas upp för allmänheten. Under arbetet undersöktes denna lösning djupare och vidareutvecklades för att i slutet av arbetet kunna levereras i form av en prototyp som HOW Solutions kunde använda sig av i framtida projekt. Slutresultatet blev en prototyp som bygger vidare på den tidigare lösningen och som tillåter användaren att specificera en mall-hubb, i form av en site-samling med bibliotek som kan förse andra bibliotek med mallar. Under projektet blev också en annan vidareutveckling av programmet funnen, som visar stor potential och som bör tittas närmare på. / SharePoint is a large content and management system that is used by a vast number of businesses. Templates can be specified for different types of documents (called content types), which simplifies the creating of new documents for the end user. However, the system by which this is done today quickly becomes cumbersome and unmanageable when the number of templates that a business uses increases. In this thesis a solution to the problem is examined which is available on the Microsoft Codeplex site, a site for hosting open source projects. During the project the solution was examined in greater detail, and further developed into a prototype that HOW Solutions could use in future projects. The final result was a prototype that builds on the earlier solution which allows the user to specify a template hub, which is a site collection with libraries that supplies other libraries with templates. During the project another solution, which builds on the same solution, was found. It shows great promise and requires further investigation.