Purpose – The purpose of the study is to create an understanding of the factors contributing to deviations in the internal document handling at a manufacturing company. When minimising the faults in the document it leads to higher effectiveness for the company. Method – A case study has been conducted at a company. The methods that were used to collect empirical data were interviews and document studies. The theoretical framework was found using a systematic review of what has been studied before. By combing the empirical data and the theoretical framework the studies purpose will be able to be reached. Findings – The study shows that a manufacturing company need to make sure that they use the employee’s competences since they have the best knowledge on how to manufacture the product. To use their competences the management of the company need to organize the company so that they can get a better view of the employee perspective. To minimise the faults, the disturbing elements need to be removed from the work environment since these distractions cause deviations. The digitalisation of the documents will remove most of the simple document faults, but the digital system must use continuous improvements to maximise the use of the system. Several different underlying factors play a role in why deviations occur, why it is important to monitor and work to improve all factors that cause deviations. From a sustainability perspective, there are reasons to expect a more well-functioning and pleasant workplace that increases social sustainability. Handling the document correct lowers the risk for disposal of products because of document deficiencies, and less raw material and energy will be wasted. Not wasting resources will also save money for the company since they will not need to throw away products. Implications – The results of the study can be used as guidance for organizations that operates in a similar situation with the same prerequisites as the case company. With the support of the study, a business can find the deviations in their document handling and learn how to reduce these. Limitations – The case study has been conducted on one company. If the case study had covered multiple companies, it would have reached greater reliability. Since several factors were considered significant to the study the depth of each factor has been limited. / Syfte – Studiens syfte är därför Att skapa en förståelse för de faktorer som bidrar till att avvikelser uppstår i den interna dokumenthanteringen hos ett tillverkande företag. Detta leder till en högre effektivitet genom att dubbelhanteringen av dokument minskar. Metod – En fallstudie har genomförts med intervjuer och dokumentstudie. Den insamlade empirin har analyserats mot studiens teoretiska ramverk för att besvara forskningsfrågorna och slutligen uppnå studiens syfte. Resultat – Människan har en central roll i hanteringen av dokument och det är avgörande att stödja människan i arbetet för att fel inte skall uppstå. Studien har kommit fram till att företag måste nyttja medarbetarnas kompetenser i större utsträckning då det är medarbetarna som ser vad som fungerar i praktiken. För att nyttja medarbetarnas kompetens behöver företagsledningen organisera verksamheten på ett sådant sätt att de skapar en större förståelse och närhet till verksamheten. Det är även viktigt att aktivt arbeta med att förbättra arbetsmiljön då stress och störande moment är faktorer som leder till att misstag uppstår. Utöver detta bör dokumentationen digitaliseras och ständigt förbättras eftersom en digitalisering tar bort majoriteten av de mänskliga felen genom att införa larm och kontrollpunkter som fångar upp misstag. Det finns flera underliggande faktorer som påverkar varför avvikelser sker. Det varierar mellan vilka faktorer som påverkar vid ett visst tillfälle och det är därför viktigt att arbeta för att förbättra samtliga. En välfungerande och trivsam verksamhet ökar den sociala hållbarheten på arbetsplatsen. Dessutom innebär en korrekt dokumenthantering minskad risk för kassering av icke användbara produkter. Att inte behöva kassera produkter som är färdigtillverkade förbrukar mindre råmaterial och energi, vilket både är dåligt för miljön men även för ekonomin. Implikationer – Studiens resultat kan komma att fungera som en vägledning för verksamheter som verkar i en liknande situation med samma förutsättningar som fallföretaget. Med hjälp av studien kan företag hitta orsaker till avvikelser i sin egen dokumenthantering och därefter minska dessa. Begränsningar – Studien har genomförts på ett företag. Om fler företag hade undersökts hade en större reliabilitet kunnat nås. Då flertalet faktorer ansågs vara viktiga att ta med i studien har djupet för varje faktor fått begränsas i omfattning.

Studien lämpar sig för organisationer som avser implementera ledningssystem och behöver införskaffa sig information om utförandet. Dessutom belyser studien vad som bör beaktas för att uppnå långsiktigt framgångsrikt ledningssystem samt motverka uppkomsten av entropi.Undersökning av entropins utbredning i en digital miljö sker hos ett tillverkande företag genom att sortera en avdelnings dokument till relevantaoch irrelevanta. Dessutom utvecklas en modell för att designa och skapa ett ledningssystem som möjliggör åtgärder för att motverka uppkomsten av framtida entropi bland dokumenthanteringen. Slutligen testas ledningssystemet av personalen hos fallföretaget och deras åsikter mäts för att dra slutsatser om ledningssystem upplevs som användbart i en miljö där standard för dokumenthantering saknas.

No description available.

Denna studie om utmaningar i införandeprocessen av e-arkiv, visar att digitalisering är komplext och snarast saknar facit. Däremot har studien kunnat visa på viktiga moment och indikationer för hur förändringsprocesser i kommunala verksamheter, speciellt mindre kommuner och verksamheter, kan bedrivas. Studien har visat på hur viktigt det är med förändringledning, framförallt vid införande av ny teknologi, exempelvis e-arkiv. Studien undersöker de utmaningar som föreligger i införandeprocessen av ett e-arkiv och dess kommunikation, och hur dessa kan minimeras, hur de digitala attityderna ser ut bland kommunala medarbetare, samt hur arkivverksamhetens status kan påverka digitalisering och offentlig förvaltning. Studien visar att attityder till digitalisering och ny teknik är positiva och att de flesta anser sig ha allra minst tillräcklig kompetens inom IT, och dessutom visade enkätundersökningen på en avsaknad av påtagliga skillnader mellan olika åldersgrupper, vad gäller teknik och digitalisering. Det har också tydliggjorts att kunskap, information och kommunikation behövs mer av, i form av exempelvis introduktion och utbildning. E-arkiv bidrar med gedigen verksamhetsplan och grund-läggande behov för sammanhållen förvaltning, långsiktighet, effektivisering, öppenhet, bättre arkivvård, tydlig målbild och enhetliga arbetssätt. Förändringsledning är nyckeln till framgång, och inte bara för vinstdrivande företag utan minst lika viktigt för kommunala verksamheter och andra statliga institutioner, då det inte bara underlättar att göra ekonomiska vinster, utan att styra processen och alla dess steg som är viktiga. Utan tillgång till en modell av exempelvis Kotters åttastegstyp, är det allt för lätt att missa delar som egentligen är väldigt viktiga. Kanske speciellt i processer relaterade till ny teknologi, som införandet av e-arkiv är, är Kotters och andra processer för förändringsledning ytterst effektiva för att skapa ett bra och långsiktigt resultat. / This study on challenges in the implementation process of digital archives shows that digitalisation is complex, and lacks a definite answer on how to handle it best. However, the study specifies some important steps and indicators for change management processes in municipal organisations and especially in small municipalities and organisations. The study has also shown the importance of change management, especially when it comes to the implementation of new technology, such as digital archives. The study examines the challenges in the implementation process of digital archives and how they can be avoided, what the municipal employees’ attitudes are towards digitalisation as well as how the archive’s operational maturity can affect digitalisation and public administration. The study shows that the attitudes towards digitalisation and new technology are positive, and that most employees consider themselves to have proficient competence in IT. Moreover, the survey shows a lack of prominent differences between different ages when it comes to technology and digitalisation. The survey highlights a lack of knowledge, information and communication, which need to be improved, for example through introduction and education. Digital archives contribute to fund-amental needs such as coherent operations, sustainability, effectivisation, openness, improved archival operations, and a clear vision. Change management is essentially the key to success, not solely for for-profit companies, but it is just as important for municipal operations and state-run institutions, as it facilitates economic profits without steering the process in any direction. Without access to a model like for example Kotter’s eight step model, it is easy to miss the most important aspects.

I vårt gemensamma samhälle anses volontärarbete ofta vara något speciellt, något som man kan ha eller inte ha. Denna missuppfattning beror delvis på bristande kunskap och intresse för denna typ av aktivitet. Men trots detta har volontärarbete alltid varit och kommer att förbli en central del av samhällets utveckling och funktion. I praktiken ser vi att den vanligaste formen av ideellt arbete är förmågan hos människor att organisera sig på lokal nivå (vanligtvis i en förening) för att lösa specifika lokala problem. Det civila samhället har alltid olika ideella organisationer. Ett sådant samarbete kan göra vad ingen annan kan. Ideella styrkor kan göra vad regeringen eller företagen inte kan (inte vill). Medborgarna kan spela en viktig roll för att hjälpa offren i olika krissituationer och kan också vara ovärderliga för myndigheterna.  Men volontärernas arbete är inte alltid väl dokumenterat. För att få en fullständig bild av alla deltagare och deras engagemang i nödsituationer måste registerhantering ta hänsyn till dess mångfald. ISO 15489–1:2016, en internationell standard för dokumenthantering, beskriver att systematisk dokumenthantering är viktig för både organisationer och samhälle för att skydda och upprätthålla tillförlitliga register, främst som bevis för att åtgärder har genomförts och för det andra som stöd för framtida åtgärder och lösningar.  Denna studie undersöker frågor relaterade till ett så ganska problematisk fråga i ideella organisationers lösning av en krissituation som att dokumentera deras medlemmars/deltagares arbete. Med hjälp av två ideella organisationer (Missing People Sweden och Svenska Röda Korset) granskas och analyseras de åtgärder som vidtas av organisationer för att lösa detta problem - hur man ska dokumentera volontärernas arbete, hur denna dokumentation kommer att sparas/ arkiveras för användning i framtiden. Intervjuer genomfördes med de studerande organisationerna, som låg till grund för slutsatser om den aktuella situationen. Dokumentteori och Records continuum modell togs som en teoretisk grund för uppsatsen. Som forskningsmetod används en instrumental fallstudie, baserad på studier av tillgänglig litteratur och vetenskaplig forskning och genomförande av kvalitativa intervjuer. Den diskuteras också hur organisationer som helhet hanterar frågan om information- och dokumenthantering i sina organisationer.  Studien visar att båda undersökta organisationerna dokumenterar medlemmarnas/deltagarnas arbete som återspeglar denna aktivitet i slutrapporterna om det utförda arbetet. All denna dokumentation förvaras vanligtvis endast i elektronisk form och bevaras/arkiveras på servrar. När det gäller frågan om dokumenthantering i allmänhet har organisationer helt olika tillvägagångssätt för denna fråga. / In our society, volunteering is often considered something special, something that one simply does or does not. This misconception is partly due to a lack of knowledge and interest in this type of activity. Nevertheless, volunteering has always been and will remain a central part of the development and functioning of society. In practice, we see that the most common form of non-profit work is the ability of people to organize at the local level (usually in an association) to solve specific local problems. Civil society always has different non-profit organizations. Nonprofit forces can do what the government or corporations cannot (do not want). Citizens can play an important role in helping victims in various crisis situations and can also be of great help to the authorities.  But the volunteers work is not always well documented. To get a complete picture of all participants and their involvement in emergencies, registry management must consider its diversity. ISO 15489-1:2016, an international standard for document management, describes that systematic document management is important for both organizations and society in protecting and maintaining reliable records, primarily as evidence that actions have been implemented and, secondly, to support future actions and solutions.  This study examines issues related to such a rather problematic moment in nonprofits resolution of a crisis as documenting the work of their members/participants. With the help of two non-profit organizations (Missing People Sweden and Swedish Red Cross), the measures taken by organizations to solve this problem are considered and analyzed - how to document the work of volunteers, how this documentation will be saved/ archived for future use. Interviews were conducted with the organizations, which formed the basis for conclusions on the current situation. Document theory and the Records continuum model were taken as a theoretical basis for the thesis. An instrumental case study is used as a research method, based on studies of available literature and scientific research, and conducting qualitative interviews. It also discusses how organizations as a whole handle the issue of information and document management in their organizations.  As the study shows, both organizations document the work of the members/participants that reflects this activity in the final reports on the work performed. All this documentation is usually stored only in electronic form and stored/archived on servers. On the issue of document management in general, organizations have completely different approaches to this issue.

Rapporten är en sammanställning av gruppens samlade erfarenheter och lärdomar av ett projekt vars syfte var att utveckla ett verktyg som ska visualisera svarstider mellan mobila klienter och datacenter. Genom att använda kontinuerlig prototypning har gruppen kunnat arbeta på ett användarna sätt för att uppfylla kundens verkliga behov. För att uppnå detta användes utvecklingsmetodiken Kanban. Under projektets gång anpassades metodiken för att bättra passa in i arbetet. Projektets användartester har lett till sammanfattande erfarenheter om visualisering av data. Visualiseringar som projektgruppen ansetts tydliga uppfattades inte alltid på samma sätt av användarna. Att visualisera flera parametrar på en världskarta anses vara problematiskt då kartan i sig endast består av länder. För visualisering av flera parametrar måste då även externa användas, exempelvis cirklar eller andra former.