No description available.

<p>Abstract</p><p>In order to stay competitive in today’s changing business world, companies need to manage</p><p>the increased complexity as they evolve. To be able to handle this complexity, many companies</p><p>chose to implement an ERP system. Investing in an ERP system is not something that</p><p>is made in a trice but is a large investment which together with today’s low-profit margins in</p><p>companies makes it essential to keep the costs as low as possible. More than half of the total</p><p>cost for an ERP investment is said to be related to costs for the system’s maintenance and</p><p>support. Documentation is one of the factors which affect this cost, and if it is not made satisfactorily</p><p>it is said to result in a considerable increase of the system’s total cost. This is why</p><p>it is important not to overlook the documentation as a part of ERP system development</p><p>project.</p><p>The purpose with this thesis is to investigate the existing documentation routines in ERP</p><p>system development projects at AB Volvo’s subsidiary Volvo IT, in order to find suggestions</p><p>of improvement for future projects. In order to fulfill the purpose of the study, we formed a</p><p>research question with three sub-questions and through a deep analysis of the empirical material</p><p>we presented the answers to these questions as the conclusions of this thesis.</p><p>Our study is based on an inductive research approach using a case study to gain deeper and</p><p>more helpful qualitative knowledge and data. The empirical data was analyzed using the</p><p>template analysis method where we divided the collected data into appropriate categories.</p><p>The knowledge created through this study is of exploratory, normative, predictive and categorical</p><p>nature.</p><p>After having analyzed the results from our case study we found several suggestions of improvements</p><p>for Volvo IT to use in future projects. For other companies involved in ERP</p><p>system development projects of their own, the conclusions of this thesis will work as valuable</p><p>issues to take into consideration for upcoming projects. We have concluded that the</p><p>main reason behind lacking quality of documentation in the development projects is not the</p><p>unawareness of its importance, but the absence of concrete evidence of high quality documentation’s</p><p>positive effects on a system’s total cost. We believe that in order to achieve documentation</p><p>of high quality, there needs to be a change of attitude to documentation as a</p><p>work task and the task itself must be higher prioritized in the projects. Another important</p><p>suggestion is that a control of the conducted documentation’s quality must be done, not only</p><p>a control of the existence of the right kind of documents. We are of the opinion that a company</p><p>should not allocate resources to create a method of documentation before the importance</p><p>of high quality documentation is clarified. Ultimately, we believe that the system development</p><p>process should be focused around the customer, because of the more frequent use</p><p>of custom made solutions and to help the people in the project to set the right level of abstraction</p><p>on the documentation.</p> / <p>Sammanfattning</p><p>För att företag ska kunna behålla sin konkurrenskraft i näringslivet, behöver de hela tiden utvecklas.</p><p>Men med utveckling kommer en ökad komplexitet som måste hanteras på något</p><p>sätt. Många företag väljer då att investera i ett affärssystem (s.k. ERP-system), vilket inte är</p><p>något som görs lättvindigt utan är en ansenlig investering. Detta faktum tillsammans med</p><p>dagens låga vinstmarginaler i företag gör att det är väsentligt att hålla kostnaderna så låga</p><p>som möjligt. Mer än hälften av kostnaderna för ett ERP-system sägs vara relaterat till underhålls-</p><p>och supportverksamhet. En av de faktorer som påverkar denna stora kostnad är dokumentationsaktiviteter,</p><p>vilken ifall de inte är utförd på rätt sätt kan leda till en ansenlig ökning</p><p>av ett systems totala kostnad. Det är därför väldigt viktigt att inte förbise dokumentationen</p><p>som en del av ett ERP-systemutvecklingsprojekt.</p><p>Syftet med vår studie var att undersöka existerande dokumentationsrutiner i ERPsystemutvecklingsprojekt</p><p>hos Volvo AB’s dotterbolag Volvo IT, för att sedan presentera</p><p>förbättringsförslag för framtida projekt i företaget. För att kunna uppfylla syftet med uppsatsen,</p><p>tog vi fram en forskningsfråga med tre följdfrågor och genom en grundlig analys av det</p><p>empiriska materialet kommer vi att presentera svaren på dessa frågor som våra slutsatser.</p><p>Vi har valt att genomföra en fallstudie med en induktiv ansats, för att införskaffa oss djupare</p><p>kunskap och därmed kunna generera ny kunskap inom området. Det empiriska materialet</p><p>analyserades utifrån en given modell där insamlad data delades in i lämpliga kategorier. Kunskapen</p><p>genererad från vår studie är av följande kunskapsform; kategoriell, förklarande, förutsägande</p><p>och normativ.</p><p>Efter att ha analyserat resultatet av vår fallstudie kan vi presentera ett flertal förbättringsförslag</p><p>för Volvo IT’s användning i framtida projekt. För andra företag, involverade i ERPsystemutvecklingsprojekt,</p><p>kan dessa fungera som värdefulla förslag att ta i beaktande. Vi</p><p>kom fram till att den främsta anledningen till bristande dokumentation inte är omedvetenheten</p><p>om dess betydelse, utan avsaknaden av konkreta bevis på dess positiva effekter på ett systems</p><p>totala kostnad. Vi anser att det krävs en attitydförändring kring dokumentation som</p><p>arbetsuppgift för att uppnå dokumentation som är av hög kvalitet och att arbetsuppgiften</p><p>som sådan behöver få högre prioritet i projekten. Ett annat viktigt förbättringsförslag vi fann</p><p>var att en kontroll av den producerade dokumentationens kvalité måste utföras, och inte</p><p>bara en kontroll av att den rätta sortens dokument finns. Vi anser att ett företag inte bör allokera</p><p>resurser till att skapa en metod eller modell över hur man ska dokumentera förrän vikten</p><p>och effekten av hög kvalitetsdokumentation är klargjord. Till sist anser vi att systemutvecklingsprocessen</p><p>bör fokuseras kring den framtida användaren, dels på grund av dagens</p><p>ökade användning av skräddarsydda system men också för att det minskar risken för en oönskad</p><p>effekt på projektets omfattning samt att det ökar kvaliteten på den slutgiltiga dokumentationen.</p>

Abstract In order to stay competitive in today’s changing business world, companies need to manage the increased complexity as they evolve. To be able to handle this complexity, many companies chose to implement an ERP system. Investing in an ERP system is not something that is made in a trice but is a large investment which together with today’s low-profit margins in companies makes it essential to keep the costs as low as possible. More than half of the total cost for an ERP investment is said to be related to costs for the system’s maintenance and support. Documentation is one of the factors which affect this cost, and if it is not made satisfactorily it is said to result in a considerable increase of the system’s total cost. This is why it is important not to overlook the documentation as a part of ERP system development project. The purpose with this thesis is to investigate the existing documentation routines in ERP system development projects at AB Volvo’s subsidiary Volvo IT, in order to find suggestions of improvement for future projects. In order to fulfill the purpose of the study, we formed a research question with three sub-questions and through a deep analysis of the empirical material we presented the answers to these questions as the conclusions of this thesis. Our study is based on an inductive research approach using a case study to gain deeper and more helpful qualitative knowledge and data. The empirical data was analyzed using the template analysis method where we divided the collected data into appropriate categories. The knowledge created through this study is of exploratory, normative, predictive and categorical nature. After having analyzed the results from our case study we found several suggestions of improvements for Volvo IT to use in future projects. For other companies involved in ERP system development projects of their own, the conclusions of this thesis will work as valuable issues to take into consideration for upcoming projects. We have concluded that the main reason behind lacking quality of documentation in the development projects is not the unawareness of its importance, but the absence of concrete evidence of high quality documentation’s positive effects on a system’s total cost. We believe that in order to achieve documentation of high quality, there needs to be a change of attitude to documentation as a work task and the task itself must be higher prioritized in the projects. Another important suggestion is that a control of the conducted documentation’s quality must be done, not only a control of the existence of the right kind of documents. We are of the opinion that a company should not allocate resources to create a method of documentation before the importance of high quality documentation is clarified. Ultimately, we believe that the system development process should be focused around the customer, because of the more frequent use of custom made solutions and to help the people in the project to set the right level of abstraction on the documentation. / Sammanfattning För att företag ska kunna behålla sin konkurrenskraft i näringslivet, behöver de hela tiden utvecklas. Men med utveckling kommer en ökad komplexitet som måste hanteras på något sätt. Många företag väljer då att investera i ett affärssystem (s.k. ERP-system), vilket inte är något som görs lättvindigt utan är en ansenlig investering. Detta faktum tillsammans med dagens låga vinstmarginaler i företag gör att det är väsentligt att hålla kostnaderna så låga som möjligt. Mer än hälften av kostnaderna för ett ERP-system sägs vara relaterat till underhålls- och supportverksamhet. En av de faktorer som påverkar denna stora kostnad är dokumentationsaktiviteter, vilken ifall de inte är utförd på rätt sätt kan leda till en ansenlig ökning av ett systems totala kostnad. Det är därför väldigt viktigt att inte förbise dokumentationen som en del av ett ERP-systemutvecklingsprojekt. Syftet med vår studie var att undersöka existerande dokumentationsrutiner i ERPsystemutvecklingsprojekt hos Volvo AB’s dotterbolag Volvo IT, för att sedan presentera förbättringsförslag för framtida projekt i företaget. För att kunna uppfylla syftet med uppsatsen, tog vi fram en forskningsfråga med tre följdfrågor och genom en grundlig analys av det empiriska materialet kommer vi att presentera svaren på dessa frågor som våra slutsatser. Vi har valt att genomföra en fallstudie med en induktiv ansats, för att införskaffa oss djupare kunskap och därmed kunna generera ny kunskap inom området. Det empiriska materialet analyserades utifrån en given modell där insamlad data delades in i lämpliga kategorier. Kunskapen genererad från vår studie är av följande kunskapsform; kategoriell, förklarande, förutsägande och normativ. Efter att ha analyserat resultatet av vår fallstudie kan vi presentera ett flertal förbättringsförslag för Volvo IT’s användning i framtida projekt. För andra företag, involverade i ERPsystemutvecklingsprojekt, kan dessa fungera som värdefulla förslag att ta i beaktande. Vi kom fram till att den främsta anledningen till bristande dokumentation inte är omedvetenheten om dess betydelse, utan avsaknaden av konkreta bevis på dess positiva effekter på ett systems totala kostnad. Vi anser att det krävs en attitydförändring kring dokumentation som arbetsuppgift för att uppnå dokumentation som är av hög kvalitet och att arbetsuppgiften som sådan behöver få högre prioritet i projekten. Ett annat viktigt förbättringsförslag vi fann var att en kontroll av den producerade dokumentationens kvalité måste utföras, och inte bara en kontroll av att den rätta sortens dokument finns. Vi anser att ett företag inte bör allokera resurser till att skapa en metod eller modell över hur man ska dokumentera förrän vikten och effekten av hög kvalitetsdokumentation är klargjord. Till sist anser vi att systemutvecklingsprocessen bör fokuseras kring den framtida användaren, dels på grund av dagens ökade användning av skräddarsydda system men också för att det minskar risken för en oönskad effekt på projektets omfattning samt att det ökar kvaliteten på den slutgiltiga dokumentationen.

Molnbaserade affärssystem är standardiserade och blir alltmer populära systemstöd i företagen. Om företagen ska kunna få stöd för sina arbetsuppgifter behöver de ändra sina arbetsprocesser för att de ska kunna utföras i det molnbaserade affärssystemet. Syftet med studien är att beskriva hur molnbaserade affärssystem kan stödja respektive inte kan stödja SME-företagens dagliga verksamhet för att besvara studiens frågeställning: ”Hur stödjer molnbaserade affärssystem den dagliga verksamheten i SME-företag?” Studien har använt en kvalitativ ansats för att besvara forskningsfrågan. De semistrukturerade intervjuerna som användes i studien bidrog till att undersöka området på djupet och sedan när resultatet analyserades framkom betydelsefulla teman som utgjorde grunden till studiens diskussion och slutsats. Studiens slutsats visar att molnbaserade affärssystem generellt är stödjande för SME-företagens dagliga verksamhet. Molnbaserade affärssystem stödjer den dagliga verksamheten genom att företag får bättre kontroll över arbetet, optimerar arbetsuppgifterna samt att de möjliggör att kunna utföra arbete oberoende av geografisk plats. I studiens slutsats framkommer det att det finns arbetsprocesser som går att utföra i molnbaserade affärssystem, men användarna väljer att utföra dem i andra system eller program för att funktionaliteten och flexibiliteten är begränsad i molnbaserade affärssystem. Det finns arbetsuppgifter som inte går att utföra i molnbaserade affärssystem därav behöver de utföras i andra system. / Cloud-based enterprise resource planning system (ERP-system) isstandardized and is becoming an increasingly more popular support systemwithin enterprises. For enterprises to be able to receive support for theirwork tasks, they need to change their work processes for them to be carriedout in the cloud-based ERP-systems. The purpose of the study is to describehow cloud-based ERP-systems can support or cannot support the dailyoperations of SME-enterprises to answer the study's question: "How docloud-based enterprise resource planning support the daily operations ofSME-enterprises?"The study used a qualitative approach to answer the research question. Thesemi-structured interviews used in the study contributed to being able toinvestigate the area in depth and when the result was analyzed, significantthemes emerged that were the foundation for the study’s discussion andconclusion. The study’s conclusion indicates that cloud-based ERP-systemsgenerally is supportive for SME-enterprises daily operations. Cloud-basedERP-systems support daily operations by giving companies better control ofthe work processes, optimizing their tasks, and to be able to perform work inindependent of geographical location. The study’s conclusion it appears thatthere are work processes that can be done in cloud-based ERP-systems, butusers choose to do them in other systems or programs because thefunctionality and flexibility is limited in cloud-based ERP-systems

Bei Entscheidungen über abzulösende oder neue Anwendungssysteme kann mit Hilfe funktionaler Anforderungen immer nur der gegenwärtige oder vorhersehbare Bedarf ermittelt werden. In einem turbulenten Umfeld sind die Anwendungssysteme jedoch häufig langere Zeit im Einsatz als die Anforderungen gültig sind, mit Hilfe derer sie ausgewählt wurden. An der Universität Potsdam wird im Rahmen des BMBF-Projektes CHANGE eine Vorgehensweise zur Ermittlung der Zukunftsfähigkeit unternehmensweiter Anwendungssysteme entwickelt, deren wesentliche Merkmale in diesem Beitrag beschrieben werden. / A process model for determination of future suitability of business application systems: <br><br> Before decisions concerning reinvestments or additional usage of business application systems can be made, functional requirements depending on the actual or foreseeable demand are collected. In turbulent circumstances business application systems like ERP systems are longer used than the requirements for their choice are valid. At the university of Potsdam within the german research project CHANGE a process model was developed which is able to determine the future suitability of business application systems investigating possible turbulences on the market and around the company. <br> ---------<br> © GITO mbH Berlin

The purpose of this study was to investigate the reason behind thedecision by a company regarding the desire to use mobile access to theirERP-system and to discover whether this will involve any loss offunctionally in comparison to using the ERP-system on a computer atthe office. In addition, the pros and cons involved in using mobiledevices for accessing the ERP-system will also be examined. Semistructured telephone interviews were conducted with companies whicheither used or did not use mobile devices in relation to their work. Atelephone interview was also conducted with a consultant who isworking with the implementation of ERP-systems and mobile solutions.The survey showed that companies with staff working in the field assellers, service personnel and construction workers want to gain directaccess to their ERP-system so as to be able to act directly and takedecisions, to have the ability to provide more efficient order processingand to send out invoices more quickly. Those companies which have notopted to use mobile devices at work within this field are those whichare unsure of the connection to the Internet and the capacities availablewithin cellphones. The disadvantages have, in general, been found toinvolve a lack of connection to the Internet in order to gain access to thesystem used by the company. The benefits associated with mobile usagefor those companies with staff whose duties are not totally office basedinclude saving a great deal of time and money. The quality offered isalso increased through the implementation of these mobile devices,which have the ability to access selected parts of an ERP-system or afinancial system. What has been determined through this study is that ifcompanies choose to implement these mobile devices, it is possible forthem to achieve better cash flows, lower transaction costs and the abilityto updated information directly and also for there to be a reduced risk ofmisunderstandings with customers. There is some loss of functionalityfor companies when comparing the use of mobile devices as opposed tousing a computer. However, it is possible to select those features that aremost suitable for mobile devices which are related to the screen, workenvironment and the users who are involved. The reason for firms not tochoose to implement these devices is mainly due to uncertaintyregarding capacity, Internet connection, and lack of coverage and thesmall screens associated with the phones. / Huvudsyftet med denna uppsats har varit att undersöka anledningentill att företag vill använda mobila enheter för åtkomst till sina ekonomielleraffärssystem, ta reda på om de förlorar något i funktionalitetjämfört med användningen av dessa system på en dator samt undersökaför- och nackdelar med att använda mobila enheter för åtkomst tillekonomi- och affärssystem. Det hermeneutiska synsättet har använts föratt skapa en förståelse för det som undersökts. Semistruktureradetelefonintervjuer har genomförts med företag som använder respektiveinte använder mobila enheter i sin verksamhet, samt en telefonintervjumed en konsult som arbetar med att implementera affärssystem ochmobila lösningar. Undersökningen har visat att företag med personal påfältet, till exempel säljare, montörer och byggnadsarbetare vill fååtkomst till ekonomi- eller affärssystem för att kunna agera direkt ochfatta beslut på plats, få en effektivare orderhantering samt kunna sändafakturorna snabbare. De företag som inte valt att införa mobila enheter iarbetet på fältet är osäkra på uppkopplingen mot Internet ochkapaciteten i telefonerna. Nackdelarna är bristande uppkoppling motInternet för åtkomst mot företagens nätverk och åtkomst mot derassystem. Fördelarna är att företagen som inte helt och hållet har sinpersonal på kontoret kan spara mycket tid och pengar samt höjakvaliteten genom att införa dessa mobila enheter för åtkomst till delarav deras affärssystem eller ekonomisystem. Slutsatsen är att om företagväljer att införa dessa mobila enheter kan de uppnå ett bättre kassaflöde,sänkta transaktionskostnader, uppdaterad information på plats ochminskad risk för missförstånd med kunder. Företagen förlorar lite ifunktionalitet jämfört med att använda en dator och de får välja ut defunktioner som är mest lämpliga för de mobila enheterna med tanke påskärmstorlek, arbetsmiljö och vem användaren är. Att företag inte väljeratt införa dessa enheter beror på en osäkerhet gällande kapacitet,uppkoppling till Internet, bristande täckning och de små skärmarna itelefonerna.

Purpose: The purpose of this thesis is to describe and analyse the factors that contribute to the successful ERP system implementation, the stakeholders of ERP system and how these stakeholders are related to CSFs of ERP system implementation. Design/ methodology/ approach: The research methodology approach chosen for this research is based on reality and clear research which includes qualitative and quantitative method for collecting and analysing data. Data for this research consists of secondary data, gathered by conducting a critical literature review of research papers published by journals, magazines and books.  The content analysis and comparative study methods are used to analyse data. Findings: Seventeen CSFs that are considered to contribute to ERP implementation success have been identified in accordance with their prioritization where twelve of them have been described; by analyzing some widely accepted in prior researches. Three stakeholders of ERP such as “Top management, IT professionals and End-users” have been identified and their involvement in the ERP implementation has been described. The result revealed that several CSFs of ERP such as “user training and involvement, ERP teamwork and selection of ERP are directly related to End-users”. The findings also revealed that Top management are related to majority of CSFs such as “top management support and commitment, change management, business plan and vision, system quality, project management, effective communication plan, selection of ERP, monitoring and focused performance evaluation, project champion, and business and IT infrastructure”. The result from analysis also showed a correlation between IT professionals and several CSFs such as “selection of ERP, system quality, user training and involvement, post-implementation evaluation, business plan and vision, change management, ERP teamwork, effective communication plan, and business and IT infrastructure”.

Användandet av affärssystem är idag utbrett bland såväl stora som små företag. Implementeringen av dessa system är dock ofta kostsamma och komplexa processer, vilka historiskt sett har krävt god och relevant kunskap hos företaget. Som en följd av den ökade digitaliseringen i samhället har dock en modernisering av affärssystem skett vilket inneburit en övergång mot molnbaserade affärssystem. Med molnbaserade affärssystem erbjuds ofta snabbare och mer effektiva implementeringar och förenklat underhåll av affärssystem. Dessa molnbaserade lösningar medför även nya risker, hot och möjligheter vilka påverkar hur krav kan och bör ställas på affärssystem samt vilken kravställning som är relevant. Denna studies frågeställning, Hur påverkar utvecklingen mot alltmer molnbaserade affärssystem de krav som kunder ställer på affärssystemleverantörer?, ämnar fylla detta upplevda kunskapsgap inom området. Molnbaserade affärssystem erbjuder en rad möjligheter men även utmaningar och potentiella risker. Följaktligen är en djupare förståelse för dessa aspekter potentiellt viktig för att affärsystemleverantörer ska kunna möta kundernas behov och krav i en ständigt föränderlig marknad. För att besvara frågeställningen gjordes en kartläggning där fem semistrukturerade intervjuer genomfördes med personer som innehar lång erfarenhet inom området. Intervjuerna analyserades sedan med hjälp av tematisk analys och resulterade i sex övergripande teman och 14 underteman. Resultatet visar att de krav som kunder ställer på leverantörer till viss del har följt utvecklingen mot molnbaserade system. Kunderna tycks ha börjat inse värdet i standardleveranser med lägre grad av anpassning och även att de, som en följd av utvecklingen, måste ställa nya sorters säkerhets- och dataåtkomstrelaterade krav. Likväl visar resultatet även att kunderna, trots nämnda kravanpassning, till stor del fortsätter att ställa samma typ av krav som ställdes vid implementering av on-prem-lösningar. Därtill saknar kunderna förståelse för hur molnbaserade affärssystem skiljer sig mot on-premlösningarna gällande såväl säkerhet som möjlighet till anpassning, vilket påverkar kvaliteten och relevansen i deras kravställning. / Enterprise resource planning (ERP) systems are widely used by both large and small businesses. Still, the adoption of these systems can be a costly and difficult process that has traditionally demanded appropriate and adequate knowledge within the organization. Nonetheless, as a consequence of growing societal digitalization, a modernization of ERP systems has ensued, resulting in a shift toward cloudbased ERP systems. Cloud-based ERP systems typically provide faster and more efficient implementation and maintenance. The cloud-based solutions also introduce new risks, vulnerabilities, and possibilities that influence how and where requirements may and should be imposed on business systems, as well as which requirements are applicable. As such, the research question of this study, How does the transition towards an increasing use of cloud-based business systems affect the requirements that customers place on business system suppliers?, aims to analyze how the shift toward cloud-based business systems affects the demands and requirements imposed upon them. A better grasp of these factors intends to be of help to ERP system suppliers in order to match customer requirements and desires in an ever-changing market. To address the research question a survey was conducted and five semi-structured interviews with individuals with substantial knowledge in the subject were undertaken. Thematic analysis was used to examine the interviews, which yielded six overarching themes and 14 sub-themes. The results suggest that the requirements on suppliers have followed the trend towards cloud-based solutions to some extent. Customers appear to have begun to appreciate the benefits of standardized deliveries with a reduced degree of customization as well as the fact that, as a result of the development, they must define new types of security and data access requirements. Yet, the analysis revealed that despite the aforementioned requirement adaptation, clients keep setting the same kind of expectations that they did when implementing on-premise ERP systems. Moreover, customers lack an understanding of how cloud-based ERP systems vary from on-premise solutions in terms of security and adaptability, which is not necessarily represented in their requirements.

Studien syftar till att undersöka erfarenheter och användning av Enterprise Resource Planning (ERP) system i ett företag och därigenom öka förståelsen för avgörande faktorer vid integration och användning av sådana system. En kvalitativ metod har använts för att samla in data, där semistrukturerade intervjuer och strukturerade observationer av ERP-användare på ett företag genomfördes. Respondenterna i studien besitter lång erfarenhet och kunskap av att arbeta med affärssystemet.  Det undersökta företaget använder ERP-systemet, System Analysis Program Development (SAP), som är ett välkänt och globalt dominerande affärssystem. SAP-system kan integrera data genom hela organisationen och företaget använder systemet för att hantera en mängd olika affärsfunktioner. Genom att inkludera processer såsom produktionsplanering, materialplanering, inköp, lager, försäljning och finans utgör systemet en central plattform för daglig informationsdelning mellan avdelningarna. Detta innebär att systemet behöver fungera i samtliga processer för att undvika felaktigheter.  Ett väl integrerat ERP-system kan påverka företags prestanda positivt och ses ofta som avgörande för att minska komplexiteten och förbättra effektiviteten. Integrationen av ERP-system efter implementering är en kontinuerlig process och sker under vad som benämns användarfasen och driftfasen. I dessa faser finns löpande utmaningar såsom missnöje, motstånd, brist på utbildning av systemet, systemfel och bristande standardisering som bör hanteras för att uppnå en effektivt integrerad verksamhet.  Det framgår i studiens resultat att ERP-systemet spelar en avgörande roll för användarna och ger en positiv inverkan på företagets prestanda. Dock medför integreringen av systemet en del utmaningar under användarfasen och driftfasen som kräver kontinuerlig problemlösning. Med hjälp av företagets väl erfarna Key Users som arbetar som support finns möjligheten att upprätthålla effektiva verksamhetsprocesser även vid utmaningar. / The study aims to investigate experiences and utilization of the Enterprise Resource Planning (ERP) system within a company and thereby increase the understanding of critical factors in the integration and usage of such systems. The method employed in the study is qualitative, involving semi-structured interviews and structured observations of employees using the ERP-system to collect data. The respondents in the study possess extensive experience and knowledge of working with the ERP-system. The examined company utilizes the EPR-system, System Analysis Program Development (SAP), which is a well-known and globally dominant business system. SAP-system can integrate data across the entire organization, and the company uses the system to manage various business functions, including production planning, supply planning, procurement, inventory, sales and finance. By incorporating processes such as these, the system serves as a central platform for daily information sharing among departments, necessitating its functionality across all processes to avoid inaccuracies. A well-integrated ERP-system can positively impact a company’s performance and is often seen as crucial for reducing complexity and improving efficiency. The integration of ERP-systems post-implementation is a continuous process occurring during what is termed the user phase and the operational phase. These phases entail ongoing challenges such as dissatisfaction, resistance, lack of system training, system errors, and insufficient standardization that need to be addressed to achieve effectively integrated operations. The study results indicate that the ERP-system plays a crucial role for users and has a positive impact on the company's performance. However, the integration of the system poses some challenges during the user and operational phases, necessitating continuous problem-solving. With the assistance of the company’s well-experienced Key Users, who serves as SAP-support, there is the opportunity to maintain the effective operational processes even amidst challenges.

Företag ställs inför höga krav att ständigt leverera produkter med hög kvalitet. Ett kvalitetsledningssystem med en ISO 9001:2015 (ISO 9001) certifiering är generellt fördelaktigt för att öka företags konkurrenskraft. Eftersom kvalitetsledningssystem och Enterprise Resource Planning-system (ERP-system) har olika fokus och funktioner, är det nödvändigt att undersöka hur de kompletterar varandra för att förbättra företags prestanda.    Syftet med detta examensarbete är att undersöka om och hur ett SME (Small Medium Enterprises) med erfarenhet av ett ERP-system kan effektivt bli ISO 9001 certifierade. Studien har genomförts på ett fallföretag som har många års erfarenhet av ett ERP-system och har som avsikt att ansöka om en ISO 9001 certifiering. Arbetet började med en analys och identifiering av hinder och utmaningar som små och medelstora företag kan möta när kvalitetsledningssystemet implementeras med ERP-system som stöd.   En litteraturgenomgång genomfördes först för att få en större inblick av de olika ISO 9001 krav som ställs på företag som ska certifieras. Litteraturgenomgången gav också en bättre förståelse för vad och hur ett ERP-system kan fungera i olika sammanhang. Med litteraturgenomgången som utgångspunkt utfördes intervjuer och observationer för att förstå nuläget hos företaget och de olika funktioner som finns i ett ERP-system. En certifieringsmodell skapades för att vägleda företaget att bli ISO 9001 certifierade med stöd av ERP-system. Den föreslagna modellen kan tillämpas på andra liknande små och medelstora företag även om studien genomfördes på ett fallföretag. De viktiga resultaten av denna studie indikerar att dokumentation, spårbarhet och kontroll är huvudelementen i ett ERP-system för att stödja företag att bli ISO 9001 certifierade. Men det finns också hinder och svårigheter som resulterar i att ERP-system inte fullt ut kan stödja små och medelstora företag att bli certifierade eftersom deras egen planering och beslut krävs under certifieringsprocessen. / Companies are facing high demands to constantly deliver products with high quality. A quality management system with an ISO 9001:2015 (ISO 9001) certification is generally thought to be beneficial for increasing the company's competitiveness. Since Quality management systems and Enterprise Resource Planning systems (ERP systems) have different focuses and functions to play, it is necessary to examine how they complement to each other to improve the company performance.    The purpose of this thesis work is to investigate if and how a SME (Small Medium Enterprises) with experience of an ERP system can effectively become ISO 9001 certified. The study has been carried out at a case company that has had many years’ experiences of an ERP system and has the intention to apply for an ISO9001 certification. The research started with an analysis and identification of obstacles and challenges that SMEs may face when the quality management system is implemented under the support of an ERP systems.   A literature review was first carried out to gain a greater insight into the various ISO 9001 requirements that are placed on the company to be certified. The literature review also provided a better understanding of what and how an ERP system can function in different contexts. With the literature review as a starting point, interviews and observations were taken to understand the current situation at the company and the functions of an ERP system. A certification model was created to guide the company to become ISO 9001 certified under the support of ERP. The proposed model can be applicable to other similar SMEs though the study is implemented at one case company. The important results of this study indicate that documentation, traceability and control are the main elements of an ERP system to support companies becoming ISO 9001 certified. However, there are also barriers and difficulties that ERP systems cannot fully support SMEs to become certified because their own planning and decisions are required during the certification process.