Detta arbetes syfte är att göra en jämförelse av olika organisationer och undersöka vad som kännetecknar den organisation som finns uppbyggd kring intranätet och hur drift och förvaltning bedrivs av intranätet. Även frågan om vem eller vilka som ansvarar för intranätet behandlas i denna rapport. För att kunna göra jämförelser utifrån problemställningen har intervjuer genomförts i sju organisationer, som har eller är på väg att införa ett intranät, där alla är verksamma inom olika områden. Slutsatserna visar att många av de större organisationerna har någon form av organisation runt sitt intranät, för de mindre organisationerna, som även har mindre intranät, är det oftast en eller kanske några som hanterar drift och förvaltning av intranätet. Även i avseende på ansvaret för intranätet visar slutsatserna att det främst är de större organisationerna som har en specifik person som ansvarar för intranätet.

Följande examensarbete utreder hur information i ett större intranät bör abstraheras i en navigeringsmodell för användarna av intranätet effektivt skall finna eftersökt information. Arbetet har huvudsakligen utförts i form av en fallstudie av befintligt intranät samt till viss del även i form av litteraturstudier. Fallstudien består huvudsakligen av en kartläggning av intranätet, studier av tidigare utredningar av intranätet samt till viss del informella samtal. Litteraturstudierna har utmynnat i sammanställandet av ett antal vetenskapliga teorier med relevans för utformning av navigeringsmodeller. De vetenskapliga teorierna jämförs sedan mot fallstudien för att påvisa resultat av generell natur. Arbetet resulterar i en serie riktlinjer att beakta vid utformande av navigeringsmodeller inom större intranät. Tillämpning av riktlinjerna skall kunna bidra till att navigeringsmodellen i ett intranät effektiviseras.

Huruvida informationsspridning i en organisation är effektiv eller inte kan bero på många olika faktorer. Detta examensarbete behandlar kommunikation och informationsspridning via elektroniska medier. Mänsklig kommunikation som involverar överföring av elektroniska signaler mellan datorer benämns ofta som "Computer Mediated Communication", denna disciplin beskrivs och relateras till användandet av intranät och e-post. Syftet med detta examensarbete är att komma fram till om intranät eller e-post bör användas för att en effektiv informationsspridning skall uppnås. En undersökning för att jämföra dessa båda informationskanaler genomfördes på Volvo PV med hjälp av enkäter och intervjuer. Inga signifikanta resultat påvisades vid jämförelsen och det är därmed inte möjligt att statistiskt säkerhetskälla vilket sätt som fungerar bäst. Det framkom dock aspekter som kan tolkas som att en effektiv informationsspridning kan uppnås om båda kanalerna fungerar tillsammans och kompletterar varandra.

”Att använda intranät som informationskälla” är en studie kring den interna företagskommunikationen som sker via intranätet. Studien har genomförts som en fallstudie på ett företag med en, inom Sverige, geografiskt spridd organisation och kommer att fungera som underlag för ett pågående internt projekt. Visionen för projektet är att skapa ett användarvänligt intranät som säkerställer fallföretagets arbetssätt och leder till långsiktig lönsamhet och konkurrenskraft. Intranätet är tänkt att underlätta samarbete mellan personer och avdelningar på geografiskt spridda platser och användas som ledningssystem Den kvantitativa enkätundersökningen omfattade 20 frågor som distribuerades till samtliga 213 medarbetare i Sverige inom fallföretaget i form av en länk till en webbenkät. Länken placerades på intranätet och skickades ut tillsammans med ett följebrev via e-post. De 82 inkommna svaren motsvarar en svarsfrekevens på 38%. Undersökningen var uppbyggd utifrån fem frågekategorier där de respektive frågorna är utformade för att svara på: -Hur användningen av intranätet ser ut i nuläget, -Vad medarbetarna önskar läsa om på intranätet, -Vem som medarbetarna tycker ska publicera information och nyheter, -Hur medarbetarna önskar att innehållet ska presenteras, formatet på information och nyheter samt -När medarbetarna önskar att information och nyheter publiceras. Valda teorier i form av bland annat kommunikationsmodellen och DeLone & McLeanmodellen ställdes i relation till den insamlade empirin för analys och utifrån denna analys har vi dragit följande slutsatser: - En informationskvalitetsmedvetenhet behöver infinna sig hos ledningen – det som publiceras måste vara genomtänkt för att uppnå den eftersträvade effekten. - Ett holistiskt synsätt på den interna kommunikationen krävs – det räcker inte att en viss komponent håller måttet utan standarden måste vara hög på samtliga komponenter för att internkommunikationen ska fungera så som avsikten är.

Purpose – This study seeks to understand the viewpoint, held by employees, concerning their percieved organizational commitment in relation to their and the organizations use of internal information channels, with emphasis on the limited access to the corporate intranet. The research questions are: How do the employees use the corporate intranet? What other internal information channels do the employees and the organization use? How satisfied are the employees with the organizations use of the informations channels? How do the employees percieve their organizational commitment? Design/methodology – The research was designed as a case study using a qualitative data gathering method. Six semi structured interviews were conducted with blue collar workers that had been working within the organization between 4 to 31 years. Findings – Many of the blue collar workers have limited access to the corporate intranet and still percieve their organizational commitment as high. They believe that their high commitment is related to the gaining of information. Their high commitment might be understood via the use of high amount of other informational channels, especially verbal ones. In spite of the limited access, many of the workers visit the intranet almost on a daily basis. Many of the respondents believe that the information communicated via the intranet is not directed towards the blue collar workers but they still want the information. Orginality/value – Few research studies has focused on finding out what blue collar workers consider important in the internal communication process. This study contributes to the understanding of the blue collar workers viewpoint.

The purpose of this project has been to create a structured intranet with high usability for BorgWarner Landskronas department Validation and its sub departments. The company uses SharePoint and based on analyses made SharePoint pages have been created and extra functionality has been developed using SharePoint Framework. The analysis made by myself showed a current intranet with lack of a proper navigation, invalid links and multiple versions of pages made for the same department. A requirements analysis were made including managers and employees from the different departments which lead to a requirements specification. The defined requirements included a landing page for Validation and for every sub department, containing department specific links and information, a unified design, logical navigation, onboarding information and pages built with focus on usability. The new intranet should work as a plattform where employees can find links to documents and tools they need. SharePoint was used to create the pages, BorgWarners theme applied for colors and web parts Quick links, text and Call to Action used for links and information. SharePoint Framework and React.js was used to create a searchbar and form as extra functionality. The searchbar makes it possible for employees to search for documents in the companys document management system from the intranet and the form helps the company to keep the intranet updated and the links valid. User tests were made in iterations to increase the intranets usability. / Sammanfattning:Målet med detta projekt har varit att skapa ett användbart och strukturerat intranät till BorgWarner Landskronas avdelning Validation och dess underavdelningar. Företaget använder sig av SharePoint och projektet har bestått av analys samt ombyggnad i SharePoint och extra funktionalitet skapad med SharePoint Framework. En egen analys genomfördes vilken visade att nuvarande intranäts navigering var bristfällig, flertalet länkar var inaktuella eller fungerade inte och det fanns olika versioner av sidor för samma avdelning. Vidare genomfördes en kravanalys med ansvariga och anställda inom respektive avdelning utifrån vilken en kravspecifikation togs fram. Kraven inkluderade en landningssida för Validation samt en sida för respektive underavdelning med avdelningsspecifika länkar och information, en enhetlig design, logisk navigering, tydlig information till nyanställda samt att intranätet skulle byggas om med användbarhet i fokus där det tydligt visades var man befinner sig på sidan. Intranätet skulle fungera som en plats dit användare går för att hitta länkar vidare till det de behöver. Grunden till intranätet skapades i SharePoint med BorgWarners tema och webparts Quick links, Text och Call to Action. Med SharePoint Framework och React.js skapades extra funktionalitet till intranätet i form av en sökfunktion och ett formulär. Sökfunktionen gav de anställda möjligheten att söka i företagets dokumenthanteringssystem direkt från intranätet och formuläret hjälper företaget att hålla intranätet uppdaterat och länkarna aktuella. Användartester utfördes regelbundet för att öka intranätets användbarhet.

The purpose of this study is to investigate how employees at Ramudden perceive and use the intranet. We are answering the questions "How is the intranet perceived by employees at Ramudden?", "To what extent is the intranet used?" and "Which of the internet's features are perceived as most useful by employees?". Through a survey that was sent out to the entire organization in Sweden, we have gained an understanding that answers our research questions. The survey received a total of 136 respondents from different parts of Sweden and different departments. The survey shows that Ramudden employees generally believe that the intranet provides them with the information they need for their daily work, but some employees find it difficult to find what they are looking for and feel that the intranet is not structured enough. The study has been conducted through the theories of organizational culture, intercommunication, organizational communication, and strategic communication. The results have been affected by the number of respondents, which could have been more. The results of the study indicate that it is important to increase the use of the intranet as an information channel for both collective employees and officials. To achieve this, measures are needed such as education in the use of the intranet, improved structure, and removal of unnecessary information. In this way, the intranet can be made more user-friendly and effective as an information channel within the organization.

The purpose of this study is to investigate how employees at Cibes Lift Group ABperceive the organization's intranet as an information and communication channel. The study examines employees' perception of the intranet, the information value of the intranet and whether employees perceive that their tasks affect the perception of the intranet. To study this, a survey was conducted in which 36 respondents participated, the survey shows that employees at Cibe's are generally satisfied with the intranet but thatcertain types of information are missing. Employees state that they like the layout andfunctions of the intranet and that the search for information has made it easier. These factors have contributed to a greater general knowledge of the company and more peopleare taking part in the news on the intranet. The study was conducted based on the theoriesInformation Management, Communicative Action and Communication Value Circle. The scientific value of the study has changed, as a group of potential respondents did notparticipate in the study; those who work in production. Which is a valuable result, whydo they not choose to participate in the survey? / Syftet med studien är att undersöka hur anställda hos Cibes Lift Group AB uppfattar organisationens intranät som informations- och kommunikationskanal. Studien undersöker anställdas uppfattning av intranätet, informationsvärdet på intranätet och om anställda uppfattar att deras arbetsuppgifter påverkar uppfattningen av intranätet. För att studera detta genomfördes en enkätstudie där 36 respondenter deltog. Undersökningen visar att anställda hos Cibes överlag är nöjda med intranätet men att viss typ av information saknas. Anställda uppger att de gillar layouten och funktionerna på intranätet och att informationssökandet underlättat. Dessa faktorer har bidragit till en större allmänkunskap om företaget och fler tar del av nyheterna på intranätet. Studiens genomförande har skett utifrån teorierna information management, kommunikativt handlande och Communication value circle. Det vetenskapliga värdet för studien har förändrats, då engrupp möjliga respondenter inte deltog i studien; de som arbetar i produktionen. Vilket i sig är ett värdefullt resultat, varför väljer dessa inte att delta i enkätstudien?

Företag och organisationer använder sig ofta av sanktionerade, specialanpassade IT-system för att hantera information och kontrollera sin verksamhet. När anställda frångår policys och riktlinjer kring användningen av dessa system kallas det Shadow IT, eller skuggsystem. Detta innebär att de anställda utvecklar nya rutiner, hård- eller mjukvara eller vänder sig till annan etablerad programvara. Detta arbete innefattar en kvalitativ undersökning där kommunikatörer och informatörer vid Uppsala universitet har intervjuats för en orsaksinventerande studie av skuggsytem i förhållande till universitetets sanktionerade intranät Medarbetarportalen. Orsaker som kunnat fastställas till varför användare frångår rutiner och väljer skuggsystem är bristande reglering, mänskliga faktorer, såsom bekvämlighet och motvilja, brister hos systemets kvalitet samt informationens kvalitet. Vidare orsaker är utvecklingen av mer specifika, bättre egna lösningar i form av olika skuggsystem, samt organisationens struktur och kultur. Då Uppsala universitet påverkas av akademisk frihet och anställdas valmöjligheter i och med detta, saknas tydlig kontroll genom policys och föreskrifter från ledningens sida angående användning.

Studien har genomförts som en fallstudie på Electrolux huvudkontor i Stockholm och syftar till att studera de kontorsanställdas uppfattningar gällande det egna användandet av interaktiva funktioner på företagets intranät eGate. Genom att undersöka deltagande och engagemang i förhållande till systemet ämnar studien försöka identifiera faktorer som kan påverka användandet. Följande frågeställningar har formulerats; Hur uppfattar anställda på Electrolux huvudkontor det egna användandet av de interaktiva funktionerna på intranätet eGate? Vilka faktorer har betydelse för de anställdas delaktighet och engagemang på Electrolux intranät eGates interaktiva funktioner? En inledande enkätundersökning genomfördes bland samtliga anställda på huvudkontoret. Resultatet från enkätundersökningen låg sedan till grund för studiens huvudsakliga undersökning som bestod av tre fokusgruppsintervjuer med anställda på olika positioner inom organisationen. Det empiriska materialet har tolkats utifrån teorier om organisations- och kommunikationskultur, medieanvändning, deltagande och engagemang. Resultatet visade att användandet skiljer sig på individnivå men att det även finns likheter och skillnader på gruppnivå. Trots intranätets potential att decentralisera den interna kommunikationen och skapa interaktion mellan samtliga anställda inom organisationen, visade studiens resultat att respondenterna primärt använde intranätet för informationsinhämtning och att kommunikationen där följde traditionella, vertikala linjer. Resultatet visade indikationer på att den rådande organisations- och kommunikationskultur som respondenterna upplevde sig befinna sig i påverkade deltagandet och engagemanget. Utöver detta identifierades ett antal andra faktorer, vilka indikerar ha påverkan för deltagande och engagemang på eGate. Resultatet visade att dessa faktorer verkade på olika sätt beroende på individid eller grupp och att de både kunde främja och begränsa deltagandet och engagemanget.