Det har börjat bli allt vanligare att organisationer ser över sina traditionella intranät och börjar titta på möjligheterna med sociala intranät (Ward, 2012). I den här uppsatsen presenteras en definition av ett socialt intranät och hur det främjar informationsdeltagande och socialt nätverkande. Genom att utföra en fallstudie på Medarbetarportalen på Uppsala universitet har det framkommit att det finns ett antal hinder som har en negativ effekt på införandet. Vi anser att en utförlig behovsanalys, där man inte haft överseende med någon organisatorisk eller informell grupp där samtliga intressenter är medvetna om vilka fördelar som finns med sociala intranät, är nödvändigt för lyckat ett projektet. / It has become more and more frequent lately that organisations are reviewing their traditional intranets and started looking into social intranets (Ward, 2012). Sadly it is always not so clear what a social intranet is and what it hopes to solve. In this essay a definition of a social intranet is presented but also how it promotes information sharing and social networking. By conducting a case study of Medarbetarportalen (the co-worker portal) in Uppsala University we have been able to come to the conclusion that there are a number of obstacles that have a negative effect on introducing the system. We believe a detailed requirements analysis where you do not evade any organizational or informal group and where the respondents are aware of the benefits that exist with a social intranet are important for a successful outcome of the project.

The evolution of Internet technologies has created  innovation in Information Management methods, there including intranet. Organizations implement an intranet to improve the Information Management for increasing organizational efficiency and productivity. Earlier studies have shown intranets contribution to dissolve the hierarchic and control structure in traditional organizations while some researcher has shown the intranet not to be open and social. The problem this study will investigate lies in the over belief on intranet. The aim of this study is to examine employee’s attitudes and the use of intranet in a traditional organization to generalize if traditional organizations make use of the benefits regarding Information Management. The question this study will answer is “How, and for what is the intranet used for by employees in a traditional organization” to examine if employee’s use of intranet fulfills a worth out of an Information Management-perspective. A quantitative method with qualitative elements was used to examine the studies aim. To collect data a survey was created and a System Usability Scale was utilized. The result showed that the users don’t find the intranet usable. The result also showed that employees uses the intranet daily but doesn’t find the content updated, motivated or and hard to find. The generalized conclusion is that the studies result emphasize that the effects on Information Management rather strengthens the hierarchic organizational structure then dissolving it. The intranet in traditional organization shows an opposite effect on Information Management.

This is an investigation into the ways in which a group of librarians experience and make use of the intranet in their vocational role. The theoretical frame of reference consists of a model of how professionals seek information, which is based on a role-theory. As a method, I have applied a qualitative case-study. Using semi-structured qualitative interviews I have interviewed five librarians and the webmaster responsible for the intranet in their library. I have investigated how elements such as the age and vocational role of the librarians affect their use of the intranet. The result of the investigation shows that age and vocational role have only a minor effect on the work of these librarians. The degree to which they do use the intranet seems to depend more on their interest than on actual need. The librarians use the intranet both as an information channel and as a tool for work-related tasks. The intranet has altered the support of the librarians by making it possible for everybody to be informed by the information published there. Nobody can say that he has no chance to be informed. The librarians experience that the intranet has increased their responsibility for looking for and finding information on the intranet which corresponds to their needs. The advantage of the intranet is that the librarians can find the information whenever they want it, and no outsider can find it equally easily. The disadvantage is that the librarians experience difficulties in finding the relevant information on the intranet, because the search-engine and navigation-guide do not help sufficiently. Because of the demands from the Head of the Library and from their colleagues some role conflicts have arisen. The librarians experience a need to make use of the intranet to a higher extent than they do at present. They feel that they cannot fulfill the expectations of the Head of the Library and of their colleagues because they do not have enough knowledge to be able to make use of the intranet and thus they do not have easy access to the information published there. However, in spite of their difficulties in searching and finding information, they are satisfied with the contents of the intranet and they do not see any immediate demands for changes.

This master’s thesis seeks to examine how a public library use the intranet with regards to the possibilities that today’s intranet technology offer – especially concerning functionalities that support information, communication and knowledge exchange in the organization. The purpose of the study is to investigate how employees in one specific public library perceive and use the intranet in their daily work. The theoretical framework takes its point of departure in two complementing models regarding the implementation, development and management of intranets and a model of a multi perspective view of the intranet as a shared information space for content, communication and collaboration. The study is based on interviews with eleven of the intranet users, whom with the aid of an interview guide have been asked questions regarding goals, implementation, content, design, applications and advantages/disadvantages with the intranet. The result shows that the intranet in question neither has articulated purposes or goals, nor was a user analysis made before the implementation. The organization also lacks routines for intranet evaluation. The conclusion is that the content of the intranet appears to fulfil the needs of the users, but the structure and search engine makes it difficult to retrieve the information needed. Communication via forums is practically non-existent, but is none the less asked for by the employees who work in the library branches. The intranets possibilities for supporting the organizations knowledge exchange is still an unused potential. / Uppsatsnivå: D

Having an intranet as a source for information and communication is common in most contemporary organizations. Research shows that the intranet in itself does not have an explicit area of use, and that leaves every organization to make decisions of the associated functionality on their own. At the same time the strategic opportunities that the intranet could bring get lost somewhere along the way. This means that problems regarding the strategic use of an intranet becomes apparent and may result in loss of investments for the organization. The purpose of this thesis is to identify central choices that can be used as points of discussion and help organizations to work with their intranets on a more strategic level. In order to achieve this purpose, we have conducted four in-depth and semi-structured interviews with four different organizations, ranging from entertainment to logistics. The results from these interviews are analyzed with a theoretical framework based on a thorough study of earlier research. Finally, we present the points of discussion gathered from our study in the shape of four different focus areas: Goal vision and strategy; Intranet organization; Development; and Organizational culture. The focus areas contain a certain amount of questions to be discussed when working with intranets as a strategic tool and are based on earlier research in relation to our findings as well as problems identified during the study.

När ett informationssystem skapas är det viktigt att användarna är delaktiga för att detta skall kunna matcha de behov som finns. Syftet med denna studie är att komma fram till hur man ökar användningen av ett intranät och därigenom kan effektivisera arbetsrutiner. Vi har därför formulerat vår forskningsfråga enligt följande:Hur kan man öka användningen av ett intranät?Studien består av en teoretisk och en empirisk undersökning. I den teoretiska studien har vi identifierat ett antal aspekter som är nödvändiga att ta under beaktning. Dessa aspekter har sin utgångspunkt i ett sociotekniskt perspektiv. Bland annat belyser vi ämnen som berör individen och dennes attityd och motivation. Vidare hur datorinteraktion varierar beroende på förståelse och intresse.Vår empiriska studie har vi genomfört vid Kommunledningskansliet i Borås, där vi har intervjuat sex stycken personer. Dessa respondenter är av varierande karaktär och studien har därför genererat ett relativt generellt resultat. För att nå framgång med sitt intranät krävs det att man som verksamhet är lyhörd för användarnas behov och kunskaper. Aspekter som motivation och attityd har också en väsentlig inverkan på hur man som individ lär sig och bearbetar. Vi har vårt resultat identifierat ett antal riktlinjer vilka vi anser vara svaret på vår forskningsfråga:Möjliggör elektroniska uppgifter, rollbasera, skapa återkoppling, förbättra sökfunktion, tydliga ingångar, uppmuntra och motivera / Uppsatsnivå: C

<p>Denna rapport beskriver utvecklingen och skapandet av examensarbetet utfört på uppdrag av Destination Norrköping KB. Destination Norrköping KB är ett serviceföretag. Verksamheten kan sammanfattas i två huvuduppgifter - Marknadsföring och utveckling av Norrköping som besöksort samt försäljning, marknadsföring och utveckling av Louis De Geer konsert&kongress och Värmekyrkan. För att göra arbetet inom företaget effektivare skapades som examensarbete ett intranät och en cd-produktion, innehållande företagspresentation och frågesport, till företaget. Intranätet skulle användas i det vardagliga arbetet på företaget och cd- produktionen/frågesporten för att visa upp företagets bästa sida vid mässor och liknande evenemang. Frågesporten var tänkt som ett test på hur mycket betraktaren kan om staden Norrköping. Detta för att få fram företagets ständiga strävan att marknadsföra sin stad. </p><p>Intranätet är tidsenligt och följer Destination Norrköpings hemsidas struktur och uppbyggnad. På ett intresseväckande och övergripande sätt marknadsför och informerar företagspresentationen företaget, medan frågesporten roar och underhåller. </p><p>Materialet till både intranätet, cd-produktionen och frågesporten är hämtat hos Destination Norrköping KB och med hjälp av digitalkamera. Resultatet blev ett intranät som fungerar som en hjälpande hand i arbetet, och som har förenklat informationssökandet för personalen samt en cdproduktion som beskriver och visar upp företaget utåt. </p> / <p>Abstract This report describes the development and creativeness of examination result commisioned by Destination Norrköping KB. Destination Norrköping KB is a service company. Business and activities are based on two main tasks - marketing and development of Norrköping as a place to visit as well as marketing and development of Louis De Geer concert&congress and Värmekyrkan, (church). To achieve a better efficiency within the company a intranet and CD-production, including a company presentation and a quiz was created. The intranet is supposed to be used for the daily work and the CD-production to show the best from the company at exhibitions and simular events. The quiz is supposed to be a test to show how much the observer knows about the town Norrköping. </p><p>The intranet is up-to-date and are in line with "Destination Norrköpings" home- page and build-up structure. The company presentation will give a very interesting and overall wiew of the company while the quiz is more of a entertainment. </p><p>Main body of information for both the intranet, CD-production and the quiz, is based on information from "Destination Norrköping KB" as well as the use of a digital camera. The outcome is a friendly use intranet, working as a helping hand. It has even simplified the search of information for people involved as the CDproduction describes and show the company to the public.</p>

<p>Intranets can streamline workflow processes, improve communication and add value to the employees of an organization. Companies that don’t take advantage of the potential in their intranet is a common phenomenon. In connection with a migration project dealing with a switch of content management system it turned out that SAS Technical Services lacked clear objectives and strategies for the use of their intranet. Thereby they didn’t make the most of the possibilities an intranet brings.</p><p>The work with this thesis began with collecting the experiences the company could take with them from the migration project. This was followed by a mapping over the use of the intranet and the employees’ attitudes towards it. Furthermore it was examined what benefit the intranet generated and how it could be increased. Tools used for this work were interviews and surveys among others.</p><p>The results show that there are several areas where there is room for</p><p>improvement. Areas that are primarily covered are organizational change, information management, usability, competition and knowledge management. The results are made concrete in objectives with strategies how to reach these.</p> / <p>Intranät kan effektivisera arbetsprocesser, förbättra kommunikation och ge mervärde till medarbetarna i en organisation. Att företag inte utnyttjar potentialen i sitt intranät är ett vanligt förekommande fenomen. I samband med ett migreringsprojekt med byte av publiceringssystem för intranätet upptäcktes det att SAS Technical Services saknade tydliga målsättningar och strategier för bruket av sitt intranät. Därmed tog de inte vara på de möjligheter som ett intranät medför.</p><p>Arbetet med denna uppsats inleddes med att sammanställa de erfarenheter företaget kunde tillgodoräkna sig från genomförandet av migreringsprojektet. Därefter inleddes en kartläggning över användandet av intranätet och medarbetarnas attityder till det. Vidare undersöktes nyttan som intranätet genererade och hur denna kunde ökas. Som verktyg i undersökningen användes bland annat intervju och enkät.</p><p>Resultaten visar att det finns utrymme för förbättring inom flera områden. Främst är det ämnen som organisationsförändring, informationshantering, användbarhet, konkurrens och knowledge management som berörs. Resultaten konkretiseras i målsättningar och strategier för att nå dessa.</p>

Universitetsservice US-AB är ett tryckeri som specialiserat sig på akademiska trycksaker såsom avhandlingar, visitkort samt studentlitteratur.Sedan en tid tillbaka har företaget arbetat mot ISO 9001 standarden. De dokument som styr standarden har hittills förvarats i pärmar på de lokala kontoren. Detta har visat sig vara ineffektivt då det är lätt hänt att pärmarna bara blir stående och de anställda på grund av det inte hålls uppdaterade.Syftet med detta examensarbete är att göra dessa dokument mer användarvänliga genom programmet AutoFlowChart från Netforms. Arbetet resulterade i en HTML-sida som Universitetsservice US-AB kan använda i sitt intranät, vilket gör att medarbetarna får snabb och lätt åtkomst till alla dokument. Detta medför även att när dokumentationen uppdateras på intranätet får samtliga fyra kontor direkt åtkomst till uppdatering.Dokumenten skulle även utformas så att de blir mer lättlästa och får ett trevligare utseende. En fördjupning gjordes därförinom kvalitetsstyrning för att få en förståelse över hur dokumenten bör hanteras och utformas.

Detta examensarbete har gått ut på att genom Informationsdesign, och främst textdesign, hitta ett sätt att underlätta och locka ovana datoranvändare till att använda nya informationssystem som intranät. Eftersom människan belastas tungt kognitivt när hon ställs inför uppgifter hon inte har någon förkunskap i eller får utbildning i.   I min studie har jag arbetat med Swecon, som är ett affärsområde i koncernen Lantmännen. Swecon, som var min fallstudie i detta arbete, har problem med användningen av ledningssystemet på det nya intranätet.  Medarbetarna, mestadels ovana datoranvändare, upplever det som svåranvänt och använder det därför inte. Kvalitativa och kvantitativa studier har gjorts på Swecon för att bekräfta problemet, förstå problemet samt hitta en lösning. Utefter detta har en prototyp tagits fram. / The purpose of this thesis was to, with the principles of Informationdesign, find a way to help and encourage computer novices to use new information systems like intranets.   The cognitive load is higher if the user doesn’t have any previous experience or knowledge in similar tasks, which is shown in both previous studys and in my own.   Swecon, who is a part of Lantmännen, has a new intranet which the workers don’t use. The unused intranet is a problem because it results in lack of information, in other words the workers doesn’t get all the information they need to do their job in a correct and safe way. The results from my quantitative and qualitative studies show that the lack of knowledge motivations and information contributes to the problem