<p>Abstract</p><p>This report discusses how the intranet as a communication tool can be</p><p>developed to become a daily work tool. An intranet can help the organization to get information out to the employees fast, and the employees can choose when they want to take part of the information. This report also discusses how the functions and the presented information can be developed to be even better. The proposals has been developed out from information gathered from a survey,</p><p>the people who has answered the survey has been given their point of view of the intranet, and also proposals for improvements, which we have implemented in to our theory part. There is no company or organization that uses the exact same intranet solution. An intranet is something that is developed on the basis of the companies and the users specific goals and needs. It is important to let the users</p><p>be a part of the creating of the intranet so they can feel that they are a part of the new technique and the common communication tool.</p><p>The survey, which this report is based on, was performed at the company. The company intranet has been in use since April 2005.</p> / <p>Abstrakt</p><p>Denna rapport tar upp hur kommunikationsverktyget intranät ska kunna</p><p>utvecklas till att bli ett dagligt arbetsverktyg. Med hjälp av ett intranät kan företaget snabbt få ut aktuell information till sina anställda och de anställda kan i sin tur själva välja när de vill ta del av informationen. Denna rapport tar även upp hur de funktioner och den information som finns presenterad kan utvecklas för att bli bättre. Dessa förslag har bland annat tagits fram med hjälp av en</p><p>enkätundersökning, det vill säga de som har besvarat enkäten har gett sina synpunkter på intranätet och då också förslag på förbättringar, vilket vi har kopplat samman med teoriavsnittet.</p><p>Det finns inget företag eller organisation som använder sig av exakt samma intranät. Ett intranät är något som utvecklas utifrån företagets och användarnas specifika önskemål samt behov. Det är viktigt att låta användarna vara med vid skapandet av intranätet för att de ska få känna sig delaktiga i den nya tekniken</p><p>och det gemensamma kommunikationsverktyget. Den undersökning som ligger till grund för denna rapport är gjord på Företaget. Vi har utgått från det intranät som företaget nu använder sig av,</p><p>vilket togs i bruk april 2005.</p>

Today’s society has become more and more digitalized and we have access to more information than ever before. This has had a major impact on organizations and their work processes. For example have intranets become a common technical groupware to communicate and get relevant information from inside the organization. A common problem related to this is an over-reliance on the technology, where there's not taking into account that some informal and communicative means are difficult to occur through digital resources. The aim of this study is to examine the use of an intranet in a municipality, which consists of many different employees with various work situations. The focus in the study is to investigate how the members use the intranet and their view of the information access. The aim is also to study if there are any differences in the opinions between the employees and the managers. The empirical material is collected through a quantitative method, more particularly web surveys. Theories that are central to the study are organizational communication, sense-making in organizations, push- and pull theory, hegemony, and also prior research about intranet. The outcomes of the study indicate that the intranet is used frequently - primarily to receive news and other information. But at the same time most users finds it difficult to search and find the information they need on the platform. The results shows that the intranet has to be tailored to take greater account of different group’s needs and interest, both in terms of their media habits and in terms of professional information needs.

Innan Västerbottens läns landsting, VLL, tog det nya intranätet i bruk, planerade och genomförde intranätets projektgrupp införandeaktiviteter som landstingsmedarbetare deltog i. Studien gjordes i syfte att få veta om dessa medarbetare hade en annan upplevelse av införandet än övriga medarbetare. En webbenkät besvarades av 313 av de 1000 anställda som slumpats fram i ett representativt urval vad gällde kön, ålder och arbetsrelaterade variabler. Resultatet påvisade skillnad mellan gruppernas upplevelser. De som deltog i minst en aktivitet var mer positiva till förändringen än de som inte deltog. Det är dock osäkert om det var det faktiska deltagandet i aktiviteter som resulterade i skillnad mellan grupperna – även andra faktorer kan ha spelat in i resultatet. Eftersom det finns stöd i tidigare forskning för hur projektgruppen arbetade med delaktighet och information under införandet, så finns det anledning för kommande projektkonstellationer inom VLL att dra lärdom av detta arbete i framtiden. / Before using the new intranet at Västerbotten county council, VLL, the project group for this intranet planned and effected introductory activities in which the employees participated. The study was made to see if these employees had a different perception of the introduction than other employees. A web-based questionnaire was answered by 313 of 1000 employees from a random selection, representative concerning gender, age and work-related factors. The result proved differences between the perceptions of the groups. Those who participated in at least one activity were more positive to the change than those who did not participate. However, it is uncertain whether it was the actual participation in activities which resulted in these differences - other factors may also have played a role. Since previous research supports the way the project team worked with participation and information during the introduction, future project constellations within VLL could learn from this work.

This report explains how different communication tools can be used in a company?s intranet. It gives a short description of the different parts in an intranet and their field of application, and what communication means. It?s only the communication tools that the company uses that we are illuminating in this report. The investigation in this report is done like a case study on a company in Lund, were some carefully chosen people answered some interview questions. The answers that we got from our interview have been compared to the theories that weave collected about communication in an intranet. The most important results of the reports conclusions are that the company uses communication tools almost like they are described in the theory. Though there are some functions in some of the tools that are not used by the company. / Denna rapport tar upp hur olika kommunikationsverktyg kan utnyttjas i ett företags intranät. Det ges en kort beskrivning av ett intranäts olika delar och dess användningsområde samt vad kommunikation innebär. Det är endast de kommunikationsverktyg som företaget använder sig av som belyses i rapporten. Rapportens undersökning är gjord som en fallstudie på ett företag i Lund, där ett antal noggrant utvalda personer har fått svara på intervjufrågor. Svaren på intervjufrågorna har jämförts med insamlad teori inom området kommunikation i intranät. Viktigaste resultaten som framkommer av rapportens slutsatser är att företaget på det stora hela använder kommunikationsverktygen i intranät på så sätt som de beskrivs i teorin Dock finns det funktioner i vissa kommunikationsverktyg som företaget inte använder sig av. / Thomas Larsson 0457-17750 eller 0709-368025

en här rapporten tar upp planering av informationsinnehållet i intranät. Ett intranät är ett kommunikationsmedium som möjliggör spridning av information inom ett företag eller organisation. Undersökningen är gjord som en fallstudie på personalfunktionen vid Skaraborgs sjukhus som under våren har påbörjat arbetet med ett intranät. Undersökningen har gett resultat i form av konkret information som informationslämnare och användare vill se i personalfunktionens intranät. Undersökningen har även gett svar på om interaktiv information bör finnas i personalfunktionens intranät samt om informationen bör anpassas till olika användare.

This report describes how we, with support from SYSteam Datakonsult AB Värnamo builds a dynamic website for a fictional company. The purpose of this work is to tie together our studies with the businesses in the region, and expand our knowledge. Together with Peter Bäckrud from SYSteam we worked out the goals to achieve this purpose. The goals are to create a polished intranet to a company with the webpage publishing tool EPIserver This report begins with describing the goals and visions that were set up. Then follows a thorough theoretical background that describes the areas we have touched, to give the reader an idea about the work. The report then moves into the creation phase that talks about the problem that occurred during development. The creation phase is split up into two parts where the first part gives a good description about how we designed a usability friendly website that would fulfill the goals we had set up. The other part talks about programming and the implementation of the different features on the website. Finally there’s an evaluation of the website from a usability perspective to give us an idea of how good we made the design. We also evaluate EPIserver to give our views on the software which none of us has worked with before. / Denna rapport beskriver hur vi, med stöd från SYSteam Datakonsult i Värnamo AB, bygger en dynamisk webbplats till ett påhittat företag. Syftet med vårt examensarbete har varit att knyta samman studier med företagsverksamheten i regionen, och genom detta vidga våra vyer kunskapsmässigt. Tillsammans med Peter Bäckrud från SYSteam utarbetade vi en målformulering för att uppnå detta syfte. Målet blev således att skapa ett attraktivt intranät till ett företag med hjälp av webbpubliceringsverktyget EPIserver. Rapporten börjar med att utförligt beskriva de mål och visioner som sattes upp. Vidare följer en ingående teoretisk bakgrund som beskriver de områden vi har berört, för att ge läsaren en uppfattning kring arbetet. Rapporten går sedan vidare in på genomförandefasen som tar upp de problem som blev en naturlig följd under utvecklingsskedet. Genomförandefasen delas sedan upp i två delar där första delen ger en ingående beskrivning om hur vi designmässigt skapade en användarvänlig webbplats som skulle uppfylla de krav som målformuleringen ställde. Den andra delen i genomförandefasen tar upp den programmering och implementering som krävts, för att få de funktioner vi valt att fungera. Slutligen sker en utvärdering av webbplatsen ur ett användbarhetsperspektiv detta för att ge oss en uppfattning om hur pass bra vi lyckats med designen. Vi utvärdera också EPIserver för att ge våra synpunkter på programvaran som ingen av oss tidigare har jobbat med.

Intranät används inom många företag idag och det är ett system som används som kommunikationskanal och arbetsverktyg. Ute i organisationer ligger fokus nu på att utveckla de befintliga intranäten, det finns ett behov av att skapa ordning i den växande mängden data/information/applikationer (Bark et al., 2002). Tyvärr finns det många problem och svårigheter med utveckling och införande av IT-stöd, så som intranät, i organisationer och resultatet blir IT-stöd med stora tekniska brister som är svåra att använda. En orsak till detta är att användarna av systemen inte står i fokus, det är svårt att få användarnas krav och behov att styra utvecklingsarbetet (Gulliksen &amp; Göransson, 2002). För att lyckas med en intranätssatsning är därför en analys av de anställdas behov ett måste (Bark et al., 2002). Syftet med denna uppsats är att, vid utveckling av ett intranät på ett fallföretag, undersöka användarbehoven i syfte att öka användbarheten. Detta görs genom att ta reda på brister och förtjänster med ett befintligt intranät och utifrån detta skapa ett informationsunderlag för att vidareutveckla ett intranät. Uppsatsen utgår från ett positivistiskt synsätt då kunskap skapas utifrån empiri. Empirin har samlats in genom kvalitativa undersökningsmetoder i form av deltagande observationer och intervjuer på ett fallföretag. Det befintliga intranätet uppfyller idag inte användarnas behov, flertalet brister har identifierats i strukturen, innehållet och gränssnittet (presentationen). Brister i helheten är ett stort och övergripande problem som återkommer inom samtliga områden. Det som kan definieras som förtjänster är att intranätet uppfattas ha förbättrats kontinuerligt och attityden till dess existens är positiv. De brister och förtjänster som framkommit har omarbetats (omformulerats) till behov, kallad behovslista, vilken kan användas när företag ska utveckla sitt intranät då den visar vilka aspekter som är viktigt sett ur ett användarperspektiv. Det är viktigt att komma ihåg att ett intranät främst handlar om innehåll och att användarna är mycket uppgiftsorienterade. Det är därför väsentligt att först och främst säkerställa att intranätet är användbart annan man fokuserar på det estetiska utformandet. / Intranets are used in many companies today. An intranet is used as a channel of communication and as stock-in-trade within many Swedish companies and public organisations. Now in focus is the development of intranets, there is a need to create order in the growing amount of data/information/applications (Bark et al., 2002). Unfortunately there are loads of problems and difficulties when implementing and developing intranets. This often generates intranets that are difficult to use due to extensive engineering constraints. One reason to these problems is that the users of the intranet are not in focal point, it is hard to get the users demands and needs to direct the development work (Gulliksen &amp; Göransson, 2002). To reach success with an intranet investment, analysis of the employees (users) needs is necessary (Bark et al., 2002). The main objective with this report is to examine the users needs in an intranet in order to increase usability. This is done at a reference company that is about start the development work with the intranet. This is done by first finding faults and vantages in an existing intranet and thereafter create a ground for developing intranets. The report has a positivistic approach where knowledge is created from the empirics. Using qualitative research methods such as participating observations and interviews, the empirics has been collected at the reference company. The result shows that the existing intranet does not fulfill the users needs, a number of faults has been detected in the structure, the content and the interface of the intranet. Faults in entirety are a big and an overall problem that reappears within all three categories. Vantages with the intranet is that it has become better and better over the years and the attitude to its existence is positive. The faults and vantages has been turned into a list of needs that can be used when companies are about to develop their intranets as it shows the aspects that are important in the perspective of the users. Important to remember is that an intranet is all about content and that the users are highly task oriented. Therefore it is essential to first and foremost make sure that the intranet is usable before focusing on the aesthetical design.

Abstract This report discusses how the intranet as a communication tool can be developed to become a daily work tool. An intranet can help the organization to get information out to the employees fast, and the employees can choose when they want to take part of the information. This report also discusses how the functions and the presented information can be developed to be even better. The proposals has been developed out from information gathered from a survey, the people who has answered the survey has been given their point of view of the intranet, and also proposals for improvements, which we have implemented in to our theory part. There is no company or organization that uses the exact same intranet solution. An intranet is something that is developed on the basis of the companies and the users specific goals and needs. It is important to let the users be a part of the creating of the intranet so they can feel that they are a part of the new technique and the common communication tool. The survey, which this report is based on, was performed at the company. The company intranet has been in use since April 2005. / Abstrakt Denna rapport tar upp hur kommunikationsverktyget intranät ska kunna utvecklas till att bli ett dagligt arbetsverktyg. Med hjälp av ett intranät kan företaget snabbt få ut aktuell information till sina anställda och de anställda kan i sin tur själva välja när de vill ta del av informationen. Denna rapport tar även upp hur de funktioner och den information som finns presenterad kan utvecklas för att bli bättre. Dessa förslag har bland annat tagits fram med hjälp av en enkätundersökning, det vill säga de som har besvarat enkäten har gett sina synpunkter på intranätet och då också förslag på förbättringar, vilket vi har kopplat samman med teoriavsnittet. Det finns inget företag eller organisation som använder sig av exakt samma intranät. Ett intranät är något som utvecklas utifrån företagets och användarnas specifika önskemål samt behov. Det är viktigt att låta användarna vara med vid skapandet av intranätet för att de ska få känna sig delaktiga i den nya tekniken och det gemensamma kommunikationsverktyget. Den undersökning som ligger till grund för denna rapport är gjord på Företaget. Vi har utgått från det intranät som företaget nu använder sig av, vilket togs i bruk april 2005.

För att en organisation ska fungera måste kommunikationen fungera, för många organisationer och företag har intranätet blivit en av de primära kommunikation- och informations kanaler. Ett intranät stöder främst nedåtriktad information och fungerar som en informationsportal men den tekniska utvecklingen går framåt och nya höjder nås för vad som är tekniskt möjligt att göra. Skellefteå kommun är en organisation som valt att förnya sitt intranät och skapa ett nytt socialt intranät, det sociala intranätet skiljer sig från sin föregångare genom att det inte enbart består av statisk information utan det är kommunikativt. Syftet med den här studien är att undersöka vilken uppfattning anställda inom Skellefteå kommun har om organisationens nya sociala intranät samt hur de använder det. Materialet till studien samlades in genom sex semistrukturerade intervjuer. Teoribildningar som är centrala för studien är blanda annat socialt intranät och eftersom denna studie tar sin ansats ur ett mottagarperspektiv används användningsmodellen då den försöker klargöra hur människan fungerar gentemot medierna. Resultatet visar att det förekommer olika uppfattningar om organisationens nya sociala intranät, majoriteten av intervjupersonerna har en reserverad inställning till det nya intranätet. Resultatet visar även att det nya intranätet primärt används för att söka information och när det kommer till hur det nya sociala intranätet uppfattas som socialt kommunikationsforum kunde ingen av respondenterna ge ett tydligt svar då de uppgav att det inte förts någon diskussion om möjligheten att kommunicera med hjälp av det nya intranätet. / For an organization to function the communication needs to function, for many organizationsand enterprises the intranet have become one of the primary communication and information channels. An intranet supports mainly downward information and acts as an information portal but the technology is constantly evolving and we reach new heights of what is technically possible to do. Skellefteå municipality is an organization that has chosen to renew its intranet and create a new social intranet, the social intranet differs from its predecessor in that it not only consists of static information, it is also communicative. The aim of this study is to investigate the perception that the employees in Skellefteå municipality has on the organization's new social intranet and how they use it. The study´s empirical base is gathered through six semi-structured interviews. Theories that are central to the study are inter alia: social intranets and since this study takes its approach from a receiver perspective the Uses and Gratification perspective is used since it seeks to clarify how humans function in relation to the media. The results show that there are different perceptions of the organization's new social intranet, the majority of the interviewees have a reserved attitude to the new intranet.The results also shows that the new intranet is primarily used for searching information, and when it comes to how the new social intranet is perceived as a social communication forum, none of the respondents could give a clear reply as they stated that there been no discussion of the possibility of communicating through the new intranet.

Många projekt misslyckas årligen, en av de främsta orsakerna är bristande kommunikation och informationsutbyte. Idag sitter dessutom många projektdeltagare inom ett företag utspridda på olika kontor, vilket ställer ytterligare krav på den interna kommunikationen. Traditionella intranät har länge används inom de flesta företag. Syftet för dessa är bland annat att koppla anställda till viktig information inom företaget. Dessa intranät är dock sällan öppna för flervägskommunikation och samarbete. De statiska intranäten har i och med utvecklingen av funktioner från Web 2.0 senare ersatts med sociala intranät vars syfte bland annat är att främja flervägskommunikation samt att förbättra interaktion och samarbete inom en organisation. Syftet med denna studie är därför att undersöka hur sociala intranät kan främja den interna projektkommunikationen inom en organisation samt att belysa eventuella risker som dessa sociala intranät medför. För studien har intervjuer genomförts med projektledare inom tre IT-företag som alla använder någon form av socialt intranät för den interna projektkommunikationen. Insamlad data har sedan analyserats och vägts mot insamlad teori för att besvara studiens syfte samt undersökningsfrågor. Efter studien har en rad fördelar med användning av sociala intranät för den interna projektkommunikationen identifieras. Dessa är bland annat snabbare och utökad kommunikation, sökbarhet, relationsfrämjande och förbättrad informationsdelning. Eventuella risker kan bland annat vara ryktesspridning och offentliggörande av konfidentiell information. Intervjuade företag