Organisationer och företag växer idag allt mer och söker sig till nya marknader. Möjligheterna ökar i takt med den nya tekniken som erbjuds. Att nå en större marknad och kunna hantera större informationsmängder är två orsaker till att många företag investerat i ny teknik. Möjligheterna som affärssystem erbjuder är något som företag och organisationer blir alltmer medvetna om, fördelarna börjar bli för stora att bortse från. Men utan att ta hänsyn till de krav affärssystem ställer på både organisatorisk och verksamhetsnivå blir inte resultatet det optimala och affärssystemet kan i vissa fall stjälpa mer än hjälpa verksamheten. Risken finns att den vinst som förväntades istället gick förlorad. Man måste ta hänsyn till, och anpassa organisationens kärn- och stödprocesser till affärssystemet. Det är först när man har förståelse för förhållandet mellan affärssystemet och organisationen som de verkliga IT-vinsterna kan realiseras. För att undersöka de effekter affärssystem kan ha på organisationer har vi valt att studera ett system i dess verksamhetskontext. Företaget som vi har genomfört studien på heter Adixen Sensistor. Företaget utvecklar, tillverkar och marknadsför instrument för industriell läckagesökning och täthetskontroll med vätgas som spårgas. Vi har avgränsat oss till att undersöka orderprocessen och vilket stöd den får från det befintliga affärssystemet. Det som har framkommit i vår studie är att Sensistor inte har anpassat sina processer efter affärssystemet. Processerna har formats som skilda entiteter från affärssystemet och det har fått konsekvenser för nyttjadegraden av systemet. Affärssystemets alla moduler utnyttjas inte och istället används kompletterande system med liknande funktionalitet. För att företaget skall kunna utnyttja affärssystemet till fullo bör passformen mellan affärssystemet och företagets orderprocess förbättras. / ERP, business, business systems, process, IT, information technology

Medelstora företag som denna uppsats har valt att behandla är i svenskt näringsliv färre till antal än vad det finns små och stora företag. Medelstora företag, som kan sägas är morgondagens storföretag, drar sig ofta för att investera i affärssystem som kräver mycket tid och resurser att få det implementerat. Det har gjort att jag har funnit det intressant att studera medelstora företag och deras handlingssätt när beslutet om att införa ett affärssystem har tagits. Företag av den storleken har dessutom mindre med resurser för att anskaffa och handha ett affärssystem än jämförelsevis stora företag. Detta bör, enligt mig, sättas i relation till att omkring nittio procent av alla affärssystemprojekt misslyckas d.v.s. att projekten inte möter satta budget- och tidsramar. I denna uppsats har min uppmärksamhet riktats på att kartlägga vad för slags förutsättningar som medelstora företag behöver uppfylla för att lyckas med införandet av sitt affärssystem. Uppsatsen har bedrivits i form av en fallstudie där införandet av vald affärssystemlösning har studerats i två medelstora företag. Använda datainsamlingsmetoder är intervju och sekundärdata. Några av de resultat som denna uppsats har kunnat visa på är att tidsaspekten utgör ett stort hinder för medelstora företag när dem ska implementera sitt affärssysystem. Det är sällan som användardeltagarna arbetar med projektet på heltid utan dem får snarare kombinera sina ordinarie arbetsuppgifter med projektuppgifterna. Det kan medföra att arbetsbelastningen på projektmedlemmarna i perioder kan vara mycket stor, varför en del av deras ordinarie arbetsuppgifter bör låtas övergå på den övriga personalen i linjeverksamheten. Dessa måste i sin tur vara mer förstående för att projektmedlemmarna måste prioritera projektet för att det ska vara möjligt att ta systemet i drift som planerat. Genom avlastning möjliggörs användarnas medverkan. Testningen och gränsdragningsproblematiken, beträffande vad som utgör en standardleverans samt en tilläggsbeställning, är exempel på hinder som har påträffats i de studerade fallen. För att undkomma gränsdragningsproblematiken är det därför önskvärt om kunden och leverantören tidigt i projektet klargör för: vad som avses med en leverans, vad som bör ingå i en sådan samt när och hur en levarnas ska ske.

Att byta affärssystem är en komplex process då man som företag måste ta hänsyn till många omkringliggande faktorer. Denna process blir inte enklare när det rör sig om större företag med många personer inblandade. Enheterna Saab Aerostructures/Aerosystems som ingår i Saab AB har bytt ut 59 egenutvecklade system till ett affärssystem. Detta projekt är ett av det största i Europa i sitt slag och pågick under en tre års period där cirka 5000 personer har berörts. Det här projektet är något som vi funnit intressant med tanke på antalet system som bytts ut mot ett affärssystem men även vårt intresse för detta. Studien syfte är att ge verksamheten en utvärdering om hur kommunikation, information, utbildning bedrivits, samt hur nyckelanvändare och slutanvändares delaktighet har varit. Drygt 19 intervjuer samt tryckt empiriskt material ligger till grund för besvarandet av studiens problemformuleringar. Dessa ska i sin tur besvara vår huvudfråga som är, hur genomfördes övergången från egenutvecklade system till affärssystem och hur såg aktörerna på genomförandet? Vår studie visar att införandet av affärssystemet har i sin helhet gått bra men det har gett vissa effekter i verksamheten. Vi har upptäckt att det ligger ett antal faktorer till grund för dessa effekter. Dessa faktorer är kommunikationsbrist mellan projektet och vissa chefer tillika informationsspridningen till dessa. Andra faktorer är att arbetssätten inte var klara när utbildningen gavs till slutanvändarna och att datorerfarenheten underskattats hos dessa. Vi ser även att det har brustit i delaktigheten men samtidigt förstår vi svårigheten med att få med så många berörda som det handlade om.

This thesis is carried out at Portsystem 2000 AB who manufactures and markets industrial doors and docking systems. The background to this thesis is that the company’s management considers that their follow-up process of cost accounts is not fully functioning. The aim with this report is to investigate and describe the present procedure of the follow-up process concerning the time of operations and come up with suggestions for improvements. This thesis is performed within the range of the following areas: Information systems, quality, processes and cost calculation. The main method we used were semi structured interviews with a fairly opened framework. We also did a small-scale quantitative survey. The results from our investigation are that Portsystem lacks in the following matters: • Communication between the parts of the information system • Formulated routines for handling of divergence • Mapping of causes for divergence • Reliability in the information system Our conclusions are that Portsystem first of all need to put effort in doing an extensive revision of the present time estimations for the products with existing cost accounts. They should also examine the possibilities of making the enterprise system communicate with the MRP–system. More frequently executed calculations are a way of improving the precision in the cost estimations. We also consider that Portsystem should put effort in examine the distinguishable causes for divergence and take them into account during the follow-up process. / Detta examensarbete är utfört vid Portsystem 2000 AB i Habo som är en tillverkare av portsystem, däribland dockningssystem och garageportar. Bakgrunden till examensarbetet är att Portsystem anser sig ha problem med uppföljningen av efterkalkyler. Målet och syftet med arbetet är att undersöka och beskriva det befintliga tillvägagångssättet vid uppföljningsarbetet av tidsåtgången i produktionen samt ge förslag till förbättringar med utgångspunkt från vald litteratur inom området. Examensarbetet behandlar områdena informationssystem, kvalitet, processer och kalkylering. Metoder som använts är huvudsakligen semistrukturerade intervjuer och en mindre kvantitativ undersökning. Resultaten från undersökningen visar att Portsystem har brister inom följande områden: • Kommunikation mellan informationssystemets olika delar • Formulerade rutiner för avvikelsehantering • Kartläggning av orsaker till avvikelser • Pålitlighet i informationssystemet Våra slutsatser är att Portsystem först och främst behöver lägga resurser på att göra en omfattande revidering av tidsåtgången för de artiklar där efterkalkyler redan finns arkiverade. De bör även se över möjligheterna att få Scala och System Andersson att kommunicera med varandra, vilket skulle underlätta uppföljningen. Kanske är det motiverat att byta affärssystem. Vi anser att man genom enkla frekventa beräkningar kan förbättra precisionen i förkalkylen. Ytterligare en slutsats är att de urskiljbara orsakerna till avvikelse borde undersökas närmare och tas med i planeringen.

<p>Detta examensarbete behandlar affärssystem (även kallade ERP-system) och implementering av dessa. ERP betyder Enterprise Resource Planning och innebär ett integrerat system som innefattar hela företagets verksamhet.</p><p>Att införa ett affärssystem i en organisation är en stor investering och ofta en komplicerad uppgift, det är därför bra om tidigare erfarenheter från liknande implementationer kan utnyttjas. I mitt arbete har jag undersökt vilka faktorer en organisation bör beakta för att erhålla en lyckad implementering. Arbetet har bedrivits i form av en fallstudie där jag genom intervjuer med projektdeltagare har studerat den implementation som Volvo Lastvagnar Komponenter AB i Skövde nyligen har genomfört av affärssystemet SAP R/3.</p><p>Resultatet av undersökningen kan sammanfattas i tre övergripande områden; planering, utbildning och resurser. Dessa områden är alla viktiga att beakta i samband med en implementering av ett affärssystem för att implementeringen skall nå ett, för företaget, lyckat resultat.</p>

<p>I dagens hårda konkurrenssituation krävs det mer och mer av företags informations-system. Detta gör att fler och fler företag väljer att implementera ett integrerat affärs-system. Integreringen gör att företag får en enhetlig systemmiljö för hela företagets informationsbehandling. Implementeringen är dock en kostsam och tidskrävande process (Ekstrand, 1998). Mitt arbete behandlar frågeställningarna om varför företag väljer att implementera ett affärssystem, hur implementeringen förlöpte samt hur affärssystemet fungerar när implementeringen är färdig.</p><p>Bland de företag jag vände mig till så var den främsta anledningen till att företag installerar ett affärssystem att systemen är omfattande och integrerade.</p><p>Jag kom även till slutsatsen att det nästan är omöjligt att genomföra en implementering av ett affärssystem helt smärtfritt. Problemen beror dock inte alltid på affärssystemet utan på t.ex. dålig beredskap från företagens sida.</p><p>Sammanfattningsvis fick jag intrycket att de flesta företag är nöjda med sitt val av system och de som inte ännu såg nyttan med systemen trodde att de inom kort skulle göra det.</p>

<p>Dagens företag är i stort behov av information. Företag som har många avdelningar behöver möjligheter för att enkelt och smidigt kunna samordna information för hela företaget. Affärssystem erbjuder denna möjlighet genom en modulbaserad konstruktion som integrerar ett företags samtliga avdelningar i ett enda system. Problem kan dock uppstå då ett valt affärssystem inte passar företagets verksamhet. En kompromiss mellan system och verksamhet måste då försöka uppnås.</p><p>Ett affärssystem implementeras ofta i samband med en metod, vilken ger detaljerade beskrivningar för hur implementeringen ska gå till. På vilka grunder väljer företagen att arbeta efter en specifik metod då system och verksamhet behöver anpassas till varandra?</p><p>Detta arbete bygger på en undersökning som har utförts genom en survey där fem företag har medverkat. Resultatet av undersökningen visar ett antal metoder samt presenterar orsaker till varför dessa metoder används.</p>

<p>Denna rapport behandlar ett tämligen outforskat delområde inom elektroniskt handel, nämligen integration av affärssystem och e-handelssystem. Huvudfrågan i denna rapport går ut på att undersöka hur företag har integrerat sitt affärssystem med sitt e-handelssystem. För att besvara huvudfrågan delades den upp i tre delfrågor. Dessa sökte besvara dels på vilken nivå inom Enterprise Application Integration som företagen hade integrerat systemen, dels vilka integrationstekniker företagen använder för att integrera systemen samt dels vilka effekter integrationen medfört för företagen. För att besvara problemställningen utfördes telefonintervjuer med fyra företag. Resultatet av undersökningen var att samtliga företag hade integrerat på Enterprise Application Integrations datanivå, vilket även var den nivå de hade börjat med att integrera. De integrationstekniker som användes varierade. Det var dock inte särskilt vanligt att använda nyare integrationstekniker. Integrationen medförde genomgående positiva effekter för företagen, även om vissa problem kvarstod. Inga större nya problem uppkom dock.</p>

<p>This thesis is carried out at Portsystem 2000 AB who manufactures and markets industrial doors and docking systems. The background to this thesis is that the company’s management considers that their follow-up process of cost accounts is not fully functioning.</p><p>The aim with this report is to investigate and describe the present procedure of the follow-up process concerning the time of operations and come up with suggestions for improvements. This thesis is performed within the range of the following areas: Information systems, quality, processes and cost calculation. The main method we used were semi structured interviews with a fairly opened framework. We also did a small-scale quantitative survey. The results from our investigation are that Portsystem lacks in the following matters:</p><p>• Communication between the parts of the information system</p><p>• Formulated routines for handling of divergence</p><p>• Mapping of causes for divergence</p><p>• Reliability in the information system</p><p>Our conclusions are that Portsystem first of all need to put effort in doing an extensive revision of the present time estimations for the products with existing cost accounts. They should also examine the possibilities of making the enterprise system communicate with the MRP–system. More frequently executed calculations are a way of improving the precision in the cost estimations. We also consider that Portsystem should put effort in examine the distinguishable causes for divergence and take them into account during the follow-up process.</p> / <p>Detta examensarbete är utfört vid Portsystem 2000 AB i Habo som är en tillverkare av portsystem, däribland dockningssystem och garageportar. Bakgrunden till examensarbetet är att Portsystem anser sig ha problem med uppföljningen av efterkalkyler.</p><p>Målet och syftet med arbetet är att undersöka och beskriva det befintliga tillvägagångssättet vid uppföljningsarbetet av tidsåtgången i produktionen samt ge förslag till förbättringar med utgångspunkt från vald litteratur inom området. Examensarbetet behandlar områdena informationssystem, kvalitet, processer och kalkylering. Metoder som använts är huvudsakligen semistrukturerade intervjuer och en mindre kvantitativ undersökning. Resultaten från undersökningen visar att Portsystem har brister inom följande områden:</p><p>• Kommunikation mellan informationssystemets olika delar</p><p>• Formulerade rutiner för avvikelsehantering</p><p>• Kartläggning av orsaker till avvikelser</p><p>• Pålitlighet i informationssystemet</p><p>Våra slutsatser är att Portsystem först och främst behöver lägga resurser på att göra en omfattande revidering av tidsåtgången för de artiklar där efterkalkyler redan finns arkiverade. De bör även se över möjligheterna att få Scala och System Andersson att kommunicera med varandra, vilket skulle underlätta uppföljningen. Kanske är det motiverat att byta affärssystem. Vi anser att man genom enkla frekventa beräkningar kan förbättra precisionen i förkalkylen. Ytterligare en slutsats är att de urskiljbara orsakerna till avvikelse borde undersökas närmare och tas med i planeringen.</p>

<p>Kraven från omvärlden att organisationer skall högprestera är ett faktum och de trappas upp varje dag vilket innebär att behovet av förändringar i verksamheten ständigt finns på ledningens agenda. Förändringar innebär enligt Ahrenfelt och Berner (1992) alltid en konflikt och många människor har inte förmågan att se möjligheterna istället för hoten. Mastec AB är en industrigrupp, bestående av sju dotterbolag, inom metall och plast med huvudkontor beläget i Huskvarna. Koncernen har valt att implementera Microsoft Business Solution Navision på alla dot-terbolag för att på så sätt skapa ett enhetligt affärssystem. I och med implementeringen har dock konflikter uppstått.</p><p>Syftet är, med utgångspunkt i konfliktteori, att undersöka vilka konflikter som kan uppstå i samband med införandet av ett affärssystem med anknytning till parallell affärsutveckling samt ge exempel på hur dessa konflikter kan hanteras.</p><p>Undersökningen påbörjades med en genomgång av lämplig litteratur inom konfliktteori. Den empiriska studien utfördes sedan på Mastec AB och inleddes med en kvalitativ intervju och följdes av en enkät på tre dotterbolag bestående av både kvalitativa och kvantitativa frågor. Utfallen från den empiriska studien analyserades sedan i förhållande till lämplig teori.</p><p>Informationsbrist kan vara en orsak till att konflikter uppstår. Det mesta talar för att detta kan hanteras genom möten och ytterligare information. Det finns situationer där konflikter väljs att hanteras genom överkörning, exempelvis då tidspress föreligger. Studien visar också att det skett en parallell verksamhetsutveckling, dock inte medvetet. Även missförstånd kan leda till konflikter. Hantering av dessa kan exempelvis bestå av förändrat samarbete. Konflikter kan även uppstå när förväntningarna på verksamheten och systemet är diffusa.</p> / <p>Demands from the surrounding world concerning the fact that organizations must overachieve increases every day, which means that business changes always have to be on the management’s agenda. According to Ahrenfelt and Berner (1992) changes always mean a conflict and many people do not have the ability to see the opportunities instead of the threats. Mastec AB is a group of seven companies within the plastics- and metal industry with its headquarter situated in Huskvarna. It has chosen to implement Microsoft Business Solution Navision on all subsidiaries to attain a uniformed business system. In relation to the implementation, conflicts have arisen.</p><p>The purpose is, with starting-point in conflicts theory, to investigate what conflicts that may occur when implementing a business system in connection to a parallel business development and also give examples on how to handle these.</p><p>The investigation was initiated with a literature study with suitable ref-erences to conflicts. The empirical study was then carried out at Mastec AB and began with a qualitative interview which was followed by a survey that consisted of both qualitative and quantitative questions. The results from the empirical study were then analyzed in relation to appropriate theory.</p><p>Lack of information can cause conflicts. This conflict may be handled through meetings and further information. There are situations when conflicts are chosen to be completely disregarded, which also is a way of conflict handling. The study shows that a parallel business development has occurred but not deliberately. Also misunderstandings can lead to conflicts. These can be handled by changing ways to collaborate. Conflicts can also arise when the expectations on the business and the business system are diffuse.</p>