Detta examensarbete handlar om införande av Lean Administration i administrativa stödprocesser. Examensarbetet undersöker hur Leanverktyg kan bidra till att standardisera dokument och dokumenthanteringen och därigenom eliminera slöserier. Parallellt erhålls kvalitetssäkring och effektivisering, samt att kapacitet frigörs till värdehöjande aktiviteter. Studiens fokus och tyngdpunkt beträffande empirin bygger på aktionsforskning bedriven hos ett tradingföretag där den stödjande dokumenthanteringen till arbetet med utfallsprover studerats närmare. Bakgrunden till studien kan härledas till den globala konkurrensen som medfört att fler företag i större omfattning arbetat med att förbättra och effektivisera sin verksamhet. Fler företag har även valt att fokusera på sin kärnkompetens och har därför outsourcat delar av sin verksamhet. I linje med denna utveckling har nya aktörer uppkommit som specialiserat sig på andra områden än produktion. För dessa företag som inte har någon produktion att effektivisera blir fokus istället riktat mot att förbättra andra områden, så som administrationen. Syftet med examensarbetet är att, baserat på Lean Administration, ge förslag på ny dokumenthantering för de administrativa stödprocesserna tillhörande utfallsprover. Resultatet av arbetet mynnar ut i ett förslag som presenteras i form av en mall skapad i Excel. Excelmallen har upprättats under examensarbetes gång och är byggd med stöd av principer och verktyg från Lean Administration. Mallen är tänkt att ersätta befintliga dokument i den administrativa stödprocessen och bidrar därmed till att standardisera och effektivisera arbetet med utfallsprover. Mallen bidrar även till valmöjligheter att bemöta kundernas olika krav samt höjer kvalitén genom inbyggd felsäkring. Mallen kan anses generell och möjlig att implementera på olika företag som arbetar med utfallsprover. Den grafiska layouten kan dock behöva förändras för att anpassa dokumenten till företagsspecifika behov. Under arbetets senare fas uppkom tankar om att vidareutveckla Excelmallen till ett totalkvalitetsdokument, vilket då skulle innehålla all information om en specifik artikel som härrör kvalité. Denna tankegång ger uppslag till vidare utvecklings och förbättringsarbete. Förslag ges till vidare forskning inom området Lean Administration då ämnet har mycket kvar att utforska. Arbetssättet som använts i detta examensarbete, att granska arbetsmomenten med Leanglasögon, kan generaliseras och tillämpas även inom andra områden än processen med utfallsprover. / This thesis concerns implementation of Lean Administration within administrative support-processes. The thesis examines how tools of Lean can contribute to the standardizing of documents and the handling of documents in order to eliminate waste. In addition, quality assurance and higher efficiency are obtained while it is possible to reach a higher capacity for value-adding activities. The empirical findings are based on action research conducted at a trading company where the supporting handling of documents concerning initial samples was studied closely. The background to this study can be traced to the increased global competition which has brought more companies to work with improvements to a larger extent. More companies have also decided to outsource parts of their operations to be able to focus on their core competencies. As an effect of this trend, different new actors have specialized in other areas than production. When there is no production to make more efficient, these companies have directed their work with improvements to other areas, such as the administration. The purpose with this thesis is to; based on Lean Administration, give suggestions for a new handling system of documents concerning the support processes for initial samples. The result of this work culminates into a proposal which is presented as a template created in Excel. The template has been created during the work with the thesis and it is built with support from principles and tools from Lean Administration. The Excel template is made to replace current documents in the specific administrative process and by doing that, contribute to standardization and increased efficiency to the work with initial samples. The template also creates options to treat customers’ different needs and it also increases quality through a built-in fail proofing feature. The template can be considered to be generalized and possible to implement at different companies working with initial samples. However, it may be required to change the graphical layout to company-specific needs. Towards the end of the writing process thoughts about developing the Excel template to a total quality document was raised. This document could contain all information concerning quality for a specific article. This idea gives opportunity for further work. Suggestions for further research within Lean Administration are given since there is still a lot to investigate within the field. The way the research was conducted, by viewing the work processes with Lean-glasses, can be generalized and applied to other areas than the processes concerning initial samples.

<p>I denna rapport framgår vilken energibesparing som är möjlig i vissa processer hos Ankarsrum Industries. Hypotesen var att sänka företagets energikostnader med 30 %.</p><p>Företagets analyserade stödprocesser omfattar tryckluft, belysning och ventilation och lokalkomfort. Tryckluftsproduktionen kostar idag 259 000 kronor om året. Företaget har ett tryckluftsläckage som uppgår till 113 000 kronor. Om läckage tätas och en ny kompressor investeras kan företaget spara 160 000 kronor per år.</p><p>Belysningen i företagets lokaler består av flera olika typer av armaturer med varierande kvalitet. Ofta är armaturerna utan reflektor vilket innebär att ljusutbytet inte blir optimalt. Med effektivare armaturer, närvarovakter och sektionering kan företaget spara 108 000 kronor per år.</p><p>Det finns omkring tio stycken ventilationsanläggningar med till- och frånluft. På vissa förekommer värmeväxlare. Företaget har även många mindre frånluftsfläktar som punktutsug. Dessa har i nuläget ingen värmeåtervinning. Installation av effektivare värmeväxlare och bättre tidsstyrning av fläktanläggningarna ger en besparing på 639 000 kronor om året.</p><p>Ankarsrum Industries har i dagsläget ventilations- och transmissionsförluster i dörrar och fönster till en kostnad av 149 000 kronor per år. Företaget rekommenderas att byta ut portar och fönster i produktionslokalerna till de som är mer energieffektiva.</p><p>I nuläget har företaget ett effektabonnemang på 1 900 kW och ett på 20 kW. Ankarsrum Industries rekommenderas att avsluta abonnemanget för svetsarna på 20 kW och ansluta dem till produktionsabonnemanget. Företaget bör även ha som målsättning att sänka det befintliga effektabonnemanget till 1 700 kW. Vidare bör företaget anmäla sig till PFE (Program För Energieffektivisering). Det kan innebära reduktion av energiskatten. Ytterligare information ges på www.stem.se. Med dessa åtgärder kan Ankarsrum Industries minska sina energikostnader för produktionen till 685 600 kronor per år. Detta innebär att företaget kan sänka energikostnaderna med 1 281 300 kronor per år. Således uppfylldes hypotesen.</p><p>Utöver de föreslagna åtgärderna i denna rapport kan företaget minska uppvärmningskostnaderna med cirka 1 900 000 kronor per år genom att investera i en ny flispanna och ställa av el- och oljepannorna. Pay-offtiden för denna åtgärd är cirka 1,3 år (Bondesson och Edfeldt 2005).</p>

I denna rapport framgår vilken energibesparing som är möjlig i vissa processer hos Ankarsrum Industries. Hypotesen var att sänka företagets energikostnader med 30 %. Företagets analyserade stödprocesser omfattar tryckluft, belysning och ventilation och lokalkomfort. Tryckluftsproduktionen kostar idag 259 000 kronor om året. Företaget har ett tryckluftsläckage som uppgår till 113 000 kronor. Om läckage tätas och en ny kompressor investeras kan företaget spara 160 000 kronor per år. Belysningen i företagets lokaler består av flera olika typer av armaturer med varierande kvalitet. Ofta är armaturerna utan reflektor vilket innebär att ljusutbytet inte blir optimalt. Med effektivare armaturer, närvarovakter och sektionering kan företaget spara 108 000 kronor per år. Det finns omkring tio stycken ventilationsanläggningar med till- och frånluft. På vissa förekommer värmeväxlare. Företaget har även många mindre frånluftsfläktar som punktutsug. Dessa har i nuläget ingen värmeåtervinning. Installation av effektivare värmeväxlare och bättre tidsstyrning av fläktanläggningarna ger en besparing på 639 000 kronor om året. Ankarsrum Industries har i dagsläget ventilations- och transmissionsförluster i dörrar och fönster till en kostnad av 149 000 kronor per år. Företaget rekommenderas att byta ut portar och fönster i produktionslokalerna till de som är mer energieffektiva. I nuläget har företaget ett effektabonnemang på 1 900 kW och ett på 20 kW. Ankarsrum Industries rekommenderas att avsluta abonnemanget för svetsarna på 20 kW och ansluta dem till produktionsabonnemanget. Företaget bör även ha som målsättning att sänka det befintliga effektabonnemanget till 1 700 kW. Vidare bör företaget anmäla sig till PFE (Program För Energieffektivisering). Det kan innebära reduktion av energiskatten. Ytterligare information ges på www.stem.se. Med dessa åtgärder kan Ankarsrum Industries minska sina energikostnader för produktionen till 685 600 kronor per år. Detta innebär att företaget kan sänka energikostnaderna med 1 281 300 kronor per år. Således uppfylldes hypotesen. Utöver de föreslagna åtgärderna i denna rapport kan företaget minska uppvärmningskostnaderna med cirka 1 900 000 kronor per år genom att investera i en ny flispanna och ställa av el- och oljepannorna. Pay-offtiden för denna åtgärd är cirka 1,3 år (Bondesson och Edfeldt 2005).

Syftet med detta arbete är att öka förståelsen för hur kärnprocesser kan förbättra lagerhållningen i ett företag. Genom att först kartlägga vilka företagets kärn- och stödprocesser är och sedan undersöka hur kärnprocesserna påverkar lagerhållningen kan syftet uppnås. Därmed besvaras problematiseringsfrågan som är följande; På vilka sätt kan lagerhållningen, genom identifiering av kärnprocesserna förbättras på ett företag med E-handel? Arbetet har genomförts på ett av koncernen Nordic E-Commerce Groups dotterbolag, Nordic Inc som är ett E-handelsföretag som säljer bläckpatroner och kontorsmaterial till både företag och privatpersoner. Inledningsvis genomfördes en kartläggning av Nordic Incs processer genom observationer och intervjuer med koncernens VD. När kartläggningen var sammanställd visade det sig att de kärnprocesser som fanns på Nordic Inc var Lager, Inköp och Kundservice. Dessa behandlades sedan mer ingående genom intervjuer med cheferna för varje kärnprocess för att se hur kärnprocesserna påverkar lagerhållningen. Det visade sig vara på sådant sätt att kundservice inte påverkar lagerhållningen på något sätt. Snarare tvärt om då kundservice blir lidande på grund utav den bristande lagerhållningen. Tillvägagångssätten på lagret påverkar lagerhållningen genom bristande artikelplacering, svårtillgänglighet, bristande kontroll över lagersaldo och artiklarnas skick. Vilket i sin tur påverkar kostnader för inventarier och personal. Inköp är den kärnprocess som påverkar lagerhållningen mest då beslut som tas i inköpsprocessen återspeglas i den bristande lagerhållningen. / The purpose of this study is to increase the understanding of how primary activities can improve the inventory management in an E-commerce company. By first identifying the company's primary and support activities, and then exam how the primary activities affect the inventory management, the purpose is achieved and the thesis question can be answered which is; By identifying the primary activities, in what ways could the inventory management be improved in an E-commerce company? The study has been carried out at Nordic E-commerce Group’s affiliate Nordic Inc. The affiliate is an E-commerce company that sells ink cartridges and office supplies to both businesses and individuals. Initially, the different processes of Nordic Inc.’s were found through observations and interviews with the CEO. When the analyze of the processes was completed, the primary activities found at Nordic Inc were inventory in the warehouse, purchasing and customer service. These were then processed thoroughly, by interviews with the managers of each activity to discover how each one effect the inventory management. The results showed that customer service does not affect inventory in any way. Instead the opposite could be found as customer service is suffering because of inventory. The approaches when working with inventory affect the inventory management through a lacking article placement, inaccessibility, lack of control over stock levels and the condition of articles. This in turn affects the cost of products and personnel. Purchase is the primary activity that affects inventory the most, as the decisions taken in the purchasing process are reflected in inventory.

Världen står inför stora utmaningar berörande klimat och miljö vilket är direkt kopplat till energianvändning. Globalt sett ökar energibehovet hela tiden samtidigt som en stor del av energimixen fortfarande utgörs av fossila bränslen. Industrier är den sektor som står för den största energianvändningen, hela 38 % både globalt och lokalt i Sverige. För att kunna uppnå de mål som satts, bland annat FN:s globala mål och målen som ingår i Parisavtalet, så måste energianvändningen i bland annat industrier minska. I denna rapport presenteras en fallstudie som gjorts på en industrianläggning med flera tillhörande byggnader belägen i Sverige. I fallstudien har en energikartläggning utförts och tillhörande energieffektiviseringsförslag har rekommenderats. Anläggningen är en stålindustri och tillverkar verktyg till gruvindustrin. Syftet med arbetet var att kartlägga energianvändningen, lokalisera åtgärder att rekommendera för energieffektivisering och därefter utföra LCC- och nuvärdeskalkyler på förslagen. Energikartläggningen utfördes både på industrianläggningens stöd-och produktionsprocesser, medan energieffektiviseringsförslagen fokuserade på industrianläggningens stödprocesser som innefattar belysning, ventilation, tryckluft, ånga, lokalkomfort, pumpning, tappvarmvatten, interna transporter samt övriga okategoriserade stödprocesser. Målet med det var att ge förslag på hur industrin ska kunna minska sin energianvändning, vilket gynnar industrin, både ur ett ekonomiskt och miljömässigt perspektiv. För energikartläggningen tillhandahölls information främst genom kommunikation med anställda på fallföretaget och observationer i anläggningen. Flertalet antaganden har även gjorts, de gjordes vid tillfällen som annan information inte fanns tillgänglig och när beräkningar förenklades. Studien gav en klar bild av hur mycket energi fallföretaget använder årligen och hur energin är fördelad på industrianläggningens processer. Den visade även att en mängd åtgärdsförslag kunde läggas fram för fallföretaget för att minska deras energianvändning. Förslag lades fram i någon form för alla stödprocesser. LCC- eller nuvärdeskalkyler utfördes även på alla stödprocesser förutom ventilation. Industrianläggningens totala energianvändning under år 2022 var ca 47 131 MWh. Skulle fallföretaget välja att utföra de rekommenderade åtgärder som föreslogs så skulle, utifrån de kalkyler som gjorts, den nya energianvändningen bli 42 861 MWh vilket resulterar i en energibesparing på 4 270 MWh/år och en kostnadsbesparing på ca 6 400 000 kr/år. / The world is facing major challenges concerning climate and the environment, which are directly linked to energy use. Globally, energy demand is constantly increasing, while a large part of the energy mix still consists of fossil fuels. Industries is the sector responsible for the largest energy use, 38% both globally and locally in Sweden. To achieve the goals that have been set, including the UN's global goals and the goals included in the Paris Agreement, energy use in industries, among other things, must decrease. This report presents a case study made at an industrial plant with several associated buildings located in Sweden. In the case study, an energy audit has been carried out and associated energy efficiency measures have been recommended. The facility is mainly a steel machining industry with some complementary processes. The purpose of the work was to audit the energy use, locate measures to recommend for energy efficiency and then perform LCC and present value calculations on the proposals. The energy audit was carried out on both the industrial plant's support and production processes, while the energy efficiency measures focused on the industrial plant's support processes, which include lighting, ventilation, compressed air, steam, local comfort, pumping, tap water, internal transports and other uncategorized support processes. The goal was to provide suggestions on how the industry can reduce its energy use, which benefits the industry, both from an economic and environmental perspective. For the energy audit, information was provided mainly through communication with employees at the case company and observations in the facility. Some assumptions have also been made, they were made on occasions when other information was not available and when calculations were simplified. The study gave a clear representation of how much energy the case company uses annually and how the energy is distributed among the industrial plant's processes. It also showed that several measures could be put forward for the case company to reduce their energy use. Proposals were presented in some form for all support processes. LCC or present value calculations were also performed for all support processes except ventilation. The industrial plant's total energy use in 2022 was approximately 47 131 MWh. Should the case company choose to carry out the recommended measures that were proposed, based on the calculations made, the new energy use would be 42 861 MWh, which results in an energy saving of 4 270 MWh/year and a cost saving of approximately 6 400 000 SEK/year.

Bakgrund: Modig Machine Tool AB står inför en tillväxtresa där implementeringen av “Lean” blev relevant för att skapa den organisation som krävs för att bemöta en förväntad ökad efterfrågan på deras produkter. Över tid har “Lean” utvecklats från att enbart vara ett sätt för att organisera produktionen till att numera inkludera hela organisationen, däribland de administrativa stödprocesserna. Syfte: Syftet med denna studie är att skapa ökad kunskap kring hur ekonomiavdelningen behöver anpassa sig vid införandet av “Lean” i Modig Machine Tool AB. Metod: Studien är en enfallsstudie där konsult, redovisningschef och medarbetare på ekonomiavdelningen har intervjuats. Intervjuerna har tagit formen av att vara semistrukturerade med anledning av den kvalitativa forskningsansatsen. Vidare framgår en motivering till den teoretiska materialinsamlingen med anledning av att skapa en djup förståelse till fenomenet att implementera “Lean”. Slutsats: Studien identifierar att ekonomiavdelningen behöver anpassa sig till implementeringen av “Lean” genom ökad kommunikation, att vara en del av att skapa en samlad personalstyrka och flexibel och snabb i sitt arbetssätt för att bemöta framtida ökad efterfrågan. Således konkluderar arbetet att ekonomiavdelningen är i behov av att utveckla åtgärder kopplade till avdelningsöverskridande kommunikation, en informationsplan, ena sig bakom en stark möteskultur, samt att anamma en lärande kultur. / Background and problem: Modig Machine Tool AB is embarking on a growth journey where the implementation of “Lean” has become relevant to create the organization required to meet the expected increased demand for their products. Over time, “Lean” has evolved from being solely a way to organize production to now encompassing the entire organization, including administrative support processes. Purpose: The purpose of this study is to increase knowledge about how the finance department needs to adapt to the implementation of “Lean” in Modig Machine Tool AB. Method: The study is a single-case study where a consultant, accounting manager, and employees in the finance department were interviewed. The interviews were semi-structured due to the qualitative research approach. Furthermore, a justification for the theoretical data collection is provided in order to gain a deep understanding of the phenomenon of implementing “Lean”. Conclusion: The study identifies that the finance department needs to adapt to the implementation of “Lean” through increased communication, being part of creating a cohesive workforce, and being flexible and agile in their work approach to meet future increased demand. Thus, this paper concludes that the finance department needs to develop measures linked to cross-functional communication, an information plan, unite behind a strong meeting culture, and to embrace a learning culture.

I början av 2000-talet finansierade regeringen ett projekt, det kommunala hälsobokslutsprojektet, som primärt syftade till att ge erfarenheter och kunskap om olika verksamhetsstyrningsmodellers användbarhet som underlag för det som kallades hälsobokslut. Vidare förväntades projektet ge erfarenheter och kunskap om vilka stödprocesser som var väsentliga för en lyckosam användning av de valda verksamhetsstyrningsmodellerna. Från Näringsdepartementet, som var uppdragsgivare, fanns det även en förväntan att projektet skulle leda till att en gemensam hälsobokslutsmodell skulle kunna användas inom den kommunala sektorn. Underlaget för denna avhandling utgörs av en longitudinell fallstudie där arbetet med hälsobokslutsprojektet har studerats i tre av de kommuner som deltog i projektet. Undersökningen har gjort det möjligt att få fyra forskningsfrågor besvarade: Hur förändrades verksamhetsstyrningen av införandet av hälsobokslut i respektive kommun? Vad initierade denna förändring? Hur genomfördes förändringen av verksamhetsstyrningen? Vad fick förändringen av verksamhetsstyrningen för resultat i de tre kommunerna? Genom att få dessa forskningsfrågor besvarade har det varit möjligt att få kunskap om hur verksamhetsstyrningsmodeller påverkats under en förändringsprocess. Empirin består i huvudsak av fokusgruppsintervjuer vilka har kompletterats med personliga intervjuer och sekundärdata från tre av de kommuner som deltog i hälsobokslutsprojektet. Avhandlingens resultat kan noteras inom fler områden. En organisations syn på sig själv i förhållande till liknande organisationer kan avgöra om ett förändringsarbete kan initieras.  Individuella drivkrafter, och speciellt stabiliserande drivkrafter, är viktiga att beakta, och påverka, om ett förändringsarbete ska genomföras. Vidare noteras att institutionella drivkrafter inte enbart kan knytas till existerande strukturer och att individuella drivkrafter inte enbart kan knytas till individers handlingar. Båda typerna av drivkrafter påverkas av och påverka de modaliteter som existerar som förbindelselänk mellan strukturer och handlingar enligt struktureringsteorin. Stödprocesser är viktiga att beakta i anslutning till organisatoriskt lärande och individers handlingar. Särskilt mobiliserande stödprocesser har varit de kommunikations- och motivationsprocesser som synliggjorts med hjälp av de analyser som genomförts. / In the early 2000s the Swedish government financed a health statement project. This project aimed primarily to provide experience and knowledge of the usability of various management control models to function as health statement models. Furthermore, the project was expected to provide experience and knowledge of the supporting processes that was essential for the successful use of the selected management control models. The Ministry of Enterprise, Energy and Communications, which was the principal of the project, expected that the project would lead to the presentation of a common health statement model that could be used within the municipal sector. The basis for this thesis consists of a longitudinal case study in which the health statement project has been studied in three of the municipalities involved in the project. The investigation has made it possible to get four research questions answered: How were the management control systems within the municipalities changed by the introduction of health statements in each municipality? What initiated this change? How was the change in the management control systems achieved? What was the result of the changes of the management control systems within the three municipalities? By answering these research questions it has been possible to gain insight into how management control models have been affected in a change process. The empirical material consists mainly of focus group interviews which have been supplemented by personal interviews and secondary data from three of the municipalities that participated in health statement project. The findings from the research can be observed in several areas. An organization's vision of itself in relation to similar organizations can determine whether a change process can be initiated. Individual forces, and especially stabilizing forces, are important to consider, and influence, if a change program shall be implemented. Institutional forces are linked not only to existing structures and individual drivers are not only linked to individuals' actions. Both types of forces are affected by and affect modalities that exist as interfaces between structures and actions according to the structuring theory. Supporting processes are important to consider in relation to organizational learning and individuals' actions. The communication and motivational processes has been important as mobilizing supporting processes.