Vid utformning av kontor är krav på arbetsmiljö, tillgänglighet, trivselfaktor och att kunna påvisa sitt varumärke i kontoret av vikt. För att kontoret ska bidra till ett positivt arbetsklimat och ett effektivt arbetssätt bör även utformningen anpassas till den specifika verksamhet som bedrivs. Ett kontor med attraktiv utformning och bra arbetsmiljö ökar organisationens attraktionskraft mot befintliga och framtida medarbetare. Rapporten behandlar krav och aspekter att beakta vid ombyggnation av kontor och planering av ny kontorstyp i existerande lokaler. Med ett befintligt kontor finns givna förhållanden som ska tas hänsyn till och därför sammanfattas fakta om tekniska- och social aspekter som är av vikt vid valet av kontorstyp. Tekniska aspekter är ljud, ljus, luft, temperatur, bärande byggnadsdelar, vatten och avlopp, brand och el. Sociala aspekter innefattar ergonomi, kulörval, medarbetarhälsa, digitalisering, estetik och inredning. Olika kontorstyper beskrivs och utformningskrav från lagar och branschföreskrifter presenteras. Utförd studie baseras på en fallstudie av Skanskas kontor i Uppsala där en behovsanalys utförs och ett förslag på aktivitetsbaserad kontorslösning presenteras.

Title The communicative office – A study of the effects that Activity based offices has on internal communication.       Authors                             Carl Varli, Jonas Eklund and Petter Göransson   Course                              Business administration III – Organization – Bachelor’ thesis   Tutor                                 Olle Duhlin             Examiner                          Mikael Lundgren   Background                      The prime focus of activity based office designs are the though of choosing your workplace along with your work task, instead of the other way around. This means that you do not longer have a set workstation of your own, you move around according to where to your current work will be best performed.    Problem                           We want to explore how the communication within a company’s departments has been affected by the introduction of an activity-based office design. Purpose                             The purpose of this study was to get an understanding of how this office design could effect the communication within companies that uses it. Further more, we wanted to study the effects that this kind of office would have on the communication within a department.   Method                              This bachelor thesis are written by inspiration from an inductive approach and based on a multiple qualitative case study of two companies that currently are using an activity based office design. Six interviews contributed to the collection of the empirical data.   Conclusion                       Based on the results of this study we were able to identify a clear change in the HR departments (department by our choosing) communication. The communication generally increased as a result of more interaction between employees from different departments. However, we could also note that at the same time the communication within HR decreased as a direct result of the activity-based office design.          Keywords                          Activity based, Office, HR, Communication, Interaction

<p><strong>Sammanfattning</strong></p><p><strong> </strong></p><p>Detta projekt är ett examensarbete för innovations- och designingenjörer vid Karlstads universitet. Projektet genomfördes i samarbete med Moelven Eurowand AB, som är ett av Sveriges ledande företag på rumslösningar för kontor.</p><p> </p><p>Dagens kontor har ofta en öppen planlösning, dvs. där arbetarna sitter i samma öppna yta. Den här typen av arbetsmiljö medför ofta en högre ljudnivå, vilket inte är den optimala miljön för enskilda telefonsamtal. Önskemål har framförts att producera och skapa någon typ av litet rum för att lösa detta problem. Problemformuleringen avgränsades till att identifiera efterfrågan och till att hitta en lösning till problemet med hög ljudnivå i dessa typer av miljöer.</p><p> </p><p>Gruppen började med att göra en enkätstudie för att samla information från personer som arbetar i dessa miljöer. Enkäten var till stor hjälp vid det fortsatta arbetet i projektet. Gruppen fann att många arbetare tyckte att ljudnivån var för hög och det fanns en stor efterfrågan på tysta rum för enskilda telefonsamtal. En research gjordes även i ämnena psykologi, akustik, färglära och optik.</p><p> </p><p>Med idégenereringsmetoder som Random input, Slipwriting och Musical input utvecklades åtta koncept. För att välja det bästa användes några specifika konceptsvalsmetoder. Koncepten presenterades också för Moelven Eurowand AB för att få deras åsikt.</p><p> </p><p>Till slut valdes konceptet Popcorn att vidareutvecklas. Detta koncept var genomtänkt både estetiskt och funktionellt. Genom utåtlutande väggar skapas en bra ljudmiljö. För att produkten ska kunna bli en storsäljare krävs det att den kan marknadsföras även på andra marknader.</p><p><strong></strong></p>

Sammanfattning   Detta projekt är ett examensarbete för innovations- och designingenjörer vid Karlstads universitet. Projektet genomfördes i samarbete med Moelven Eurowand AB, som är ett av Sveriges ledande företag på rumslösningar för kontor.   Dagens kontor har ofta en öppen planlösning, dvs. där arbetarna sitter i samma öppna yta. Den här typen av arbetsmiljö medför ofta en högre ljudnivå, vilket inte är den optimala miljön för enskilda telefonsamtal. Önskemål har framförts att producera och skapa någon typ av litet rum för att lösa detta problem. Problemformuleringen avgränsades till att identifiera efterfrågan och till att hitta en lösning till problemet med hög ljudnivå i dessa typer av miljöer.   Gruppen började med att göra en enkätstudie för att samla information från personer som arbetar i dessa miljöer. Enkäten var till stor hjälp vid det fortsatta arbetet i projektet. Gruppen fann att många arbetare tyckte att ljudnivån var för hög och det fanns en stor efterfrågan på tysta rum för enskilda telefonsamtal. En research gjordes även i ämnena psykologi, akustik, färglära och optik.   Med idégenereringsmetoder som Random input, Slipwriting och Musical input utvecklades åtta koncept. För att välja det bästa användes några specifika konceptsvalsmetoder. Koncepten presenterades också för Moelven Eurowand AB för att få deras åsikt.   Till slut valdes konceptet Popcorn att vidareutvecklas. Detta koncept var genomtänkt både estetiskt och funktionellt. Genom utåtlutande väggar skapas en bra ljudmiljö. För att produkten ska kunna bli en storsäljare krävs det att den kan marknadsföras även på andra marknader.

Målet för mig i det här examensarbete har varit att skapa en kollektion möbler anpassade för mitt koncept om en uppdaterad arbetsplats. Syftet har varit att där igenom bidra till utvecklingen av alternativa konceptuella arbetsplatser med utrymme för mycket kreativitet. Med utgångspunkt i litteraturstudier, företagsanalyser och det formulär jag bad ett antal nyckelpersoner att besvara har jag bildat mig en egen uppfattning om hur ett nytt alternativ till kontorsarbetsplats kan komma att se ut för att fungera på bästa sätt och låtit den uppfattningen styra utformningen hos de enskilda komponenterna. Resultatet är en kollektion av fjorton delar som utmanar föreställningen om hur en kontorsmöbel ska se ut och där form, materialmöten, och hantverkskaraktär stimulerar det kreativa sinnet. Jag tänker mig en arbetsplats med ett utbud av sociala ytor för sammarbete och kommunikation, drivkraften bakom ett kreativt företag, men också möjligheter till avskärmning. Inga platser eller möbler är personliga utan istället inbjuds till flexibel rörlighet och variation i sittandet. Konceptet passar både större och mindre företag, nya som gamla.

The report aim to increase awareness of factors that have a major role when remodelling an apartment building from the 1950s to offices. The thesis can be used for future projects when remodelling apartments to offices. The report can provide ideas and inspirations on how this can be done in an effective way, ie . A way that does not require rebuilding the supporting structure, but only non bearing walls. The thesis also gives insight on the parts that will need to be supplemented from Boverket’s requirements in terms of accessibility, acoustic and fire requirements. The methods used in this thesis are literature studies, case study and sketch work. In the literature studies, the primary sources were Boverkets byggregler BBR, and Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2009:2 but other literature were also used. The primary items were chosen from the literature studies and they were further analysed in the sketch work. It shows how the most common office solutions can be remodelled without tearing down load bearing walls and change the existing apartment building in an excessive degree. A case study of an apartment building is described. / Rapportens syfte är att öka kunskapen om de faktorer som har en avgörande betydelse vid ombyggnation av ett flerbostadshus från 1950-talet till kontor.Examensarbetet kan användas för framtida projekt av ombyggnation av boende till kontor. Arbetet kan ge idéer och inspiration om hur ändringar kan göras på ett effektivt sätt. Dvs. på ett sätt där ombyggnation av bärande stommen inte krävs utan endast ändringar av icke bärande väggar. Rapporten ska även ge insyn på de delar som kommer att behöva kompletteras m.h.t. Boverkets krav gällande handikappanpassning, ljud- och brandkrav. Hänsyn till installationer tas dock inte med i denna rapport.Metoderna som använts i detta examensarbete är litteraturstudier, tillämpning på en specifik byggnad samt skissarbete. I litteraturstudien valdes främst Boverkets byggregler BBR, och arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2009:2 men även annan litteratur. Ur litteraturen valdes de viktigaste punkterna som vidare analyserades i skissarbetet. Det visar förslag på hur de vanligaste kontorslösningarna kan göras om utan att riva ner bärande väggar och förändra det befintliga flerbostadshuset i alltför stor grad. I fallstudien beskrivs ett flerbostadshus.

This thesis examines the effects of electricity visualization in an office building. The subject was investigated through the creation of a web based visualization tool that was made accessible to the about 1500 employees in a large office building. The visualization was available for three weeks. During this period interviews, user studies and observations took place in order to evaluate what, if any, effects the visualization had on the attitudes and behaviors in the office. Electricity use data was collected and analyzed to see if the project had a statistically significant effect on the electricity consumption in the office. The results from the interviews and the data analysis indicate that no reduction in electricity consumption took place, and a number of factors that could increase the chances of success were identified. The workstations covered by an electricity meter should correspond to smaller organizational units in order to take advantage of existing group affiliations. Further, communication channels should be effective, so that as many workers as possible could be reached and become interested in the project. Finally, the goals of the project should be aligned with the goals of the workers to encourage behavioral change instead of making energy saving a burden that takes time from ordinary tasks. A slight change in attitude was detected, but this did not result in any change of behavior. One reason for the absence of change in behaviors was the feeling of lack of control over energy use.

Syftet med studien var att undersöka chefers upplevelser av att leda på ett aktivitetsbaserat kontor. I studien tillämpades en kvalitativ metod och intervjuer användes för datainsamling. Nio chefer ingick i studien och delade med sig av sina upplevelser i semistrukturerade intervjuer. En tematisk analys av materialet genererade fyra olika teman. Temat Tillgänglighet beskriver en utsatthet i den ökade tillgängligheten, men även en möjlighet att komma närmare sina medarbetare. Temat Rörelse och tillhörighet beskriver hur den ständiga rörelsen kan skapa känslor av ensamhet, men också ge ökad energi. I temat Aktiv kommunikation berättar cheferna om hur de behöver anpassa kommunikationen för att uppmärksamma sina medarbetare samt hur öppenheten bidrar till kortare beslutsvägar och bredare kunskap. Det sista temat, Öppenhet och trygghet, beskriver en känsla av ökad delaktighet och att vara synlig både som chef och människa. Resultatet visar att det finns risker med att chefernas autonomi påverkas. Det aktivitetsbaserade kontoret kräver en mera aktiv kommunikation och det kan vara en utmaning att skapa samhörighet. Den ökade delaktigheten bidrar till ett mindre hierarkiskt ledarskap och verkar vara gynnsamt för grupprocesser.

I takt med att teknologin utvecklas och arbetsmarknaden förändrats har nya, moderna kontorsutformningar utvecklats. En av dessa kontorsutformningar är det aktivitetsbaserade arbetssättet, som har kommit att bli en stigande kontorstrend på den svenska arbetsmarknaden(Allvin et al. 2006). Förutom att inspirera medarbetare, syftar det nya mobila arbetssättet till att främja såväl samarbete och innovation, som ökad effektivitet och lönsamhet för verksamheten. Arbetsplatsen är utformad i diverse zoner som är modifierade efter medarbetarnas behov. Studien utgår från en kvalitativ ansats och syftar till att undersöka hur medarbetarna på supportavdelningen inom Skellefteå kommun upplever att samhörigheten har påverkats av att arbeta aktivitetsbaserat. Vidare studerades huruvida det förändrade arbetssättet har haft en inverkan på medarbetarnas arbetstillfredsställelse samt produktivitet. I den teoretiska referensramen redogörs de begrepp, teorier och modeller som ämnar att bidra till en ökad förståelse inom det föreliggande ämnet samt för att kunna svara på de frågeställningar som berörs. Semistrukturerade intervjuer genomfördes med åtta stycken anställda från Supportavdelningen på Skellefteå. Resultatet som framkom visade att majoriteten av respondenterna upplever att samhörigheten har ökat sedan införandet av en aktivitetsbaserad arbetsplats, både inom den egna arbetsgruppen samt organisationen i sin helhet. Även arbetstillfredsställelsen har ökat till följd av den fysiska arbetsmiljön och den föreliggande policyn om städade arbetsplatser, Clean Desk Policy. De faktorer som upplevs bidra till ökad produktivitet är delvis då det mobila arbetssättet medför både smidigare och effektivare kommunikationsförbindelser samt att rörligheten i arbetssättet gör att det är lättare att nå varandra på avdelningen. De utmaningar som lyfts med det nya arbetssättet är dels bristen på stängda och tysta rum, samt att koncentrationsförmågan i vissa zoner påverkas av att andra medarbetare passerar förbi. Ytterligare en utmaning som framförs är vikten av att vara tillgänglig och att arbetssättet möjligtvis enbart är anpassat för en typ av personlighet.

Med hjälp av teknologiska lösningar ser vi att kontorsarbete idag blivit allt mer digitaliserat. Det här har påverkat möjligheten att utföra arbetsuppgifter oberoende av tid och rum. Mobiliseringen av arbetslivet innebär att arbetet blivit mer självständigt och att de förr naturligt fysiska interaktionerna på arbetsplatsen minskar. Studier visar även på utmaningar i ledarskapet hos organisationer som implementerat ett mobilt arbetssätt. För att lyckas övervinna de utmaningar som den mobila arbetssituationen skapar i arbetslivet, har innebörden av relationsorienterat ledarskap samt hur det påverkar resultatet för organisationen framhållits som väsentlig att studera. Syftet med studien är att skapa förståelse för hur relationsorienterade ledarbeteenden, som att stödja, hjälpa till och känna empati för medarbetaren, kan bidra till att uppnå människans behov av en känsla av samhörighet, personligt värde samt personlig utveckling i mobila arbetsliv. Målet är att studien ska bidra med kunskap om hur ledarskapet kan tillämpas för att tillfredsställa medarbetares behov samt för att främja trivsel, engagemang och produktivitet i arbetslivet. Med bakgrund av en teoretisk referensram ämnar studien fungera som underlag och ge råd samt vägledning åt ledare i företag som nu och i framtiden anammar ett mobilt arbetsliv som arbetsform. Studien har en deduktiv ansats och utfördes genom en kvalitativ fallstudie på Microsoft Sverige. Det empiriska materialet har samlats in genom semi-strukturerade intervjuer med respondenter från företagets marknads- samt finansavdelning. Studiens slutsatser har dragits genom att tolka och analysera studiens teoretiska referensram gentemot det empiriska materialet. Slutsatserna visar att det mobila arbetssättet uppskattas, men att det nu blir ännu viktigare med uppstyrda fysiska interaktioner. Vi finner att ledare, genom att uppmuntra till sociala aktiviteter, visa uppskattning på såväl individ- som resultatnivå, visa stöd och ge återkoppling på utfört arbete samt skapa möjligheter för medarbetaren att utvecklas kan bidra till att uppnå medarbetares behov. Vi finner att medarbetare i mobila arbetsliv gärna klustrar sig på arbetsplatsen och sitter med samma människor på samma plats varje dag för att uppnå behovet av samhörighet. Studiens rekommendationer är att ledare samordnar återkommande sociala aktiviteter såväl inom närmaste arbetsgruppen som i organisationen i stort. För att uppnå behovet av personligt värde rekommenderar vi att ledare främst fokuserar på att ge beröm och feedback personligen snarare än via digitala kommunikationsverktyg. Vad gäller behovet av personlig utveckling rekommenderar vi kontinuerligt inbokade "feedback-möten" för att gå igenom individens personliga mål och utvecklingsmöjligheter.