Syftet med studien var att undersöka chefers upplevelser av att leda på ett aktivitetsbaserat kontor. I studien tillämpades en kvalitativ metod och intervjuer användes för datainsamling. Nio chefer ingick i studien och delade med sig av sina upplevelser i semistrukturerade intervjuer. En tematisk analys av materialet genererade fyra olika teman. Temat Tillgänglighet beskriver en utsatthet i den ökade tillgängligheten, men även en möjlighet att komma närmare sina medarbetare. Temat Rörelse och tillhörighet beskriver hur den ständiga rörelsen kan skapa känslor av ensamhet, men också ge ökad energi. I temat Aktiv kommunikation berättar cheferna om hur de behöver anpassa kommunikationen för att uppmärksamma sina medarbetare samt hur öppenheten bidrar till kortare beslutsvägar och bredare kunskap. Det sista temat, Öppenhet och trygghet, beskriver en känsla av ökad delaktighet och att vara synlig både som chef och människa. Resultatet visar att det finns risker med att chefernas autonomi påverkas. Det aktivitetsbaserade kontoret kräver en mera aktiv kommunikation och det kan vara en utmaning att skapa samhörighet. Den ökade delaktigheten bidrar till ett mindre hierarkiskt ledarskap och verkar vara gynnsamt för grupprocesser.

I takt med att teknologin utvecklas och arbetsmarknaden förändrats har nya, moderna kontorsutformningar utvecklats. En av dessa kontorsutformningar är det aktivitetsbaserade arbetssättet, som har kommit att bli en stigande kontorstrend på den svenska arbetsmarknaden(Allvin et al. 2006). Förutom att inspirera medarbetare, syftar det nya mobila arbetssättet till att främja såväl samarbete och innovation, som ökad effektivitet och lönsamhet för verksamheten. Arbetsplatsen är utformad i diverse zoner som är modifierade efter medarbetarnas behov. Studien utgår från en kvalitativ ansats och syftar till att undersöka hur medarbetarna på supportavdelningen inom Skellefteå kommun upplever att samhörigheten har påverkats av att arbeta aktivitetsbaserat. Vidare studerades huruvida det förändrade arbetssättet har haft en inverkan på medarbetarnas arbetstillfredsställelse samt produktivitet. I den teoretiska referensramen redogörs de begrepp, teorier och modeller som ämnar att bidra till en ökad förståelse inom det föreliggande ämnet samt för att kunna svara på de frågeställningar som berörs. Semistrukturerade intervjuer genomfördes med åtta stycken anställda från Supportavdelningen på Skellefteå. Resultatet som framkom visade att majoriteten av respondenterna upplever att samhörigheten har ökat sedan införandet av en aktivitetsbaserad arbetsplats, både inom den egna arbetsgruppen samt organisationen i sin helhet. Även arbetstillfredsställelsen har ökat till följd av den fysiska arbetsmiljön och den föreliggande policyn om städade arbetsplatser, Clean Desk Policy. De faktorer som upplevs bidra till ökad produktivitet är delvis då det mobila arbetssättet medför både smidigare och effektivare kommunikationsförbindelser samt att rörligheten i arbetssättet gör att det är lättare att nå varandra på avdelningen. De utmaningar som lyfts med det nya arbetssättet är dels bristen på stängda och tysta rum, samt att koncentrationsförmågan i vissa zoner påverkas av att andra medarbetare passerar förbi. Ytterligare en utmaning som framförs är vikten av att vara tillgänglig och att arbetssättet möjligtvis enbart är anpassat för en typ av personlighet.

Syftet med denna studie var att undersöka hur chefers ledarskap praktiseras och karaktäriseras i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Genom att intervjua chefer som övergått till att arbeta i aktivitetsbaserade kontor visade resultatet att kontorets utformning ställer nya krav på chefer att leda medarbetarna jämfört med tidigare kontorslösning. Kontorets design har lett till att medarbetarnas synlighet i relation till chefen minskat medan medarbetarnas individuella ansvarstagande ökat. Cheferna upplever en minskad kontroll i relation till medarbetarna som lett till att cheferna behövt anpassa sitt ledarskap för att minska distansen och bidra till ökad interaktion. Lyhördhet och tillgänglighet visade sig vara viktiga egenskaper för att bidra till ett gott ledarskapför medarbetarna. Samtidigt visade sig nya interaktiva strukturer vara nödvändiga för en fungerandedialog på grund av medarbetarnas minskade synlighet. Det ökade ansvarstagandet hos medarbetarna menar cheferna har bidragit till en tydligare målfokusering och en ökad efterfrågan om coachningoch ett mer engagerat ledarskap. Utöver det ansåg även cheferna att tillit gentemot medarbetarna var en av de viktigaste ledarkompetenserna i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Resultatet av studien kan vara behjälplig för de chefer om arbetar eller skall övergå till att arbeta i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö för att hantera kontorets implikationer på beteende och på så vis öka chanserna för ett gott ledarskap anpassat till medarbetarnas behov.

I denna uppsats diskuteras hur man kan utföra koncentrerat arbete i ett öppet kontorslandskap på bästa sätt. Fokus har legat i att skapa en avskärmande produkt som underlättar arbete i en fokuszon, tillhörande ett öppet kontorslandskap på ett aktivitetsbaserat kontor. Olika distraktioner som kan uppstå i öppna kontorslandskap, samt vad som kan åtgärda dessa problem kommer också tas upp. Jag har fokuserat på distraktioner som ljud och rörelse men också kommit fram till att det är viktigt med ett personligt utrymme på arbetet. Projektet resulterade i en ljudabsorberande, skjutbar sidoskärm till skrivbordet. Produkten är ett resultat av ett samarbete mellan mig och företaget Frapett.

Dagens föränderliga samhälle ställer höga krav på organisationers anpassningsförmåga vilket i sin tur kräver att utformningen av arbetsplatser ska kunna möta denna föränderlighet. Ett kontorskoncept som vinner mark på alltfler svenska företag är det aktivitetsbaserade konceptet. På en aktivitetsbaserad arbetsplats, som är uppbyggd efter olika zoner, ska medarbetarna kunna välja plats som stödjer den arbetsuppgift som för tillfället utförs. Fördelarna med dessa arbetsplatser framförs vara minskad lokalyta, ökad kommunikation samt större produktivitet. Syftet med denna uppsats är att få en förståelse för hur medarbetarna i en offentlig organisation upplever den aktivitetsbaserade arbetsplatsen. Vidare vill vi undersöka om avsikten med införandet av det nya kontorskonceptet har infriats i medarbetarnas upplevelser. Undersökningen genomfördes på Kungälvs stadshus som nyligen har börjat arbeta aktivitetsbaserat. Undersökningen har en kvalitativ ansats där intervjuer och observationer har genomförts. De framträdande slutsatserna i undersökningen visar att respondenternas upplevelser av arbetsplatsen, i de flesta fall, inte var kopplade till det aktivitetsbaserade kontorskonceptet som sådant, utan istället till den fysiska miljön. Flertalet upplevde att arbetsplatsen fungerade bra i förhållande till deras arbete. Däremot framkom att upplevelsen av arbetsplatsen skiljde sig något åt beroende på respondenternas uppdrag. Det framkom även att medarbetarna inte utnyttjade arbetsplatsens alla resurser och var begränsade i sin rörlighet. Vidare infriades vissa av avsikterna med införandet av kontorskonceptet i respondenternas upplevelser, medan vissa inte gjorde det. Denna undersöknings värde ligger i att det forskningsaktuella läget är begränsat och att de flesta studier som gjorts på området är kvantitativt riktade. Vidare belyser undersökningen, det allt för sällan undersökta, medarbetarperspektivet. / Today’s changeable society requires a great deal of organizations adaptability which in turn puts high demands on the office design to meet this changeability. An office concept that is attaining more attention from Swedish organizations is the activity-based concept. At an activity-based workplace, which is made up by different activity-areas, the employee can choose a workstation that best supports the activity at hand. Some of the uttered pros of activity-based workplaces are the decrease in use of office space as well as the increase in communication and productivity. The purpose of this research is to receive an understanding for the employee’s experience of the activity-based workplace, in a public organization. We will furthermore view if the intentions with the implementation, of the office concept, are shown in the employees’ experiences. The research was carried out at Kungälvs stadshus who just recently started working activity-based. Interviews and observations, with a qualitative approach, were carried out. The major findings of this research was that the respondents experiences of the workplace, in most cases, weren’t connected to the activity-based concept as such. Instead it was connected to the physical environment. The majority of the respondents experienced that the workplace supported them in their work. However, the experiences differed some, due to the employee’s assignment. Another finding was that the employees didn’t use all the resources in the workplace and was restricted in their mobility. Further the research shows that some of the intentions, with the implementation of the office concept, are shown in the employees’ experiences and some of the intentions are not shown. The value of this research lies in the fact that the research in this area is limited and the research that exists is done with a quantitative approach. Furthermore, the research illuminates the, all too rarely researched employee-perspective.

Den här intervjustudien undersöker vad som kan hända på en arbetsplats när man inför ett aktivitetsbaserat kontor och vad det kan få för konsekvenser hos medarbetare. Som ett sätt att göra detta studeras en avdelning på Swedbanks huvudkontor i Sundbyberg, med syfte att förstå hur människorna inne på kontoret upplever kontorsmiljön och hur de arbetar och rör sig inne i kontoret. Det teoretiska ramverket utgörs av tidigare studier inom aktivitetsbaserade kontor, som ett sätt att kunna jämföra och diskutera med. Samt kulturforskning och social identitetsteori som ett mer analytiskt ramverk att utgå ifrån. Intervjuerna i studien är av en öppen karaktär där målet har varit att studien ska uppmärksamma det som respondenterna själva tar upp och utifrån det formas således studiens karaktär. Även en kompletterande intervju har utförts för att kunna jämföra respondenternas åsikter med vad tanken från början var med kontorsförändringen. Resultatet visar att respondenterna i stor mån vill sitta på en arbetsplats i anslutning till sina kollegor inom det team de arbetar, i istället för att utnyttja det aktivitetsbaserade kontoret till fullo. Ett av det aktivitetsbaserade kontorets mest centrala förhållningssätt är att det inte är tillåtet att ha kvar sin arbetsplats om man är iväg mer än en timme från den. Det här efterföljs sällan och de anställda har istället skapat en egen regel om att det är tillåtet att ha kvar sin plats. Målet med att införa aktivitetsbaserat arbetssätt är att öka interaktioner mellan avdelningar och främja spontana möten och nya konstellationer. Vår studie visar att de anställda, till stor del, inte interagerar med personer från andra avdelningar och utbyter kunskap emellan. Vi argumenterar för att den fysiska utformningen av kontoret inte verkar räcka som verktyg för att skapa eller främja en ny kultur i fallet med de specifika interaktionsmönster som önskas ur arbetssättet

No description available.

BAKGRUND En övergång till ett aktivitetsbaserat kontorslandskap från cellkontor har blivit en populär kontorsutformning hos svenska kommuner. Det aktivitetsbaserade kontoret kan anses vara en funktionell lösning för kunskapsintensiva organisationer och ombyggnationen kan förklaras som en organisationsförändring. Några av de vanligaste orsakerna till att organisationsförändringar misslyckas beror på att de mänskliga resurserna inte utnyttjas på rätt sätt. HRs expertkunskap om de mänskliga resurserna kan därför spela en viktig funktion vid organisationsförändringar till aktivitetsbaserade kontorslandskap. SYFTE Studien syftar till att beskriva vilka roller HR intar vid organisationsförändringar till aktivitetsbaserade kontor. METOD Studien har genomförts med en kvalitativ metod genom semistrukturerade intervjuer med åtta respondenter i fem svenska kommuner. SLUTSATS Organisationsförändringar till aktivitetsbaserade kontor kan ses som en cyklisk förändringsprocess där den transformativa förändringen, som utgörs av ombyggnationen, även består av evolutionära förändringsprocesser som i sin tur berör de mänskliga resurserna. Denna tolkning medför att HRs roller vid en organisationsförändring till aktivitetsbaserat kontor har identifierats i förändringsfaserna upptining, genomförande och återfrysning. Arbetet med mänskliga resurser präglas av ett ständigt förbättringsarbete och kan därmed förstås som en evolutionär förändringsprocess utan ett tydligt slut. Utifrån HRs expertkunskap om de mänskliga resurserna visar studiens resultat därmed att HR-medarbetarna i de studerade kommunerna agerar som förändringsledare i de evolutionära förändringsprocesserna som ett aktivitetsbaserat kontor medför snarare än kopplat till det transformativa. / BACKGROUND A transition to an activity-based office from cell-offices has become a popular office design in Swedish municipalities. The activity-based office can be considered a functional solution for knowledge-intensive organizations and the remodelling can be explained as an organizational change. Some of the most common reasons for organizational change failing are due to the inadequate use of human resources. HR's expert knowledge of human resources can therefore play an important role in organizational changes to activity-based offices. PURPOSE The study's purpose is to describe the roles HR takes in organizational change to activity[1]based offices. METHOD The study was conducted using a qualitative method through semi-structured interviews with eight respondents in five Swedish municipalities. CONCLUSION Organizational changes to activity-based offices can be seen as a cyclical process of change where the transformative change, which consists of the redevelopment, also consists of evolutionary change processes that in turn affect the human resources. This interpretation means that HR's roles in an organizational change to activity-based offices have been identified in the phases of change unfreeze, change and refreeze. The work with human resources is characterized by continuous improvement work and can thus be understood as an evolutionary process of change without a specific end. Based on HR's expert knowledge of human resources, the study's results thus show that HR employees in the studied municipalities act as change leaders in the evolutionary change processes that an activity-based office entails rather than linked to the transformative.

Denna studie har utgångspunkt i den trend där allt fler organisationer, såväl privata som offentliga, idag inför aktivitetsbaserade kontor. Studiens syfte är att undersöka de anställdas upplevelser av den förändringsprocess som genomförts till aktivitetsbaserat kontor och deras upplevelser av att arbeta aktivitetsbaserat. Dessa upplevelser har belysts utifrån teorier rörande meningsskapande. En kvalitativ studie har genomförts på en myndighet i Stockholmsregionen genom åtta semistrukturerade intervjuer. Därefter har en tematisk analys gjorts. Intervjuerna visade på varierade upplevelser hos de anställda gällande förändringen och det aktivitetsbaserade arbetssättet. De huvudresultat som framkommit i studien visar att de flesta anställda upplever att förändringen av kontorsmiljö har lett till att deras relation till sina chefer har förändrats, att hemarbetet har ökat och att samhörigheten kollegor emellan har förändrats. Utifrån studien drogs slutsatserna att de anställda idag upplever kontoret som mindre hierarkiskt och att vissa fysiska faktorer i arbetsmiljön påverkar. Vidare verkar en hög grad av hemarbete hämma skapandet av en gemensam förståelse för förändringen. De anställdas upplevelser tycks även påverkas av personliga och arbetsrelaterade aspekter, något som gör att det aktivitetsbaserade arbetssättet inte är för alla. / This study explores the growing trend of switching to activity-based offices, something organizations in Sweden are increasingly implementing today. The aim of the study was to examine the employee experience of the organizational change process as well as how the employees experience the new, activity-based office. These experiences have been analysed using sensemaking theories. A qualitative study was conducted at a governmental organization in Stockholm through eight semi-structured interviews and the data was then organized using a thematic analysis. The study shows that after the change of office employees experience better relationships with their managers, changes in their relationships with colleagues, and an increased number of employees began working from home. The study’s conclusions are that the activity-based office is less hierarchical while at the same time there are factors in the physical work environment that affect the employees experience. In addition, increased levels of working from home seems to hinder a common understanding for the change into an activity-based office. Furthermore, the experience of the activity-based office seems to be affected by both personal traits and work-related aspects which means that the activity-based working is not suitable for everyone.

Over time, the office spaces of authorities have evolved, with external influences like pandemics accelerating the transition towards flexible, activity-based workplaces. Despite resistance, attitudes are slowly becoming positive towards modern, adaptable offices. This transformation is driven by value creation, efficiency improvements, market condition shifts, and changing norms within public and private sectors. The office space design within authorities has transitioned from reflecting organizational hierarchies to open office spaces. Optimal space requirement has become complex due to flexible work arrangements. Sustainability is a guiding principle in office space design, highlighting social trends shaping institutional norms and practices. The increasing demand for security within authorities presents a conflict between maintaining openness for citizens and ensuring information security. Security and confidentiality have become influential factors affecting work methods, digital tool utilization, and physical premise design. The Swedish government's digitalization ambition significantly influences authorities' work processes and organizational structures. With remote work adoption and reduced business travel, authorities offering flexible work solutions are seen as attractive employers. Geographical location remains important, with central places like Stockholm's main station still considered desirable. Despite that, A key trend is authorities choosing locations in Solna and Sundbyberg over central Stockholm, adapting to market conditions with surging rents. / Över tid har myndigheters kontorsutrymmen utvecklats, påverkade av yttre faktorer som pandemi som påskyndar övergången mot flexibla, aktivitetsbaserade arbetsplatser. Trots motstånd håller attityderna mot aktivitetsbaserade kontor på att långsamt bli mer positiva inom myndigheterna. Denna förändring drivs av värdeskapande, effektivitetsförbättringar, förändringar i marknadsförhållandena samt skiftande normer inom den offentliga och privata sektorn. Kontorsutformningen inom myndigheter har övergått från att spegla organisationshierarkier till öppna kontorslandskap. Att fastställa optimalt utrymmesbehov har blivit komplext på grund av flexibla arbetsarrangemang. Hållbarhet är en vägledande princip i utformningen av kontorsutrymmen, vilket belyser hur sociala trender formar institutionella normer och praxis. Den ökande efterfrågan på säkerhet inom myndigheter skapar en konflikt mellan att upprätthålla öppenhet för medborgare och att säkerställa informationssäkerhet. Säkerhet och konfidentialitet har blivit inflytelserika faktorer som påverkar arbetsmetoder, användning av digitala verktyg och utformningen av fysiska lokaler. Regeringens ambitioner kring digitalisering påverkar myndigheters arbetsprocesser och organisatoriska strukturer avsevärt. Med möjlighet till stor andel distansarbete och minskade affärsresor betraktas myndigheter som attraktiva arbetsgivare när de erbjuder flexibla arbetslösningar. Geografiskt läge förblir viktigt, närhet till Stockholms Centralstation betraktas fortfarande som attraktivt. Trots detta är en nyckeltrend att myndigheter väljer platser i Solna och Sundbyberg framför centrala Stockholm, för att anpassa sig till marknadsförhållanden med stigande hyror.