Process Automation has the potential to yield great benefits for companies and organizations, especially in the financial services industry where companies are information-intensive and experience rich data flows. This has mostly been done through Robotic Process Automation (RPA), but the increased maturity of Machine Learning algorithms has increased the viability of combining classic RPA with Artificial Intelligence, leading to Intelligent Process Automation (IPA). However, there is a set of challenges embedded in the transition from RPA to IPA. These challenges need to be dealt with in order to ensure that the benefits of the new technology can be harvested. The aim of this research was to identify this set of challenges that the companies will face, as well as provide guidance to what preparations that need to be made before IPA can be implemented in full scale. The research was conducted as a theory building case study at a large Swedish bank. An empirical study was conducted, consisting of interviews with researchers, as well as automation professionals and R&D at the case company. The findings of the empirical study and previous research on the area were combined and condensed into a guiding framework for organizations wanting to adopt IPA. / Processautomation har potentialen att ge stora fördelar för företag och organisationer, speciellt i finansbranschen där företag är informationsintensiva och har stora dataflöden. Detta har huvudsakligen gjorts med Robotic Process Automation (RPA) men den ökade mognadsgraden av maskininlärning har snabbt förbättrat möjligheten att kombinera RPA med Artificiell Intelligens (AI) för att därmed möjliggöra Intelligent Process Automation (IPA). I övergången från RPA till IPA uppkommer däremot en del utmaningar och problem som företag måste hanteras innan potentialen med dessa nya tekniker kan förverkligas. Den här forskningen ämnar att identifiera de utmaningar som företagen kommer ställas inför samt ge vägledning för vilka förberedelser som företagen måste genomföra innan IPA kan implementeras fullskaligt i organisationen. Forskningen genomfördes som en teoribyggande fallstudie på en stor svensk bank. Den teoretiska grunden samlades in genom en omfattande litteraturstudie och en empirisk studie bestående av intervjuer med forskare samt automationsutvecklare och FoU på banken. Resultaten från litteraturstudien och empirin kombinerades och kondenserades till ett vägvisande ramverk för organisationer som vill implementera IPA.

Organisationer har under de senaste åren börjat bestå av både människor och robotar i sina arbetsgrupper. Det som möjliggjort samarbetet mellan användare och robot är Robotic Process Automation (RPA) som kan beskrivas som en digital medarbetare. RPA syftar till att ersätta användarens monotona arbetsuppgifter, användaren kan då fokusera på mer avancerade och värdeskapande uppgifter som kräver kognitivt tänkande. Tidigare forskning visar på att användare upplever förändringen vid implementation av RPA i organisationen olika och kan uppfattas som ett hot eller en möjlighet. Syftet med studien är att undersöka hur användare upplever förändringen och samspelet som sker med RPA i en organisation och ge insikter på hur samspelet kan förbättras. Studien genomfördes genom en kvalitativ ansats med semi-strukturerade intervjuer för att undersöka användarnas egna ord om upplevelsen till samspelet med RPA. Studiens slutsats är att användare upplever samspelet med RPA olika beroende på hur informerade dem är angående robotens syfte och mål, men i studien har det framkommit nedslag som kan förhindra de negativa upplevelser som kan uppstå vid samspel med RPA. / In recent years, organizations have begun to consist of both humans and robots in their work groups. What has enabled the interplay between humans and robots is Robotic Process Automation (RPA), which can be described as a digital employee. RPA aims to replace the monotonous tasks so that humans can focus on more advanced and value-creating tasks that require cognitive thinking. Previous research shows that users experience changes when implementing RPA in the organization differently and can be perceived as a threat or an opportunity. The purpose of the study is to investigate how users experience the change and interaction that occurs with RPA in an organization and provide insights into how the interplay can be improved. The study was conducted through a qualitative approach with semi-structured interviews to examine the users' own words about the experience to the interplay with RPA. The study's conclusion is that users experience the interplay with RPA differently depending on how informed they are regarding the robot's purpose and goals, but the study has revealed impacts that can prevent the negative experiences that can occur when interacting with RPA.

Process Automation has the potential to yield great benefits for companies and organizations, especially in the financial services industry where companies are information-intensive and experience rich data flows. This has mostly been done through Robotic Process Automation (RPA), but the increased maturity of Machine Learning algorithms has increased the viability of combining classic RPA with Artificial Intelligence, leading to Intelligent Process Automation (IPA). However, there is a set of challenges embedded in the transition from RPA to IPA. These challenges need to be dealt with in order to ensure that the benefits of the new technology can be harvested. The aim of this research was to identify this set of challenges that the companies will face, as well as provide guidance to what preparations that need to be made before IPA can be implemented in full scale. The research was conducted as a theory building case study at a large Swedish bank. An empirical study was conducted, consisting of interviews with researchers, as well as automation professionals and R&D at the case company. The findings of the empirical study and previous research on the area were combined and condensed into a guiding framework for organizations wanting to adopt IPA. / Processautomation har potentialen att ge stora fördelar för företag och organisationer, speciellt i finansbranschen där företag är informationsintensiva och har stora dataflöden. Detta har huvudsakligen gjorts med Robotic Process Automation (RPA) men den ökade mognadsgraden av maskininlärning har snabbt förbättrat möjligheten att kombinera RPA med Artificiell Intelligens (AI) för att därmed möjliggöra Intelligent Process Automation (IPA). I övergången från RPA till IPA uppkommer däremot en del utmaningar och problem som företag måste hanteras innan potentialen med dessa nya tekniker kan förverkligas. Den här forskningen ämnar att identifiera de utmaningar som företagen kommer ställas inför samt ge vägledning för vilka förberedelser som företagen måste genomföra innan IPA kan implementeras fullskaligt i organisationen. Forskningen genomfördes som en teoribyggande fallstudie på en stor svensk bank. Den teoretiska grunden samlades in genom en omfattande litteraturstudie och en empirisk studie bestående av intervjuer med forskare samt automationsutvecklare och FoU på banken. Resultaten från litteraturstudien och empirin kombinerades och kondenserades till ett vägvisande ramverk för organisationer som vill implementera IPA.

As the amount of administrative work are increasing in the education sector, organizations has started to look for alternative solutions to the problem. One such solution might be to use automation within the field of administration in order to free the existing staff from the most burdensome and monotonous tasks. Robotic Process Automation (RPA) is a technology used to automate digital processes and perform tasks that were previously performed by humans. The implementation of RPA has however proven to be resource-intensive and in need of special technical skill in order to be successful. This thesis has aimed to investigate how RPA automation can be managed within a smaller organization in the education sector and how the expectations of the opportunities and challenges of using RPA may change along with the RPA implementation. A smaller organization who needs to use outsourcing in order to carry out an RPA implementation may have limited knowledge of RPA, which means that the expectations for automation can be unattainably high or surprisingly low. Findings from the case study however suggest that once the first robots had been put into production and started to produce value to the organization, the expectations among the staff increased and a majority of them could see new opportunities of using RPA for further automations. These findings therefore suggest that it is important to generate short-term wins in order to reduce possible resistance to change and to move forward in the implementation of RPA. This thesis has also identified several challenges. These are primarily attributable to limited resources, which means that the important work of reviewing and documenting manual processes for automation may be downgraded because of time restraint. Other challenges may consist of limited knowledge of RPA and an unclear ownership of processes when manually performed processes instead are being carried out by robots. By considering and taking advantage of the changed expectations and the opportunities and challenges that have emerged through this study, it is possible to ensure a successful implementation of RPA automation within the administration of education. / Eftersom mängden administrativt arbete ökar inom utbildningssektorn har organisationer börjat leta efter alternativa lösningar på problemet. En sådan lösning kan vara att använda automatisering inom administrationsområdet för att befria befintlig personal från de mest betungande och monotona uppgifterna. Robotic Process Automation (RPA) är en teknik som används för att automatisera digitala processer och utföra uppgifter som tidigare utförts av människor. Implementeringen av RPA har dock visat sig vara resurskrävande och i behov avspeciell teknisk skicklighet för att lyckas. Denna fallstudie har syftat till att undersöka hur RPA-automatisering kan hanteras inom en mindre organisation inom utbildningssektorn och hur förväntningarna på möjligheterna och utmaningarna med att använda RPA kan förändras under en RPA-implementeringen. En mindre organisation som behöver stöd utifrån för att genomföra en RPA-implementering kan ha begränsad kunskap om RPA, vilket innebär att förväntningarna på automatisering kan vara ouppnåeligt höga eller förvånansvärt låga. Resultaten från fallstudien antyder dock att när de första robotarna hade satts i produktion och börjat producera värde för organisationen ökade förväntningarna bland personalen och en majoritet av dem kunde se nya möjligheter attanvända RPA för ytterligare automatiseringar. Dessa resultat tyder därför på att det är viktigt att generera kortsiktiga vinster för att minska eventuellt motstånd mot förändring och för att gå vidare i implementeringen av RPA. Denna fallstudie har också identifierat flera utmaningar. Dessa beror främst på begränsade resurser, vilket innebär att det viktiga arbetet med att granska och dokumentera manuella processer för automatisering kan få lägre prioritering på grund av tidsbrist. Andra utmaningar kan bestå av begränsad kunskap om RPA och ett oklart ägandeskap av processer när manuellt utförda processer istället utförs av robotar. Genom att överväga och dra nytta av de förändrade förväntningarna och de möjligheter och utmaningar som har uppstått genom denna studie är det möjligt att säkerställa ett framgångsrikt genomförande av RPA-automatisering inom utbildningsadministrationen.

Företag strävar idag alltmer efter att automatisera och effektivisera sina verksamhetsprocesser. Till följd av den digitala transformationen av vårt samhälle skapas ständigt nya möjligheter och tekniska innovationer för att stödja automatiseringen av processer genom att göra saker på helt nytt sätt genom att använda sig av modern informations- och datorteknik. Denna studie undersöker en ny teknisk innovation i form av mjukvarutekniken RPA (robotstyrd processautomation) samt dess förmåga att automatisera arbetsuppgifter som vanligtvis utförs manuellt. Studien syftar till att belysa de utmaningar som riskerar att uppstå samt vad som bör beaktas vid utvecklandet av RPA inom en verksamhetsprocess vilket redovisas i form av rekommendationer. Studiens metod utgår från ett explorativt angreppssätt, en kvalitativ datainsamling samt har en abduktiv ansats då ett fenomen både undersöks och analyseras med hjälp av teori relaterat till RPA och automatiserandet av verksamhetsprocesser. De utmaningar och rekommendationer som tagits fram baseras på resultat från mötestillfällen i form av semistrukturerade workshops baserade på utvecklingsprocessens fyra steg samt på utvecklingsgruppens egna upplevelser kombinerat med den teori som använts som underlag för analys. Studiens viktigaste resultat är att processen noga bör kartläggas och optimeras innan utvecklandet inleds samt att en ständig uppföljning med slutanvändaren genomförs i syfte för att upptäcka eventuella förändringar av krav. Någon inom utvecklingsgruppen bör, utöver ett tekniskt perspektiv, även inneha ett processperspektiv samt grundläggande kunskap kring utvecklingen av en verksamhet. / In today’s society companies increasingly strive to automate and streamline their business processes. As a result of the digital transformation of our society, new opportunities and technological innovations are constantly being created with the purpose of supporting the automation of processes by doing things in a completely new way and by utilizing modern information and computer technology. This study examines the new technological innovation in the form of a software technology called RPA (robotic process automation) and its ability to automate tasks that are usually performed manually. The study aims to highlight the challenges that are likely to arise and what the developer should consider when developing RPA within an operational process, which is presented in the form of recommendations. The method of the study is based on an exploratory approach, a qualitative data collection and an abductive approach, since a phenomenon is examined and analyzed using theory related to RPA and the automation of business processes. The challenges and recommendations that have been developed are based on results from a number of meeting sessions in the form of semi-structured workshops based on the four stages of the development process and on the development group's own experiences combined with the theory used as a basis for an analysis. The most important result of the study is that the process should be carefully mapped out and optimized before the development begins and that a continuous follow-up with the end user should be carried out in order to detect any changes in requirements. Someone within the development group should, in addition to a technical perspective, also possess a perspective related to processes and basic knowledge of business development in general.

Idag tar allt fler verksamheter egna initiativ till att driva en lättare typ av teknik för att på ett snabbare och effektivare sätt kunna uppfylla sina behov. Ett populärt exempel på en sådan teknologi är Robotic Process Automation (RPA) som används i verksamheter för att automatisera processer. Det som skiljer RPA från mer traditionella tekniker är att robotiseringsmjukvaran interagerar med användargränssnittet på samma sätt som en människa gör. Detta innebär att RPA inte är beroende av programmeringskunskaper och därmed kan hanteras av verksamheten själva, utanför IT-avdelningar. Detta utmanar strategic alignment som haft stor betydelse för hur organisationer bygger ett strategiskt sätt att arbeta med IT i verksamheten för att stödja affärsprocesser. Denna studie ämnar därför att undersöka hur relationen mellan IT-avdelningen och verksamheten påverkas genom att RPA införs i en organisation. Studien har utgått från en kvalitativ forskningsansats på tre olika organisationer. Resultatet visade att relationen mellan IT-avdelningen och verksamheten påverkas genom organisatoriska förändringar som sker när RPA införs i verksamheten där en ny avdelning uppkommer, RPA-avdelningen. Resultatet visade att det inte finns en tydlig uppdelning mellan IT-avdelningen och verksamheten, vilket gör att organisationer behöver hitta nya sätt att samarbeta och upprätthålla relationer på. / More businesses are taking their own initiative to drive a lightweight type of technology in order to be able to fulfill their needs in a faster and more efficient way. A popular example of such a technology is Robotic Process Automation (RPA) used in organization to automate processes. What distinguishes RPA from more traditional techniques is that the robotisation software interacts with the user interface in the same way as a human being does. This means that RPA is not dependent on programming skills and can be managed by the business itself, outside the IT-function. This challenges Strategic alignment, which has been of importance to how organizations built a strategic way of working with IT in the organization to support business processes. This study therefore aims to investigate how the relationship between the IT-function and the business is affected by the introduction of RPA in an organization. The study was based on a qualitative research approach at three different companies. The result showed that the relationship between the IT-function and business is affected by organizational changes that take place when RPA technology is introduced into the business where a new department arises, the RPA-function. The result showed that there is no clear division between the IT department and the business, which means that organizations need to find new ways to cooperate and establish relationships.

Den nya dataskyddsförordningen som även kallas GDPR, ställer idag krav som företag och organisationer måste uppfylla samt regler som måste följas när det kommer till hur personuppgifter ska behandlas. Att radera data är en stor del i GDPR och i Rätten att bli bortglömd som är en del i GDPR, måste data raderas. Detta är regler som såklart ska följas men det manuella arbetet för detta är en väldigt lång och tidsödande process för den som ska utföra det arbetet. Robotic Process Automation är en relativt ny teknik som används för att automatisera manuella, repetitiva och tidskrävande affärsprocesser inom företag och organisationer. Syftet med studien är dels att undersöka hur fallföretaget kan uppfylla GDPR-kravet Rätten att bli Bortglömd med RPA tekniken. Rätten att bli bortglömd innebär att personuppgifter som kan kopplas till en viss individ ska raderas bort från ett företag om den specifika individen skulle begära det. Studien kommer även belysa de problem som uppstår mellan RPA tekniken ochRätten att bli Bortglömd inom fallföretaget. Studiens empiri består av den egna erfarenheten men kommer även kompletteras med intervjuer samt avstämningsmöten som skall användas som stöd och underlag för själva genomförandet av RPA. Studiens resultat visar de identifierade hindren som har uppstått i undersökningen. Det finns inget regelverk för hur fallföretaget går tillväga när de ska söka och radera personuppgifter. Undersökningens avgränsade process för Rätten att bli bortglömd var varken standardiserad, mogen, regelbaserad, repetitiv eller återkommande vilket gör automatiseringen problematisk och olämplig för RPA automation. För att uppfylla kravet Rätten att bli bortglömd med hjälp av RPA tekniken måste fallföretaget jobba med att få fram ett tydligt regelverk för hur de ska söka och hitta personuppgifter. Därefter krävs det att processen standardiseras och process stegen väl definieras för att kunna identifiera vilka delar av processen som går att automatisera med RPA.

Organisations in the public sector are facing tough challenges and need to review alternative ways of working. Robotic process automation (RPA) is a technology that is becoming a more common way to automate processes in order to become more efficient as an organization. However, the majority of studies on RPA are focused on companies in the private sector. Through a qualitative case study, we investigate the effects that RPA has on a organisation in the public sector. This study finds effects such as time savings, liberation from tedious tasks, reduced number of employees and increased productivity. Preparation before the implementation of RPA, in particular process mapping, has proven to be a factor that has a significant impact on the outcomes. In general, RPA is perceived as something positive within the studied case. The study shows that there is potential in automating public sector processes with RPA, however there seems to be some challenges with RPA as well, such as the loss of human social interpretation when a human is replaced by a robot.

This diploma thesis deals with robotic automation of selected business process using RPA technology. Robotic automation tools are compared with each other and two are subsequently selected for development of the automation – the UiPath software and the AiVIRO library. Realized automations are compared and evaluated in conclusion.

Robotic Process Automation (RPA) är en ny teknik med hög potential för organisationer som vill göra stora tids- och kostnadsbesparingar samt möjliggöra för deras anställda att fokusera  på mer värdeskapande arbetsuppgifter. Men med ny teknik tillkommer det nya utmaningar. För  att undvika dessa utmaningar krävs det en bra blandning av rätt metoder, tekniker och  människor. Studien har identifierat kända utmaningar organisationer har vid implementering  av RPA samt varför konsulter spelar en viktig roll vid en framgångsrik implementering. I  studien har en kvalitativ metodansats tillämpats för att få en djup förståelse över ämnet.  Studiens slutsats visar på att organisationer har utmaningar med att sätta upp en intern RPA organisation, förståelsen för vilka resurser som behövs, involvera IT-avdelningen samt valet  av process. Utifrån dessa utmaningar visar studien på att konsultens roll är betydande för  organisationer för att hantera kända utmaningar vid implementering av RPA. / Robotic Process Automation (RPA) is demonstrating remarkable potential in enterprise deployments, saving thousands of hours each year and enabling people to focus on higher-value work. However, with technology comes new challenges. To deal with these challenges, a good mix of people, methods and techniques is required. This study has identified common challenges organizations have when implementing RPA as well as why consultants play an important role in successful implementation.A qualitative method waschosen to interpret and understand the topic in depth. The conclusion shows that organizations have challenges in setting up an internal RPA organization, the understanding of what resources are needed, involving the IT department and the choice of process to automate. Based on these challenges, this study shows that the consultant's role is important for organizations to handle common challenges in implementing RPA