Under vår praktik hos ledningskansliet vid Karlstads universitet inkom en anonym begäran att få ut allmänna offentliga handlingar i elektronisk form. Vi uppmärksammade då problemet att myndigheter inte har någon skyldighet att lämna ut allmänna offentliga handlingar i elektronisk form. Detta trots att tekniken finns och ständigt utvecklas och att det därför kan tänkas bli mer och mer vanligt att myndigheter får in förfrågningar om att få ut en allmän offentlig handling elektroniskt. Uppsatsen har för avsikt att ge svar på om myndigheter bör ha en skyldighet att lämna ut handlingar i elektronisk form, samt om myndigheten under alla förutsättningar har rätt att ta ut en avgift i samband med detta. Uppsatsen har också som delsyfte att kort undersöka om utlämning av allmänna handlingar i elektronisk form faktiskt sker. Framställningen bygger på den traditionella rättsdogmatiska metoden, vilket innebär att med hjälp av allmänna rättskällor systematisera och fastställa gällande rätt. Det finns ett flertal regler som talar för att myndigheter ändå ska anses ha en skyldighet att lämnat ut allmänna handlingar i elektronisk form om den sökande begär det. Bland annat skyndsamhetskravet som stadgas i 2 kap. 12 TF motiverar en sådan skyldighet. I 2 kap. 13 TF stadgas emellertid att en sökande enbart har rätt att få ta del av en handling i utskrift, vilket innebär att någon skyldighet att lämna ut handlingar i elektronisk form inte föreligger. Vi har i uppsatsen gjort en undersökning mellan fem olika myndigheter och det harvisat sig att det förekommer elektroniskt utlämnade av allmänna handlingar. Utredningen visade dock att en myndighet inte lämnade ut i annan form är utskrift.  Detta kan tänkas eftersätta förutsebarheten, då den enskilde inte kan förutse hur en begäran om att få ta del av allmän handling i elektronisk form kommer behandlas. Detta skulle kunna påvisa ett behov av reglering på området, så att alla myndigheter jobbar enhetligt.    Uppsatsen belyser behovet av att skapa en mer förutsebar och rättssäker hantering av allmänna handlingar i elektronisk form. Vår mening är att det finns ett behov av en lagändring som stadgar att de handlingar som kan lämnas i utskrift också bör kunna lämnas ut i elektronisk form. Risken för att uppgifter ska behandlas eller bearbetas på felaktiga sätt kan inte längre ligga till grund för varför handlingar inte ges ut elektroniskt, då merparten människor idag har tillgång till exempelvis scanner. Vi anser därför att en skyldighet att göra en lämplighetsprövning bör föreligga.   Ett annat problem är att det inte finns tydliga regler som medger uttag av avgift för handlingar som lämnas ut i elektronisk form. Detta är nödvändigt att se över både för att underlätta för myndigheterna, men också för att öka rättssäkerheten. Att få en allmän handling i elektronisk form via e-post borde inte vara något problem så länge en handling är offentlig och redan finns lagrad i elektronisk form. Det finns flera länder som redan idag har en skyldighet att lämna ut allmänna handlingar i elektronisk form. Ett exempel är Finland, som lämnar ut handlingar i elektronisk form förutsatt att handlingen finns i sådan form. I Nederländerna har myndigheterna skyldighet att lämna ut allmänna handlingar i elektronisk form om sökande begär det, oavsett om handlingen finns i sådan form.

Uppsatsen har utrett vilka författningar som reglerar allmänna handlingar samt hur en framställning att ta del av allmänna handlingar ska hanteras av myndigheter. Syftet med uppsatsen har varit att utreda vad som utgör allmänna handlingar och på vilket sätt myndigheter bör agera för att klara av den vidsträckta innebörden av handlingsoffentligheten. Detta har skett genom rättsdogmatisk metod där ärenden hos JO har tillskrivits särskild tyngd i egenskap att utöva tillsyn över förvaltningsmyndigheterna. Uppsatsen har påvisat åtminstone tre nyckelfaktorer för att kunna efterleva lagkraven och hantera en stor mängd framställningar. Dessa är myndigheternas interna organisering, anpassning av myndigheternas bemanning efter den stundande efterfrågan med hjälp av proaktivt arbete och myndighetens krav på kommunikation med den som gjort handlingsframställan. Ett potentiellt sätt att hantera frekvent återkommande framställningar från en och samma individ har redovisats i analysen.

Den här uppsatsen handlar om hur organisationer som omfattas av offentlighethetslagstiftningen men samtidigt bedriver affärsverksamhet på en konkurrensutsatt marknad uppfyller både offentlighetslagstiftningens krav kring hantering av allmänna handlingar och de krav som uppkommer från verksamheten. Syftet med uppsatsen är att ge kunskap om vilka faktorer som påverkar uppfyllnad av offentlighetslagstiftningens krav kring allmänna handlingar i offentligt affärsverksamhet som agerar på en konkurrensutsatt marknad. Uppsatsen är baserad på en fallstudie av affärsverket Luftfartsverket (LFV) och omfattar intervjuer, litteratur och dokumentstudier av både interna och externa dokument samt granskning av ett antal kammarrättsdomar rörande utlämnade av allmänna handlingar från LFV där beslutet har nekats med hänvisning till affärssekretess och sedan överklagats till kammarrätten. Uppsatsen huvudsakliga slutsatser är:  Lagstiftningen ger möjligheter att skydda affärskritisk information. Det finns dock en oro både inom verket och hos samarbetspartners att de som är satta att tillämpa regelverket vid begäran om utlämnade inte har tillräcklig kunskap att bedöma vad som är affärskritiskt för olika organisationer  Det finns viss administration kopplat till hantering av allmänna handlingar i ett affärsverk som en konkurrent som inte omfattas av offentlighetsprincipsregelverket inte har. Det finns både positiva och negativa effekter för ett affärsverk av denna administration och det har inte i denna studie kunnat påvisas vilket som överväger.  Vid förändringar i omvärlden är det av stor vikt att man gör en konsekvensanalys över hur regelverken ska tolkas och hanteras internt i organisationen om detta inte görs så kan det innebära att olika individer och grupper av medarbetare hanterar regelverken olika.  Medarbetarnas kunskap, insikt och tillämpning är avgörande för framgång.

No description available.

Syftet med den här uppsatsen var att undersöka hur handlingar som inte är allmänna handlingar hanteras av tre statliga myndigheter. Utgångspunkten är att det kan finnas handlingar som inte faller in under definitionen allmänna handlingar som kan vara intressanta för eftervärlden och att de riskerar att rensas bort för att det inte finns något regelverk som styr hur de ska hanteras. Att de raderas utan att deras informationsvärde bedöms utifrån de syften med arkivbildningen som anges i Arkivlagen. För att nå syftet har jag använt mig av två frågeställningar. Fråga 1 - Hur resonerar myndigheterna kring bevarande och gallring av handlingar som inte är allmänna? och fråga 2 - Vilka utmaningar upplever myndigheter vid bevarande och gallring av dessa handlingar? För att svara på frågorna valde jag att genomföra en fallstudie. Jag genomförde intervjuer med anställda vid två myndigheter. Jag gjorde dessutom en autoetnografisk undersökning utifrån intervjufrågorna på den myndighet jag själv arbetar. Resultatet av studien visar att handlingar som inte är allmänna sparas i väldigt stor utsträckning. Men att de inte sparas för att de är intressanta för eftervärlden utan för att de inte går att ta bort dem eller för att det är för komplicerat eller dyrt att radera dem. I den digitala världen sparas i stort sätt allt som skapas. Detta passiva bevarande gör att man inte har full kontroll över informationen. Man vet inte riktigt vad arkivet innehåller eller vad det berättar. Handlingar som inte är färdigställda och aldrig varit av intresse för verksamheten i stort utan enbart för enskilda anställda som stöd i deras arbete kommer exempelvis att bli del av arkivet. Dessutom kan känsliga uppgifter i arbetsmaterial komma att bli offentliga eftersom handlingar som tas om hand för arkivering automatiskt blir allmänna handlingar. Tekniken styr i stor utsträckning vad som bevaras och inte arkivaspekten.

<p>Ansökningshandlingarna i ett kommunalt rekryteringsärende är vanligtvis att betrakta som allmänna handlingar. Detta har ibland upplevts som ett problem för kommunala arbetsgivare. Det befaras att många kompetenta presumtiva intressenter avstår från att söka sig en ny kommunal anställning, då det inte kan ske utan en offentlighet redan vid ansökningstillfället.  Under de senaste 20 åren har kommuner därför i allt större utsträckning anlitat konsulter vid rekrytering av högre tjänstemän. I samband med detta har det flera gånger diskuterats hur detta förfarande påverkar offentlighetsprincipen. När privata konsulter sköter kommunala rekryteringsärenden, menar vissa att ansökningshandlingarna i ärendet inte är att betrakta som allmänna när de inkommer till konsulten. Detta eftersom privata aktörer inte omfattas av offentlighetsprincipen. Andra är av motsatt uppfattning.</p><p> </p><p>Syftet med uppsatsen är att undersöka om det finns möjlighet för kommunen att tillämpa konfidentiell behandling av ansökningarna genom att anlita konsulter. Frågeställningen lyder: på vilket sätt och under vilka förutsättningar kan handlingar hållas konfidentiella i ett kommunalt rekryteringsförfarande med konsultmedverkan? I uppsatsen behandlas enbart kommunal rekrytering, statlig rekrytering lämnas utanför. Även arbetsrättsliga konsekvenser och sekretessprövning lämnas utanför. Utredningen bygger på en traditionell rättsdogmatisk metod. De lege lata, och därmed också materialet har en klar tyngdpunkt i praxis. Som en grund för förståelse av rättsfall och JO-uttalanden klarläggs den rättsliga regleringen. Lagstiftning, förarbeten och rättsprinciper behandlas tämligen deskriptivt.</p><p> </p><p>Kommuner har till stor del sin fria anställningsrätt vid rekryteringar, dock med hänsyn till objektivitetsprincipen och likabehandlingsprincipen enligt Regeringsformen. Kommuners förehavanden omfattas normalt av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen syftar bland annat till att ge medborgare och media rätt att kontrollera att rekryteringar sköts sakligt och opartiskt. Handlingsoffentligheten som regleras i TF kap.2 är begränsad till att enbart gälla s.k. allmänna handlingar. Rekvisiten för att en handling ska anses vara allmän är att den inkommit eller upprättats hos en myndighet samt förvaras hos den samma. Genom en restriktiv tolkning av reglerna för allmänna handlingar omfattas inte ansökningshandlingar som inkommer till en konsult i ett kommunalt rekryteringsärende av handlingsoffentlighet. En sådan restriktiv tolkning ska dock inte göras enligt RegR. Detta har framkommit dels i</p><p>RÅ 84 2:49 där en kontrolldagbok som aldrig inkommit eller förvarats hos Ale kommun ändå kom att betraktas som allmän handling eftersom dagboken faktiskt tillhörde kommunen. Även frågan om handlingsoffentlighet vid kommunala rekryteringar under konsultmedverkan har prövats av RegR ett antal gånger med olika resultat. Utfallet beror bl.a. på vilken tillgång till ansökningarna kommunerna haft under konsultarbetet, hur annonserna utformats och hur det kommande anställningsförfarandet går till.</p><p> </p><p>Även JO har ett flertal gånger uttalat sig i frågan, vid ett tillfälle gjordes en utredning av fem kommuners förfarande i rekryteringsärenden med konsultmedverkan. JO kritiserade vissa av kommunernas förehavande men menar i det stora hela att det inte finns några rättsliga hinder för kommuner att använda sig av konsulter i rekryteringsärenden.</p><p> </p><p>Konklusionen av denna utredning är att det finns möjligheter för kommuner att tillämpa konfidentiell hantering av ansökningar i förberedande rekryteringsärenden. Ett sådant förfarande kräver dock att det i annonsen tydligt redogörs för att det är intresseanmälningar som efterfrågas, att konsultens och kommunens arbete klart åtskiljs samt att själva rekryteringen är öppen även för personer som inte skickat intresseanmälningar till tjänsten och för de som skickat intresseanmälningar men inte rekommenderats av konsulten.</p>

Ansökningshandlingarna i ett kommunalt rekryteringsärende är vanligtvis att betrakta som allmänna handlingar. Detta har ibland upplevts som ett problem för kommunala arbetsgivare. Det befaras att många kompetenta presumtiva intressenter avstår från att söka sig en ny kommunal anställning, då det inte kan ske utan en offentlighet redan vid ansökningstillfället.  Under de senaste 20 åren har kommuner därför i allt större utsträckning anlitat konsulter vid rekrytering av högre tjänstemän. I samband med detta har det flera gånger diskuterats hur detta förfarande påverkar offentlighetsprincipen. När privata konsulter sköter kommunala rekryteringsärenden, menar vissa att ansökningshandlingarna i ärendet inte är att betrakta som allmänna när de inkommer till konsulten. Detta eftersom privata aktörer inte omfattas av offentlighetsprincipen. Andra är av motsatt uppfattning.   Syftet med uppsatsen är att undersöka om det finns möjlighet för kommunen att tillämpa konfidentiell behandling av ansökningarna genom att anlita konsulter. Frågeställningen lyder: på vilket sätt och under vilka förutsättningar kan handlingar hållas konfidentiella i ett kommunalt rekryteringsförfarande med konsultmedverkan? I uppsatsen behandlas enbart kommunal rekrytering, statlig rekrytering lämnas utanför. Även arbetsrättsliga konsekvenser och sekretessprövning lämnas utanför. Utredningen bygger på en traditionell rättsdogmatisk metod. De lege lata, och därmed också materialet har en klar tyngdpunkt i praxis. Som en grund för förståelse av rättsfall och JO-uttalanden klarläggs den rättsliga regleringen. Lagstiftning, förarbeten och rättsprinciper behandlas tämligen deskriptivt.   Kommuner har till stor del sin fria anställningsrätt vid rekryteringar, dock med hänsyn till objektivitetsprincipen och likabehandlingsprincipen enligt Regeringsformen. Kommuners förehavanden omfattas normalt av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen syftar bland annat till att ge medborgare och media rätt att kontrollera att rekryteringar sköts sakligt och opartiskt. Handlingsoffentligheten som regleras i TF kap.2 är begränsad till att enbart gälla s.k. allmänna handlingar. Rekvisiten för att en handling ska anses vara allmän är att den inkommit eller upprättats hos en myndighet samt förvaras hos den samma. Genom en restriktiv tolkning av reglerna för allmänna handlingar omfattas inte ansökningshandlingar som inkommer till en konsult i ett kommunalt rekryteringsärende av handlingsoffentlighet. En sådan restriktiv tolkning ska dock inte göras enligt RegR. Detta har framkommit dels i RÅ 84 2:49 där en kontrolldagbok som aldrig inkommit eller förvarats hos Ale kommun ändå kom att betraktas som allmän handling eftersom dagboken faktiskt tillhörde kommunen. Även frågan om handlingsoffentlighet vid kommunala rekryteringar under konsultmedverkan har prövats av RegR ett antal gånger med olika resultat. Utfallet beror bl.a. på vilken tillgång till ansökningarna kommunerna haft under konsultarbetet, hur annonserna utformats och hur det kommande anställningsförfarandet går till.   Även JO har ett flertal gånger uttalat sig i frågan, vid ett tillfälle gjordes en utredning av fem kommuners förfarande i rekryteringsärenden med konsultmedverkan. JO kritiserade vissa av kommunernas förehavande men menar i det stora hela att det inte finns några rättsliga hinder för kommuner att använda sig av konsulter i rekryteringsärenden.   Konklusionen av denna utredning är att det finns möjligheter för kommuner att tillämpa konfidentiell hantering av ansökningar i förberedande rekryteringsärenden. Ett sådant förfarande kräver dock att det i annonsen tydligt redogörs för att det är intresseanmälningar som efterfrågas, att konsultens och kommunens arbete klart åtskiljs samt att själva rekryteringen är öppen även för personer som inte skickat intresseanmälningar till tjänsten och för de som skickat intresseanmälningar men inte rekommenderats av konsulten.

The ability to delegate some of ones activities to other organizations is something that has been used for many years by different types of organizations in different areas. This type of delegation to make use of external knowledge has been found to have many benefits such as improved quality of decision making,shorter decision paths and redistribution of resources to improve processes. Unfortunately, it has also been found that in some activities, delegation can lead to problems with, for example, information access. The purpose of this paper was therefore to investigate whether one authority's delegation of activities to another organization affects access to information based on the concept of public documents. The research questions that formed the basis of the investigation were 1) Are there information losses, based on the concept of public documents, that can arise in connection with the delegated activity, and which are they? and 2) What consequences can information loss have when looking at the principle of public access to official records? This paper has had a qualitative approach where interviews and document studies have been used as methods for gathering information regarding the two research questions. The main conclusion drawn from this thesis is that if the Swedish Transport Agency uses certain types of organizations for delegation of activities, extensive information loss can be incurred regarding information linked to certain parts of its activities and as an authority run the risk of being in conflict with the principle of public access to official records.

The aim of this thesis is to gain knowledge of how automated decision-making in Swedish public authorities affects the ability to comply with the Swedish principle of public access to official records. This is done through a Posthumanist analysis of seven qualitative interviews. With the help of the actor-network theory concept of the nonhuman actor the underlying computer programs of automated decision-making is understood as an actor who, in interaction with human actors, affects the public sector´s ability to provide the public with valuable information about how they run their organizations. The interviews were conducted with employees at two Swedish public organizations: The Swedish Board of Student Finance and Swedish Association of Local Authorities and Regions. The respondents were asked what kind of insight in the underlying computer programs for automated decision-making that they themselves and the public thought was needed. The interviews were recorded and transcribed, and provided the material for the analysis. The study shows that the employees share the opinion that insight in the automated decision-making systems are not necessary for the public. As a consequence of this, the system developers are left with exclusive knowledge of how the public sector is making decisions and the decision-making becomes invisible for a majority of the public. This is not in line with the aim of the principle of public access to official records. This is a two years master’s thesis in Archival Science.