In 2014, the authors surveyed the born digital content legal deposit policies and practices in 17 different countries and presented the results of the survey at the 2015 International News Media Conference hosted by the National Library of Sweden in Stockholm, Sweden, April 15-16, 2015.2 Three years later, the authors expanded their team and updated the survey in order to assess progress in creating or improving national policies and in implementing practices for preserving born digital content. The 2017 survey reach has been broadened to include countries that did not participate in the 2014 survey. To optimise survey design, and allow for comparability of results with previous surveys, the authors briefly review 17 efforts over the last 12 years to understand the state of digital legal deposit and broader digital preservation policies (a deeper analysis will be provided in a future paper), and then set out the logic behind the current survey.

The archive and the historian are symbiotically dependent on one another. The archive relies on the historian to make use of the records it houses, and the historian looks to the archive to reconstruct history. But can a historian responsibly reconstruct history when the archive is fraught with relativity and bias? This thesis serves two purposes; one, pulling from seminal archival science and collections management texts, it chronicles the monumental, intellectual changes to American archival sciences, theories, and institutions, and two, it shows how these early conversations pertaining to archival theories are both not far removed from digital preservation efforts and at times incompatible with the unique non-analogous problems created by web-born sources. But as this thesis argues, theoretical offerings are not always the most implementable for archives; the crux of archival science has historically and contemporarily been responsibility versus practicality, particularly in regard to appraisal theory. These problems exacerbate in the digital realm where the sheer amount of records and material produced by the second warrants extremely narrow but careful collecting. To not add to the overwhelming problem of digital appraisal theory, this thesis offers tangible solutions to help mitigate irresponsible collecting practices.

Digital preservation is a significant challenge for cultural heritage institutions and other repositories of digital information resources. Recognizing the critical role of metadata in any successful digital preservation strategy, the Preservation Metadata Implementation Strategies (PREMIS) has been extremely influential on providing a "core" set of preservation metadata elements that support the digital preservation process. However, there is no evidence, in the form of previous research, as to what factors explain and predict the level of adoption of PREMIS. This research focused on identifying factors that affect the adoption of PREMIS in cultural heritage institutions. This study employed a web-based survey to collect data from 123 participants in 20 country as well as a semi-structured, follow-up telephone interview with a smaller sample of the survey respondents. Roger's diffusion of innovation theory was used as a theoretical framework. The main constructs considered for the study were relative advantage, compatibility, complexity, trialability, observability, and institution readiness. The study yielded both qualitative and quantitative data, and analysis showed that all six factors influence the adoption of PREMIS in varying degrees. Results of a regression analysis of adoption level on the six factors showed a statistically significant relationship. The R2 value for the model was .528, which means that 52.8% of the variance in PREMIS adoption was explained by a combination of the six factors. Considering the complexity of issue, this study has important implications for future research on preservation metadata and provides recommendations for researchers and stakeholders engaged in metadata standards development efforts.

Made available in DSpace on 2015-10-19T11:50:08Z (GMT). No. of bitstreams: 1 corbo2013.pdf: 1101255 bytes, checksum: 46d44e0f6197bdca5ff9bc9aaa56ad61 (MD5) Previous issue date: 2013-03-11 / Presents a study on institutional repository dedicated to the issues concerning the preservation and access to digital documents. Reveals the emergence of institutional repositories in the world movement in favour of open access to scientific information as a tool for strategic technology management, storage, dissemination, preservation and access to the intellectual output of educational institutions and research and its scientific communities. Specifically highlights the Pedro II College which is a traditional public education institution throughout its history of 175 years of existence has produced historical documents which refer to the teaching activities and the daily life of the school administration and depict the history of Brazilian education. The institution maintains important collections and at all times increases the production of research papers that must be preserved, made available and have guaranteed access in the future. In this way, has been investing resources and developing projects for the preservation of institutional memory. The research pointed out the institutional repositories as a feasible way to make free access to the intellectual production of educational institutions, increase the visibility of research works and ensure the preservation of digital documents / Apresenta um estudo sobre repositório institucional voltado às questões concernentes a preservação e acesso a documentos digitais. Revela o surgimento dos repositórios institucionais no âmbito do movimento mundial em favor do acesso livre à informação científica como uma ferramenta tecnológica estratégica para gestão, armazenamento, disseminação, preservação e acesso à produção intelectual das instituições de ensino e pesquisa e de suas comunidades científicas. Destaca, especificamente, o Colégio Pedro II, uma instituição tradicional de ensino público que ao longo de sua trajetória de 175 anos de existência produziu documentos históricos que remetem às atividades de ensino e ao cotidiano da administração escolar e retratam a história da educação brasileira. A instituição mantém ainda acervos importantes e a todo o momento aumenta a produção de trabalhos de pesquisa que devem ser preservados, disponibilizados e ter o acesso garantido no futuro. Desta forma, vem investindo recursos e desenvolvendo projetos para a preservação da memória institucional. A investigação apontou os repositórios institucionais como forma viável para tornar livre o acesso à produção intelectual das instituições de ensino, ampliar a visibilidade dos trabalhos de pesquisa e garantir a preservação dos documentos digitais

Thesis (M.Tech.: Library and Information Studies)-Durban University of Technology, 2006. xii, 210 leaves. / This study was aimed at investigating the digital scanning of photographs in archival collections with a view to highlighting some of the key issues in the provision of a digital imaging service.

近年來，資訊科技的進步，改變了人類溝通的方式、知識的管理和傳承、資訊的散播和儲存，對人類社會產生革命性的影響。檔案館開始面對大量的電子文書，並將原有的珍貴館藏轉換為數位物件典藏。然而，看似穩當的數位典藏方式，即使建立了適當的儲存環境，做好各種安全控管，未必能保證數位物件可供長期使用。為了長久保存數位物件並提供使用，除了轉存、轉置、技術模擬等廣受認同的保存方法外，還需要保存後設資料的配合，國際間已有許多相關研究。本研究以RLG、NLA、Cedars、NEDLIB四發展機構所提出的保存後設資料項目為比較對象，得出核心項目，再配合中研院近史所檔案館的需求，建置適用的保存後設資料項目。 經過比較發現，RLG、NLA、Cedars、NEDLIB所提出的保存後設資料項目，因為定位及應用目的不同，在規模、項目及描述層次上有差異，但描述重點仍有某種程度的共識。其中，NLA詳細記載歷次更動相關事項，並針對不同型態數位檔訂立不同的描述項目的做法，值得參考。 考量需求與館藏數位檔特性，中研院近史所檔案館保存後設資料項目雖以四種保存後設資料核心項目為基礎，在建置時仍做了部分修正與更動。(1) 保存後設資料的功能以協助保存決策制定及執行為主，不考慮提供使用的部分，也儘量不與原有後設資料重複；(2) 描述層級訂在系列層級；(3) 更動史項目，綜合NLA及Cedars之優點。限於系統功能限制，保存後設資料仍無法自動產生，也暫時不與數位檔及原有後設資料連結。 根據研究結果，對近史所檔案館及其他典藏機構提出下列建議：(1)制定數位保存政策及計畫；(2) 測試保存方法及保存後設資料項目；(3)留意相關科技及標準的發展趨勢；(4) 保存後設資料應儘量以自動、同步方式產生；(5) 明確定義描述規範。此外，對於數位保存後設資料及保存方法應再深入了解，並尋求跨領域合作機會。

A investigação teve como objetivo apresentar uma metodologia de organização, representação, preservação e disseminação da informação técnico-científica em plataformas de acesso aberto: DSpace e Archivematica, tendo como base os princípios da Arquivística, Organização e Representação do Conhecimento e Arquitetura da Informação para subsidiar a concepção, modelagem e implementação de um protótipo de repositório digital aplicado no domínio da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC. Para alcançar os objetivos propostos, utilizou-se da abordagem hipotético-dedutivo e da pesquisa ação para compor o desenvolvimento do quadro teórico e empírico da pesquisa. O percurso metodológico foi realizado a partir de uma extensa revisão bibliográfica sobres as temáticas envolvidas. Num primeiro momento, buscou-se a identificação e seleção de aportes conceituais e metodológicos que pudessem orientar a criação do repositório. Em seguida, foi aplicado a metodologia da identificação de tipologia documental para o reconhecimento do domínio de aplicação, visando levantar e identificar as funções, atividades, espécies e tipologias documentais para nortear a sistematização do arcabouço conceitual e metodológico (criação de plano de classificação, definição da camada de metadados, e sistemas de organização, navegação, rotulação e busca. E por fim, a customização dos componentes técnicofuncionais da plataforma DSpace e a sua integração com o software Archivematica. Como resultado final, apresenta-se a definição de um conjunto de requisitos mínimos relativos às estruturas e elementos que compõem a arquitetura da informação, camada de metadados para organização, representação e recuperação da informação, sistemas de organização do conhecimento e aspectos fundamentais para subsidiar a gestão da preservação digital a longo prazo. Conclui-se, portanto, que a plataforma DSpace integrada com o Archivematica podem ser dispositivos eficazes para prover o armazenamento, organização, representação, disseminação e preservação de documentos destinados à guarda permanente para constituir a memória institucional. / The investigation had the objective of presenting a methodology of organization, representation, preservation and dissemination of technical and scientific information in open access platforms: DSpace and Archivematica, based on the principles of Archival Science, organization and representantion of knowledge and information architecture to subsidize the conception, modeling and implementation of a digital repository prototype applied in the dominion of the Brazilian Society for the Progress of Science - SBPC. To achieve the proposed objectives, we used the hypothetical-deductive approach and action research to compose the development of the theoretical and empirical framework of the research. The methodological path was carried out from an extensive bibliographical review on the themes involved. In a first moment, it was sought an identification and selection of conceptual and methodological contributions that could orientate the repository creation. Then, the methodology of identification of documentary typology was applied for the recognition of the application dominion, aiming to raise and identify the functions, activities, species and documentary typologies to guide the systematization of the conceptual and methodological framework (creation of classification plan, metadata layer, and organization, navigation, lettering and search system). And finally, the customization of technical-functional components of the DSpace platform and your integration with the Archivematica software. As final result, presents the definition of a series of minimum requirements relative to the structures and elements of the information architecture, metadata layers to information organization, representation and recuperation, knowledge organization system and fundamental aspects to subsidize the management of a long term digital preservation. Therefore, concludes that the platform DSpace integrated with the Archivematica can be effective devices to provide the storage, organization, representation, dissemination and preservation of documents intended for permanent custody to constitute the institutional memory.

Neste estudo verificou a possibilidade, no contexto tecnológico digital, de como a relação dos padrões de descrição arquivísticos, representados por meio de metadados, estimulam a criação de ontologias leves com potencial uso no processamento e na interoperabilidade. Esta pesquisa justificou-se pela necessidade de interoperabilizar a informação digital, tanto para a difusão como para a preservação a longo prazo em sistemas de arquivo e na internet, e serviu para identificar a descrição arquivística como base para ontologias leves. A pesquisa utilizou método misto exploratório, comparativo e prospectivo. Com o método exploratório, nota-se que a descrição arquivística permite acesso a informação arquivística registrada e, conjuntamente ao vínculo arquivístico (Archival bond), é capaz de fornecer dados acerca do contexto de produção documental para sistemas de arquivo e para a Web 3.0. Para o estudo foram utilizados os padrões dos sistemas informatizados de arquivos, como o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ), além dos Repositórios Digitais Confiáveis Arquivísticos (RDCArq) e o Modelo Record Continuum. Verificou-se que a confiança na cadeia de custódia e do contexto arquivístico podem garantir em longo prazo a confiabilidade do ambiente de guarda documental e a presunção de autenticidade. Relacionou-se a interoperabilidade com a organização da informação, a semântica e as ontologias. Com o método prospectivo concluiu-se que as ontologias têm seu papel na estruturação dos domínios de conhecimento e seu uso na tecnologia digital. Identificou-se as características das ontologias que podem resultar do uso de padrões arquivísticos e o resultado disso como uma Knowledge Organization System (KOS). Com o método comparativo, o estudo também relaciona os padrões arquivísticos e a descrição arquivística. Como achados, verificou-se que é possível a utilização de elementos de metadados para a estruturação de ontologia capaz de representar o contexto e a estrutura de arquivos, além de colaborar na disseminação da Informação arquivística, estruturando uma Ontologia Digital Arquivística. Assim, verificou-se que é possível a aplicação de ontologias para auxiliar na manutenção da cadeia de custódia e do contexto da informação arquivística e do documento arquivístico, além de seu uso na difusão e na preservação digital em longo prazo, tanto em sistemas de arquivo quanto na rede mundial de computadores. / This study analyzed the relationship of archival metadata description standards and the creation of ontologies for preserving archival information in operation systems and the Internet. This research is justified by the need to inter-operationalize digital information for broadcasting and preserving archival and Internet systems as well as identifying archival descriptions as a basis for ontologies. The research combined exploratory, comparative and prospective methodologies. Using an exploratory methodology, the author compared the Recordkeeping Systems, the Trusted Digital Repositories and systems developed by the model Record Continuum. The analysis verified that archival description permits access to archival information and that the archival bond is able to provide data about the documentary production context for file systems and Web 3.0. These findings suggest that confidence in the chain of custody and archival context can ensure long-term reliability of the document management environment. The study also evaluated the relationship between interoperability the organization of information in four of the most common global digital information structuring standards: International Standard Archival Description - General (ISAD-G), Brazilian Standard of Archival Description (NOBRADE), Encoded Archival Description (EAD), and Encoded Archival Context (EAC). These description elements enable informational professionals to build ontologies, which in combination with the context-focused EAC, facilitate the structuring of the archival bond as a Knowledge Organization System (KOS). The work concluded that ontologies have an essential role in the structuring of domain knowledge and its use in digital technology. Ontologies can follow the archival information in custody chain, mirror context and description information, and register archives as a domain knowledge, thereby creating a Archival Digital Ontology

Os avanços tecnológicos impõem um grande desafio para a preservação do patrimônio digital. Além de garantir a longevidade e acessibilidade dos documentos, é necessário mantê-los autênticos e íntegros para que os usuários confiem neles como fonte de informação e objeto de estudo. Instituições guardiãs precisam assumir a preservação de suas coleções digitais e construir repositórios digitais confiáveis. Este trabalho recorre a um estudo exploratório para conhecer as práticas de preservação da autenticidade e integridade dos documentos que compõem os acervos das bibliotecas digitais de teses e dissertações das três universidades estaduais paulistas (Universidade de São Paulo - USP, Universidade Estadual Paulista Júlio Mesquita Filho - Unesp e Universidade Estadual de Campinas - Unicamp). As práticas dessas universidades demonstram a necessidade de melhorias para que elas sejam efetivamente capazes de assumir a responsabilidade de salvaguardar o patrimônio digital. / Technological innovations raise a set of great challenges to the preservation of digital heritage. Besides assuring the longevity and accessibility of digital documents, it is also important to preserve their authenticity and integrity so one can trust and use digital documents as information source and study objects. Memory organizations must assume an active role in preserving their digital collections and building trusted digital repositories. This dissertation searches through an exploratory study to uncover the practices of the digital libraries of theses and dissertations of the three state universities of Sao Paulo (Universidade de São Paulo - USP, Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho - Unesp e Universidade Estadual de Campinas - Unicamp) for preserving the authenticity and integrity of their collections. Their preservation practices show that improvements need to be done so they can in fact take the responsibility of preserving digital heritage.

Os avanços tecnológicos impõem um grande desafio para a preservação do patrimônio digital. Além de garantir a longevidade e acessibilidade dos documentos, é necessário mantê-los autênticos e íntegros para que os usuários confiem neles como fonte de informação e objeto de estudo. Instituições guardiãs precisam assumir a preservação de suas coleções digitais e construir repositórios digitais confiáveis. Este trabalho recorre a um estudo exploratório para conhecer as práticas de preservação da autenticidade e integridade dos documentos que compõem os acervos das bibliotecas digitais de teses e dissertações das três universidades estaduais paulistas (Universidade de São Paulo - USP, Universidade Estadual Paulista Júlio Mesquita Filho - Unesp e Universidade Estadual de Campinas - Unicamp). As práticas dessas universidades demonstram a necessidade de melhorias para que elas sejam efetivamente capazes de assumir a responsabilidade de salvaguardar o patrimônio digital. / Technological innovations raise a set of great challenges to the preservation of digital heritage. Besides assuring the longevity and accessibility of digital documents, it is also important to preserve their authenticity and integrity so one can trust and use digital documents as information source and study objects. Memory organizations must assume an active role in preserving their digital collections and building trusted digital repositories. This dissertation searches through an exploratory study to uncover the practices of the digital libraries of theses and dissertations of the three state universities of Sao Paulo (Universidade de São Paulo - USP, Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho - Unesp e Universidade Estadual de Campinas - Unicamp) for preserving the authenticity and integrity of their collections. Their preservation practices show that improvements need to be done so they can in fact take the responsibility of preserving digital heritage.