The main objective of this thesis was evaluated to existing activities in technical disposition of production. Based on lessons learned to recommend an appropriate information system and propose a methodology for implementation of the company. Design an information system is applied to the company NEDFORM Ltd., which is looking for an information system suitable for the technical dispositon of production. Proposal is based on the actual software and Hardware Company. Part of this work is design to a suitable supplier for the company.

No matter how big a company is or what market segment it serves it still needs administration and supervision. An ERP system is a system that has the sole purpose to help a company with these activities and is often considered the backbone that intertwines the key business-processes in an organization. More specifically an ERP system can help a company to manage everything from product planning, purchasing, and inventory control to interaction with suppliers and customer service. Implementing a competitive ERP system into an organization can however become very capital intense, and small and medium enterprises do not often have the financial strength to handle this investment. An important step in the evolution of ERP is therefore cloud based ERP systems which are considered an enabler for many advantages for small and medium enterprises. The purpose of this master thesis is to establish which factors that affect the decision of small and medium enterprises to move their ERP system to the cloud or to implement a brand new cloud solution. Further, these factors have been evaluated and investigated from a strategic perspective in order to provide managerial recommendations for vendor companies. The main research questions for this master thesis are therefor: • What factors affect the client’s adoption decision of cloud based ERP systems technology? • How can the vendors cope with these factors? In order to collect empirical data, a set of interviews have been conducted with vendors which is targeting the small and medium enterprise segment; and customers to these vendors which have adopted a cloud based ERP system. These companies are the system vendors Implema AB, Alterview, and Unit4Agresso and the adopters Handheld, Naty, Grays American Stores, and Södertörns Högskola. The resulting data from this have been analyzed with the help from a theoretical framework which consists of theories from technological change (Types of technological change); Technological change as a social process (Technology diffusion; Technology adoption); Technology system evolution (Salient and Reverse Salient). The results of the empirical research show that risk, function, cost and flexibility are strong contributing factors for the adoption of cloud based ERP systems. / Företag, oavsett storlek och marknad är i behov av styrning och administration. Ett affärssystem är ett system som med hjälp av sin funktionalitet kan hjälpa företag med detta, och anses ofta därför vara ryggraden som håller ihop alla arbetsprocesser i en organisation. Mer specifikt kan ett affärssystem hjälpa till inom allt från produkt planering, inköp och lagernivåer till interaktion med leverantörer och utföra kundservice. Att implementera ett affärssystem i en organisation är dock oftast en dyr historia, och små och medelstora företag har ofta inte den ekonomiska styrkan att klara av detta på samma sätt som större företag. En viktig utveckling inom området är därför molnbaserade affärssystem som sägs skapa ett flertal fördelar för dessa kunder. Målet med detta examensarbete är att kartlägga vilka faktorer som gör att små- och medelstora företag väljer att flytta eller implementera ett nytt affärssystem i molnet. Vidare har även dessa frågor undersökts strategiskt utifrån ett ledningsperspektiv. Huvudfrågorna för examensarbetet är därför:  Vilka faktorer påverkar kundens implementeringsbeslut av affärssystem i molnet?  Hur kan leverantörer agera på dessa faktorer? Den empiriska datainsamlingen har skett via intervjuer som begränsats till leverantörer och företag inom kundsegmentet små- och medelstora företag som implementerat ett molnbaserat affärssystem. Dessa företag är systemleverantörerna Implema, Alterview och Unit4Agresso samt kunderna Handheld, Naty, Grays American Stores och Södertörns Högskola. Resultatet från detta har sedan analyserats med hjälp teoretisk referensram berörande främst Modellering av teknisks förändring; Teknisk förändring i samhället; och Teknisk system evolution. Resultatet visar att risk, funktion, kostnad och flexibilitet är starkt betydande faktorer för valet av ett molnbaserat affärssystem framför ett fast affärssystem.

Denna studie utforskar hur organisationer kan undvika tillkortakommanden vid ERP- implementationer. Studien bygger på två forskningsfrågor: i) “Hur arbetar projektledare med meningsgivande handlingar vid ERP-implementationer?” samt ii) “Vilka faktorer upplevs vara viktiga för systemanvändares meningsskapandet?”. För att besvara frågorna undersöker studien ERP-implementationer utifrån en socialkonstruktivistisk lins där teorin om meningsskapande appliceras. Studien bygger på en kvalitativ metod där 16 projektledare och systemanvändare inom åtta svenska organisationer intervjuats. Resultaten tyder på att projektledare använder fyra kommunikationskanaler i sitt meningsgivande: i) intranät/mail, ii) möten, iii) utbildningar samt iv) superanvändare. Vidare indikerar de även att de kanaler som möjliggjort social interaktion bidraget till en mer positiv uppfattning hos systemanvändarna. Systemanvändarnas meningsskapande upplevs påverkas av fem faktorer: i) generationstillhörighet, ii) förändringsförståelse, iii) avstånd till förändringen, iv) engagemang samt v) förändringskultur. Studien adderar till tidigare forskning genom att fördjupa kunskapen om hur ett socialkonstruktivistiskt synsätt kan användas för att studera ERP-implementationer. / This study explores how organizations can mitigate ERP failures. The study is based on two research questions: i) “How do project managers apply sensegiving during ERP implementations?”, and ii) “What aspects are perceived as important in the sensemaking process amongst systems users?”. Pursuing these questions, the study examines ERP implementations through a social constructivist lens and the theory of sensemaking. The study is based on a qualitative method, in which 16 project managers and system users, among eight Swedish organizations, are interviewed. The findings suggest that project managers use four channels of communication in their sensegiving: i) intranet/mail, ii) meetings, iii) education, and iv) superusers. It is also found that channels that enable social interaction contributes to more positive attitudes amongst system users. The sensemaking amongst system users is perceived to be affected by five aspects: i) generational affiliation, ii) understanding of change, iii) distance to change, iv) commitment, and v) change culture. The study adds to previous research by deepening the knowledge of how a social constructivist approach can be used to study ERP implementations.

The focus of this master’s thesis is on family-run small and medium enterprises and their adoption to information systems. The motivation for this research is to understand the family businesses’ challenges related to technology adoption, so that the level of hesitancy many family SMEs are having with the process can be understood and minimised. In addition, by understanding family businesses’ challenges related to information systems adoption, we can understand if they are different entities from non-family SMEs, and whether or not they require specialised guidance and support. To achieve the objectives of the master’s thesis, a qualitative multiple case study approach was undertaken involving three family SMEs who were interviewed using a semi-structured interview guide which was inspired by the four key contexts of the Decision-Maker-Technology-Organisation-Environment model. Upon the completion of a thematic analysis of the data, a total of seven themes emerged which can be used to help describe and answer how family SMEs perceive information systems adoption and the challenges. From the findings it was discovered that family SMEs usually hire relatives when they have a vacancy instead of hiring an individual who is more qualified and experienced in the job role, as it is easier and convenient to make use of the trusting relations between family members. In the majority of cases, this means that the family SMEs usually have a limited level of skills including IT knowledge and to overcome this issue they seek help from sources outside of their organisation. The results of this master’s thesis research show that Family SMEs usually have a positive outlook when it comes to carrying out the information systems adoption process,but despite this, hesitancy to initiate the information systems adoption process arose from the lack of awareness of the technology and its possibilities as well as the high cost of funding and setting up the information system.

Utvecklingen inom informationssystem har lett till att allt fler verksamhet villdigitalisera deras arbetsprocesser. Det växande mobila användandet av EnterpriseResource Planning (ERP) på enheter såsom smartphones, tablets och handdatorer harlett till att verksamheter ställer större krav på sina system och leverantörer av dessa.Framtidens ERPsystemmåste fungera mobilt och underlätta arbetet för de anställdaistället för att vara ännu ett ITsystemsom ska lösa organisationens alla utmaningar.Denna fallstudie är gjord hos en grossistverksamhet i Skåne som var mitt iimplementationen av sitt ERPsystem,Microsoft Dynamics. Denna studie harundersökt hur arbetet med verksamhetens affärsprocesser såg ut före och underimplementationen av det nya systemet. Bakgrunden till fallstudien var att undersökaom det fanns korrelation mellan hur väl affärsprocesserna var evaluerade, anpassadeoch hur vällyckad verksamhetens ERPimplementationblev. Fallstudien villundersöka hur processmodellering och Business Process Management (BPM) kanstödja denna slags implementation av mobila ERPsystem.Verksamheten i studien är ett mellanstort säljochdistributionsföretag med kontor på4 svenska orter. Verksamheten påbörjade 2015 en digitalisering av helaorganisationen. ITsystemeti bestod då av flera olika system som anpassats underlängre tid för att integrera med varandra och dela information precis efterorganisationens önskan. Som en del av implementationen valde de att använda ettBusiness Process Modeling verktyg för att introducera och träna användarna avprocesserna i det nya systemet. Implementationsfasen i projektet började i februari2017 och i februari 2019 har verksamheten fortfarande inte fastställt ett Golivedatum.. Medeltiden för en ERPimplementationär 17,4 månader [5]. Då verksamhetenGolivedatum har flyttats räknas det nu som att verksamhetens implementation ärförsenade och över medeltiden.Arbetet med processerna före själva projektstart uppfattas som bristfälligt utifrån BPMdras slutsatsen att förseningen av “Go livedatumet”delvis beror det på att företagetoch organisationen inte har analyserat sina egna processer och har förlitat sig förmycket på att konsultbolaget och RapidValue BPM skulle sköta inlärning ochimplementationen. / The development in information systems has led to an increasing number ofbusinesses wishing to digitize their work processes. The growing mobile use ofEnterprise Resource Planning (ERP) systems on devices such as smartphones andtablets has led businesses to place greater demands on their information systems andsuppliers of these. ERP system in the future must be able to function mobile andfacilitate the work for the employees instead of being another IT system that will solvethe organisation's all challenges.This case study was made at a wholesale company in Skåne, which was in the midstof an ERP implementation with Microsoft Dynamics. This study has investigated howthe work with business processes looked before and during the implementation of thenew system. The background to the case study was to investigate whether there wereany correlation between how well the business processes were evaluated, adapted andhow successful the business's ERP implementation was. The case study aims toinvestigate how process modeling and Business Process Management (BPM) cansupport this kind of implementation of mobile ERP systems.The activity in the study is a mediumsizedsales and distribution company withoffices in 4 Swedish locations. In 2015, the business began digitizing the entireorganization. The IT system consisted of several different systems that had beenadapted over time to fit the needs of the organisation. As part of the implementation,they chose to use a Business Process Modeling tool to introduce the system and trainthe users of the processes in the new system. The implementation phase of the projectbegan in February 2017 and in February 2019 the business still has not set a Golivedate. The average time for an ERP implementation is 17.4 months [5]. Since theGolivedate business has been moved, it is now considered that the operation'simplementation is delayed and over the average time.The work on the processes before the actual start of the project is perceived asinadequate from BPM, the conclusion is drawn that the delay of the "Go live date" ispartly due to the fact that the company and the organization have not analyzed theirown processes and have relied too much on the consulting company and RapidValueBPM to handle learning and implementation.

Denna fallstudie har utförts på Stora Enso Skutskärs bruk och fokuserar på implementeringen av plattformen Fiori som är en del av företagets molnbaserade ERP-system. Studien använde sig av kvalitativa metoder som intervjuer på fallföretaget samt Alleima, Stora Enso Sunila och Stora Enso Varkaus. En enkätundersökning genomfördes även på Stora Enso Skutskärs bruk för att samla in kvantitativa data. Fallstudien valdes som metod för att analysera komplexa fenomen och sociala situationer.I den teoretiska referensramen framkommer fördelar och utmaningar med molnbaserade ERP-system. En fördel är exempelvis effektiv informationshantering medan en utmaning kan vara säkerheten. Vidare undersöks implementeringen av digitala verktyg där det framhävs att en välplanerad strategi och ledarskap som främjar samarbete och kommunikation är viktigt. Teorin framhäver att det ofta uppstår utmaningar med att implementera digitala verktyg, exempelvis brist på resurser och motstånd från medarbetare. Därefter presenteras teoretiska metoder för att stödja medarbetare vid införandet av digitala lösningar.Medarbetarnas upplevelse av plattformen Fiori var övervägande positiv och lärotillfällena som organiserades i samband med implementeringen uppskattades. Dock framkom det att kommunikationen kring implementeringen har varit en utmaning, och projektledaren har upplevt bristande stöd från ledningen. Motivationen att använda Fiori var låg eftersom lärotillfällena inte var obligatoriska. Det har även framförts förbättringsförslag så som tydligare supportkontakter och mer information om systemet. Studien har visat att upplevelsen inte är enhetlig hos de medarbetare som deltagit i studien, och studien diskuterar potentiella orsaker till detta. I studiens analys presenteras en ny processmodell som kan användas för att förbättra implementeringsprocessen. Modellen betonar vikten av kommunikation, ledarskap, stöd, delaktighet och resurser.Studien utfördes under åtta veckor och avgränsades till molnbaserade ERP-system. Det framkom intressant information under studiens gång som inte kunde undersökas vidare och resulterade i förslag till fortsatt forskning. Ett förslag var att undersöka hur information- och kommunikationsflöden påverkar implementeringsprocessen av digitala verktyg. / This case study has been carried out at Stora Enso Skutskär's mill and focuses on the implementation of the Fiori platform which is part of the company's cloud-based ERP system. The study used qualitative methods such as interviews at the case company as well as Alleima, Stora Enso Sunila and Stora Enso Varkaus. A survey was also carried out at Stora Enso Skutskär's mill to collect quantitative data. The case study was chosen as a method to analyze complex phenomena and social situations.In the theoretical frame of reference, advantages and challenges with cloud-based ERP systems emerge. An advantage is, for example, efficient information management, while a challenge can be security. Furthermore, the implementation of digital tools is examined where it is emphasized that a well-planned strategy and leadership that promotes collaboration and communication is important. The theory highlights that challenges often arise with implementing digital tools, for example lack of resources and resistance from employees. Then theoretical methods are presented to support employees in the introduction of digital solutions.The employees' experience of the Fiori platform was predominantly positive, and the learning opportunities organized in connection with the implementation were appreciated. However, it emerged that communication around the implementation has been a challenge, and the project manager has experienced a lack of support from management. The motivation to use Fiori was low because the learning opportunities were not mandatory. There have also been suggestions for improvements such as clearer support contacts and more information about the system.The study has shown that the experience is not uniform among the employees who participated in the study, and the study discusses potential reasons for this. In the study's analysis, a new process model is presented that can be used to improve the implementation process. The model emphasizes the importance of communication, leadership, support, participation, and resources.The study was conducted over eight weeks and limited to cloud-based ERP systems. Interesting information emerged during the study that could not be investigated further and resulted in suggestions for further research. One proposal was to investigate how information and communication flows affect the implementation process of digital tools.

Användandet av affärssystem är idag utbrett bland såväl stora som små företag. Implementeringen av dessa system är dock ofta kostsamma och komplexa processer, vilka historiskt sett har krävt god och relevant kunskap hos företaget. Som en följd av den ökade digitaliseringen i samhället har dock en modernisering av affärssystem skett vilket inneburit en övergång mot molnbaserade affärssystem. Med molnbaserade affärssystem erbjuds ofta snabbare och mer effektiva implementeringar och förenklat underhåll av affärssystem. Dessa molnbaserade lösningar medför även nya risker, hot och möjligheter vilka påverkar hur krav kan och bör ställas på affärssystem samt vilken kravställning som är relevant. Denna studies frågeställning, Hur påverkar utvecklingen mot alltmer molnbaserade affärssystem de krav som kunder ställer på affärssystemleverantörer?, ämnar fylla detta upplevda kunskapsgap inom området. Molnbaserade affärssystem erbjuder en rad möjligheter men även utmaningar och potentiella risker. Följaktligen är en djupare förståelse för dessa aspekter potentiellt viktig för att affärsystemleverantörer ska kunna möta kundernas behov och krav i en ständigt föränderlig marknad. För att besvara frågeställningen gjordes en kartläggning där fem semistrukturerade intervjuer genomfördes med personer som innehar lång erfarenhet inom området. Intervjuerna analyserades sedan med hjälp av tematisk analys och resulterade i sex övergripande teman och 14 underteman. Resultatet visar att de krav som kunder ställer på leverantörer till viss del har följt utvecklingen mot molnbaserade system. Kunderna tycks ha börjat inse värdet i standardleveranser med lägre grad av anpassning och även att de, som en följd av utvecklingen, måste ställa nya sorters säkerhets- och dataåtkomstrelaterade krav. Likväl visar resultatet även att kunderna, trots nämnda kravanpassning, till stor del fortsätter att ställa samma typ av krav som ställdes vid implementering av on-prem-lösningar. Därtill saknar kunderna förståelse för hur molnbaserade affärssystem skiljer sig mot on-premlösningarna gällande såväl säkerhet som möjlighet till anpassning, vilket påverkar kvaliteten och relevansen i deras kravställning. / Enterprise resource planning (ERP) systems are widely used by both large and small businesses. Still, the adoption of these systems can be a costly and difficult process that has traditionally demanded appropriate and adequate knowledge within the organization. Nonetheless, as a consequence of growing societal digitalization, a modernization of ERP systems has ensued, resulting in a shift toward cloudbased ERP systems. Cloud-based ERP systems typically provide faster and more efficient implementation and maintenance. The cloud-based solutions also introduce new risks, vulnerabilities, and possibilities that influence how and where requirements may and should be imposed on business systems, as well as which requirements are applicable. As such, the research question of this study, How does the transition towards an increasing use of cloud-based business systems affect the requirements that customers place on business system suppliers?, aims to analyze how the shift toward cloud-based business systems affects the demands and requirements imposed upon them. A better grasp of these factors intends to be of help to ERP system suppliers in order to match customer requirements and desires in an ever-changing market. To address the research question a survey was conducted and five semi-structured interviews with individuals with substantial knowledge in the subject were undertaken. Thematic analysis was used to examine the interviews, which yielded six overarching themes and 14 sub-themes. The results suggest that the requirements on suppliers have followed the trend towards cloud-based solutions to some extent. Customers appear to have begun to appreciate the benefits of standardized deliveries with a reduced degree of customization as well as the fact that, as a result of the development, they must define new types of security and data access requirements. Yet, the analysis revealed that despite the aforementioned requirement adaptation, clients keep setting the same kind of expectations that they did when implementing on-premise ERP systems. Moreover, customers lack an understanding of how cloud-based ERP systems vary from on-premise solutions in terms of security and adaptability, which is not necessarily represented in their requirements.

Цель исследования – разработать методические основы управления изменениями при планировании и внедрении ресурсных и финансовых модулей ERP-системы на промышленном предприятии для управления производством. Предложена дорожная карта управления изменениями при внедрении ERP-системы, особенностью которой является последовательность этапов планирования изменений, анализа внутренней среды и организации работы команды трансформации на основе идентификации чемпионов и владельцев процессов, оценки эффективности внедрения решений, управления цифровой культурой и наличия цифровых компетенций, поддерживающих трансформацию. Предложенная карта позволит поддержать стратегию компании по повышению прозрачности внутренней среды и акцентировать внимание на процессах вовлечения персонала и использования его интеллектуального потенциала для достижения операционной эффективности. / The purpose of the study is to develop methodological foundations for change management in the planning and implementation of resource and financial modules of the ERP system at an industrial enterprise for production management. A roadmap for change management during the implementation of an ERP system is proposed, a feature of which is the sequence of stages of planning changes, analyzing the internal environment and organizing the work of the transformation team based on the identification of champions and process owners, evaluating the effectiveness of implementing solutions, managing digital culture and the availability of digital competencies that support transformation. The proposed map will support the company's strategy to increase the transparency of the internal environment and focus on the processes of involving personnel and using their intellectual potential to achieve operational efficiency.

The use of ERP systems in brazilian public organizations represents a change in operating procedures quite significant and is the result of the worldwide movement "New Public Management" or "New Public Management", occurred from the 1980s, the government pricipalmente U.S. administrations , Great Britain and Sweden. The main feature of this movement is the adoption by government organizations of information and communication technologies (ICT) and operational technologies already tested as efficient from the private organizations. The ERP system arises in the early 1990s, released by the German company SAP, founded in 1972, with the R / 2 and R / 3 products, becoming a leader in this segment, becoming the product of information technology used by most large public and private organizations worldwide. The implementation of this type of information technology in organizations has as consequence the beginning of a state of organizational change, where all the people involved, planters, managers and operators get the reflexes arising from the adoption of new technology. In public organizations, especially in Brazilian IFES, there are few studies on the investigation of these reflections, which can be both difficult as benefits to be enjoyed by people. The aim of this study is to describe the implementation of an ERP system in a Brazilian IFES through the study of the life cycle of this system along with the difficulties and possible benefits of adopting this emerging information technology. / A utilização de sistemas ERP em organizações públicas brasileiras representa uma mudança de procedimentos operacionais bastante significativa e é fruto do movimento mundial "New Public Management" ou " Nova Administração Pública", ocorrido a partir dos anos de 1980, pricipalmente nas administrações governamentais dos Estados Unidos, Grã-Bretanha e Suécia. A principal característica deste movimento é a adoção pelas organizações governamentais de tecnologias da informação e comunicação (TIC) e tecnologias operacionais já testadas como eficientes provenientes das organizações privadas. O sistema ERP surge no início dos anos 1990, lançado pela empresa alemã SAP, fundada em 1972, com o produtos R/2 e R/3, tornando-se líder neste segmento, tornando-se o produto de tecnologia da informação mais utilizado pelas grandes organizações públicas e privadas em todo o mundo. A implantação deste tipo de tecnologia da informação nas organizações tem como consequencia o início de um estado de mudança organizacional, onde todas as pessoas envolvidas, implantadores, gerentes e operadores recebem os reflexos provenientes da adoção da nova tecnologia. Nas organizações públicas, sobretudo nas IFES brasileiras, ainda existem poucos estudos relativos à investigação destes reflexos, que tanto podem ser dificuldades como benefícios a serem usufruídos pelas pessoas. O objetivo deste estudo é descrever a implantação de um sistema ERP em uma IFES brasileira através do estudo do ciclo de vida deste sistema juntamente com as dificuldades e os benefícios possivelmente emergentes da adoção desta tecnologia da informação.

I takt med den digitaliserade utvecklingen har användning och anskaffning av affärssystem inom företag och organisationer blivit allt vanligare. Orsaken till att företag och organisationer använder affärssystem är för att effektivisera och automatisera sina affärsprocesser och informationsflöde inom företag och organisationer men också för att upprätthålla ett jämnt tempo med sina konkurrenter. Trots att det finns mycket kunskap och medvetenhet om kritiska faktorer för ett framgångsrikt införande av affärssystem, är det fortfarande nästan 50 procent av alla införandeprojekt som misslyckas första gången.  Kandidatuppsatsens syfte är att identifiera, beskriva och förklara kritiska framgångsfaktorer vid införandet av ett affärssystem, ur ett användar–projektgruppsperspektiv. Metoden för denna kandidatuppsats har varit genom en fallstudie som är baserad på intervjuer utifrån användarens och projektgruppens perspektiv.  De viktigaste slutsatserna från kandidatuppsatsensstudie är att: kommunikation, positiv attityd, korrekt data i affärssystemet och högsta ledningens stöd är kritiska för ett framgångsrikt införande av affärssystem. Kommunikation är en grundläggande faktor som ska komma som en självklarhet inom både projektgruppen och mellan projektgruppen och användarna. Utan kommunikation blir det svårt för projektgruppen att samla in de krav och förväntningar som användarna har. En positiv attityd från främst användarnas sida under införandeprocessen gör det enklare för projektgruppen att driva affärssystemprojektet framåt och motiverar projektgruppen. Korrekt data i affärssystemet är viktigt när användarna börjar använda affärssystemet, Det är viktigt att redan från början skaffa sig ett bra intryck av affärssystemet, vilket kräver att korrekt data ligger i affärssystemet. Stödet från högsta ledningen, som nästan alla forskare identifierar har även identifierats som kritisk i denna studie. Det är viktigt att om projektgruppen består av någon från högsta ledningen, är det viktigt att kunna urskilja sin roll under införandeprocessen, annars kan det ha stor påverkan på införandet av affärssystemet.