Denna studie har utgångspunkt i den trend där allt fler organisationer, såväl privata som offentliga, idag inför aktivitetsbaserade kontor. Studiens syfte är att undersöka de anställdas upplevelser av den förändringsprocess som genomförts till aktivitetsbaserat kontor och deras upplevelser av att arbeta aktivitetsbaserat. Dessa upplevelser har belysts utifrån teorier rörande meningsskapande. En kvalitativ studie har genomförts på en myndighet i Stockholmsregionen genom åtta semistrukturerade intervjuer. Därefter har en tematisk analys gjorts. Intervjuerna visade på varierade upplevelser hos de anställda gällande förändringen och det aktivitetsbaserade arbetssättet. De huvudresultat som framkommit i studien visar att de flesta anställda upplever att förändringen av kontorsmiljö har lett till att deras relation till sina chefer har förändrats, att hemarbetet har ökat och att samhörigheten kollegor emellan har förändrats. Utifrån studien drogs slutsatserna att de anställda idag upplever kontoret som mindre hierarkiskt och att vissa fysiska faktorer i arbetsmiljön påverkar. Vidare verkar en hög grad av hemarbete hämma skapandet av en gemensam förståelse för förändringen. De anställdas upplevelser tycks även påverkas av personliga och arbetsrelaterade aspekter, något som gör att det aktivitetsbaserade arbetssättet inte är för alla. / This study explores the growing trend of switching to activity-based offices, something organizations in Sweden are increasingly implementing today. The aim of the study was to examine the employee experience of the organizational change process as well as how the employees experience the new, activity-based office. These experiences have been analysed using sensemaking theories. A qualitative study was conducted at a governmental organization in Stockholm through eight semi-structured interviews and the data was then organized using a thematic analysis. The study shows that after the change of office employees experience better relationships with their managers, changes in their relationships with colleagues, and an increased number of employees began working from home. The study’s conclusions are that the activity-based office is less hierarchical while at the same time there are factors in the physical work environment that affect the employees experience. In addition, increased levels of working from home seems to hinder a common understanding for the change into an activity-based office. Furthermore, the experience of the activity-based office seems to be affected by both personal traits and work-related aspects which means that the activity-based working is not suitable for everyone.

Over time, the office spaces of authorities have evolved, with external influences like pandemics accelerating the transition towards flexible, activity-based workplaces. Despite resistance, attitudes are slowly becoming positive towards modern, adaptable offices. This transformation is driven by value creation, efficiency improvements, market condition shifts, and changing norms within public and private sectors. The office space design within authorities has transitioned from reflecting organizational hierarchies to open office spaces. Optimal space requirement has become complex due to flexible work arrangements. Sustainability is a guiding principle in office space design, highlighting social trends shaping institutional norms and practices. The increasing demand for security within authorities presents a conflict between maintaining openness for citizens and ensuring information security. Security and confidentiality have become influential factors affecting work methods, digital tool utilization, and physical premise design. The Swedish government's digitalization ambition significantly influences authorities' work processes and organizational structures. With remote work adoption and reduced business travel, authorities offering flexible work solutions are seen as attractive employers. Geographical location remains important, with central places like Stockholm's main station still considered desirable. Despite that, A key trend is authorities choosing locations in Solna and Sundbyberg over central Stockholm, adapting to market conditions with surging rents. / Över tid har myndigheters kontorsutrymmen utvecklats, påverkade av yttre faktorer som pandemi som påskyndar övergången mot flexibla, aktivitetsbaserade arbetsplatser. Trots motstånd håller attityderna mot aktivitetsbaserade kontor på att långsamt bli mer positiva inom myndigheterna. Denna förändring drivs av värdeskapande, effektivitetsförbättringar, förändringar i marknadsförhållandena samt skiftande normer inom den offentliga och privata sektorn. Kontorsutformningen inom myndigheter har övergått från att spegla organisationshierarkier till öppna kontorslandskap. Att fastställa optimalt utrymmesbehov har blivit komplext på grund av flexibla arbetsarrangemang. Hållbarhet är en vägledande princip i utformningen av kontorsutrymmen, vilket belyser hur sociala trender formar institutionella normer och praxis. Den ökande efterfrågan på säkerhet inom myndigheter skapar en konflikt mellan att upprätthålla öppenhet för medborgare och att säkerställa informationssäkerhet. Säkerhet och konfidentialitet har blivit inflytelserika faktorer som påverkar arbetsmetoder, användning av digitala verktyg och utformningen av fysiska lokaler. Regeringens ambitioner kring digitalisering påverkar myndigheters arbetsprocesser och organisatoriska strukturer avsevärt. Med möjlighet till stor andel distansarbete och minskade affärsresor betraktas myndigheter som attraktiva arbetsgivare när de erbjuder flexibla arbetslösningar. Geografiskt läge förblir viktigt, närhet till Stockholms Centralstation betraktas fortfarande som attraktivt. Trots detta är en nyckeltrend att myndigheter väljer platser i Solna och Sundbyberg framför centrala Stockholm, för att anpassa sig till marknadsförhållanden med stigande hyror.

Sammanfattning  Bakgrund. Den globala konkurrensen ställer ständigt krav på ökad produktivitet och ökad effektivitet. En effekt av detta är att det uppstår nya sätt att organisera arbetet. Nya arbetsformer kan innebära såväl möjligheter som utmaningar ur ett arbetsmiljöperspektiv. En hållbar arbetsmiljö på kontoret är en arbetsmiljö där medarbetare oavsett individuella förutsättningar och/eller behov kan arbeta, vara delaktiga och prestera under ett helt arbetsliv.  Syfte: Syftet med studien var att studera planeringsprocessen hos ett företag eller organisation som genomfört förändringar till ett aktivitetsbaserat kontor och att analysera nöjdheten med den fysiska arbetsmiljön ur ett medarbetar- och delaktighetsperspektiv.  Metod: Studien utgör en del av projektet “Projektering och planering av nya arbetsmiljöer” som drivs av en forskargrupp vid KTH (Kungliga Tekniska högskolan). Ansatsen var både kvantitativ och kvalitativ där webbaserad enkät och individuella telefonintervjuer användes som datainsamlingsmetoder.  Teoretisk bakgrund: Det har skett förändringar inom utformningen av kontorsmiljöer i Sverige. Idag har trenden kommit till det aktivitetsbaserade kontoret som erbjuder olika typer av arbetsplatser anpassade för de arbetsuppgifter som förekommer. Det är fortfarande oklart vilka effekterna blir för medarbetaren och för organisationen då ett aktivitetsbaserat kontor innebär ett nytt arbetssätt. Det är viktigt att medarbetarna är delaktiga i processen för att skapa en hälsofrämjande arbetsplats samt för att uppnå uppställda mål vid en kontorsförändring. Resultat och slutsats: Delaktighet är en viktig faktor men inte den enda av betydelse vid en implementering av ett aktivitetsbaserat kontor. Medarbetare som varit delaktiga i planeringsprocessen bidrar med värdefulla erfarenheter om vikten av förberedelser, information och behovskartläggningar. Fördjupning av begreppet delaktighet rekommenderas vara en del av förberedelsearbetet för att säkerställa att hela organisationen har en samsyn vad delaktighet innebär.  Nyckelord: Aktivitetsbaserade kontor, arbetsmiljö, ergonomi, utvärdering, framgångsfaktorer / Abstract  Background: Global competition continually demands increased productivity and increased efficiency. One effect of this is the emergence of new ways of organizing work. New forms of work can involve both opportunities and challenges from a working environment perspective. In a sustainable office work environment an employee, irrespective of individual circumstances and/or needs, can work, participate and perform throughout an entire working life.  Aim: The purpose of this study was to look at the planning process of a company or organization that implemented changes to an activity based flexible office (A-FO) and to analyze the satisfaction regarding the physical work environment from an employee- and participation perspective.  Method: The study was a part of the project "Designing and planning of new working environments", run by a research group at KTH (Royal Institute of Technology). The approach was both quantitative and qualitative, where web-based surveys and individual telephone interviews were conducted as data collection methods.  Theory: There have been changes in the design of office environments in Sweden. The current trend is the A-FO that is designed for different types of work settings and are supposed to be adapted to the activities that occur. It is still unclear what the consequences are for the employees and for the organization. Relocating to an A-FO involves a new way of working. It is important that employees are involved in the entire process of creating a health promoting workplace and for achieving the goals set for an office change.  Results and conclusion: Participation is an important factor, but not the only one, when implementing an A-FO. Employees who have participated in the planning process provide valuable experiences on the importance of preparation, information and needs mapping. Deepening of the concept of participation is recommended to be part of the preparatory work to ensure that the entire organization has a consensus regarding the meaning of participation.  Keywords: Activity-based office, work environment, ergonomics, evaluation, best practice / Projektering och planering av nya arbetsmiljöer