SAMMANFATTNINGDatum: 2009-11-02Nivå: Kandidatuppsats i Företagsekonomi, 15 hpFörfattare:Peter Tillman 850503Therese Wessman 860210Handledare: Björn CarlssonCaroline WigrenNyckelord: Kunskapsbevaring, informationssystem, personalomsättningTitel: Kunskapsbevaring genom informationssystem – Hur bevaras den personbundna kunskapen när personalen byts ut?Problem: I vilken omfattning kan ett informationssystem bevara kunskapen i en organisation? Hur ska resterande del av kunskapen bevaras?Syfte: Rapporten ämnar belysa de möjligheter och begränsningar ett informationssystem har att fånga upp, bevara och sprida personbunden kunskap i en organisation.Metod: Arbetet inleddes med en teoretisk insamling av sekundärdata. Därefter genomfördes kvalitativa intervjuer med representanter från tre olika företag som på något sätt arbetar med kunskapsbevaring kopplat till informationssystem. Slutligen analyserades informationen och slutsatser kopplat till teorin drogs. Slutsatser: Nästintill all nödvändig kunskap går att lagra men det är inte effektivt eller ekonomiskt försvarbart.Mänsklig interaktion krävs för att skapa förståelse för informationen som lagras i ett informationssystem, och för den information som inte går att förmedla genom ett.För att den mänskliga interaktionen skall fungera måste organisationskulturen främja detta.I många fall blir kunskapen effektiv först när den lämnat informationssystemet och blivit en rutin. Informationssystemets främsta roll bör därför vara att utbilda och föra vidare kunskap snarare än att vara en ständig källa. / SUMMARYDate: 2009-11-02Level: Bachelor thesis in Business Administration, 15 hpAuthors: Peter Tillman 850503Therese Wessman 860210Tutor: Björn CarlssonCaroline WigrenKeywords: Knowledge management, information systems, employee turnoverTitle: Keeping knowledge with information systems – How can one keep the knowledge in the organization when the employees are leaving?Problem: In what extent can an information system keep the knowledge in an organization? How will the rest of the knowledge be stored?Purpose: The purpose of this paper is to illustrate the possibilities and limitations that an information system has to absorb, keep and share the knowledge an employee possess out to the organization Method: The process started with collecting secondary data with theoretical origin. Qualitative interviews were conducted with representatives from three separate companies, all working with preserving knowledge with the help of information systems. Based on the information collected a conclusion related to the theory was drawn.Conclusions: Almost all nessesary knowledge can be stored, but it’s niether efficient or economical. Human interaction is required to create understanding for the information stored in an information system, and for the information unabled to transmit through one. Organizational culture must support human interaction.Often knowledge becomes effective first after leaving the information system and transformed into a routine. The greatest part with using a system should therefore be to educate and pass on knowledge, rather than being a constant source of information.

I dagens kunskapsbaserade samhälle har intresset för Knowledge Management ökat. Bakgrunden är att kunskap har växt fram som en viktig organisatorisk resurs samtidigt som det leder till konkurrensfördelar. I dagens dynamiska arbetsmarknad tenderar anställda att mer frekvent byta arbetsplats, vilket innebär stora utmaningar för organisationer att behålla kunskap. Kunskapsförlust leder till stora kostnader, vilket innebär att organisationer behöver framgångsrika tillvägagångssätt för att bevara kunskap. Hur olika avdelningar inom en matbutik arbetar med att bevara kunskap vid personalomsättning finns det begränsad forskning om. Denna studie syftar till att förklara hur avdelningar inom en organisation arbetar för att bibehålla kunskap vid personalomsättning, och hur bevarandet av kunskap skiljer sig mellan avdelningarna. Detta studerades på en matvarubutik där fem avdelningschefer samt en butikschef intervjuades. Resultatet pekar på fyra faktorer som var utmärkande i arbetet med att bevara kunskap inom avdelningar, vilket var: mötesplats, intern arbetsmarknad, mentorskap och rutin.

Produktutvecklingen är i ständig rörelse. Företag arbetar kontinuerligt med att befinna sig i framkant och att erbjuda nya innovativa lösningar för att kunna konkurrera om marknadsandelar. Det tillsammans med att kunskap har blivit en allt viktigare tillgång för företagen har väckt frågor kring kunskapsbevaring men även kunskapsöverföring. Att överföra kunskap mellan projekt bygger mycket på att ta vara på befintlig kunskap och vidareutveckla den så att hjulet inte ska behöva uppfinnas på nytt. Konsekvenserna av att kunskap gått förlorad kan bli både kostsamt och ineffektivt för ett företag som ständigt vill ligga i utvecklingens framkant. Syftet med denna studie är att undersöka vilka strategier utvecklingsavdelningen hos ett mindre företag valt för att bevara kunskap inom organisationen. Studien har även undersökt hur kunskap sprids mellan medarbetarna samt vilka metoder som anammats för kunskapsöverföring mellan projekt. Inledningsvis utfördes en litteraturstudie för att studera vilka etablerade metoder det finns för kunskapsbevaring och kunskapsöverföring. Vidare genomfördes en kvalitativ undersökning där olika yrkesroller inom produktutveckling på ett specifikt företag intervjuades. Detta i syfte att få en inblick i vilka metoder och strategier företaget valt att använda. Resultatet från den kvalitativa undersökningen användes sedan för analys mot litteraturen för att granska företagets valda metoder för kunskapsbevaring så väl som kunskapsöverföring. Vidare kunde sedan slutsatser kring dessa dras. Studien visade på att utvecklingsavdelningen har databaser som utgör en stor del av kunskapsbevaringen. En drivande faktor som gynnar avdelningens dokumentation är medarbetarnas motivation. Individen ser nyttan i det samt känner en vilja till att dokumentera då det underlättar deras arbete. Dock kan denna strategi inte säkerställa att rätt kunskap bevaras. Vad gäller kunskapsöverföring används flertalet strategier. Databasernas användarvänliga struktur främjar återanvändning av kunskap. En stor del av spridningen sker även via möten. Utvecklingsavdelningen har byggt upp ett trevligt klimat där mentaliteten alla hjälper alla florerar vilket bidrar till individens vilja att delge kunskap. På avdelningen arbetar de aktivt med att integrera kunskap från ett projekt till nästa med hjälp av flera metoder vilket är idealt för att ta vara på befintlig kunskap. Kunskapsöverföringen mellan projekt kan anses mindre kritisk när företaget är av mindre storlek då ett mindre antal medarbetare medför att projektmedlemmar återanvänds i större utsträckning än på ett större företag. / Product development is in constant motion. Companies are constantly striving to be at the forefront and to offer new innovative solutions to stay relevant. This, together with the fact that knowledge has become an increasingly important asset for the companies, has raised questions about knowledge management and knowledge transfer. Transferring knowledge between projects is based on taking advantage of existing knowledge and further developing it so that the wheel does not need to be reinvented. The consequences of losing knowledge can be both expensive and inefficient for a company that wants to be at the forefront of development. The purpose of this study is to investigate which strategies the development department of a smaller company has chosen to preserve knowledge within the organization. The study has also investigated how knowledge is disseminated between the employees and the methods adopted for knowledge transfer between projects. A literature study was executed to study the established methods for knowledge preservation and transfer of knowledge. Furthermore, a qualitative study was performed in which different professional roles in product development at a specific company were interviewed. This is in order to gain an insight into the methods and strategies the company has chosen to use. The results of the qualitative study were analyzed and then discussed to investigate which knowledge preservation methods are used at the company. The company's methods for transferring knowledge were also analyzed and further conclusions could be drawn. The study showed that the development department has databases that make up a large part of the knowledge preservation. A driving factor that favors the department's documentation is employee motivation. The individual sees the benefit in it and feels a willingness to document as it facilitates their work. However, this strategy cannot ensure that the right knowledge is retained. In terms of knowledge transfer, several strategies are used. The user-friendly structure of the databases promotes the re-use of knowledge. A large part of the dissemination also takes place via meetings. The development department has built up a nice climate where the mentality is that everyone helps everyone, which contributes to the individual's willingness to share knowledge. In the department, they work actively to integrate knowledge from one project to the next by means of several methods, which is ideal for utilizing existing knowledge. Knowledge transfer between projects can be considered less critical when the company is smaller in size, since a smaller number of employees means that project members are reused to a greater extent than at a larger company.

The aim of the study is to contribute with insights into knowledge sharing and knowledge retention and to understand how three government agencies maneuver within these areas. Through nine semi-structured interviews with employees, and analysis of documents from the three government authorities, we have gathered information about how employees view knowledge, store it and what challenges there are in keeping it within the organization. We also ask in what respect they consider themselves and the management responsible for enabling knowledge sharing and knowledge retention. In a knowledge-driven age, the need to manage and retain knowledge in organizations is crucial. Previous research suggests that increased mobility in the labor market poses challenges for sharing and retaining knowledge in organizations. The results show that factors regarding organizational culture, as well as the responsibility of individuals, impact how and how well organizations retain knowledge. When knowledge isn’t prioritized throughout the organization, we see it in deficient routines and systems for knowledge retention and sharing, which in turn can impact how individuals manage knowledge. A lack of individual responsibility can also, despite a functioning system and established routines, lead to organizations not being able to retain knowledge.

Denna studie syftar till att belysa hur offentliga organisationer arbetar kring kunskapsbevaring och kunskapsöverföring. Vi har undersökt hur fem offentliga organisationer med olika organisationsstrukturer arbetar med att bevara kunskap inom organisationen, samt hur de överför kunskap mellan medarbetare och till nyanställda. Studien har samlat in det empiriska resultatet med semistrukturerade intervjuer. I analysen diskuteras det empiriska resultatet med ämnen som epistemologiska perspektiv inom knowledge management, maktperspektiv, politiska direktiv, arbetsmiljö samt kommunikationens roll. Resultatet av analysen påvisar bland annat att muntlig kommunikation är en viktig framgångsfaktor i en kunskapsprocess.

Arbetsgivares största utmaning på dagens multikulturella arbetsmarknad är att vinna kampenom de medarbetare som är duktiga och besitter såväl rätt kunskap som rätt kompetens. Detkrävs stort engagemang och framförhållning för att arbetsgivarna ska lyckas marknadsföra sigpå arbetsmarknaden och hitta rätt personal. Det tycks vara av stor betydelse för arbetsgivareatt attrahera unga, talangfulla studenter för att få ett försprång i kampen om de bästamedarbetarna. Mycket tyder på att kommunala, offentliga organisationer har en svårighet i attändra ungas bild av jobben som erbjuds vilket bekräftas då det är ytterst få offentliga företagsom utmärker sig på topplistor över attraktiva arbetsgivare. Tidigare studier klargör attarbetsgivare är i behov av att skapa sig ett varumärke på arbetsmarknaden och att de börfokusera lika mycket på arbetet med att behålla talangfulla medarbetare som självarekryteringen av dem. Då denna mindre grupp av personer, som är duktiga och har både rättkunskap samt kompetens, får fler valmöjligheter i karriären blir konkurrens om arbetskraftenhård. Syftet med vår studie är att undersöka individers behov både som medarbetare ochprivatpersoner vid beslutstillfället att söka sig till, stanna hos eller lämna en arbetsgivaregenom att anta ett kulturellt helhetsperspektiv. Detta för att se vad en eftertraktad arbetsgivarekan göra för att påverka en individs beslutsfattande om valet av arbetsgivare och därmedbehålla verksamhetens kunskaps- och kompetensnivå.Studien baserades på datamaterial som samlades in genom åtta semi-strukturerade intervjuermed medarbetare från en kommunal organisation. Intervjuerna baserades på en guidebestående av fyra teman där tekniken för kritiska händelser användes i syfte att fårespondenterna att förmedla en detaljrik berättelse kring sina beslut. Följaktligen genomfördesen narrativ analys av berättelserna som lyfte fram avvikande såväl som gemensammaföreteelser i en kronologisk följd.Utifrån analysen för vi slutligen en diskussion där resultatet av vår studie förhåller sig tilltidigare forskning och som sedan mynnar ut i vår slutsats. Vår slutsats är att eftertraktadearbetsgivare arbetar på ett engagerat sätt med att tillgodose de behov och egenskaper somvärdesätts av medarbetare. Detta kräver en medvetenhet hos arbetsgivaren om att talangfullamedarbetare påverkas av kulturella grupper i deras omgivning. Det krävs också en insikt i hurkonkurrenssituationen förändras beroende på tidpunkt i karriären som den åtråvärdamedarbetaren befinner sig i. En eftertraktad arbetsgivare kan påverka medarbetarnasbeslutsfattande genom att vara medvetna om vad som är viktigt vid valet av arbetsgivare,nämligen att: utsidan räknas, insidan avgör. / The greatest challenge faced by employers on today’s multi-cultural labor market is thecompetition for talented employees in possession of the right knowledge and competence. Tobe able to market themselves properly and in order to find the right personnel, employers needto be well prepared and highly committed to the task. It seems to be of great importance foremployers to attract young, talented students in order to get an advantage in the fight for theemployees of the future. There is however few public companies included in the top lists ofattractive employers, which confirm the public organizations’ suspicion that they havedifficulties with changing students’ perception of the jobs they offer. Previous studies haveidentified a need for employers to establish a brand on the labor market and the importance offocusing just as much on retaining talented employees as on recruiting them. Since potentialemployees in possession of the right knowledge and competence are faced with an increasingselection of possible career paths, the competition for this small group of talents hardens. Thepurpose of our study is therefore to investigate the private and work related needs ofindividual employees in their decision of applying to, staying with or leaving an employer.With regards to a holistic and cultural perspective this study aims to see what an employer ofchoice can do to affect an individual’s decision making with the purpose of retaining theorganization’s level of knowledge and competence.This study is based on data gathered through eight semi-structured interviews with employeesfrom a public organization. The interviews were conducted with the help of an interviewguide comprised of four themes in accordance to the critical incident technique, meant tofacilitate more depth to the respondents’ stories. A narrative analysis of the stories was carriedout in which common as well as divergent incidents were emphasized in chronological order.Lastly, we provide a discussion based on our analysis that compares and contrasts the resultsof our study with previous research. The discussion leads to the conclusion of our study: anemployer of choice works in a committed way to accommodate the needs and qualities thatare valued by the employees. That work requires awareness of the influences talentedemployees gets from cultural groups in their milieu. It also requires an insight in how thecompetition changes depending on the career stage in which the desirable personnel aresituated. An employer of choice can influence the employees’ decision making by beingaware of what is important in their choice of employer: the external matters, the internaldetermines.This thesis will continue in Swedish.

Generation Y intar arbetsmarknaden med särskiljande egenskaper, förväntningar och behov, vilket resulterat i ett mer frekvent byte av arbetsplats än vad tidigare generationer gjort. Chefer och ledare måste således utveckla ny förståelse för hur de skall arbeta med att behålla de yngre medarbetarna, för att undgå risken att förlora företagets viktigaste tillgång, kunskapen.Det finns sedan tidigare omfattande forskning kring hur organisationer arbetar med kunskapsbevaring och dessutom mycket forskning kring den nya generationens egenskaper. Vi upplever däremot att det saknas forskning kring hur organisationer skall ta tillvara på den kunskap som riskerar att försvinna när den nya generationen träder in på arbetsmarknaden. Studien syftar till att söka förståelse i vad det är som gör att medarbetare från generation Y är villiga att stanna kvar inom den studerade organisationen tillräckligt länge för att organisationen skall få möjlighet att ta tillvara på kunskapen.Utförandet av studien har skett genom en abduktiv ansats, där teori och empiri samlats allt efter studiens gång. Insamling av empiri har skett i form av en fallstudie, där semistrukturerade intervjuer genomförts på ett multinationellt, tidigare svenskägt, teknik- och produktionsföretag, verksamma i bilindustrin, placerat i Göteborgsområdet. Trots att det visade sig att organisationen i dagsläget är relativt duktig på att ta tillvara på och motivera de yngre medarbetarna, kan de inte ta det förgivet. Vi har kommit fram till ett par viktiga slutsatser som vägledning inför framtiden; det första är att utvecklingsmöjligheter, stimulerande arbetsuppgifter och en balans mellan arbetsliv och privatliv är de primära incitamenten som motiverar medarbetare från generation Y i den studerade organisationen; för det andra skiljer sig generation Ys tidsuppfattning från övriga generationer. Slutligen behöver chefer och ledare identifiera de arbetsuppgifter som är inre motiverade för de yngre medarbetarna, för att på bästa sätt hålla dem tillfredsställda. / Generation Y enters the labor market with distinctive characteristics, expectations and needs, resulting in the tendency to change workplaces more frequently than previous generations. Managers and leaders must thus develop a new understanding of how they should work to keep younger employees in order to avoid the risk of losing the company's most important asset, knowledge.There has been extensive research in the past about how organizations work with knowledge retention. There is also a lot of research about the new generation's characteristics. We find, however, that there is lack of research in how organizations will utilize the knowledge that is likely to disappear when the new generation enters the labor market. The study aims therefore to seek explanation of the factors that can facilitate the conditions within the studied organization to retain the younger generation's employees, so that the company is undergoing the risk of losing essential knowledge.The study has been conducted through an abductive approach, where theory and empirics were collected according to the course of the study. Empirics has been collected in the form of a case study, in which semistructured interviews were conducted at a multinational, former Swedish-owned technology and production company, active in the automotive industry, located in the Gothenburg area. Even though the organization turned out to be relatively good at utilizing and motivating the younger employees at this time, should it not be taken for granted. We have developed a few important conclusions as guidance for the future; Firstly, the primary incentives that motivate employees of generation Y in the study organization are development opportunities, stimulating tasks, a fun work environment and a balance between working life and privacy; And secondly, generation Y's perception of time differs with the other generations; Finally, managers and leaders need to identify the tasks that are motivated internally for the younger employees, to best satisfy them.This thesis is written in Swedish.

Competitive advantage and financial performance of an organization is influenced by the knowledge it possesses, making Knowledge Management (KM) a vital field. Components of KM were often studied separately and in specific settings, while research regarding Knowledge Transfer (KT) and Knowledge Storage (KST) in the steel manufacturing industry is limited. The aim of this thesis is to address this research gap by creating a conceptual framework regarding storing and transferring knowledge in the steel manufacturing industry and explaining how steel manufacturers can transfer tacit knowledge. In order to achieve the aim, a single case study with a Swedish steel manufacturing company was conducted. The data was collected through semi-structured interviews on three levels; managers, production leaders and floor workers, and through direct non-participant observations of the production floor and KM systems. The findings of this thesis contribute to the theory by exploring similarities and differences between the context of steel manufacturing industry and the current KM, KT and KST literature. The findings also propose practical implications that can facilitate the process of managing knowledge for companies in similar contexts. Firstly, this thesis suggests three approaches in which tacit knowledge can be transferred, through; socialization, externalization, and learning-by-doing and mentoring; and secondly, suggests a Knowledge Flow Framework in which the interplay between KT and KST is presented. / En organisations konkurrensfördelar och finansiella resultat påverkas av den kunskap den besitter, vilket gör Kunskapshantering till ett viktigt område. Komponenter i Kunskapshantering har ofta studerats separat och i specifika kontexter, medan forskningen om Kunskapsöverföring och Kunskapsbevaring inom ståltillverkningsindustrin är begränsad. Syftet med denna studie är att ta itu med denna forskningsklyfta genom att skapa ett konceptuellt ramverk för att bevara och överföra kunskap inom ståltillverkningsindustrin och förklara hur ståltillverkare kan överföra tyst kunskap. För att uppnå syftet har en enskild fallstudie genomförts med ett svenskt ståltillverkande företag. Data har samlats in genom semistrukturerade intervjuer på tre nivåer; chefer, produktionsledare och golvarbetare, och genom direkta icke-deltagande observationer av produktionsgolvet och kunskapshanteringssystem. Fynden av denna studie bidrar till teorin genom att utforska likheter och skillnader mellan kontexten för ståltillverkningsindustrin och den aktuella litteraturen gällande Kunskapshantering, Kunskapsöverföring och Kunskapsbevaring. Fynden föreslår också praktiska implikationer som kan underlätta hantering av kunskap för företag i liknande kontexter. För det första föreslår denna studie tre tillvägagångssätt där tyst kunskap kan överföras, genom; socialisering, externalisering, och learning-by-doing och mentorskap; och för det andra föreslås ett Knowledge Flow Framework där samspelet mellan Kunskapsöverföring och Kunskapsbevaring presenteras.