Syftet med denna uppsats är att identifiera hur erfarenhetsbaserad kunskap överförs inom CentralaStudiestödsnämnden, CSN, och hur samarbetsklimatet påverkar kunskapsöverföringen. Det är enkvalitativ fallstudie som är inriktad på de ärenden som kräver bedömning. Dessa benämnskomplexa ärenden. Genom att överföra den erfarenhetsbaserade kunskap som fås av att hanterakomplexa ärenden kan CSN uppnå ett gemensamt synsätt för att säkerställa att liknande ärendenbehandlas på likartat sätt. Totalt fem semistrukturerade intervjuer har genomförts med personer påolika positioner inom CSN. Intervjuerna har analyserats med hjälp av en analysmodell. Utifrånanalysmodellen formulerades en hypotes: om samarbetsklimatet är bra är kunskapsöverföringenhög och därigenom kan CSN uppnå ett gemensamt synsätt i hanteringen av komplexa ärenden.Resultatet visar att trots att samarbetsklimatet är bra är kunskapsöverföringen låg. Den lågakunskapsöverföringen kan i sin tur förklara de brister som finns i det gemensamma synsättet ibehandlingen av komplexa ärenden. / The purpose of this thesis is to identify how experience-based knowledge is transferred withinCSN (the National Board of Student Aid) and how the collaborative climate affects theknowledge transfer. It is a qualitative case study that is focused on the handling of such studentaid applications that need to be individually judged. These are called complex applications. Bytransferring the experience-based knowledge that is acquired by handling complex applications,CSN can reach a common viewpoint to secure that similar applications is being judged in asimilar way. A total of five semi-structured interviews have been conducted with individuals ofdifferent positions within CSN. The interviews have been analyzed with the help of an analyzemodel. With the model as a base a hypothesis was formulated: if the collaborative climate is good,the level of knowledge transfer is high and as a follow, CSN can reach a common viewpoint in thehandling of complex student aid applications. The results show that even though the collaborativeclimate is good, the knowledge transfer is low. This could explain the shortcomings of thecommon viewpoint that exists when it comes to handling complex student aid applications.

Sammanfattning: Vi står inför en tid med stora pensionsavgångar, endast under 2011 kommer 124 000 svenskar att fylla 65 år. Då äldre anställda ofta innehar mycket kunskap efter lång erfarenhet inom en organisation finns en risk att kunskapen följer med dem när de slutar till följd av en pensionering. Med denna studie önskar vi kunna bidra med en större förståelse för betydelsen av en tydligt utarbetad pensionerings- och kunskapsledningsstrategi för en organisation då dessa stora pensionsavgångar väntar. Vi önskar även bidra med en ökad medvetenhet om kunskapsledningens relevans i organisationer, och att denna medvetenhet bör finnas hos alla anställda och inte endast vara individspecifik. Syftet med denna studie var att kartlägga och analysera det personliga nätverket runt en nyckelperson i en organisation för att kunna utvärdera nätverkets roll i bevarandet av kunskap vid nyckelpersonens pensionering samt identifiera kunskapsbevarande faktorer. Studien genomfördes som en kvalitativ fallstudie där både intervjuer och dagböcker användes för att samla in det empiriska materialet. Studien genomfördes på ekonomiavdelningen på Linköpings kommun där den snart pensionerade ekonomidirektören och hans närmsta nätverk undersöktes. Utifrån det empiriska materialet genomfördes en nätverksanalys med avseende på individers samspel, roller och kunskapsutbyte i nätverket. Studiens resultat visar att ett nätverk som arbetat tillsammans under en lång tid har delat kunskap och utvecklat en gemensam kunskapsbas, som till viss del kan förhindra en kunskapsförlust vid en nyckelpersons pensionering. Dock kan en nyckelpersons insikter, systemkunnande och plats i organisationens historia som uppnåtts genom lång erfarenhet aldrig fullständigt ersättas. Studiens resultat visar även att en individs tidiga insikt om potentiell kunskapsförlust vid pensionering och motivation att dela med sig av kunskap bidrar till att förminska kunskapsförlusten. / We are facing a time with a great amount of retirements, as many as 124 000 Swedish people will retire only during 2011. Experienced people possess much knowledge and when employees leave an organization due to retirement they often leave with what they know. With this study we wish to contribute with a greater understanding of the importance of a clearly stated knowledge management strategy in an organization for the scenario when employees retire. We also wish to increase the awareness of the relevance of knowledge management in organizations, and underline that this awareness should exist among all the employees and not only be bound to specific individuals. The purpose of this study was to identify and analyze the personal network of a key figure in an organization, to be able to evaluate if this network could help in preserving knowledge in the organization when the key figure retires and identify knowledge-preserving factors. The study was conducted as a qualitative case study where interviews and diaries were used to assemble the empirical material. The study was conducted at the department of business administration at Linköpings kommun, where the soon retired manager and his personal network were studied. A network analysis was carried out in order to study the roles, the interactions and the exchange of knowledge in the network. The findings of the study indicate that a network can prevent a certain knowledge loss due to a long working experience together where knowledge has been shared and hence a knowledge base has been obtained. However, the insights, the understandings and the place in the history of the organization achieved through experience can never be fully replaced. The findings also imply that the early individual insight of a potential knowledge loss due to retirement and the individual motivation of sharing knowledge contribute to a reduced knowledge loss.

The public bidding process is often perceived as cumbersome and time-consuming, leading to low participation. Research indicates that high costs are the main reason for low participation in the bidding process. To reduce time spent on writing bids, one key factor is to reuse information in the creation of new bids. Therefore, the purpose of this study is to investigate the key aspects of knowledge management that need to be considered in the development of a public bid writing tool. The research involves a literature study followed by a qualitative empirical study that includes seven semi-structured interviews with different companies offering professional services to the public sector in Sweden. Based on the interviews, 12 different deficiencies related to knowledge management in bid writing were found. The three most frequently mentioned deficiencies were:”Lack of standardised processes for saving useful knowledge”, ”Difficult to find relevant information due to lacking structure or ineffective current system” and ”Long lead times for receiving information”. These findings differ somewhat from previous research, which predominantly has had a holistic focus regarding barriers for suppliers wishing to supply to the public sector. In contrast, this study specifically focuses on deficiencies related to knowledge management. Moreover, the deficiencies identified in the empirical study primarily processes-oriented, a reason for this is that knowledge management is a cyclical process; the output of one process is the input for the next, forming a continuous loop. However, some of the barriers identified in previous research are to some degree related to the findings of this study. For example, respondents mentioned "scarcity of administrative and management resources", as an underlying reason to the deficiency described as "long lead times for receiving information". To mitigate the found deficiencies, the development of a tool specifically designed to support the bid writing process is suggested. Such a tool can improve the quality and relevance of information, encourage more people to contribute to a shared knowledge collection, and create standardized processes. / Den offentliga upphandlingsprocessen upplevs ofta som besvärlig och tidskrävande, vilket leder tilllågt deltagande. Forskning indikerar att höga kostnader är den främsta anledningen till det låga deltagandet i upphandlingsprocessen. För att skriva anbud mer effektivt är en nyckelfaktor att återanvända information vid skapandet av nya anbud. Därför är syftet med denna studie att undersökade viktigaste aspekterna av kunskapshantering som behöver beaktas vid utvecklingen av ett verktyg för att skriva offentliga anbud. Forskningen innefattar en litteraturstudie följt av en kvalitativ empirisk studie som inkluderar sju semistrukturerade intervjuer med olika företag som erbjuder professionella tjänster till den offentliga sektorn i Sverige. Baserat på intervjuerna identifierades 12 olika brister relaterade till kunskapshantering vid upphandling. De tre mest frekvent nämnda bristerna var: "Brist på standardiserade processer för att spara användbar kunskap", "Svårighet att hitta relevant information på grund av bristande struktur eller ineffektivt nuvarande system" och"Långa ledtider för att få information". Dessa resultat skiljer sig något från tidigare forskning, vilken främst har haft en helhetsinriktning gällande hinder för leverantörer som önskar leverera till den offentliga sektorn. I kontrast till detta fokuserar denna studie på brister specifikt relaterade till kunskapshantering. Dessutom är de brister som identifierats i den empiriska studien huvudsakligen processorienterade, en anledning till detta är att kunskapshantering är en cyklisk process; utdata från en process blir indata för nästa, vilket bildar en kontinuerlig loop. Dock är vissa av de hinder som identifierats i tidigare forskning i viss utsträckning relaterade till resultaten i denna studie. Till exempel nämndes "brist på administrativa resurser och ledningsresurser" av flera respondenter somen underliggande orsak till bristen beskriven som "långa ledtider för att få information". För att mildra dessa brister föreslås utvecklingen av ett verktyg specifikt utformat för att stödja anbudsprocessen. Ett sådant verktyg kan förbättra kvaliteten och relevansen av information, uppmuntra fler människor att bidra till en gemensam kunskapssamling och skapa standardiserade processer.

See file / Se filen