Forskning har visat att vilken typ av kontorsmiljö ett företag har påverkar medarbetarnas välmående och arbetstillfredsställelse. Det har även påvisats ett samband mellan arbetstillfredsställelse och de anställdas produktivitet. Syftet med denna studie är att öka förståelsen för hur införandet av ett aktivitetsbaserat kontor kan upplevas av de berörda medarbetarna och hur de upplever att deras arbetssätt, arbetstillfredsställelse och produktivitet förändrats. I aktivitetsbaserade kontor är alla arbetsplatser gemensamma och medarbetarna väljer arbetsplats beroende på typ av arbetsuppgift. Studien är utförd på ett stort industriföretag i Västsverige som infört aktivitetsbaserat arbetssätt. Datainsamlingen skedde genom semistrukturerade intervjuer med 10 tjänstemän vilka bestod av lika många män som kvinnor. Analysen gjordes genom en deduktiv innehållsanalys. Införandet av aktivitetsbaserat kontor har resulterat i ökad kommunikation och ökat samarbete mellan avdelningar och medarbetare. Medarbetarna upplever lika eller en ökad arbetstillfredsställelse och produktivitet i den nya miljön. Författaren upplever införandet av aktivitetsbaserat kontor som framgångsrikt.

Syfte: Idag har det blivit allt mer vanligt att verksamheter använder sig av aktivitetsbaserade kontor, så kallade ABW-kontor. En anledning till detta är att kontorsformen är mer yteffektiv då den oftast är utformad för ett färre antal medarbetare än vad verksamheten har anställda. Problemet med många av dagens aktivitetsbaserade kontor är att utformningen inte är rätt anpassad till verksamhetens behov. Detta grundar sig i att det finns en kommunikationsbrist i utformningsprocessen vilket medför att arkitekten inte får den information om verksamheten som behövs. Målet med arbetet har varit att komma fram till ett hjälpmedel som kan undvika kommunikationsbristen för att i framtiden ge arkitekter ett bättre underlag för att utforma ABW-kontor. Metod: Studien har bestått av en kvalitativ undersökning där fallstudier, intervjuer och dokumentgranskning använts. Studiens största datainsamling består av semistrukturerade intervjuer med arkitekt och personer som arbetat hos de tre verksamheterna under utformningsprocessen. Utöver detta utfördes en dokumentgranskning av planlösningarna hos verksamheterna. Dessa datainsamlingsmetoder kunde därefter analyseras och generera svar på studiens frågeställningar. Resultat: Undersökningen visade att det funnits en kommunikationsbrist i samtliga utformningsprocesser hos de tre verksamheterna. En av verksamheterna hade använt sig mer av medarbetarna i utformningsprocessen vilket kan kopplas till att de anställda var nöjda med kontoret. Från intervjuerna framgick det vad i kontorets utformning som var viktigt för att kontoret skulle bli så anpassat till verksamhetens behov som möjligt. Utifrån den här informationen skapades en checklista för arkitekt, beställare och anställda. Checklistan kan användas i utformningsprocessen för att få ett bra underlag till att anpassa kontorets utformning till verksamhetens behov. Konsekvenser: En slutsats av den här studien är att alla ABW-kontor inte är anpassade efter verksamhetens behov. Under utformningsprocessen involveras inte alla medarbetarna tillräckligt mycket vilket har visat sig vara nödvändigt för ett fungerande resultat. För att ge en arkitekt möjlighet att utforma ett aktivitetsbaserat kontor så bra som möjligt behövs information från medarbetarna som förklarar deras arbetssätt och behov. En rekommendation utifrån resultatet är att göra checklistan digitaliserad så att större företag kan använda sig av den också. Begränsningar: Studien har avgränsats till att undersöka tre verksamheter med olika typer av organisationer, ekonomi, IT och marknadsföring. Antalet intervjuer på de olika verksamheterna har även avgränsats till att intervjua personer som endast varit med under bytet till ABW-kontor. Den resulterande checklistan är lämpad att användas i små företag eftersom checklistan är i pappersform. För stor insamling av checklistor kan minska effektiviteten i utformningsprocessen. Metodvalen är anpassade för studiens omfattning men arbetet hade stärkts om intervjuer även utförts med arkitekter som utformat de valda ABW-kontoren. Nyckelord: ABW, Aktivitetsbaserat kontor, Kommunikationsverktyg, Utformningsprocess. / Purpose: Nowadays it is more common to use activity based work offices, known as ABW-offices. One of the reasons why it is getting more popular is because of the space efficiency. ABW-offices are often designed for less people than number of employees. The problem with many of today’s activity based work offices is that it is not suitable for every type of work environment and its needs. The reason is lack of communication during the design process. That can lead into less information about the working environment for the architect. The goal with the case study has been to produce a userfriendly communication tool so the architect has a better base to start the design process. Method: The study is a qualitative survey with case studies, interviews and document analysis. The largest data collection has been semi structured interviews with architect and employees. The document analysis is based on the layouts of the different work offices. These data collection methods could thereafter be analyzed and generate answers to the questions of the case study. Findings: The study showed that there has been a lack of communication during the design process in every ABW-office. One of the three offices involved the employees during the design process, and the employees seemed to be happy with how the office turned out. The interviews gave information about what factors that can be most important to make the ABW-office as suitable as possible for the work office. After analyzing the empiricism a checklist was created for architect, client and employees. The checklist can be used during the design process to fill the client and the employees need to make a suitable working environment. Implications: A conclusion of this study is that all ABW-offices are not suitable enough for the work office. All the employees did not get fully involved during the design process which, after research, are the best way to get the ultimate result. Therefore, the architect needs to get as much information as possible from the employees to make a good and suitable layout for plan views. A recommendation is to improve the checklist and make it digitized so bigger companies can use the checklist too. Limitations: The study has been delimited to make a research about three different companies with different types of organizations, economy, IT and marketing. People that has been interviewed have all been a part of the exchange to an ABW-office. The checklist is mostly suitable for smaller companies to use since the checklist is in shape of paper. Too many checklist can lead to a less effective designprocess. The methods are chosen in consideration to time and extent of the study. The study would have strengthen if more interviews with for instance the responsible architects of the chosen ABW-offices were made. Keywords: ABW, Activity based work office, Communication tool, Design process.

Den tekniska utvecklingen i kombination med att organisationer blir allt mer kunskapsintensiva har fött nya arbetssätt som kräver ett nytt sätt att utforma arbetslokaler. Det moderna kontorskonceptet aktivitetsbaserade arbetsplatser innebär att en arbetsplats är utformad efter de arbetsuppgifter som sker inom organisationen. Tidigare forskning och studier visar på flera fördelar med konceptet men få stämmer överens med hur de anställda uppfattar det i praktiken. Därav är syftet med den aktuella studien att undersöka hur anställda inom en kunskapsintensiv organisation uppfattar en aktivitetsbaserad arbetsplats. För att generera en helhetsbild över hur anställda inom en kunskapsintensiv organisation uppfattar en aktivitetsbaserad arbetsplats användes en kvantitativ metod i form av en webbaserad enkät. Respondenterna bestod av anställda på ett företag inom revisionsbranschen och resultatet styrker tidigare forskning inom ämnet där fördelar som bättre kommunikation och samarbete ökar samtidigt som de skapar koncentrationssvårigheter för många anställda. Det visar sig även att anställda anpassar sig olika till det nya konceptet beroende på hur delaktiga de upplever att de fått vara i utformningen av den aktivitetsbaserade arbetsplatsen. Vidare tyder resultatet på att vissa faktorer som är viktiga för att anställda ska trivas på sin arbetsplats såsom att kunna reglera luft-, ljus- och ljudnivå där de arbetar, försvinner i samband med implementeringen av en aktivitetsbaserad arbetsplats. Sammanfattningsvis styrker resultatet tidigare studier om att den aktivitetsbaserade arbetsplatsen inte är lämpad för alla anställda och skulle behöva utvecklas för att gynna alla delar inom en organisation. / Technological development in combination with organizations becoming increasingly knowledge-intensive, has given rise to new ways of working that call for new ways of designing workplaces. The modern office concept activity-based workplaces means that all workplaces are designed according to the overall work tasks that occur within the organization. Earlier research and studies show several advantages with the concept, but few of them correspond to how the employees perceive it in practice. Hence, the purpose of the current study is to investigate how employees in a knowledge-intensive organization perceive an activity-based workplace. To generate an overall picture of how employees in a knowledge-intensive organization perceive an activity-based workplace, a quantitative method in the form of a web-based survey was used. Respondents consisted of employees in an audit firm and the result reinforces previous research on the subject, where benefits such as better communication and collaboration increases, while on the other hand creates concentration difficulties for many employees. It also turns out that employees adapt differently to the new concept depending on how involved they feel they have been in the design of the activity-based workplace. Furthermore, the result indicates that certain factors that are important for employees to appreciate their workplace, such as being able to regulate airing, light and noise levels where they work, disappear due to the implementation of the activity-based workplace. In sum, the study confirms previous research, showing that the activity-based workplace is not suitable for all employees and would need to be further developed and adapted in order to benefit all parts of an organization.

Detta examensarbete är en studie i hur en kontorsmiljö i form utav fyra stycken cellkontor och ett konferensrum kan utformas för en myndighet. Med syfte att skapa ett gestaltningsförslag som visualiserar möjliga lösningar för kontorets arbetsgrupp, för att sedan utformas till en aktivitetsbaserad kontorsmiljö som ska stödja arbetsgruppens behov och arbetssätt. Samarbetet har varit tillsammans med Näringslivsenheten i Stadshuset, Eskilstuna. Arbetsgruppen på Näringslivsenheten upplever att de vill vara mer integrerade med varandra då det är en stor del av deras arbetssätt. Väggarna, som cellkontoren innebär, skapar barriärer mellan användarna och medför en påverkan av deras arbetssätt. Lokalerna som verksamheten befinner sig i saknar även en identitet som speglar verksamhetens arbete och värden. Studien baseras på teori och litteratur om den rumsliga miljön, aktivitetsbaserat kontor, zoner i kontorsmiljön, kognitivt perspektiv, affordans, färg, ljus och kreativitetens betydelse i kontorsmiljön. Metoderna som använts i studien är: Human centered-design, platsanalys, kvalitativ intervju, observation, workshop, 3D modell och analys av insamlad data. Resultatet av studien visar ett gestaltningsförslag på en aktivitetsbaserad kontorsmiljö som innefattar funktioner som bygger på användarnas behov. Resultatet ska vara ett inspirationsmaterial till Näringslivsenheten för en eventuell framtida genomförning. Samtidigt som det även är ett inspirationsmaterial till övriga användare i kontorsmiljöer som är ute efter en aktivitetsbaserad kontorsmiljö. / This is a study of how an office environment in the form of four cell offices and a conference room can be designed for a local authority. The purpose of the study is to provide a design proposal that visualizes possible solutions for the office's workgroup, which may then be transformed into an activity-based office that will support the users’ needs and working methods. This study was written in cooperation with the Business Unit in the City Hall, Eskilstuna. The working team at the Business Unit wants to be more integrated with each other as it is a major part of their way of working. The walls of the cell offices create barriers between users and negatively affect their preferred way of working. The premises in which the business is located also lacks an identity that reflects their work and their values. The study is based on theory and literature on the spatial environment, activity-based office, office environment zones, cognitive perspective, affordance, color, light and the importance of creativity in the office environment. The methods used in the study are: Human centered-design, site analysis, qualitative interview, observation, workshop, 3D model and analysis of collected data. The result of the study shows a design proposal in an activity-based office environment that includes features based on user needs. The result will be an inspiration to the Business Unit for a possible future implementation. At the same time, it is also an inspiration for other users in office environments that are looking for an activity-based office environment.

Change is a constant factor in today's society and an important factor in the success of organizations. As a result, it is highly important that organizations learn to manage change in order to stay competitive and keep up with the rapidly changing market conditions. Change Management has therefore been a highly emphasized area within Business Administration. As new trends arise on the global market, it is important for organizations to be able to adapt. One of these trends is the implementation of the Activity-Based Flexible Office (A-FO). An Activity-Based Flexible Office consists of different areas with closed, half-open or open zones. The areas are created in order to match employee needs and the requirements of each work activity that needs to be conducted. As a result, no one is assigned a personal workstation, instead the employees move between different areas depending on what type of work activity they need to accomplish. Even though Change Management has been thoroughly investigated and A-FOs have been researched to some extent, no previous research has been found regarding the change process of implementing an A-FO. The main purpose of this thesis is to investigate the difference in managers’ and employees’ perceptions regarding the change process towards an A-FO. As a result, a deeper understanding of change management as well as of the effects of the A-FO will be provided from the viewpoints of managers and employees. This leads to the research questions: “How does the perception of the change process concerning activity-based flexible offices differ between managers and employees? What do managers and employees perceive as essential factors of the change process and A-FO implementation and how do these perceptions differ?”. The Theoretical Framework mainly consist of previous research models and theories regarding change management literature, work environment and activity-based flexible offices as well as employee satisfaction. Communication has also been chosen as an important factor as it has been stated to be vital in both change management and within the A-FO. Furthermore, in order to fulfil the purpose of the thesis and answer the research questions, the chosen research method for this study is qualitative with an exploratory research design and an inductive approach. Therefore, semi-structured interviews were conducted with seven respondents from a department at Skellefteå municipality who were chosen based on a combination of a purposive and snowball sampling method. After the interviews were transcribed, the empirical findings were analyzed and presented by using a thematic analysis. The findings show that when conducting an A-FO change process, managers’ and employees’ perceptions often differ. Managers often focus on the practical aspects of a change, while employees emphasized on “soft values”. Employees were also more skeptical towards the change in the beginning, compared to managers, and seemed more aware of possible disturbances in the A-FO. Furthermore, both managers and employees were highly satisfied with the change process and the implementation of the A-FO, but emphasized on different factors resulting in increased satisfaction. To conclude, since managers’ and employees’ perception regarding the A-FO change process often differ, but can also coincide, it is important to take both aspects into consideration when conducting this type of change. By involving everyone in the change process, it is more likely to be successful.

Implementeringen av ett aktivitetsbaserat kontor fortsätter att öka inom svenska organisationer. Huvudsyftet är en kostnadsbesparing i form av en effektivisering av kontorsytan men det finns också ett syfte av att erbjuda anställda en mer flexibel arbetssituation. Tidigare forskning påstår att denna kontorslösning bidrar till att anställda blir mer lyckligare på sin arbetsplats, dock saknar detta påstående genuin grund då tidigare forskning även visar på flera brister av införandet av ABK. Studien undersöker hur ledare som besitter någon form av ledarskapsroll med personalansvar upplever det aktivitetsbaserade kontoret och vilka faktorer som kan ha påverkat deras upplevelser. Studiens resultat visar att ledarna har generellt sett positiva upplevelser av ABK. Några av de centrala faktorer som påverkat deras upplevelser är förändringsprocessen och Covid-19-pandemin. Studiens angreppssätt har varit av kvalitativ ansats i form av sex stycken semistrukturerade intervjuer. För att skapa förståelse för deras upplevelser har tidigare forskning i relation till teorier använts för att analysera empirin. Den teoretiska referensramen som tillämpats är; KASAM som innebär en känsla av sammanhang, Organisationskultur och Herzbergs tvåfaktorsteori.

I syfte att undersöka vad övergången till en aktivitetsbaserat kontorsmiljö (ABW) innebär för synen på det egna ledarskapet i relation till medarbetarna samt hur chefer hanterat övergången i förhållande till sin chefsidentitet har sex kvinnliga och tre manliga chefer från fyra olika organisationer intervjuats. Intervjuerna analyserades med hjälp av IPA-metoden utifrån teorier om chef-/ ledarskap i förhållande till medarbetarskap och identitetsarbete. Resultatet visar att en övergång till ABW kan innebära en ansvarsförskjutning mot ökat medarbetaransvar och ett mer strategiskt chef-/ledarskap som är baserat på målstyrning, tillit och ett större ansvar för sociala strukturer. Ett individuellt, tjänande ledarskap underlättar för ett hållbart ledarskap i ABW. Deltagande chefer har uppskattat utvecklingen av chef-/ledarskapet i övergången till ABW och det har inte påvisats några konfliktfyllda identitetsarbeten. Studien ger exempel på vad en förändringsprocess mot ABW kan innehålla. Ytterligare forskning behövs för att undersöka hur ABW fungerar för olika typer av organisationer och medarbetare. / To investigate what a change into an activitybased workplace (ABW) means to managers view of leadership in relation toemployees and how managers handles it in relation to their identity as managers,six female and three male managers, from four different organizations, havebeen interviewed. The IPA-method was used for interview analyzes based ontheories about management/leadership, empowerment and identity work. The resultshows that a transfer into ABW may lead to a passing of responsibility towardsemployees and a strategic leadership/management based on goal management, trustand an increased responsibility for social structures. An individual, servingleadership facilitates a sustainable leadership in ABW. Participants haveappreciated the leadership/management development, and no identity workconflicts has been detected. The study gives examples of changing processestowards ABW. More studies have to be done in order to investigate how ABW fitsdifferent types of organization and different types of employees.