Den här studien ämnar undersöka användbarheten hos två olika versioner avdokumentbiblioteket Arkiva som ägs av Projektengagemang. Arkiva finns i två versioner, ensom har ansetts vara föråldrad och en nyutvecklad som ännu är otestad. I den här studienkommer de att ställas mot varandra för att undersöka om den nya versionen är en förbättringsamt hur användarna uppfattar designen och dess funktionalitet.Metoden som används i undersökningen är användbarhetstester där version 1 jämförs medversion 2 genom att åtta testpersoner utför grundläggande uppgifter som motsvarar de arbetsuppgifter som är tänka att utföras i systemet. Under testerna tillämpades think aloud-metoden. För att utvärdera användarnas uppfattning ytterligare följdes testerna upp med en intervju efteråt där de fick svara på frågor gällande de båda dokumentbibliotekens design ochfunktionalitet.Resultaten från undersökningen visar att deltagarna föredrog att interagera med system somkänns mer moderna och intuitiva. Undersökningen visar att användbarhetsattribut är någotväldigt viktigt att ta hänsyn till under utvecklingen av nya system för att öka graden avkundnöjdhet.

Ett effektivt underhållsarbete kräver en effektiv informationshantering, något som BIM i flertalet studier och i förekommande litteratur påpekats vara ett utmärkt verktyg för. Det stora problemet vid ett nyttjande av BIM i underhållsarbetet är att det, för det första, finns väldigt få studier i området, och för det andra, det finns ett stort antal frågetecken som behöver redas ut.Denna studie, som genomförts under VT2015, syftar till att undersöka vilka möjligheter det finns att nyttja BIM för planering och uppföljning av underhåll genom att se vilka mervärden som BIM kan skapa i underhållsarbetet samt hur den så viktiga informationen hanteras.Rapporten bygger på litteraturstudier om underhåll, BIM samt tidigare studier där BIM nyttjats i förvaltningen och en kortare beskrivning av ett urval tangerande teknologier och hjälpmedel. Dessutom har intervjuer med fyra företag utförts i syfte att se hur deras underhållsarbete utförs idag, vilka eventuella förbättringar som skulle vara önskvärda och hur detta kan kopplas till BIM. Samt för att kunna reda ut vad företagen vill få ut av BIM-användningen i underhållsarbetet, hur olika typer av information värderas i de olika företagen och hur informationen skall kunna hållas uppdaterad.Intervjuerna visade på ett underutnyttjande av underhållshistoriken för erfarenhetsåterföring till framtida planering av underhållsarbetet. Dessutom upplevde ett par av företagen att hanteringen av instruktioner var undermålig och att dokumenthanteringen skedde i pappersform, ett av företagen kunde till och med ge exempel på inaktuell och felaktig information. Här kan BIM nyttjas för att bättre koppla informationen till förvaltningsobjekten, framför allt om handhållna enheter nyttjas och enkel navigering underlättas med hjälp av till exempel QR-koder.Den stora nyttan som företagen förväntade sig från BIM var informationsmängden från modellen de ville åt. I övrigt är företagen skeptiska mot användandet och verkar inte benägna att ge sig in på att använda BIM i underhållsarbetet innan nytta har påvisats av någon annan.Det företagen däremot är överens om är behovet av att hålla informationen och modellerna uppdaterade. Hur detta skall göras och av vem är oklart, men stor oro finns att större projekt inom ramen för underhåll gör modellen inaktuell på kort tid. / Efficient maintenance requires effective information management, a task that several studies have shown that BIM can facilitate and promote. The main obstacle for the usage of BIM in maintenance work is, first of all, that there are few studies in this area of studies, and secondly, there are a few chinks that need to be sorted out before the technology is ready.This study took place during the spring of 2015 and is based on a literature study and interviews. The aim was to examine the possibilities of using BIM in the planning and monitoring of maintenance. The interviews shown that little of the information gathered through monitoring and experience was used for further use in planning of the maintenance work. Furthermore the handling of maintenance instructions was subject to concern with most of the work being conducted on paper and one of the interviews showed that the information could be obsolete due to previous maintenance. The handling of information could be improved by the use of BIM in conjunction to the use of navigational aids for the model, e.g. QR-codes, and handheld devices.The companies interviewed agreed on that the amount of information gathered in a BIM-model would be of good use in the maintenance work, but they were also careful to approach the use of BIM before its use has been made clear through studies. The interviews also identified the need to keep the information and the model up to date. By whom and how often is still questionable, but the amount of projects undertaken in the maintenance work could obsolete the model in a short time span.

The investigation analyzed the implementation and application of the Swedish National Archives' new Process-Oriented Archives Description Model to activities of the hierarchical, function-oriented and decentralized university organizations. The basic reason why a new archive description has evolved is because documents are becoming more and more digital. It requires a new interpretation of how evidence is secured for their reliability and authenticity, and a new way of looking at provenance, for the purpose of describing and searching electronic documents. The new archive description model's logical structure is based on business processes. The relationship between the new archive description and a function-oriented organization's activities can be seen from the different outlooks of processes between archive activities and activities of the organization. It is also reflected in the modification that all universities have made ​​of the new archive description model to be more flexible and pragmatic to fit a function-oriented organization. The relationship between provenance and process-oriented archive description is mainly the link between documents and business processes that produce them. For that reason, provenance with greater clarity fulfills the Archives Act and the Freedom of the Press Act. But provenance is often undermined by the identification and mapping of processes and by the classification of documents. A consequence for the introduction of process-oriented archive description is that both archival description and the role of the archivist have been recognized of a higher importance in the organization today. There are also other types of records and information issues that have been identified and considered. This is a two years master’s thesis in Archival Science.

Examensarbetet berör frågor kring arkivering och dokumenthantering på stads-byggnadsförvaltningen i Trollhättans kommun. Problem som kommunen har är dagslägets hantering av digitala filer. / Se mailadressen

The starting point of this paper has to do with rapid changes within the information technology and the need for agile and fast systems. The primary goal is to investigate what happens with recordkeeping practices in agile environments like service oriented architecture (SOA). It is in the possible transfer between IT architecture and digital archive the area of this paper resides. The paper relates to the Records Continuum model by which records will be considered historical and active at the time of creation. In the Records Continuum model recordkeeping practices and archival requirements will have to be taken into account at the time of creation. This paper concerns SOA from the perspective of Archival and Information science. It describes the different parts that make it possible to achieve a SOA with emphasis on those parts which have the most impact on the requirements of a digital archive. The main requirements discussed in this paper are the principle of provenance, the need to ensure that records remain authentic, reliable and keep their integrity and usability over time. The issue of keeping track of information and activities in a SOA is also discussed. It is established that records which need to fulfil the requirements mentioned above do exists in a SOA. The purpose of this paper is to investigate whether or not the principle of provenance and the archival requirements will be affected by SOA, and whether or not the requirements can be fulfilled over time. Information collection for this paper is basically through studies of literature and information gathering on the Internet. The method is descriptive and comparison between the information gathered has been made. In addition one short interview has been undertaken with Skatteverket, a government that are in the process of implementing both SOA and a digital archive. The main purpose with the interview was to find out if there are any collaboration between SOA and the digital archive at Skatteverket. The results indicate that a lot of the problem concerning preservation of digital records over time also applies for SOA, such as the lack of sustainable format and media and the potential loss of information. However some successful implementations of digital archives based on the OAIS-model with SOA as tool for realising the digital archive has been found. The archival requirements and the principle of provenance will be affected by SOA but it is only when there is a connection between SOA and a digital archive that it is possible to secure some of the archival requirements.

På uppdrag av företaget Soleil IT ska denna uppsats redogöra för användning av digital IT teknik inom byggindustrin baserat på tre grundläggande behov: intern kommunikation, samarbete och dokumenthantering. Uppsatsens syfte fokuserar på hur företag inom byggindustrin kommunicerar och samarbetar internt samt hur de hanterar dokument i nuvarande läge och vad för IT-lösningar de använder och varför dessa IT-lösningar används. Empirin som ligger till grund för uppsatsen baseras på kvalitativa intervjuer av nyckelpersoner från fem byggföretag. Resultatet visar att företag i studien som använder telefon och mejl som primära digitala kommunikationsplattformar för att kommunicera internt på företaget och att de utför fysiska möten. Samtliga företag använder sig av videokonferensprogram för att samarbeta och kommunicera med flera personer samtidigt och att möten fortfarande kan genomföras digitalt och platsoberoende. Samtliga företag som har implementerat intranät presenterar en rad fördelar för den interna kommunikationen samt dokumenthanteringen genom effektivare kommunikationsmöjligheter samt smidigare tillgång och hantering av dokument.

Detta är ett examensarbete som är utfört på kulturförvaltningen i Värnamo kommun och där syftet varit att under april-maj 2021 kartlägga hur deras dokumenthantering ser ut genom att ta reda på medarbetarnas upplevelse av den.   På grund av en ostrukturerad dokumenthantering fick vi i uppdrag att titta på det ur vår synvinkel. Hur ser kulturförvaltningens rutiner för dokumenthantering ut? Vad sparas på vilka ställen? Vilka problem finns? Detta är frågor som vi tagit upp och besvarar i denna rapport.    För att få veta vad medarbetarna själva tycker om dokumenthanteringen utformade vi en både kvalitativ och kvantitativ enkät som vi skickade ut. Vi utförde även semistrukturerade intervjuer med ett par nyckelpersoner. Detta valde vi för att få in alla deras åsikter.    Av enkäten och intervjuerna kunde vi konstatera att de flesta ändå tycker lika. Deras gemensamma server var ostrukturerad, och filarkivet i deras intranät Nettan kunde vara svårt att förstå sig på.    I rapporten har vi en sammanfattning av resultaten på intervjuerna och enkäten. Under resultatdiskussionen har vi med egna förslag på hur dokumenthanteringen kan förbättras i verksamheten.    I slutet av rapporten har vi med en slutsats där vi tagit med vårt syfte av studien, frågeställningen, det vi kommit fram till och fortsatt forskning inom området. / This is a master thesis which is performed at the cultural administration in Värnamo municipality and where the purpose been that under april-may 2021 map how their document management looks by finding out the employees own experience of it.    Because of a unstructured document management we were commissioned to look at it from our point of view. How does the routines for document management at the cultural administration look like? What is saved and where? What problems are there? These are questions that we have brought up and answer in this report.    To know what the employees think about the document management we designed a both qualitative and quantitative survey which we sent out. We also performed semi-structured interviews with a few selected employees. We chose this way because we wanted to get as many opinions as possible.    Of the survey and interviews we could draw the conclusion that most of them think alike. Their shared server was unstructured, and the file archive in their intranet Nettan is hard to understand.    In the report we have a result summary of the interviews and the survey. Under result discussion we have our own suggestions on how the document management can be improved in the business.    At the end of the report we have a conclusion where we have included our purpose of the study, the issues, what we have reached and continued research within the area. / <p>Examen i vårdadministration, YH-utbildning: 20 Yh-poäng</p>

The concept of digitalization has become more and more prevalent due to the unprecedented computational power of our current digital machines. Swedish healthcare has been focusing on digitalization in the form of e-health during the last decade and the amount of digital services is rapidly increasing. By using modern technology to create smarter and more efficient processes it is possible to improve quality for patients and users.There is a need for more reliable knowledge about digitalization and its potential for efficiency. This project seeks to investigate and discuss efficiency in digitalization. The purpose is to directly contribute with more data on the topic.This project implements a qualitative research method as well as a case-study to conduct efficiency tests and compare manual processes to digitalized ones.The research methodology consists of a literature study, the construction of a digitalized process, and two tests where each test involves executing a process both manually and digitally. The processes involve document generation and communication, within the healthcare sector.The test results show that digitalization achieves an overall efficiency increase of 333% when all results are summarized. Overall, it is clear from the results that digitalization leads to increased efficiency. The efficiency achieved varies from process to process. In the general case, an increase in efficiency is observed, but sometimes also a decrease. / Konceptet digitalisering har blivit allt mer utbrett på grund av den enorma datorkraft som finns i våra nuvarande digitala maskiner. Den svenska sjukvården har fokuserat på digitalisering i form av e-hälsa under det senaste decenniet och antalet digitala tjänster ökar snabbt. Genom att använda modern teknik för att skapa smartare och effektivare processer är det möjligt att förbättra kvaliteten för patienter och användare.Det finns ett behov av mer tillförlitlig kunskap om digitalisering och dess potential för effektivitet. Detta projekt har som mål att undersöka denna effektivitet. Syftet är att direkt bidra med mer data om ämnet digitalisering.Detta projekt bygger på en kvalitativ forskningsmetod samt en fallstudie för att genomföra effektivitetsprov och jämföra manuella med digitaliserade arbetsprocesser.Den använda forskningsmetodiken består av en litteraturstudie, konstruktion av en digitaliserad process, samt två tester där vardera test utvärderar både en manuell och digital process. Processerna innefattar dokumentgenerering och kommunikation, inom sjukvården.Testresultaten visar att digitalisering uppnår en total effektivitetsökning på 333% när alla resultat sammanställs. Överlag är det från resultaten uppenbart att digitalisering leder till ökad effektivitet. Effektiviteten som uppnås varierar från process till process. I det generella fallet observeras ökad effektivitet, men ibland även minskad.

<p>Idag leds företag av tre hörnstenar: kommunikation, informations- och dokumenthantering. Dessa begrepp hör ihop och förutspår framtiden för företaget. Detta är även ämnet som denna rapport berör. Rapporten beskriver 10 poängs examensarbete, som utförts som en del i vår utbildning.</p><p>Kommunikation är alltså en mänsklig handling, något som vi gör och information är det vi utbyter genom att kommunicera med varandra. Information är något som finns överallt idag och berör oss alla på olika sätt och vis. Den har olika påverkan på oss alla och vi tolkar det olika.</p><p>Genom dokumenthantering kan man effektivisera processer, rutiner och arbetsflöden, samtidigt som man ökar omfattningen och effektiviteten för företagsinformationen.</p><p>En undersökning är en form av primär data där man samlar ihop data från antingen en hel grupp eller en del av en grupp. Det finns en del olika sätt att utföra en undersökning, via till exempel telefon eller elektronisk. Vi valde att skicka ut en undersökning elektronisk som vår målgrupp fick fylla i.</p><p>Undersökningen, även kallad effektivitetstest, är kvalitativ vilket syftar till att svaren skall ha en djupare dimension än bara siffror.</p><p>Efter att ha fått klart för oss över de problem som fanns har vi även tittat på olika funktioner som kan lösa dessa problem. De flesta av funktionerna fanns i SharePoint (Server och Services). Som stöd kan man även använda funktioner i OneNote och InfoPath.</p>

Idag leds företag av tre hörnstenar: kommunikation, informations- och dokumenthantering. Dessa begrepp hör ihop och förutspår framtiden för företaget. Detta är även ämnet som denna rapport berör. Rapporten beskriver 10 poängs examensarbete, som utförts som en del i vår utbildning. Kommunikation är alltså en mänsklig handling, något som vi gör och information är det vi utbyter genom att kommunicera med varandra. Information är något som finns överallt idag och berör oss alla på olika sätt och vis. Den har olika påverkan på oss alla och vi tolkar det olika. Genom dokumenthantering kan man effektivisera processer, rutiner och arbetsflöden, samtidigt som man ökar omfattningen och effektiviteten för företagsinformationen. En undersökning är en form av primär data där man samlar ihop data från antingen en hel grupp eller en del av en grupp. Det finns en del olika sätt att utföra en undersökning, via till exempel telefon eller elektronisk. Vi valde att skicka ut en undersökning elektronisk som vår målgrupp fick fylla i. Undersökningen, även kallad effektivitetstest, är kvalitativ vilket syftar till att svaren skall ha en djupare dimension än bara siffror. Efter att ha fått klart för oss över de problem som fanns har vi även tittat på olika funktioner som kan lösa dessa problem. De flesta av funktionerna fanns i SharePoint (Server och Services). Som stöd kan man även använda funktioner i OneNote och InfoPath.