Detta examensarbete är genomfört på uppdrag av kundansvariga på Banverkets Marknadsavdelning. Avdelningen ansvarar bland annat för samordning av marknadskontakter och avtalssystem rörande bannätets trafikering. Arbetet syftar till att utreda och beskriva det optimala sättet för kundansvariga för kundsegmentet Järnvägsföretag, att nå ut med intern kundrelaterad information. Förutom en grundlig förstudie av den nuvarande arbetsrutinen genomfördes även jämförelser med liknande rutiner hos fem andra stora organisationer. Idéer från dessa organisationer har anpassats till Banverkets egna förutsättningar och de identifierade behoven.Utredningens resultat är tio förbättringsförslag som syftar till att stärka serviceinriktningen, stärka kundansvarigas roll internt samt att skapa en helhetssyn på kunden. En viktig uppgift är att visa kundnyttan av Banverkets handlande och hur kundansvariga samarbetar med kunderna för att öka järnvägstrafiken. I förlängningen förväntas åtgärderna effektivisera organisationen och motivera medarbetare att göra ett bra jobb. För att åstadkomma resultat och hålla informationsarbetet levande är det viktigt att vara tydlig i sitt budskap, sprida rätt och tillräcklig intern marknadsinformation samt att skapa fasta rutiner.

Organizations over the world increasingly start to realize the possibilities of the use of a social intranet, also known as Enterprise 2.0. The social intranets can be used to collaborate and communicate with colleagues in the workplace. Both Cook (2008) and Coope (Barnett, 2011) say that Enterprise 2.0 is about to fundamentally change the way organizations communicate. But do companies know how these tools can be used? The study emanates from three questions: How can social intranets be used in business? How can internal communication and collaboration get easier through the use of a social intranet? What are the possible risks with the use of social intranets? In this study we have in a qualitative manner been interviewing two companies that currently use social intranets in their daily activities – Securitas and Skåneme-jerier. The interviews where performed via telephone with two people familiar with the respective social intranets. We have also sent out a questionnaire via e-mail to a user group of each company's intranet, to gain knowledge of users' opi-nions. The interviews show that both companies agree that it is important for peers to communicate and exchange information and knowledge with each other. The so-cial intranets are used both for communication, collecting employees' knowledge, and to ease the employees information need by gathering all information at the same place. Respondents also pointed out the advantage of written information and knowledge. As it is written it is also searchable. It will also remain in the organiza-tion even though the creator might leave the company. The fact that all users can edit for example wikis and files on the intranet can be used to keep information up to date. / Organisationer börjar i allt större grad inse möjligheterna med att använda sociala intranät, också kallat Enterprise 2.0, för att samarbeta och kommunicera i arbetet. Både Cook (2008) och Coope (Barnett, 2011) menar att Enterprise 2.0 är på väg att fundamentalt ändra de sätt som en organisation kommunicerar på. Användningen av sociala verktyg, som till exempel ett socialt intranät, breder ut sig i företag världen över. Även i Sverige ökar användningen, men hur används egentligen dessa intranät? Studien tar utgångspunkt i tre frågor: Hur kan sociala intranät användas i företag? Hur kan sociala intranät användas för att underlätta intern kommunikation och samarbeten inom företag? Vilka eventuella risker finns med användningen av sociala intranät?   I studien har vi valt att kvalitativt intervjua två företag som idag använder sociala intranät i sin dagliga verksamhet – Securitas och Skånemejerier. Vi genomförde telefonintervjuer med två personer insatta i arbetet med respektive socialt intranät. Vi har också skickat ut ett frågeformulär per e-post till en användargrupp av de båda företagens sociala intranät, för att få kunskap om användarnas åsikter. Både Securitas och Skånemejerier är överens om att det är viktigt att kollegor kommunicerar och utbyter information och kunskap med varandra. De sociala intranäten används bland annat för att samla in de anställdas kunskap, i syfte att nå konkurrensfördelar.  Tanken är också att de anställda enkelt ska kunna finna all den information och hjälp de behöver på intranätet, för att kunna utföra sina dagliga affärsprocesser. Det anses också av respondenterna viktigt med en ”kommunikativ kultur” i organisationen, något som ett socialt intranät kan stödja. De anställda kan på ett enkelt sätt genom ett socialt intranät ventilera åsikter och utbyta information. De båda intranäten innehåller bloggar, forum, statusuppdateringar etcetera för att ge de anställda flera olika kanaler att använda beroende på situation. Respondenterna påpekade även fördelen med nedskriven information och kunskap. Genom att den är nedskriven är den även sökbar. Den kommer också att finnas kvar i organisationen trots att skaparen eventuellt lämnar företaget. Samtliga användare kan redigera exempelvis wikis och filer på intranätet, vilket gör att dessa behållas uppdaterade.

In order to get a better understanding of the interaction between employees and their technical work tools one needs to know what factors influence the interaction. The purpose of this study was to examine if there is a correlation between the personality traits Extraversion (E) and Neuroticism (N), tested with Eysenck Personality Inventory (EPI), and experience of the new Intranet among employees at The Swedish National Transport Administration (SNTA), and also to gather information of employees’ opinions about the new Intranet. A survey, containing questions about the Intranet and a personality test (EPI), was posted on SNTA’s Intranet for eight workdays (N = 88, females = 53, males = 35). A Multiple Regression showed no significant correlations between personality traits (E/N) and experience of the new Intranet. Considering the study’s low Power (.34) one cannot draw any conclusions of the statistical tests. A majority of the participants did not think that the new Intranet is better than the old one, and thought it was difficult to find necessary information on the Intranet at first. However, they did not think this had a negative effect on the time it took to accomplish their work tasks. For upcoming studies more participants are required (preferable more than 200) and the survey should not only be available via computers in order to reach people who is not frequent users of computers.

<p>Detta arbete har utförts med syftet att ta reda på hur området "designa för olikheter" kan integreras med personas, för att öka användbarheten i ett intranät. "Designa för olikheter" anser att systemdesigners ska ta hänsyn till att alla människor är olika. Personas är fiktiva personer som håller systemdesigners fokuserade på användarna under hela systemutvecklingsprocessen. För att uppnå syftet med rapporten har målet varit att utveckla integrerade användarprofiler (personas integrerat med "Designa för olikheter"), som ett hjälpmedel vid projektet att utveckla Högskolan i Skövdes studentportal. Ett samarbete utfördes med projektteamet för att skapa integrerade användarprofiler som representerar alla potentiella användarna för studentportalen. Tre integrerade användarprofiler togs fram som sedan granskades av projektgruppen och representativa användare. Granskningen visade att de integrerade användarprofilerna representerade atypiska användare och därav uppnått sitt syfte. Det främsta bidraget med detta arbete är att integrerade användarprofiler hjälper till att skapa användbara system för både atypiska och typiska användare.</p> / Utveckling av HS studentportal

<p>Inom hälso- och sjukvård hanteras dagligen stora mängder information, patientrelaterad och av generell karaktär, som effektivt ska stödja verksamhetens huvudprocess, vårdprocessen. Då vårdprocessens minsta beståndsdel är vårdpersonalens arbetsuppgifter måste ett datorstöd effektivt stödja deras arbete.</p><p>Detta arbete har studerat om spridning av generell information via ett intranät kan förenkla och effektivisera användning och åtkomst av information på en vårdavdelning ur sjuksköterskans och undersköterskans perspektiv. Arbetet har bestått av en fältstudie på en vårdavdelning samt en enkätundersökning riktad till sjuksköterskor och undersköterskor på elva vårdavdelningar inom Skaraborgs Sjukhus. Detta har resulterat i ett förslag på en intranätbaserad datorstödsarkitektur för generell informationshantering på en vårdavdelning. Arkitekturen beskriver informationsinnehåll, fysisk arkitektur och gränssnitt.</p><p>Resultatet visar att ett intranät är en möjlighet till förenklad och effektiviserad informationshantering om vissa faktorer uppfylls såsom att personalen får utbildning, datorstödet är lätt att använda, informationsinnehållet utformas av personalen samt ett tillräckligt antal datorer finns tillgängliga där de behövs.</p>

<p>I ett samhälle som vårt ställs det höga krav på effektiv intern kommunikation. Avstånd ska inte längre vara ett problem för att informera och kommunicera med samtliga medarbetare inom ett företag. Den dagliga kommunikationen som tidigare förts öga mot öga ska nu ersättas av en likvärdig virtuell kommunikation.</p><p>Denna studie syftar till att undersöka idealbilden av ett intranät utifrån medarbetarna inom John Bauer Organization som är ett utbildningsföretag med vuxen- och gymnasieutbildningar på ett trettiotal orter spridda över hela landet. Vilka funktioner efterfrågas av medarbetarna och bör all information och kommunikation ske via ett intranät? Vilka andra kanaler förutom intranät tycker medarbetarna bör finnas?</p><p>Fokusgrupper har valts som intervjumetod med medarbetare från John Bauer Organization. Sedan har en innehållsanalys gjorts för att få fram tendenser och åsikter bland medarbetarna.</p><p>Viktiga resultat som studien visar är att det bör finnas ett integrerat system där det endast behövs ett login för att komma åt samtliga program. Ökat inflytande över den egna intranätssidan efterfrågas också, där medarbetarna själv vill kunna välja den information de vill läsa.</p><p>Förutom ett intranät tyckte medarbetarna även att det bör finnas kontinuerliga nyhetsbrev från ledningen och administration. Dessutom utryckte medarbetarna sin åsikt om att det även bör finnas en personaltidning för att öka ”vi-känslan” inom John Bauer Organization. Samtliga intervjuade medarbetare tyckte även att det fysiska mötet var en viktig del för utbyte av idéer och förståelse bland medarbetarna.</p> / <p>In a society like ours we are in need for effective internal communication. Distance will no longer be a problem in order to inform and communicate with all employees within a company. The daily communication previously been eye to eye is now replaced by an equivalent virtual communication.</p><p>This study aims to investigate the ideal image of an intranet based on the needs of employees in the John Bauer Organization. What features are requested by the employees and should all of the information and communication take place via an intranet? What other channels in addition to intranet should there be according to the employees?</p><p>Focus groups have been chosen as the interview method with employees from John Bauer Organization. A content analysis has been done to obtain trends and opinions among the employees.</p><p>Findings of the survey show that there should be an integrated system which only requires one login to access all programs. Empowerment over their own intranet page is also requested, in which employees want to be able to choose the information they want to read. In addition to an intranet, employees also felt that there should be continuous newsletters from leadership and management. In addition, employees expressed the view that there should also be a staff magazine for increasing the "we-feeling" in John Bauer Organization. All the employees interviewed felt that the physical meeting was an important element for the exchange of ideas and understanding among the staff.</p>

I ett samhälle som vårt ställs det höga krav på effektiv intern kommunikation. Avstånd ska inte längre vara ett problem för att informera och kommunicera med samtliga medarbetare inom ett företag. Den dagliga kommunikationen som tidigare förts öga mot öga ska nu ersättas av en likvärdig virtuell kommunikation. Denna studie syftar till att undersöka idealbilden av ett intranät utifrån medarbetarna inom John Bauer Organization som är ett utbildningsföretag med vuxen- och gymnasieutbildningar på ett trettiotal orter spridda över hela landet. Vilka funktioner efterfrågas av medarbetarna och bör all information och kommunikation ske via ett intranät? Vilka andra kanaler förutom intranät tycker medarbetarna bör finnas? Fokusgrupper har valts som intervjumetod med medarbetare från John Bauer Organization. Sedan har en innehållsanalys gjorts för att få fram tendenser och åsikter bland medarbetarna. Viktiga resultat som studien visar är att det bör finnas ett integrerat system där det endast behövs ett login för att komma åt samtliga program. Ökat inflytande över den egna intranätssidan efterfrågas också, där medarbetarna själv vill kunna välja den information de vill läsa. Förutom ett intranät tyckte medarbetarna även att det bör finnas kontinuerliga nyhetsbrev från ledningen och administration. Dessutom utryckte medarbetarna sin åsikt om att det även bör finnas en personaltidning för att öka ”vi-känslan” inom John Bauer Organization. Samtliga intervjuade medarbetare tyckte även att det fysiska mötet var en viktig del för utbyte av idéer och förståelse bland medarbetarna. / In a society like ours we are in need for effective internal communication. Distance will no longer be a problem in order to inform and communicate with all employees within a company. The daily communication previously been eye to eye is now replaced by an equivalent virtual communication. This study aims to investigate the ideal image of an intranet based on the needs of employees in the John Bauer Organization. What features are requested by the employees and should all of the information and communication take place via an intranet? What other channels in addition to intranet should there be according to the employees? Focus groups have been chosen as the interview method with employees from John Bauer Organization. A content analysis has been done to obtain trends and opinions among the employees. Findings of the survey show that there should be an integrated system which only requires one login to access all programs. Empowerment over their own intranet page is also requested, in which employees want to be able to choose the information they want to read. In addition to an intranet, employees also felt that there should be continuous newsletters from leadership and management. In addition, employees expressed the view that there should also be a staff magazine for increasing the "we-feeling" in John Bauer Organization. All the employees interviewed felt that the physical meeting was an important element for the exchange of ideas and understanding among the staff.

Interna privata nätverk har länge använts av företag för att främja kommunikation och informationsspridning genom lokala accesspunkter till intranätet. Då teknologiutvecklingen fortsätter mot en högre grad av mobilitet genom inte bara WiFi, utan även 3G och 4G, har behovet av att utvärdera extern tillgång till företagets intranät blivit allt större. För att uppskatta värdet av extern tillgång av intranät via mobila enheter är det av intresse att identifiera de förutsättningar som skapar ett lyckat mobilt intranät. Det är även viktigt att identifiera potentiella möjligheter till optimering av företagsprocesser som mobil tillgång till intranät kan skapa inom organisationer. Mobil tillgång till kritisk data, dokument eller verktyg kan hjälpa anställda ute på fält. I denna rapport utförs tre studier för att identifiera faktorer som bidrar till ett lyckat mobilt intranät. En fallstudie av ett företag som önskar nyttja mobil tillgång till sitt intranät, en studie av ett annat företags lyckade intranätsatsning samt en studie av en existerande plattform för intranätlösningar i termer om dess lämplighet som mobil intranätplattform. Observationer från dessa tre studier analyseras sedan för att identifiera områden som ett mobilt intranät behöver utmärka sig inom för att bli lyckat. De kritiska funktionerna i en vanlig intranätlösning identifieras som minst lika viktiga i det mobila sammanhanget. Dessutom ligger stor vikt i att leverera nyckelfunktioner till mobila användare. Rapporten avslutas med en formulering av en generell strategi för att utvärdera och implementera mobila intranätlösningar. / Internal private networks have long been used by companies to promote communication and information sharing through local access points. As technology proceeds towards higher mobility through not only WiFi, but also 3G and 4G telecommunication systems, the need for companies to evaluate the need for externally accessing the company intranet has become apparent. To assess the value of external access through mobile devices it is of interest to identify the prerequisites needed for a successful mobile intranet. Also of note is the potential opportunities that mobile access of intranet can create within an organizations work to optimize business processes. Mobile access to important data, documents or tools could help employees on the field. In this report three studies are made to identify factors that contribute to a successful mobile intranet; a case study of a company that wishes to utilize intranet access through mobile technologies, a study of another company’s successful intranet implementation, and a study of an existing platform for intranet solutions in terms of its potential as a mobile intranet platform. Findings from these three studies are then examined to identify areas in which a mobile intranet must excel to be successful. The critical functions of regular intranet implementations are found to be equally important in a mobile context along with the importance of delivering key functions to mobile employees. The report is concluded with a presentation of a general strategy for examining and implementing mobile intranet solutions.

This thesis investigates an Intranet based leadership strategy. The aims are to follow, describe and analyse an Intranet based leadership strategy through a broad, dynamic and cultural perspective, and to carry out an ethnography-based research process and thereby explore the potential uses of ethnography within human-computer interaction (HCI). The empirical material is gathered from three qualitative investigations in the municipality of Stockholm. The material is interpreted and analysed through the concepts of culture, lifeworld, sensemaking, sense unmaking and trust. Some aspects of leadership are studied as well. The theoretical toolbox is framed by phenomenology and a hermeneutic writing process paired with methods of semi-structured interviews, participative observations, open unstructured questionnaires and the snapshot method. Cultural analysis of empirical results from an ethnographic fieldwork has shown that the time spent in the field can be shortened when ethnography is utilised within HCI. Furthermore, other contributions from ethnography to technology development are the possibility to point out explicit versus implicit symbolic communications and cultural pitfalls for technology developers as well as to support the transformations of cultural values and the content of steering documents into technology development. Ethnographers within HCI can promote designing for trust by exploring how intended users think about this issue. Some recommendations for organisations that aim to use the Intranet as a leadership strategy are also presented as an additional outcome of the results in the study. It is argued that it is of importance to discuss usability versus diversity; that developers of the Intranet tools investigate influential circumstances at local workplaces and that they study the impact of work routines on cultural identification in order to avoid ‘we’ and ‘they’ thinking within the organisation. Moreover, it is important to put a wider effort into the discussion of what happens when the content of a steering document meets practice. It is also questioned whether a vision is the right way to go forward, and it is suggested that it should be clarified what quality development actually means.

Intranets can streamline workflow processes, improve communication and add value to the employees of an organization. Companies that don’t take advantage of the potential in their intranet is a common phenomenon. In connection with a migration project dealing with a switch of content management system it turned out that SAS Technical Services lacked clear objectives and strategies for the use of their intranet. Thereby they didn’t make the most of the possibilities an intranet brings. The work with this thesis began with collecting the experiences the company could take with them from the migration project. This was followed by a mapping over the use of the intranet and the employees’ attitudes towards it. Furthermore it was examined what benefit the intranet generated and how it could be increased. Tools used for this work were interviews and surveys among others. The results show that there are several areas where there is room for improvement. Areas that are primarily covered are organizational change, information management, usability, competition and knowledge management. The results are made concrete in objectives with strategies how to reach these. / Intranät kan effektivisera arbetsprocesser, förbättra kommunikation och ge mervärde till medarbetarna i en organisation. Att företag inte utnyttjar potentialen i sitt intranät är ett vanligt förekommande fenomen. I samband med ett migreringsprojekt med byte av publiceringssystem för intranätet upptäcktes det att SAS Technical Services saknade tydliga målsättningar och strategier för bruket av sitt intranät. Därmed tog de inte vara på de möjligheter som ett intranät medför. Arbetet med denna uppsats inleddes med att sammanställa de erfarenheter företaget kunde tillgodoräkna sig från genomförandet av migreringsprojektet. Därefter inleddes en kartläggning över användandet av intranätet och medarbetarnas attityder till det. Vidare undersöktes nyttan som intranätet genererade och hur denna kunde ökas. Som verktyg i undersökningen användes bland annat intervju och enkät. Resultaten visar att det finns utrymme för förbättring inom flera områden. Främst är det ämnen som organisationsförändring, informationshantering, användbarhet, konkurrens och knowledge management som berörs. Resultaten konkretiseras i målsättningar och strategier för att nå dessa.