In an organization, there is a high requirement for internal communication to function flawlessly. In addition, effective internal communication gives all employees and managers the opportunity to communicate with each other and create a sense of belonging. Especially when not all employees work in the same building. The purpose of the study is to investigate how the intranet works at Gävle Energi from an employee perspective. What do employees have to say about what could be changed and improved regarding the intranet. Focus groups were chosen as the interview method. We chose to do a thematic content analysis to identify patterns in the participants’ responses. The most important results that emerged in the study are that the intranet should be accessed via a app on the mobile phone, and that the employees want a more personal intranet, since the employees want to be able to choose for themselves how their home page looks based on their own needs and desires. In addition, the employees felt that they received good and useful information from the organization via the intranet and that the intranet generally gave a sense of belonging, especially during these times of Covid-19.

<p>Examen i vårdadministration, YH-utbildning: 20 Yh-poäng</p>

God kommunikation är en förutsättning för att ett företag ska fungera. I takt med digitaliseringens utveckling har sättet att kommunicera information på förändrats. Företag bedriver i allt större utsträckning sin interna kommunikation via digitala kanaler och en vanligt förekommande kanal är idag ett företags intranät. Men för att en kommunikationsprocess ska vara lyckad krävs att informationen som förmedlas via intranätet faktiskt når ut och läses av företagets medarbetare. Tidigare forskning har visat att det är nödvändigt att utforma intranätet utefter medarbetarnas behov. Detta för att öka chansen till engagemang och inhämtandet av information. Därmed sågs det intressant att undersöka vilka faktorer som kan tänkas påverka en medarbetare att ta till sig information på intranätet och vilka behov som behövs uppfyllas för att öka dess delaktighet.  Denna studie har genomförts med hjälp av en fallstudie på ett tillverkande företag. En intervju har använts för att inhämta empiri i form av nulägesbeskrivning av företagets interna kommunikation och intranät. Därefter har en enkät utformats, detta för att erhålla ett bredare urval av medarbetare och ge studien underlag för vad som är medarbetarnas behov och önskemål med ett intranät och dess innehåll. Därefter har insamlad teori och empiri analyserats och diskuterats för att slutligen komma fram med en behovspyramid för att uppnå ett engagerande intranät. Det identifierades att faktorer som är viktiga för att medarbetare ska ta till sig information på intranätet är, tillgång till arbetsdator och arbetstelefon, vetskaps om intranätets existens, kunskap i hur medarbetarna hittar till intranätet, definierat syfte och mål samt att intranätet är lättillgängligt, lättnavigerat och kontinuerligt uppdateras.  För att få medarbetarna att inte bara besöka utan också engagera sig i intranätet behövs deras behov uppfyllas, att innehållet motiverar. I det tillverkande fallföretag visade det sig att medarbetarna har ett behov av att få veta mer om vad som händer på företaget och deras avdelning. Av det redan befintliga innehållet på intranätet användes och läses mest det allmänna nyhetsflödet, personalnytt, lägesmöten samt snabblänkar. Utöver detta önskar medarbetarna även att innehållet exempelvis ska bestå av avdelningspresentationer, bra möjlighet att söka på kollegor och ansvarsroll, evenemangslista, fabrikskarta över maskiner, maskinnummer och vilken avdelning det tillhör samt kundcase som ökar medarbetares förståelse för vad kunderna använder företagets produkter till. För att uppnå ett engagerande intranät är det därmed viktigt att företaget besitter en företagskultur som är villig att utforma intranätet utefter dessa behov. Då först kan medarbetares tillfredsställelse, motivation och delaktighet öka och därmed uppnå ett engagerande intranät. / Good communication is a prerequisite for a company to function. In step with digitalizationdevelopment, the way of communicating information has changed. Companies areincreasingly conducting their internal communication via digital channels, and a commonchannel today is a company's intranet. But for a communication process to be successful, it isnecessary that the information conveyed via the intranet reaches and is read by the company'semployees. Previous research has shown that it is necessary to design the intranet according tothe needs of the employees. This is to increase the chance of engagement and the gathering ofinformation. Thus, it was seen as interesting to investigate which factors could conceivablyinfluence an employee to absorb information on the intranet and which needs need to be metin order to increase their participation.This study has been carried out using a case study at a manufacturing company. An interviewhas been used to gather empirical evidence in the form of a current state description of thecompany's internal communication and intranet. A survey has then been designed, this toobtain a wider selection of employees and provide the study with a basis for what are theemployees' needs and wishes with an intranet and its content. Then, collected theory andempirical data have been analyzed and discussed to finally come up with a pyramid of needsto achieve an engaging intranet. It was identified that factors that are important for employeesto absorb information on the intranet are access to a work computer and work phone,knowledge of the intranet's existence, knowledge of how employees find the intranet, definedpurpose and goals, and that the intranet is easily accessible, easy to navigate and continuouslyupdated.In order to get the employees not only to visit but also to get involved in the intranet, theirneeds need to be fulfilled, that the content motivates. In the manufacturing case company, itturned out that the employees have a need to know more about what is happening in thecompany and their department. Of the already existing content on the intranet, the generalnews feed, personnel news, situational meetings and quick links are mostly used and read. Inaddition to this, the employees also want the content to consist, for example, of departmentalpresentations, a good opportunity to search for colleagues and roles of responsibility, eventlist, factory map of machines, machine number and which department it belongs to, as well ascustomer cases that increase employees' understanding of what customers use the company'sproducts for. In order to achieve an engaging intranet, it is therefore important that thecompany has a corporate culture that is willing to design the intranet according to these needs.Only then can employee satisfaction, motivation and participation increase and thus achievean engaging intranet.

Det är en utmaning att möta de olika behov och krav som finns vid utvecklingen av intranätsom kan vara ett stort och komplext IT-system. Intranät har ofta många olika typer avanvändare med olika behov. Användare vill ofta vara med och bidra till utvecklingen av ITsystemmen har inte alltid tid eller tror att de inte har tillräcklig kompetens för att bidra mednågot konstruktivt. För att lyckas med utvecklingen av intranätet behöver IT-avdelningen haeller skaffa sig ett brett perspektiv över problemsituationen samt reda ut vilka behov somfinns. Syftet med denna studie är att ta reda på vilken typ av utmaningar som finns vidutveckling av ett intranät. / It is a challenge to meet the different needs and requirements that exist in the development ofintranets. Intranets often have many different types of users with different needs and this isone reason why intranets can be complex IT-systems. Users want to be part of thedevelopment but do not always have the time or think that they do not have the right skills tocontribute something to the development. To succeed in the development of the intranet, theIT department needs to have or acquire a broad perspective on the problem situation and sortout what the users needs are. The purpose of this study is to find out what kind of challengesexist in the development of an intranet.

The research conducted in this study aims to answer if it would be possible to gamify an Intranet for a Municipality (Ekerö Municipality in Sweden) and it also investigates what usability needs are the most important to meet. The study is based on Delone and McLean's IS success model. Furthermore, there is an assumption that there is too much irrelevant information on the old intranet. The study is based on qualitative interviews and shows that the employees of the municipality are affected by the qualities of the success model, information quality, functionality, and service. It also shows that personalization, as well as good user-friendliness and well-structured content, are values appreciated by employees. The users are also positively set for gamification.

Kravinsamling görs inför ett systemutvecklingsprojekt för att identifiera användarnas behov och önskade effekter med systemet. Ett problem för många system är att valet av teknik påverkas allt för mycket av vilka tekniker som finns i företaget och är i många fall förutbestämt, istället för att baseras på behov och krav som ställs på systemet. Effektkartläggning är en metod som kan användas för kravinsamling, men metoden har inte fokus på tekniska funktioner. Eftersom tekniken ofta är förutbestämd måste den beaktas redan under kravinsamlingen. Frågan är därför hur man kan använda effektkartläggning för att den ändå ska vara ett stöd vid val av teknik. Syftet med det här examensarbetet har varit att utvärdera metoden effektkartläggning genom en metodanalys enligt metoden MA/SIMM, för att ta fram ett förslag på hur metoden bör användas för att vara ett stöd vid val av teknik för applikationstyp och cms för att nå önskad effekt vid utveckling av ett mobilt intranät. För att kunna besvara syftet har två frågeställningar tagits fram:  Hur bör metoden effektkartläggning användas för att vara ett stöd vid val av teknik för applikationstyp och cms för ett mobilt intranät?  Vilka faktorer bör beaktas vid val av teknik för applikationstyp och cms för att nå önskad effekt vid utveckling av ett mobilt intranät? För att identifiera faktorerna har litteraturstudier och intervjuer genomförts. Resultatet av vilka faktorer som bör beaktas vid val av teknik är en lista på 13 faktorer som grovt kan delas in i faktorer för applikationstyp och cms. Metoden effektkartläggning har analyserats utifrån ett teoretiskt och ett situationellt perspektiv. Resultatet av metodanalysen visar att systemutvecklare bör involveras tidigare i processen, metoder som säkerställer att outtalade krav dokumenteras bör användas samt tre förändringar i effektkartans notation behövs för att effektkartläggning ska vara ett stöd vid val av teknik. / Requirements gathering is done before system development to identify the needs and desired effects with the system. A problem for many systems is that the choice of technology is influenced too much by the techniques available in the company and in many cases is predetermined, instead of being based on the needs and demands of the system. Impact mapping is a method that can be used for requirements gathering, but the method does not focus on technical features. Since technology often is predetermined, it must be taken into consideration during requirements gathering. The question is therefore how to use impact mapping as a support in the choice of technology. The purpose of this study has been to evaluate the method impact mapping using the method MA/SIMM, to develop a suggestion on how the method should be used as a support in selecting the technology of application type and CMS to achieve the desired effects in the development of a mobile intranet. The study is based on two research questions:  How should impact mapping be used as a support in selecting the technology for application type and CMS for a mobile intranet?  What factors should be considered when selecting the technology of application type and CMS to achieve the desired effects in the development of a mobile intranet? Literature studies and interviews have been conducted to identify factors. The result of which factors that should be considered when selecting the technology is a list of 13 factors that, roughly, can be divided into factors for application type and factors for CMS. The method impact mapping has been analyzed from a theoretical and a situational perspective. The result of the method analysis shows that developers should be involved earlier in the process, methods to ensure that unspoken requirements are documented should be used and three changes in the notation for the impact map is needed for impact mapping to be a support for the choice of technique.

I denna uppsats jämför vi genom en Design Science- ansats krav på ett intranät utifrån två olika hierarkiska rollers - chef kontra medarbetare - synvinklar. Artefakten jämförelsen grundar sig på är en kravspecifikation vi tog fram åt ett medelstort IT-företag. Vi jämför och analyserar kraven och försöker påvisa om någon av de två olika grupperna kan identifiera krav som den andra gruppen hade svårare att se, eller om någon grupp värderar vissa krav mer. Slutsatserna av arbetet är att chefer tenderar ha färre krav samt att de värderar krav högre som tillåter större kontroll av innehållet i ett intranät. Medarbetare har fler krav och värdesätter icke-arbetsrelaterad information på intranätet högre. Vad gäller de flesta krav håller chefer och medarbetare på det här företaget dock med varandra.

<p>The aim with this independent degree project of master thesis is to find what the user opinions of the intranet in a county council is. The paper seeks how the question about how the culture in the organisation was affected by the use of the intranet. An important part is to explore the expectations and acceptance of the intranet and get a picture of which functions and services support day-to-day work with good quality. One goal is to find out how the intranet users feel that the communication, information and usability can be developed.</p><p>The focus group interview is a qualitative method that has been applied for gathering data from the respondents, who participate in the investigation from the county council. The used method is unstructured focus groups containing the three dominating categories of staff in the county council. Totally five focus groups have been interviewed.</p><p>In the result and the following analysis of data from the focus group interviews have a few main categories been chosen for the survey. One of the categories is the information- and communication flows in the intranet, which include how it works today and could be improved. Other parts in the analysis are usability, organisation culture and the potential for the intranet as a tool for the organisation.</p><p>A number of conclusions are drawn from the survey and the analysis. One conclusion is that the intranet is a well-accepted channel for information, but underestimated as a communication channel. Another conclusion is that the respondents considered that an intranet has to be fun, exciting, and contain interesting material; which will lead to that the intranet will be used more. The content has to be updated and suited for the needs of the organisation.</p>

<p>Today, an Intranet is an important way for a company to share information. An Intranet has become a company’s way to communicate within the organisation. This communication is important, especially when the company is going through changes. In order for a project to succeed, the employees must support it. This support can be gained through good communication. Because of this, we have chosen to make our bachelor thesis about this interesting and important subject. Many organisations can find a solution for a well-functioning Intranet by asking its employees what they want in a new Intranet, and what they think about the change.</p><p> </p><p>This bachelor thesis is based on a study that conducted interviews at companies that were about to introduce a new Intranet. The study is aided by the theories in the subject, as well as with meetings with the company in order to obtain relevant information. The study gave us information about what the Intranet should endure and what the employees think about the change. We compiled the results and created some advice and guidelines that can help our company implement a new Intranet. These guidelines can also be used at other companies in similar situations.</p> / <p>Intranät är idag en naturlig del i informationsspridningen på ett företag. Intranätet har därför blivit företagets sätt att kommunicera internt. Denna kommunikation är viktigt i ett företag, särskilt vid en förändring. För att projekt ska lyckas är det viktigt att få med sig medarbetarna, vilket kan uppnås genom bra kommunikation. Därför har vi valt att inrikta vår uppsats på detta intressanta och viktiga ämne. Genom att ta reda på vad medarbetarna vill ha för funktioner i intranätet och hur de ser på förändringen, kan organisationer komma att hitta en lösning på ett fungerande intranät. Denna uppsats är gjord utifrån en fallstudie som består av djupgående intervjuer på ett träförädlingsföretag, som ska införa ett nytt intranät. Fallstudien utformades efter teorier i ämnet och möten med fallförtaget för att kunna få fram relevant information. Undersökningen gav ett underlag till vad fallföretagets intranät ska innehålla och hur de anställda såg på förändringen. Resultatet har vi sammanställt i ett antal riktlinjer och några goda råd som kan hjälpa vårt fallföretag att införa det nya intranätet. Dessa råd går även att applicera på andra företag i en liknande situationer.</p>

<p>Idag har de flesta företag och organisationer någon form för intranät-lösning. Dessa lösningar kan vara både mer och mindre sofistikerade, men har oftast det samma syfte; att distribuera organisationens information till dess medlemmar.</p><p>Denna uppsats ägnar sig åt intranät och fördjupar sig i ett begrepp som vuxit starkt de senaste åren, nämligen Content Management System (CMS). Jag fokuserar särskilt på val av Open Source CMS, för implementation i mindre organisationers intranät.</p><p>Uppsatsen är ett resultat av omfattande litteraturstudier inom sitt område och bygger främst på vetenskapliga artiklar av ledande experter. Ytterligare en källa är resultatet av en enkätundersökning, som också redovisas i uppsatsen. Denna enkät hade som ändamål, att kartlägga användares attityder till deras CMS-intranät.</p><p>Uppsatsens kanske viktigaste resultat är en redogörelse för hur ett moduliserad CMS-intranät skulle kunna utformas, baserad på bl.a. Knowledge Management-teori, där tyngdpunkten ligger på de personliga referensernas betydelse för en människas tolkning av sin omgivning, och logisk kategorisering av information.</p> / <p>Today, most companies and organizations have some kind of intranet solution. These system solutions vary and tend to be either more or less sophisticated, but the overall purpose remains the same; distributing the organizations information to its members.</p><p>This essay is about intranet-development, and mainly devoted to explore a concept which has grown rapidly in recent years; Content Management System (CMS). I’m particular focusing on how to choose a suitable Open Source CMS, for implementation in a small organizations intranet.</p><p>The essay is the result of vast literature studies, mainly based on scientific articles from leading experts within their field. In addition I have also carried out a survey in a company intranet, in order to investigate the users’ attitude towards their CMS-intranet.</p><p>One of the most important results of the essay is my model of a modularized CMS-intranet, partially based on Knowledge Management-theory and the importance of appropriate references in order to interpret our surroundings, and logical categorization of information.</p>