<p>Vi har på uppdrag från Vägverket undersökt hur väl implementeringen av det nya intranätet, Infarten, har genomförts och mottagits av berörd personal på lokalkontoret i Karlstad.</p><p>Infartens övergripande mål är att vara en del av chefernas och medarbetarnas dagliga arbete samt fungera som ett verktyg för att söka information. Intranätet ska sprida aktuella nyheter, som alla inom organisationen ska kunna ta del av. Anledningen till att Vägverket valde att vidareutveckla Infarten, från regionala intranät till ett intranät för samtliga regioner, var att de upplevde svårigheter och problem med en icke fungerande uppföljning och dubbellagring av information.</p><p>För att ta reda på hur väl Infarten fungerar i det dagliga arbetet i verksamheten genomförde vi en kvalitativ undersökning bland medarbetarna på lokalkontoret i Karlstad. I de intervjuer vi gjorde, studerade vi medarbetarnas användning av Infarten i sina dagliga arbeten och även deras egna uppfattningar om Infartens uppbyggnad.</p><p>Resultatet visade att medarbetarna hade användning av Infarten, de uppgav att de inte skulle vilja vara utan Infarten. Vi såg ett mönster som visade att respondenterna endast använde sig av vissa delar av Infarten, de delar de behövde för att klara av sina arbetsuppgifter. Vidare uppgav respondenterna att de upplevde ett problem med för mycket information på Infarten. De tyckte att det många gånger var svårt att hitta relevant information.</p>

<p>Informationsteknologin (IT) är i dagens samhälle en förutsättning för företag ochorganisationers utveckling och konkurrenskraft. En av de stora utmaningarna är att hanterade ökade mängderna information på ett effektivt sätt. Ett verktyg för det är att investera iett intranät som stödjer den interna informationen och kommunikationen i verksamheten.Det finns ett identifierat gap i teorin kring tillvägagångssätt vid införande av intranät blandsmå- och medelstora företag.</p><p>Syftet med uppsatsen är att <em>studera tillvägagångssätt vid införande av intranät i små- och medelstoraföretag samt att ta fram rekommendationer för ett intranätinförande.</em></p><p>Utifrån syftet har ett tolkande förhållningssätt enligt aktionsforskningsmetoden använts dåjag själv varit delaktig i det som undersökts. Den empiriska datainsamlingen har utökatsgenom en intervju med ett företag som infört ett intranät samt en intervju med enintranätkonsult.</p><p>Den teoretiska referensramen syftar till att stödja förståelsen för införande av intranät ochtar exempelvis upp vad ett intranät är, orsaker till misslyckade intranät samt metoder ochmodeller som kan vara lämpliga vid ett intranätinförande. De empiriska data har samlats infrån ett företag som infört intranät samt från en konsult som arbetat med intranät.</p><p>I analysen har en diskussion förts kring insamlad teori och empiri vilket har mynnat ut istudiens slutsatser. Studien har pekat på ett antal faktorer som är viktiga att tänka på vidintranätinförande. Dessa är:</p><ul><li>Bygga upp stöd från verksamheten</li><li>Nulägesanalys för att undersöka behovet</li><li>Användarmedverkan</li><li>Förankring och kommunikation</li><li>Stöd från utomstående konsult</li></ul><p>De vanligaste misstagen vid intranätinförande är Brist på initialt stöd från verksamhetenoch Inte tillräckligt fokus på användarna.</p><p>Jag rekommenderar att studera de agila metoderna närmare då de lämpar sig bra för mindreprojekt där förändringar kan uppstå under projektets gång. Varje enskild verksamhetbehöver dock utifrån de förutsättningar som finns besluta vilken metod som ska tillämpas.Förankring och användarmedverkan bör prioriteras redan i det initiala arbetet medintranätet.</p> / <p>Information technology (IT) is a prerequisite for companies and organizations'development and competitiveness. One of the major challenges is to manage the increasingamounts of information in an efficient manner. One solution is to invest in an intranet thatsupports the business' internal information and communication. There is an identified gapin theory regarding how to implement intranets among small-and medium-sized businesses.</p><p>The purpose of this thesis is to <em>study the approach for how to implement intranets intosmall and medium-sized enterprises and develop recommendations for an intranetimplementation.</em></p><p>An interpretive approach according to the action research method was applied because Iwas involved in what was studied. Besides the action research the empirical data consiststwo interviews, one with a company who has implemented an intranet and one with anintranet consultant.</p><p>The theoretical framework is aimed to support the understanding of the implementation ofintranets and describes for example what an intranet is, reasons for failure of the intranet aswell as methods and models that may be suitable for an intranet implementation. Theempirical data is gathered from a company that has implemented an intranet and from aconsultant who works with intranets.</p><p>The analysis contains a discussion around the theoretical framework and empirical data andsubsequently led to the conclusions of the study. The study has identified a number offactors that are important to have in mind when implementing an intranet. These are:</p><ul><li>Support from the organization</li><li>Analysis of the current situation to examine the need</li><li>User involvement</li><li>Establishment and communication</li><li>Support from external consultant</li></ul><p>The most common mistakes in intranet implementations are Lack of initial support fromthe organization and Not enough focus on users.</p><p>I recommend studying the Agile methods more closely because they are suitable for smallerprojects where changes can occur during the project. Every organization need to decidewhich method to use based on the existing conditions. Establishment and userinvolvement should be prioritized from the initial work with the intranet.</p>

<p>During twelve weeks of practice experience at the company Sydved AB, I received the mission to develop a structure for the company’s internal communication. A part of this mission was to find out what the company’s employees thought of Sydveds internal communication and the most important; Sydveds intranet called “Outlook”. Due to Sydveds plans of developing the intranet I designed and accomplished an inquiry-study to find out about the employee’s opinions on the company´s internal communication and in particular their intranet.</p><p>The answers I want from this study are if I shaped the inquiry-study correctly the first time. Could I have done it in another, better way? What do scientists say about how to accomplish a qualitative inquiry-study?</p><p>For this purpose I have decided to apply a theory based study on my first inquiry-study, based on three different methods; literature study, analytic induction and theory probation.</p><p>The outcomes of the three different studies have developed my method. This new method describes how a qualitative inquiry-study through scientifically basis should be accomplished.</p> / <p>Under mina tolv veckors praktik på företaget Sydved AB fick jag i uppdrag att kartlägga en struktur för företagets interna informationsflöde. En del av uppdraget var att ta reda på vad Sydveds medarbetare ansåg om företagets interna kommunikation och framförallt dess intranät, ”Outlook”. Enligt Sydveds planer att utveckla och förbättra intranätet, utformade och genomförde jag en enkätundersökning för att få reda på medarbetarnas åsikter om företagets interna kommunikation och intranät.</p><p>Med hjälp av denna studie vill jag få svar på om jag utformade enkätundersökningen korrekt under min praktik på Sydved. Kunde jag gjort på ett annorlunda sätt? Vad säger forskningen om hur en kvalitativ enkätundersökning bör utformas?</p><p>För att få svar på dessa frågor har jag tillämpat en metodutveckling av min enkätundersökning utifrån tre olika studier; litteraturstudie, analytisk induktion samt teoriprövning.</p><p>Resultaten från dessa tre studier har lett till min metodutveckling. Denna nya metod beskriver hur en liknande enkätundersökning med vetenskaplig bas bör utformas.</p>

Användarcentrerad design utmärks enligt Saffer (2010:33–34) av att användarna är involverade i hela designprocessen. Detta kräver att kunden tillsätter resurser (Lindberg 2006:22). Enligt Hammarberg (Dunås 2017) är den inre digitaliseringen lika viktig som den yttre, därför finner uppsatsens författare det intressant att studier om användarcentrerad design i intranät är svårt att hitta. Syftet med studien är att undersöka kunduppfattningar och användning av användarcentrerad design i intranät ur ett leverantörsperspektiv. En teoretisk grundförståelse har samlats in genom litteraturstudier. Uppsatsens undersökningar har skett genom fokuserade intervjuer med tre intranätleverantörer i Sverige. En kompletterande dokumentstudie har gjorts av fackliga tidskrifter för att hitta användarnas uppfattning om it- system genom fackliga ombud. Studiens första slutsats är att kundens uppfattade organisationsnytta enligt leverantörernas perspektiv kan kopplas till att intranätet blir användbart, tillgängligt och accepterat samt att användarcentrerad design ger databaserade motiv och ökad interaktion. Studiens andra slutsats är att kundens uppfattade motargument till användarcentrerad design i intranät enligt leverantörerna är tid, pengar och bristande kunskap, vilket medför att investeringen kan vara svår att uppskatta. Tredje slutsatsen är att samtliga leverantörer använder aktiviteterna: förståelse, utvärdering, föreställning och design för att arbeta med användarcentrerad design i intranät. I förståelsen användes exempelvis workshops och card sorting, i utvärderingen användes bland annat testprotokoll, usability scale och three testing. I föreställningen nyttjas user stories och klickbara prototyper. I den konceptuella designen användes exempelvis user stories och power point samt att fysisk design uppnåddes med hjälp av agilt arbetssätt. Fjärde slutsatsen är att citaten och tolkningarna av fackföreningarnas tidskrifter tyder på att användarna inte är speciellt involverade i systeminförskaffandet och att användare mår dåligt över it- system vilket är intressant eftersom intervjuade leverantörer upplever att de arbetar användarcentrerat i designen av intranät.

We live in a stressful world and a demanding society where the ability to quickly adapt is one of the most important and most difficult challenges of today. A fairly new phenomenon called intranets has evolved to meet this challenge, however many examples of corporative intranets are stories about failures and systems with poor usability. This study focuses on how the user oriented approach to systems design affected upon a system development process of an Intranet, solely developed within a company, and how it impacts on the intranets popularity among the employees in the company. The study starts not from the literature but from a survey, which is based upon the Delphi method. Which results were used for further in-depth research about the subject, by interviewing three representatives from the company. Previous research was however called upon to create a framework for the analysis. The result showed that the company early on involved its employees in the development cycle, and allowed them to give input about functionality that they wanted the intranet to support. The conclusion is that the intranets popularity probably is based upon the functionality that the intranet itself provides, and its capability to provide good information retrieval instruments. The system development process could however have affected the popularity. The process was characterized by an early involvement and the information provided throughout the process, and by the company’s gamble to close down its business for one week, focusing only on creating a technical requirements document.

<p>Uppsatsen handlar om det arbete vi utfört åt Prevas AB i Karlstad. Uppdraget gick ut på att synkronisera tre olika systems kalenderfunktioner så att det som skrivs i en kalender syns i alla. För att klara det behövde vi först undersöka hur de tre systemen fungerade vilket delade upp arbetet i en utredningsfas och en konstruktionsfas. Utredningsfasen ledde till att vi begränsade arbetet till att endast omfatta en envägskommunikation mellan två av systemen i konstruktionsfasen. Detta arbete beskrivs i detalj i uppsatsen.</p> / <p>Our paper is about the work we performed for Prevas AB in Karlstad. The assignment was to synchronize three different systems calendar functions, so that what’s going into one calendar is visible in all the others. To manage this we needed first to survey how the three systems functioned, which split the work into an examination phase and a construction phase. The examination phase led to us limiting the work to only concern a one-way communication between two of the systems in the construction phase. This construction work is explained in detail in this paper.</p>

<p>Nine out of ten larger companies have an intranet today which is supposed to improve the communication withinthe company and save money. A great part of these intranets were established in the beginning of the 1990’swithout giving any thought to the users and their needs. How does the communication inside the corporationslook like when the intranets that are supposed to be the source for every information request, aren’t usable? Whatother sources do the users use and how much?The aim of this master thesis is to examine information source selection at a specific company. In addition,the aim is to study the companies intranet usability from the users’ perspective. Interviews with five employeesat Viking Line were carried out to analyze these questions. The empiric material also consists of a survey carriedout among 78 employees of the company. The principle of least effort and the cost/benefit model is introduced astwo possible theories that can explain the information source selection at the chosen company.The results show that the information source selection at the company cannot be explained by only onetheory or one model, in contrast to a great part of prior research. The selection of information source do dependon factors like perceived accessibility and perceived quality of the information but other factors are shown toaffect information seeking decisions as well. Therefore, the empiric material shows that time pressure affectsusers’ choice of source selection to more accessible information sources. Another factor that can have an effecton the user is how one employee treats another. When the employee has been negatively treated at the momenthe is seeking information, the employee is more likely to use impersonal sources.Furthermore, the intranet at Viking Line is the most used as well as the most reliable source according tothe users, even though the intranet does not satisfy all needs of the employees. The users are also highly accustomedwith the intranet which increases its perceived accessibility.The conclusion of this study is that the principle of least effort and the cost/benefit model do indeed explainthe users’ choice of information source, but only partly. The study was conducted at a specific company but theconclusions drawn could be applied to other similar companies where intranets are a great part of the employeesinformation seeking. Finally, I believe, that the effectiveness of the employee is directly connected to the effectivenessof the information sources available at the company. Moreover, if companies improved their intranetsthe companies would become more effective.This paper is a two years master’s thesis in Library and Information Science.</p>

Vi har på uppdrag från Vägverket undersökt hur väl implementeringen av det nya intranätet, Infarten, har genomförts och mottagits av berörd personal på lokalkontoret i Karlstad. Infartens övergripande mål är att vara en del av chefernas och medarbetarnas dagliga arbete samt fungera som ett verktyg för att söka information. Intranätet ska sprida aktuella nyheter, som alla inom organisationen ska kunna ta del av. Anledningen till att Vägverket valde att vidareutveckla Infarten, från regionala intranät till ett intranät för samtliga regioner, var att de upplevde svårigheter och problem med en icke fungerande uppföljning och dubbellagring av information. För att ta reda på hur väl Infarten fungerar i det dagliga arbetet i verksamheten genomförde vi en kvalitativ undersökning bland medarbetarna på lokalkontoret i Karlstad. I de intervjuer vi gjorde, studerade vi medarbetarnas användning av Infarten i sina dagliga arbeten och även deras egna uppfattningar om Infartens uppbyggnad. Resultatet visade att medarbetarna hade användning av Infarten, de uppgav att de inte skulle vilja vara utan Infarten. Vi såg ett mönster som visade att respondenterna endast använde sig av vissa delar av Infarten, de delar de behövde för att klara av sina arbetsuppgifter. Vidare uppgav respondenterna att de upplevde ett problem med för mycket information på Infarten. De tyckte att det många gånger var svårt att hitta relevant information.

Abstract Title: A democratic organisation - one click away? A quantitative content analysis which studies the potential of democratic communication through intranet use. Authors: Stina Gabrielsson and Jill Johansson Vennelin Purpose: The purpose of this study was to investigate whether there is potential for democratic communication within the NGOs through intranet use. Key questions to be answered were: To what extent is authority versus members represented on the intranet Klick’s discussion forum? What/which communication-related functions out of social function, knowledge transferring and debate are featured in the posts published on the intranet Klick’s discussion forum? Are deliberative discussions being practiced in the discussion forumthreads on the intranet Klick? The thesis is based on the theory of deliberative democracy. In order to substantiate the theory has theoretical perspectives concerning participation and involvement also been applied. These perspectives are derived from organizational theory and internal communication. Method/Material: This study consists of a quantitative content analysis of the 477 posts and the 129 discussion threads available on the NGO RFSU’s intranet Klick the 29th of november 2012. Main results: The results show that 63, 4 percent of those who were active in the discussionforum represented the category authority, while the category members were formed by 36, 6 percent. The result of the communicational functions of the forum’s posts were 75, 7 percent knowledge transferring, 33, 3 percent debate and 23, 3 percent social function. 86, 6 percent of the discussion threads were considered neutral, 13, 2 percent deliberative and no, 0 percent, were considered non-deliberative. The study has found many examples of the presence of democratic communication within Klick, showing that this is possible through intranet use. However, the low participation in terms of members as a whole and the over-representation of authorities can be argued to not form democratic communication with reference to the chosen definition of democracy, the model of participatory democracy with deliberative qualities. Course: Media and Communication studies C University: Division of Media and Communication, Department of Information Science, Uppsala University Period: Fall 2012 Tutor: Josef Pallas Keywords: Employee empowerment, Employee participation, Intranet, NGO, Deliberative democracy / Sammanfattning Ansatsen med denna uppsats var att undersöka huruvida det finns potential för demokratisk kommunikation inom frivilligorganisationer via intranät. Detta undersöktes genom en kvantitativ innehållsanalys av intranätet Klicks diskussionsforum, vilket tillhör frivilligorganisationen RFSU, med frågeställningen: I vilken utsträckning representeras auktoriteter respektive medlemmar på intranätet Klicks diskussionsforum? Vilken/vilka kommunikationsmässiga funktioner av social funktion, kunskapsöverföring och debatt har inläggen publicerade i intranätet Klicks diskussionsforum? Praktiseras deliberativa diskussioner i diskussionsforumets trådar på intranätet Klick? Uppsatsen utgår från teori om deliberativ demokrati. För att underbygga teorin har teoretiska perspektiv som berör medbestämmande och deltagande tillämpats, vilka härstammar från ämnesområdena organisationsteori samt internkommunikation. Resultatet visar att 63,4 procent av de aktiva på diskussionsforumet utgjordes av kategorin auktoriteter medan kategorin medlemmar utgjordes av 36, 6 procent. Resultatet för de kommunikationsmässiga funktionerna var att den kunskapsöverförande funktionen återfanns i 75, 7 procent av inläggen, funktionen debatt i 33, 3 procent och den sociala funktionen i 23, 3 procent av inläggen. För deliberativ diskussion studerades, istället för enskilda inlägg, hela diskussionstrådar. Den största delen av diskussionstrådarna bedömdes vara neutrala vilka utgjorde 86, 6 procent medan deliberativa diskussioner utgjorde 13,2 procent. 0 procent av diskussionstrådarna ansågs vara icke-deliberativa. Undersökningen har funnit många exempel på förekomst av demokratisk kommunikation på Klick vilket visar att denna är möjlig via intranät. Dock kan det låga deltagandet sett till medlemmar som helhet samt överrepresentationen av auktoriteter argumenteras för att inte tolkas som demokratisk kommunikation med hänvisning till den valda definitionen av demokrati, modellen deltagardemokrati med deliberativa kvaliteter. Nyckelord: Employee empowerment, Employee participation, Intranät, Frivilligorganisation, Deliberativ demokrati

Nine out of ten larger companies have an intranet today which is supposed to improve the communication withinthe company and save money. A great part of these intranets were established in the beginning of the 1990’swithout giving any thought to the users and their needs. How does the communication inside the corporationslook like when the intranets that are supposed to be the source for every information request, aren’t usable? Whatother sources do the users use and how much?The aim of this master thesis is to examine information source selection at a specific company. In addition,the aim is to study the companies intranet usability from the users’ perspective. Interviews with five employeesat Viking Line were carried out to analyze these questions. The empiric material also consists of a survey carriedout among 78 employees of the company. The principle of least effort and the cost/benefit model is introduced astwo possible theories that can explain the information source selection at the chosen company.The results show that the information source selection at the company cannot be explained by only onetheory or one model, in contrast to a great part of prior research. The selection of information source do dependon factors like perceived accessibility and perceived quality of the information but other factors are shown toaffect information seeking decisions as well. Therefore, the empiric material shows that time pressure affectsusers’ choice of source selection to more accessible information sources. Another factor that can have an effecton the user is how one employee treats another. When the employee has been negatively treated at the momenthe is seeking information, the employee is more likely to use impersonal sources.Furthermore, the intranet at Viking Line is the most used as well as the most reliable source according tothe users, even though the intranet does not satisfy all needs of the employees. The users are also highly accustomedwith the intranet which increases its perceived accessibility.The conclusion of this study is that the principle of least effort and the cost/benefit model do indeed explainthe users’ choice of information source, but only partly. The study was conducted at a specific company but theconclusions drawn could be applied to other similar companies where intranets are a great part of the employeesinformation seeking. Finally, I believe, that the effectiveness of the employee is directly connected to the effectivenessof the information sources available at the company. Moreover, if companies improved their intranetsthe companies would become more effective.This paper is a two years master’s thesis in Library and Information Science.