Sociala medier som externa kommunikationsverktyg har sedan länge stått på organisationers agenda. Idag står många organisationer i startgroparna för att introducera sociala medier även i den interna kommunikationen. Sociala intranät, traditionella intranät som utrustats med sociala funktioner som exempelvis chatt, blogg och personliga profiler, återfinns i allt större utsträckning inom organisationer. I nuläget finns emellertid mycket lite forskning kring detta fenomen. Syftet med vår studie är att öka förståelsen för vilka positiva och negativa effekter sociala intranät skapar för medarbetare i deras dagliga arbete. 13 medarbetare på IT- tjänstföretaget Tieto intervjuades för denna studie som visar att medarbetare upplever både positiva och negativa konsekvenser med sociala funktioner. Studien finner klara stöd för att sociala teknologier främjar sociala relationer, samarbete och kommunikation. Studien indikerar att en bristande kollektiv användning och uppkomsten av ett informationsöverflöde är de främsta problemen med sociala teknologier i den interna kommunikationen. Dessa två faktorer motverkar införlivandet av potentiella fördelar, som exempelvis effektiviserad informations- och kunskapsdelning, och skapar negativa effekter för beslutsfattandet då beslut fattas på sämre underlag och då ett obalanserat inflytande mellan aktiva och passiva användare uppstår.

Denna uppsats beskriver utvecklingen inom projektet att skapa en redesign av en intranätmall till företaget Circuit i Stockholm. Denna intranätmall representerar de intranät som företaget producerar och används för att sälja in intranät till nya kunder. På grund av att många uppdateringar och nya funktioner tillkommit i de senaste intranäten som levererats vill företaget uppdatera sin intranätmall och som en del i arbetet skapa en ny design till den. Det som levererades inom projektet var slutgiltiga Photoshopskisser med syftet att beskriva designen i detalj, samt påbörjad kodmässig implementering i front-end med hjälp av ramverk för responsiv design. / This report describes the the production within the project of creating a redesign of an intranet template for the digital full-service agency Circuit in Stockholm. This intranet template represents the intranets the company produces and is used as a demonstration of the services for new clients. Due to many updates and additions of functionalities in the newest delivered intranets, Circuit wants to update their template version and as a part of that work creating a new design for it. The deliveries in this project was several final Photoshop-sketches which described the design in detail, and initiated front-end implementations using frameworks for responsive design.

Denna studie utgår från fältet organisationskommunikation med inriktning på intern kommunikation i förändringsprocesser. Tidigare forskning inom detta fält har huvudsakligen utgått från ett modernistiskt perspektiv som uppfattar kommunikation i förändringsprocesser som något som kan förmedlas till de passiva organisationsmedlemmarna. Nu har detta perspektiv alltmer förkastats och kommunikation ses istället som meningsskapande processer där organisationsmedlemmarna fungerar som aktiva uttolkare av kommunikationen. Det saknas dock forskning kring detta perspektiv, speciellt gällande en alltmer vanlig organisationsförändring idag, nämligen införandet av ett intranät. Därför ligger denna studies huvudsakliga intresse på medarbetarna i organisationen och studiens mål och syfte blir att försöka bidra till en ökad förståelse för de meningsskapande processerna kring intranät, i hur det uppfattas och används i praktiken. Studiens undersökningsobjekt är AB Lindex som nyligen genomgått en omfattande organisationsförändring vilket bland annat innebar ett nytt intranät, Index. Följande frågeställningar blir besvarade i studien: 1) Med utgångspunkt i det meningsskapande perspektivet undersöks det hur den meningsskapande processen kring intranätet går till bland butiksmedarbetarna på Lindex. 2) Utifrån ovanstående beskrivning undersöks det varför de meningsskapande processerna ser ut som de gör samt vilka bakomliggande faktorer som påverkar dessa processer. 3) Avslutningsvis undersöks också eventuella konsekvenser som de meningsskapande processerna kan ge upphov till samt vilka möjliga lösningar som kan finnas på dessa eventuella problem.   Det meningsskapande perspektivet är studiens teoretiska utgångspunkt som i sin tur utgår från en socialkonstruktionistisk ansats. Tillsammans med teorier om kommunikation, sociala identiteter, roller och tolkningsramar bildar dessa ämnen vår analytiska grund. Det empiriska materialet består av 27 personliga intervjuer på 11 olika Lindexbutiker samt företagsdokument såsom riktlinjer för Index. Studiens huvudresultat är följande: 1) Medarbetarna på Lindex anser sig inte ha tid till att använda Index speciellt mycket och ser användningen som tudelad - å ena sidan finns en arbetsrelaterad användning och å andra sidan en nöjesrelaterad användning. Detta gör att Index inte kan få en vidare mening som en kommunikationskälla vilket syftet är, utan de flesta medarbetarna ser Index enbart som en informationskälla, vilket i stort sett blir som en ersättare av deras tidigare fax. 2) Varför användningen ser ut som den gör beror dels på tidsbrist, dålig implementering, olika tolkningsramar såsom datorvana samt fasta strukturer inom organisationen. 3) Dessa meningsskapande processer kan få konsekvenser såsom dolda konflikter, skilda uppfattningar om vad Index är men också om vad företaget är och står för som helhet. Detta kan på lång sikt hota organisationens interna organisationskultur men också den externa kommunikationen vilket i sin tur kan påverka organisationens totala framgång.   Viktiga ord: organisationskommunikation, organisationsförändring, intern kommunikation, meningsskapande, intranät, AB Lindex, tolkningsramar, social identitet, roller, organisationskultur.

Today, an Intranet is an important way for a company to share information. An Intranet has become a company’s way to communicate within the organisation. This communication is important, especially when the company is going through changes. In order for a project to succeed, the employees must support it. This support can be gained through good communication. Because of this, we have chosen to make our bachelor thesis about this interesting and important subject. Many organisations can find a solution for a well-functioning Intranet by asking its employees what they want in a new Intranet, and what they think about the change.   This bachelor thesis is based on a study that conducted interviews at companies that were about to introduce a new Intranet. The study is aided by the theories in the subject, as well as with meetings with the company in order to obtain relevant information. The study gave us information about what the Intranet should endure and what the employees think about the change. We compiled the results and created some advice and guidelines that can help our company implement a new Intranet. These guidelines can also be used at other companies in similar situations. / Intranät är idag en naturlig del i informationsspridningen på ett företag. Intranätet har därför blivit företagets sätt att kommunicera internt. Denna kommunikation är viktigt i ett företag, särskilt vid en förändring. För att projekt ska lyckas är det viktigt att få med sig medarbetarna, vilket kan uppnås genom bra kommunikation. Därför har vi valt att inrikta vår uppsats på detta intressanta och viktiga ämne. Genom att ta reda på vad medarbetarna vill ha för funktioner i intranätet och hur de ser på förändringen, kan organisationer komma att hitta en lösning på ett fungerande intranät. Denna uppsats är gjord utifrån en fallstudie som består av djupgående intervjuer på ett träförädlingsföretag, som ska införa ett nytt intranät. Fallstudien utformades efter teorier i ämnet och möten med fallförtaget för att kunna få fram relevant information. Undersökningen gav ett underlag till vad fallföretagets intranät ska innehålla och hur de anställda såg på förändringen. Resultatet har vi sammanställt i ett antal riktlinjer och några goda råd som kan hjälpa vårt fallföretag att införa det nya intranätet. Dessa råd går även att applicera på andra företag i en liknande situationer.

<p> </p><p>Denna studie utgår från fältet organisationskommunikation med inriktning på intern kommunikation i förändringsprocesser. Tidigare forskning inom detta fält har huvudsakligen utgått från ett modernistiskt perspektiv som uppfattar kommunikation i förändringsprocesser som något som kan förmedlas till de passiva organisationsmedlemmarna. Nu har detta perspektiv alltmer förkastats och kommunikation ses istället som meningsskapande processer där organisationsmedlemmarna fungerar som aktiva uttolkare av kommunikationen. Det saknas dock forskning kring detta perspektiv, speciellt gällande en alltmer vanlig organisationsförändring idag, nämligen införandet av ett intranät. Därför ligger denna studies huvudsakliga intresse på medarbetarna i organisationen och studiens mål och syfte blir att försöka bidra till en ökad förståelse för de meningsskapande processerna kring intranät, i hur det uppfattas och används i praktiken. Studiens undersökningsobjekt är AB Lindex som nyligen genomgått en omfattande organisationsförändring vilket bland annat innebar ett nytt intranät, Index. Följande frågeställningar blir besvarade i studien: 1) Med utgångspunkt i det meningsskapande perspektivet undersöks det hur den meningsskapande processen kring intranätet går till bland butiksmedarbetarna på Lindex. 2) Utifrån ovanstående beskrivning undersöks det varför de meningsskapande processerna ser ut som de gör samt vilka bakomliggande faktorer som påverkar dessa processer. 3) Avslutningsvis undersöks också eventuella konsekvenser som de meningsskapande processerna kan ge upphov till samt vilka möjliga lösningar som kan finnas på dessa eventuella problem.</p><p> </p><p>Det meningsskapande perspektivet är studiens teoretiska utgångspunkt som i sin tur utgår från en socialkonstruktionistisk ansats. Tillsammans med teorier om kommunikation, sociala identiteter, roller och tolkningsramar bildar dessa ämnen vår analytiska grund. Det empiriska materialet består av 27 personliga intervjuer på 11 olika Lindexbutiker samt företagsdokument såsom riktlinjer för Index. Studiens huvudresultat är följande: 1) Medarbetarna på Lindex anser sig inte ha tid till att använda Index speciellt mycket och ser användningen som tudelad - å ena sidan finns en arbetsrelaterad användning och å andra sidan en nöjesrelaterad användning. Detta gör att Index inte kan få en vidare mening som en kommunikationskälla vilket syftet är, utan de flesta medarbetarna ser Index enbart som en informationskälla, vilket i stort sett blir som en ersättare av deras tidigare fax. 2) Varför användningen ser ut som den gör beror dels på tidsbrist, dålig implementering, olika tolkningsramar såsom datorvana samt fasta strukturer inom organisationen. 3) Dessa meningsskapande processer kan få konsekvenser såsom dolda konflikter, skilda uppfattningar om vad Index är men också om vad företaget är och står för som helhet. Detta kan på lång sikt hota organisationens interna organisationskultur men också den externa kommunikationen vilket i sin tur kan påverka organisationens totala framgång.</p><p> </p><p>Viktiga ord: organisationskommunikation, organisationsförändring, intern kommunikation, meningsskapande, intranät, AB Lindex, tolkningsramar, social identitet, roller, organisationskultur.</p><p> </p>

A social intranet is an information and communication channel that is relatively new. There is still a small amount of research done around social intranet and what it is, and also on what organizations and their members may benefit from using such an intranet. Therefore, this paper was written with the purpose to em-phasize the reasons, possibilities and difficulties of implementing and using a so-cial intranet. With interview as method we took part of the experiences and views on social intranet from a number of organizations that are using or is about to establish a social intranet, and also from companies who deliver the service. Through the use of previous research in organizational communication, we then analysed the responses we received from our respondents. Our results and con-clusions show that social intranet are meant to open up a two-way communication in the organization and should be seen as a work tool. Employees get a chance to contribute information and knowledge on the intranet, which creates a greater participation and solidarity in the organization. The results also showed interest-ing differences in perceptions of social intranet between suppliers and clients. The big difference here was how far the employees would be involved in the process of creating a social intranet. Suppliers pushed more on employee involvement than some of the clients did. Differences that existed in both groups were also how they termed social intranets, and how they named the various groups that can be created in the social intranets. / Sociala intranät är en informations- och kommunikationskanal som är relativt ny och det finns ännu inte så mycket forskning kring sociala intranät, vad det är för något och vad organisationer och dess medlemmar kan ha för nytta av ett sådant intranät. Därför skrevs denna uppsats med syftet att belysa just orsaker, möjlig-heter och svårigheter med att införa och använda ett socialt intranät. Med intervju som metod har vi fått ta del av erfarenheter och åsikter om sociala intranät från ett flertal organisationer som använder eller ska införa ett socialt intranät, och även från företag som levererar tjänsten. Genom att använda oss av tidigare forsk-ning inom organisationskommunikation har vi sedan analyserat de svar vi fått av våra respondenter. Resultatet och slutsatserna visar bland annat att sociala intranät ska öppna upp för en tvåvägskommunikation i organisationen och ska ses som ett arbetsverktyg. Genom att de anställda får bidra med information och kunskap på intranätet skapar det en större delaktighet och gemenskap i organisationen. Resultatet visade även intressanta skillnader i uppfattningar om socialt intranät mellan leverantörer och beställare. Den stora skillnaden här var i hur stor utsträck-ning de anställa skulle vara delaktiga i processen av att skapa ett socialt intranät. Leverantörerna tryckte mer på de anställdas inblandning än vad några av bestäl-larna gjorde. Skillnader som fanns inom de båda grupperna var även hur de be-nämnde sociala intranät samt vad de kallade de olika grupper som går att skapa i de sociala intranäten.

Detta arbete har utförts med syftet att ta reda på hur området "designa för olikheter" kan integreras med personas, för att öka användbarheten i ett intranät. "Designa för olikheter" anser att systemdesigners ska ta hänsyn till att alla människor är olika. Personas är fiktiva personer som håller systemdesigners fokuserade på användarna under hela systemutvecklingsprocessen. För att uppnå syftet med rapporten har målet varit att utveckla integrerade användarprofiler (personas integrerat med "Designa för olikheter"), som ett hjälpmedel vid projektet att utveckla Högskolan i Skövdes studentportal. Ett samarbete utfördes med projektteamet för att skapa integrerade användarprofiler som representerar alla potentiella användarna för studentportalen. Tre integrerade användarprofiler togs fram som sedan granskades av projektgruppen och representativa användare. Granskningen visade att de integrerade användarprofilerna representerade atypiska användare och därav uppnått sitt syfte. Det främsta bidraget med detta arbete är att integrerade användarprofiler hjälper till att skapa användbara system för både atypiska och typiska användare. / Utveckling av HS studentportal

Informationsteknologin (IT) är i dagens samhälle en förutsättning för företag ochorganisationers utveckling och konkurrenskraft. En av de stora utmaningarna är att hanterade ökade mängderna information på ett effektivt sätt. Ett verktyg för det är att investera iett intranät som stödjer den interna informationen och kommunikationen i verksamheten.Det finns ett identifierat gap i teorin kring tillvägagångssätt vid införande av intranät blandsmå- och medelstora företag. Syftet med uppsatsen är att studera tillvägagångssätt vid införande av intranät i små- och medelstoraföretag samt att ta fram rekommendationer för ett intranätinförande. Utifrån syftet har ett tolkande förhållningssätt enligt aktionsforskningsmetoden använts dåjag själv varit delaktig i det som undersökts. Den empiriska datainsamlingen har utökatsgenom en intervju med ett företag som infört ett intranät samt en intervju med enintranätkonsult. Den teoretiska referensramen syftar till att stödja förståelsen för införande av intranät ochtar exempelvis upp vad ett intranät är, orsaker till misslyckade intranät samt metoder ochmodeller som kan vara lämpliga vid ett intranätinförande. De empiriska data har samlats infrån ett företag som infört intranät samt från en konsult som arbetat med intranät. I analysen har en diskussion förts kring insamlad teori och empiri vilket har mynnat ut istudiens slutsatser. Studien har pekat på ett antal faktorer som är viktiga att tänka på vidintranätinförande. Dessa är: Bygga upp stöd från verksamheten Nulägesanalys för att undersöka behovet Användarmedverkan Förankring och kommunikation Stöd från utomstående konsult De vanligaste misstagen vid intranätinförande är Brist på initialt stöd från verksamhetenoch Inte tillräckligt fokus på användarna. Jag rekommenderar att studera de agila metoderna närmare då de lämpar sig bra för mindreprojekt där förändringar kan uppstå under projektets gång. Varje enskild verksamhetbehöver dock utifrån de förutsättningar som finns besluta vilken metod som ska tillämpas.Förankring och användarmedverkan bör prioriteras redan i det initiala arbetet medintranätet. / Information technology (IT) is a prerequisite for companies and organizations'development and competitiveness. One of the major challenges is to manage the increasingamounts of information in an efficient manner. One solution is to invest in an intranet thatsupports the business' internal information and communication. There is an identified gapin theory regarding how to implement intranets among small-and medium-sized businesses. The purpose of this thesis is to study the approach for how to implement intranets intosmall and medium-sized enterprises and develop recommendations for an intranetimplementation. An interpretive approach according to the action research method was applied because Iwas involved in what was studied. Besides the action research the empirical data consiststwo interviews, one with a company who has implemented an intranet and one with anintranet consultant. The theoretical framework is aimed to support the understanding of the implementation ofintranets and describes for example what an intranet is, reasons for failure of the intranet aswell as methods and models that may be suitable for an intranet implementation. Theempirical data is gathered from a company that has implemented an intranet and from aconsultant who works with intranets. The analysis contains a discussion around the theoretical framework and empirical data andsubsequently led to the conclusions of the study. The study has identified a number offactors that are important to have in mind when implementing an intranet. These are: Support from the organization Analysis of the current situation to examine the need User involvement Establishment and communication Support from external consultant The most common mistakes in intranet implementations are Lack of initial support fromthe organization and Not enough focus on users. I recommend studying the Agile methods more closely because they are suitable for smallerprojects where changes can occur during the project. Every organization need to decidewhich method to use based on the existing conditions. Establishment and userinvolvement should be prioritized from the initial work with the intranet.

During twelve weeks of practice experience at the company Sydved AB, I received the mission to develop a structure for the company’s internal communication. A part of this mission was to find out what the company’s employees thought of Sydveds internal communication and the most important; Sydveds intranet called “Outlook”. Due to Sydveds plans of developing the intranet I designed and accomplished an inquiry-study to find out about the employee’s opinions on the company´s internal communication and in particular their intranet. The answers I want from this study are if I shaped the inquiry-study correctly the first time. Could I have done it in another, better way? What do scientists say about how to accomplish a qualitative inquiry-study? For this purpose I have decided to apply a theory based study on my first inquiry-study, based on three different methods; literature study, analytic induction and theory probation. The outcomes of the three different studies have developed my method. This new method describes how a qualitative inquiry-study through scientifically basis should be accomplished. / Under mina tolv veckors praktik på företaget Sydved AB fick jag i uppdrag att kartlägga en struktur för företagets interna informationsflöde. En del av uppdraget var att ta reda på vad Sydveds medarbetare ansåg om företagets interna kommunikation och framförallt dess intranät, ”Outlook”. Enligt Sydveds planer att utveckla och förbättra intranätet, utformade och genomförde jag en enkätundersökning för att få reda på medarbetarnas åsikter om företagets interna kommunikation och intranät. Med hjälp av denna studie vill jag få svar på om jag utformade enkätundersökningen korrekt under min praktik på Sydved. Kunde jag gjort på ett annorlunda sätt? Vad säger forskningen om hur en kvalitativ enkätundersökning bör utformas? För att få svar på dessa frågor har jag tillämpat en metodutveckling av min enkätundersökning utifrån tre olika studier; litteraturstudie, analytisk induktion samt teoriprövning. Resultaten från dessa tre studier har lett till min metodutveckling. Denna nya metod beskriver hur en liknande enkätundersökning med vetenskaplig bas bör utformas.

The aim with this independent degree project of master thesis is to find what the user opinions of the intranet in a county council is. The paper seeks how the question about how the culture in the organisation was affected by the use of the intranet. An important part is to explore the expectations and acceptance of the intranet and get a picture of which functions and services support day-to-day work with good quality. One goal is to find out how the intranet users feel that the communication, information and usability can be developed. The focus group interview is a qualitative method that has been applied for gathering data from the respondents, who participate in the investigation from the county council. The used method is unstructured focus groups containing the three dominating categories of staff in the county council. Totally five focus groups have been interviewed. In the result and the following analysis of data from the focus group interviews have a few main categories been chosen for the survey. One of the categories is the information- and communication flows in the intranet, which include how it works today and could be improved. Other parts in the analysis are usability, organisation culture and the potential for the intranet as a tool for the organisation. A number of conclusions are drawn from the survey and the analysis. One conclusion is that the intranet is a well-accepted channel for information, but underestimated as a communication channel. Another conclusion is that the respondents considered that an intranet has to be fun, exciting, and contain interesting material; which will lead to that the intranet will be used more. The content has to be updated and suited for the needs of the organisation.