På uppdrag av företaget Soleil IT ska denna uppsats redogöra för användning av digital IT teknik inom byggindustrin baserat på tre grundläggande behov: intern kommunikation, samarbete och dokumenthantering. Uppsatsens syfte fokuserar på hur företag inom byggindustrin kommunicerar och samarbetar internt samt hur de hanterar dokument i nuvarande läge och vad för IT-lösningar de använder och varför dessa IT-lösningar används. Empirin som ligger till grund för uppsatsen baseras på kvalitativa intervjuer av nyckelpersoner från fem byggföretag. Resultatet visar att företag i studien som använder telefon och mejl som primära digitala kommunikationsplattformar för att kommunicera internt på företaget och att de utför fysiska möten. Samtliga företag använder sig av videokonferensprogram för att samarbeta och kommunicera med flera personer samtidigt och att möten fortfarande kan genomföras digitalt och platsoberoende. Samtliga företag som har implementerat intranät presenterar en rad fördelar för den interna kommunikationen samt dokumenthanteringen genom effektivare kommunikationsmöjligheter samt smidigare tillgång och hantering av dokument.

Denna studie undersökte interaktionsdesignen på Sundbybergs stads intranät i syfte att analysera hur olika designelement påverkar användarupplevelsen, med fokus på hittbarhet. Studien genomfördes med en kombination av intervjuer, Think Aloud-tester, enkätanalys och litteraturstudie. Med avstamp i kognitionsvetenskap baserades denna studie på teorierna om The Gulf of Execution, The Gulf of Evaluation samt gestalt- och designprinciper. Dessa teoretiska ramverk användes för att analysera och förstå användarnas interaktioner samt för att identifiera utmaningar och förbättringsområden på Sundbybergs stads intranät. Den sammanlagda analysen identifierade flera utmaningar, inklusive en otillräcklig sökfunktion, inkonsekvent kategorisering och brist på tydlig navigering. För att förbättra användbarheten på Sundbybergs stads intranät föreslogs flera åtgärder som visualiserades i ett gestaltningsförslag. Detta inkluderade en mer intuitiv navigationsstruktur och förbättrad layout av startsidan. Studien föreslog specifika designändringar, inklusive användningen av visuell hierarki, hovereffekter och en megameny för att göra gränssnittet mer intuitivt och minska den kognitiva belastningen för användarna. Genom att implementera dessa användarcentrerade designförslag kan intranätet utvecklas till att bli en förenande plattform som stödjer stadens vision om att "Sundbyberg växer med dig!" / This study investigated the interaction design of Sundbyberg's municipal intranet with the aim of analysing how various design elements affect the user experience, focusing on findability. The study was conducted using a combination of interviews, Think aloud tests, survey analysis, and a literature review. Based on cognitive science, this study drew on theories of The Gulf of Execution, The Gulf of Evaluation, as well as gestalt and design principles. These theoretical frameworks were used to analyse and understand users' interactions and to identify challenges and areas for improvement in Sundbyberg's municipal intranet. The comprehensive analysis identified several challenges, including an idadequate search function, inconsistent categorization, and a lack of clear navigation. To improve the usability of Sundbyberg's municipal intranet, several measures were proposed, visualized in a design proposal. This included a more intuitive navigation structure and an improved layout of the homepage. The study proposed specific design changes, including the use of visual hierarchy, hover effects, and a mega menu to make the interface more intuitive and reduce cognitive load for users. By implementing these user-centered design proposals, the intranet can be developed into a unifying platform that supports the city's vision of "Sundbyberg grows with you!"

Denna uppsats utgångspunkt är att undersöka intranätets möjliga påverkan på anställdas identitetsskapande där syftet är att undersöka den roll intranätet har i form av vidmakthållande och/eller upprättande av organisationsidentiteten. Detta görs genom att studera hur innehållet på intranätet genom olika kommunikationsaktiviteter och tolkningsprocesser medarbetare emellan bidrar till formningen av identiteten inom organisationen. Genom att betrakta organisationsidentitet som ett kommunikationsfenomen appliceras ett kommunikationsperspektiv på organisationer där CCO-perspektivet, genom konceptet om metakonversationer, utgör det centrala teoretiska ramverket. För denna undersökning tillämpas kvalitativa metoder. Detta görs med empiriunderlag från en fallorganisation, Försäkringskassan, där den huvudsakliga datainsamlingen består av fokusgruppsdiskussioner med medarbetare på handläggarnivå där två olika grupper undersöks. Resultaten har analyserats utifrån underliggande, kognitiva koncept och funnit att grupperna genom att agera utifrån olika synsätt på sin organisationsidentitet också väljer att ta del av olika typer av innehåll från organisationens intranät, vilket i sin tur avgör vilken roll intranätet kan anses fylla. / This thesis intends to investigate an intranet's possible impact on employee identity creation, where the aim is to study the role of the intranet in the maintenance and/or establishment of organizational identity. This is carried out by studying how published content on the intranet through various communication activities and processes of interpretation contributes to the formation of the employees’ identity within the organization. By considering organizational identity as a communication phenomenon, a communication perspective is applied to organizations where the CCO-perspective, through the concept of meta-conversations, has come to form the central theoretical framework. Qualitative methods are used for this study. The empirical findings are gathered from a case organization, Försäkringskassan, and consist of focus group discussions with administrative officials from two different groups. The results have been analyzed based on underlying cognitive concepts and indicate that the groups act based on different perceptions of their organizational identity, which have impact on what type of content they choose to take part in, something that further determines the role that the intranet can be considered to fill.

<p>Användningen av elektroniska kommunikationsmedel ökar ständigt och många organisationer byggersin verksamhet på ett starkt informationsberoende. Verksamheterna har blivit allt mer informationsbaserade och informationsteknologin är en oumbärlig del för organisationers infrastrukturer. Därför är utgångspunkten för denna studie att utveckla ny kunskap om hur individer uppfattar effektiv kommunikation i en IT-intensiv organisation. Arbetet undersöker även aspekter som medverkar eller motverkar den upplevda effektiviteten vid användandet av e-post i IT-intensiva organisationer och hur e-post kombineras med andra kommunikationsverktyg för att uppnå önskad effektivitet. </p><p>Den empiriska grunden till studien är en organisation, där tio kvalitativa intervjuer gjorts. Studien har hermeneutisk inriktning eftersom den bygger på informanternas tolkningar, uppfattningar och åsikter. Arbetet undersöker empirisk data, intervjuer, vilket har mynnat ut i ett resultat, vilket är ett induktivt förhållningssätt. Vid intervjutillfällena har gruppmedlemmarnas intention varit att få så mycket information som möjligt, om organisationen och deras arbetssätt med elektroniska kommunikationsmedel för att sedan behandla det mest relevanta. </p><p>Studiens resultat påvisar att e-post är ett väsentligt arbetsredskap och ett villkor för effektiv kommunikation i en IT-intensiv organisation. E-post kan ses som en del av en stor verktygslåda där olika verktyg kompletterar varandra. Det är medarbetaren själv som väljer vilket verktyg som är mest lämpat i olika situationer. Resultatet visar även att informations- och uppgiftsmängden ständigt ökar med den elektroniska kommunikationen. Vilket leder till tyngre arbetsbörda och stress för medarbetarna. </p> / <p>The use of electronic communication devices is ever increasing and now many organizations are dependent on information technology, which is now an indispensable part of organizations infrastructures. The point of this study is to develop new knowledge about how individuals perceive efficient communication in an organization that is dependent on information-technology. This study also examines aspects that contribute to, or counteract, the experienced efficiency in the use of e-mail in organizations with a high dependence on Information-technology and how e-mail is combined with other communication tools to obtain desirable efficiency. </p><p>The empirical foundation to this study is derived from an organisation’s study where ten qualitative interviews took place. This study has a hermeneutic alignment because it is based on an interviewee’s interpretation, perceptions and opinions. This study scrutinises empirical data and interviews that have led to results that are inductive in stance. During the interviews, our main concerns have been to assimilate as much information as possible concerning the organisation and their way of working with electronic communication tools with the intentions of eventually unveiling the most relevant facts. </p><p>The result of this study establishes that e-mail is an essential tool for the work place and that it is a condition for efficient communication in an organization with a high reliance on information-technology. E-mail can be seen as a tool in a large toolbox in which the different tools complement each other. It is the co-workers themselves who choose which tool is most suitable for different situations. The result shows, too, that the quantity of information and tasks is constantly rising with the use of electronic communication. This, in turn, leads to a heavier workload and subsequently greater stress for the co-workers.</p>

<p>While designing an intranet for people with mobile work there are things you have to consider. This thesis is aim to bring understanding to the difficulties involved in these kinds of situations. Our focus is to develop ideas that motivate the assistants to use the intranet. We have looked into the profession of personal assistants and wish to highlight their problems to access the intranet. And we will as well demonstrate their needs for communication. We will also give different proposals for differing technical solutions that will bring them access to the intranet.</p><p>To fulfill this intention we have performed observations and interviews. Through this we got the opportunity to take part of the situations that differs this profession from others. During our study it has shown that communication between coworkers, among other things, is important. We claim that this knowledge is important while designing an intranet for mobile professions. By providing the assistants a good intranet, we hope to give them a good resource in their everyday work.</p>

De flesta organisationer idag jobbar i någon typ av projektbaserad arbetsform. Ett sätt att effektivisera sina projekt kan vara att använda sig av lämpliga IT-stödsystem. Genom att ge projektet en intern yta för kommunikation- och informationshantering kan både moral och samarbetseffektiviteten att öka. Ett intranät är ett system som fyller just dessa funktioner och som många företag redan har, men inte alltid använder till just projekt. Anledningen till att varför ett intranät inte alltid är används är p.g.a. den höga administrationstiden som krävs för att anpassa verktyget att passa just organisationens projekt. I den här studien undersöks vilket intranätverktyg som är mest lämpat för projekthantering och hur ett förbättrat stöd kan åstadkommas. I studien identifieras de tre populäraste intranätverktygen i Sverige som EPiServer, SiteVision och SharePoint. Dessa undersöks närmre genom semistrukturerade intervjuer med konsulter inom varje verktyg. Med en kvalitativ och kvantitativ analys av intervjuerna så bedöms SharePoint som dess mest lämpade intranät för projekthantering. En fallstudie utförs hos JSC IT-Partner AB – ett IT-konsultföretag i Småland. I fallstudien utvecklas en IT-artefakt under forskningsmetodiken Design Science med ett inslag av den agila systemutvecklingsmetoden Scrum. IT-artefakten är en SharePoint App som ämnar att underlätta skapandet av projektportaler i JSC:s intranät. Artefakten evalueras genom ett försök att replikera den projektportal som redan används av JSC, men som inte är automatiserad. Resultatet av evalueringen ligger till grund för studiens resultat som visar att ett förbättrat stöd för projekthantering kan uppnås inom intranät med hjälp av programmering. I slutet av studien diskuteras de begränsningar som kan upplevas när ett intranät används för projekthantering och de problem som uppkommit under utvecklingsprocessen av artefakten. I studien diskuteras inte konsekvenserna av att införa en organisations projektverksamhet i ett intranät. JSC använde sedan tidigare sitt intranät för projekthanteringen och därmed undersöks inte övergången från externa system till ett intranät. / Many organisations today work with some kind of project oriented working method. One way to make it more efficient could be to use suitable IT support systems. By giving a project an internal area for communication and information management could increase members both morale and social collaboration. An intranet is a system that fulfil these conditions and is already highly used by organisations, but not so much for project management. This is partially because of the high amount of administration time required for successfully adapting the system for the specific organisations projects. This study examines different intranet systems to find the most suitable for project management and how it can be improved. In this study the three most popular intranet systems in Sweden is identified as EPiServer, SiteVision and SharePoint. These systems are investigated further by semi-structured interviews with consultants from each of the systems. With a qualitative and quantitative analysis SharePoint is recognized as the most suitable system for project management. A case study is performed at JSC IT-Partner AB – and IT Consultant Company in Småland. During the case study an IT artefact is developed by the combination of the research method Design Science and the agile system development method Scrum. The artefact is a SharePoint App that intend to facilitate the creation of project portals in JSCs intranet. The artefact is evaluated by trying to replicate the existing project portal that is already used by JSC, but that is not automated. The result from the evaluation is used when analysing and discussing the result from this research that proves that project management can be improved in intranets by the help of programming. In the end of this report there is a discussion about different limits that may occur when using an intranet for project management and what problems that were encountered during the development process of the artefact. There is no discussion about what impact using an intranet for project management may have for the organisation. JSC was already using their intranet for project management at the time and the purpose of the case study was not to analyse the consequences when moving from an external system to the organisation’s internal intranet.

Användningen av elektroniska kommunikationsmedel ökar ständigt och många organisationer byggersin verksamhet på ett starkt informationsberoende. Verksamheterna har blivit allt mer informationsbaserade och informationsteknologin är en oumbärlig del för organisationers infrastrukturer. Därför är utgångspunkten för denna studie att utveckla ny kunskap om hur individer uppfattar effektiv kommunikation i en IT-intensiv organisation. Arbetet undersöker även aspekter som medverkar eller motverkar den upplevda effektiviteten vid användandet av e-post i IT-intensiva organisationer och hur e-post kombineras med andra kommunikationsverktyg för att uppnå önskad effektivitet. Den empiriska grunden till studien är en organisation, där tio kvalitativa intervjuer gjorts. Studien har hermeneutisk inriktning eftersom den bygger på informanternas tolkningar, uppfattningar och åsikter. Arbetet undersöker empirisk data, intervjuer, vilket har mynnat ut i ett resultat, vilket är ett induktivt förhållningssätt. Vid intervjutillfällena har gruppmedlemmarnas intention varit att få så mycket information som möjligt, om organisationen och deras arbetssätt med elektroniska kommunikationsmedel för att sedan behandla det mest relevanta. Studiens resultat påvisar att e-post är ett väsentligt arbetsredskap och ett villkor för effektiv kommunikation i en IT-intensiv organisation. E-post kan ses som en del av en stor verktygslåda där olika verktyg kompletterar varandra. Det är medarbetaren själv som väljer vilket verktyg som är mest lämpat i olika situationer. Resultatet visar även att informations- och uppgiftsmängden ständigt ökar med den elektroniska kommunikationen. Vilket leder till tyngre arbetsbörda och stress för medarbetarna. / The use of electronic communication devices is ever increasing and now many organizations are dependent on information technology, which is now an indispensable part of organizations infrastructures. The point of this study is to develop new knowledge about how individuals perceive efficient communication in an organization that is dependent on information-technology. This study also examines aspects that contribute to, or counteract, the experienced efficiency in the use of e-mail in organizations with a high dependence on Information-technology and how e-mail is combined with other communication tools to obtain desirable efficiency. The empirical foundation to this study is derived from an organisation’s study where ten qualitative interviews took place. This study has a hermeneutic alignment because it is based on an interviewee’s interpretation, perceptions and opinions. This study scrutinises empirical data and interviews that have led to results that are inductive in stance. During the interviews, our main concerns have been to assimilate as much information as possible concerning the organisation and their way of working with electronic communication tools with the intentions of eventually unveiling the most relevant facts. The result of this study establishes that e-mail is an essential tool for the work place and that it is a condition for efficient communication in an organization with a high reliance on information-technology. E-mail can be seen as a tool in a large toolbox in which the different tools complement each other. It is the co-workers themselves who choose which tool is most suitable for different situations. The result shows, too, that the quantity of information and tasks is constantly rising with the use of electronic communication. This, in turn, leads to a heavier workload and subsequently greater stress for the co-workers.

While designing an intranet for people with mobile work there are things you have to consider. This thesis is aim to bring understanding to the difficulties involved in these kinds of situations. Our focus is to develop ideas that motivate the assistants to use the intranet. We have looked into the profession of personal assistants and wish to highlight their problems to access the intranet. And we will as well demonstrate their needs for communication. We will also give different proposals for differing technical solutions that will bring them access to the intranet. To fulfill this intention we have performed observations and interviews. Through this we got the opportunity to take part of the situations that differs this profession from others. During our study it has shown that communication between coworkers, among other things, is important. We claim that this knowledge is important while designing an intranet for mobile professions. By providing the assistants a good intranet, we hope to give them a good resource in their everyday work.

Idag har de flesta företag och organisationer någon form för intranät-lösning. Dessa lösningar kan vara både mer och mindre sofistikerade, men har oftast det samma syfte; att distribuera organisationens information till dess medlemmar. Denna uppsats ägnar sig åt intranät och fördjupar sig i ett begrepp som vuxit starkt de senaste åren, nämligen Content Management System (CMS). Jag fokuserar särskilt på val av Open Source CMS, för implementation i mindre organisationers intranät. Uppsatsen är ett resultat av omfattande litteraturstudier inom sitt område och bygger främst på vetenskapliga artiklar av ledande experter. Ytterligare en källa är resultatet av en enkätundersökning, som också redovisas i uppsatsen. Denna enkät hade som ändamål, att kartlägga användares attityder till deras CMS-intranät. Uppsatsens kanske viktigaste resultat är en redogörelse för hur ett moduliserad CMS-intranät skulle kunna utformas, baserad på bl.a. Knowledge Management-teori, där tyngdpunkten ligger på de personliga referensernas betydelse för en människas tolkning av sin omgivning, och logisk kategorisering av information. / Today, most companies and organizations have some kind of intranet solution. These system solutions vary and tend to be either more or less sophisticated, but the overall purpose remains the same; distributing the organizations information to its members. This essay is about intranet-development, and mainly devoted to explore a concept which has grown rapidly in recent years; Content Management System (CMS). I’m particular focusing on how to choose a suitable Open Source CMS, for implementation in a small organizations intranet. The essay is the result of vast literature studies, mainly based on scientific articles from leading experts within their field. In addition I have also carried out a survey in a company intranet, in order to investigate the users’ attitude towards their CMS-intranet. One of the most important results of the essay is my model of a modularized CMS-intranet, partially based on Knowledge Management-theory and the importance of appropriate references in order to interpret our surroundings, and logical categorization of information.

Rapporten behandlar utvecklingen av en portal som är tänkt att användas av alla olika delar av en företagskoncern, både som intranät, extranät och extern webbplats. Denna rapport undersöker vad som är viktigt att uppfylla för att skapa en portal av detta slag där kraven på flexibilitet är stora, samtidigt som de olika företagen i koncernen ska ha utrymme att agera både som enskilda företag och som medlemmar i en koncern. Rapporten undersöker även om tekniken SharePoint kan vara lämplig att använda i ett sådant fall samt tar upp alternativ till SharePoint. Slutsatserna är att två aspekter är särskilt viktiga i en portal av slaget som efterfrågas. Dels att portalen utformas med en tydlig struktur och väl definierade nivåer med klara uppgifter, dels att tekniken bakom portalen är anpassningsbar, öppen för vidareutvecklingar och att tekniken är modulbaserad. SharePoint uppfyller dessa aspekter och bedöms därför som lämplig att använda i en sådan portal. I den portal som rapporten avser bedöms även SharePoint vara lämpligare än de alternativa tekniker som rapporten behandlar.