Anställdas upplevda användbarhet av intranät som informations- och kommunikationsverktyg  En enkätstudie i samarbete med ICA Gruppen AB om hur intranätet Worknet används och upplevs ur ett medarbetarperspektiv. En organisation ställer höga krav på den interna kommunikationen. Den ska fungera väl, inspirerande och felfritt. En intern kommunikation som är effektiv har förmågan att ge de anställda en möjlighet att kommunicera med varandra. Den förmågan skapar en vi-anda. Detta gäller även om alla inte befinner sig på samma plats.  Syftet med studien är att undersöka hur intranätet upplevs på ICA Gruppen AB från medarbetarnas perspektiv. Vad kan förbättras och förändras? På vilket sätt använder man intranätet och kan intranätet stärka den organisationskultur som lever inom ICA Gruppen AB?  Studien utfördes med ett enkätformulär. Vi valde att lägga 14 enkätfrågor på intranätet som anställda fick möjlighet att svara på.  De allra viktigaste resultaten som kom fram i studien var att majoriteten var nöjda med intranätet. Dock vill respondenterna se en förbättrad sökfunktion, både grafiskt och tekniskt. Intranätets nuvarande utformning bidrog till en viss “vi-känsla” inom organisationen men de fanns synpunkter där bland annat mer lokala nyheter efterfrågades. Man ville bygga ut den interna sidan med mer riktade nyheter. Resultatet visar att intranätet stärker organisationskulturen.

Our society has become more and more digitalized and we have access to more information than ever before, which has had an effect on both our personal and professional lives. This change has naturally also changed the way in which organizations are structured and how they communicate – both internally and externally. Intranets, e-mail and other technical channels are an important part of most organizations in-house communication today.The aim of this study is to examine how the internal communication in a medium-sized firm, CranabSlagkraft in the north of Sweden, works. The focus in the study is on the existing intranet, and if there are any differences in the opinions between the firms leaders and the employees that works in the production. The empirical material is collected through semi-structured interviews with representatives for the employees as well as the leaders of the firm. Theories central for the study is organizational com-munication, including leadership and the communication process, information overload, prior research about intranets and its effects and James Carney’s theory about two contrasting ways to define communi-cation.The result of the study indicate differences in views on what communication is between the leaders of the firm and the employees in production, which affects how they experience the current routines for communication in the company. Those differences correspond in many ways James Carney’s theories about a transmission view of communication and a ritual view of communication. The result also gives an insight in how the introduction of digital technology can affect the existing communication struc-tures. In this case, for example, the company has a hierarchic communication structure, where the infor-mation travels vertically from top to bottom, which the introduction of an intranet did not change. This despite theories, like the push and pull models, that suggests that intranets make the communication more horizontal.

Detta examensarbete inom ämnet informationsdesign, inriktning text fokuserar på hur motiverande instruktioner och grafisk form kan bidra till effektivare användning på ett nytt intranät. Undersökningen har genomförts i samarbete med Katrineholms kommun och syftet är att skapa en gestaltning som bidrar till användarvänligheten för användarna i samband med ny lansering av intranät. Studien tog form i utprovningar och intervjuer gällande nuvarande intranät, utprovning av gestaltningsförslaget med hjälp av kommunikationsavdelningen på kommunen samt fokusgrupp. Tidigare undersökning som kommunen gjort har också varit en del av ett givande material jag tagit del av. Slutsatser av undersökningen visar att användarbehoven i en stor organisation är breda. Användarens vilja att faktiskt vilja ta till sig information spelar roll. Self-efficacy är också betydande för hur man förstår och kan navigera på ett intranät. Med hjälp av manualer som stöttar och visar användaren kan flera ta del av smarta tips och råd för att göra intranätet användbart för dem.

Inom ett företag eller en organisation finns det stor nytta av intranät som ett arbetsverktyg för att kunna dela information. Ett välfungerat intranät bidrar till ett bättre informationsflöde och ett effektivare samarbete. SharePoint är en plattform för intranät med interaktiva funktioner. Omnia är ett ramverk anpassad för Microsofts SharePoint 2013.I detta arbete undersöks hur Omnia fungerar som ett ramverk och vad produkten lämpar sig för. Omnia ramverket utvärderades noggrant och en oberoende bedömning utfördes under examensarbetet. Utvärderingen var baserad på vetenskapliga undersökningar som byggde på den kvalitativa och kvantitativa forskningsmetodiken. Utvärderingens huvudområden baserades på systemets prestanda, skalbarhet, arkitektur och funktionalitet. En testprototyp utvecklades under arbetets gång genom Omnia i from av en webbaserad applikation.Ramverket Omnia var lämplig för utveckling av interaktiva webbaserade applikationer för intranät i SharePoint. Dock saknade den färdig dokumentation/API, vilket gjorde utvecklingsprocessen mer avancerad. Lösningsarkitekturen för systemet uppfyllde kraven för skalbara system, eftersom den baserades på lagerarkitektur. Systemet hade även bra prestanda, dock försämrades den efter att antalet användare översteg ettusen. Funktionaliteten testades med hjälp av två olika tester, vilket visade att produkten är lämplig för att användas i intranät. / The functionality was tested by two different tests, which showed that the product is suitable for usage in the intranet within a company or an organization, there are great benefits from using intranet as a tool for sharing of information. A good intranet contributes to a better flow of information and effective cooperation. SharePoint is a platform for intranet with interactive features, it makes the job easier for staff and even the company. The framework Omnia is a solution designed for Microsoft SharePoint 2013.This essay evaluates how Omnia acts as a framework and what the product is suitable for. Omnia framework evaluates carefully and is an independent assessment carried during this essay. The evaluation is based on scientific studies which are based on the qualitative and quantitative research methodology. The evaluator's main areas are based on system performance, scalability, architecture and functionality. A test prototype develops during the process in the form of an employee vacation request application by the development framework Omnia.The framework Omnia is considered to be suitable for the development of interactive web-based applications for SharePoint. The architecture for the system meets the requirements for scalable systems because it is based on the tier architecture. The system also has good performance but it needs to be improved if the number of users exceeds one thousand. The functionality of this product is quite suitable for the system's usage.

Syfte – Syftet med denna studie är att undersöka vilka problem den offentliga organisationen har vad gäller informationsflödet inom organisationen samt föreslå en lösning på detta. För att uppnå syftet kommer följande frågeställningar att besvaras: Vilka problem har en offentlig organisation med informationsflödet? Hur kan en kravspecifikation bidra till en effektivisering av informationsflödet inom en offentlig organisation? Metod – För att uppnå studiens syfte och besvara frågeställningarna har en kvalitativ studie utförts på en offentlig organisation. Först utförs semistrukturerade intervjuer, efter det har det teoretiska ramverket skapats ur litteraturstudier för att ge en kunskapsgrund inom området. Ur detta framkommer riktlinjer för skapandet av en kravspecifikation, som ligger till grund för ett mer effektivt informationsflöde inom en offentlig organisation. Den empiri som insamlats på beskrivet sätt har sedan analyserats och jämförts med den insamlade teorin. Detta för att jämföra verkliga det arbetslivet med teorin. Även litteraturstudier har genomförts eftersom det är viktigt att få en stabil bakgrund gällande metoder, teorier och verktyg. Med sin grund i kravspecifikationen skapandes ett lösningsförslag efter att ett val har gjort vilken typ av lösning som är lämplig för ändamålet. Detta gjordes i samrådande med den berörda organisationen. Kravspecifikationen har analyserats mot empirin och teorierna samt skett i samrådande med den berörda organisationen. En demonstration av den slutliga lösningen och uppföljningsintervju utfördes även för att få feedback lösningsförslaget effektiviserade den berörda organisationen informationsflöde. Resultat – Studiens resultat bygger på den insamlade empirin och den utförda litteraturstudien. Resultatet visar att utvecklandet av en artefakt i form riktlinjer för en kravspecifikation som ligger till grund för en vidareutveckling för att effektivisera informationsflödet, har resulterat i en förbättring av informationsflödet inom en offentlig organisation. Kraven som framkom genom semistrukturerade intervjuer har använts vid skapandet av kravspecifikationen. Detta för att få ett bra resultat som löser den berörda organisationen krav och behov, vad det gäller att effektivisera informationsflödet inom en offentlig organisation. Implikationer – Ambitionen i denna studie är att skapa riktlinjer för en kravspecifikation som ligger till grund för en effektivisering av informationsflödet inom en offentlig organisation. Genom studiens resultat fås riktlinjer fram som borde användas av andra utvecklare eller studenter vid liknade projekt. Blomkvist och Hallin (2015) menar att vissa exjobb ger ett metodologiskt bidrag till forskningen detta genom att på ett nytt sätt lösa en organisations praktiska problem. Detta är denna studies kunskapsbidrag. Kunskapsbidraget vad det gäller forskningen inom ämnet informatik, bidrar den till en förbättring av förmedling av information. Detta genom att ta fram och använda riktlinjer för en kravspecifikation som ligger till grund detta. Studien ges stöd genom att ta fram ett riktlinjer för en kravspecifikation i form av en artefakt som ligger till grund vid utvecklingsarbetet. Ytterligare studier kan ses som önskvärt då denna studie endast har inriktat sig på en organisation och för att forskningen ska bli optimal och behöver ytterligare studier inom området utföras. Begränsningar – En studie utfördes på en offentlig organisation och därför blir studien relevant för denna organisation samt för liknade organisationer. Studiens ämnesområden är av varierande djup, eftersom det inte tidsmässigt varit möjligt att gå lika djupt inom alla ämnen. / Purpose – The purpose of this study is to investigate what kind of problems a public organization has with their information flow and suggest a solution to the identified problems.To achieve the purpose, will the report answer the following questions: What problems do a public organization have with the information flow? How can a specification contribute to efficiency the flow of information within a public organization? Method – In order to achieve the objectives of the study and answer the research questions, a qualitative study is conducted in a public organization. First, semi-structured interviews have been conducted, and then a literature search is performed to provide a knowledge base in this field. From this emerges a specification that forms the basis for a more efficient flow of information within a public organization. The empirical data, which is collected in the manner described, is then analysed and compared with the collected theory. This is to compare the real working life with the theory. Even literature studies have been carried out because it is important to have a stable background current methods, theories and tools. With its basis in the specification, the proposed solutions was developed after an election has made the kind of solution that is fit for purpose. This was done in consultation with the organization concerned. The requirement specification has been analysed by the empirical data and theories, and occurred in consulting with the organization concerned. A demonstration of the final solution and follow-up interviews were also conducted, to get feedback about the solution improvement of the information flow within the public organization. Findings – The study results are based on the collected empirical data and the conducted literature review. The result shows that development of an artefact in the form of guidelines for a set of requirements that form the basis, for further development solution improvement of the information flow has resulted in an improvement of the information flow within a public organization. The requirements that have been identified; with semi-structured interview have been used to create the specification demands. This is done to get a good result that solves the organizations requirements and needs, in terms of information flow in a public organization. Implications – Blomkvist and Hallin (2015) argues that some thesis provides a methodological contribution to research this, a new way to solve an organization's practical problems. This is this study knowledge contribution. Knowledge contribution in terms of research in informatics, it contributes to an improvement in the distribution of information. This is through the development and use guidelines for a set of requirements that underpin it. The study provides support by producing a guidance on a specification in the form of an artefact that is the basis for development. Further studies may be seen as desirable as this study has only focused on the organization and for research to be optimal and needs further studies in the field carried out. Limitations – The study was conducted in a public organization and therefore the results of the study are specifically relevant for this kind of organizations.