The work place is becoming more flexible and an increasing number of employees report to a leader in another location or country. The borders between different countries, work places and cultures are diminished to a greater extent than before. Working from a distance means new opportunities in terms of competence development, flexibility in working hours, tasks and resources, a larger platform for various career opportunities and an expanded network. The purpose with this study is to examine how leaders can create a successful virtual team and motivate remotely. The qualitative study is carried out through interviews with leaders and employees within Nielsen Nordic. The result shows that the distance leader needs to be clear in terms of communication, responsibilities and expectations and allow the employees to “lead themselves”. The leader should encourage knowledge sharing and interaction in the team. Regular physical meetings are crucial for creating good relationships and effective cooperation. To create a motivated team the leader should e.g. involve the employees in decisions, work with feedback and understand the individual motivational factors. / Arbetsplatsen blir i högre utsträckning mer flexibel och fler och fler har en chef på annan ort eller i annat land. Gränserna mellan olika länder, arbetsplatser och kulturer suddas ut i större utsträckning än tidigare. Att arbeta på distans innebär bl.a. nya möjligheter vad gäller kompetensutveckling, större flexibilitet i arbetstid, arbetsuppgifter och resurser, en större plattform för olika karriärmöjligheter och ett utvidgat nätverk. Syftet med denna uppsats är att undersöka hur chefer kan skapa ett framgångsrikt virtuellt team och motivera på distans. Studien är kvalitativ och har utförts genom intervjuer med chefer och medarbetare på Nielsen i Norden. Resultatet visar att distanschefen måste vara tydlig vad gäller kommunikation, ansvar och förväntningar samt till stor del låta medarbetarna ”leda sig själva”. Chefen bör även uppmuntra kunskapsutbyte och interaktion i teamet. Regelbundna fysiska möten är avgörande för att skapa en god relation och ett effektivt samarbete. För att skapa ett motiverat team bör cheferna bl.a. involvera medarbetarna i beslut, arbeta mycket med feedback samt sätta sig in i medarbetarnas individuella drivkrafter. / Kristina Solbreck

The COVID-19 pandemic has ensued a wave of work teams making the shift from the office to working entirely virtually. At the centre of this shift are the people. The people are at the heart of any team, and thus this thesis sets out to create a greater understanding of how the leaders and members of three project teams have fared with the shift from working collocated toovirtually. Three interviews consisting of one leader and two team members were conducted per team, totalling nine interviews. The empirical findings were analyzed through the lens of a theoretical framework with a focus on uncovering why, how, and what implications the effects of virtuality have on various team processes. The results show that most challenges pertain to the increased autonomy of team members created by using ICT, and that the role of leadership has been heavily affected with a clear preference for task-focused leadership with relationshipand trust-building not being deemed critical. Multiple team processes have all been affected to a greater or lesser extent, with team members finding themselves having to deal with new requirements being imposed on them as part of the shared leadership that is taking form. / COVID-19 pandemin har lett till att flera teams har gjort övergången från att arbeta på kontor till att arbeta helt virtuellt. I centrum för detta skifte är människorna. Människorna är kärnan i alla team, och därför avser denna uppsats att skapa en större förståelse för hur ledarna och medlemmarna i tre projektgrupper har påverkats av denna övergång från samlokalisering till virtuellt arbete. Totalt utfördes nio stycken intervjuer, tre per team som i sin tur bestod av en ledare och två medlemmar. De empiriska resultaten analyserades genom en teoretisk ram med fokus på att avslöja varför, hur och vilka konsekvenser effekterna av virtualitet har haft på olika teamprocesser. Resultaten visar att de flesta utmaningar är relaterade till den ökade autonomin hos medlemmarna som skapats genom användningen av IKT. Ledarskapets roll har påverkats kraftigt där en tydlig preferens för uppgiftsfokuserat ledarskap har utkristalliserat sig, med relations- och förtroendeskapande inte av hög prioritet. Flera teamprocesser har påverkats i större eller mindre utsträckning, i synnerhet de krav som ställs på medlemmarna som en del av det delade ledarskapet som tar form.

A flexible working environment in the form of teleworking is becoming more common among both managers and employees, where the office of the future should consist of flexibility. The digital capabilities that have increased in recent years, such as cloud services, other powerful software and accessibility to the Internet, can be seen as some of the crucial factors that have made this feasible. This creates opportunities as it provides access to work materials, whether they are in the office or elsewhere. Given the increased distance work, this study finds a reason to explore functionality and the use of digital tools. For this, the study should be able to serve as a guideline in, for example, operations in their distance work. The study has applied a qualitative approach together with a deductive approach. First, theory was collected and after that linked to the phenomena that are of interest to the study and then the empirical collection was collected by means of open interviews. These interviews have been analyzed to find recurring themes and categories, which have been the base of the study and its associated theory. The five themes that emerged during analyzes were the following: teleworking, leadership, digital tools, functionality in digital tools, future functionality in digital tools. The study shows that the needs have changed over the past decade, which has increased the interest in the functionality of the digital tools. What is evident from all respondents is that the IT industry is one step ahead in this development. The major challenge lies in recreating the physical space, where the study shows that the digital tools cannot yet satisfy the wishes of the interviewed mid-level managers. / En flexibel arbetsmiljö i form av distansarbete, blir allt mer vanlig både bland chefer och medarbetare, där framtidens kontor bör bestå av flexibilitet. De digitala möjligheterna som ökat på senare år, så som molntjänster, andra kraftfulla mjukvaror och tillgänglighet till internet, kan ses som några av de avgörande faktorer som gjort detta genomförbart. Detta öppnar upp för möjligheter då det ger tillgång till arbetsmaterial oavsett om de befinner sig på kontoret eller på annan plats. Med tanke på det ökade distansarbetet finner denna studie en anledning till att utforska funktionalitet samt användningen av de digitala verktygen. För detta skall studien kunna fungera som en vägledning för exempelvis verksamheter i sitt distansarbete. Studien har tillämpat ett kvalitativt angreppsätt tillsammans med en deduktiv ansats. Först samlades teori in kopplat till fenomenen som är intressanta för studien och därefter genomfördes insamling av empirin med hjälp av öppna intervjuer. Dessa intervjuer har analyserats för att finna återkommande teman och kategorier, som sedan varit grunden för studien och dess tillhörande teori. De fem teman som har framkommit under analysen var följande: distansarbete, ledarskap, digitala verktyg, funktionalitet i digitala verktyg, framtidens funktionalitet i digitala verktyg. Studien visar att behoven har förändrats det senaste decenniet jämfört med tidigare forskning, något som har gjort att intresset för funktionaliteten i de digitala verktygen har ökat. Vad som framgår hos samtliga respondenter är att IT-branschen ligger steget före i denna utveckling. Den stora utmaningen ligger i att återskapa det fysiska rummet, där det av studien framkommer att de digitala verktygen ännu inte kan tillfredsställa de önskemål som finns hos de intervjuade mellancheferna.

Syfte: Syftet är att studera hur sättet att kommunicera mellan chef och medarbetare påverkats, där flertalet anställda till följd av COVID-19 fått ställa om och arbeta på distans. Metod: Studien är genomförd som en kvalitativ enfallsstudie med tvärsnittsdesign, på ett finansbolag beläget i Västra Götaland. Frågeställningen besvaras genom analyser av data som samlats in genom personliga, semistrukturerade intervjuer med chefer och medarbetare. Resultat: En mer relationsinriktad ledarskapsstil tenderar att skapa bättre förutsättningar för en bra kommunikation på distans, jämfört med den mer målinriktade ledarskapsstilen. Kommunikationsverktyg är väsentliga för distansarbete och de finns alltid tillgängliga för medarbetaren. Är de verktyg som används inte anpassade efter organisationens situation, påverkas flödet av kommunikation och således om det är envägs- eller tvåvägskommunikation. Däremot inser användaren i samband med distansarbete befintliga verktygs fulla potential. Arbete på distans ställer i grunden inte mycket högre krav på medarbetarna utöver att de ska kunna arbeta självständigt och jobba minst lika effektivt, samt att personen även ska kunna ta ett större eget ansvar. Sätten och möjligheterna att kommunicera begränsas på distans, vilket innebär att samtliga kontinuerligt arbetar gemensamt för att upprätthålla en väl fungerande kommunikation. Chefen har definitivt ett högre ansvar att leda en grupp när den är splittrad, det är inte enbart en persons ansvar att upprätthålla en väl fungerande kommunikation. Förslag till framtida studier: Rekommendationen är att studera flertalet organisationer som inte omfattas av samma lagkrav och där personalstyrkan varit densamma sedan omställningen till distansarbete. På så sätt går det jämföra skillnaden mellan organisationer där alla haft en god kommunikation redan innan omställningen. Genom en kvalitativ studie finns möjlighet att täcka in större antal medarbetare för att få annat perspektiv på hur hela organisationen betraktar kommunikation och återkoppling i ett ledarskap på distans. / Purpose: The purpose is to study how the way to communicate between manager and employee is affected, where the majority of employees due to COVID-19 have had to adjust to the situation and telework. Method: The study is performed as a qualitative, cross-sectional designed single case study, at a financial company located in western Sweden. The questions for this study were answered through data analysis collected through personal, semi-structured interviews with supervisors and employees. Result: Human-oriented leadership tends to create better conditions for a well working communication in teleworking, compared to task-oriented leadership. The tools for working and communication are essential but also always available for the employee. If the tools in use are not adopted for the needs of the organization, the flow of the communication is affected and thus also the feedback. On the other hand the user during teleworking becomes more aware of the tools’ full potential. Teleworking basically doesn’t demand more of the employees other than being able to work independently and at least as efficiently, as well as taking more self responsibility. The ways and possibilities for communicating are limited while teleworking, which means that all involved continuously need to work mutually to obtain a well working communication. The manager definitely has a higher responsibility to manage a divided team but it’s not solely one person’s onus to obtain the communication. Suggestions for further studies: The recommendation is to study multiple organizations, which are not bound to the same legal requirements and where the staff has maintained the same since the conversion to teleworking. That way differences can be compared between organizations where a well functioning communication was established even before the conversion. Through a qualitative study there is a possibility to cover a greater number of employees with the objective of receiving a different perspective on how the entire organization considers communication and feedback during a telecommuting management.