Under sommaren 2012 genomfördes ett examensarbete på Siemens Industrial Turbo­mach­inery AB i Trollhättan gällande möjligheterna att införa pappers­lös verkstad. Syftet med examensarbetet var att kartlägga möjligheterna att minska administrativ hant­ering av produktions­orderkort och öka realtidsuppdatering. För att av­gränsa studien avsåg examens­arbetet endast flödet av produk­tions­­­order­kort ifrån plan­er­ings­avdelningen genom två pro­duk­tions­grupper och vidare in på gods­­­­avdel­ningen. För att kartlägga flödet för den manuella hanteringen av produktionsorderkort upprättades värdeflödesanalyser. Dessutom genomfördes ett studiebesök på Volvo Aero Corporation för att se hur ett annat företag har gjort för att eliminera elektronisk produk­tionsorder. Utifrån värdeflödesanalyserna och studiebesöket identifierades tre frågeställ­ningar vilka an­sågs vara betydelsefulla för att kunna införa elektronisk produk­tions­order. Dessa var huru­vida affärssystemet klarar av att hantera införande av elektronisk produk­tions­order, hur spårbarheten av material skall bibehållas samt hur godsavdelningen skall få information om var detaljer skall förflyttas. För att besvara dessa frågor genomfördes 15 inter­vjuer med per­sonal från Siemens Industrial Turbo­machinery i Trollhättan, med per­sonal från huvud­kontoret i Finspång samt med personal från systemutvecklingsföretaget Else AB. Informationen från alla intervjuer samt studiebesöket på Volvo Aero Corporation belyser möjligheterna och problemen med att eliminera produktionsorderkorten och samman­ställ­des i en utvärdering. Denna utvärdering ligger till grund för kartläggningen av det fram­tida tillståndet, vilken visar ett tänkbart arbetssätt när produktions­order­korten tagits bort och ersatts med elek­tronisk produktions­order. Det som huvud­sakligen belyses i det framtida tillståndet är att affärssystemet är förberett för elek­tronisk produk­tions­order, dock rekom­men­deras införande av Warehouse Management System samt ett transportssystem. För att under­­lätta implementering av elektronisk produktionsorder skulle införande av ett web­baserat användargränssnitt vara lämpligt.

Frågeställning Vad har affärssystemet för påverkan på den interna redovisningen? Hur pass beroende är företagen av affärssystemet? Vad finns det för fördelar och nackdelar med systemet? Vad händer om systemet slutar fungera? Syfte Syftet med denna studie var att undersöka och analysera hur de valda företagen använder sig utav affärssystemet SAP i arbetet med den interna redovisningen samt att undersöka hur betydelsefullt SAP är för arbetet med den interna redovisningen. Metod Uppsatsen utgår ifrån en kvalitativ studie där fem respondenter på de valda företagen har intervjuats. Vid intervjutillfällena användes semistrukturerade frågor. En induktiv metod användes eftersom nya teorier skapades utifrån empirin. Slutsats Implementeringen av ett affärssystem har visat sig haft en stor påverkan på den interna redovisningen. De båda företagen är överens om att affärssystemet har varit en bidragande orsak till varför de inte har någon avskild intern redovisning. Denna studie har visat att företag, speciellt stora företag som ABB och Outokumpu, är väldigt beroende av ett väl fungerade och välanpassat affärssystem. Studien visar att i stort sett allt arbete sker i affärssystemet dagligen, således även arbetet med den interna redovisningen. En av de dominerande fördelarna med ett affärssystem har visat sig vara att all information finns samlad på ett och samma ställe. En av de stora nackdelarna har visat sig vara okunskapen kring systemet. Studien har visat att om systemet slutar fungera helt stannar arbetet i princip upp helt.

<p>Genom att implementera ett affärssystem anses organisationerna skapa goda förutsättningar för att hantera den dynamik som idag råder på marknaden. Den kritik som riktas mot leverantörer av affärssystem är dock att kunderna anser implementationen av systemet ta alldeles för lång tid och att systemen ej tillräckligt är anpassade till organisationerna. Då det råder en osäkerhet kring om en kund kan få båda behoven tillfredsställda syftar denna rapport till att utreda hur leverantörer av affärssystem eventuellt går tillväga för att hantera kombinationen av de båda behoven; snabb implementation kontra ett affärssystem anpassat till organisationen. De metoder som tillämpats för att utreda problemet är en fallstudie, litteraturstudie och intervjuer. Sammanlagt har fyra leverantörer av affärssystem involverats i utredningen. Utifrån den information som erhållits från den utredning som tillämpats är att leverantörerna tycks tillgodose de båda behoven genom att utveckla förkonfigurerade branschspecifika affärssystem.</p>

Lagerhantering handlar inte bara om den fysiska produkten, utan även om information som berör produkter i lager. För att underlätta informationen för lagerhantering internt och externt kan affärssystem eller andra datoriserade system användas. Affärssystem kan vara stora och komplexa och utnyttjas inte alltid fullt ut. Därför var syftet med denna studie att förklara i vilken utsträckning företag använder affärssystem för att stödja information för lagerhantering internt och externt. Vår teoretiska referensram är uppbyggd genom tre olika avsnitt som är en utbyggnad av problemområdet. Avsnitten är Lagerhantering och logistik, Affärssystem samt Samarbete med kunder och leverantörer och utgör strukturen för uppsatsen. För att få en klarare bild av det praktiska området genomförde vi pilotintervjuer på ett konsultbolag i affärssystembranschen. Vi har utfört en kvalitativ studie där vi intervjuat tre svenska företag för att få deras syn på användandet av affärssystem. Resultatet av denna studie visar att företagen i studien använder de funktioner i affärssystem som stödjer intern lagerhantering i medel-låg utsträckning. Även de funktioner som stödjer extern lagerhantering används i medel-låg utsträckning.

Det saknades teori kring vilka aspekter som var viktiga för potentiella kunder att väga in i ett beslut om övergång till molnbaserade affärssystem. I undersökningen har vi samlat tidigare forskning kring molntjänster generellt och sedan jämfört den med empiri från respondenter med erfarenhet av molnbaserade affärssystem. På så sätt har vi försökt koppla tidigare forskning och undersökt huruvida den är applicerbar på vår studie. Vi kom fram till att det framförallt är aspekter rörande säkerhet, ekonomi och affärsstrategi som kunder bör vara medvetna om när de planerar en övergång till molnbaserade affärssystem. Rörande säkerhet fann vi att det är viktigt att tänka på hur den fysiska lagringen sker och säkerhetsrutiner kring vem som handhar data och hur den säkerhetskopieras samt vem som äger datan. Ekonomiskt kan beslutet om en övergång påverkas av molntjänsters olika prismodeller, hur kostnader skiljer sig mot lokalt installerade system samt potentiellt dolda kostnader. Slutligen kan det affärsstrategiskt finnas avgörande aspekter i hur system interagerar med varandra, hur anpassad en tjänst är till mobila enheter samt att molntjänster enkelt kan skalas upp i storlek vid behov.

Titel: Affärssystem i praktiken – Möjligheter och utmaningar Nivå: C-uppsats i ämnet företagsekonomi Författare: Jenny Högström &amp; Elin Visuri Handledare: Tomas Källquist &amp; Stig Sörling Datum: 2015 – juni Syfte: Tidigare forskning om affärssystem har fokuserat på implementering och inte på den praktiska användningen när affärssystemet väl finns integrerat i ett företag. Syftet med vår studie är att belysa användningen av affärssystem i praktiken och dess utmaningar och möjligheter med avseende på verksamhetsstyrningen i SMEs. Metod: Studien har genomförts med en kvalitativ design med hjälp av en fallstudie och ett abduktivt synsätt. Studien utgår från hermeneutiken som forskningsansats och socialkonstruktivismens synsätt. Semistrukturerade intervjuer har använts för att samla in det empiriska materialet. Analysen bygger på att vi ställer empirin mot teorin för att påträffa likheter och skillnader mellan de två delarna. Resultat &amp; slutsats: Studien har svarat upp till syftet genom att belysa den praktiska användningen av affärssystem i SMEs och dess möjligheter och utmaningar. Studien pekar på att det kan finnas olika möjligheter och utmaningar i praktiken för SMEs än vad tidigare forskning har uppvisat. Utmaningar som enligt teorin är vanligt vid användningen av affärssystem, fann vi i denna studie ej stämma då det förekom en mer positiva inställning till användandet av affärssystem än vad teorin tidigare visat. Förslag till fortsatt forskning: I denna studie har två SMEs med väl inarbetade affärssystem studerats. Förslagsvis vore det intressant med en jämförande studie som belyser användningen av affärssystem i större företag där förutsättningarna är annorlunda i jämförelse med SMEs. Uppsatsens bidrag: Studien bidrar med att belysa användningen av affärssystem och vilka möjligheter och utmaningar som kan finnas. Vidare bidrar studien med en ökad förståelse att personalens syn på affärssystem är en nyckelfaktor för ett effektivt användande.

Informationsteknologi introducerades under 1950-60 talet och har sedan dess fått en ökad betydelse i företag och organisationers rutiner. Tidigare manuella arbeten kunde nu till viss del datoriseras och bli automatiserade. Under 1970-80 talet började utvecklingen av mjukvara till datorer ta fart och från tidigt 1990 tal till nutid har informationsmängden Kraftigt ökat. Detta har lett till att den globala marknaden mellan företag och organisationer hårdnat och att strävan efter bättre effektivitet inom dessa är större än tidigare. Tillverkarna av affärssystem finslipar ideligen sin produkt och hävdar stundvis att den möter alla de informationshanteringskrav ett företag har. Ett sådant löfte fick till följd att affärssystem blev den mest investerade mjukvaran bland företag och organisationer på 1990 talet då ”världen” var rädd för datorkrasch vid övergången till 2000 talet. Är då affärssystem så heltäckande som tillverkarna vågar påstå eller hur ligger det till? Uppsatsens syfte är att ta reda på om affärssystemen stödjer företagens arbetsprocess i medelstora tjänsteföretag. Uppsatsen är en kvalitativ studie som bygger på åtta intervjuer med personer som har daglig kontakt via sina arbetsuppgifter med affärssystem samt att fyra olika företag undersöktes. I analysen av insamlad data framkom det att samtliga fyra företags affärssystem inte kunde stödja den arbetsprocess som fanns, av olika skäl. För att nämna några exempel kan sägas att designen och den heuristiska gången i affärssystemen inte klarade av att leverera tillräckligt med information, för att användaren skulle känna sig bekant och hemmastadd med systemet. Men att de positiva effekterna med affärssystemen överstiger de negativa går inte att tillbakavisa då affärssystemen inte skulle existera i den utsträckning de idag gör. Att de underlättar och ger effektivitet i företaget går inte heller det att avvisa då nästan alla företag i dagsläget behöver ett affärssystem för att kunna existera på marknaden. Författaren har kommit till slutsatsen att affärssystemen inte fullt ut stödjer företagens arbetsprocess som de utlovar, men att affärssystemen faktisk bidrar med betydligt mer positiva effekter till företaget än negativa. Företagen skall därför fortsätta använda samt utveckla sina affärssystem. Men tillverkarna av affärssystem behöver lära sig mer om hur arbetsprocesserna i de företag som skall nyttja systemen är, för att kunna skapa en bättre och fullständigare arbetsgång än vad de belysta företagen i uppsatsen har.

Det övergripande syftet med denna undersökning har varit att undersöka vilka nyttor som förväntas vid implementeringen av ett affärssystem, vilka som realiserats av systemet samt om dessa nyttor har mätts eller värderats på något sätt för att möjliggöra uppföljning av investeringen. Studien har genomförts med en kvalitativ metod och semistrukturerade intervjuer. Respondenterna som har intervjuats arbetar med ett affärssystem i det dagliga arbetet på olika Statoilstationer i Sundsvall och Hudiksvall. Därför har även huruvida de upplevda nyttorna är beroende av driftsform på stationerna, bolagsdrivna stationer och franchisedrivna stationer undersökts. Respondenter från Svenska Statoil har också intervjuats för att få en bild av hur de ser på detta eftersom de tog beslut om att införa systemet på samtliga stationer. Undersökningen har visat att majoriteten av respondenterna från stationerna inte hade några förväntade nyttor med systemet men däremot hade de fått höra om vilka nyttor som systemet skulle innebära från Svenska Statoil. De i sin tur uppger att de inte har något dokument kvar sedan tidpunkten för beslutet att använda systemet men de nyttor de kommer ihåg stämmer delvis överrens med vad stationerna uppgett. Den realiserade nyttan är oberoende av vilken driftsform stationerna har så när som på en nytta nämligen intern hjälp från Statoil. Studien visar också att Svenska Statoil endast har mätt en nytta medan ingen värdering eller mätning har skett ute på stationerna.

Genom att implementera ett affärssystem anses organisationerna skapa goda förutsättningar för att hantera den dynamik som idag råder på marknaden. Den kritik som riktas mot leverantörer av affärssystem är dock att kunderna anser implementationen av systemet ta alldeles för lång tid och att systemen ej tillräckligt är anpassade till organisationerna. Då det råder en osäkerhet kring om en kund kan få båda behoven tillfredsställda syftar denna rapport till att utreda hur leverantörer av affärssystem eventuellt går tillväga för att hantera kombinationen av de båda behoven; snabb implementation kontra ett affärssystem anpassat till organisationen. De metoder som tillämpats för att utreda problemet är en fallstudie, litteraturstudie och intervjuer. Sammanlagt har fyra leverantörer av affärssystem involverats i utredningen. Utifrån den information som erhållits från den utredning som tillämpats är att leverantörerna tycks tillgodose de båda behoven genom att utveckla förkonfigurerade branschspecifika affärssystem.

Denna rapport är skapad som syfte till att redovisa det erhållna resultatet av examensarbete vid Affärssystemprogrammet vid Kungliga Tekniska Högskolan (KTH). Arbetet har utförts som uppdrag för det serbiska företaget Soprex som är en underleverantör till ett svenskt företag. Rapporten är uppbyggd efter IMRAD metoden (Introduktion, Metod, Resultat och Diskussion). Uppdraget var att skapa en kravspecifikation för en modul som är en del av applikationen för hantering av olika kontrakt och prisberäkningar för Soprexs kunds olika kunder. Detta arbete fokuserad på kontrakt modulen. Arbetet har varit uppdelat i tre olika steg, syftet med detta har varit att successivt slussas in i företagets sätt att arbeta och lära känna deras standarder. De tre arbetsstegen har skett oberoende av varandra och har setts som tre skilda uppdrag. Arbetet bygger på den iterativa arbetsmetoden, vilket innebär att varje del har delats upp i mindre delar och slutförts en i taget. Steg ett innehöll arbete med så kallade ”Issues” (problem) som har identifierats och ännu inte dokumenterats i Software Requirement Specification dokument (SRS dokument), resultatet av steg ett blev att dokumentera och placera ut ”Issues” på rätt ställe i SRS dokumentet. Steg två var att skapa ett dokument, en så kallad ”change request”(CR) där skulle kundens krav på förändring av befintligt system dokumenteras. CR dokumentet finns i förenklad version som bilaga (Bilaga 2). Steg tre som var huvuduppgiften, var att skapa en kravspecifikation. Kravspecifikationen som utformades är själva resultatet med arbetet och finns som förenklad version i bilaga (Bilaga 3). Arbetet har inneburit att titta närmare på hur ett företag bygger sina kravspecifikationer, vilka standarder och arbetsmetoder de använder sig av. Arbetet har skett i samarbete med ett utländskt företag, vilket också har medfört att andra skillnader och problem har kunnat identifieras, exempelvis kulturella och geografiska.