Nybyggnadskartan är en del i bygglovsansökan och visar hur en fastighet är bebyggd, får bebyggas och visar detaljplanens bestämmelser för den berörda fastigheten. I Gävle kommun har nybyggnadskartans process varit en "het potatis" under en tid då många har varit missnöjda med processen. Cheferna på lantmäteri- och bygglovsavdelningarna ville då förnya processen kring nybyggnadskartan. Syftet med examensarbetet var att hos Gävle kommun belysa problem med nybyggnadskartan och processen kring den. Medarbetare på berörda avdelningar intervjuades och Uppsala och Västerås kommuner besöktes för att få se hur de arbetade med nybyggnadskartan. Från en lokal arkitektfirma inhämtades idéer och förslag till en bättre process för nybyggnadskartan. Under examensarbetet upptäcktes bland annat att felaktig information till byggherren på Gävle kommuns hemsida och nybyggnadskartan bidrar till att nybyggnadskartan framställs senare i processen än vad den ursprungliga betydelsen/idén är. Undersökningen visar även att Gävle kommun inte höjdmäter fastigheten inför en nybyggnadskarta som enligt berörda är viktigt. Efter intervjuer i Uppsala och Västerås kommuner sammanställdes informationen och den visar bl.a. att de båda kommunerna inventerar och höjdmäter fastigheten inför framställningen av nybyggnadskartan. Höjdinformationen för en fastighet är viktig vid projektering. I Uppsala kommun ansöks det alltid om en nybyggnadskarta innan bygglov söks, vilket inte sker i Gävle kommun då bygglov och nybyggnadskarta söks samtidigt. Slutsatsen blir att Gävle kommun måste ändra sin process till att nybyggnadskartan beställs före bygglovsansökan och att situationsplanen som skickas in av byggherren grundas på nybyggnadskarta. Fastigheterna måste även inventeras och höjdmätas inför varje nybyggnadskarta.

Det råder bostadsbrist i de flesta kommuner och Borås kommun är inget undantag. För att kunna bygga eller riva en byggnad krävs bygglov från kommunen. Handläggningstiden för bygglov varierar från kommun till kommun, det kan också bero på hur de olika delar eller dokument som efterfrågas i ansökan fylls i och skickas in till byggenheten. I dagens Sverige råder det en trend att inom kommunala verksamheter arbeta med rationaliseringsarbete i form av olika förbättringskoncept. Studien syftar till att beskriva hur bygglovsenheten i Borås kommun arbetar med att effektivisera bygglovsprocessen genom att använda Lean och dess verktyg samt Agile och six sigma förbättrings konceptet. En kvalitativ metod genomfördes på studien, fem intervjuer gjordes på personalen från Borås stad som jobbar med bygglovshandläggning. Studien visar att den interna hanteringen av bygglovsansökan sker digitalt. Arbete med Lean har tidigare skett men då pappershanteringen var tidskrävanden eliminerades den när digitaliseringen infördes. Med digitaliseringen besparas inte bara tid, utan det blev mer effektivt att följa processens flöde. Medarbetarna kunde se vart i processen varje ärende är, avlasta av varandra vid behov eller ta enkelt över vid sjukdom. Detta var inte lika lätt då som nu. Högtryck sker vanligtvis två gånger per år men störst under våren. Då digitaliseringen kräver ett viss sätt för medarbetarna att jobba på innebär det att Borås Stad jobbar med omedvetet standardiserat arbetssätt. Det som skulle kunna förbättras är hindret vid väntan på bygglovsnämnden som sker en gång per månad. Utöver detta har en digitaliseringen en positiv effekt således att medarbetarna har tid att hjälpa kunderna med förstudie innan ansökan om bygglov samt med frågor via mail och telefon som i slutänden gynnar flödet. Det finns flera åtgärder som skulle kunna tas för att effektivisera bygglovsprocessen i Borås kommun. Dock är dessa ej absoluta som enskild utan oftast bör kombineras. För att få ett bättre helhetsbild i hur Borås kommuns E-tjänst för hantering av bygglovsprocessen fungerar eller uppfattas av de kunder som använde tjänsten, hade en sådan undersökning varit bra att genomföra. / Currently there is a housing shortage in most Swedish municipalities, this includes the municipality of Borås. To build or demolish a building, building permits must be issued by the municipality. The processing time for building permits varies from one municipality to another. This in essence depends on how the various documents requested in the application are completed and submitted to the building permit management at the municipality. Today in Sweden, there is a trend to operate within the framework of rationalization in order to generate more efficiency and productivity. The study aims to describe how the building permit unit in Borås municipality works to streamline the building permit process by using Lean, Agile and the six sigma improvement concept. This study is based on qualitative methodology, in which five interviews were conducted with the municipal staff from Borås City who process and issue building permits. This study shows that the internal management of the building permit application was being processed digitally. The framework that was previously based on Lean was replaced by digitalization in order to speed up the process in a timely manner. Digitalization not only save time, it also resulted in greater efficiency and productivity. The municipality employees were also able to track the cases much easily, and even manage each others cases if a colleague was absent from work due to an emergency or illness. The implementation of digitalization has definitely improved the quality of work and shortened the time needed to complete the applications, as opposed to the delays in the past. The load of work tends to increase significantly twice a year, but more specifically during spring, as people tend to capitalize on the weather to carry out constructions. Due to digitalization Borås City works on the bases of standardized working methods. The main obstacle that could be improved is the waiting period required to receive a building permit by the city's building permit committee, which usually occurs once a month. Additionally, digitalization provides employees with more time to deal with other residents concerns or requests via mail and telephone.

The aim of this diploma work was to obtain a review of the appeal process in Sweden under the Planning and Building Act and the possibilities of appeal in the planning and building permit process. The work was intended to identify potential problems surrounding the appeal process and possible efficiency measures. The goal was to form a report that provides a satisfactory overview of the appeal process in theory and practical application as well as provide relevant concrete proposals on how the appeal process can be streamlined. Background and facts surrounding the work were taken from different types of literature and through several interviews with representatives in government, industry and politicians. The main problems related to the appeal process are in the long processing times and the high number of appeals. There is a great interest to streamline the appeals process and the government is going to launch studies in which possible future actions will be investigated. It is possible to appeal for up to two instances before you need a so called “leave to appeal” in order for your complaint to be passed on to the next instance. Appeals may be made for several reasons and in these instances of appeal there is no risk for either economic or legal sanctions for the complainant. The negligible risk in the appeal results in an exploitation of the appeal system. The introduction of an appeal fee may reduce the number of appeals. A fee may reduce the overuse and provide an effective appeals process and thus a more efficient planning and building permit process.

Purpose: The purpose of this study was to identify perceived shortcomings in the process of building permits in municipality of Enköping from former customers’ perspective. The study also looked at if the content of the legislation made it difficult for the municipality to improve the process. Based on the identified shortcomings of the process a number of concrete improvement suggestions are presented that the municipality can use in future work to reach more satisfied customers and a more efficient process. Methods: To identify the perceived shortcomings a digital survey was sent to former customers in which they were asked about their experience and what could have made it better. Furthermore, an interview was made with the head of the building permits department to get an additional perspective on how the process works and what shortcomings are already known. The interview also helped to get the opinion of the municipality about the content of the legislation and if it makes their work easier or harder. Results: The results of the survey showed that five main areas were experienced as negative or difficult; the time-limit, the application documentation, the interpretation of the legislation, the fees and the ways to contact the department. The suggested improvements regarded an update of the information on the website, an increased efficiency in the channels of communication and a larger accessibility, structured work on consensus in interpretations of legislation and an increase of the digital services. Conclusions: The way to a more effective building permit process is not simple and many different factors can affect a costumer’s experience. By providing easy accessible and easy understandable information as well as digital services for the customers the time-limit of the process decreases. By creating a common interpretation of legislation between co-workers within the department and good ways for the costumer to communicate with the municipality many misunderstandings and a lot of frustration and potential delays can be avoided.

Purpose: The purpose of this study is to identify problems and shortcomings in the process of building permits from the perspective of small house owners in Stockholm. The purpose of this study is also to present future improvements. Methods: The method for this study contains both literature study and a case study. The case study consisted of a digital survey and interviews with small house owners and with the municipality´s building permit department. The digital survey consisted of questions about previous experiences of the building permit process to then investigate where there are shortcomings and weaknesses. Results: The results gave a wider perspective of how the small house owners experience the building permit process and how the municipality works through challenges and improves the process. The digital survey showed that several were dissatisfied with the processing time and experienced it as a long period. The respondents also experienced it as a difficulty when it comes to submitting correct documents requested by the municipality and that there are high building permit fees. A concrete improvement measure is that Stockholm municipality clarifies the building permit process steps regarding processing times and other weaknesses that arise on the website. Conclusions: The conclusion of this work is that Stockholm municipality updates the website, so that applicants with less knowledge and experience regarding building permits can get a better idea and possibly follow the schedule and budget they planned for the project. To avoid damage caused by damp during the project, it is possible to undergo a so-called moisture safety design. Stockholm municipality can introduce more employees within the building permit department to be prepared for periods where there is high pressure in building permit matters.

Syfte: Den rådande digitaliseringen av samhällsbyggandet leder till möjlighet att automatisera och effektivisera processer inom samhällsbyggandet. Att automatisera delar av bygglovsprocessen med hjälp av Robotic Process Automation (RPA) är möjligt. En sådan implementering skulle kunna leda till effektivare processer, men kanske även andra effekter, negativa som positiva. Några av Sveriges kommuner har redan implementerat RPA i bygglovsprocessen och andra står i begrepp att göra det inom kort. Därför är det av hög relevans att utreda hur mycket RPA kan effektivisera bygglovsprocessen samt undersöka hur automatisering påverkar arbetet för personal på bygglovsenheter. Syftet med denna studie är, därför, att undersöka i vilken utsträckning bygglovsprocessen kan effektiviseras med hjälp av RPA. Vidare önskar studien utreda hur en sådan implementering kan påverka arbetsuppgifter och arbetstillfällen för bygglovshandläggare och administratörer på bygglovsenheter i Sverige. Metod: Denna studie utförs som en survey. För att uppnå studiens syfte och mål har två olika datainsamlingstekniker valts, där primärdata insamlas genom intervjuer och sekundärdata via en dokumentstudie. Studien är således i huvudsak av kvalitativ karaktär, men kompletteras med kvantitativ empiri för att kunna styrka slutsatser. Resultat: I rapporten framkommer det att bygglovsprocessen effektiviseras med hjälp av RPA. Genom att automatisera moment i processen, beräknas 141,5 timmar/månad sparas in på tidigare manuellt utförda arbeten. Tiden som sparas in läggs istället på uppgifter som anses relevanta och mer kunskapskrävande. Detta i sin tur leder till en förändring av arbetsuppgifter för de anställda på bygglovsenheten och lyfts som en positiv aspekt. Vidare visar studien att bygglovshandläggares arbetstillfällen inte har påverkats på grund av RPA samt ger inga anvisningar på att deras arbeten i framtiden kommer hotas. De som påverkas mest av implementeringen är administratörer, då det främst är administrativa uppgifter som kan ersättas av RPA. Studien ger en viss indikation på att administrativa tjänster och behovet av administratörer på bygglovsenheter kan komma att minska, som en följd av automatisering. Konsekvenser: Genom att implementera RPA i bygglovsprocessen uppnås inte bara en effektivisering av processen. Andra fördelar som nöjdare medarbetare och högre kvalitét på besluten är också effekter av automatisering. Nöjdare medarbetare kan, i förlängningen, leda till färre antal uppsägningar och följaktligen en förhöjd kompetensnivå på bygglovsenheten. Högre kvalitét på beslut leder till ett ökat förtroende för bygglovsenheter i Sverige. Vidare kan även RPA bidra till en mer enhetlig bygglovsprocess kommuner emellan, då uppsatta funktioner och regler, samt information kan delges mellan kommunerna. Begränsningar: Då studien utförts som ett examensarbete har begräsningar funnits i form av antal ord som studien får omfatta. Utöver det har studien undersökt tre av Sveriges kommuner som arbetat med RPA i minst ett år. Om fler kommuner undersökts, skulle studiens validitet kunnat öka. / Purpose: The current digitalization of community building leads to the opportunity to automate and streamline processes in community building. Automating parts of the building permit process using Robotic Process Automation (RPA) is possible. Such implementation could lead to more efficient processes, but perhaps also other effects, negative and positive. Some of Sweden's municipalities have already implemented RPA in the building permit process and others are about to do so shortly. Therefore, it is of high relevance to investigate how much RPA can make the building permit process more efficient and investigate how automation affects the amount of work for employees at building permit units. The purpose of this study is to investigate the extent to which the building permit process can be streamlined with the help of RPA. Furthermore, the study wishes to investigate how such an implementation can affect the tasks and jobs of caseworkers and administrators at building permit units in Sweden. Method: This study is carried out as a survey. In order to achieve the purpose and objectives of the study, two different data collection techniques have been selected, where primary data is collected through interviews and secondary data via a document study. The study is thus mainly of a qualitative nature but is supplemented with quantitative empirical evidence in order to substantiate conclusions. Findings: The report shows that the building permit process is made more efficient with the help of RPA. By automating steps in the process, it is estimated that 141.5 hours/month is saved on previously manually performed work. The time saved is instead mainly spent on tasks that are considered relevant and more knowledge-intensive. This in turn leads to a change in tasks for the employees at the building permit unit, and is highlighted as a positive aspect. Furthermore, the study shows that jobs of building permit caseworkers have not been affected due to RPA and does not provide any indications that their work will be threatened in the future. Those most affected by the implementation are administrators, as it is mainly administrative tasks that can be replaced by RPA. The study provides some indication that administrative services and the need for administrators in building permit units may decrease, as a result of automation. Implications: By implementing RPA in the building permit process, not only is the process streamlined. Other benefits such as more satisfied employees and higher quality of decisions are also effects of automation. Satisfied employees can lead to fewer redundancies and consequently an increased level of competence at the building permit unit in the long run. Higher quality of decisions leads to increased trust in building permit units in Sweden. Furthermore, RPA can also contribute to a more unitary building permit process between municipalities, as established functions and rules, as well as information can be shared between the municipalities. Limitations: Since the study was carried out as a bachelor thesis, there were restrictions of the number of words that the study may include. In addition, the study examined three of Sweden's municipalities that worked with RPA for at least one year. If more municipalities were examined, the validity of the study could increase.