Backgroud: This master thesis is about discovering the concept of ‘Activity- Based Working (ABW)’ and its application to the specific case of IKEA. ABW is a phenomenon in office design and management. From a physical perspective, it discards private offices, desks and desktop computers assigned for individual’s permanent use (Parker, 2016). Instead, the office space is rearranged with various areas tailored for different work tasks, such as hubs for teamwork, meeting areas, cubicles, phone booths, workshop areas and more (Parker, 2016; Ditchburn, 2014). The application of ABW involves in the behavioral environment in addition to the physical one. The behavioral environment is aimed to encourage collaboration, creativity, team work and flexible working (Koetsveld & Kamperman, 2011). The concept of ABW is yet under-researched. The existing literature presents the driving factors of open-plan and partially activity-based workspaces from an organizational perspective. The driving factors and expected outcomes of ABW are steered by the work-related needs by the practitioners and scholars. The needs identified by scholars, which are leading companies to take an action towards ABW are mainly organizational needs. The empirical studies reveal positive and negative outcomes of activity- based way of working, affecting physical and behavioral environments of employees, without building a relationship between the work-related needs and the outcome. In addition, these studies are very limited and they do not cover the reflections of driving factors on employees. Addressing this gap, I want to add to the literature on office space by presenting an empirical case of IKEA, which combines the rationales and experiences of employees shortly after their workspace has been transformed to ABW. My purpose is not to point out the positive or negative experience, but to reveal employees’ interpretation of the new workspace and how they experience it. Research question: How do employees interpret the rationales around the transformation of their office space into ABW and how do they experience the ABW environment? Purpose: To investigate the lived experience of IKEA employees in a physically and behaviorally changing workspace and to problematize the relationship of the rationales and experiences of employees. Method: This research is an explorative case study. The data presented in findings is collected through semi-structured interviews. Thirteen interviews conducted in three different locations of IKEA. Conclusion: The study concluded as the lived experience of employees is not mainly parallel to the rationales of organization towards changing to an activity-based environment. The findings revealed a tension between the driving factors and the lived experience. Driving factors reflect what is planned by the organization; whereas the lived experience do not directly show the impact of driving factors on the outcome. The lived experience brings the attention to the social needs of employees to be considered in workspace.

As work life is evolving due to globalization and digitalization so are office spaces, new circumstances acquire new more flexible ways of working. There has been an increase in offices changing from the traditional cellular office to open and activity-based landscapes. Activity - based workplaces or ABW are designed to adapt to working needs and are said to be flexible where employees themselves can choose seating depending on their preferences and task at hand. While ABW seems to have certain benefits including cutting cost of unnecessary workspace and increased flexibility we are looking to understand the effects ABW has on social interactions & coherence. We are also interested in finding out what strategies the employees use to handle the new way of working and maintain efficiency. Research this far has shown that the architectural disposition of the office space needs to be equipped with distinct rules and regulations, that productivity has shown to increase after a move to a ABW and that the pre-conditions for employee satisfaction are present. The study is of a qualitative nature and is based on  semi-structured interviews with five employees in an government organisation. Each of the employees has different occupational roles within the organisation. The theoretical framework used to analyze the results are parts of Goffman’s (2014) Dramaturgical Perspective and the results found show both pros and cons for an activity based approach. The study shows that social interactions to a large extent are regulated by the architectural disposition of the office, that coherence with the other government organisations in the building has somewhat improved and that the employees use both physical and digital strategies of guiding impression to let their colleagues know that they do not wish to be disturbed and can maintain efficiency. The results also show that the employees carefully choose their work station for the day in an attempt to control the number of social interactions they have during the day. / Arbetslivet är i en ständigt förändring och med den ökade globaliseringen och digitaliseringen följer krav för ett mer flexibelt och tilltalande kontorslandskap. Den senaste trenden i Sverige handlar om aktivitetsbaserade kontor (Activity Based Working eller ABW) som följer med flera fördelar, som exempelvis kostnadsbesparingar. ABK erbjuder ett arbetssätt och spontanitet som kan bidra till att skapa nya möjligheter för medarbetare och organisationer men skapar även nya utmaningar för effektiviteten. Studien undersöker den sociala interaktionen och sammanhållningen medarbetare emellan i ABK. Centrala frågor är hur ABK påverkar medarbetarnas sociala interaktioner & sammanhållning och vilka strategier de anställda använder för att möta de nya kraven och bibehålla effektivitet. Tidigare forskning inom området visar att kontorets utformning behöver genomsyras av tydliga policys, att produktiviteten har blivit bättre efter en flytt till ABK och att förutsättningar som gjorde arbetstillfredsställelsen större fanns. Studien baseras på semistrukturerade intervjuer med medarbetare på en statlig myndighet i mellansverige, i analysarbetet tolkades intervjuerna med stöd i den teoretisk referensram som är Goffmans dramaturgiska perspektiv. Studiens resultat visar att sociala interaktioner styrs i stor grad av kontorets utformning, att samarbetet över avdelningar delvis förbättrats, sammanhållningen med de närmsta kollegorna försämrats och att de anställda använde sig av både fysiska och digitala strategier för intrycksstyrning för att möta de nya kraven som följer med ABK och bibehålla effektiviteten. Resultatet visar även att medarbetarna gör väl avvägda val av arbetsplacering i hopp om att sätta förutsättningar för sin prestation och sociala tillgänglighet.

Detta examensarbete är en studie om hur en projektstudio kan utformas så att den kommunicerar och stödjer dess syfte, samt stödjer de arbetsuppgifter som genomförs. Arbetet har genomförts i samarbete med NCC AB i Solna. NCC arbetar mycket i projekt och dagens lokaler stödjer inte arbete i projekt så bra som de önskar, de är i behov av fler projektstudios. NCC har som mål att börja arbeta mer aktivitetsbaserat i och med att miljöerna stödjer deras arbetssätt. En projektstudio ska fungera för olika typer av arbetsuppgifter så som individuellt arbete, arbete i grupp och större möten. Projektstudion är en plats för både möte och projektarbete. I dagsläget är den planerade ytan för projektstudion ett öppet kontorslandskap. Studien baseras på litteratur om zonindelning, rummets påverkan, grupparbete och arbetssätt, psykologiskt perspektiv samt Leesmanundersökning på NCC. I studien har följande metoder genomförts: platsanalys, analys av Leesmanundersökning på NCC, kvalitativ intervju och workshop. Studien resulterar i att ett gestaltningsförslag skapas, i detta fall en projektstudio. Ytan för projektstudion har gått från att vara ett öppet kontorslandskap till att vara en miljö som stödjer olika typer av arbetsuppgifter. / This thesis is about how a Project Studio can be designed so it communicates and support its purpose, and also support the assignments to be performed in the Studio. The study has been made in cooperation with NCC AB in Solna, Sweden. NCC often work in projects but their premises today does not support project working as well as they would wish it to, NCC is therefor in need of more Project Studios. NCC:s goal is to be able to work in a more Activity Based manner as a result of the environment better supporting this way of working. A Project Studio should function for different types of job assignments such as individual work, work in groups and bigger meetings. The Project Studio is a place for both meetings and working in projects. The intended space is currently an openplan. The study has a base founded on literature primarily relating to: zoning; the influence of space; teamwork and manner of working; a psychological perspective; and a Leesman review conducted at NCC. In the study the following methods have been performed: space analysis; analysis of the Leesman review at NCC; qualitative interviews and a workshop. The study results in a design proposal for a Project Studio. The space for the Project Studio would be transformed from an open-plan to an environment that more fully supports the different types of job assignments required at NCC.

One of the most common office designs is the traditional office. As the technology has developed, it has enabled a new office design to evolve, the activity-based office. The activity-based office is more flexible and the employees get greater freedom in terms of being able to decide where, when and how they want to perform their tasks. As the employees work largely independently and take own responsibility for their tasks, the leader has reduced control compared to the traditional office. To get a well-functioning activity-based workplace, trust must be created between the leader and employees as this is a presumption for good business relationships. The purpose of the study is to get a deeper understanding of how trust is created between a leader and the employees in the activity-based workplace. Trust is something that is created mutually, and our study is based on three trustbuilding qualities, ability, benevolece and integrity. To collect the empirical data two semistructured interviews with Skanska and Vasakronan were performed. The conclusion of our study is that trust in an activity-based workplace is created by the factors; Presence, independence and own responsibility, communication, responsiveness, attention, caring, openness and honesty, competence and respect. Trust does not differ at a traditional office compared to an activity-based, but trust gets a different meaning depending on which office design that is utilized. / Ett traditionellt kontor är en av de vanligaste kontorsutformningarna, där medarbetarna har en fast sittplats och kan utföra sina uppgifter koncentrerat. I takt med att teknologin utvecklats har nya kontorsutformningar växt fram. En av dessa kontorsutformningarna är det aktivitetsbaserade kontoret som är mer flexibelt och öppet än det traditionella kontoret. De anställda har inga fasta sittplatser utan väljer sittplats utifrån vilka uppgifter de har för dagen, det gör således att individerna har en stor frihet att bestämma var, när och hur de ska utföra sitt arbete. I och med denna frihet blir det svårare för ledaren att få samma kontroll och ledaren måste istället förlita sig på att medarbetarna utför sina uppgifter på ett korrekt sätt. Det aktivitetsbaserade arbetssättet innebär således att medarbetarna måste ta ett stort eget ansvar och kunna arbeta självständigt. Syftet med studien är att få fördjupad förståelse för hur förtroende skapas mellan ledare och medarbetare på en aktivitetsbaserad arbetsplats. Förtroende är något som skapas ömsesidigt och definieras som ett attribut för ett förhållande mellan två utbytespartners. Den teoretiska utgångspunkten för hur detta förtroende skapas baseras på begreppen välvilja, integritet och förmåga. Välvilja handlar om lojalitet, att som medarbetare och ledare hjälpa varandra men också visa omtanke. För att kunna göra detta krävs det en närvaro från ledaren och detta underlättas på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen då ledaren sitter ute bland medarbetarna. Integritet och andra sidan handlar om att en person gör det som den har sagt att den ska göra. På det aktivitetsbaserade kontoret betyder det att ledaren förväntar sig att medarbetarna utför sina arbetsuppgifter på ett korrekt sätt trots att ledaren har minskad kontroll. Den sista faktorn förmåga behandlar i vilken utsträckning en part uppfattas ha den kompetens som gör det möjligt för personen att ha inflytande inom ett visst område. Ledaren måste förvänta och förlita sig på att medarbetaren har den kompetens som krävs för att utföra sina uppgifter självständigt. Till vår studie har vi haft semistrukturerade intervjuer med två företag, Skanska och Vasakronan. Skanska är ett byggföretag som utvecklar, bygger och underhåller fysiska levnadsmiljöer. Vasakronan är inom fastighetsbranschen och äger, förvaltar och utvecklar kontor och butiksfastigheter. Slutsatsen av vår studie är att förtroende på en aktivitetsbaserad arbetsplats skapas genom närvaro, självständighet och eget ansvar, kommunikation, lyhördhet, uppmärksamhet, omtanke, öppenhet och ärlighet, kompetens och respekt. Förtroendet skiljer sig inte på ett traditionellt jämfört med ett aktivitetsbaserat men förtroendet får en annan innebörd beroende på vilken kontorsutformning som används.

The nature of work life and its formation have undergone major changes in recent decades. Activity-based working (ABW) is today one of the most popular working methods, where different office zones give employees the opportunity to control how and where to work. Earlier studies in the area of ABW suggests positive organizational effects, however research is limited since the working method only recently gained popularity. The purpose of this study is therefore to examine how employees perceived efficiency and social room for manoeuvre are affected in an activity-based environment. In order to achieve this a case study was carried out where observations and qualitative interviews together formed the conclusions and analyzes that were made. The result of this survey shows a positive attitude from the employees to the activity-based approach since the model creates a perceived increased efficiency. Together with the social approach that the architectural aspect of ABW offers, employees get the tools to influence and to a certain extent also control the social aspects of their work. / Arbetets natur och dess utformning har genomgått stora förändringar de senaste årtiondena. Aktivitetsbaserad verksamhet (ABV) är idag ett av de populäraste arbetssätten där olika zoner på kontoret ger medarbetarna möjlighet att själva styra över hur och var de arbetar. Tidigare forskning på området tyder på positiva organisatoriska effekter men eftersom arbetssättet relativt nyligen slagit igenom är forskning på hur det påverkar medarbetarna begränsad. Syftet med den här studien är att undersöka hur medarbetarnas upplevda effektivitet och sociala handlingsutrymme påverkas i en aktivitetsbaserad verksamhet. För att åstadkomma detta gjordes en fallstudie där observationer och kvalitativa intervjuer tillsammans formade de slutsatser och analyser som gjordes. Resultatet i denna undersökning visar en positiv inställning från medarbetarna till det aktivitetsbaserade arbetssättet som skapar en ökad upplevd effektivitet. Tillsammans med det sociala upplägg som den arkitektoniska aspekten erbjuder får medarbetarna verktyg att själva påverka och i viss mån även styra det sociala arbetslivet.

Syftet med studien var att belysa hållbarheten med aktivitetsbaserat arbetssätt (ABW) utifrån chefers egen situation med fokus på hur chefer erfar ABW samt hur chefer uppfattar hälsa och välbefinnande på aktivitetsbaserade arbetsplatser. En kvalitativ forskningsdesign med inspiration från fenomenografisk analys tillämpades med semistrukturerade intervjuer som datainsamling baserat på ett strategiskt urval. Resultatet från studien visade att fyra beskrivningskategorier kunde urskiljas för hur chefer erfar ABW. De olika kategorierna speglade chefernas uppfattningar om hur möjligheter och utmaningar med att arbeta aktivitetsbaserat påverkade arbetsvillkor och hållbarhet. Chefers främsta fokus gällande hälsa och välbefinnande utgick från medarbetarnas perspektiv som behövde balanseras mot chefers egna behov. Den flexibilitet som ABW erbjuder uppskattas av chefer och medför även  en beredskap för oväntade situationer. Det tar tid att vänja sig vid ABW och passar inte för alla individer eller för alla yrkeskategorier. För att ABW ska vara hälsofrämjande och hållbart behöver arbetssättet utvärderas mer och anpassas till den egna organisationen. / The aim of the study was to elucidate sustainability with activity-based working (ABW) based on the manager's own situation with a focus on how managers experience ABW and how managers perceive health and well-being in activity-based workplaces. A qualitative research design with semi-structured interviews as data collection with inspiration from phenomenographic analysis was used in the study. The results of the study showed that four description categories could be distinguished for how managers experience ABW. The different categories reflected managers' perceptions of how opportunities and challenges in working activity-based affect working conditions and sustainability. The managers' main focus on health and well-being was based on the employees' perspectives that need to be balanced against managers' own needs. The flexibility that ABW offers was appreciated by managers and also led to preparedness for unexpected situations. It takes time to get used to ABW and it is not suitable for all individuals or for all occupational categories. In order for ABW to be health-promoting and sustainable, the way of working needs to be evaluated more and adapted to its own organization.

Activity-Based Working and Working from home are two ways of working that have been implemented by many organizations during the past years. However, the strike of the COVID-19 pandemic has caused firms to work from home until restriction of the ongoing pandemic have alleviated. Previous research has investigated the impact on employees when working activity-based respectively working from home during the pandemic with both positive and negative outcomes regarding communication and effectivity among other aspects. The purpose of the thesis is to investigate how the COVID-19 experience have impacted employee’s attitudes toward activity-based workspace post-pandemic. The study was following a qualitative research approach by conducting a case study. Data was gathered through semi-structured interviews and analysed to identify themes to gain a more in-depth knowledge of the findings. The findings confirms that the post-pandemic way of working is a mixture of activity-based working and increased desire of working from home. This depends on the matter of task and individual’s needs, much like the activity-based theory. What has changed is the perception of working from home that has showed employees benefits of increased focus and effectivity. The activity-based office will also provide effectivity, but with the link to socializing and physical communication advantages that working from home cannot offer. Organisations can use these findings to be better prepared when implementing activity-based workplaces and/or adapting to the challenges that the “new” working way may cause in the post-pandemic era.

Vårt föränderliga samhälle påverkar och utmanar sättet att arbeta samt organisera arbete. Många organisationer förändrar kontorsmiljö och arbetssätt i syfte att skapa en mer stödjande arbetsplats. En växande kontorstrend är det aktivitetsbaserade arbetssättet, hädanefter kallat ABW. Arbetssättet innebär ett papperslöst kontor, utformat i olika zoner anpassade efter de anställdas behov. Medarbetarna har inga egna platser utan uppmanas att välja arbetsstation utifrån arbetsuppgift. Konceptet syftar till att inspirera samt främja samarbete och innovation men också till att öka lönsamheten. Studien, vilken utgår från en kvalitativ ansats, syftar till att undersöka hur medarbetare i organisationen upplever att den fysiska och psykosociala arbetsmiljön påverkas av att arbeta aktivitetsbaserat samt vad i det förändrade arbetssättet som eventuellt leder till förbättrad eller försämrad upplevd hälsa samt arbetstillfredsställelse. Studien  visar  att  den  fysiska  arbetsmiljön  har  stark  positiv  inverkan  på  medarbetarnas upplevda arbetstillfredsställelse men att arbetssättet i sig inte upplevs lika positivt. Medarbetarna nyttjar inte fullt ut arbetssättet så som det är tänkt och de olika zonerna upplevs många  gånger  ofunktionella.  De  främsta  orsakerna  till  upplevelsen  av  en  försämrad arbetsmiljö är dels att medarbetarna inte har sin fasta plats, dels svårigheterna att samla hela gruppen. Slutsatsen är att god hälsa och arbetstillfredsställelse lättare uppnås genom att beakta medarbetarnas individuella förutsättningar samt förmåga och vilja att hantera förändringarna som arbetssättet innebär. Vi anser studien vara av värde då kunskapen kring ABWs för- och nackdelar samt påverkan på medarbetarnas fysiska och psykiska hälsa samt arbetstillfredsställelse  är  begränsad.  Genom  ökad  kunskap  och  förståelse  ökar förutsättningarna för ett mer hållbart arbetsliv. / Our   changing   society influence   and   challenge the   way   of   working and   organizing work. Many organizations change the office environment and the work concept in order to create a  more  supporting  workplace. A  growing  office trend  is the  concept  activity based working, henceforth called ABW. The work concept means a paperless office, designed in different  zones customized  to  suit the needs of employees. The employees  have no  fixed seats,  instead  they are  encouraged  to  choose  workstation  based  on  the  assignment.  The concept aims  to inspire and  promote collaboration  and  innovation,  but  also to  increase profitability.   The study,  which  is  based  on a qualitative approach,  aims  to  explore how employees in the organization perceive that the physical and psychosocial work environment is affected by working activity based and which factors in the changed way of working that leads to increased or decreased perceived health and job satisfaction. The study shows that the physical environment has a strong positive impact on employees' perceived job satisfaction but  that  the  activity  based  working  in  itself  not  always  is  perceived  as  positive.  The employees did not fully utilize the activity based working concept as it is supposed and the different office zones are often perceived as non-functional. The main reasons for why the physical and psychosocial work environment is perceived as impaired are partly that the employees do not have their own seats, partly the reduced possibilities to gather the whole group. The conclusion is that good health and job satisfaction is more easily achieved if considering the employees individual conditions as well as ability and willingness to handle the changes that the new way of working means. Since the knowledge about the advantages and disadvantages of the concept, as well as it’s impact on employees' physical and psychological health is limited, we believe our study to be of value. Through improved knowledge  and  understanding the  opportunities  to  create  a  more  sustainable  worklife increases.

Kandidatuppsats i Företagsekonomi III, Organisation 15 hp, 2FE78E, Ekonomihögskolan vid Linnéuniversitetet i Kalmar, Vårterminen 2017.                                                                                                                                   Författare: Hugo Järnland & Ida Sonesson   Handledare: Mathias Karlsson Examinator: Mikael Lundgren   Titel: Det aktivitetsbaserade arbetssättet som Janusansikte - en kvalitativ studie om medarbetares positiva samt negativa upplevelser av det aktivitetsbaserade arbetssättet.   Syfte: Studien syftar till att skapa förståelse för hur medarbetare upplever och förhåller sig till det aktivitetsbaserade arbetssättet.                                                                                                              Metodik: En kvalitativ forskningsstrategi med en abduktiv ansats. Det empiriska materialet är insamlat via åtta semistrukturerade intervjuer med medarbetare som arbetar på ett företag där det aktivitetsbaserade arbetssättet tillämpas.                                                                              Slutsats: Studiens resultat har gett en ökad förståelse för hur medarbetare upplever och förhåller sig till det aktivitetsbaserade arbetssättet. Studien visar att det aktivitetsbaserade arbetssättet är ett komplext område som upplevs olika av olika individer. Resultatet visar även att det finns både positiva och negativa sidor av det aktivitetsbaserade arbetssättet. Sammanfattningsvis kan vi redogöra att medarbetarnas upplevelser av det aktivitetsbaserade arbetssättet kan liknas vid ett Janusansikte då deras upplevelser tydligt skiljer sig från varandra. / Bachelor Thesis in Business Administration III, Organization 15 hp, 2FE78E, Faculty of Economics at Linneaus University in Kalmar, Spring 2017.   Authors: Hugo Järnland & Ida Sonesson   Advisor: Mathias Karlsson   Examinator: Mikael Lundgren   Title: The activity-based working as a Janusface – A qualitative study about employees positive and negative experiences about activity-based working.   Purpose: The study aims to create an understanding regarding employees experiences and how they relate to activity-based working.   Methodology: A qualitative research strategy with an abductive approach. The empirical material is collected through eight semi structured interviews with employees at a company where the activity-based working is implemented.   Conclusion: The study’s result has given an increased understanding of how employees experience and relate to activity-based working. The study shows that activity-based working is a complex area which individuals experience differently. The results also show that there are both positive and negative sides of the activity-based working. In conclusion, we can find that employees experiences of the activity-based working can be seen as a Janusface since their experiences clearly differ from each another.

Aktivitetsbaserat arbetssätt har sedan några år tillbaka slagit igenom på marknaden och blivit en stor trend både i Sverige och resten av världen. Det är ett omstritt begrepp sombåde fått lovord och kritik. Studiens syfte är att undersöka hur medarbetare inom akademin upplever att arbeta i en aktivitetsbaserad miljö med fokus på psykosocial arbetsmiljö och sociala relationer samt om det finns ett samband mellan individens arbetsuppgifter och deras upplevelse. En kvalitativ studie har genomförts på ett universitet/högskola i Sverige, totalt sex semistrukturerade intervjuer har genomförts. Respondenternas uppfattning varierade gällande deras upplevelser av det aktivitetsbaserade arbetssättet dock var flertalet negativa. De huvudsakliga faktorerna som lyftes var ljudnivån och transparens, respondenterna nyttjar olika copingstrategier för att få bukt med problemen. Resultatet visar att de sociala relationerna på arbetsplatsen både förstärkts och försämrats. Respondenternas arbetsuppgifter belystes som problematiska inom ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Utifrån studiens resultat var det som var mest påtagligt negativt för respondenternas psykosociala arbetsmiljö och upplevelsen av den aktivitetsbaserade miljön de faktorer som låg utanför individens egenkontroll, där lyckade copingstrategier inte var tillämpningsbara. / Activity-based working has been on the rise for some years and has become a big trend both in Sweden and the rest of the world. It is a controversial concept that has both received praise and criticism. The aim of the study is to investigate how employees in the academia experience working in an activity-based office with a focus on psychosocial work environment and social relations, and whether there is a connection between the individual's tasks and their experience. A qualitative study has been conducted at a university/college in Sweden, a total of six semistructured interviews have been held. Respondents' perception of their experiences of the activity-based working varied, but the most respondents were negative. The main factors that were lifted were the sound level and the transparency, the respondents used different coping strategies to overcome the problems. The result shows that the social relations in the workplace have both been strengthened and deteriorated. The respondents' tasks were highlighted as problematic within an activity-based office. Based on the study's results, the most negative factor for the respondents' psychosocial work environment and the experience of the activitybased working were the factors that were outside the individual's control,where successful coping strategies were not applicable.