Denna studie har utgångspunkt i den trend där allt fler organisationer, såväl privata som offentliga, idag inför aktivitetsbaserade kontor. Studiens syfte är att undersöka de anställdas upplevelser av den förändringsprocess som genomförts till aktivitetsbaserat kontor och deras upplevelser av att arbeta aktivitetsbaserat. Dessa upplevelser har belysts utifrån teorier rörande meningsskapande. En kvalitativ studie har genomförts på en myndighet i Stockholmsregionen genom åtta semistrukturerade intervjuer. Därefter har en tematisk analys gjorts. Intervjuerna visade på varierade upplevelser hos de anställda gällande förändringen och det aktivitetsbaserade arbetssättet. De huvudresultat som framkommit i studien visar att de flesta anställda upplever att förändringen av kontorsmiljö har lett till att deras relation till sina chefer har förändrats, att hemarbetet har ökat och att samhörigheten kollegor emellan har förändrats. Utifrån studien drogs slutsatserna att de anställda idag upplever kontoret som mindre hierarkiskt och att vissa fysiska faktorer i arbetsmiljön påverkar. Vidare verkar en hög grad av hemarbete hämma skapandet av en gemensam förståelse för förändringen. De anställdas upplevelser tycks även påverkas av personliga och arbetsrelaterade aspekter, något som gör att det aktivitetsbaserade arbetssättet inte är för alla. / This study explores the growing trend of switching to activity-based offices, something organizations in Sweden are increasingly implementing today. The aim of the study was to examine the employee experience of the organizational change process as well as how the employees experience the new, activity-based office. These experiences have been analysed using sensemaking theories. A qualitative study was conducted at a governmental organization in Stockholm through eight semi-structured interviews and the data was then organized using a thematic analysis. The study shows that after the change of office employees experience better relationships with their managers, changes in their relationships with colleagues, and an increased number of employees began working from home. The study’s conclusions are that the activity-based office is less hierarchical while at the same time there are factors in the physical work environment that affect the employees experience. In addition, increased levels of working from home seems to hinder a common understanding for the change into an activity-based office. Furthermore, the experience of the activity-based office seems to be affected by both personal traits and work-related aspects which means that the activity-based working is not suitable for everyone.

Bakgrund: Det aktivitetsbaserade kontoret blir allt mer vanligt då fler företag och organisationer går från det traditionella kontoret till ett aktivitetsbaserat. Det aktivitetsbaserade kontoret är oftast uppdelat i olika zoner, utan bestämda platser, där medarbetare väljer plats efter arbetsuppgift. Tidigare studier inom ämnet har främst fokuserat på de organisatoriska effekterna och på medarbetares upplevelser av det aktivitetsbaserade kontoret. Genom att utgå från hur chefer upplever det aktivitetsbaserade kontorets effekter på deras möjligheter att leda bidrar denna studie med hur det aktivitetsbaserade kontoret upplevs av och påverkar formella chefer i deras roll som ledare. Syfte: Studiens syfte är att studera om och hur formella chefer i deras roll som ledare upplever att implementationen av ett aktivitetsbaserat kontor har påverkat deras möjlighet att utöva ledarskap. Studien fokuserar på påverkan på kommunikation och motivation. Metod: Studien använder en kvalitativ forskningsstrategi med en deduktiv ansats. Studien bygger på en fallstudie av ett företag i fastighetsbranschen. Empirin har samlats in genom semistrukturerade intervjuer med chefer och interna dokument från företaget. Slutsats: Det aktivitetsbaserade kontoret upplevs ha förbättrat möjligheterna att ledasamtidigt som det kommer med vissa utmaningar. Utmaningarna har varit kopplade till hur man bäst leder medarbetare i deras självledarskap och etableringen av de riktlinjer som företaget skapat i samband med förändringen. De naturliga möten som det aktivitetsbaserade kontoret möjliggör upplevs främja ledarskapet, kommunikationen och motivationen, genom att det gör cheferna mer tillgängliga och främjar samarbete mellan medarbetarna. / Introduction: The activity-based office is a growing trend as more businesses and organizations are moving from the traditional office to an activity based. The activity-based office is usually divided into different zones, where employees do not have any allocated seats but chooses their location after the task at hand.  Previous research has mainly focused on the organizational impact and employees’ perceptions of the activity-based office. In order to further develop the theoretical area, there is a need to also consider the impact on the leadership. By examining how the managers perceive the effects on their ability to lead, this study contributes to expand the knowledge on how the activity-based office is perceived by and affects managers in their role as leaders. Purpose: The purpose of this study is to examine if and how managers in their role as leaders experience that the implementation of an activity-based office has affected their ability to exercise leadership. The study focuses on the effect in two aspects: communication and motivation, from a manager’s perspective. Method: The study uses a qualitative research strategy with a deductive approach and is based on a case study of a real estate company. The empirical data has been collected through semi structured interviews and internal documents from the company. Conclusion: The activity-based office is perceived to have improved the managers’ ability to lead at the same time as it comes with some challenges. These challenges have been related to how the managers can lead the employees in their self-leadership and the establishment of the company’s guidelines, which was created for the change. The natural meetings that the acitivty-based office provides is perceived to promote leadership, communication and motivation, in that it allows managers to be more accessible and promotes collaboration within the organization.

Problemformulering: Forskningen de senaste tio åren har utforskat medarbetares upplevelser av aktivitetsbaserat arbete, men det saknas enighet om vilka för- och nackdelarna kan vara. De longitudinella studierna som genomförts berör medarbetares erfarenheter som längst efter ett år i ABW, det saknas studier som belyser medarbetares upplevelser efter längre tids erfarenhet, vilket grundade idén till denna studien.  Syfte: Att belysa individers upplevelser av deras fysiska- och psykosociala arbetsmiljö inom aktivitetsbaserat arbete efter minst tre år.  Metod: Kvalitativ metod med induktiv ansats har tillämpats. Datainsamlingen genomfördes med semi-strukturerade intervjuer med nio deltagare i en privat verksamhet. Intervjuerna transkriberades och analyserades med hjälp av kvalitativ innehållsanalys.  Resultat och slutsats: Analysen resulterade i två huvudkategorier som berör upplevelsen av fysiska- och psykosociala arbetsmiljön i ABW med underkategorierna ”arbetsplatsens utformning”; ”möbler och hjälpmedel”; ”en dynamisk process”; ”underhåll av arbetsplats och utformning”; ”kontoret som mötesplats” ; ”frihet under ansvar”; ”sociala interaktioner” samt ”närmare kontakt med chef”. Resultatet pekar på att deltagarna har upplevt en övervägande positiv inställning till ABW tack vare gradvis anpassning, valmöjligheter i kontorsmiljön, delaktighet, underhåll av arbetsplats, digitala medel och tillfredsställande ledarskap. Därför kan slutsatsen dras om att ABW kan vara en långsiktig lösning, där denna studie kan ge en inblick i vad som bör prioriteras för ett långsiktigt fungerande ABW. / Aim: To explore employees ́ perceptions of their physical- and psychosocial work environment for a minimum of three years with activity based work (ABW)  Method: A qualitative method was used with an inductive approach. Data was collected through semi-structured interviews with nine participants from a company in the private sector. The interviews were transcripted and analyzed with qualitative content analysis.  Findings: The analysis resulted in two main categories concerning the experience of the physical and psychosocial work environment in ABW with sub-categories: “workplace design”; “furniture and work tools”; “a dynamic process”; “maintenance of the workplace”; “freedom and responsibility”: “social interactions”, and “closer contact with manager”. The findings show that participants have experienced an overall positive attitude regarding ABW due to gradual adaptation, different options regarding work- zones, feeling included in the office design, technical maintenance, tools for digital work, and satisfying leadership. Therefore, it can be concluded that ABW could be a long-term solution, with this study providing insights into what could be prioritized for a sustainable implementation of ABW.

The work environment in Activity-based working (ABW) should be adapted based on the needs and activities that the business requires. Employees lack their own place and are expected to move depending on the task. The working method entails flexibility for both the organization and the employees. The development of digitalization in society has contributed to why ABW has become increasingly popular. Implementation procedure is perceived to influence the outcome and acceptance of the working method. The expectations with ABW are that strengthened self-leadership and increased responsibility will promote productivity and efficiency. This study has a qualitative approach and aims to identify factors that influence the design and implementation of ABW in a public organization. With the help of an abductive approach, the results of the study have emerged. The empirical material was collected through three semi-structured interviews and an online survey. Each of the respondents were involved in the transformation process and the implementation of ABW at “Framtidens arbetsplats” in Skellefteå municipality. The study intends to provide a deeper explanation regarding which factors have been prominent and what effects they have led to. The previous research in the subject contributed to the direction of the study and resulted in three main areas: The transformation process, design and custom-built as well as management and control. The empirical material was analyzed and compared against the theoretical frame of reference. The results show that the respondents' experience of ABW varied, but with a predominantly positive response. ABW was implemented to streamline the use of premises, but that was not communicated to the employees. Participation has been expressed as an important factor throughout the process, but it can also be perceived as involuntary and that the concept is forced on the employees. The working method is adapted to the modern mobile generation and can be seen as discriminating against those who are not as receptive. ABW can not only be introduced at the start since it appears that maintaining and updating are important factors. How employees accept the working method largely depends on managers' views and actions and the corporate culture. According to the results trust-based leadership is applied to the “Framtidens arbetsplats”, which is required because controllability decreases with ABW. Weaknesses in design have been identified since it does not meet everyone's needs based on their tasks. To talk undisturbed is a need that has emerged as an important factor, since classified information is part of their work. Social relations in the workplace are expressed as having been strengthened and weakened. Many expressed social distancing as an effect of ABW, which in turn has created a nesting behavior. It appears that work from home is appreciated, which we believe will affect ABW. This is therefore a proposal for research in future studies. / Aktivitetsbaserat arbetssätt (ABW) bygger på att arbetsmiljön är anpassad utifrån de behov och aktiviteter som verksamheten kräver. Medarbetarna saknar egen plats och förväntas förflytta sig beroende på arbetsuppgift. Arbetssättet medför flexibilitet både för organisationen och medarbetarna. Den utvecklade digitaliseringen i samhället har bidragit till att arbetssättet blivit alltmer populärt. Tillvägagångssättet vid implementering upplevs påverka utfallet och acceptansen av arbetssättet. Förväntningarna med ABW är att ett förstärkt självledarskap och ökat ansvarstagande ska främja produktivitet och effektivitet. Studien utgår från en kvalitativ ansats och syftar till att identifiera vilka faktorer som påverkar utformningen och genomförandet av ett aktivitetsbaserat arbetssätt i en offentlig organisation. Med hjälp av ett abduktivt förhållningssätt har studiens resultat vuxit fram. Det empiriska materialet samlades in genom tre semistrukturerade intervjuer samt en enkät. Samtliga respondenter var delaktiga i förändringsprocessen och införandet av ABW på “Framtidens arbetsplats” på Skellefteå kommun. Studien ämnar ge en djupare förklaring till vilka faktorer som varit framträdande och vilka effekter det medfört. Den tidigare forskningen inom ämnet bidrog till studiens riktning och resulterade i tre huvudområden: Förändringsprocessen, design och utformning samt styrning och kontroll. Det empiriska materialet analyserades och jämfördes mot den teoretiska referensramen.  Resultatet visar att respondenternas upplevelse gentemot det aktivitetsbaserade arbetssättet varierade, men med en övervägande positiv respons. Beslutet att implementera ABW var att effektivisera lokalutnyttjandet men det var inte vad som förmedlades till medarbetarna. Delaktigheten har uttryckts som en viktig faktor under hela processen men kan uppfattas som ofrivillig, vilket kan ses som att konceptet pressats ut på medarbetarna. Arbetssättet anpassas till den moderna mobila generationen och kan ses diskriminerade mot den som inte är lika mottaglig. Att arbetssättet underhålls samt hålls aktuellt och inte enbart introduceras vid starten har framkommit som en viktig faktor. Hur medarbetarna anammar arbetssättet beror till stor del på chefers synsätt och agerande samt företagskulturen. Resultatet visar att ett tillitsbaserat ledarskap tillämpas på “Framtidens arbetsplats”, vilket krävs eftersom kontrollbarheten minskar med ABW. Svagheter i utformningen har påvisats då den inte uppfyller allas behov baserat på deras arbetsuppgifter. Behovet att prata ostört är något som framkommit som en viktig faktor, då verksamheten behandlar sekretessbelagda uppgifter. De sociala relationerna på arbetsplatsen uttrycks både ha förstärkts och försvagats. Många påpekar social distansering som en effekt av ABW vilket i sin tur skapat ett ockuperingsbeteende. Det har framkommit att hemarbete uppskattas vilket vi anser kan påverka ABW. Detta är därav ett förslag som kan undersökas i fortsatta studier.

Distansarbetet under COVID-19-pandemin påskyndade den digitala transformeringen av arbetslivet och förskjutningen mot ökat hybridarbete. När arbete på heltid på ett fysiskt kontor utmanas som norm kan yteffektiviserande och flexibla kontorslösningar, t.ex. aktivitetsbaserat arbetssätt, bli mer attraktiva för arbetsgivare. Organisationer av idag hanterar därmed två trender samtidigt, dels att utforma hybridarbete i det ”nya normala” i dagens arbetsliv och dels att anpassa framtida kontorslösningar för flexibla arbetssätt. Chefer som leder hybridarbete behöver balansera närvaro på ett fysiskt kontor med distansarbete parallellt med styrning från organisationen och medarbetarnas individuella preferenser. Hybridarbete kan medföra inbyggda motsättningar (paradoxer) för chefer. Syftet med undersökningen är att öka kunskapen om hur chefer i offentlig sektor leder och hanterar utmaningar i att kombinera hybridarbete med ett aktivitetsbaserat kontor. En kvalitativ fallstudie har genomförts genom 14 semi-strukturerade intervjuer med chefer i en större svensk kommun som i samband med återgången efter pandemin infört både hybridarbete och aktivitetsbaserat arbetssätt. En teoretisk modell om paradoxala ramverk tillämpas i denna studie på chefer som leder medarbetare i hybridarbete. Utifrån fem paradoxala ramverk: arbete-privatliv, avstånd-närhet, formell-informell, information-kommunikation samt kontroll-tillit, undersöks hur chefer hanterar inbyggda motsättningar i hybridarbete genom tre olika kognitiva processer, integrering, differentiering och polarisering. Studien visar att chefer hanterar motsättningar på olika sätt i respektive paradoxalt ramverk. Studien visade också på kopplingar mellan de paradoxala ramverken. Slutsatsen är att chefer gör balanserade avvägningar mellan flera paradoxala ramverk inom ramen för organisationens styrning av hybridarbete och medarbetarnas preferenser. En integrerad modell för chefer som leder hybridarbete föreslås som förenar de paradoxala ramverken med motsättningarna individ-grupp och organisation-grupp för att på en organisatorisk nivå undvika t.ex. suboptimering vid nyttjande av lokalerna och kunna nå målen med aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Resultaten i studien bekräftar även i stort tidigare forskning om möjligheter och utmaningar med arbete på distans i kontexten av hybridarbete och aktivitetsbaserat arbetssätt. / Teleworking during the COVID-19-pandemic speeded up the digital transformation of work and the shift towards increased hybrid work. When full time work at a physical office is challenged as a norm, space efficient and flexible office solutions, for example activity-based working, can become more attractive to employers. Organisations of today are therefore managing two trends at the same time, on the one hand how to shape hybrid work in the “new normal” of today’s work life, on the other hand how to design future office solutions. Managers leading hybrid work need to balance work in the office with teleworking parallel with guidelines from the organisation and employees’ individual preferences. Hybrid work can entail inherent contradictions, paradoxes, to managers. The purpose of this study is to gain knowledge on how managers in the public sector lead and manage challenges with hybrid work in an activity-based office. A qualitative case study has been conducted through 14 semi-structured interviews with managers in one of Sweden’s largest municipalities, in which both hybrid work and activity-based working have been implemented after the pandemic. A theoretical model on paradoxical frameworks in hybrid work is in this study applied on managers leading employees in hybrid work. Using five paradoxical frameworks, work-life, remoteness-closeness, formal-informal, information-communication and control-trust, the study investigates how managers handle inherent contradictions in hybrid work through three different cognitive processes, integration, differentiation and polarisation. The study,shows that managers who lead hybrid work handle contradictions differently in each of the paradoxical frameworks. The results also showed connections between the paradoxical frameworks. The conclusion is that managers make balanced trade-offs between multiple paradoxical frameworks within the framework of the organisation’s guidelines for hybrid work and employees’ preferences. An integrated model för managers leading hybrid work is suggested which combine the paradoxical frameworks with the contradictions individual-group as well as organisation-group in order to avoid for example suboptimization in office use and to reach the goals with an activity based office. The study’s results also to a large extent confirm previous research on opportunities and challenges with teleworking in the context of hybrid work and activity-based work.