Omgivningen ställer ständiga krav på organisationer att arbeta aktivt för att effektivisera arbetsprocesser för att behålla sin konkurrenskraft och legitimitet. Ofta innebär detta någon form av ökad digitalisering och införandet av nya IT-system då dagens teknik skapar möjlighet för organisationer att bearbeta en högre omfattning av information och sammanlänka både interna och externa intressenter. Vid införandet av ett nytt IT-system i en offentlig organisation råder det dock lite andra förutsättningar än i ett privat företag. Det finns en högre grad av yttre krav i form av lagar och förordningar som gäller för samtliga offentliga verksamheter i landet. Systeminförande i kommunala organisationer utförs ofta i projektform innebärande att projektledaren har stor betydelse. Ett nytt system berör användare med stor variation av erfarenhet och kunskap i samband med användningen av systemstöd i de dagliga arbetsprocesserna. Detta ställer stora krav projektledaren, både rörande de tekniska aspekterna men även i hur de framtida användarna bemöts, utbildas och sedan stöds under användandet när systemet tagits i drift. Syftet med denna uppsats är att via kvalitativa intervjuer samla in empiri för att identifiera och beskriva vilka egenskaper som gör en projektledare framgångsrik i arbetet att motivera användarna i samband med införandet av ett nytt IT-system i en kommunal organisation. Hurhar projektledaren agerat för att vara framgångsrik i arbetet att utbilda, informera och stödja användarna av ett nytt IT-system? Det är denna undersökningsfråga som denna uppsats berör och som resulterar i en konkret beskrivning över specifika egenskaper hos en projektledare som är viktiga vid IT-projekt i kommunala organisationer. De egenskaper som visat sig vara avgörande är främst förmågan att anpassa sitt ledarskap. Att läsa av användarna och se till deras individuella behov för att skapa motivation. Dessa behov tillfredsställs genom att projektledaren är tillgänglig, bemötande, tålmodig, lugn, positiv, tydlig, har kunskap om IT, är social, tålmodig, kommunikativ, engagerad, förstående och tillitsfull, ödmjuk men ändå självsäker. Men genererar endast i effektivt ledarskap om projektledaren har förmågan att avgöra vad en individ kräver i en specifik situation för att bli motiverad i användandet av ett nytt IT-system i en kommunal organisation. Nyckelord: ledarskap, systeminförande, IT-system, kommunala organisationer,projektledning, motivation, situationsanpassat ledarskap, motiverade användare.

Användbarheten av IT-system förbättras ständigt och företag har fokus på att förbättra sina IT-system som företagets kunderna använder då det leder till fler och nöjdare kunder. Annorlunda ser det ut för interna IT-system, alltså datasystem som används av medarbetare och som ska förenkla arbetsuppgifter, effektivisera arbetet eller även möjliggöra att utöva arbetsuppgifter vid en arbetsmiljö på distans. Användbarheten av interna IT-system står inte lika mycket i fokus som användbarheten av kundcentrerade system och istället för att åtgärda brister i användbarheten tvingas medarbetarna att lära sig hantera IT-systemets brister. Utgångspunkten för arbetet var funderingarna över vilken betydelse användbarheten har för ett företag när det gäller interna IT-system vid en arbetsmiljö på distans. Ansatsen var att undersöka om användbarhetsproblem i praktiken leder till att användarna upplever ett IT-system som dåligt i den särskilda situationen av ett arbetsmiljö på distans. I en fallstudie utvärderades ett IT-system som används av försäkringsombud som arbetar på distans med hjälp av en enkätundersökning och användarintervjuar samt hierarkiska uppgiftsanalyser. Resultatet visade att användarna har mycket mer positiva känslor för systemet än vad förväntades och trots att användbarhetsproblem yttrades av användarna kunde inte påvisas att de leder till arbetsrelaterade stress hos användarna vid en arbetsmiljö på distans.

The diploma thesis focuses on the practical use of project management methods and tools in a selected company. The introductory part of this work describes the theoretical knowledge of the issue, which includes the pre-project, project and post-project phases. Following is the analysis of the current state, which explains the emergence of the project and its implementation in the company. In conclusion, based on these outputs and specifics, the project solution itself is emergenced.

IT-system är idag vanligt förekommande i de flesta typer av  organisationer och är ofta en förutsättning för anställda när de utför sina arbetsuppgifter. IT-systemen kan även vara en förutsättning för automatisering av en organisations verksam-hets- och produktionsprocesser. I takt med ökad IT-användning blir det allt vikti-gare för organisationer att få ut ett högre värde av sina IT-investeringar. IT-system bör därför kontinuerligt utvecklas för att skapa fortsatt god nytta för användare. Utveckling av IT-system kan bedrivas i projekt som arbetsform. När projektorgani-sationer ska avslutas överlämnas resultatet till en förvaltningsorganisation för för-valtning och fortsatt vidareutveckling. Denna avhandling är en studie avseende projekt- och förvaltningsuppdrag av IT-system. Dess övergripande syfte är att bidra till en fördjupad förståelse för hur överlämning från en projektorganisation till en förvaltningsorganisation kan genomföras. En central utgångspunkt har varit att frilägga överlämningen och därmed studera överlämningen i sig och inte som en specifik aktivitet i ett projekt. Två fallstudier har genomförts i två svenska organisationer, vid ett landsting och vid ett försäkringsbolag. För respektive organisation har jag studerat överläm-ningen från ett utvecklingsprojekt till en förvaltningsorganisation genom intervju-er och observationer samt studier av sekundära data. För organisering och presen-tation av de enskilda fallen, dvs. den friläggande tolkningen, har jag tillämpat nar-rativ analys. För den tilldelande tolkningen har jag tillämpat teorigenerering på empirisk grund. Studiens bidrag är begreppsbildande och jag definierar begreppet ”överläm-ningsarena”. För överlämningsarenan identifierar och beskriver jag involverade aktörer, aktiviteter som utförs samt vad som överlämnas. Ett centralt bidrag är även identifierandet och beskrivandet av den kontext som omfattar en överläm-ningsarena. Vidare är bidraget normativt, jag ger råd och riktlinjer för hur en över-lämning bör genomföras.

Today companies in all industries use digital technology in their business strategy. In Sweden private actors have put digital health-care services on the market and the increased use of them has forced the digitalization of the Swedish health-care system. Studies have shown that usages of digital health-care services offered by the county council has been tenfolded during Covid-19. The majority are from Stockholm, Gothenburg and Malmo. A natural effect of digitalization is that competing companies start to imitate each other and begin to have similar properties. In Stockholm the inhabitants are used to a certain lifestyle and having many options of services to choose from, quick delivery and access. For many people where you live is a choice, you can stay or move away from the fast-paced environment. A small city can look entirely different when it comes to people’s expectations or desires. As a company owner, you can also choose. The digitalization gives you many possibilities, it shouldn’t be complicated nor expensive to implement a digital business strategy.

Bakgrund: Vårdsamordningsprocessen ligger till grund för att säkerställa en trygg och säker hemgång från slutenvård för patienter som är i behov av insatser från socialtjänst, kommun eller öppenvård. För att underlätta samarbetet mellan de olika aktörerna används sedan 2017 ärendehanteringssystemet Cosmic LINK som kommunikationsverktyg. Vid implementeringen av systemet inkom det avvikelser och klagomål om handhavandefel, okunskap och oförståelse för varandras verksamheter. Under de workshops som hölls för att få en gemensam förståelse framkom att all personal inte hade nödvändig kunskap och kompetens för att kunna följa vårdsamordningsprocessen på ett patientsäkert sätt. Syfte: Syftet med studien är att kartlägga i vilken utsträckning vårdpersonalen har utbildning och kompetens i ärendehanteringssystemet Cosmic LINK samt undersöka behovet av utbildningsinsatser. Metod: Studien har genomförts med hjälp av både kvantitativ och kvalitativ metod. Den kvantitativa metoden för datainsamling består av en enkät med fasta frågor och kvalitativa inslag skickades ut till berörd vårdpersonal. De två kvalitativa metoderna, fokusgrupp och semistrukturerade intervjuer, användes för att samla in data från vårdpersonal och enhetschefer. Slutsats: Vårt resultat visar att det finns ett omfattande behov av utbildning och kompetensutveckling för vårdpersonalen som handhar Cosmic LINK. För att säkerställa att vårdsamordningen fungerar behövs en förbättring av kommunikation och samarbete mellan de olika nivåerna inom psykiatriska kliniken samt en tydliggjord struktur som gynnar en lärande miljö. / <p>Examen i vårdadministration, YH-utbildning: 20 Yh-poäng</p>

Varje år drabbas tusentals patienter av skador inom vården på grund av felbehandlingar, stress och brister i kommunikation mellan vårdpersonal. Utöver detta dör över tusen patienter varje år till följd av vårdskador. Som en jämförelse kan nämnas att det är fler personer än vad som exempelvis dör i trafikolyckor. Arbetet med patientsäkerhet är därför ett mycket viktigt område. För att identifiera risker och tillbud är rapportering och utredning av avvikelser ett viktigt verktyg och för detta används digitala avvikelsesystem. Då det är tidigare känt att hälso- och sjukvården är en sektor som upplevt utmaningar inom digitala system ses behovet att undersöka vad den generella uppfattningen är kring de avvikelsesystem som används av Sveriges landsting. Specifikt syftar denna studie att undersöka uppfattningar kring användbarheten i dessa system och vart eventuella utmaningar ses. Genom resultatet kan det konstateras att det finns stora skillnader kring de generella uppfattningarna om avvikelsesystemen. Gällande de generella uppfattningarna om användbarheten i avvikelsesystemet ses mindre variationer och hos en tydlig majoritet av landstingen ses en negativ uppfattning. Dock krävs en fördjupad studie för säkerhet i resultatet. Specifika användbarhetsutmaningar har uppmärksammats på den nivå i systemet som hanterar och utreder avvikelser. En ytterligare utmaning tyder på att majoriteten av avvikelsesystemen är för komplexa i förhållande till verksamhetens behov vilket kan innebära en negativ påverkan på användbarheten i avvikelsesystemet. Sammanfattningsvis ger därför denna studie stöd för att vidare forskning kring användbarhetsaspekter inom avvikelsesystem kan vara av värde för hälso- och sjukvårdens avvikelsehanteringsprocesser och lärande. / Every year, thousands of patients suffer from injuries due to medical errors, a stressed working environment and miscommunication between health care professionals. In addition, over a thousand patients die each year due to medical injuries. As a comparison, this number is higher than, for example, deaths caused by traffic accidents. Therefore, the work on patient safety is a very important area. In order to identify risks and incidents, reporting and investigation of incidents is an important tool, and for this digital Incident Reporting Systems are used. Knowing that health care is a sector that has previously experienced challenges within digital systems this motivates a need to investigate general perceptions and challenges in Incident Reporting Systems used by Swedish County Councils. In particular, this study aims to investigate the perceptions of the usability in these systems and where potential challenges are seen. With support from the results, it can be concluded that there are significant differences on the general perceptions of the Incident Reporting Systems. In regards to the general perceptions on the usability in the Incident Reporting Systems less variation is seen, and by a clear majority of the County Councils a negative perception is seen. Although, an additional in-depth study is needed to attain reliability in the results. Specific usability challenges have been recognised at the advanced user level who are handling and investigating the reported incidents. Another challenge suggests that the majority of the Incident Reporting Systems are too complex in relation to the needs of the business which may have a negative impact on the usability of the Incident Reporting System. To summarize, this study supports that further research on the usability aspects of Incident Reporting Systems can be of value to health care’s incident reporting processes and learning.

Att ta fram krav för IT-system som är mjukvaruintensiva kan vara mycket utmanande trots att det finns väletablerade tekniker och metoder för detta. När kravhanteringen är bristfällig innebär det att fel förekommer i kravspecifikationer, eller att de är otydliga, vilket ger följdeffekten att projekt försenas, fördyras och att kvaliteten i slutänden blir lidande. Organisationer behöver därför säkerställa att arbetet med kravhantering i anskaffningsprocessen får det fokus som det förtjänar. Denna studie baseras på ett projekt på MTR Nordic AB (https://www.mtrnordic.se/) och de utmaningar som uppstod kopplade till anskaffningsprocessen av ett nytt rekryteringssystem, vilket delvis behövde kundanpassas. Syftet med denna kandidatuppsats i informatik är att identifiera, beskriva och analysera framgångsfaktorer i en beställares kravhanteringsprocess gällande ett anskaffat rekryteringssystem. Detta för att organisationen ska uppnå önskad grad av systemanpassning vilket möter företagets behov. För detta arbete genomfördes inledningsvis en litteraturstudie vilket mynnade ut i att ett grafiskt, konceptuellt ramverk skapades. Därefter användes fallstudiemetoden där insamling av data från fallföretaget har skett genom två metoder: dokumentgranskning samt kvalitativa intervjuer. Granskning av sju MTR-interna projektrelaterade dokument genomfördes, därefter kompletterades studien med två kvalitativa intervjuer där respondenterna är individer som var delaktiga i projektets förstudie och designfas. Uppsatsens slutsatser besvarar studiens tre undersökningsfrågor (UF): UF1. Hur beskrivs det i litteraturen att kravarbete vid anskaffning av delvis kundanpassade IT-system bäst bör gå till, dokumenteras och säkerställas?Ett ramverket skapades med utgångspunkt i litteraturen. Ramverket innehåller fem huvudområden med elva framgångsfaktorer som är i fokus i studien. De identifierade framgångsfaktorerna även kunnat validerats genom den empiriska studien. UF2. I vilken grad följde fallföretaget de framgångsfaktorer som anskaffning av ett delvis kundanpassat rekryteringssystem innebär?De identifierade framgångsfaktorerna graderades på en femgradig likertskala av respondenterna. Av elva framgångsfaktorer har två graderats: 1,0 (inte alls), fyra har graderats 2,0 – 2,5 (inte så väl) och fem har graderats 3,0 – 3,5 (varken eller). Således finns det för fallföretaget förbättringspotential inför kommande anskaffningar. UF3. I vilken mån ledde anskaffningen av rekryteringssystemet till en IT-lösning som mötte företagets behov?Via intervjuerna framkom att fyra kundunika behov missades i anskaffningen när kraven skulle dokumenteras vilket resulterade i en IT-lösning som inte helt mötte företagets behov (som senare behövde hanteras i implementeringsprojektet som försenades med nästan två månader).

Wise investments in Information Technology have become increasingly important in staying competitive in today's environment. Massive amounts of people and IT-systems are involved in the process of input becoming output. As these employees and IT-systems must be harmonized, it becomes relevant to study how employees’ routines and habits are related to the usage and embeddedness of these systems. Therefore, the purpose of this paper is to investigate how embedded IT can lead to improved business processes. This is done through exploring how embedded IT is used in workflows as well as to examine what support and hindrance IT can offer. Therefore, extensive theoretical research was conducted within the fields of habits and routines, business processes and embedded IT, developing a framework for analysis. Then, a case study was conducted where a specific process within insurance claims was thoroughly analyzed through interviews and work shadowing. This facilitated a within-case analysis. The results of the study showed the interdependency between the pillars of this study. Workflow habits and routines influences IT usage, whereas IT aims to support through automatization and informatization. However, to enable this and achieve a significant improvement, the processes it aims to support needs to be fully known.

Rapportens syfte är att i en fallstudie undersöka vilka effekter personalen på ett vård och omsorgsboendeti Filipstads kommun upplever i sin vardag, efter att ett nytt IT-system implementerats, för att bedöma om upphandlingsprocessens genomförande ligger till grund för effekterna personalen upplever. Detta ämne är aktuellt, då digitalisering inom vården ingår allt mer i personalens vardag inom vård och omsorg. Effekter efter en implementering av ett IT-system uppstår alltid, men frågan är om effekterna påverkar vård och omsorgspersonalens vardagliga arbetssituation på ett positivt eller negativt sätt. Detta är en fallstudie med kvalitativ inriktning, där metodvalen är semistrukturerad intervju och deltagande känd observation. Utifrån den insamlade teorin utformades de intervjufrågor som användes vid intervju med säkerhetssamordnare (SS ) och upphandlingschef (UC) för Filipstads kommun som är IT-systemets beställare. Efter intervjun med SS och UC i sammanhållning med teori utformades de intervjufrågor som ställdes till gruppledaren för vård och omsorgsboendet samt fem stycken personal på vård och omsorgsboendet, varav fyrast jobbar dag och en jobbar natt. Resultatet av fallstudien visar att upphandlingsprocessen och implementeringen av IT-systemet utförts utan några större brister, men IT-systemet har en hög dysfunktionalitet. Respondenternas och gruppledarens syn är att kraven sett annorlunda ut om de fått medverka vid kravinsamlingen, denna syn stöds inte av det som framkommit under rapportens skrivande.Dock har personalens vardagliga arbetssituation försämrats efter det nya IT-systemet implementerats. Syftet med det nya IT-systemet var att personalen skulle känna sig tryggare och ha bättre koll över brukarna. Detta har inte uppnåtts då IT-systemet har en så hög dysfunktionalitet att en slutbesiktning varit omöjlig att genomföra.