The aim of the study is to contribute with insights into knowledge sharing and knowledge retention and to understand how three government agencies maneuver within these areas. Through nine semi-structured interviews with employees, and analysis of documents from the three government authorities, we have gathered information about how employees view knowledge, store it and what challenges there are in keeping it within the organization. We also ask in what respect they consider themselves and the management responsible for enabling knowledge sharing and knowledge retention. In a knowledge-driven age, the need to manage and retain knowledge in organizations is crucial. Previous research suggests that increased mobility in the labor market poses challenges for sharing and retaining knowledge in organizations. The results show that factors regarding organizational culture, as well as the responsibility of individuals, impact how and how well organizations retain knowledge. When knowledge isn’t prioritized throughout the organization, we see it in deficient routines and systems for knowledge retention and sharing, which in turn can impact how individuals manage knowledge. A lack of individual responsibility can also, despite a functioning system and established routines, lead to organizations not being able to retain knowledge.

In this student thesis, we aim to clarify digital tools impact on knowledge sharing within an IT-consultant firm. This study has mainly focused on two aspects; the consultants experience of digital tools impact on knowledge sharing within work situations, and the challenges and opportunities that can be identified for organizational knowledge creation in project-based work. Knowledge management and knowledge sharing have long been regarded as one of the main determining factors for organizational success. With the increased use of digital tools in day-to-day work organizations may experience new challenges and opportunities for knowledge sharing practices. In conclusion this study has both found enabling and disabling factors for knowledge sharing in conjunction with IT-consultants' usage of digital tools. Furthermore, this study has identified project-based structures can have inhibiting effects, but a strong and an enabling organizational culture can circumvent this to a certain extent.

Knowledge  sharing  has  earned  a  more  central  role  in  organizations  strive  to      achievecompetitive advantage. Still, many organizations fail to make full potential of knowledge sharing initiative, highlighting the demand for further studies in the area to increase the understanding of knowledge sharing within organizations. This study therefore examines how knowledge sharing is affected within mentoring through a case study of qualitative nature where interviews have been conducted with consultants of a global IT company whom in various ways are involved in a mentoring program. This study seeks to understand how mentoring of new hires works in practice and how knowledge sharing on an individual level is affected within the given context, as well as how the structure of formal mentoring might affect knowledge sharing between the mentor and protégé. The study starts off by depicting mentoring and knowledge sharing based on previous literature. The mentoring literature that is presented offers support to analyse the structure of the studied mentoring program and its significance. A model is thereafter presented within  the knowledge sharing section with the purpose of acting as an analytical lens when processing the empirical findings, the study has generated. The results show that knowledge sharing on an individual level within mentoring of new hires is affected by the organizational value associated with the knowledge being shared. It also shows that one motivational factor that affect the sharing is whether or not the participants are able to realize incentives associated to sharing knowledge and that mentoring offers both formal and informal opportunities to share knowledge, which implied a positive impact on knowledge sharing on an individual level. In addition, the results imply that an organizational culture impact the employees’ norms and values, and therefore their actions. An organizational culture promoting knowledge sharing is thereby considered having a positive effect on knowledge sharing on the individual level within mentoring. Another important finding is that the structure of formal mentoring programs, is affecting multiple aspects of the knowledge sharing   between   mentor   and   protégé.   However,   the   study   cannot   suggest   that  theorganizational culture is significantly affected. / Kunskapsdelning  har  fått  en  alltmer  central  roll  i  organisationers  strävan  att        erhållakonkurrensfördelar. Trots det misslyckas flertalet organisationer med att ta tillvara på kunskapsdelande initiativ, vilket belyser behovet av ytterligare studier på området för att öka förståelsen för kunskapsdelning inom organisationer. Denna studie undersöker därför hur kunskapsdelning påverkas inom mentorskap genom en fallstudie av kvalitativ karaktär där intervjuer utförts med konsulter på ett globalt IT-bolag som på olika sätt är involverade i ett mentorskapsprogram. Denna studie söker förstå hur mentorskap riktat mot nyanställda fungerar i praktiken och hur kunskapsdelning på individnivå påverkas inom den givna kontexten, men även vad utformningen av formella mentorskap har för betydelse för kunskapsdelningen mellan mentor och adept. Studien utgår ifrån att skildra mentorskap och kunskapsdelning utifrån tidigare litteratur. Mentorskapslitteraturen som presenteras ger stöd för att analysera utformningen av det givna mentorskapet och dess betydelse. I kunskapsdelningsavsnittet presenteras en modell vilken appliceras som en analytisk lins vid bearbetning av de empiriska fynd som studien genererat. Av studiens resultat framgår att kunskapsdelning på individnivå inom mentorskap riktat mot nyanställda påverkas av vilket organisatoriskt värde som är associerat med den kunskap som delas. Det framgår även att en motivationsfaktor som påverkar delningen är huruvida deltagarna upplever att det existerar incitament till att dela kunskap och att mentorskap tillhandahåller både formella och informella möjligheter att dela kunskap, vilket antyds inverka positivt på kunskapsdelning på individnivå. Därtill indikerar studien att en organisationskultur inverkar på de anställdas normer och värderingar, och således agerande. En organisationskultur som främjar kunskapsdelning har därmed en positiv påverkan på kunskapsdelning på individnivå inom mentorskap. Ytterligare en viktig slutsats är att utformningen av formella mentorskapsprogram utifrån ett flertal aspekter är av betydelse för kunskapsdelningen   mellan   mentor   och   adept,   dock   finner   studien   inte   stöd   för attorganisationskulturen påverkas nämnvärt av utformningen som sådan.

Syftet med studien är att undersöka vilka verktyg som används för att främja kunskapshantering inom ett företag som arbetar i projekt, då tidigare forskning indikerar att projektformen medförsvårigheter i arbetet med kunskapshantering. För att besvara syftet undersöker uppsatsen vilka förutsättningar som är avgörande för att kunskapsdelning ska komma till stånd samt vilka metoder som finns att tillgå för att dela och överföra kunskap inom och mellan projekt. En fallstudie med semi-strukturerade intervjuer genomfördes för att besvara frågeställningarna. Resultatet visar att det finns en tro bland respondenterna att individen bär på kunskap och det framkommer en tilltro till de sociala aspekterna av kunskapsdelning. För att kunskapsdelning ska främjas krävs att medarbetarna har ett brett socialt nätverk samt att det existerar en företagskultur som uppmanar till kunskapsdelning. Det bör finnas systematiska processer föröverföring av såväl explicit och implicit kunskap då resultatet indikerar på att ett fungerande IT-verktyg för kunskapslagring tillsammans med verktyg och systematiska processer som lessons-learned, tillsammans bidrar till en effektiv kunskapshantering och säkerställer att kunskap överförs mellan projekt. / The purpose of this paper is to investigate which tools are used to promote Knowledge Management in project-based organizations, since previous research indicate that the project form experience difficulties regarding Knowledge Management. An empirical research was conducted in order to examine which conditions are crucial for knowledge sharing and which methods are available to share and transfer knowledge within and between projects. The data was gathered through semi-structured interviews. The result of the study shows that there is a belief among the respondents that knowledge exists within the individual. The result also indicates that the preferred way to share knowledge is through personal communication and asocial network. Hence, in order for knowledge sharing to be promoted, employees must have abroad social network. Furthermore, there must exist an organizational culture that promotes knowledge sharing behavior among the employees. Nevertheless, a successful Knowledge Management process should ensure to include systematic processes for both sharing and transferring of explicit and implicit knowledge. The result indicates that tools for knowledge storage and tools like lessons-learned, together contribute to effective Knowledge Management processes that ensure knowledge being transferred between projects.

Sociala medier som externa kommunikationsverktyg har sedan länge stått på organisationers agenda. Idag står många organisationer i startgroparna för att introducera sociala medier även i den interna kommunikationen. Sociala intranät, traditionella intranät som utrustats med sociala funktioner som exempelvis chatt, blogg och personliga profiler, återfinns i allt större utsträckning inom organisationer. I nuläget finns emellertid mycket lite forskning kring detta fenomen. Syftet med vår studie är att öka förståelsen för vilka positiva och negativa effekter sociala intranät skapar för medarbetare i deras dagliga arbete. 13 medarbetare på IT- tjänstföretaget Tieto intervjuades för denna studie som visar att medarbetare upplever både positiva och negativa konsekvenser med sociala funktioner. Studien finner klara stöd för att sociala teknologier främjar sociala relationer, samarbete och kommunikation. Studien indikerar att en bristande kollektiv användning och uppkomsten av ett informationsöverflöde är de främsta problemen med sociala teknologier i den interna kommunikationen. Dessa två faktorer motverkar införlivandet av potentiella fördelar, som exempelvis effektiviserad informations- och kunskapsdelning, och skapar negativa effekter för beslutsfattandet då beslut fattas på sämre underlag och då ett obalanserat inflytande mellan aktiva och passiva användare uppstår.

Den lärande organisationen kännetecknas av parallella processer, samarbete över gruppgränserna och kollektivt lärarande. Lärandet har visat sig vara en stor konkurrensfördel. Den kunskapsbaserade organisationens kärna är de människor som arbetar i den och deras samlade kompetens. Syftet med denna studie är att belysa hur medarbetares idéer och kompetens tas tillvara i kunskapsprocesser. Studien utgörs av en fallstudie på en skola. Genom intervjuer, en mindre enkätstudie och dokumentstudie av skolans kompetensutvecklingsplan, undersöker jag hur detta planeras och utförs. Jag tittar även på vilka förutsättningar som krävs för att tillvarata kompetens i organisationens alla delar samt bakomliggande faktorer till företeelser som hindrar att detta sker. Studien pekar på att lärare behöver mycket avsatt tid i schemat för samtal och reflektion. Den visar också att en upplevelse av medarbetares delaktighet i diskussioner och beslut är av stor vikt för hur de upplever att deras idéer och kompetens tas tillvara. I min slutdiskussion tar jag även upp huruvida dagens skola verkligen har de förutsättningar som krävs för att skapa en lärande organisation. / The learning organization is characterized by multiple process, cooperation through groups and collective learning. Learning has been found to give a large competitive advantage. The heart of the knowledge based organization is its people and their common competences. This research study aims to illustrate how collaborators ideas and competences are utilized in knowledge processes. The study made is a case study of a school. Through interviews, a smaller questionnaire study and a document study of the school’s plan for professional development, I examine how this is planned and performed. I also look into what basic prerequisites are required to utilize competence in all parts of the organization and underlying causes to occurrences that might prevent this. The study indicates that teachers need a large amount of dedicated time in their schedules for conversation and reflection. It also shows that collaborators perceived participation in discussions and decisions is of great value for the perception of how their ideas and competence are utilized. In the conclusion I also address whether the school of today has the prerequisites required to form a learning organization.

<p>In today’s fast changing environment it is important for knowledge intense companies that want to stay competitive to actively work with their knowledge, knowledge sharing and Knowledge Management (KM). Barriers decrease the efficiency of how knowledge is created, stored and shared, and they are therefore important to reduce or preferably remove making the KM activities result in as much value for the organisation as possible. To achieve this, it is important that the KM activities become a natural part of the employees’ daily work. Activities become natural when employees are truly motivated, which can be achieved through for example further education, reward systems and supporting work conditions.</p><p>In this study we have focused on existing barriers for knowledge sharing and we ask ourselves “what barriers exists?”, “how is existing IT being used as a support?” and “how does motivation, reward and punishment affect knowledge sharing?”. By conducting a qualitative case study at a knowledge intense company in Huskvarna, we will answer these questions and also recommend how the company can reduce the barriers we find, thus creating prerequisites for more effective knowledge sharing. We carried out an interview and an observation of how an employee at the company worked with knowledge sharing.</p><p>Through the case study, we found that the company worked with knowledge sharing using both a discussion forum and a CV database located on the company’s intranet. However, we did find barriers and the most important ones were low awareness and realisation amongst staff of the value and benefit of possessed knowledge, lack of an intentional KM strategy and lastly their IT systems were not adjusted to employees’ needs. The foremost consequence of these barriers is that the company can not effectively utilize their knowledge, which is their most important resource making the company competitive. Since motivation and understanding are the two primary factors for employees to work more naturally with knowledge sharing, and to achieve this we recommend that the company implement some sort of reward or incentive system combined with education.</p><p>In working with this thesis, we have learnt that knowledge sharing exists in all companies, with or without an intentional strategy and with or without IT supporting the activities. Thus, barriers also exist in all companies. The cardinal thing to understand is that companies must work to reduce or remove barriers, regardless how many they are. Knowledge has become such an important resource that no knowledge intense company today can afford to ignore this fact.</p> / <p>För kunskapsintensiva företag är det viktigt att arbeta aktivt med kunskap, kunskapsdelning och Knowledge Management (KM) för att vara konkurrenskraftiga på dagens föränderliga marknad. Vi har i denna studie fokuserat på existerande hinder för kunskapsdelning, användning av IT som stöd och hur motivation, belöning och bestraffning påverkar kunskapsdelningen. Hinder inom KM minskar effektiviteten av hur ny kunskap skapas, lagras och delas, vilket därför måste tas hänsyn till och helst minskas eller undanröjas för att uppnå högsta möjliga värde för organisationen. För att företag ska få största möjliga värde av sitt KM-arbete, är det viktigt att det blir en naturlig del av de anställdas vardag. Därför är det viktigt att skapa en inre långsiktig motivation genom till exempel utbildning, belöning och arbetslivsförutsättningar.</p><p>Utifrån problemdiskussionen ovan ställer vi oss frågorna ”vilka hinder finns?”, ”hur används befintlig IT som stöd?” och ”vilken påverkan har motivation, belöning och bestraffning på kunskapsdelning?”. Genom att utföra en kvalitativ fallstudie på ett kunskapsintensivt företag i Huskvarna, ska vi svara på frågorna ovan och även ge rekommendationer för hur företaget kan reducera de hinder vi kartlägger och därmed skapa förutsättningar för mer effektiv kunskapsdelning. Vi genomförde en intervju och observation av hur en anställd på företaget arbetade med kunskapsdelning.</p><p>Genom fallstudien fick vi reda på att företaget arbetade med kunskapsdelning genom ett diskussionsforum och en CV-databas på deras intranät. Dock kunde vi kartlägga hinder och de viktigaste var att personalen hade låg medvetenhet av värdet och fördelarna med den innestående kunskapen för andra anställda, företaget hade inte en medveten KM-strategi samt att de IT-system som företaget använde inte var anpassade efter personalens behov. Den främsta konsekvensen av hindren blir att företaget inte mer effektivt kan nyttja den kunskap som är den främsta resursen för att företaget ska vara konkurrenskraftigt. Eftersom motivation och förståelse för kunskapsdelning är två av de viktigaste faktorerna för att personal naturligt ska vilja arbeta med kunskapsdelning, rekommenderar vi företaget att införa någon form av belöningssystem kombinerat med utbildning för att uppnå detta.</p><p>Vi har genom denna uppsats lärt oss att kunskapsdelning förekommer på alla företag, med en medveten eller omedveten strategi och med eller utan IT som stöd. Således förekommer det också hinder på alla företag. Det viktiga att förstå är att företag aktivt måste arbeta med att reducera eller undanröja hinder, oavsett om det är ett eller flera. Kunskap har idag blivit en så pass viktig resurs att inget kunskapsintensivt företag har råd att ignorera detta faktum.</p>

Denna studie syftar till att inom fältet knowledge management, samt ur ett situerat lärandeperspektiv, skapa en ökad förståelse för hur medarbetares tysta yrkeskunnande synliggörs, delas, integreras och reproduceras i organisationen. För att möjliggöra undersökandet av detta syfte har tre frågeställningar definierats; I vilka situationer synliggörs tyst yrkeskunnande? Hur delas tyst yrkeskunnande? Vilken roll spelar organisationskulturen för delande av tyst yrkeskunnande? Det empiriska materialet har samlats in genom nio semistrukturerade intervjuer på det undersökta fallföretaget. Resultatet från intervjuerna har analyserats med utgångspunkt i Säljös (2005) situerade lärandeperspektiv, Alvesson &amp; Kärremans (2001) modell Four Knowledge Management Approaches samt Nonaka &amp; Takeuchis (1995) SECI-modell. Studiens resultat visar att det förekommer tyst yrkeskunnande i verksamheten och att detta kunnande i stor utsträckning handlar om organisationskännedom, relationsmässiga kunnanden samt identifiering med förebilder. Vidare visar resultatet att det tysta yrkeskunnandet främst synliggörs, delas och reproduceras genom social interaktion där medarbetare får möjligheten att interagera med kollegor från olika delar av verksamheten. Resultatet visar också att tyst yrkeskunnande utvecklas i takt med att erfarenheten växer och att kunnandet är en form av erfarenhetsbaserad kunskap. Studien visar också att organisationskulturen har stor inverkan på delandet av det tysta yrkeskunnandet, som främjas genom en tillåtande kultur där delandet av kunskap uppmuntras och integreras i verksamheten i form av en levande coachingkultur. / The purpose of this study is to, within the field of knowledge management as well as from a situated learning perspective, create a better understanding of how employees tacit knowing is being made visible, shared, integrated and reproduced within the organization. To further specify the purpose of this study the three following questions have been created; In what situations are tacit knowing being made visible? How is tacit knowing shared? What role does the organizational culture have when tacit knowing is shared? The empirical data has been collected through nine semi-structured interviews at the examined company. The results of the interviews have been analysed on the basis of Säljö’s (2005) situated learning-perspective, Alvesson &amp; Kärreman’s (2001) model Four Knowledge Management Approaches and Nonaka &amp; Takeuchi’s (1995) SECI-model. The results of this study show that tacit knowing exists within the company and that this knowing is focused around organizational knowledge, interpersonal skills and the identification with role models. Furthermore, the results show that tacit knowing is mostly made visible, shared and reproduced through social interaction where employees have the opportunity to interact with colleagues from different parts of the organization. The study also shows that tacit knowing grows with experience and that it is a form of experience-based knowing. The study also shows that organizational culture has a major impact on the sharing of tacit knowing, promoted by an allowing and supportive culture in which the sharing of knowledge is encouraged and integrated into the organization in the form of a live coaching culture.

This thesis reports on the results of a quantitative study of various barriers to knowledge sharing in a virtual community of practice within Sigma Kudos, a Swedish multinational organization. The study was undertaken to investigate the under-utilization of a virtual "teamroom". Members' views showed that the biggest barrier involved the way in which people chose to share their knowledge; the respondents preferred sharing knowledge in their existing face-to-face networks. Face-to-face sharing mainly seemed to occur between individuals who had a common ground and shared experiences, and between individuals who were in convenient proximity to each other. Time constraints in combination with perceived lack of intranet site structure implied a redundancy of the teamroom as yet another internal site. Another prominent set of barriers that emerged from the findings was related to aspects of uncertainty and unfamiliarity with the teamroom. Additionally, survey comments revealed the use of teamroom features to be a barrier. To enable co-evolved knowledge structures to occur via the community, it is necessary for management to understand face-to-face sharing behavior in terms of implicit and tacit knowledge. It is vital to change the perception of teamroom sharing as an extra task requiring more time. Moreover, the teamroom needs to be distinguished in context of the greater intranet structure, as well as when it comes to the different sections of the community itself. To foster knowledge sharing in the teamroom, it is also important to define and communicate the strategic meaning of it.

In today’s fast changing environment it is important for knowledge intense companies that want to stay competitive to actively work with their knowledge, knowledge sharing and Knowledge Management (KM). Barriers decrease the efficiency of how knowledge is created, stored and shared, and they are therefore important to reduce or preferably remove making the KM activities result in as much value for the organisation as possible. To achieve this, it is important that the KM activities become a natural part of the employees’ daily work. Activities become natural when employees are truly motivated, which can be achieved through for example further education, reward systems and supporting work conditions. In this study we have focused on existing barriers for knowledge sharing and we ask ourselves “what barriers exists?”, “how is existing IT being used as a support?” and “how does motivation, reward and punishment affect knowledge sharing?”. By conducting a qualitative case study at a knowledge intense company in Huskvarna, we will answer these questions and also recommend how the company can reduce the barriers we find, thus creating prerequisites for more effective knowledge sharing. We carried out an interview and an observation of how an employee at the company worked with knowledge sharing. Through the case study, we found that the company worked with knowledge sharing using both a discussion forum and a CV database located on the company’s intranet. However, we did find barriers and the most important ones were low awareness and realisation amongst staff of the value and benefit of possessed knowledge, lack of an intentional KM strategy and lastly their IT systems were not adjusted to employees’ needs. The foremost consequence of these barriers is that the company can not effectively utilize their knowledge, which is their most important resource making the company competitive. Since motivation and understanding are the two primary factors for employees to work more naturally with knowledge sharing, and to achieve this we recommend that the company implement some sort of reward or incentive system combined with education. In working with this thesis, we have learnt that knowledge sharing exists in all companies, with or without an intentional strategy and with or without IT supporting the activities. Thus, barriers also exist in all companies. The cardinal thing to understand is that companies must work to reduce or remove barriers, regardless how many they are. Knowledge has become such an important resource that no knowledge intense company today can afford to ignore this fact. / För kunskapsintensiva företag är det viktigt att arbeta aktivt med kunskap, kunskapsdelning och Knowledge Management (KM) för att vara konkurrenskraftiga på dagens föränderliga marknad. Vi har i denna studie fokuserat på existerande hinder för kunskapsdelning, användning av IT som stöd och hur motivation, belöning och bestraffning påverkar kunskapsdelningen. Hinder inom KM minskar effektiviteten av hur ny kunskap skapas, lagras och delas, vilket därför måste tas hänsyn till och helst minskas eller undanröjas för att uppnå högsta möjliga värde för organisationen. För att företag ska få största möjliga värde av sitt KM-arbete, är det viktigt att det blir en naturlig del av de anställdas vardag. Därför är det viktigt att skapa en inre långsiktig motivation genom till exempel utbildning, belöning och arbetslivsförutsättningar. Utifrån problemdiskussionen ovan ställer vi oss frågorna ”vilka hinder finns?”, ”hur används befintlig IT som stöd?” och ”vilken påverkan har motivation, belöning och bestraffning på kunskapsdelning?”. Genom att utföra en kvalitativ fallstudie på ett kunskapsintensivt företag i Huskvarna, ska vi svara på frågorna ovan och även ge rekommendationer för hur företaget kan reducera de hinder vi kartlägger och därmed skapa förutsättningar för mer effektiv kunskapsdelning. Vi genomförde en intervju och observation av hur en anställd på företaget arbetade med kunskapsdelning. Genom fallstudien fick vi reda på att företaget arbetade med kunskapsdelning genom ett diskussionsforum och en CV-databas på deras intranät. Dock kunde vi kartlägga hinder och de viktigaste var att personalen hade låg medvetenhet av värdet och fördelarna med den innestående kunskapen för andra anställda, företaget hade inte en medveten KM-strategi samt att de IT-system som företaget använde inte var anpassade efter personalens behov. Den främsta konsekvensen av hindren blir att företaget inte mer effektivt kan nyttja den kunskap som är den främsta resursen för att företaget ska vara konkurrenskraftigt. Eftersom motivation och förståelse för kunskapsdelning är två av de viktigaste faktorerna för att personal naturligt ska vilja arbeta med kunskapsdelning, rekommenderar vi företaget att införa någon form av belöningssystem kombinerat med utbildning för att uppnå detta. Vi har genom denna uppsats lärt oss att kunskapsdelning förekommer på alla företag, med en medveten eller omedveten strategi och med eller utan IT som stöd. Således förekommer det också hinder på alla företag. Det viktiga att förstå är att företag aktivt måste arbeta med att reducera eller undanröja hinder, oavsett om det är ett eller flera. Kunskap har idag blivit en så pass viktig resurs att inget kunskapsintensivt företag har råd att ignorera detta faktum.