Vid utformning av kontor är krav på arbetsmiljö, tillgänglighet, trivselfaktor och att kunna påvisa sitt varumärke i kontoret av vikt. För att kontoret ska bidra till ett positivt arbetsklimat och ett effektivt arbetssätt bör även utformningen anpassas till den specifika verksamhet som bedrivs. Ett kontor med attraktiv utformning och bra arbetsmiljö ökar organisationens attraktionskraft mot befintliga och framtida medarbetare. Rapporten behandlar krav och aspekter att beakta vid ombyggnation av kontor och planering av ny kontorstyp i existerande lokaler. Med ett befintligt kontor finns givna förhållanden som ska tas hänsyn till och därför sammanfattas fakta om tekniska- och social aspekter som är av vikt vid valet av kontorstyp. Tekniska aspekter är ljud, ljus, luft, temperatur, bärande byggnadsdelar, vatten och avlopp, brand och el. Sociala aspekter innefattar ergonomi, kulörval, medarbetarhälsa, digitalisering, estetik och inredning. Olika kontorstyper beskrivs och utformningskrav från lagar och branschföreskrifter presenteras. Utförd studie baseras på en fallstudie av Skanskas kontor i Uppsala där en behovsanalys utförs och ett förslag på aktivitetsbaserad kontorslösning presenteras.

Title The communicative office – A study of the effects that Activity based offices has on internal communication.       Authors                             Carl Varli, Jonas Eklund and Petter Göransson   Course                              Business administration III – Organization – Bachelor’ thesis   Tutor                                 Olle Duhlin             Examiner                          Mikael Lundgren   Background                      The prime focus of activity based office designs are the though of choosing your workplace along with your work task, instead of the other way around. This means that you do not longer have a set workstation of your own, you move around according to where to your current work will be best performed.    Problem                           We want to explore how the communication within a company’s departments has been affected by the introduction of an activity-based office design. Purpose                             The purpose of this study was to get an understanding of how this office design could effect the communication within companies that uses it. Further more, we wanted to study the effects that this kind of office would have on the communication within a department.   Method                              This bachelor thesis are written by inspiration from an inductive approach and based on a multiple qualitative case study of two companies that currently are using an activity based office design. Six interviews contributed to the collection of the empirical data.   Conclusion                       Based on the results of this study we were able to identify a clear change in the HR departments (department by our choosing) communication. The communication generally increased as a result of more interaction between employees from different departments. However, we could also note that at the same time the communication within HR decreased as a direct result of the activity-based office design.          Keywords                          Activity based, Office, HR, Communication, Interaction

Flexibla kontor där medarbetarna kan röra sig mellan olika ytor som anpassas efter olika aktiviteter, så kallade aktivitetsbaserade kontor, blir allt populärare bland organisationer i Sverige. Denna studie ämnar ge en djupare förklaring till vilka faktorer som ligger till grund för en beslutsprocess när organisationer väljer att göra om den befintliga verksamheten till en aktivitetsbaserad arbetsplats, trots att det finns påvisade arbetsmiljörisker kring detta arbetssätt. Denna studie genomfördes med hjälp av sju semistrukturerade intervjuer med personer som haft en ansvarsroll i beslutsprocessen från olika organisationer, vilka antingen redan implementerat arbetssättet eller varit mitt i beslutsprocessen. I studien används de teoretiska begreppen isomorfism, legitimering och myter för att analysera och jämföra den tidigare forskningen med den insamlade empirin. Resultatet av studien visar att en del organisationer väljer att implementera detta arbetssätt som ett sätt att eftersträva institutionella myter för att uppnå legitimitet och genom att inspireras av och imitera andra organisationer, vilket är en form av isomorfism. Det som också framkommit i resultatet är att det råder mycket osäkerhet hos organisationer vad gäller den tidigare forskningen och vilka arbetsmiljöproblem och psykosociala problem som arbetssättet kan komma att medföra.

Kontorslösningar med olika typer av utrymmen, så kallade aktivitetsbaserade kontor, blir allt vanligare  bland  svenska  organisationer.  Utspridningen  av  denna  kontorstyp  är  mycket omstridd.  Tydligt  är  att  det  vanligen  pratas  om  ämnet  ur  ett  finansiellt  kostnadssparande perspektiv. I denna uppsats har en fallstudie av en organisation som har genomgått skiftet från ett  klassiskt  cellrumskontor  till  ett  aktivitetsbaserat  kontor.  Uppsatsen  söker  svar  på frågeställningen  Hur  påverkar  implementeringen  av  ett  aktivitetsbaserat  kontor  anställdas produktivitet?. För att undersöka hur produktiviteten har påverkats används en teoretisk modell som  visar  på  en  anställds  produktivitet  är  beroende  av  den  anställdes  välmående  på arbetsplatsen. Sex stycken intervjuer  har hållits och interna dokument från organisationen har varit del av underlaget. Studiens resultat visar på att implementeringen av ett aktivitetsbaserat kontor leder till en förbättring av de anställdas välmående på arbetet och därmed en förbättring i  produktiviteten.  Utöver  detta  framkommer  det  att  organisationen  kraftigt  har  minskat  sin kontorsyta  och  att  det  aktivitetsbaserade  kontoret  därmed  är  en  metod  för  att  spara  pengar. Dessutom har studien funnit att det är av stor vikt att ledarskapet inom en organisation förändras då organisationen går från en klassisk till en aktivitetsbaserad kontorsmiljö.

Uppsatsen syftar till att undersöka en aktivitetsbaserad arbetsplats och de anställdas upplevelser av att arbeta på en sådan. Frågeställningarna berör vilka möjligheter och utmaningar som kan identifieras på en aktivitetsbaserad arbetsplats, samt hur de anställda beskriver övergången till ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Det teoretiska ramverk som presenteras berör begrepp om fysisk arbetsmiljö, organisatorisk och social arbetsmiljö, integrering och segmentering, extern- och intern reglering, samt den så kallade krav-kontroll och stödmodellen. En kvalitativ forskningsmetod med en abduktiv ansats har präglat denna uppsats. Det empiriska materialet är insamlat genom åtta semi-strukturerade intervjuer med anställda som arbetar på en aktivitetsbaserad arbetsplats. Målet har varit att fånga de intervjuades upplevelser, åsikter och känslor om uppsatsens ämne. Studiens resultat har gett en ökad förståelse för hur anställda upplever och beskriver sin aktivitetsbaserade arbetsplats. De möjligheter som har konstaterats handlar om den kontroll och flexibilitet informanterna har fått i och med arbetssättet, samt att de fått större kontroll och utbyte gällande de sociala relationerna på arbetsplatsen. De utmaningar som uppmärksammats berör huvudsakligen hur individuella preferenser och personlighetsdrag kan påverka upplevelsen av en aktivitetsbaserad arbetsplats. Resultatet visar även att informanterna beskriver övergången till aktivitetsbaserat som relativt positiv, eftersom de har varit delaktiga i processen och i och med övergången till aktivitetsbaserat fått större självbestämmande än innan implementeringen. Den sociala och organisatoriska arbetsmiljön har delvis förbättrats i och med större valmöjligheter, medan den fysiska har några utmaningar kvar, speciellt gällande anställdas koncentrationsmöjligheter och arbetsplatsens lokaler.

I ett samhälle som ständigt utvecklas sker en hel del förändringar på arbetsplatsen. Dessa förändringar kan innebära omorganisering, omstrukturering och ändringar i kontorsmodellen. Den här studien är en kvalitativ forskning genomförd i företag som har genomgått förändringen till aktivitetsbaserade kontor. Den här studien presenterar intervjuer som är genomförda på företag i Sverige som har genomgått förändringen till aktivitetsbaserade kontor. Syftet är att jämföra lärande via kommunikation och tekniska hjälpmedel på den nya kontorsmodellen med den föregående kontorsmodellen. Tidigare forskning visar att aktivitetsbaserade kontor har mestadels positiva aspekter då kontorets inredning, zonindelning och tekniska hjälpmedel leder till utveckling hos medarbetarna. Undersökningen är genomförd med deduktiv forskningsansats där den sociokulturella lärandeteorin används som utgångspunkt för analys av resultatet. Resultatet presenterar möjligheter i aktivitetsbaserade kontor som leder till utveckling och vidgar medarbetarnas kunskaper. Detta sker genom medarbetarnas vilja till att utvecklas.

Detta arbete använder sig utav en kvalitativ forskningsansats med inslag av aktionsforskning för att inhämta empiri som berör medarbetarnas involvering i förändringsarbeten på Energimyndigheten och studera de nuvarande processmodellerna som används. Baserat på resultat som påpekar brister i medarbetarinvolveringen samt avsaknad av utmarkerade kreativa delar så framställer arbetet en inkrementellt förbättrad modell för att öka nivån av medarbetarinvolvering i projektarbeten samt ökar kapaciteten för kreativitet och innovation

Bakgrund och syfte:Arbetet i ett aktivitetsbaserat kontor innebär både utmaningar och möjligheter. Syftet med studien är därför att undersöka vilka dessa är genom att studera hur ett företag som implementerat konceptet genomförde införandet, vilka effekter konceptet medfört samt huruvida arbetssättet tillgodoser den enskilde medarbetarens behov. Metod:Studien grundas i en kvalitativ metod och semistrukturerade intervjuer genomförda på ett fastighetsbolag som implementerat konceptet. Empirin har sedan analyserats och diskuterats i relation till forskning och teori inom aktuellt området. Resultat:Resultatet visar att implementeringsprocessen har stor inverkan på hur konceptet upplevs och används efter införandet samt att både kunskaps- och informationsflödet påverkats positivt. Resultatet visar på utmaningar gällande koncentration och avskildhet, vilket lett till vissa justeringar. Slutsatser:Viktiga slutsatser är betydelsen av att i ett tidigt skede av processen involvera medarbetarna i den förändring som arbetssättet innebär samt att konceptet kan ha en positiv inverkan på kunskaps- och informationsspridningen samt sammanhållningen.

Ett coffice är en plats där café och kontor samverkar för att fungera som en alternativ kontorsplats för de som har behov av det. Det kan vara frilansare, kreatörer, studenter eller egna företagare som inte har möjlighet eller viljan att hyra en egen lokal. Samtidigt består ett coffice även av ett café som allmänheten är välkommen att besöka. Detta innebär att olika aktiviteter kommer ske på en och samma plats och det skapar en problematik kring utformningen av en cofficemiljö. Coffice är ett relativt nytt begrepp vilket innebär att det samtidigt inte finns någon uttalad etikett för hur besökare på platsen ska bete sig och det medför att det kan vara svårt att skapa tillit. För att lösa denna problematik skapas ett gestaltningsförslag som visar hur lokalen kan utformas för att stödja olika behov och aktiviteter samt på ett tydligt sätt kommunicera användandet. Gestaltningsförslaget utgår ifrån teori och empiri där teoriarbetet har gett en god inblick i aktivitetsbaserade kontorsmiljöer, social kognition samt hur informationsdesign kan användas för att kommunicera användandet av en plats. I det empiriska arbetet har metoderna intervju samt observation av befintliga coffice-miljöer använts. Data från metoderna har analyserats och utifrån detta har ett resultat framkommit. Resultatet visar i sin tur vilka aktiviteter platsen bör stödja samt vilka behov vardera aktivitet har. Detta arbete har varit ett samarbete med Villan, en cofficelokal i Eskilstuna. Resultatet har tillsammans med Villans förutsättningar och begränsningar använts för att skapa en zonindelning av lokalen. Zonerna är uppdelade efter aktivitetstyp och det ger besökaren möjlighet att välja den zon som lämpar sig bäst till det arbete som ska utföras för tillfället. Det kan exempelvis vara ett mer koncentrerat enskilt arbete eller en fika med några av de andra besökarna. Utformningen av lokalen har skapats för att tillgodose vardera aktivitets behov samt för att skapa en välkomnande plats som speglar verksamheten och dess omgivning. Förhoppningen är att gestaltningsförslaget visar en flexibel plats där besökarnas behov tillgodoses och där rörligheten på platsen blir naturlig. Även att besökarna ska ha möjlighet att i en avslappnad miljö interagera med varandra och öka den informella interaktionen som låter idéer växa. Detta arbete kan användas som utgångspunkt vid utformningen av Villan i Eskilstuna samtidigt som det går att användas som inspiration till utformningen av andra coffice-lokaler.

I samband med ett allt mer flexibelt arbetsliv ökar de anställdas möjlighet att påverka var, när och hur arbetet utförs – samtidigt som samarbete och kommunikation ses som viktiga verktyg för att uppnå kreativitet, innovation och tillfredsställelse i arbetet. Detta har även inneburit att de sätt som organisationer utformar kontor och arbetssätt förändrats, vilket bland annat resulterat i uppkomsten av aktivitetsbaserade kontor. Dessa syftar att öka flexibilitet, medarbetares nöjdhet, produktivitet och hälsa. Trots de sociala relationernas vikt både för organisationens möjlighet att nå mål samt för medarbetares trivsel på arbetsplatsen, tycks tidigare forskning uttrycka hur det aktivitetsbaserade arbetssättet kan inverka på hur kommunikation sker på arbetsplatser. Denna studie har utgångspunkt i en kvalitativ ansats och syftar att undersöka och diskutera hur medarbetare upplever sociala relationer på ett aktivitetsbaserat kontor och vilka möjligheter och/eller hinder som uppstår för medarbetares gemenskap i ett aktivitetsbaserat kontorslandskap. Det teoretiska ramverk som presenteras berör arbetsmiljö, krav, kontroll och stöd samt sociala relationer. Resultatet visar att medarbetarnas upplevelser av att arbeta i ett aktivitetsbaserat kontor i hög grad skiljer sig från varandra, vilket innebär att upplevelserna av samma arbetsmiljö inte delas mellan olika personer. Oavsett om intervjupersonerna är positivt eller negativt inställa till det aktivitetsbaserade arbetssättet beskriver de flesta att de sociala relationerna och gemenskapen försvåras eftersom de sällan träffar eller är i närheten av sina kollegor. Resultatet tyder även på att sociala relationer mellan enheter och avdelningar tycks förändras i ett aktivitetsbaserat kontor; vissa anser att det är enklare att kommunicera med fler personer vilket kan möjliggöra framtida samarbete, medan andra anser sig ha mindre kontakt med andra i detta typ av arbetssätt.