Tillverkning mot kundorder kräver oftast att hålla ett förrådslager med råmaterial. Ökade kundkrav på korta leveranstider kräver att material skall finnas tillgängligt i lager. Detta ger upphov till ökade lager hos ett företag som i sin tur gör att de binder mer kapital och samtidigt leder till en sämre av­kastning. För att undvika att hålla för stora förrådslager men samtidigt hålla en god servicenivå krävs en effektiv lagerstyrning. Syftet med detta projekt är att ta reda på hur efterfrågan ser ut hos företaget i dagsläget samt kunna ta fram en lämplig prognosmetod och beräkningsmodell mot en viss takt för lagerstyrningen. Prognos­metoderna skall vara ett underlag för inköp vid beställning av material. Detta skall ligga till grund för att standardisera arbetssättet och underlätta exempelvis arbetet för nyanställda. Syftet med arbetet är också att med hjälp av en prognosmetod kunna hålla kapitalbindningen av råmateriallagret på en lämplig nivå. De metoderna som behandlas i detta arbete är ABC-analys, be­räkning av säkerhetslager och prognosmetoder. Resultatet från detta arbete skall besvara målen som projektet strävar efter. Detta skall genom olika analyser och experiment undersöka vilken typ av prognosmetod som företaget bör använda. Metoderna och teorierna som tas upp i rapporten har även syftet att kunna användas av liknande företag. Den valda prognosmetoden skall även resultera i ett bättre underlag för att komma närmre den verkliga efterfrågan som är en del för att uppnå en förbättrad lagerstyrning. Detta har i största möjliga mån satts i relation till det arbetssätt som används på företaget idag. En del av arbetet har gått ut på att ta reda på hur mycket efterfrågan varierarat från beställning tills materialet står i råmaterialslagret. Detta har även använts för att jämföra prognosmetoderna mot det nuvarande arbetssättet. Eftersom företaget vill expandera sin produktion har även en beräkningsmodell tagits fram. Denna modell anger lagernivån inklusive säkerhetslager mot en önskad takt. / Production to customer order usually requires keeping a supply warehouse. Increased customer demands for short lead-times require that materials must be in stock. This result in increasing stock levels in a company leads to more capital tied up and simultaneously leads to poorer yields. To avoid keeping a large storage warehouse whilst keeping a good service requires an effective inventory control. The purpose of this project is to find out how the demand looks like in the current situation of the company and to develop an appropriate forecasting method and calculation model against a certain pace for inventory control. The methods mentioned in this work are the ABC analysis, calculation of safety stock and forecasting methods. The results from this work will answer the objectives of the project aims. A variety of analyzes and experiments shall be used to investigate what type of forecasting method that the company should use. The methods and theories raised in the report also aims to be used by similar companies. The aim of the selected forecasting method is also to lead to a better base, from which better forecast precision is one part in order to improve the inventory management. This has, as far as possible, been put in relation to the working methods used in the company today. Some of the work has been to find out how much demand changes during the lead times, i.e. from the ordering of raw material until the material is in the raw material stock. This has also been used to compare forecasting methods against the present approach. Because the company wants to expand its production, a calculation model has also been developed. This model indicates the inventory level to a desired pace, i.e. demand level.

Inköp är idag av central betydelse för ett företags lönsamhet och bidrar även på ett avgörande sätt till dess konkurrenskraft. Vidare ökar vikten av effektivt inköp av indirekt material i takt med den ökande andelen outsourcing av icke-kärnkompetenser, expansion av servicesektorn och en ökande global konkurrens. Kategoristyrning är idag en grundläggande del av en professionell inköpsorganisation och innefattar en metodik för indelning av företagets strategiska inköpsutgifter i kategorier och segment. Framtagningen av en kategoristruktur inleder kategoristyrningsarbetet och kan sägas vara grunden till utförandet av kategoristyrning. Studiens syfte har varit att undersöka hur en kategoristruktur för strategiskt inköp av indirekt material kan utformas med hjälp av metodiken för kategoristyrning. Studien är genomförd inom tillverkningsindustrin och har utförts som en fallstudie vid Väderstad AB:s strategiska inköpsavdelning för indirekt material. Företagets nuvarande kategoristruktur var utformad empiriskt med tiden och saknade en genomtänkt grundprincip för vilka inköp som skulle inkluderas. Därmed behövdes strukturen göras om samt anpassas till företagets ambitioner om att inleda kategoristyrningsarbete inom indirekt material. Studien innefattar även en nulägesanalys av företagets förutsättningar för kategoristyrning utifrån identifierade förutsättningar i litteraturen. För att uppfylla syftet har primärt historiska inköpsutgifter från företagets affärssystem använts tillsammans med intervjuer och inköpsutgiftsinformation. Därefter har litteraturens metodik kring kategorisering använts för att skapa kategorier och segment. Studiens huvudsakliga resultat är den framtagna kategoristrukturen bestående av 22 kategorier. Kategoristrukturen är utifrån paretoprincipen baserad på 20 % av antalet aktiva leverantörer vars summerade inköpsutgifter täcker 93 % av inköpsutgifterna för indirekt material. Studien resulterar även i en identifiering av indirekta inköp som ej tidigare styrts via den strategiska inköpsavdelningen. Utifrån nulägesanalysen av företagets förutsättningar för kategoristyrning, har studien även tagit fram rekommendationer för hur förutsättningarna kan säkerställas. Implementeringen av strukturen bör göras efter det att förutsättningarna säkerställts. Införs studiens framtagna kategoristruktur kan större fokus läggas på de inköpsbehov som är av strategisk betydelse utifrån summerade inköpsutgifter.

Studien utfördes under våren -18 som ett examensarbete på Husqvarna Group gentemot företagets inköpsavdelning. Författarna studerar masterutbildningen Logistik som en del av sin civilingenjörsutbildning på Linköpings Universitet.  Studiens huvudämnen är inköp och lagerstyrning, med fokus på den senare delen och ämnade att minska kapitalbindning utan att öka de totala kostnaderna genom en förändring. Säkerhetslager, orderkvantiteter och konsignationslager var de tre centrala områdena som undersöktes och fyra olika scenarion skapades inom dessa. Utöver kostnad och kapitalbindning utvärderades de även efter hur de påverkade flexibiliteten för Husqvarna. De två scenariona som utreddes inom säkerhetslager var servicenivåmetoden Scenario 1 - SERV1 och användningen av Scenario 2 - Procentandel av efterfrågan under ledtiden. Inom orderkvantiteter undersöktes ett scenario baserat på ekonomisk orderkvantitet, Scenario 3 – EOK. Kvalitativt utreddes också ett konsignationslagerupplägg genom Scenario 4 – Konsignationslager.  Intervjuer och information från företagets affärssystem har varit de centrala informationskällorna till studien, där säkerhetslager- och orderkvantitetsförändringarna utvärderades kvantitativt och konsignationslager kvalitativt. Studien har fokuserat på två avlägsna leverantörer belägna i Asien.  Studiens resultat blev att användning av servicenivåmetoden SERV1 för dimensionering av säkerhetslager minskar företagets kapitalbindning med 13,6 % och de totala kostnaderna med 15,9 %, med den ytterligare effekten av en högre samt jämnare servicenivå för hela produktsortimentet. Även dimensioneringen av orderkvantiteter genom ekonomisk orderkvantitet gav minskad kapitalbindning med 9,8 % och en marginell minskning av de totala kostnaderna. De procentuella förändringarna är i förhållande till nuläget och de kostnadsposter som förändras i samband med scenariots införande. Ett konsignationslagerupplägg kommer minska kapitalbindningen, men kostnaderna skulle troligen öka vid omställningen från nuläget. Vid detta val är det viktigt att utvärdera vinsten av att frigöra kapital gentemot att öka kostnaderna. Scenario 2 – Procentandel av efterfrågan under ledtiden inom säkerhetslager ansågs inte ge ett tillräckligt bra resultat för att det skulle vara värt att gå vidare med för Husqvarna.  Slutsatsen av studien är att Husqvarna Group bör dimensionera om sina säkerhetslager och se över sina orderkvantiteter för de befintliga artiklarna enligt de rekommenderade metoderna. De bör även vid uppstart av nya artiklar öka fokus på bestämmandet av orderkvantiteten. Konsignationslager bör utredas vidare utifrån svårigheter med det samt för att kvantitativt utreda kostnader. Resultatet av studien kan användas för både avlägsna samt närliggande leverantörer, och anses därför vara generaliserbart för alla Husqvarnas produkter och för andra företag. / The study was conducted during the spring -18 as a graduate work at Husqvarna Group towards the company's purchasing department. The authors study the master’s program Logistics as part of their MSc in Engineering at Linköping University.  The main subjects of the study are purchasing and inventory management, focusing on the latter part and intended to reduce capital tied up without increasing overall costs through a change. Security stock, order quantities and consignment storage were the three key areas investigated and four different scenarios were created within these. In addition to cost and tied up capital, the scenarios were also evaluated according to how they affected the flexibility of Husqvarna. The two scenarios investigated in security stock were the service level method Scenario 1 - SERV1 and Scenario 2 - Percentage of demand during lead time. Within order quantities, a scenario based on economic order quantity, Scenario 3 - EOK, was investigated. Qualitatively, a consignment inventory was also investigated through Scenario 4 - Consignment storage.  Interviews and information from the company's business systems have been the key sources of information for the study, where the safety stock and order quantity changes were quantitatively evaluated and consignment storage qualitatively. The study has focused on two remote suppliers located in Asia.  The study found that using the SERV1 service-level methodology reduces the company's tied up capital by 13.6% and total costs by 15.9%, with the additional effect of a higher and more even service level for the entire product range. Also, deciding the order quantities by using economic order quantity resulted in a reduction of 9,8% in capital tied up and a marginal decrease in total costs. The percentage changes are in relation to the current situation and the costs which change in connection with the introduction of the scenarios are included. A consignment storage will reduce capital tied up, but the costs would probably increase in the transition from the present. In this scenario, it is important to evaluate the profit of decreasing tied up capital to the increased costs. Scenario 2 - Percentage of demand during the lead time was not considered to give a sufficiently good result and is for that reason not worth for Husqvarna to move forward with.  The conclusion of the study is that Husqvarna Group should dimension its security stocks and review its order quantities for the existing articles according to the recommended methods. They should also focus on determining the order quantity when starting to buy new articles. Consignment storage should be further investigated on the basis of difficulties to quantitatively investigate costs. The result of the study can be used for both remote and nearby suppliers and is therefore considered to be generalizable for all Husqvarna products and also for other companies.

Title: A study about the purchasing process of IT Level: Master thesis in Information Technology and Business Administration, 15 hp, EIK024 Authors: Emelie Johanson and Mikael Lindström Tutor: Peter Ekman, Mälardalens Högskola Keywords: IT-investment, purchase, decision Problem: In the last decades the amount of IT investments increased and has become an important resource within most organizations. IT gives the ability to compete and could also be a condition for many to be able to compete. In different businesses it could vary in where they put their focus when they choose an IT investment. This thesis examines how the purchase process of IT looks. How does processes differs in a bigger company versus a smaller company? From these two perspectives this study examined these research questions: Who makes the decisions whether or not an IT solution should be purchased? What aspects decide when companies are to choose between different IT solutions? Where in the purchase process do problems usually emerge? Purpose: The purpose of this thesis is to describe and analyze the purchasing process of IT from a business perspective. The purpose is also to see if it differs in a bigger company versus a smaller company and where the problems usually emerge in this process. Method: The study is based on a theoretical framework about IT investments and how a purchasing process might look like. It all lead up to a summarizing model made by the authors of this thesis and it shows all the different steps in a purchasing process. The study contains three interviews where two of them were in big companies and one in a smaller company. Conclusions: This study shows that depending on the size on a company the decisions are made in one or several levels within the company and that the amounts of levels increase with the size of the company. A smaller company got better possibilities to get information from the end-users and the rest of the staff to make better requirements on the IT solution, which could increase the chance for an IT solution to satisfy their needs. The price of the IT-solution matters in the choice in what to buy and it seems like the price sensitivity increases the smaller size a company is. All company sizes wants long terming relations with a few suppliers. The problem often emerges in the progress to gather the requirements for the IT solution and also in the communication with the suppliers. The problem comes from misunderstandings between the company and the supplier because of different use of language. It also creates problems when there is lack of knowledge amongst the people making the specifications of the requirements for the IT solution. / Titel: En studie om inköpsprocessen av IT Nivå: Magisteruppsats i IT-ekonomi, 15 hp, EIK024 Författare: Emelie Johanson och Mikael Lindström Handledare: Peter Ekman, Mälardalens Högskola Nyckelord: IT-investering, inköp, beslut Problem: De senaste decennierna har investeringar i IT ökat och blivit en viktig resurs för de flesta organisationer. IT ger företagen förmågan att konkurrera och kan även vara en förutsättning för många att kunna konkurrera. Beroende på vilken bransch en organisation är verksam i kan deras fokus variera när de gör sina urval av IT-investeringar. Denna studie undersöker hur inköpsprocessen ser ut för IT. Hur skiljer sig denna process i ett större företag mot ett mindre företag? Utifrån båda dessa perspektiv har studien utgått ifrån följande problemfrågor: Vem tar beslutet om att en IT-lösning ska köpas in till företaget? Vilka faktorer avgör när företag ska välja mellan olika IT-lösningar? Var i inköpsprocessen är problem mer förekommande? Syfte: Syftet med denna studie är att beskriva och analysera inköpsprocessen av IT utifrån ett företagsperspektiv. Studien ämnar även visa om den skiljer sig mellan mindre och större företag och var problem oftast uppstår i inköpsprocessen. Teori & Metod: Undersökningen baseras på en teoretisk referensram som ger en inblick i vad IT-investeringar är och hur inköpsfasen av IT kan tänkas se ut. Den insamlade teorin utmynnar i en undersökningsmodell som är framtagen av uppsatsförfattarna, som visar de olika steg ett företag kan gå igenom vid inköp av IT. Studien innehåller tre intervjuer på två stora samt ett mindre IT-företag. Därefter har data, med hjälp av undersökningsmodellen, analyserats för att resultera i ett antal slutsatser. Resultat: Den slutsats som dras är att beroende på vilken storlek ett företag är så fattas besluten på en till flera nivåer inom företaget, där antalet nivåer växer med företagets storlek. Ett mindre företag har större möjligheter att kunna få in information till kravspecificeringen från slutanvändare och resten av företagets personal, vilket kan bidra till att de har större chans att hitta en IT-lösning som uppfyller just deras behov. När företag väljer ut vilka IT-lösningar de ska köpa in så konstateras att priset har en viss avgörande roll, där priskänsligheten ser ut att öka ju mindre ett företag är. Oavsett om ett företag är litet eller stort så värdesätter de långvariga stabila relationer med ett fåtal leverantörer. Problem är mest förekommande vid framtagandet av kravspecifikation och vid kommunikation med leverantörer. Problemet med leverantör är att parterna inte pratar samma språk vilket leder till missförstånd mellan dem. Det skapas även problem på grund bristande kunskap vid kravspecifikation.

Organisations must change in order to be able to follow the expansion in the world and be competitive along with other organisations at the global market. To successfully efficient the organisations reduce their purchasing costs for material and products. One way to reduce the purchasing costs is to centralise all purchases in an organisation. When a big organisation does that, they use, among other things, the economies of scale. (Personal communication,Department Manager, 2005-06-17 and Senior adviser, IMS ITP, 2005-08-15) While studying Information Logistics, 140 p, at the Centrum för Informationslogistik in Ljungby, has IKEA IT been our co-operating company. When we talked with our Department Manager during our internship, she describes co-operation problems between the units when they purchase IT-related indirect material. Indirect material is products that support the daily work within the organisation. Since IKEA recently started a central purchasing function for indirect material our assignment was to see how IKEA could be more efficient when purchasing IT-related indirect material. Different units at IKEA are involved during central purchases of IT-related indirect material. The fact that many conflicts arise when different units are to co-operate is well known (Gadde & Håkansson, 1998). We found this very interesting and therefore our chose of subject. The co-operation conflicts that have arose during our investigation shows clear signals in the theory about why they arise. According to Danermark (2000) it is more a rule than an exception that it anticipates a competition. Different occupational groups have different prestige and power, the bigger the difference is the bigger is the probability that a problem regarding co-operation arise. One difficulty with centralized purchases is to get the different units at the organisation to co-operate. Co-operation problems could be caused by many factors for example did the different units use different terminologies and could therefore be misunderstood.(Gadde & Håkansson, 1998) Unique for IKEA’s organisation is that all different units work against the same business concept, goal and vision (Personal communication, Senior adviser, 2005-08-15). As long as the involved units are independent and do not have identical purposes will there always be conflicts (Gadde & Håkansson, 1998). Heide, Johansson and Simonsson (2005) considers that the visions are build up on different goals. These goals are in its parts build up on a number of strategies. All IKEA-units struggle towards the same vision and goal, but the different units use different strategies to reach the goals. This different strategy creates conflicts when the different IKEA-units should co-operate. To make the most optimized purchase for IKEA should the purchasing department handle the contacts with the suppliers (Personal communication, Purchase Process Manager, 2005-08-27). That generates a conflict when the other involved units also want to make the first contact (Personal communication, Process Owner, 2005-09-07 and Project Manager 2005-09-23). One problem is that the purchasing department today have a lack of resources and do not have time to handle all purchases and delegate some purchases to the other involved units. This gives a double message about how IKEA want the purchasing process to work. / Organisationer har blivit tvingade att effektivisera sina verksamheter, för att vara konkurrenskraftiga på marknaden. För att lyckas med detta behöver organisationen sänka kostnaderna, på material och produkter som organisationen köper in. Ett sätt att effektivisera och sänka inköpskostnaden är att centralisera inköpen. När en stor organisation gör detta utnyttjar de bland annat skalfördelarna. (Personlig kommunikation, Department Manager, 2005-06-17 och Senior adviser, IMS ITP, 2005-08-15) Vi har under våran utbildning, Informationslogistik 140p, haft IKEA IT som fadderföretag. Efter att vi genomfört en 20 veckors praktik på IKEA IT beslutade vi tillsammans med våran dåvarande chef att vi skulle skriva våran C-uppsats om hur IKEA kan genom bättre samverkan och kommunikation effektivisera sina inköp av indirekt material. IKEA: s centraliserade inköpsavdelning är nyuppstartad och det finns ännu ingen inarbetad arbetsrutin hur ett inköp skall gå till. Då IKEA nyligen startat upp sin centrala inköpsenhet för indirekt material, blev vår uppgift att se till hur IKEA kan bli mer ffektiva när de skall köpa in IT-relaterat indirekt material. Olika enheter inom IKEA är involverade under inköpsprocessen. Att det uppstår konflikter när olika enheter skall samarbeta är väl känt sedan innan (Gadde & Håkansson, 1998). Vi fann detta intressant och därav vårt val av ämne. Enligt Danermark (2000) är det snarare en regel än ett undan tag att det förekommer konkurrens inom en organisation. Olika yrkesgrupper har olika prestige och makt, ju större dessa skillnader är desto större är sannolikheten att problem med samverkan uppstår. Innan inköpsavdelningen för indirekt material startades hanterade de olika enheterna själva sina inköp. Detta medförde att det förekom flera leverantörsrelationer från flera olika enheter. En av svårigheterna med centraliserade inköp, är att få organisationens olika enheter att samverka. Samverkningsproblem kan bero på många faktorer, exempelvis att de enheterna använder sig av olika terminologier och därför missuppfattar varandra. (Gadde & Håkansson,1998) Unikt för IKEA organisationen är att alla dess enheter arbetar mot ett och samma mål (Personlig kommunikation, Senior adviser, 2005-08-15). Så länge de involverade parterna är självständiga och inte har identiska målsättningar, kommer det alltid att finnas konflikter (Gadde & Håkansson, 1998). Heide, Johansson och Simonsson (2005) anser att visionen byggs upp av olika mål. Dessa mål bygger i sin tur på ett antal strategier. Alla enheter inom IKEA strävar efter samma vision och mål, men de olika enheterna använder olika strategier för att uppnå dessa mål. Detta leder också till konflikter då de olika enheterna inte är ense om vilka inköp som skall prioriteras. IKEA vill att den första leverantörskontakten skall tas av inköpsavdelningen, detta för att inköp och förhandlingsprocessen skall bli så optimal som möjligt för IKEA organisationen (Personlig kommunikation, Purchase Process Manager, 2005-08-27). De andra involverade enheterna motsäger sig detta då de anser att de behöver kontakta leverantören av olika anledningar innan en inköpsförhandling påbörjas (Personlig kommunikation, Process Owner, 2005-09-07 och Project Manager 2005-09-23). Ett problem är att inköpsavdelningen idag har en resursbrist i form av tid, därav överlåter de vissa inköp till de andra enheterna. Detta leder till ett dubbelt budskap om hur inköpsprocessen skall gå till.

I examensarbetet utförs en totalkostnadsanalys av tre olika transportalternativ av gipsskivor till kontorsbyggen i citymiljö åt Skanska. I det ena alternativet levereras gipsskivorna direkt från fabrik till byggarbetsplats. I det andra alternativet köps gipsskivorna in från en grossist och i det tredje alternativet går gipsskivorna via en terminal hos en tredjepartslogistiker. Slutsatserna som tagits fram visar på att ett lågt inköpspris kan medföra öka kostnader längre fram i kedjan i form av sämre kvalité och längre väntetider för personalen.

Digitalisering är ett växande begrepp som principiellt innebär omvandling från manuellt till digitalt. Nu har även tillverkningsindustrin börjat angripa denna teknologiska utveckling för att förbättra organisationens processer vilket ska öka mervärdet till kunden. De flesta små- och medelstora företag (SMF) vet att de bör arbeta med att digitalisera deras verksamhet men de vet inte var de ska börja eller vad det är som ska göras. SMF har vanligtvis också begränsat med resurser både materiella och personella samt att dessa företag är flexibla vilket gör att de kan hantera speciella situationer effektivt. Att bruka ett processorienterat arbetssätt är viktigt för företag om de ska åstadkomma högre kundnöjdhet och lönsamhet. Inköp är en betydelsefull process eftersom de största utgifterna i ett företag vanligtvis är inköpta varor och tjänster, därför är det viktigt att utveckla dessa om SMFs vinst samt konkurrenskraftighet skall öka. I många fall ses dock inköpsprocessen enbart som en stödroll och potentialen i inköp används inte. Det finns fler fördelar än det prismässiga genom att utveckla sitt inköp, exempelvis kvalitet, minskad tid till kund eller minskad miljöpåverkan, men hur kan då digitalisering hjälpa till för att åstadkomma dessa. Av denna anledning har vi valt att undersöka hur inköpsprocesser kan effektiviseras med hjälp av digitala verktyg samt hur flexibiliteten påverkas ifall digitala verktyg används. För att lösa problemet har ett kvalitativt angreppssätt använts där studien har utförts på ett fallföretag som ligger beläget i Gävle. På detta fallföretag har empirisk data samlats in genom av observationer och intervjuer vilket senare sammanställdes i kartläggningar av deras inköpsprocesser. Med hjälp av tidigare forskning och våra egna kunskaper har vi analyserat kartläggningarna för att eftersträva förbättringar till fallföretaget och SMF överlag. Resultatet från kartläggningarna tyder på att det finns en viss differens hur personalen på fallföretaget köper in produkter. Detta beror till stor del av vilken produkt som skall anskaffas, där många av personalens erfarenhet är avgörande. Det uppmärksammades även att de anställda vet att de bör använda sig av digitala verktyg mer men de har ingen aning om var och hur de ska påbörja sin digitala resa, vilket andra studier också har visat. Slutsatsen vi drar av denna studie är att vid användning av digitala verktyg kan det bli en tidsbesparing framför allt i det administrativa arbetet. SMF behöver mer kompetens och utbildning om de ska kunna utnyttja digitaliseringens fulla potential. Att digitalisera sina inköpsprocesser såg vi inte hade en direkt påverkan på flexibiliteten gentemot kunderna. / Digitalization is a growing concept that principally means transforming from manual to digital. Now has the industrial sector also started to attack this technological development to improve the organizational processes which should increase the costumer value. Most small and medium-sized enterprises (SME) knows that they should work with digitalizing their business but they do not know where to begin or what to do. Usually SME has a limited amount of resources that are both material and personnel and these types of companies are flexible which enables them to effectively handle specific situations. To use a process oriented way of working is important for companies if they are going to accomplish an increase in costumer value and profitability. Purchasing is a meaningful process because the biggest expenses in a company are usually purchased goods and services, therefore it is important to develop these to increase SMEs profit and competitive advantage. In many cases is the purchasing process often seen as a support role and the potential is not used. There are more advantages than the price paid through developing purchasing, e.g. quality, decrease in time to customer or reduction on the environmental effects, but how can digitalization help to accomplish this. For this specific reason we chose to investigate on how purchasing processes can be more effective by using the digital tools and also how flexibility is affected with the use of digital tools. To solve the problem has a qualitative approach been used where the study has been conducted on a case company located in Gävle. On this case company has empirical data been collected through observations and interviews, which were later compiled in mapping of their purchasing process. With the help of previous research and our own knowledge, we have analyzed the mapping to seek improvements to the case company and SME in general. The result from the mapping implies that there is a difference on how the staff at the case company is purchasing their products. This depends on which product they are going to purchase, where many of the staffs experience is crucial. It was also noted that the employees know that they should use digital tools more, but they have no idea where and how to begin their digital journey, as other studies also have shown. The conclusion we draw from this study is that using digital tools can save time, especially in the administrative work. SMEs need more qualifications and education to take advantage of the full potential of digitization. To digitize their purchasing processes did not have a direct impact on the flexibility towards customers according to us.

Inköp utgör en strategisk funktion inom dagens företag, då inköp tillsammans med ledning och styrning av försörjningskedjor har fått en allt större inverkan på organisationers konkurrenskraft och lönsamhet. En stor del av de produktivitetsförbättringar som initierats inom olika sektorer har drivits av investeringar i informationsteknologi (IT) i syfte att förbättra informationsflödet och effektivisera försörjningskedjor. Inom byggbranschen har dock utvecklingen gått långsammare än i andra branscher. Inköpt material och tjänster inom den svenska byggindustrin står för cirka 75 procent av de totala kostnaderna hos företagen. Därmed finns det en stor potential inom byggbranschen gällande implementering och utveckling av IT-lösningar för att stödja inköpsprocessens aktiviteter. Inom byggbranschen i Sverige har processen vid inköp av anläggningstransporter och entreprenadmaskiner uppmärksammats som utmanande vad gäller digitalisering. Det beror bland annat på stora skillnader i både storlek och IT-mognad bland leverantörerna samt diskontinuiteten i projekten där inköpen av tjänsterna sker. Syftet med studien har därmed varit att undersöka hur processen vid inköp av anläggningstransporter och entreprenadmaskiner kan effektiviseras genom digitalisering av informationsflödet. Studien har utförts som en fallstudie vid Skanska Sverige AB:s centrala inköpsavdelning. Studerad inköpsprocess avser processtegen ramavtal, projektavtal, leveransplan, avrop, bekräftelse av avrop, följesedel, bekräftelse av följesedel samt fakturering. Studien innefattar identifiering och utvärdering av möjliga alternativ för digitalisering genom att studera aktuell forskning inom ämnet i kombination med undersökning av pågående praktiskt arbete rörande ett digitalt informationsflöde vid inköp. Baserat på tidigare forskning, empiri och analys har studien resulterat i ett ramverk för en integrerad inköpsprocess där varje aktivitet kopplas samman genom systemstöd, vilket ligger till grund för rekommendationerna till fallstudieföretaget och liknande företag i branschen för att uppnå en mer integrerad och effektiv inköpsprocess för anläggningstransporter och entreprenadmaskiner. Rekommendationerna sammanfattas i följande fem punkter. Skapa och strukturera processer och förankra dem i hela verksamheten Digitalisera genom att samla intern information i form av master data i affärssystem Implementera ett integrerat systemstöd för det operativa inköpet Förenkla fakturahantering i försörjningskedjan i form av självfakturering Implementera en strategisk, digital helhetslösning med bevarande av mänsklig kontakt Studien visar att det vid initiering av digitala arbetssätt och processer är viktigt att ta i beaktning att viss flexibilitet förloras, därtill är det av stor vikt att inte digitalisera enskilda frågor utan istället utgå från ett långsiktigt helhetsperspektiv. Digitalisering kan medföra en eliminering av icke-värdeskapande aktiviteter i form av dubbelarbete, pappershantering samt sena kontroller i processen. Insamling, lagring och hantering av information i digitala system möjliggör därtill förbättringsarbeten genom detaljerade analyser. Att implementera en strategisk, digital helhetslösning för informationsflödet i inköpsprocessen för anläggningstransporter och entreprenadmaskiner kommer att ta tid, men på långsikt kan initiering av master data, operativa stödsystem och självfakturering generera ett mer funktionellt och säkert informationsflöde. / Purchasing is a strategic function within today's businesses and has, together with supply chain management, had an increased impact on organizations' competitiveness and profitability. Many of the productivity improvements initiated in different sectors have been driven by investments in Information Technology (IT) aimed at improving information flow and streamlining supply chains. However, the development has been slower in the construction industry compared to other industries. Purchased materials and services in the Swedish construction industry account for about 75 percent of the total costs within the companies. Consequently, there is a great potential in the construction industry regarding the implementation and development of IT solutions to support the purchasing process. In the Swedish construction industry, the purchasing process of transports and machines for construction sites has been highlighted as challenging in terms of digitization. This is due to large differences in both size and IT maturity among suppliers, as well as the discontinuity of the projects where the purchase of the services takes place. The purpose of this study is therefore to investigate how the procurement process of transports and machines for construction sites can be streamlined through the digitization of the information flow and has been conducted as a case study at the central purchasing department at Skanska Sweden AB. In this study, the purchasing process refers to eight process steps; framework agreement, project agreement, delivery plan, suborder, confirmation of suborder, attendance note, confirmation of attendance and invoicing. The study involves identifying and evaluating possible options for digitization by studying current research in the subject in combination with ongoing practical work regarding a digital information flow in purchasing. Based on previous research, empirical and analytical studies, this study resulted in a framework for an integrated procurement process where each activity is linked through digital systems. To achieve a more integrated and efficient procurement process of transports and machines for construction sites the recommendations for the case study company, and similar companies in the industry, are as follows. Create and structure processes and spread the way of working throughout the business Digitize by collecting internal master data in business systems Implement an integrated system support for the operational purchase Simplify invoice handling in the supply chain by using self-billing invoices Implement a strategic, digital holistic solution with the preservation of human contact The study concludes that when initiating digital working methods and processes, it is important to consider that flexibility is partially lost, and it is important not to digitize individual questions, but rather from a long-term holistic perspective. Furthermore, digitization can lead to the elimination of non-value added activities in the form of duplication, analogue document handling, and controls late in the process. Collecting, storing and managing information in digital systems enables identification of potential improvements through detailed analysis. Implementing a strategic, digital overall solution for the information flow in the procurement process for transports and machines at construction sites will take time, but in the long term, initialization of master data, operational systems and self-billing can generate a more functional and secure information flow.

Inköp i små papperstillverkande företag är lägre prioriterat än i större företag, eftersom den erhåller en mindre andel av företagets omsättning i jämförelse med försäljning. Fortfarande kan en effektivisering av inköp leda till högre lönsamhet, varje sparad krona i inköp är en vinst. Den befintliga forskningen är däremot ofta riktad antingen till inköp eller till lagerstyrning, det finns brist på kunskap angående relationen mellan inköp och lagerstyrning. Syftet med denna studie är att fylla detta forskningsgap genom att analysera och förbättra inköpsprocessen för förbrukningsmaterial samt undersöka hur inköpsprocessen kan ge förutsättningar för en effektiv lagerstyrning. Denna studie är utförd utifrån en abduktiv ansatts, i början samlades den befintliga teorin som är relaterad till studiens syfte och frågeställningar, sedan utformades studiens intervjufrågor baserat på dessa teorier. Svaren från intervjuer utgör studiens nulägesbeskrivning, senare analyserades och diskuterades både den teoretiska referensramen och nulägesbeskrivningen för att ta fram en konceptuell modell av Van Welle & Arbin (2019) om viktiga områden för mätning av inköpsförmågan. Denna modell visar olika faktorer som påverkar effektiviteten i inköpsprocessen med hänsyn till en effektiv lagerstyrning, flera faktorer har lagts till i modellen såsom digitalisering, Human Lean, miljö- och samhällsansvar, lagerstyrning och öppen kommunikation. Dessa faktorer, med andra, kan ge möjlighet till att öka lönsamheten samt förbättra företags image och rykte.

BackgroundOver the years, public procurement has proved difficult. There are several procurements that have caused major problems as a result of poor implementation. At present, there are insufficient studies done on procurement and purchasing processes, largely due to difficulties in obtaining good procurement data to analyze. However, some previous studies show that there are opportunities for improvement in the area and that it is common for money to be "wasted" in procurement and purchasing. It is therefore important to choose this particular topic. To investigate the subject, a research object with a specific procurement and purchasing process has been selected where there is a problem with purchases being made outside agreements, even though there are many products in agreements. Based on this process, the goal is to make both general and specific conclusions.  Purpose The purpose of this study is to investigate the underlying factors that lead to low contractual fidelity in public procurement and purchase in health care. Furthermore, the purpose is also to promote the knowledge development of fidelity to agreements. Contract fidelity refers to the ability to stick to purchasing on contracts.  Method This research report is based on a method triangulation between a quantitative part containing collected data from the research object, which is an organization with many different areas. This quantitative part is analyzed using the analysis program SPSS with different types of data analyzes. First, correlation tests have been used to present relationships between different parameters, but also to show that data is normally distributed. Furthermore, regression analysis has been used to measure individual impact from different variables. These regressions have had total purchase amounts and agreements as dependent variables. Furthermore, a qualitative part is also included in the form of interviews where the purpose is to broaden the understanding and identify additional parameters that may drive purchases outside the agreement. These interviews have been of a semi-structured design with a strategic selection of interviewees who the researcher believes contribute the most knowledge to the research. An important reason that there is both a quantitative and a qualitative part is because only a qualitative part can give an unreliable result as interviewees can provide incorrect information. The quantitative data becomes clear as it reflects purchases without the possibility for the buyer to hide something. The qualitative part thus also has an affirmative function in addition to its exploratory function. Finally, the above-mentioned empirical data are analyzed with appropriate theories selected for this particular research. It is these theories that through the report are called the glasses of research and are this research's unique way of looking at this type of problem.  Results The quantitative result shows that a total of 32.1% of the examined articles are purchased outside contracts. This corresponds to 26.5% of its total purchase amount. To investigate the relationship in the organization's purchasing parameters, it was examined how these correlated with the contractual parameter. Much of the correlation explained the natural connections in purchasing data, while the correlation between purchasing path and agreement was distinguished as this indicated that a certain purchasing path tends to drive purchases outside contracts. Furthermore, supplier data gave indications that it was a relatively low proportion of the total number of purchases from those from the organization that went through the purchasing department. It was also common for purchases to be made outside the contract with one supplier. The linear regression analysis with total purchase amount as a dependent variable indicates that unit price, number of purchase orders, purchase quantity and agreement turn out to be significant and that these can be said to affect the total purchase amount. In the logistical regression with agreements as a dependent variable, the significant parameters purchase quantity, number of purchase orders and unit price were found to have little or no impact on purchases on or off contracts. The purchasing route had a major impact, which indicates that this drives purchases outside the agreement. The qualitative result indicates that ambiguity, access to information and the ability to convey information means that purchases are made outside agreements. It also becomes clear that the information asymmetry that prevails in different relationships can be used to make decisions that are beneficial to oneself. Furthermore, shortcomings in the follow-up and the ability to get a clear picture of the purchasing process are perceived as a factor that purchases outside the contract may continue. It is not possible to follow up and discover purchases outside the agreement. The competence in the organization is also considered to be too low regarding, for example, purchases and agreements, which is also a contributing factor to lower contractual fidelity.  ConclusionUnit price, purchasing path, ambiguity, information asymmetry, relationships, signaling of information and lack of follow-up are all driving purchases outside the agreement. The problems and what basically cause purchases outside contracts are found on an overall level. It is based on information asymmetry. The reason for the information asymmetry can be linked to agent-principal relationships and signaling. Signaling can help solve the organization's problems. There have been limitations during the study, mainly due to time frames. Because a number of different strategic selections have been made through research, for example when collecting data where this affects both the number of parameters and the number of interviews. However, the study is still considered a contribution with a good result. These limitations lead to potential future studies where the development of this study with a broader empirical evidence is suggested as an example.