Intern kommunikation är den kommunikation som sker inom en organisation (Verčič et al., 2012 s.225). Idag kan man använda sig av olika virtuella mötesformer i organisationer, främst för interna möten men även externa möten (Trafikverket, 2010 s.3). Kommunikationen inom organisationer sker via olika sorters medier, så som personlig kontakt, telefon, brev, böcker, tidningar, datorer, radio och tv (Wallentin, 2006 s.247). Anledningen till att välja att använda sig av virtuella mötesformer är att dessa mötesformer kan bidra till en effektivare verksamhet, bättre ekonomi och fler harmoniska medarbetare. Dessutom kan mötesformen minska den miljöpåverkan som resor ger (Trafikverket, 2010 s.4).Författaren har valt att använda sig av en kommunikationsströmsteori av Katz & Kahn och en teori om kommunikationsprocessen av Kotler. De båda teorierna används för att visa på vad intern kommunikation är och hur kommunikation sker internt i ett företag. Författaren har även förklarat olika typer av mediekanaler som används för att sprida kommunikationen.Syftet med denna uppsats var att undersöka vad medarbetarna på Skatteverket tyckte om deras interna kommunikation. Detta skedde på Skattekontoret i Södertälje samt Företagsskattekontor i Stockholm i form av intervjuer.Undersökningen visar att medarbetarna tycker olika om Skatteverkets interna kommunikationsstrategi. En del tycker att kommunikationsstrategin är klar, tydlig, enkel att förstå och det enda sättet som kommunikationen måste ske på i en stor myndighet. Andra tycker att den är krånglig, har alldeles för många steg och det är stegen som gör modellen till en seg process. Den största orofaktorn som medarbetarna kände när det gäller Skatteverkets interna kommunikation är att budskapet som kommuniceras ut och återkopplingen som kommuniceras tillbaka har en tendens att förändras, glömmas bort eller förvrängas under processens gång. Skatteverket bör därför välja att fokusera på att använda sig av flera olika sorters mediekanaler. De bör även satsa på att använda mediekanaler som erbjuder möjlighet för medarbetarna att ge snabb återkoppling.Undersökningen visar även att medarbetarna på Skatteverket tycker att båda mötesformerna är bra, men att de föredrar fysiska möten framför de virtuella mötena. Detta främst för att de virtuella mötesformerna ännu inte känns tillräckligt stabila och enkla att jobba med. Detta tror författaren kan ha med generationsfrågan att göra då respondenterna inte är uppväxta med denna kommunikationsform och det är därför den inte känns naturlig att arbeta med. Undersökningen har även tagit fram vilka faktorer medarbetarna tror har bidragit till att virtuella mötesformer har ökat. Dessa faktorer har varit införandet av en policy, att fler har tillgång till programmen, att tekniken har utvecklats, att kontoren vill skapa nätverk och samverkan mellan olika kontor eller verksamhetsområden, att ledningen stödjer mötesformen och att användningsområdet för programmen har ökat. För att användandet av virtuella möten ska öka måste beslutet om detta vara enhetligt och genomsyra hela organisationen, något som Skatteverket har lyckats med enligt vad medarbetarna påstår i de intervjuer som gjorts.

Frågeställning: Hur påverkar förändring i kommunikation, via virtuella möten,relationsbyggande processer i etablerade B2B-kundrelationer? Syfte: Studien ämnar bidra med ökad förståelse kring hur användningen av virtuella möten, som orsakar förändringar i kommunikationen, påverkar relationsbyggande processer i etablerade B2B-kundrelationer. Vidare syftar studien även till att undersöka hur virtuella mötens avsaknad av icke-verbal kommunikation påverkar kommunikationen, i kontrast till F2F-möten. Resultatet av studien bidrar med insikt kring hur företag kan arbeta med virtuella möten i B2B-kundrelationer.  Metod: Studien har använt en kvalitativ ansats. Primärdata samlades in via semistrukturerade intervjuer. Sex informanter från tre olika företag deltog i studien. Det empiriska resultatet analyserats i förhållande till den teoretiska referensramen. Slutsats: Studien har visat att virtuella möten har både positiv och negativ påverkan på relationsbyggande processer. Den största fördelen är enkelheten att ta kontakt, vilket leder till mer framgångsrik kommunikation mellan företag. Samtliga negativa aspekter är kopplade till den begränsade icke-verbala kommunikationen. Virtuella möten bör användas som ett komplement till F2F-möten då dessa inte kan ersättas helt. Genom rätt hantering av virtuella möten kan de hjälpa företag i deras B2B-kundrelationer.

Bakgrund: det organisationer har gemensamt är att människor sätts systematiskt sammanför att gemensamt lösa en uppgift. Möten är en av de vanligaste händelserna i organisationen och är ständigt återkommande. Idag behöver inte möten vara platsbundet till ett fysiskt rum utan kan genomföras genom digitala verktyg. I samband med den rådande pandemin (Covid-19) har det skett en omställning från kontorsarbete till hemarbete vilket har resulterat i att allt fler möten hålls virtuellt. Det innovativa sättet att arbeta virtuellt medför utmaningar för organisationer. Vidare finns det en svårighet att förmedla känslor via digitala verktyg samt att avsaknaden av fysiska möten påverkar interaktionen mellan medarbetare och ledare. Det kan då komplicera förståelse och som i sin tur påverkar meningsskapande i möten. Möten är viktiga platser för bland annat kommunikation, gruppbeslut och problemlösning. Vidare är möten en ekonomisk investering för företagoch upptar deltagarnas tid från andra produktiva aktiviteter. Det blir då av vikt att möten är relevanta och resurseffektiva ur ett företagsperspektiv. Syfte: syftet med studien är att bidra med en djupare förståelse för den upplevda skillnaden mellan fysiska och virtuella möten hos anställda inom ett programutvecklingsföretag. Studien syftar till att bidra med rikliga beskrivningar för de människor som är i liknande kontext. Vidare ska upplevelsen av skillnader studeras utifrån sensemakingteorin. Det finns en förhoppning om att uppsatsen kan ge andra forskare ett bedömningsunderlag om det går applicera studiens resultat i ett annat sammanhang. Metod: studien baseras på en kvalitativ metod med semistrukturerade intervjuer och har fallstudie som forskningsstrategi. Fallstudien har genomförts hos ett företag inom programutveckling och har erfarenhet av både fysiska möten och virtuella möten. Respondenterna består av nio medarbetare som ger berättelser och beskrivningar utifrån deras upplevelser av möten. Vidare har organisatoriska dokument använts för att säkerställa studiens trovärdighet. Empiri och slutsats: studien visar på att det finns upplevda skillnader mellan fysiska och virtuella möten. Det kan konstateras att beroende på vilket sorts möte som ska genomföras så passar olika forum. Mötens meningsskapande kan återspeglas i att det ska gynna både organisationen och medarbetarna genom att det ska leda till en output. / Background: what organizations have in common are people that put together systematically to solve a task. Meetings are the most common occurrence in organizations and are recurrent. The meetings today, don’t have to be bound to a physical room. Digital platforms have made it possible to meet virtually. In connection with the current pandemic, there has been a shift from office work to homework which has resulted in more and more meetings being held virtually. The innovative way of working virtually creates challenges for organizations. For instance, there is a difficulty in conveying emotions through digital tools and the lack of physical meetings affects the interaction between employees and leaders. That can complicate understanding and complicate the creation of meaning in meetings. Meetings are important places for communication, group decisions and solving problems. Moreover, meetings can be seen as a financial investment for companies and take up time for participants' other productive activities. It is important from a company perspective that meetings are relevant and efficient for resources. Purpose: The purpose of the study is to obtain a deeper understanding of the difference in the experience between physical meetings and virtual meetings at a software development company. The study aims to contribute with more detailed descriptions for people who are in a similar context. Furthermore, the experience of differences will be studied on the basis of sensemaking theory. Hopefully the study can provide other researchers with an assessment basis if it is possible to apply the results of the study in other contexts. Methods: the study is based on a qualitative method with semi-structured interviews and the research strategy is to study a case. The case study is conducted at a company that works with software development. The company has experience of both physical and virtual meetings. The respondents are nine employees who gave stories and descriptionsbased on their experiences of meetings. Furthermore, organizational documents have been used to ensure the credibility of the study. Results and conclusion: the study shows that there are perceived differences between physical and virtual meetings. It can be stated that depending on the type of meeting to be held, different forums are suitable. The sensemaking of the meetings can be reflected in the fact that it will benefit both the organization and the employees by giving an output for the organization.

In educational settings, gender equality can be a measure of quality and lay the foundation of a more equal society. Due to the Covid- 19 pandemic, many universities have moved their education online and interaction between students have been limited to platforms for video meetings. Previous research has shown differences in how the listener perceives the apportionment of talk dependent on the speaker’s sex. It was shown that both genders overestimated women. This study examines whether the overestimation still persists and how perceptions of speech distribution are perceived in a virtual environment. The study was conducted on the platform Zoom with several discussion groups, consisting of male and female undergraduate students. Without knowing the purpose of the study, the participants discussed study-related questions in a recorded video meeting. After the discussion, the subjects filled out a questionnaire to estimate the apportionment of talk within the group. Their answers were then compared with the data from the recordings. Overall, the participants’ perceptions of the apportionment of talk were close to the actual distribution. The results only showed small indications that men and women perceive the apportionment of talk differently. This is because men overestimated both themselves and other men slightly more than women did. Women did not tend to over- or underestimate one gender more than the other. However, something that seemed to have a greater impact on the perception is the role the speaker took in the group dynamics. / I utbildningssammanhang kan jämställdhet vara ett kvalitetsmått samt lägga grunden till ett mer jämlikt samhälle. Till följd av pandemin Covid-19 har många universitetsutbildningar tvingats flytta sin undervisning online och interaktionen mellan studenter har begränsats till plattformar för videomöten. Tidigare forskning har visat på att det finns skillnader i hur lyssnaren uppfattar talfördelning beroende på talarens kön. Det påvisades att båda könen överskattade kvinnor. Denna studie undersöker om överskattningen fortfarande kvarstår samt hur man uppfattar talfördelning i en virtuell miljö. Studien genomfördes på plattformen Zoom med flera diskussionsgrupper, bestående av manliga och kvinnliga studenter. Deltagarna visste inte på förhand vad som skulle undersökas utan blev tilldelade studierelaterade diskussionsfrågor i ett inspelat videomöte. Efter diskussionens slut fick de uppskatta hur mycket var och en i gruppen hade talat. Svaren jämfördes sedan med data från inspelningarna. Sammantaget låg deltagarnas uppfattning om talfördelningen nära den faktiska fördelningen. Resultatet visade endast på små tendenser till att män och kvinnor uppfattar talfördelning olika. Detta då män överskattade både sig själva och andra mäns talfördelning något mer än vad som gick att utläsa för kvinnor. Kvinnor tenderade inte att över- eller underskatta det ena könet mer än det andra. Något som däremot verkade väga in tyngre i uppfattningen var vilken roll talaren tog i sammanhanget.

I och med den rådande coronapandemin kännetecknas dagens svenska arbetsliv till stor del av hemarbete och digital kommunikation. Att synliggöra diskursen om digital kommunikation ur ett arbetsgivarperspektiv blir relevant då dagens händelser kan tänkas påverka diskursen om hur arbete ska utföras. Genom en kvalitativ diskursanalys med Foucault som utgångspunkt ämnar denna studie att belysa de föreställningar som konstrueras och reproduceras om digital kommunikation utifrån arbetsgivares perspektiv samt hur dessa kan tänkas styra utformningen av det digitala kommunikations- och arbetssättet i det svenska arbetslivet. 15 artiklar ur VD-tidningen valdes ut, vilka analyserades med hjälp av Bacchis What’s the problem represented to be?-ansats. Resultatet visar att digital kommunikation ses som otillräckligt och svårhanterligt. Antaganden om att människan är en social varelse som ogillar förändringar samt att kompetens är nyckeln till effektivitet reproducerar de negativa föreställningarna om digital kommunikation. Därmed är ”vanans makt” central, varför arbetsgivare bör reflektera kring användandet av digital kommunikation.

Denna studie redovisar genom en kvantitativ och kvalitativ undersökning, så kallad flermetodsforskning, vilka interpersonella aktiviteter som observerats hos åtta mötesledare av distansmöten med datorkommunikation.  Syftet med undersökningen är att undersöka de faktiska observationerna av mötesledares interpersonella aktiviteter på distansmöten. Denna undersökning bygger på åtta distansmöten med en utsedd mötesledare på respektive möte och sammanlagt 41 personer har deltagit i undersökningen. Distansmötena har skett genom Video Tele Conferencing (VTC) och via en  multimodal plattform (MP) där mötesledarna har suttit vid sina enskilda datorer. Undersökningens problemformulering är; Vilka interpersonella aktiviteter förekommer hos distansmötesledare och hur bidrar de till upplevelsen av relationsbyggande faktorer? Efter observationerna som har skett på distans och av inspelade möten har mötesledarna och deltagarna besvarat en webbenkät. Resultatet av studien visar att ögonkontakt inte sker nämnvärt mycket vid distansmöten jämfört med andra icke verbala uttryck som att nicka, le och uttrycka småord som ”mm” och ”ja” etc. Studien visar också att mötesledarnas och deltagarnas synpunkter på bra distansmöten handlar om mötesstruktur, tillit och att alla ska komma till tals på mötet. Skillnaden mellan VTC möten och MP möte är störst vad gäller observationer av kroppshållning och ansiktsuttryck där VTC mötena medger ett längre avstånd till mötesledaren och då framgår kroppshållningen bättre men under MP möten kan ansiktsuttryck lättare avläsas på nära håll. Där flest leenden förekommit har också deltagarna bedömt det som att mötesledaren alltid eller ganska ofta använder distansmöte som ett relationsbyggande verktyg. Studien visar att det är i lyssnarfasen som mötesledaren har flest interpersonella beteenden och inte när vederbörande talar.

The Covid-19 pandemic resulted in organizations rapidly shifting from physical- to virtual meetings to keep their business going. However, with this came challenges and efficiency problems that organizations were not aware of. This master thesis focuses on identifying and finding potential solutions to reduce non-value-added time in virtual meetings. This was accomplished by studying Lynk & Co, a rapidly growing startup. Data was collected via a company-wide survey. The data was quantitatively analyzed using both univariate, bivariate, and multivariate methods as well as qualitatively analyzed using a thematic analysis approach. The quantitative results showed that 35,2% of the total Hours in meetings per day are hours wasted, this translates to 16% wasted hours per 8 hour work day. Additionally, the quantitative results showed that five independent variables affect the Wasted hours in virtual meetings per day. These were Hours in meetings per day, Key persons not attending the meeting, The meeting could have been replaced with an email,  Focusing on the meeting (I.e., not multitasking), and Being active in the discussions during the meeting. The qualitative results showed that the majority of the respondents highlighted either the same or similar problems and solutions regarding the virtual meeting inefficiencies. These were lack of agendas and insufficient meeting follow-ups. This concludes that the major root cause of the wasted time in virtual meetings was found to be inadequate meeting information combined with inadequate information regarding the work responsibilities of the employees. This resulted in two main recommendations for reducing non-value-added time in virtual meetings in a rapidly growing startup. These are (1) developing an internal meeting policy and (2) incorporating more detailed employee information in the virtual meeting communication software. / Covid-19 pandemin har resulterat i att organisationer har varit tvungna att börja använda virtuella möten istället för fysiska möten. Detta har inneburit utmaningar och effektivitetsproblem som inte tidigare varit kända. Det här examensarbetet ämnar att hitta potentiella förbättringar för att reducera icke-effektiv tid i virtuella möten. Detta åstadkoms genom att undersöka Lynk & Co, ett snabbväxande startup. Både kvantitativ- och kvalitativ data samlades in genom en enkät som skickades ut till de anställda på Lynk & Co. Vid den kvantitativa analysen användes både univariata-, bivariata- och multivariata- metoder och vid den kvalitativa analysen användes en tematisk analys. Resultatet av den kvantitativa analysen visade på att 35,2% av totala tiden i möten per dag är slösad tid, vilket representerar 16% slösad tid per 8 timmars arbetsdag. Vidare visade resultatet av den kvantitativa analysen på att det var fem variabler som påverkade slösad tid i virtuella möten per dag. Dessa var mötestimmar per dag, nyckelpersoner dök ej upp till mötet, mötet kunde ha blivit utbytt mot ett mail, fokus under mötet (I.e., inte multitaska) , och vara aktiv i diskussionerna under mötet. Resultatet av den kvalitativa analysen visade på att majoriteten av respondenterna var enade i de problem som påverkar tidsslöseri i virtuella möten. Dessa var brist på agendor och att virtuella möten hade otillräckliga uppföljningar. Slutsatsen blev därefter att den huvudsakliga rotorsaken av slösad tid i virtuella möten är brist på mötesinformation kombinerat med en brist av information gällande de anställdas arbetsansvar. Detta resulterade i två rekommendationer för att reducera slösad tid i virtuella möten i ett snabbt växande startup. Dessa är (1) skapa en intern mötespolicy och (2) inkorporera mer detaljerad information gällande de anställdas arbetsansvar i det virtuella mötesprogrammet som används inom organisationen.

Bakgrund. Möten utgör en essentiell funktion för organisationer och är avgörande för genomförandet av arbete. Arbetstid spenderad i möten ökar och möten utgör en stor kostnad för företag. Till följd av covid-19 pandemins framfart har organisationer skiftat till att bedriva möten virtuellt. Denna övergång lyfter frågan huruvida övergången har påverkat hur möten bedrivs, samt hur deltagarna vid virtuella möten upplever effektiviteten.  Syfte. Föreliggande studie syftar till att undersöka hur övergången till virtuella möten har påverkat möjligheten att bedriva effektiva möten. Studien beaktar rutiner och strävar efter att explorativt undersöka den virtuella övergången och vilken effekt den har haft på mötesrutiner.  Metod. Studien är genomförd genom utförandet av intervjuer, observationer, samt granskning av dokument. Totalt genomfördes 11 intervjuer och 4 observationer. Insamlad empiri analyserades genom en innehållsanalys. Kategorier identifierades utifrån empiri där stycken från empirin blev inplacerade.  Resultat. Studiens resultat tyder på att övergången till virtuella möten kan påverkan möteseffektiviteten. Studien har uppmärksammat 16 kategorier som kan påverka möteseffektiviteten. Dessa är: antal deltagare, punktlighet, agenda, dialoger, miljö, förberedelser, prioritering, mötesmedium, förändring, känsla, relation, deltagande, inbjudan till möte, mötesledare, mötesprotokoll, och multitasking. Vidare noterar studien att rutiner i koppling till nämnda kategorier förändrats.  Slutsatser. Studien presenterar fyra övergripande slutsatser. En övergång till virtuella möten indikerar på att: tid spenderad i möten ökar; det blir upp till deltagarna själva att skapa optimala mötesförhållanden; fokus minskar hos mötesdeltagarna; lokala och globala relationer kan påverkas negativt respektive positivt. / Background. Meetings are an essential function of organizations and are crucial to the execution of work. Time spent in meetings is increasing and meetings represent a large cost for companies. As a result of the covid-19 pandemic, organizations have shifted to conducting meetings virtually. This transition raises the question of whether the transition has affected how meetings are conducted, as well as how participants in virtual meetings experience the effectiveness of meetings. Objectives. The study aims to investigate how the transition to virtual meetings has affected the ability to conduct effective meetings. The study pays attention to routines and strives to exploratively examine the virtual transition and what effect it has had on meeting routines.  Methods. The study is carried out through the execution of interviews, observations, and review of documents. A total of 11 interviews and 4 observations were conducted. Collected empirical evidence was analysed through a content analysis. Categories were identified based on empirical evidence, where pieces from the empirical evidence were fitted.  Results. The study's results indicate that the transition to virtual meetings can affect meeting efficiency. The study has drawn attention to 16 categories that can affect meeting efficiency. These are: number of participants, punctuality, agenda, dialogues, environment, preparation, prioritization, meeting medium, change, emotions, relationships, participation, invitation to meeting, meeting leader, meeting minutes, and multitasking. Furthermore, the study notes that routines in connection with the mentioned categories have changed.  Conclusions. The study presents four overall conclusions. A shift to virtual meetings indicates that: time spent in meetings increases; it is up to the participants themselves to create optimal meeting conditions; the focus of the meeting participants decreases; local and global relations can be affected negatively and positively respectively.

The topic of this thesis is on how text mining could be used on patient-reported symptom descriptions, and how it could be used to aid doctors in their diagnostic process. Healthcare delivery today is struggling to provide care to remote settings, and costs are increasing together with the aging population. The aid provided to doctors from text mining on patient descriptions is unknown.Investigating if text mining can aid doctors by presenting additional information, based on what patients who write similar things to what their current patient is writing about, could be relevant to many settings in healthcare. It has the potential to improve the quality of care to remote settings and increase the number of patients treated on the limited resources available. In this work, patient texts were represented using the Bag-of-Words model and clustered using the k-means algorithm. The final clustering model used 41 clusters, and the ten most important words for the cluster centroids were used as representative words for the cluster. An experiment was then performed to gauge how the doctors were aided in their diagnostic process when patient texts were paired with these additional words. The results were that the words aided doctors in cases where the patient case was difficult and that the clustering algorithm can be used to provide the current patient with specific follow-up questions. / Ämnet för detta examensarbete är hur text mining kan användas på patientrapporterade symptombeskrivningar, och hur det kan användas för att hjälpa läkare att utföra den diagnostiska processen. Sjukvården har idag svårigheter med att leverera vård till avlägsna orter, och vårdkostnader ökar i och med en åldrande population. Idag är det okänt hur text mining skulle kunna hjälpa doktorer i sitt arbete. Att undersöka om läkare blir hjälpta av att presenteras med mer information, baserat på vad patienter som skriver liknande saker som deras nuvarande patient gör, kan vara relevant för flera olika områden av sjukvården. Text mining har potential att förbättra vårdkvaliten för patienter med låg tillgänglighet till vård, till exempel på grund av avstånd. I detta arbete representerades patienttexter med en Bag-of-Words modell, och klustrades med en k-means algoritm. Den slutgiltiga klustringsmodellen använde sig av 41 kluster, och de tio viktigaste orden för klustercentroider användes för att representera respektive kluster. Därefter genomfördes ett experiment för att se om och hur läkare blev behjälpta i sin diagnostiska process, om patienters texter presenterades med de tio orden från de kluster som texterna hörde till. Resultaten från experimentet var att orden hjälpte läkarna i de mer komplicerade patientfallen, och att klustringsalgoritmen skulle kunna användas för att ställa specifika följdfrågor till patienter.