Denna studie undersöker användarupplevelsen av utbildning i journalsystemet Cosmic i Region Jönköpings län. Utbildning är av största vikt för personalens välmående samt för optimal användning av systemet. Syftet med undersökningen är att utforma en enkät för kontinuerligt förbättringsarbete inom området. Enkäten undersöker både kvantitativa och kvalitativa element hos ett urval som stratifierats utifrån användarnas yrkesroller. Enkäten skickades till deltagarnas respektive arbetsmejl, och svaren samlades in och bearbetades med hjälp av enkätprogrammet EsMaker. Ordinalskalor användes som mätverktyg i många av enkätens kvantitativa frågor, medan de kvalitativa frågorna analyserades med hjälp av The constant comparative method.  Studiens resultat visar en godtycklighet gentemot det material som finns samt med kollegor som instruktörer. Dock framkommer starka önskemål om organiserade utbildningar. Ett tydligt mönster är att användarna föredrar utbildningsmetoder som bygger på synkron kommunikation, samt att metoder som bygger på demonstration av programvaran är mer uppskattade än andra. Resultaten visar dock att dessa metoder bör kombineras med övningar för bästa effekt.  Slutsatser som undersökningen genererat är att kommande utbildningsinsatser bör innebära organiserade utbildningar på arbetsplatsen. Vidare forskning kopplat till Ställföreträdande lärande och Aktivitetsbaserat lärande skulle kunna användas för att optimera utbildningens resultat samt användarnas nöjdhet. En djupare analys av enkätresultatet med avseende på yrkesrollernas respektive behov skulle ytterligare kunna höja kvalitén och effektivisera utbildningarna. Studiens absolut viktigaste fynd är vikten av att chefer avsätter tid för sina medarbetare att ta del av de utbildningsmöjligheter som finns. Detta är kärnan i allt, för utan tid till utbildning spelar utbildningsmaterialets kvalitet ingen som helst roll. / This study investigates the end-user experience of education in Cosmic, a system for electronic health records, in Region Jönköping County. Training is of paramount importance for the well-being of the staff and for optimal use of the system. The purpose of the survey is to design a questionnaire that can be used for continuous improvement of the end-user training in the county.  The survey examines both quantitative and qualitative elements of a sample that is stratified based on the end‑users' professions. The survey was sent to the participants' work emails, and the responses were collected and processed using the EsMaker survey program. Ordinal scales were used as a measurement tool in many of the survey's quantitative questions, while the qualitative questions were analyzed using The constant comparative method.  The results of the study show an arbitrary attitude towards the available training material as well as towards colleagues as instructors. However, there are strong desires for organized training. A clear pattern is that users prefer training methods based on synchronous communication, as well as methods based on demonstration of the software. However, the results show that these methods should be combined with individual tasks for the best effect.  Conclusions generated by the survey are that future training efforts should involve organized training at the workplace. Further research linked to vicarious modeling and enactive learning could be used to optimize the results of the education as well as end-user satisfaction. A deeper analysis of the survey results regarding the respective needs of the professional roles could further increase the quality and streamline the education. The study's most important finding is the importance of managers to dedicate time for their employees to use the training opportunities available. This is the essence of everything, because without time for training, the quality of the educational material does not matter whatsoever. / <p>Examensarbete i vårdadministration, YH-utbildning: 20 Yh-poäng.</p>

This is a thesis in the field of information design with a spatial design focus. The purpose of the study has been to investigate how methods and theories in information design can be applied to communicate and inform activity zone functions in activity-based outdoor offices within the spatial form of the room.  The methodological work includes a physical site analysis, one survey, interviews and workshops, and a scenario-based evaluation. The methods conducted to examining users’ attitudes towards study-related work in an outdoor environment, analyze demands and needs of activity zones and investigate different spatial forms’ informative attributes, what they communicate and why. Together with support from collected empirical evidence and relevant theories, a design has been created that exemplifies an activity-based outdoor office for university students, focusing on the use of informative spatial forms. This to facilitate a correct use of space and to enable a good working environment. The idea is to create a spatial design that guides users with a communicative spatial form of the room towards the appropriate activity zone. / Denna studie är ett examensarbete inom informationsdesign med inriktning rumslig gestaltning. Syftet med studien har varit att undersöka huruvida metoder och teorier inom informationsdesign kan tillämpas för att aktivitetszoner i ett aktivitetsbaserat utomhuskontor ska kunna kommunicera och informera dess funktion med hjälp av rumsformer. Studien inkluderar ett metodiskt arbete som innefattar en fysisk platsanalys, enkätundersökning, semistrukturerade intervjuer och workshops samt en scenarioutvärdering. Metoderna genomfördes med syfte att undersöka användarnas attityder gentemot studierelaterat arbete i utomhusmiljö, efterfrågan och behov av aktivitetszoner, samt vad olika rumsformer kommunicerar och varför.Baserat på teori kombinerat med insamlade data och empiri, har ett gestaltningsförslag tagits fram som exemplifierar utformningen av ett aktivitetsbaserat utomhuskontor för högskolestudenter, med fokus på användningen av informativa rumsformer. Detta för att kontorsformen ska kunna brukas enligt korrekt syfte och därmed möjliggöra en god arbetsmiljö som både verkar funktionellt i den mening att de tillmötesgår användarbehoven, samtidigt som rumsformen ska vägleda användarna till sin plats i det nya rummet.

The work environment in Activity-based working (ABW) should be adapted based on the needs and activities that the business requires. Employees lack their own place and are expected to move depending on the task. The working method entails flexibility for both the organization and the employees. The development of digitalization in society has contributed to why ABW has become increasingly popular. Implementation procedure is perceived to influence the outcome and acceptance of the working method. The expectations with ABW are that strengthened self-leadership and increased responsibility will promote productivity and efficiency. This study has a qualitative approach and aims to identify factors that influence the design and implementation of ABW in a public organization. With the help of an abductive approach, the results of the study have emerged. The empirical material was collected through three semi-structured interviews and an online survey. Each of the respondents were involved in the transformation process and the implementation of ABW at “Framtidens arbetsplats” in Skellefteå municipality. The study intends to provide a deeper explanation regarding which factors have been prominent and what effects they have led to. The previous research in the subject contributed to the direction of the study and resulted in three main areas: The transformation process, design and custom-built as well as management and control. The empirical material was analyzed and compared against the theoretical frame of reference. The results show that the respondents' experience of ABW varied, but with a predominantly positive response. ABW was implemented to streamline the use of premises, but that was not communicated to the employees. Participation has been expressed as an important factor throughout the process, but it can also be perceived as involuntary and that the concept is forced on the employees. The working method is adapted to the modern mobile generation and can be seen as discriminating against those who are not as receptive. ABW can not only be introduced at the start since it appears that maintaining and updating are important factors. How employees accept the working method largely depends on managers' views and actions and the corporate culture. According to the results trust-based leadership is applied to the “Framtidens arbetsplats”, which is required because controllability decreases with ABW. Weaknesses in design have been identified since it does not meet everyone's needs based on their tasks. To talk undisturbed is a need that has emerged as an important factor, since classified information is part of their work. Social relations in the workplace are expressed as having been strengthened and weakened. Many expressed social distancing as an effect of ABW, which in turn has created a nesting behavior. It appears that work from home is appreciated, which we believe will affect ABW. This is therefore a proposal for research in future studies. / Aktivitetsbaserat arbetssätt (ABW) bygger på att arbetsmiljön är anpassad utifrån de behov och aktiviteter som verksamheten kräver. Medarbetarna saknar egen plats och förväntas förflytta sig beroende på arbetsuppgift. Arbetssättet medför flexibilitet både för organisationen och medarbetarna. Den utvecklade digitaliseringen i samhället har bidragit till att arbetssättet blivit alltmer populärt. Tillvägagångssättet vid implementering upplevs påverka utfallet och acceptansen av arbetssättet. Förväntningarna med ABW är att ett förstärkt självledarskap och ökat ansvarstagande ska främja produktivitet och effektivitet. Studien utgår från en kvalitativ ansats och syftar till att identifiera vilka faktorer som påverkar utformningen och genomförandet av ett aktivitetsbaserat arbetssätt i en offentlig organisation. Med hjälp av ett abduktivt förhållningssätt har studiens resultat vuxit fram. Det empiriska materialet samlades in genom tre semistrukturerade intervjuer samt en enkät. Samtliga respondenter var delaktiga i förändringsprocessen och införandet av ABW på “Framtidens arbetsplats” på Skellefteå kommun. Studien ämnar ge en djupare förklaring till vilka faktorer som varit framträdande och vilka effekter det medfört. Den tidigare forskningen inom ämnet bidrog till studiens riktning och resulterade i tre huvudområden: Förändringsprocessen, design och utformning samt styrning och kontroll. Det empiriska materialet analyserades och jämfördes mot den teoretiska referensramen.  Resultatet visar att respondenternas upplevelse gentemot det aktivitetsbaserade arbetssättet varierade, men med en övervägande positiv respons. Beslutet att implementera ABW var att effektivisera lokalutnyttjandet men det var inte vad som förmedlades till medarbetarna. Delaktigheten har uttryckts som en viktig faktor under hela processen men kan uppfattas som ofrivillig, vilket kan ses som att konceptet pressats ut på medarbetarna. Arbetssättet anpassas till den moderna mobila generationen och kan ses diskriminerade mot den som inte är lika mottaglig. Att arbetssättet underhålls samt hålls aktuellt och inte enbart introduceras vid starten har framkommit som en viktig faktor. Hur medarbetarna anammar arbetssättet beror till stor del på chefers synsätt och agerande samt företagskulturen. Resultatet visar att ett tillitsbaserat ledarskap tillämpas på “Framtidens arbetsplats”, vilket krävs eftersom kontrollbarheten minskar med ABW. Svagheter i utformningen har påvisats då den inte uppfyller allas behov baserat på deras arbetsuppgifter. Behovet att prata ostört är något som framkommit som en viktig faktor, då verksamheten behandlar sekretessbelagda uppgifter. De sociala relationerna på arbetsplatsen uttrycks både ha förstärkts och försvagats. Många påpekar social distansering som en effekt av ABW vilket i sin tur skapat ett ockuperingsbeteende. Det har framkommit att hemarbete uppskattas vilket vi anser kan påverka ABW. Detta är därav ett förslag som kan undersökas i fortsatta studier.

This thesis is in the field of information design with a focus on spatial design. The study has been conducted to investigate how theories and methods in information design can be applied to digitally communicate activity zone functions in an activity-based flex office. Previous research indicates that one of the biggest challenges with the transition from celloffice to activity-based flex office is that the new way of working is not used as planned. A zoning that is obvious to everyone is recommended. The thesis includes a study of how employees relate to the workplace and how they interact with the digital tool Campuskartan, which has been applied to facilitate the everyday work. The methodological work includes a physical and digital site analysis that describes and evaluates visual elements and functions. It also includes an analysis of the factors that indicate strengths and challenges in terms of the interaction between the physical and the digital space. Employees at Mälardalen University have functioned as a focus group to capture needs from a user perspective and a qualitative interview with an expert have contributed good insights to the study. Subsequently, a participatory observation has been implemented to understand the university's communication work and overall goals with the transition to a new way of working. The study also has a scientific theoretical basis that includes previous research in activitybased flex office and how the digitalization has affected how we work. The study highlights theories in, among other things, visual communication and cognition as well as interaction design. With support from the methodological work, previous research and theories, a visual concept has been created in order to digitally communicate the functions of the activity zones and how employees can relate to them. / Detta är ett examensarbete inom informationsdesign med inriktning rumslig gestaltning. Studien har genomförts för att undersöka hur teorier och metoder inom informationsdesign kan tillämpas för att digitalt kommunicera aktivitetszoners funktioner på ett aktivitetsbaserat flexkontor. Tidigare forskning tyder på att en av största utmaningarna med övergången från cellkontor till aktivitetsbaserat flexkontor är att det nya arbetssättet inte nyttjas som planerat. En zonindelning som är tydlig för alla är även att rekommendera. Studien inkluderar en undersökning av hur medarbetare förhåller sig till arbetsplatsen samt hur de interagerar med det digitala verktyget Campuskartan som har tillämpats för att underlätta arbetsvardagen. Det metodiska arbetet inkluderar en fysisk och digital platsanalys som beskriver och värderar visuella element och funktioner. Det inkluderar även en analys av vilka faktorer som tyder på styrkor och utmaningar vad gäller samspelet mellan det fysiska och det digitala rummet. Medarbetare på Mälardalens högskola har fungerat som en fokusgrupp för att fånga upp behov ur ett användarperspektiv och en kvalitativ intervju med sakkunnig har genomförts i syfte att bidra med goda insikter till studien. Därefter har en deltagande observation genomförts för att förstå högskolans kommunikationsarbete och övergripande mål med övergången till ett nytt sätt att arbeta på. Studien har även en vetenskaplig teoretisk grund som inkluderar tidigare forskning inom aktivitetsbaserat flexkontor och hur digitaliseringen har påverkat hur vi arbetar. Studien lyfter teorier inom bland annat visuell kommunikation och kognition samt interaktionsdesign. Med stöd i det metodiska arbetet, tidigare forskning och teorier har ett visuellt koncept skapats i syfte att digitalt kommunicera aktivitetszonernas funktioner samt hur medarbetare kan förhålla sig till dem.

Distansarbetet under COVID-19-pandemin påskyndade den digitala transformeringen av arbetslivet och förskjutningen mot ökat hybridarbete. När arbete på heltid på ett fysiskt kontor utmanas som norm kan yteffektiviserande och flexibla kontorslösningar, t.ex. aktivitetsbaserat arbetssätt, bli mer attraktiva för arbetsgivare. Organisationer av idag hanterar därmed två trender samtidigt, dels att utforma hybridarbete i det ”nya normala” i dagens arbetsliv och dels att anpassa framtida kontorslösningar för flexibla arbetssätt. Chefer som leder hybridarbete behöver balansera närvaro på ett fysiskt kontor med distansarbete parallellt med styrning från organisationen och medarbetarnas individuella preferenser. Hybridarbete kan medföra inbyggda motsättningar (paradoxer) för chefer. Syftet med undersökningen är att öka kunskapen om hur chefer i offentlig sektor leder och hanterar utmaningar i att kombinera hybridarbete med ett aktivitetsbaserat kontor. En kvalitativ fallstudie har genomförts genom 14 semi-strukturerade intervjuer med chefer i en större svensk kommun som i samband med återgången efter pandemin infört både hybridarbete och aktivitetsbaserat arbetssätt. En teoretisk modell om paradoxala ramverk tillämpas i denna studie på chefer som leder medarbetare i hybridarbete. Utifrån fem paradoxala ramverk: arbete-privatliv, avstånd-närhet, formell-informell, information-kommunikation samt kontroll-tillit, undersöks hur chefer hanterar inbyggda motsättningar i hybridarbete genom tre olika kognitiva processer, integrering, differentiering och polarisering. Studien visar att chefer hanterar motsättningar på olika sätt i respektive paradoxalt ramverk. Studien visade också på kopplingar mellan de paradoxala ramverken. Slutsatsen är att chefer gör balanserade avvägningar mellan flera paradoxala ramverk inom ramen för organisationens styrning av hybridarbete och medarbetarnas preferenser. En integrerad modell för chefer som leder hybridarbete föreslås som förenar de paradoxala ramverken med motsättningarna individ-grupp och organisation-grupp för att på en organisatorisk nivå undvika t.ex. suboptimering vid nyttjande av lokalerna och kunna nå målen med aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Resultaten i studien bekräftar även i stort tidigare forskning om möjligheter och utmaningar med arbete på distans i kontexten av hybridarbete och aktivitetsbaserat arbetssätt. / Teleworking during the COVID-19-pandemic speeded up the digital transformation of work and the shift towards increased hybrid work. When full time work at a physical office is challenged as a norm, space efficient and flexible office solutions, for example activity-based working, can become more attractive to employers. Organisations of today are therefore managing two trends at the same time, on the one hand how to shape hybrid work in the “new normal” of today’s work life, on the other hand how to design future office solutions. Managers leading hybrid work need to balance work in the office with teleworking parallel with guidelines from the organisation and employees’ individual preferences. Hybrid work can entail inherent contradictions, paradoxes, to managers. The purpose of this study is to gain knowledge on how managers in the public sector lead and manage challenges with hybrid work in an activity-based office. A qualitative case study has been conducted through 14 semi-structured interviews with managers in one of Sweden’s largest municipalities, in which both hybrid work and activity-based working have been implemented after the pandemic. A theoretical model on paradoxical frameworks in hybrid work is in this study applied on managers leading employees in hybrid work. Using five paradoxical frameworks, work-life, remoteness-closeness, formal-informal, information-communication and control-trust, the study investigates how managers handle inherent contradictions in hybrid work through three different cognitive processes, integration, differentiation and polarisation. The study,shows that managers who lead hybrid work handle contradictions differently in each of the paradoxical frameworks. The results also showed connections between the paradoxical frameworks. The conclusion is that managers make balanced trade-offs between multiple paradoxical frameworks within the framework of the organisation’s guidelines for hybrid work and employees’ preferences. An integrated model för managers leading hybrid work is suggested which combine the paradoxical frameworks with the contradictions individual-group as well as organisation-group in order to avoid for example suboptimization in office use and to reach the goals with an activity based office. The study’s results also to a large extent confirm previous research on opportunities and challenges with teleworking in the context of hybrid work and activity-based work.

Detta är en studie på kandidatnivå inom Informationsdesign med inriktning rumslig gestaltning. Syftet med studien är att undersöka hur kommunikationen av zoner på ett befintligt aktivitetsbaserat kontor kan stärkas genom användarinvolverande designmetoder. Metoderna ligger till grund för både förståelsen för användarnas behov men även till förståelsen för den befintliga miljön, dess styrkor och utmaningar. Även tidigare forskning och teorier inom informationsdesign och rumslig gestaltning används som en del i att utveckla zonernas kommunikation med särskilt fokus på hur rummets struktur, färg, form och möblering påverkar förståelsen av zonindelningar och dess tänkta aktivitet.     Studien har ett stort fokus på hur användarinvolverande metoder påverkar kontorsmiljöns utformning där platsanalys, semistrukturerade intervjuer samt workshop används med syfte att undersöka användarnas förståelse för den befintliga miljön samt hur rumsliga element så som färg och möbler kan användas för att utveckla kommunikationen av zoner och dess tänkta aktivitet på ett aktivitetsbaserat kontor.   Baserat på tidigare forskning och teorier samt den insamlade data har ett designförslag tagits fram i syfte att ge exempel på hur färg och möbler kan användas för att stärka kommunikationen av zoner och aktiviteter. Tidigare forskning visar att tydligare zonindelningar på ett aktivitetsbaserat kontor kan skapa bättre förutsättningar till att användarna ska förstå och kunna navigera sig i miljön, samt få en förståelse för de olika zonernas tänka aktivitet, något som i denna studie även undersökts genom användarinvolverande metoder, som i sin tur ligger till grund för designförslaget.   Studien resulterar i att användarinvolvering är en viktig aspekt för att kunna utforma ett aktivitetsbaserat kontor som fungerar i praktiken. Tydliga zonindelningar och en ökad kommunikation av zoner och dess tänkta aktivitet kan stärkas genom att inkludera användarna i processen och regelbundet följa upp utformningen av kontoret. Då medarbetarna är de som använder kontoret dagligen är deras synpunkter och erfarenheter av nytta att ta del av för att kunna utveckla kommunikationen av zoner, något som tydliggörs i denna studie. / This is a bachelor´s study in Information Design with a specialization in Spatial Design. The purpose of the study is to investigate how the communication of zones within an existing activity-based office can be enhanced through user-centered design methods. These methods are fundamental for the understanding of both the users' needs and the current environment, including its strengths and challenges. The study also includes previous research and theories in information design and spatial design as a part to develop the communication of zones, focusing particularly on how color, form, and furnishings influence the comprehension of zone divisions and their intended activities.   The study emphasizes the impact of user-centered methods on office environment design, employing site analysis, semi-structured interviews, and workshops to assess users' understanding of the existing environment and how spatial elements such as color and furnishings can be used to improve the communication of zones and their intended activities in an activity-based office.   Based on previous research and theories, as well as the collected data, a design proposal has been developed to exemplify how the room's structure, color, and furnishings can be employed to enhance the communication of zones and activities. Previous research indicates that clearer zone divisions in an activity-based office can create better conditions for users to understand and navigate the environment, as well as comprehend the intended activities of different zones. This study investigates these aspects through user-centered methods, which form the basis for the design proposal.   The study concludes that user involvement is a crucial aspect of designing a functional activity-based office. Clear zone divisions and improved communication of zones and their intended activities can be achieved by incorporating user feedback into the design process and regularly evaluating the office layout. Given that employees are the primary users of the office, their insights and experiences are valuable for developing effective zone communication, a point underscored by this study.

ABSTRAKT  I mitt examensarbete vill jag utforska och skapa smarta lösningar som hjälper oss att leva och bo på ett mer aktivitetsbaserat sätt i framtiden. Ett boende där jag vill uppmuntra och förenkla för oss alla att bo på mindre yta och med fler flexibla platser och funktioner, både för miljöns skull men även för en mer solidarisk fördelning av den yta vi förfogar över idag.  Mindre boendeyta betyder även att allt vi fyller våra hem med behöver vara väl genomtänkta och funktionella. Så vad krävs då egentligen för att vi ska vilja släppa ifrån oss av vår yta? Och kan jag genom min design skapa en öppen och varm känsla på mindre yta utan att försaka estetik och bekvämlighet? Eller hur kan smarta lösningar få oss att välja att bo kvar i ett mindre boende även när vi blir fler i familjen, något som inte enbart gynnar miljön utan även den egna plånboken? De blir några av mina utgångspunkter i mitt utforskande. De metoder jag använder i min research är enkäter, intervjuer och egna observationer av min hemmiljö tillsammans med internetsökningar och texter om kompakta boenden, fällbara lösningar och minimalism.  Mina designbeslut tar jag med input från de svar jag får in och min målsättning är att ha minst en produktionsklar modell att visa upp vid Konstfacks vårutställning i maj 2021.