Kandidatuppsats i Företagsekonomi III, Organisation 15 hp, 2FE78E, Ekonomihögskolan vid Linnéuniversitetet i Kalmar, Vårterminen 2017.                                                                                                                                   Författare: Hugo Järnland & Ida Sonesson   Handledare: Mathias Karlsson Examinator: Mikael Lundgren   Titel: Det aktivitetsbaserade arbetssättet som Janusansikte - en kvalitativ studie om medarbetares positiva samt negativa upplevelser av det aktivitetsbaserade arbetssättet.   Syfte: Studien syftar till att skapa förståelse för hur medarbetare upplever och förhåller sig till det aktivitetsbaserade arbetssättet.                                                                                                              Metodik: En kvalitativ forskningsstrategi med en abduktiv ansats. Det empiriska materialet är insamlat via åtta semistrukturerade intervjuer med medarbetare som arbetar på ett företag där det aktivitetsbaserade arbetssättet tillämpas.                                                                              Slutsats: Studiens resultat har gett en ökad förståelse för hur medarbetare upplever och förhåller sig till det aktivitetsbaserade arbetssättet. Studien visar att det aktivitetsbaserade arbetssättet är ett komplext område som upplevs olika av olika individer. Resultatet visar även att det finns både positiva och negativa sidor av det aktivitetsbaserade arbetssättet. Sammanfattningsvis kan vi redogöra att medarbetarnas upplevelser av det aktivitetsbaserade arbetssättet kan liknas vid ett Janusansikte då deras upplevelser tydligt skiljer sig från varandra. / Bachelor Thesis in Business Administration III, Organization 15 hp, 2FE78E, Faculty of Economics at Linneaus University in Kalmar, Spring 2017.   Authors: Hugo Järnland & Ida Sonesson   Advisor: Mathias Karlsson   Examinator: Mikael Lundgren   Title: The activity-based working as a Janusface – A qualitative study about employees positive and negative experiences about activity-based working.   Purpose: The study aims to create an understanding regarding employees experiences and how they relate to activity-based working.   Methodology: A qualitative research strategy with an abductive approach. The empirical material is collected through eight semi structured interviews with employees at a company where the activity-based working is implemented.   Conclusion: The study’s result has given an increased understanding of how employees experience and relate to activity-based working. The study shows that activity-based working is a complex area which individuals experience differently. The results also show that there are both positive and negative sides of the activity-based working. In conclusion, we can find that employees experiences of the activity-based working can be seen as a Janusface since their experiences clearly differ from each another.

Syfte: Syftet med denna studie är att ge en ökad förståelse för ledningens avsikter och anställdas upplevelse gällande arbetsmiljö i det aktivitetsbaserade kontoret. Teoretisk referensram: Den teoretiska referensramen grundar sig i två områden, fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Fysisk arbetsmiljö behandlar i denna studie faktorer som fysisk struktur, färger, ljud, ljus och växter. Den psykosociala arbetsmiljön i studien utgår från karaktärsdrag hos det aktivitetsbaserade kontoret, självständighet och gemenskap. Metod: Metodvalen i denna studie är semistrukturerade intervjuer och observationer. Intervjuerna och observationerna har genomförts på företagen Identity Works och SJ. Personal från ledning och övriga anställda från respektive företag har deltagit i intervjuerna. Empiri: Det empiriska materialet är insamlat från totalt sju intervjuer och två observationer. Två intervjuer har genomförts med personer från arbetsledningen för att ta reda på vad de har för avsikter. Fem intervjuer har genomförts med anställda för att ta reda på hur de upplever det aktivitetsbaserade kontoret. Observationerna har genomförts i syfte att uppleva kontoret och se hur människor arbetar där. Slutsatser: Studien kom kortfattat fram till att ledningens avsikter är att skapa en så bra arbetsmiljö som möjligt för de anställda gällande hur de utformar kontoret, hur de arbetar med ljud och ljus samt vilken inredning och färger de väljer att ha. De anställda upplever det aktivitetsbaserade kontoret som positivt där de upplever en stor självständighet och gemenskap. / Purpose: The purpose of this study is to obtain an increased understanding of the management’s intentions and the employees’ experiences of the working environment in activity-based offices. Theoretical framework: The theoretical framework is divided in two parts, physical and psychosocial working environment. The physical working environment deals with factors such as physical structure, colors, sound, light as well as plants. The psychosocial working environment includes the characteristics of the activity-based office, autonomy and fellowship. Method: Semi-structured interviews and observations are conducted. The interviews and observations have been conducted at the companies Identity Works and SJ. The interviews have been conducted at both management level and with the employees at both companies. Empirics: The empirical material is collected from seven interviews. Two interviews with employees at the management level, to see what their intentions are with the activity-based office. Five interviews were conducted with employees to see how they experience the office. Conclusions: This study concludes that the management´s purpose is to create a good working environment for the employees. This is done through the design of the office, how they construct the office regarding sound, light, plants and colors. The employees experience the activity-based office positively where they sense a large degree of independence and fellowship.

Aktivitetsbaserat arbetssätt har sedan några år tillbaka slagit igenom på marknaden och blivit en stor trend både i Sverige och resten av världen. Det är ett omstritt begrepp sombåde fått lovord och kritik. Studiens syfte är att undersöka hur medarbetare inom akademin upplever att arbeta i en aktivitetsbaserad miljö med fokus på psykosocial arbetsmiljö och sociala relationer samt om det finns ett samband mellan individens arbetsuppgifter och deras upplevelse. En kvalitativ studie har genomförts på ett universitet/högskola i Sverige, totalt sex semistrukturerade intervjuer har genomförts. Respondenternas uppfattning varierade gällande deras upplevelser av det aktivitetsbaserade arbetssättet dock var flertalet negativa. De huvudsakliga faktorerna som lyftes var ljudnivån och transparens, respondenterna nyttjar olika copingstrategier för att få bukt med problemen. Resultatet visar att de sociala relationerna på arbetsplatsen både förstärkts och försämrats. Respondenternas arbetsuppgifter belystes som problematiska inom ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Utifrån studiens resultat var det som var mest påtagligt negativt för respondenternas psykosociala arbetsmiljö och upplevelsen av den aktivitetsbaserade miljön de faktorer som låg utanför individens egenkontroll, där lyckade copingstrategier inte var tillämpningsbara. / Activity-based working has been on the rise for some years and has become a big trend both in Sweden and the rest of the world. It is a controversial concept that has both received praise and criticism. The aim of the study is to investigate how employees in the academia experience working in an activity-based office with a focus on psychosocial work environment and social relations, and whether there is a connection between the individual's tasks and their experience. A qualitative study has been conducted at a university/college in Sweden, a total of six semistructured interviews have been held. Respondents' perception of their experiences of the activity-based working varied, but the most respondents were negative. The main factors that were lifted were the sound level and the transparency, the respondents used different coping strategies to overcome the problems. The result shows that the social relations in the workplace have both been strengthened and deteriorated. The respondents' tasks were highlighted as problematic within an activity-based office. Based on the study's results, the most negative factor for the respondents' psychosocial work environment and the experience of the activitybased working were the factors that were outside the individual's control,where successful coping strategies were not applicable.

Syftet med studien var att försöka förstå faktorerna och motiven bakom kommunernas övergång från cellkontor till aktivitetsbaserade kontorslösningar. För att se vad som har påverkat beslutet om övergången och för att se hur kommunerna har gått till väga under processen mot införandet av den nya kontorsformen. / The purpose of the study was to create an understanding of the factors and motives behind the municipal transition from cellular offices to an activity based workplace. To see what influenced the decision about the transition and to see how the municipalities proceeded in the process of the new form of office.

The project presented in this report was conducted by Hans Iverlund and was the final thesis of the Study programme in innovation and design engineering at Karlstad University. The project included 22,5 ECTS credits. Parts of the project were carried out in collaboration with Robin Westlund, who also did his final thesis of the Study programme in innovation and design engineering. The project was conducted in collaboration with Moelven Eurowand AB, which is a company that manufactures, sells and installs room solutions consisting of wall systems, door portals and some furniture, mainly for offices. Supervisor from Moelven Eurowand AB was Pernilla Irewährn, tutor from Karlstad University was Monica Jakobsson and examiner for the project was Professor Fredrik Thuvander. Moelven Eurowand AB wished to get better insight for how the future office would look and operate, so that they could develop their future products in the right direction. To gain that insight, the project began with extensive research, consisting of literature studies, field studies and interviews with people that work in offices. Parameters that were identified as important for the future of office were the ability of control over the surroundings and the need for acoustical and visual privacy and social interaction with other people. This resulted in a vision for the future that was visualized with a continuously variable dimmer switch that controls the acoustic environment and the visual interaction with other people in the area in which the individual office employee is located. The dimmer switch became the aim for the development of a product that would fit into this vision for the future. The product development was carried out using a list of demands, idea generation and a systematic generation of concepts. The product that was developed was called Summit Flexiwall, and was a flexible panel-wall solution that enabled control of the acoustic environment and the amount of social interaction. The product may serve several different functions in an office environment. / Projektet som presenteras i denna rapport genomfördes av Hans Iverlund och var ett examensarbete på Högskoleingenjörsprogrammet i innovationsteknik och design vid Karlstads universitet. Examensarbetet omfattade 22,5 högskolepoäng. Delar av projektet genomfördes tillsammans med Robin Westlund som även han gjorde examensarbete på högskoleingenjörsprogrammet i innovationsteknik och design. Projektet genomfördes i samarbete med företaget Moelven Eurowand AB som tillverkar, säljer och monterar rumslösningar i form av systemväggar, dörrportaler och viss inredning, till framförallt kontorslokaler. Handledare från Moelven Eurowand AB var Pernilla Irewährn, handledare från Karlstads universitet var Monica Jakobsson och examinator var professor Fredrik Thuvander. Moelven Eurowand AB önskade få bättre insikt i hur framtidens kontor kommer se ut och fungera, för att kunna anpassa sitt produktsortiment. Projektet inleddes med en omfattande research bestående av litteraturstudier, studiebesök och intervjuer med kontorsanställda, för att på så vis skaffa den insikten. Faktorer som identifierades som viktiga för framtidens kontor var möjligheten till kontroll av sin omgivning och behovet av enskildhet och samhörighet. Detta resulterade i en framtidsvision, i form av en steglös dimmer som styr den akustiska miljön och den visuella interaktionen med andra människor, på den plats som den enskilde kontorsarbetaren befinner sig. Resultatet av detta blev sedan målbilden för utvecklingen av en produkt som skulle passa in i denna framtidsvision. Produktutvecklingen genomfördes med hjälp av en kravspecifikation, idégenereringar och en systematisk konceptgenerering. Produkten som utvecklades kom att kallas Summit Flexiwall, och var en flexibel panelväggslösning som möjliggör kontroll av den akustiska närmiljön samt valfrihet när det gäller enskildhet och samhörighet. Produkten kan fylla flera olika funktioner i en kontorsmiljö.

The purpose of the study was to access the individual's experience of job satisfaction in a cellular office compared to a flex-office. The purpose was answered on the basis of the question: how does the experience of job satisfaction look like in work in a cellular office compared to a flex-office? The study is qualitative and uses semi-structured deep interview as method. An abductive approach was chosen to partly have a stable foundation from previous research but also offer opportunities for new findings. The sample consists of people working in an office that has undergone the change from cellular office to flex-office. The interviews have been transcribed in orthographic style and the material has subsequently been coded. After that, the theory-driven material has been thematized after previous research and the data-driven material has been thematized after overall patterns according to thematic analysis. The factors that seem to affect the job satisfaction in cellular office and flex-office are the themes that emerged in the material. In line with previous research, these topics are: Communication, Health, The Change process and Perception of leadership. In addition to these, the material also revealed further factors: Concentration, Privacy and Flexibility. The conclusions of the study clearly show that flex-office is not suitable for the way of working in the investigated workplace. Although there are both pros and cons with both office types, it seems that the negative weighs heavy for flex- office compared to cellular office in all reported factors related to job satisfaction. / Syftet med studien var att komma åt individens upplevelse av arbetstrivsel i cellkontor jämfört med flex-kontor. Syftet besvarades utifrån frågan: hur ser upplevelsen av arbetstrivsel ut vid arbete i ett cellkontor respektive ett flex-kontor? Studien är kvalitativ och använde sig av semi- strukturerad djupintervju som metod. En abduktiv ansats valdes för att delvis ha en stabil grund mot tidigare forskning men också erbjuda möjlighet till nya fynd. Urvalet består av personer som arbetar på ett kontor som genomgått förändringen från cellkontor till flex-kontor. Intervjuerna har transkriberats i ortografisk stil och materialet har sedermera kodats. Därefter har det teoridrivna materialet tematiserats efter tidigare forskning och det datadrivna materialet tematiserats efter övergripande mönster enligt tematisk analys. De faktorer som tycks påverka arbetstrivseln i cellkontor respektive flex-kontor är de teman som framkommit i materialet. I linje med tidigare forskning är dessa teman: Kommunikation, Hälsa, Förändringsprocessen och Uppfattning av ledning. Utöver dessa framkom från materialet även ytterligare faktorer: Koncentration, Avskildhet samt Flexibilitet. Slutsatserna visar tydligt att flex-kontor inte lämpar sig för det arbetssätt som finns på den undersökta arbetsplatsen. Även om det finns både för- och nackdelar med båda kontorstyperna verkar det negativa väga tyngre för flex-kontor jämfört med cellkontor i alla redovisade faktorer med koppling till arbetstrivsel.

In light of contradictory findings in previous research regarding the activity-based workspaces’ effect on organisational behaviour, this study applies The Activity-based Flexible Office Model on the company Kognity, which recently implemented this office concept. The purpose is to test if this may increase understanding of consequences on organisational behaviour from implementing an activity-based workspace. Semi-structured interviews and observations at Kognity are used as methods for the collection of data for the study. As secondary data, results from web-based surveys conducted by Kognity are used. Furthermore, previous research within the field of organisational behaviour and activity-based office concepts are used to give the study credibility and to gain a deeper insight of the topic. The theoretical framework for this study is based on The Activity Based Flexible Office Model and Maslow's Hierarchy of Needs Theory. The conclusion is that the activity-based workspace does affect organisational behaviour. Applying the Activity Based Flexible Office Model increases the understanding of what the implementation of an activity-based workspace may lead to in terms of organisational behaviour. The model is a useful tool which shows that task-related moderators can determine in what extent the workspace effects organisational behaviour, depends on individual values and task requirements. Further, application of Maslow’s Hierarchy of Needs shows that the higher needs in Maslow’s hierarchy of needs may be met through the freedom of choice within an activity-based workspace. / Tidigare forskning, som berör vilka konsekvenser implementeringen av ett aktivitetsbaserat kontor har på de anställda samt hur det påverkar organisatoriskt beteende, har visat sig vara motsägelsefull. För att bidra till ökad kunskap, applicerar den här studien modellen The Activity-based Flexible Office Model på ett företag vid namn Kognity. Kognity har nyligen implementerat ett aktivitetsbaserat kontor. Semi-strukturerade intervjuer och observationer utfördes på Kognity. Studien använde sig även av sekundärdata i form av resultat från enkäter som Kognity utför själva. Den teoretiska referensramen som applicerades på den här studien var The Activity-based Flexible Office Model samt Maslows behovsteori. Studiens slutsatser är att organisatoriskt beteende påverkas av implementerandet av ett aktivitetsbaserat kontor. Genom att applicera The Activity-based Flexible Office Model ges bidrag till ökad förståelse för konsekvenserna av implementerandet av ett aktivitetsbaserat kontor. Modellen är ett användbart verktyg för att undersöka vilka faktorer som påverkar och vilka omständigheter som kan påverka ytterligare. Vidare visar applicerandet av Maslows behovsteori att ett aktivitetsbaserat kontor skulle kunna möta de högre behoven i teorin tack vare anställdas frihet att välja sin arbetsplats.

Introduction: The activity-based office has had a breakthrough in the past few years. One of the reasons for this is that the technology now allows it to work properly. The concept is a type of open landscaped office that put its main focus on the design of the physical work environment. The office is divided in different areas with the purpose to match employees’ different tasks. There is still not much research done on the new concept and the research that has been carried out has been carried out in connection with the move or a maximum of 15 months after the move to the new office. Purpose: The study aimed at comparing employees' perceived perception of the classic office and the activity-based office abilities with regard to leadership, health, productivity and the social work environment. The essay also concerns how well designed the activity-based office layout is. Method: The study was a quantitative survey and the data was collected through a web survey. The web survey consisted of 25 questions relating to the categories of social, leadership, health, productivity and office layout. Analysis: The data was analyzed by generation of mean values for each category, broken down by gender, age, time in activity-based office and the total from every respondent. The data was also analyzed by a correlation analysis. Results: According to the results that was collected, the activity-based office had a overbalanced positive experience than the classical office in each category investigated, except the category regarding health. Conclusions: Based on the results, it can be noted that an activity-based office towards a classic office provides a higher value for employees in social, leadership, productivity and design. In health, however, it gives a lower value, which shows that employees had better health in the classical office. The results show that the survey can confirm what previous research has said. However, the result can not be generalized on an entire population as the number of respondents and variations was too small. To be able to generalize the results further research must be done. / Introduktion: Aktivitetsbaserade kontor är något som de senaste åren blivit mer och mer vanligt. Till följd av informationsteknikens framfart har denna kontorsutformning tillåtits att fungera på ett effektivt sätt. Konceptet är en typ av öppet kontorslandskap där medarbetaren saknar en fast plats. Mycket vikt läggs på den fysiska utformningen, där olika zoner delar in kontoren i aktiva, stillsamma och tysta områden. Tidigare forskning kring det nya konceptet är otillräcklig då den forskning som finns är genomförd i samband med flytten eller max 15 månader efter inflyttningen. Syfte: Studien syftade till att jämföra medarbetares upplevda uppfattning av cellkontorets och det aktivitetsbaserade kontorets förmågor med avseende på ledarskap, hälsa, produktivitet, den sociala arbetsmiljön. Uppsatsen berör även hur väl utformat det aktivitetsbaserade kontoret är. Metod: Studien var en kvantitativ undersökning och datan som används samlades in genom en webbenkät. Enkäten bestod av 25 frågor som berörde kategorierna socialt, ledarskap, hälsa, produktivitet och kontorets utformning. Analys: Datan analyserades genom framtagande av medelvärden för respektive kategori. Totalt, uppdelat efter kön, ålder samt tid i aktivitetsbaserat kontor. Datan analyserades även genom en korrelationsanalys. Resultat: Från resultatet går det att utläsa att det aktivitetsbaserade kontoret upplevdes bättre än det klassiska cellkontoret i varje kategori förutom kategorin angående hälsa. Slutsats: Utifrån resultaten går det att konstatera att ett aktivitetsbaserat kontor gentemot ett cellkontor ger ett högre värde för de anställda i det sociala, ledarskap, produktivitet och utformning. I hälsa ger den dock sämre ett sämre värde. Resultatet visar att undersökningen kan konstatera vad tidigare forskning har bekräftat. Dock går inte resultatet att generalisera på en hel population då antal respondenter och variation var för liten. Detta är något som måste göras i ytterligare forskning.

The thesis is in the field of information design and specializing on spatial design. The study explores how workplace personalization can take form in an activity-based workplace with flexi-desks. At the time of writing, Mälardalen University is planning to build a new campus in Eskilstuna. The new workplace for the teachers and researchers is planned to be an activity-based workplace with flexi-desks. Earlier studies have shown that in many cases activity-based workplaces have not been used in the way they were designed for. In those cases, there appears to be issues with employees interaction with the physical environment.   The aim of the study has been to investigate what impact and need of workplace personalization have to the teachers in the academy of innovation, design and technology at Eskilstuna University, in order to avoid above named problems with the teachers new activity-based workplace.   Early empirical data in this study is based on interviews, to get the overall picture and to understand how activity-based workplaces work in practice at other organizations. The interviews also defined the functions of the new campus in Eskilstuna, that lead to a mapping of activity zones in the blueprints of the new building. Through studies of literature, a method has been developed that identifies the underlying needs of workplace personalization for the users in this study. The empirical data, together with earlier studies and design theory that puts human behavior first, resulted in a design proposal that satisfies the users needs for storage and personalization. The design proposal is a complement to the flexible workplace.

Syftet med denna studie är att undersöka chefers upplevelser av att arbeta i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö, där studien ska öka förståelsen för vilka utmaningar som chefer kan ställas inför. Eftersom tillit är en viktig förutsättning för ledarskapet i en organisation där gränserna mellan lösts upp är syftet med denna studie också att undersöka om denna typ av kontorsmiljö inverkar på hur tillit samt ledarskap skapas och praktiseras. Empirin har insamlats genom semistrukturerade intervjuer med sex chefer på mellanchefsnivå som delat med sig av sina uppfattningar och tankar kring ledarskap, det aktivitetsbaserade kontoret samt tillit. Det empiriska materialet analyseras med hjälp av teori om organisationsstruktur och ledarskap. Dessutom används Giddens teori om tid och rum tillsammans med begreppen tillit och expertsystem. Studiens resultat visar att tillit är en viktig förutsättning i ett aktivitetsbaserat kontor samt att tillit inte endast beror på hur rumsutformningen ser ut utan, även är kopplad till medarbetarnas ålder och expertis. Detta kan framförallt förklaras av Giddens teori om tid och rum samt begreppet expertsystem. Vidare visar studien på att de för- och nackdelar cheferna upplever med aktivitetsbaserade kontor varierar beroende på deras medarbetares roll och arbetsuppgifter. De arbeten som präglas av att medarbetarna har en hög kontroll av sina arbetsuppgifter, så som karriärlönearbetaren, upplever fler fördelar i ett aktivitetsbaserat kontor än den traditionella lönearbetaren. Cheferna upplever att flexibiliteten i arbetet är en fördel och utmaningen är främst sammanhållningen i teamet, vilket är kopplat till uppluckringen av tid och rum. / The purpose of this research project is to investigate how managers experience working in an activity-based office and to increase the knowledge of the challenges managers face in this kind of working environment. Trust is an important prerequisite in an organization where the boundaries between time and space have been dissolved and therefore, the purpose of this project is also to investigate if this type of office-environment affects how trust and leadership are created and practiced. The empirical evidence for this project was gathered through semi-structured interviews with six middle-level managers, who shared their experiences and thoughts about leadership, trust and the activity-based office. The empirical evidence was analyzed with the help of organizational structure and leadership theory, and Giddens time-space theory was used together with the concepts of trust and expert-systems. The results of the study show that trust is indeed an important prerequisite for organizations employing an activity-based office solution. Furthermore, the study shows that trust does not depend solely on the spatial solution of the office, but is also influenced by the age and expertise of the employees. This is explained by employing Giddens time-space theory and the concept of expert-systems. Moreover, the study shows that the managers' perceived pros and cons with activity-based office solutions differ depending on the working tasks of their employees and the degree of control they have over their employees. The type of jobs where the employees have a high degree of control in their work experience more pros with an activity-based office solution, than those with a low degree of control. The interviewed managers perceived that flexible working conditions were beneficial and that the main challenge working in an activity-based office was to keep the team united, as the boundaries between time and space were very vague.