I ett samhälle som ständigt utvecklas sker en hel del förändringar på arbetsplatsen. Dessa förändringar kan innebära omorganisering, omstrukturering och ändringar i kontorsmodellen. Den här studien är en kvalitativ forskning genomförd i företag som har genomgått förändringen till aktivitetsbaserade kontor. Den här studien presenterar intervjuer som är genomförda på företag i Sverige som har genomgått förändringen till aktivitetsbaserade kontor. Syftet är att jämföra lärande via kommunikation och tekniska hjälpmedel på den nya kontorsmodellen med den föregående kontorsmodellen. Tidigare forskning visar att aktivitetsbaserade kontor har mestadels positiva aspekter då kontorets inredning, zonindelning och tekniska hjälpmedel leder till utveckling hos medarbetarna. Undersökningen är genomförd med deduktiv forskningsansats där den sociokulturella lärandeteorin används som utgångspunkt för analys av resultatet. Resultatet presenterar möjligheter i aktivitetsbaserade kontor som leder till utveckling och vidgar medarbetarnas kunskaper. Detta sker genom medarbetarnas vilja till att utvecklas.

Globalisering och teknologi har bidragit till att organisationer idag ställs inför nya krav och påtryckningar från omvärlden. Organisationer måste snabbt kunna anpassa sig efter de förändringar som samhället ständigt står inför. Ny teknik och innovativa lösningar har bidragit till att nya kontorskoncept växt fram för att anpassas efter dagens behov, där de anställda idag ställer högre krav på sin arbetsgivare. Aktivitetsbaserat kontor är en utveckling av det öppna kontorslandskapet och har under den senaste tiden blivit allt vanligare i vissa branscher och organisationer, det beskrivs ibland som framtidens kontor. Det aktivitetsbaserade kontoret utlovar ökad gemenskap, samarbete och utbyte av kunskap. Det finns också nackdelar med det nya arbetssättet som minskad integritet, platsbrist och negativ påverkan på arbetsmiljön. Studiens syfte är att öka förståelsen för medarbetarskapets påverkan vid införandet av aktivitetsbaserat kontor. Studien har som utgångspunkt i den kvalitativa forskningen. Studien behandlar två organisationer i olika branscher kring hur de har tagit medarbetarskapet i beaktning vid införandet av ett aktivitetsbaserat kontor. Båda organisationerna har under det senaste året flyttat in till ett aktivitetsbaserat kontor. Studiens datainsamlingsmetod bygger på åtta semistrukturerade intervjuer, där både chefer och medarbetare medverkat. För att studera hur medarbetarskapet har tagits i beaktning har studien använt sig av medarbetarskapshjulet fyra olika delar för att analysera empirin, tillsammans med den institutionella teorin. Studien visar på att organisationer inte alltid är så rationella som de uttrycker sig att vara. Organisationer påverkas av den institutionella kontext som organisationen befinner sig inom. Konsulter och andra organisationer inom den institutionella kontexten har påverkan vid valet av en omstrukturering för att skapa homogenitet. Några av de främsta slutsatserna av studien är att kommunikation, engagemang, delaktighet, gemenskap och ta hänsyn till medarbetarnas olikheter är delar som bidrar till ett fungerande medarbetarskap. Detta i sin tur gynnarverksamheten vid en omorganisering till ett aktivitetsbaserat kontor och är viktiga faktorer att ta i beaktning. Avslutningsvis presenteras kritik mot studien, bidrag till forskningen och förslag till framtida studier. / Globalization and technology are contributing to that organizations today are facing new demands and pressures from the surrounding world. Organizations must be able to adapt quickly to the changes the society are facing. New technology and innovative solutions have contributed to the development of new office concepts adapted to today’s needs, where the employees today are having higher demands on their employers. Activity-based office is a development of the open-plan office and has recently become more common in certain industries and organizations, this is sometimes called the office of the future. The activity-based office implies in increased community, collaboration and exchange of knowledge. Some disadvantages with the new way of working is decreased integrity, lack of space and negative impact in the working environment. The aim of the study is to increase the understanding of how the Employeeship is affected, by an introduction of activity-based office. The study is based on qualitative research. Two companies in different industries are studied, how they have considered the employeeship in the restructuring to the activity-based office. In the past year, both companies have moved into an activity-based office. The data collection method for the study is based on eight semi-structured interviews, where both managers and employees participated. In order to study how the employeeship has been considered, the study has used the four parts of the wheel of the employeeship to study the empiricism, together with the institutional theory. The study shows that companies are not always as rational as they express themselves to be. Organizations are affected by the institutional context within which the organization is located. Consultants and other organizations in the institutional context influence the choice of are structuring to create homogeneity. Some of the main conclusions of the study is that communication, engagement, participation, community and considering the differences of the employees are parts that contribute to a functional employeeship. This in turn supports the business of a reorganization into an activity-based office. In conclusion, contributions to research and proposal for future studies are presented.

Bakgrund: Vi spenderar en stor del av våra liv på arbetet och det är därför viktigt att det utformas på så sätt att det främjar vårt välbefinnande och vår hälsa. Aktivitetsbaserat kontor (ABW) blir allt mer modernt att införa och det kan vara viktigt med en genomtänkt implementeringsprocess för att förbereda anställda. Syfte: Studera vad anställda upplever som hindrande och möjliggörande faktorer för deras välbefinnande under en implementeringsprocess till ABW och användning av ABW efter flytt. Metod: Studien var en kvalitativ longitudinell studie. Fokusgrupper genomfördes med medarbetare och chefer på två av Trafikverkets kontor innan samt efter flytt till ABW. Datamaterialet analyserades med en kvalitativ innehållsanalys. Resultat och slutsats: Möjliggörande faktorer för medarbetares välbefinnande innan flytten var meningsfull process, information, engagerade chefer, aktiviteterna samt att de hade en förhoppning om att ABW skulle öka samverkan. Hindrande faktorer var farhågor som att tappa samhörighet och inte få en plats i nya kontoret, brist på transparens, brist på delaktighet, oengagerade chefer, dålig återkoppling och känsla av att ingen hänsyn togs till vilka behov som fanns. Möjliggörande faktorer för medarbetares användning av ABW efter flytten var att man var nöjd med kontorsmiljön, ökad gemenskap och ökad samverkan. Hindrande faktorer uppgavs vara att spelreglerna inte var tydliga eller följdes, tekniken stöttade inte arbetssättet, cheferna hade det svårare med ledarskapet, lägre effektivitet, brist på uppföljning, brister i kontorsmiljön, sämre gemenskap och samverkan, dålig återkoppling samt att ABW inte passade medarbetares behov. Individuella och organisatoriska behov kan ha påverkat resultatet, det kan också ha varit de hindrande faktorerna. Resultatet tyder på att det är viktigt att ha en meningsfull implementeringsprocess. / Background: We spend a lot of our time at work and therefore it is important that work is formed in a way that promote well-being and health. Activity-based office (ABW) becomes more and more popular and a thoughtful implementation process to prepare the employees seems important. Purpose: The purpose was to study employee’s experience of hindering and enabling factors for well-being during the implementation process of ABW and the use of ABW after relocation. Method: The study was a qualitative longitudinal study. Focus groups were conducted with employees and managers at The Swedish Transport Administration, located in two different offices, before and after relocation to ABW. Qualitative content analyses were conducted to analyze the material. Result and conclusion: Enabling factors for employee’s well-being prior to relocation were a perceived meaningful process, information, dedicated managers, activities and an expectation that ABW could increase collaboration. Hindering factors were fear of losing affinity and not get a place in the new office, lack of transparency, lack of participation, unengaged managers, lack of feedback and lack of consideration of what needs exist. Enabling factors after relocation for the use of ABW were satisfaction with the office environment, increased community and collaboration. Hindering factors were rules that were unclear and no one followed them, technology did not support the working method, manager’s struggle with leadership, decreased efficiency, lack of follow-up, deficiencies in the office environment, poor community and collaboration, lack of feed-back and a low perceived need-supply fit. The result indicates that it can be important with a meaningful process.

Syftet med studien är att skapa en ökad förståelse kring chefsrollen och hur ledarskapet ter sig på det aktivitetsbaserade kontoret. De frågeställningar vi har berör är hur chefsrollen framställs i det aktivitetsbaserade kontoret och kraven som ställs. Kontoret skapar förändringar i sättet att styra på hos ledarskapet, vilket vi benar ut i denna studie. Detta görs i förhållande till följande teman tillgänglighet, synlighet, kommunikation och självledarskap har de undersökts de nya kraven. I studien tillämpas kvalitativ innehållsanalys där intervjuer och textdokument används som insamlingsmetod. Vi har analyserat vårt material med hjälp av Foucaults teori om disciplin, övervakning och rummet och normativa styrning och självledarskapet. Resultatet visar att nya krav ställs på chefernas då de behöver visa vägen för sina anställda eftersom självledarskapet ökar hos de anställda. Dessutom krävs det tillit och mod i ledarskapet till de som leder sig själva. Nya arbetssätt har applicerats i deras roll som rör tillgängligheten, eftersom att alla sitter spritt i kontoret utvecklas nya arbetssätt för att öka tillgängligheten. Chefsrollen effektiviseras i sitt arbete och sparar tid genom att kommunikationen förändras i det aktivitetsbaserade kontoret genom de spontana interaktionerna som kontoret främjar.

Activity-based offices are increasingly being introduced within different organizations aroundSweden. The office format brings many advantages, while the traditional cell office hasproven to be the best when it comes to work that requires high concentration. At the sametime, the financial benefits of activity-based offices are enormous, unlike if all employees hadtheir own office space. This study examines the challenges that managers experience in anenvironment where employees are not always in the same place in the office and that remotework has proven to be tangible. How these managers handle governance and control istherefore also of interest to study. To investigate this, a qualitative interview study has beencarried out within the public organization Uppsala Stadshus, where a total of nine managershave participated. An observation of Uppsala city hall has also been done to give an image ofthe environment that the study intends to investigate. The study's results show, among otherthings, that there are three main factors that "force" managers to exercise trust-basedleadership. These are the design of the work environment, a recently introduced workinghours agreement and remote working. Total trust seems impossible and reconciliations, targetfollow-up and control of deliveries are examples of how managers formally monitor. Finally,the study has found that leadership is undergoing change as the Covid-19 pandemic hascontributed to increased flexibility and the hierarchical leadership style is graduallytransitioning to a more trust-based, informal and social leadership that focuses onrelationships and the employee's own responsibility and commitment / Aktivitetsbaserade kontor införs allt oftare inom olika organisationer på olika platser iSverige. Kontorsformen medför många fördelar samtidigt som det traditionella cellkontoretvisat sig vara bäst när det kommer till koncentrationskrävande arbeten. Samtidigt är deekonomiska fördelarna med aktivitetsbaserade kontor enorma, till skillnad från om allamedarbetare haft ett eget kontorsrum. Studien undersöker vilka utmaningar chefer upplever ien miljö där medarbetarna inte alltid sitter på samma plats i kontoret samt att distansarbetetvisat sig vara påtagligt. Hur dessa chefer hanterar styrning och kontroll är därför också avintresse att studera. För att undersöka detta har en kvalitativ intervjustudie genomförts inomden offentliga organisationen Uppsala stadshus, där totalt nio chefer har deltagit. Även enmindre deltagande observation av Uppsala stadshus har genomförts för att ge en bild av denmiljö som studien avser undersöka. Studiens resultat visar bland annat att det är trehuvudsakliga faktorer som “tvingar” cheferna till att utöva tillitsbaserat ledarskap. Dessa ärarbetsmiljöns utformning, ett nyligen infört arbetstidsavtal och distansarbete. Full tillit verkaromöjlig och avstämningar, måluppföljning och kontroll av leveranser är exempel på hurcheferna övervakar formellt. Slutligen har studien funnit att ledarskapet är under förändringdå Covid-19 pandemin bidragit till ökad flexibilitet och den hierarkiska ledarstilen successivtövergår till ett mer tillitsbaserat, informellt och socialt ledarskap som fokuserar på relationeroch medarbetarens egna ansvar och engagemang

Undersökningen är skriven för att få en bild av hur organisationskulturen har förändrats i och med det förändrade arbetssätt som covid-19 pandemin bidrog med, samt vad som skulle göra att de anställda vill arbeta mer på kontoret. Följderna efter pandemin har skapat det “nya normala”, därigenom är det intressant att se hur det påverkar organisationerna och vad som händer inom dem. Syftet är att undersöka hur organisationskulturen har förändrats i och med ett nytt arbetssätt som följd av coronapandemin, och vilka problem och utmaningar det medför. Studien kommer även undersöka vilka faktorer som bidrar till att de anställda vill arbeta mer på kontoret, något som de på heltid gjorde innan pandemin.    Studiens teoretiska referensramar kommer att redogöras, som ligger till grund för hur vårt intervjumaterial kommer att tolkas. Teorier som således används är organisationsförändring, Scheins teori om organisationskultur, teorier om distans/hybridarbete samt forskning kring aktivitetsbaserade kontor. Det empiriska materialet insamlades genom intervjuer på en organisation som vi ansåg stämde in på undersökningens syfte. Resultatet visade att det nya arbetssättet har påverkat de anställdas förutsättningar, bland annat genom de psykosociala faktorerna och den automatik som skapas gällande valet av arbetsplats. Det visades även att det skett kulturförändringar på några plan samtidigt de lyckats behålla gemenskapen och stämningen i och med deras starkt inrotade relationer. Det upptäcktes olika faktorer som skulle göra att de anställda ville arbeta mer på kontoret men det främsta mynnar ut i det sociala umgänget.

Syfte: Tidigare forskning kring aktivitetsbaserade kontor har fokuserat på underordnade  medarbetare och de effekter det har på deras arbete. Användningen av konceptet påverkar dock även medarbetare i en chefsposition. Syftet med denna studie är därför att belysa hur chefer upplever att deras möjligheter att utöva ledarskap påverkas av användningen av aktivitetsbaserat kontor.   Metod: Studiens vetenskapliga synsätt är hermeneutisk fenomenologi och vi har använt en abduktiv forskningsansats. Den teoretiska referensramen är uppbyggd på tidigare forskning, och har  uppdaterats kontinuerligt under studiens gång. Studiens forskningsdesign är en fallstudie, och datainsamling sker i form av semistrukturerade intervjuer. Empiri analyseras med den teoretiska referensramen som bas och resultaten diskuteras i analysen.   Resultat & slutsats: Studien visar att aktivitetsbaserat kontor påverkar ledares möjligheter att utöva ledarskap på samtliga delområden vi har undersökt, om än i olika stor utsträckning. Likt tidigare forskning i ämnet visar vår studie att den ökade interaktionen ett aktivitetsbaserat kontor medför är starkt bidragande till de olika effekter som uppmärksammas. Dock upplevs effekterna inte alltid på samma sätt ur ett chefsperspektiv.   Förslag till fortsatt forskning: Vår studie inkluderade endast företag som nyligen implementerat aktivitetsbaserat kontor. Vi föreslår en studie där företag som haft aktivitetsbaserat kontor en längre tid studeras för att upptäcka nya utmaningar, problem och möjligheter för chefer. Vi anser även att framtida studier bör titta på andra aspekter av ledarskapet än de vi fokuserat på och hur dessa påverkas av aktivitetsbaserat kontor.   Uppsatsens bidrag: Studien visar att aktivitetsbaserat kontor påverkar ledares möjligheter att utöva ledarskap. Ledarskapet överlag har blivit mer ledande och uppmuntrande snarare än styrande. Vi har dock även uppmärksammat ett antal utmaningar som konceptet för med sig vilka påverkar ledarens arbete. / Aim: Previous research on activity-based offices has focused on subordinates and the effects it has on their work. The use of the concept also affects employees in a management position. The purpose of this study therefore is to illustrate how managers percieve that their opportunities to exercise leadership are affected by the use of an activity-based office.  Method: The study's scientific approach is hermeneutic phenomenology and we have used an abductive research approach. The theoretical framework is based on previous research, and was updated continuously during the study. The study's research design is a case study, and data collection was made in the form of semi-structured interviews. Empirical material was analysed with the theoretical framework as a base and the results are discussed in the analysis.  Result & conclusion: The study shows that activity-based offices affect the leader's opportunities to exercise leadership in all areas we have investigated, although to varying degree. As in previous research on the subject our study shows that the increased interaction an activity-based office brings, is a strong contributor to the various effects that have been noted. The effects however are not always percieved in the same way from a manager’s perspective.  Suggestions for future research: Our study only included companies that have recently implemented an activity-based office. We propose a study including companies that have been using an activity-based office for a longer time to discover new challenges, problems and opportunities for managers. We also believe that future studies should look at other aspects of leadership than those we focused on and how these are affected by the activity-based office.  Contribution of the thesis: The study shows that the activity-based office affects the leader's opportunities to exercise leadership. The leadership has generally become more conductive and supportive rather than controlling. However, we have also noted a number of challenges that the concept entails that affect the manager's job.

Aktivitetsbaserat arbetssätt har blivit en allt vanligare flexibel kontorsform och beskrivs som framtidens kontorsform bland konsulter och arkitekter. Att kontorsformen anses vara en del av framtidens arbetsliv gör den intressant att undersöka. Denna uppsats undersöker varför beslutsfattare väljer att införa aktivitetsbaserade kontor. För att besvara frågan gjordes en kvalitativ fallstudie hos ett större företag som under det senaste året flyttat in i ett nytt kontor med aktivitetsbaserat arbetssätt. Fallstudien består av sju stycken intervjuer av personer med ett ledningsperspektiv och även en observation har gjorts. Studien visade att företaget inte haft en rationell beslutsprocess där olika alternativ vägts mot varandra. Beslutet att införa ett aktivitetsbaserat kontor har styrts kraftigt av en rådande organisationstrend som bidrar till bilden av att vara en modern arbetsgivare. Studien visar även att andra organisationer och konsulter påverkat valet av arbetssätt men även utformningen av det nya kontoret.

Many organisations have moved into an activity based workplace (ABW), and this have led to great changes for the employees’ ways of working. The workplace is supposed to provide with different workstations/environments for the employees, where they can choose the environment that best suits their task at hand, such as concentration areas or open space. This means that the employees do not have assigned seats, and they are free to choose between different workstations. The ABW is supposed to improve factors such as collaboration, satisfaction, flexibility and productivity. In order for the employees to work in ABW, the employees’ ways of working needs to change, and this is usually referred to as New Ways of Working (Newwow). It is not unusual that organisations have had problems with the implementation of Newwow, where the implementation have not been as successful as hoped. This master thesis looks into the problems that occurs when Newwow is implemented, and what factors that are important when organisations changes from traditional ways to Newwow. This thesis has been a qualitative study, interviewing people from three Swedish organisations that have implemented ABW, as well as interviewing consultants that helps customers with the implementation.    The human factor is important in the change, and there is a need to get people on-board in order to create a workplace where the employees can thrive. Many different things needs to be done in an implementation of Newwow and ABW, such as physical workplace, digitalisation, work culture and more. In this master thesis the human perspective have had more focus, as humans are going to work in the workplace and the goal is to improve their work. Many of the difficulties is usually to get humans on-board with the implementation. Making some deviations from the ABW is ok if the reasons are justified, for example someone gets to sit on an assigned seat due to health reasons. A clear and open communication has proven to be important factors for a successful implementation. Further research in Newwow and ABW is important, as many organisations are moving to ABW, which affects many employees. / Många företag har flyttat in till aktivitetsbaserat kontor (ABW), vilket har lett till stora förändringar för de anställdas sätt att arbeta. Arbetsplatsen ska tillhandahålla olika arbetsplatser/miljöer för dem anställda, där de kan välja det som bäst passar uppgifterna de har för stunden, så som koncentrationsområden eller  öppet plan. Detta innebär att de anställda inte har bestämda platser och kan fritt välja mellan olika arbetsplatser. ABW har för avsikt att förbättra faktorer så som samarbete, tillfredställelse, flexibilitet och produktivitet. För att de anställda ska jobba i ABW, så behöver deras sätt att arbeta förändras, och det är oftast kallad för New Ways of Working (Det nya arbetsättet, Newwow). Det är inte ovanligt att företag har haft problem med implementeringen av Newwow, där implementeringen inte varit så lyckat som man hoppats på.  Detta examensarbete tittar på problemen som uppstår när implementering av Newwow görs, och vilka faktorer som är viktiga för att minska motståndet när företag går över från traditionellt sätt att arbeta till Newwow. Det här arbetet har varit en kvalitativ studie, där intervjuer har gjorts med personer från tre svenska företag som har implementerat ABW, så väl som konsulter som hjälper sina kunder med implementeringen.  Människofaktorn är viktig i förändringen, och det finns behov av att få med sig folk för att kunna skapa en arbetsplats där de anställda kan lyckas i. Många olika saker behöver göras i en implementering av Newwow och ABW, så som fysiska arbetsplatsen, digitalisering, arbetskultur med mera. I detta examensarbete har människoperspektivet haft mer fokus, då människorna ska jobba i arbetsplatsen och målet är att förbättra deras arbete. Många svårigheter är oftast att få människor ombord på implementeringen. Vissa avvikelser från ABW är ok om det finns välbefogade anledningar, exempelvis att man får sitta på bestämd plats av hälsoskäl. En tydlig och öppen kommunikation har visat sig vara viktiga faktorer för en lyckad implementering. Fortsatta studier i Newwow och ABW är viktigt, då många företag flyttar in till ABW och det påverkar många anställda.

Vårt föränderliga samhälle påverkar och utmanar sättet att arbeta samt organisera arbete. Många organisationer förändrar kontorsmiljö och arbetssätt i syfte att skapa en mer stödjande arbetsplats. En växande kontorstrend är det aktivitetsbaserade arbetssättet, hädanefter kallat ABW. Arbetssättet innebär ett papperslöst kontor, utformat i olika zoner anpassade efter de anställdas behov. Medarbetarna har inga egna platser utan uppmanas att välja arbetsstation utifrån arbetsuppgift. Konceptet syftar till att inspirera samt främja samarbete och innovation men också till att öka lönsamheten. Studien, vilken utgår från en kvalitativ ansats, syftar till att undersöka hur medarbetare i organisationen upplever att den fysiska och psykosociala arbetsmiljön påverkas av att arbeta aktivitetsbaserat samt vad i det förändrade arbetssättet som eventuellt leder till förbättrad eller försämrad upplevd hälsa samt arbetstillfredsställelse. Studien  visar  att  den  fysiska  arbetsmiljön  har  stark  positiv  inverkan  på  medarbetarnas upplevda arbetstillfredsställelse men att arbetssättet i sig inte upplevs lika positivt. Medarbetarna nyttjar inte fullt ut arbetssättet så som det är tänkt och de olika zonerna upplevs många  gånger  ofunktionella.  De  främsta  orsakerna  till  upplevelsen  av  en  försämrad arbetsmiljö är dels att medarbetarna inte har sin fasta plats, dels svårigheterna att samla hela gruppen. Slutsatsen är att god hälsa och arbetstillfredsställelse lättare uppnås genom att beakta medarbetarnas individuella förutsättningar samt förmåga och vilja att hantera förändringarna som arbetssättet innebär. Vi anser studien vara av värde då kunskapen kring ABWs för- och nackdelar samt påverkan på medarbetarnas fysiska och psykiska hälsa samt arbetstillfredsställelse  är  begränsad.  Genom  ökad  kunskap  och  förståelse  ökar förutsättningarna för ett mer hållbart arbetsliv. / Our   changing   society influence   and   challenge the   way   of   working and   organizing work. Many organizations change the office environment and the work concept in order to create a  more  supporting  workplace. A  growing  office trend  is the  concept  activity based working, henceforth called ABW. The work concept means a paperless office, designed in different  zones customized  to  suit the needs of employees. The employees  have no  fixed seats,  instead  they are  encouraged  to  choose  workstation  based  on  the  assignment.  The concept aims  to inspire and  promote collaboration  and  innovation,  but  also to  increase profitability.   The study,  which  is  based  on a qualitative approach,  aims  to  explore how employees in the organization perceive that the physical and psychosocial work environment is affected by working activity based and which factors in the changed way of working that leads to increased or decreased perceived health and job satisfaction. The study shows that the physical environment has a strong positive impact on employees' perceived job satisfaction but  that  the  activity  based  working  in  itself  not  always  is  perceived  as  positive.  The employees did not fully utilize the activity based working concept as it is supposed and the different office zones are often perceived as non-functional. The main reasons for why the physical and psychosocial work environment is perceived as impaired are partly that the employees do not have their own seats, partly the reduced possibilities to gather the whole group. The conclusion is that good health and job satisfaction is more easily achieved if considering the employees individual conditions as well as ability and willingness to handle the changes that the new way of working means. Since the knowledge about the advantages and disadvantages of the concept, as well as it’s impact on employees' physical and psychological health is limited, we believe our study to be of value. Through improved knowledge  and  understanding the  opportunities  to  create  a  more  sustainable  worklife increases.