Huddinge kommun införde under våren 2018 ett nytt IT-system. Att införa ett IT-system i en kommun berör många inom organisationen, det innebär att den interna kommunikationen blir en viktigt del av införandet. Sex olika respondenter har deltagit i kvalitativa intervjuer för att besvara hur den interna kommunikationen ser ut vid införande av IT-system. En dokumentstudie har även genomförts där Huddinge kommuns kommunikationspolicy har studerats. Slutsatserna för studien visar att Huddinge kommun framförallt använder mail och intranätet för att kommunicera internt vid införande av IT-system, men också möten används för informationsspridning. Respektive projekgrupp upprättar en kommunikationsplan själva eller med hjälp av en kommunikatör. Att kunna säkerställa att medarbetare får rätt information vid införande av IT-system ansågs dock svårt. Respondenterna i studien hade även olika uppfattningar kring tydligheten i den information som användarna av ett nytt IT-system får vid införande av IT-system. Respondenterna ansåg att de kommunikationskanaler som används idag för den interna kommunikationen är nödvändiga.

Intresset för att studera intern kommunikation startade när vi själva insåg områdets komplexitet och utmaningar. Fascinationen över att kommunikation, som är ständigt förekommande i alla typer av sammanhang, kan vara så svårt att hantera bidrog till utformandet av studiens syfte och frågeställningar. Studien syftar till att undersöka hur en myndighet använder HR och den kompetens som HR besitter samt huruvida den interna kommunikationen fungerar som en integrerad funktion mellan ledning och chefer. Studien utgår från en kvalitativ ansats där fokus riktas mot respondenternas egna upplevelser och tolkningar.Studiens empiriska material är insamlat på en statlig myndighet genom fyra semistrukturerade intervjuer samt en minifokusgruppsintervju med tre medarbetare. Respondenterna representeras av chefer och medarbetare från myndighetens kommunikationsavdelning samt HR-funktion. Resultatet visar att intern kommunikation definieras som något som sker inom den egna organisationen och beskrivs som både det viktigaste och samtidigt det svåraste att förhålla sig till och hantera. Vidare visar studien att en önskvärd intern kommunikation präglas av ett öppet klimat, möjlighet till medarbetarinflytande samt ett mer uttalat samarbete mellan myndighetens HR- och kommunikationsavdelning. Tidigare forskning har framförallt fokuserats till intern kommunikation vid förändring, något som även inkluderats i studien då den undersökta myndigheten genomgår en övergripande organisationsförändring där samverkan mellan stödfunktionerna kommer öka. Resultatet påvisar att en av de utmaningar som intern kommunikation bidrar till utgörs av att skapa en gemensam förståelse för situationer och problem då olika befattningar och roller utgår från differentierade perspektiv.Nyckelord:

Framväxten av elektroniska kommunikativa möjligheter har skapat en djungel av kommunikationskanaler. Att välja den mest lämpade kanalen är viktigt för att informationsspridningen inom organisationer ska lyckas. Studiens problemområde behandlar hur mellanchefer ska lyckas navigera bland denna mångfald. Studiens syfte och frågeställningar innefattar hur mellanchefer resonerar kring mångfalden av kommunikationskanaler, hur de orienterar sig och väljer att använda dem. För att besvara syfte och frågeställningar har fem avdelningschefer på ett landsting intervjuats. Deras svar har analyserat med hjälp av tematisk analysmetod. Resultatet visade att avdelningschefer anpassar sitt val av kommunikationskanal efter budskap och mottagare. De faktorer som främst avgör avdelningschefens val är tid och informationens känslighet. Studien visar att det krävs struktur och kunskap för att avdelningscheferna ska kunna navigera sig bland kommuniationkanaler och använda dem på ett lämpligt sätt. Även kulturella skillnader påverkar avdelningschefens val.

Agil systemutveckling och distribuerad systemutveckling är två fenomen som båda växer i popularitet. Flera av de värderingar som agil systemutveckling förespråkar innebär dock vissa utmaningar i kombination med distribuerad systemutveckling, med andra ord distribuerad agil systemutveckling. Kunskapen om distribuerad agil systemutveckling är emellertid i dagsläget låg, liksom hur man går till väga för att göra distribuerade agila projekt framgångsrika. Studien antar av den anledningen en vertikal karaktär för att ingående utreda och beskriva naturen av den ofta största utmaningen i distribuerad agil systemutveckling, nämligen kommunikationen mellan människor (Gurram & Goud Bandi 2012), samt identifiera kritiska framgångsfaktorer med hänsyn till dessa utmaningar. Studien är dessutom avgränsad till intern kommunikation och upplevelser hos svenska leverantörer som arbetar med distribuerad agil systemutveckling i projektform. För insamling av data har studien antagit en kvalitativ ansats i form av semistrukturerade intervjuer. En analysmodell har också utformats och använts i olika steg under forskningsprocessen. Två företag har deltagit i studien och antalet respondenter har uppgått till sju personer sammanlagt. Dessa respondenter har, förutom en matchning mot studiens avgränsning, olika roller i den agila projektorganisationen för att tillfredsställa det kunskapsmässiga djup som studien avser att omfatta med hänsyn till problemområdet. De flesta utmaningar i distribuerad agil systemutveckling har visat sig bero på den distribuerade naturen av de projekt som tillämpar metoden, såsom bristen på kroppsspråk, undermålig ljudkvalitet i ljud- och videokonferenser, språkbarriärer och kulturskillnader. Bland de kritiska framgångsfaktorer som studien har identifierat och bedömt som särskilt betydelsefulla ingår bland annat videokonferenser med intresse för att fånga projektmedlemmars kroppsspråk, användning av hårdvaror med bra kvalitet för uppspelning och upptagning av ljud, en högre grad av skriftlig kommunikation med projektmedlemmar som är mindre bra på att tala engelska samt en större öppenhet om vilka förväntningar som ställs på kommunikationen från andra samlokaliserade projektorganisationer och de projektmedlemmar som ingår i dessa.

Många projekt misslyckas årligen, en av de främsta orsakerna är bristande kommunikation och informationsutbyte. Idag sitter dessutom många projektdeltagare inom ett företag utspridda på olika kontor, vilket ställer ytterligare krav på den interna kommunikationen. Traditionella intranät har länge används inom de flesta företag. Syftet för dessa är bland annat att koppla anställda till viktig information inom företaget. Dessa intranät är dock sällan öppna för flervägskommunikation och samarbete. De statiska intranäten har i och med utvecklingen av funktioner från Web 2.0 senare ersatts med sociala intranät vars syfte bland annat är att främja flervägskommunikation samt att förbättra interaktion och samarbete inom en organisation. Syftet med denna studie är därför att undersöka hur sociala intranät kan främja den interna projektkommunikationen inom en organisation samt att belysa eventuella risker som dessa sociala intranät medför. För studien har intervjuer genomförts med projektledare inom tre IT-företag som alla använder någon form av socialt intranät för den interna projektkommunikationen. Insamlad data har sedan analyserats och vägts mot insamlad teori för att besvara studiens syfte samt undersökningsfrågor. Efter studien har en rad fördelar med användning av sociala intranät för den interna projektkommunikationen identifieras. Dessa är bland annat snabbare och utökad kommunikation, sökbarhet, relationsfrämjande och förbättrad informationsdelning. Eventuella risker kan bland annat vara ryktesspridning och offentliggörande av konfidentiell information. Intervjuade företag

This thesis investigates how internal communication works in a local car business in Halmstad, Sweden. The approach in this study is formed by the communication perspective focusing on organizational communication. The study is conducted through a qualitative approach in the form of a case study with semi structured interviews made with fourteen individuals from the company. The respondents included the CEO of the company, department responsible, and co-workers. All the interviews were analyzed from an organizational theoretical ground as we wanted to see what strength, weaknesses and opportunities there are in the internal communication. As a result, it showed that the company have an oral and digital routine in the internal communication. According to our analysis a new digital function may help the company to collect all information in one place to make the communication system more effective. Thus, if the company wants to succeed with the new function, they need to create clear communication from all the leaders to increase the motivation of the employees.

Internal communication is a subject increasing in importance. This subject has, as many other things, been influenced by the Internet-based and connected world that we live in today. As a result, Enterprise Social Networks has appeared as a tool for organisations to use. While the usage of this tool is growing, the existing research on the subject is yet very limited. So is the research on employees‘ needs when it comes to internal communication. In this study, we aim to fill these gaps, by exploring the use of these enterprise social networks from an organisational actor‘s perspective. In order to fulfil this purpose, a qualitative case study within multiple embedded units of analysis was used. The empirical material was gathered through in-depth semi- structured interviews as well as observations. Furthermore, we took on real-life experience by using the ESN tool ourselves. Several themes were then identified using a thematic analysis. By using this method, we conclude that organisational actors use ESNs for private, public and remote communication. We also provide the reader with five characteristics of ESNs that are perceived as important by organisational actors, namely; easy to learn, easy to use, accessible, informal and avoids disturbance. Several perceived outcomes resulting from ESN usage is then identified. We conclude the study by explaining that if organisations identify a need for an ESN, use it in the right way, and have the appropriate culture, the implementation of an ESN can be very beneficial. This, as organisational actors experience it as a good tool for internal communication.

Syftet med studien var att undersöka hur ett internt meddelande uppfattas av mottagaren, beroende på om meddelandet är positivt eller negativt, samt om det finns skillnad i mottagandet av meddelandet när det är strikt faktabaserat alternativt framfört med ett narrativt berättande. Digitala enkäter skickades till mottagare via sociala medier. Enkäten innehöll fyra olika texter, två meddelanden var narrativt utformade och två strikt faktabaserade. Frågorna i enkäten var utformade för att besvara om mottagandet påverkas av textstatus (retoriskt vs fakta), samt om skillnader fanns mellan valens (positivt vs negativt laddat meddelande). Mottagandet mättes på en likertskala utifrån dimensionerna öppenhet, förståelse och tydlighet. Resultatet visar på att retoriskt berikade meddelanden tagits emot bättre i alla tre dimensionerna, oberoende om budskapet var positivt eller negativt. / The purpose of the study was to investigate how a written internal message is perceived by a recipient depending on whether the message is phrased positive or negative, and whether the message is strictly fact-based or presented in a narrative. This study was conducted through digital surveys which were sent to the recipient via social media. The questionnaire contained four different texts, two messages were presented in a narrative and two were strictly fact-based. Further, the messages are designed in the way that two messages have a negative message and the other two are designed with positive messages. The questions in the survey are designed to answer whether the reception is affected by text status (rhetorical vs. factual) and whether differences exist between the valence (positive vs. negatively charged message). Reception was measured on a Likert scale based on the dimensions of openness, understanding and clarity. The result shows that the rhetorically enriched message was better received, regardless of whether the message was positive or negative.

I dagens samhälle är intern kommunikation en betydelsefull del i samtliga organisationer. Ändå finns det mängder med organisationer som saknar en strategi för att hantera intern kommunikationen. Fallföretaget som den här studien utfördes på grundades ett och ett halvt år innan studien påbörjades. Organisationen har inte prioriterat den interna kommunikationen. Vilket har skapat ett missnöje hos medarbetarna samt att fel i produktionen uppstått. Därmed beslutade fallföretaget att införa en öppen digital kommunikationskanal. Med ”öppen” kommunikationskanal menas att alla har tillgång till all information och alla kan publiceras men saknar individuella inloggningar. Därmed går meddelandena inte att spåra. Syftet med den här undersökningen var att identifiera hur en ny kommunikationskanal tolkas och används av intressenterna. Syftet är även att klargöra om den digitala kommunikationskanalen är meningsfull för medarbetarna. Studien syftar även till att undersöka om de interna transporterna påverkats av implementeringen av kommunikationskanalen. Affordance teorin har använts för att undersöka vad den nya digitala kommunikationskanalen har medfört organisationen och dess individer. Affordance teorin beskriver att det inte är givet att individen uppfattar det huvudsakliga syftet med objektet. Individen kan tolka in ett helt annat syfte för objektet. Meningsskapande teorin har studerats för att belysa vad individerna ansåg var meningsskapande med kommunikationskanalen.En kvalitativ undersökning har genomförts genom öppna intervjuer, observationer och mätningar. Metoderna användes före, under och efter implementeringen av kommunikationskanalen. Kvantitativa mätningar utfördes genom att registrera en tjänstemans interna transporter. Resultatet visade att medarbetarna anser att intern kommunikationen blivit bättre efter implementeringen av kommunikationskanalen. De anser att kommunikationskanalen har skapat en tydlighet i vilka arbetsuppgifter de ska prioritera. Vilket har bidragit till en ökad ansvarskänsla. Resultatet visar även att antalet fel i produktionen har minskat efter implementeringen samt att tjänstemännens interna transporter har minskat. Dock har samtliga medarbetares skärmtid ökat. Studien visar att det finns ett samband mellan antalet fel i produktionen, bristande kommunikation och interna transporter. Den förbättrade kommunikationen har efter implementeringen minskat antalet fel i produktionen och därmed även minskat de interna transporterna för tjänstemännen. Det har bidragit till att tjänstemännen haft mer tid till strategiska frågor istället för att behöva operativt styra produktionen på plats. Det finns en möjlighet att skriva anonyma meddelande via kommunikationskanalen. Det identifierades att några individer inte signerade informationen då de var av en negativ karaktär men alltid signerade positiva meddelanden. Studien resulterade i tre begrepp som beskriver effekterna av användandet av en öppen digital kommunikationskanal:Anonymitet, transparens och kunskapsspridning. / Intern communication is an important part of today's organizations. Still there are a lot of organizations that don't have a strategy over how to handle the intern communication. This study was conducted at an industrial company that started their production one and a half year prior this study. Since then the intern communication haven’t been a priority, which had contributed to a sense of dissatisfaction by the employees. Therefore, the organization decided to implement a new digital communication channel. The purpose of this study aims to identify how a new digital communication channel effects the organization and the employees. Another purpose is to confirm or reject whether a communication channel effects the internal transportation, as well as whether there is a connection between the communication channel, the internal transportation and the errors that occurs in the production unit.  To investigate how the communication channel affected the organization and the employees, the affordance theory has been used. Affordance theory describes that different individual see the same phenomenon or object in a different way based on gender, social hierarchy and previous experiences. How every individual interpret the communication channel different as well as what gives the individuals a purpose to use the communication channel or not. The result describes that the employees consider that the intern communication has improved after the implementation of the communication channel. They describe that they feel noticed by the leaders, the work is more direct which has led to an increasing sense of responsibility. The result also shows a drop in the number of errors that occurs in the production unit as well as decreasing the intern transportation.  The possibility to publish anonymous messages at the communication channel has been identified as a platform to raise themself. When writing a message of positive information most individuals choose to sign their messages while staying anonymous when writing a message of negative character. The study concludes that better communication can lead to lower the stress level at the workplace and get more satisfied employees. The study also shows that the employees feel more motivated and take on more responsibility beyond their usual workload. Factors that govern the use of the communication channel are based mainly on social hierarchy and age. This study identified three factors that effects the usage of the open communication channel: Anonymity, transparency and knowledge dissemination.

Detta är en fallstudie som genomförd på en organisation med cirka 30 anställda. Studien bygger på kvalitativ forskning i form av nio intervjuer med olika medarbetare inom organisationen samt en dokumentanalys av organisationens personalhandbok och verksamhetsregler. Syftet med studien är att undersöka hur delaktighet, motivation och intern kommunikation förstås som viktiga delar i organisationskultur och identifiera vilka samband det finns mellan de tre begreppen kopplat till den organisationskultur som råder. Det är medarbetarnas egna berättelser om deras åsikter och känslor som ställs mot vald teori inom delaktighet, motivation och intern kommunikation i resultatanalysen. Resultatet visar på att medarbetarna har en positiv inställning till organisationen. Medarbetarna känner till viss del delaktighet och motivation men att det finns bristande kunskaper gällande den interna kommunikationen. / This is a case study that has been conducted on an organization with about 30 employees. The study is based on qualitative research in the form of nine interviews with various employees within the organization as well as a document analysis of the organization's personnel handbook and business rules. The purpose of the study is to investigate how participation, motivation and internal communication can be understood as an important part of organizational culture and identify what connections there are between the three concepts linked to the prevailing organizational culture. It is the employees' own stories about their opinions and feelings that are set against the chosen theory regarding participation, motivation and internal communication in the results analysis. The results show that the employees have a positive attitude towards the organization. The employees feel to some extent involved and motivated, but that there is a lack of knowledge regarding the internal communication.