Thesis in project management, D-level by Chris Baldebo & Anders Persson spring semester2011. Tutor: Lennart Ljung. “Project Manager's Psychosocial Work Environment in thePublic Sector – A Qualitative Study in the Värmland County Council”. The purpose of this study is to examine how project managers in the public sector perceivetheir psychosocial work environment in a public organization. Therefore we have formulateda hypothesis based on the assumption that there exist differences in how project managersperceive their psychosocial work environment, depending on whether they work in public orprivate sector.Based on the objective, one research question has been formulated: How do projectmanagers active in the Pegasus program experience their psychosocial work environment? Tobe able to say something characteristic about the project managers psychosocial workenvironment our approach has been to interview five project managers. Further in ouroperationalization and analysis we have used Karasek/Johnsons demand/control/supportmodel with amplifications in form of project specific factors taken from theory about projectmanagement.From the analysis of the empirical data, we conclude that the project managers who areactive in the Pegasus program in the Värmland county council experience their psychosocialwork environment in several ways. In this study that means that several of the respondentsexperience high levels of stress in the psychosocial work environment while the degree ofself-monitoring and social support to the project manager’s work varies between therespondents. We can also see that several of the project managers feel that their psychosocialwork environment is stimulating while others experience it mainly as stressing. Some of theproject managers could therefore more than others, eventually suffer from psychosomaticdisorders as long as their work demands mostly not are compensated by a higher degree ofself-monitoring. / Examensarbete i projektledning, D-uppsats av Chris Baldebo & Anders Persson vårterminen2011. Handledare: Lennart Ljung. ”Projektledares psykosociala arbetsmiljö inom offentligverksamhet – En kvalitativ studie i Värmlands landsting”. Syftet med denna studie är att undersöka hur projektledare verksamma inom offentligverksamhet upplever sin psykosociala arbetsmiljö. Utifrån detta har vi formulerat en hypotessom bygger på antagandet att det finns skillnader i hur projektledare upplever sinpsykosociala arbetsmiljö beroende på om de arbetar inom offentlig eller privat sektor.Utifrån syftet har en preciserad frågeställning formulerats: Hur upplever projektledareverksamma inom Pegasusprogrammet i Värmlands landsting sin psykosociala arbetsmiljö?För att kunna säga något karakteristiskt om detta har vår ansats varit att intervjua femprojektledare. Vidare i vår operationalisering och analys har vi utgått från Karasek/Johnsonskrav/kontroll/stödmodell samt förstärkt denna med projektspecifika faktorer som hämtats frånteori om projektledning.Genom analysen av våra empiriska data drar vi slutsatsen att projektledare som ärverksamma inom Pegasusprogrammet upplever sin psykosociala arbetsmiljö på flera olikasätt. Detta innebär i denna studie att flera av respondenterna upplever en hög grad avarbetskrav i den psykosociala arbetsmiljön. Samtidigt varierar graden av egenkontroll ochsocialt stöd i arbetet mellan respondenterna. Vi kan också se att flera av projektledarnaupplever att deras psykosociala arbetsmiljö är stressande medan andra ser den främst somstimulerande. Utifrån de olika upplevelserna riskerar därmed vissa av projektledarna i högreutsträckning än andra, att på sikt drabbas av psykosomatiska besvär så länge deras arbetskravinte motsvaras av en högre grad av egenkontroll.Nyckelord:

Motivation utgör en nyckelfaktor i hur lyckat ett projekt blir. Syftet med denna studie var bidra till förståelsen av hur projektledare motiverar projektgrupper. Datamaterialet grundar sig på kvalitativa data från sex personliga intervjuer med projektledare inom teknikbranschen. Det empiriska materialet har analyserats i huvudsak med motivationsteorierna Self Determination Theory och Tvåfaktormodellen. Studien fann sju framträdande teman som projektledarnas tillvägagångssätt kunde kategoriseras i: Tema 1 - Samhörighet och sociala relationer, Tema 2 - Meningsfullt arbete - Skapa gemensam syn på projektets mål, Tema 3 - Informationsutbyte och progress, Tema 4 - Delaktighet, ansvar och förtroende, Tema 5 - Grad av kontroll, Tema 6 - Feedback och uppskattning, Tema 7 - Fira framgång och avslut. Tillvägagångssätten kan sammanfattas med att lära känna gruppen, att ge en helhetssyn över projektet, att dela med sig av information och projektets framgång, att låta alla vara delaktiga och delegera ansvar, att ha en balanserad kontrollfunktion, att ge återkoppling kontinuerligt och att fira framgångar i projektet. Analysen med Self Determination Theory visade att de grundläggande psykologiska behoven autonomi, kompetens och samhörighet påverkades inom de sju temana. Samma tillvägagångssätt kunde upplevas på olika sätt beroende på hur de utfördes, med konsekvens att de hamnade på olika platser på internaliseringsskalan. Projektledarna använde främst yttre faktorer för att påverka motivationen. Analysen med Tvåfaktormodellen visade att projektledarna använde motivationsfaktorer i större grad än hygienfaktorer för att motivera projektgruppen, med undantag för sociala relationer. Detta beror sannolikt på att de andra hygienfaktorerna oftast är företagsspecifika och ligger utanför projektledarens kontroll. Analysen visade att de sju teman som studien beskriver påverkade olika motivationsbehov. Samtliga projektledare hade förståelse för att motivation var viktigt och att inre motivation var att föredra. Dock fanns inget i studien som tydde på att projektledarna i större omfattning hade förståelse om vilka psykologiska processer som deras tillvägagångssätt påverkade hos deltagarna. Projektledarnas tillvägagångssätt var grundade i deras egna erfarenheter och upplevelser, snarare än förankrade i formulerade processer eller teorier. Inget av företagen hade en medveten uttalad motivationsstrategi som projektledarna använde eller kunde använda sig av. / Motivation is a key factor for the success of a project. The purpose of this study was to contribute to the understanding of how project managers are motivating project teams. The empirical data is based on qualitative data from six personal interviews with project managers in the technology industry. The empirical material has been analyzed mainly with the motivation theories Self Determination Theory and the Two factor model. The study found seven main themes that could categorize the project managers ways of action: Theme 1 – Cohesion and Social relations, Theme 2 – Meaningful work - creating common view of project goals, Theme 3 – Information exchange and Progress, Theme 4 - Participation, Responsibility and Trust, Theme 5 – Degree of Control, Theme 6 – Feedback and Recognition, Theme 7 – Celebrating success and conclusion. The ways of action can be summarized to: Getting to know the group. Giving an overview of the project. Sharing information and success of the project. Allowing everyone to participate and delegate responsibility. Having a balanced control function. Giving continues feedback. Celebrating success. The analysis with the Self Determination Theory showed that the basic psychological needs autonomy, competence and relatedness, were affected within the seven themes. The same ways of action could be experienced in various ways depending how they were performed, with the effect that end up in different places on the internalization scale. The project managers mainly used external factors to influence motivation. The analysis with the Two factor model showed that the project managers used motivational factors to a greater extent than hygiene factors to motivate, except for social relations. This was probably due to the fact that hygiene factors usually are company-specific and are beyond the control of the project managers. The analysis showed that the seven themes described in the study influenced different motivational needs. Every project manager had an understanding that motivation was important and that internal motivation was preferable. However, nothing in the study indicated that the project managers had a greater understanding of the psychological processes of the individuals had, that their ways of action influenced. The project managers’ ways of action were based on their own experiences, rather than anchored in formulated processes or theories. None of the companies in the study had an conscious articulated motivation strategy that project managers could use.

Aim - The purpose of this thesis is to examine the possibilities for feedback and learning in the construction sector. In addition, it is also examining the possibilities of how to get employees involved into new solutions in a more flexible way.  Theory - Innovation as a science field within construction bases much of its theories on Rogers, Schillings, Slaughters and Tatum’s work on innovation models and how they affect the implementation of the innovation. The theories also regard innovation diffusion and its focus on different actors and how they adapt to an innovation over time and about different key individuals such as Champions and Gatekeepers and their role in spreading the innovation.  Method - This thesis is a qualitative study with an inductive approach which was conducted as a case study on a consultant company in Uppsala, Sweden which is active in the construction industry. 10 interviews were conducted with different project managers and two more interviews with individuals with connection to their work. In addition, an observation study was also carried out. Findings - The results showed that the innovation process is not prioritized due to time requirements and that it is not the main task of the consultant to be innovative. They should rather focus on delivering a stable product for its customers. However, the co-workers do overall want to be more innovative but the current way of spreading and delivering new solutions might not be the best suitable way based on the time it requires for them to engage in the innovation.  Conclusion - The conclusion is that key individuals could be implemented and reduce other colleagues’ workload in the innovation work by absorbing ideas and new innovations. And summarize and visualize its benefits to the entire team.

Inledning: Motivation är en nyckelfaktor för att uppnå ett lyckat slutresultat i projekt. Motiverade medarbetare är viktiga inom alla arbetsplatser. Att ha motiverade projektteam är därför avgörande för driva projektet framåt. Syfte: Syftet med denna uppsats är att studera projektledares tillvägagångsätt för att upptäcka motivationsfaktorer och motivera projektteamet. Teori: Teoretiska utgångspunkter i studien är Herzbergs tvåfaktorsteori (TF) och självbestämmandeteorin (SDT). Metod: Metoden som används i denna studie är en kvalitativ metod med induktiv ansats som är baserad på intervjuer som är kopplat till teorin för att uppnå resultat i studien. Intervjuer har gjorts med tio projektledare med erfarenhet från olika branscher. Intervjuerna har gjorts med hjälp av applikationer Teams och Zoom och varje intervju är på cirka 1 timme. Resultat och slutsats: Studien har visat att flera faktorer har påverkan på projektmedarbetarnas motivation. Resultat visar att en projektledare behöver individuellt arbeta med att uppfylla medarbetarnas interna och externa behov för att skapa en motiverad projektgrupp.

Using certain practices for managing projects is a critical factor in successfully executing projects. For a firm where there are few set practices by the organization for managing projects, project managers have to create their own practices with varying degrees of success. Experienced project managers often have had plenty of time to develop fully functioning practices whereas new project managers struggle to find any practice to use. This thesis examines how learning from previous projects at Saab Dynamics can improve the project management practices project risk management and intra-project communication. Further, this thesis proposes how Saab Dynamics can improve continuous risk management and intra-project communication.  A qualitative approach is utilized for this thesis where the data is collected from five separate interviews with project managers from various development projects at Saab Dynamics. The result from the interviews partly contains successful practices used by project managers, such as how to integrate sub-projects or how to manage risks continuously, but also highlights issues for the projects. These findings are analyzed by applying relevant research from the fields of learning in project-based organizations, project risk management and intra-project communication which resulted in a discussion and conclusion providing various recommendations for Saab Dynamics to improve each project management practice.  Key findings include that functions are needed to facilitate learning and how post-project reviews need to be structured to transfer tacit knowledge into explicit knowledge, where focus needs to be on documenting using stories. Further, this thesis utilizes a model for risk maturity with five steps where only the top two allow for continuous risk management. To progress to these steps the importance of building a risk culture is recognized where the issue is in communicating the set process of risk management to project managers. Here, having a risk manager is identified as important. Intra-project communication focuses on the areas of information distribution, sub-project integration and communication planning. It was found that the information distribution needs to be balanced between forced and voluntary communication. Moreover, five mechanisms for integration are covered where some are more important for complex projects and some during high uncertainty. Lastly, a model for a communication plan is presented.

Sammanfattning I dagens tekniska samhälle är IS/IT-system en förutsättning för effektiv verksamhetsdrift och för att uppnå affärs- och konkurrensfördelar. Detta har resulterat i att genomförandet av IS/IT-projekt är vanligt förekommande inom många branscher. Tyvärr visar statistiken att en stor andel av IT-projekt misslyckas. Samtidigt visar studier att IT-projekt misslyckas på grund bristande tillämpning av teoretiska modeller i verkligheten (Görling, 2009, s. 9). Dessa teoretiska stöd inkluderar olika faktorer som har betydande inverkan på framgång eller misslyckande av ett IT-projekt.   Syfte med denna uppsats har varit att studera och analysera ett fallföretags misslyckade IT-projekt för att identifiera faktorer som har lett till projektets misslyckande samt ge åtgärdsförslag som kunde ha vidtagits. De undersökningsfrågor som har legat till grund för arbetets syfte inkluderar bland annat vilka faktorer som bidrog till IT-projektets misslyckande och på vilket sätt IT-projektet kunde ha genomgått en mer framgångsrik process.   Utifrån det valda syftet har en kvalitativ forskningsmetod genomsyrat arbetet, där en litteraturstudie inom problemområdet har genomförts. Detta har resulterat i skapandet av en analysmodell som har legat till grund för insamlingen av primärdata genom semistrukturerade personliga intervjuer med fallföretaget.   Resultaten från fallstudien visar att IT-projektet främst har misslyckats på grund av bristfällig hantering av projektledningsfaktorer, inklusive projektplanering, kravhantering, kund och test. Projektet har även misslyckats på grund av bristfälliga organisatoriska faktorer, såsom brist på ledningsstöd och projektstrategi. Dessutom har projektet misslyckats på grund av bristfällig hantering av mänskliga faktorer, som involverar projektteamet och användarna. Dock har de mest kritiska faktorerna som lett till misslyckande av IT-projektet, varit projektledningsfaktorerna. Exempelvis projektplaneringen brast på grund av en bristfällig förstudie och avsaknad av en renodlad projektledare. Faktorn kravhantering påverkade projektets resultat negativt genom bristfällig identifiering av krav och intressenter, och saknad av tydliga acceptanskriterier och acceptansprocesser. Dessutom kundens ogynnsamma organisationskultur gentemot digitaliseringen samt den mänskliga faktorn förändringsmotstånd har också varit betydelsefulla faktorer. Kunden var IT-omogen och hade en hög grad av manuellt arbetssätt, vilket ledde till förändringsmotstånd genom att kunden avbröt projektet och vägrade använda systemet.    Den generella slutsatsen i denna uppsats är att det finns flera faktorer som kan bidra till misslyckande av ett IT-projekt. Dessa faktorer är oftast sammanhängande med varandra. Därmed vikten att projektorganisationen tar hänsyn till de kritiska framgångsfaktorerna för att styra en effektiv utveckling av IT-projekt, och säkerställa slutresultatet och därigenom tillfredsställa kunden eller slutanvändaren. Baserat på de faktorer som mest påverkade IT-projektets resultat kan framtida forskning fokusera på utvärdering av olika metoder, verktyg eller strategier för att förbättra framgången för IT-projekt i svåra förhållanden som hindrar samarbete och kommunikation mellan IT-leverantören och kunden. En sådan studie kan undersöka implementeringen av olika metoder för att förstå kundens verksamhetsprocesser och effektivt samla in krav.