To find competencies on a workplace with flex office structure. Companies today, 2012 are facing new opportunities and challenges. Information technology develops, competition is bigger today than ever, increased environmental requirements will be added and new patterns of life and values are occurring. This means that people who work in offices feel strong pressure of conversion, which is something that people experience differently. Therefore it is essential how the working environment is designed in an office. Working in an office means a lot of information processing and we can see large changes taking place. The ability to work efficiently, flexible and to be able to lead and plan a company’s resources efficient is essential. The flex office was developed in the beginning of 1992 and was meant to be an office independent of space and time, and an office where all information and working material is gathered in a common database. At a flex office there are no given working places instead the employees chooses their working station for the day. A problem for the employees in flex office environment is to find the competencies they need. The purpose of this thesis is to develop a design proposal that solves the customer's information design problem in finding competencies at the workplace. Theoretical data has been gathered through studies of literature. Empirical data has been gathered through interviews, observation and a questionnaire. These data have then formed the basis for the design proposal which is created with help from Michanek and Breilers design model. To find the competencies, different working environments have been created and also a workplace location system. The design proposal divides the working environment in three different activity environments. These are made to help form the workplace location system; in order to include the needs from the target group as well as it gives the opportunities to find the working competencies through good information design. The workplace location system gives the employee the opportunity to find other competencies at the office by explicit showing the status and localization of the employee.

Syftet med studien var att försöka förstå faktorerna och motiven bakom kommunernas övergång från cellkontor till aktivitetsbaserade kontorslösningar. För att se vad som har påverkat beslutet om övergången och för att se hur kommunerna har gått till väga under processen mot införandet av den nya kontorsformen. / The purpose of the study was to create an understanding of the factors and motives behind the municipal transition from cellular offices to an activity based workplace. To see what influenced the decision about the transition and to see how the municipalities proceeded in the process of the new form of office.

The purpose of the study was to access the individual's experience of job satisfaction in a cellular office compared to a flex-office. The purpose was answered on the basis of the question: how does the experience of job satisfaction look like in work in a cellular office compared to a flex-office? The study is qualitative and uses semi-structured deep interview as method. An abductive approach was chosen to partly have a stable foundation from previous research but also offer opportunities for new findings. The sample consists of people working in an office that has undergone the change from cellular office to flex-office. The interviews have been transcribed in orthographic style and the material has subsequently been coded. After that, the theory-driven material has been thematized after previous research and the data-driven material has been thematized after overall patterns according to thematic analysis. The factors that seem to affect the job satisfaction in cellular office and flex-office are the themes that emerged in the material. In line with previous research, these topics are: Communication, Health, The Change process and Perception of leadership. In addition to these, the material also revealed further factors: Concentration, Privacy and Flexibility. The conclusions of the study clearly show that flex-office is not suitable for the way of working in the investigated workplace. Although there are both pros and cons with both office types, it seems that the negative weighs heavy for flex- office compared to cellular office in all reported factors related to job satisfaction. / Syftet med studien var att komma åt individens upplevelse av arbetstrivsel i cellkontor jämfört med flex-kontor. Syftet besvarades utifrån frågan: hur ser upplevelsen av arbetstrivsel ut vid arbete i ett cellkontor respektive ett flex-kontor? Studien är kvalitativ och använde sig av semi- strukturerad djupintervju som metod. En abduktiv ansats valdes för att delvis ha en stabil grund mot tidigare forskning men också erbjuda möjlighet till nya fynd. Urvalet består av personer som arbetar på ett kontor som genomgått förändringen från cellkontor till flex-kontor. Intervjuerna har transkriberats i ortografisk stil och materialet har sedermera kodats. Därefter har det teoridrivna materialet tematiserats efter tidigare forskning och det datadrivna materialet tematiserats efter övergripande mönster enligt tematisk analys. De faktorer som tycks påverka arbetstrivseln i cellkontor respektive flex-kontor är de teman som framkommit i materialet. I linje med tidigare forskning är dessa teman: Kommunikation, Hälsa, Förändringsprocessen och Uppfattning av ledning. Utöver dessa framkom från materialet även ytterligare faktorer: Koncentration, Avskildhet samt Flexibilitet. Slutsatserna visar tydligt att flex-kontor inte lämpar sig för det arbetssätt som finns på den undersökta arbetsplatsen. Även om det finns både för- och nackdelar med båda kontorstyperna verkar det negativa väga tyngre för flex-kontor jämfört med cellkontor i alla redovisade faktorer med koppling till arbetstrivsel.

Denna studie har utgångspunkt i den trend där allt fler organisationer, såväl privata som offentliga, idag inför aktivitetsbaserade kontor. Studiens syfte är att undersöka de anställdas upplevelser av den förändringsprocess som genomförts till aktivitetsbaserat kontor och deras upplevelser av att arbeta aktivitetsbaserat. Dessa upplevelser har belysts utifrån teorier rörande meningsskapande. En kvalitativ studie har genomförts på en myndighet i Stockholmsregionen genom åtta semistrukturerade intervjuer. Därefter har en tematisk analys gjorts. Intervjuerna visade på varierade upplevelser hos de anställda gällande förändringen och det aktivitetsbaserade arbetssättet. De huvudresultat som framkommit i studien visar att de flesta anställda upplever att förändringen av kontorsmiljö har lett till att deras relation till sina chefer har förändrats, att hemarbetet har ökat och att samhörigheten kollegor emellan har förändrats. Utifrån studien drogs slutsatserna att de anställda idag upplever kontoret som mindre hierarkiskt och att vissa fysiska faktorer i arbetsmiljön påverkar. Vidare verkar en hög grad av hemarbete hämma skapandet av en gemensam förståelse för förändringen. De anställdas upplevelser tycks även påverkas av personliga och arbetsrelaterade aspekter, något som gör att det aktivitetsbaserade arbetssättet inte är för alla. / This study explores the growing trend of switching to activity-based offices, something organizations in Sweden are increasingly implementing today. The aim of the study was to examine the employee experience of the organizational change process as well as how the employees experience the new, activity-based office. These experiences have been analysed using sensemaking theories. A qualitative study was conducted at a governmental organization in Stockholm through eight semi-structured interviews and the data was then organized using a thematic analysis. The study shows that after the change of office employees experience better relationships with their managers, changes in their relationships with colleagues, and an increased number of employees began working from home. The study’s conclusions are that the activity-based office is less hierarchical while at the same time there are factors in the physical work environment that affect the employees experience. In addition, increased levels of working from home seems to hinder a common understanding for the change into an activity-based office. Furthermore, the experience of the activity-based office seems to be affected by both personal traits and work-related aspects which means that the activity-based working is not suitable for everyone.

Olika kontorstrender kommer och går och den flexibla arbetsplatsen har blivit allt vanligare i samhället. Idén om att varje individ själv ska ha möjlighet att välja sin arbetsplats efter olika arbetsuppgifter är grundtanken i det aktivitetsbaserade arbetssättet, en kontrast till de klassiska cellkontoren. Konceptet aktivitetsbaserade flexkontor bygger på att arbetsmiljön utformas i olika zoner efter verksamhetens olika aktiviteter, men tidigare forskning visar på att kontorsformen inte alltid används som den är tänkt eller att arbetsmiljön inte stödjer de behov som finns hos medarbetarna. Den här studien handlar om att undersöka de lugna zonerna i ett aktivitetsbaserat flexkontor. Studien är i samarbete med Försäkringskassans huvudkontor i Stockholm som sedan 2016 arbetat aktivitetsbaserat, men där de anställda idag ofta väljer att sitta på samma plats varje dag. Det har resulterarat i att lugna zonerna idag inte används i någon större utsträckning. Syftet med studien är att undersöka vilka rumsliga behov som användare av ett aktivitetsbaserat flexkontor har i en lugn zon och hur en lugn zon kan kommunicerar dess användande och funktioner.  Intervjuer, frågeformulär och rumsanalys har tillämpats för att få en djupare förståelse om problematiken och för att besvara frågeställningarna för denna studie. Tillsammans litteraturstudier om visuell retorik, visuella element i rummet, zonindelning samt deltagande och inkluderande design så presenteras ett gestaltningsförslag på hur ett rums funktioner kan kommuniceras genom visuella element som form, färg och material och en utformning av en lugn zon som stödjer användares behov.

Utveckling av teknik skapar ständigt nya möjligheter men innebär också stora förändringar för företag och organisationer. Mobiltelefoner, surfplattor, bärbara datorer, mobilkommunikation och molnteknik gör det möjligt idag att inte längre vara bunden av tid, plats eller en enhet för att kunna arbeta. Förändringen innebär att en ny typ av flexibla och yteffektiva kontor med inga fasta arbetsplatser blir allt vanligare. Problemet med de så kallade flexkontoren är att veta var eller när en kollega befinner sig på kontoret är inte lika självklart, framförallt om det är stort kontor med flera våningsplan. Målsättningen med detta arbete är att ta fram och implementera en inomhuspositioneringstjänst eller en så kallad Location-Based Service, till företaget Connecta AB. Tjänsten ska göra det möjligt för användare att med hjälp av sin mobiltelefon dela med sig av sin nuvarande arbetsplats i en kontorsmiljö. Resultatet av arbetet är en Location Based Service som gör det möjligt för en användare att med hjälp av en Androidtelefon med stöd för kortdistanskommunikationstekniken Near Field Communcication att dela med sig av sin nuvarande arbetsplats. Den molnbaserade serverlösningen Windows Azure används för att lagra registrerade arbetsplatser. / Development of technology constantly creates new opportunities but it can also mean major chang-es for companies and organizations. Today phones, tablets, laptops, mobile communications and cloud technology make it possible to be no longer bound by the time, location or device in order to work. The change means that a new office type that is more flexible and space efficient due to no fixed workplaces, is becoming more common. A problem with this type of offices that are known as flex-offices is that it is not obvious where or when a colleague is in the office, especially if it is large office with multiple floors. The aim of this work is to develop and implement a Location-Based Service for the company Connecta AB. The service will enable users to use their mobile phone to share their current workplace location in an office environment. The result of this work is a Location-Based Service that enables a user to use an Android phone with support for Near Field Communcication to share their current workplace position. The cloud-based server solution, Windows Azure is used to store indexed workplace positions.

This thesis is in the field of information design with a focus on spatial design. The study has been conducted to investigate how theories and methods in information design can be applied to digitally communicate activity zone functions in an activity-based flex office. Previous research indicates that one of the biggest challenges with the transition from celloffice to activity-based flex office is that the new way of working is not used as planned. A zoning that is obvious to everyone is recommended. The thesis includes a study of how employees relate to the workplace and how they interact with the digital tool Campuskartan, which has been applied to facilitate the everyday work. The methodological work includes a physical and digital site analysis that describes and evaluates visual elements and functions. It also includes an analysis of the factors that indicate strengths and challenges in terms of the interaction between the physical and the digital space. Employees at Mälardalen University have functioned as a focus group to capture needs from a user perspective and a qualitative interview with an expert have contributed good insights to the study. Subsequently, a participatory observation has been implemented to understand the university's communication work and overall goals with the transition to a new way of working. The study also has a scientific theoretical basis that includes previous research in activitybased flex office and how the digitalization has affected how we work. The study highlights theories in, among other things, visual communication and cognition as well as interaction design. With support from the methodological work, previous research and theories, a visual concept has been created in order to digitally communicate the functions of the activity zones and how employees can relate to them. / Detta är ett examensarbete inom informationsdesign med inriktning rumslig gestaltning. Studien har genomförts för att undersöka hur teorier och metoder inom informationsdesign kan tillämpas för att digitalt kommunicera aktivitetszoners funktioner på ett aktivitetsbaserat flexkontor. Tidigare forskning tyder på att en av största utmaningarna med övergången från cellkontor till aktivitetsbaserat flexkontor är att det nya arbetssättet inte nyttjas som planerat. En zonindelning som är tydlig för alla är även att rekommendera. Studien inkluderar en undersökning av hur medarbetare förhåller sig till arbetsplatsen samt hur de interagerar med det digitala verktyget Campuskartan som har tillämpats för att underlätta arbetsvardagen. Det metodiska arbetet inkluderar en fysisk och digital platsanalys som beskriver och värderar visuella element och funktioner. Det inkluderar även en analys av vilka faktorer som tyder på styrkor och utmaningar vad gäller samspelet mellan det fysiska och det digitala rummet. Medarbetare på Mälardalens högskola har fungerat som en fokusgrupp för att fånga upp behov ur ett användarperspektiv och en kvalitativ intervju med sakkunnig har genomförts i syfte att bidra med goda insikter till studien. Därefter har en deltagande observation genomförts för att förstå högskolans kommunikationsarbete och övergripande mål med övergången till ett nytt sätt att arbeta på. Studien har även en vetenskaplig teoretisk grund som inkluderar tidigare forskning inom aktivitetsbaserat flexkontor och hur digitaliseringen har påverkat hur vi arbetar. Studien lyfter teorier inom bland annat visuell kommunikation och kognition samt interaktionsdesign. Med stöd i det metodiska arbetet, tidigare forskning och teorier har ett visuellt koncept skapats i syfte att digitalt kommunicera aktivitetszonernas funktioner samt hur medarbetare kan förhålla sig till dem.

Today, many organisations are adopting offices that have an open design with or without flexible seating. While advocates of open-plan offices propose that these office types lead to cost savings and aid inter and intra-team communication, opponents argue that these office types are associated with decreased performance and worsened health among employees. This thesis investigates how the type of office (cell offices, shared room offices, small open-plan offices, medium-sized open plan offices, large open-plan offices and flex offices) influences employee health and performance, and whether this is different for different personalities and jobs with different concentration demands. Data were gathered by means of surveys and cognitive tests from five organisations with different office types. In Study I (N=1241), the aim was to investigate the main effect of office type on indicators of health and performance and the interaction effect of office type with the need to concentrate in order to carry out work tasks. Office type alone was associated with distraction and cognitive stress in such a way that cell offices were associated with fewest problems, followed by flex offices, while open-plan offices were associated with the most problems. While employees in open-plan offices and employees in flex offices reported more problems as the need for concentration increased, employees in cell offices reported the same level of problems regardless of the need of concentration. Study II (N=527) investigated how performance on a memory test was affected during normal working conditions as compared to a quiet baseline. There was a negative dose-response relationship between the size of the open-plan office environment and the drop in word recall during the normal working condition. However, Study II also showed that individuals working in cell offices had as high a drop in performance during normal working conditions as did those working in large open-plan office environments. Study III (N=1133–1171) focused on the interaction effect between office type and individual differences in personality. The personality trait agreeableness interacted with office type on the outcome variables distraction and job satisfaction. Specifically, Study III may indicate that as offices get more open and flexible, agreeable people will report more problems. In conclusion, the studies in the present thesis have implications for practice and suggest that office type impacts on employee health and performance, while concentration demands of the job and agreeableness moderate the effects. Although employees report higher level of distraction in open-plan office environments, when performance on a demanding task is measured, cell offices are not as favourable during normal working conditions as self-reported data usually indicate. Organisations should also be aware that, among open-plan offices, small open-plan offices are associated with fewer problems. / Kontorslandskap med eller utan fasta arbetsstationer förekommer idag i många organisationer. Förespråkare för kontorslandskap hänvisar till kostnadsbesparing samt förbättrade förutsättningar för kommunikation, medan motståndare hävdar att kontorslandskap leder till försämrad prestation och hälsa bland medarbetarna. Denna avhandling undersöker om kontorstyp påverkar de anställdas hälsa och prestation, samt om effekten av kontorstyp varierar beroende på de anställdas personlighet och typ av arbetsuppgifter. Data i form av enkätsvar och prestation på kognitiva tester samlades in från fem organisationer med olika typer av kontorslösningar (cellkontor, delade kontorsrum, små kontorslandskap, mellanstora kontorslandskap, stora kontorslandskap och flexkontor). I studie I (N = 1241) var syftet att undersöka huvudeffekten av kontorstyp på indikatorer för hälsa och prestation samt om effekten är beroende av koncentrationskraven i arbetet. Kontorstyp visade samband med distraktion och kognitiv stress på så sätt att medarbetare i cellkontor uppgav minst problem, följt av de i flexkontor, medan kontorslandskap var förknippade med mer problem. Vidare rapporterade anställda som hade arbetsuppgifter som krävde koncentration mer problem i kontorslandskap och flexkontor, medan anställda i cellkontor, oavsett arbetets krav, rapporterade lika mycket problem. I studie II (N = 527) undersöktes hur prestation på ett minnestest påverkades under normala arbetsförhållanden jämfört med en tyst referensmätning i olika kontorstyper. Det fanns ett negativt dos-responssamband mellan storleken på kontorslandskapet och hur många procent sämre medarbetare presterade under normala arbetsförhållanden. Men Studie II visade också att personer som arbetar i cellkontor hade ett lika högt bortfall i prestation under normala arbetsförhållanden som de som arbetade i stora kontorslandskap. I studie III (N = 1133-1171) låg fokus på interaktionseffekten mellan kontorstyp och personlighet. Vänlighet var den enda personlighetsvariabeln som interagerade med kontorstyp på utfallsvariablerna distraktion och arbetstillfredsställelse. Mer specifikt visade Studie III att när kontoret blir mer öppet och flexibelt, så rapporterar människor som skattar sig högt på personlighetsvariabeln vänlighet fler problem. Resultaten i avhandlingen kan få flera praktiska implikationer då den visar att kontorstyp påverkar medarbetarnas hälsa och prestation, medan koncentrationskrävande arbetsuppgifter och vänlighet modererar effekterna. Vidare visar avhandlingen att även om anställda rapporterar mindre distraktion i cellkontor jämfört med i kontorslandskap, behöver inte cellkontor vara lika gynnsamma som självskattade mått visar när prestationen mäts med objektiva mått under normala arbetsförutsättningar, i det här fallet ett minnestest. Slutligen bör organisationer även vara medvetna om att avhandlingen visar en viss tendens att små kontorslandskap är förknippade med mindre problem än stora. / <p>At the time of the doctoral defense, the following paper was unpublished and had a status as follows: Paper 3: Manuscript.</p>